ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ TÂM

CÁC GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU GIẤY
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC
CHUYÊN NGÀNH: LƢU TRỮ HỌC VÀ TƢ LIỆU HỌC
Mã số: 5 10 02
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. NGUYỄN VĂN HÀM
Hà Nội - 2003


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu "Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia " là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Đề tài
được tác giả độc lập nghiên cứu trên cơ sở khảo sát thực tiễn trong và ngoài
nước, tổng kết đúc rút kinh nghiệm từ các bài viết đăng tải trên các tư liệu tham
khảo và sự phân tích đánh giá và tổng hợp của bản thân. Luận văn hoàn toàn
không có sự sao chép nguyên văn của bất cứ công trình nghiên cứu nào trong và
ngoài nước.
Lời cam đoan của tôi là đúng sự thật với danh dự của người làm công tác
nghiên cứu khoa học, nếu sai tôi xin chịu trách nhiệm./.
Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2003
Tác giả

Nguyễn Thị Tâm

2

STT

Trang

LỜI MỞ ĐẦU
1.

Mục đích và ý nghĩa của đề tài

8

2.

Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

10

3.

Lịch sử nghiên cứu vấn đề

11

4.

Nguồn tài liệu tham khảo

13

5.


19

1.1.3.

Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

20

1.2.

Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

27

1.2.1.

Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia II

1.2.2.

1.2.3.

27

Thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia II

28

32

Tình hình tài liệu lưu trữ hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III
Nhận xét chung về tình hình tài liệu hiện bảo quản tại các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia

34
37

Chƣơng 2
THỰC TRẠNG BẢO HIỂM TÀI LIỆU
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA
2.1.

Quan niệm về bảo hiểm tài liệu và phông bảo hiểm

39

2.1.1.

Quan niệm về bảo hiểm

39

2.1.2.

Quan niệm về phông bảo hiểm

41


2.3.2.2. Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia II

51

2.3.2.3. Thực trạng bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ
2.3.3.

Quốc gia III

53

Nhận xét chung về thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm

53

5


Lưu trữ Quốc gia

Chƣơng 3
CÁC GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA
3.1

Nhóm giải pháp về nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện chế độ,

58

Giải pháp về đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực

66

3.3.

Giải pháp về lựa chọn tài liệu để bảo hiểm

69

3.4.

Giải pháp về lựa chọn công nghệ để bảo hiểm

73

3.4.1.

Giải pháp công nghệ micrôphim

73

3.4.1.1. Tình hình ứng dụng công nghệ micrôphim trên thế giới và khả
năng ứng dụng công nghệ này vào việc bảo hiểm tài liệu ở các
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

73

3.4.1.2. Quy trình công nghệ



86

3.4.3.1. Tình hình ứng dụng công nghệ micrôphim-số hoá trên thế giới và
khả năng ứng dụng công nghệ này vào việc bảo hiểm tài liệu ở
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

87

3.4.3.2. Quy trình công nghệ

88

3.4.3.3. Thiết bị, vật tư

90

3.4.4.

Các giải pháp khác

93

3.4.5

Một số đề xuất về việc lựa chọn công nghệ bảo hiểm tài liệu

93

3.5.

trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử được hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu trải qua các thời
kỳ lịch sử khác nhau của dân tộc Việt Nam. Đại bộ phận tài liệu lưu trữ là bản
gốc, bản chính của tài liệu được khắc, được viết, được ghi trên nhiều vật mang
tin khác nhau như trên gỗ (tài liệu Mộc bản), trên giấy dó (tài liệu Hán-Nôm...),
trên giấy công nghiệp (tài liệu tiếng Pháp, tiếng Việt...), trên bản can, bản sao
ánh sáng...(tài liệu kỹ thuật), trên phim, ảnh, băng, đĩa...(tài liệu phim điện ảnh,
ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử) và được viết bằng các ngôn ngữ khác nhau như chữ
Hán-Nôm, chữ Pháp, chữ Anh, chữ Việt.... Có thể nói rằng tài liệu bảo quản tại
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia là rất đa dạng và phong phú cả về nội dung và
hình thức. Đây là một trong những nguồn sử liệu rất quan trọng, là di sản đặc
biệt của dân tộc, có giá trị rất lớn đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc
Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử
dụng có hiệu quả khối tài liệu lưu trữ này là trách nhiệm của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước mà trực tiếp là của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Thực hiện
trách nhiệm được Nhà nước giao cho, trong những năm qua, các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia đã cố gắng từng bước giải quyết tình trạng tài liệu tích đống, tu bổ
tài liệu bị hư hỏng, đa dạng hoá và hiện đại hoá các công cụ tra cứu, mở rộng các
hình thức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ phục vụ mọi yêu cầu xã hội. Đặc biệt, để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ,
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã được Nhà nước đầu tư hàng trăm tỷ đồng để
mở rộng và tăng cường cơ sở vật chất. Chẳng hạn, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
8


đã được đầu tư kinh phí để cải tạo nhà kho 4 tầng chuyển đổi môi trường bảo
quản tài liệu từ thông gió tự nhiên sang điều hoà không khí; Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia II đã được đầu tư xây mới kho lưu trữ với sức chứa gần 20 km giá tài
liệu và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã được đầu tư xây mới kho lưu trữ với
sức chứa 15 km giá tài liệu. Bên cạnh việc cải tạo và xây mới kho lưu trữ thì các

trữ Quốc gia. Chúng tôi hy vọng là nếu đề tài này được nghiên cứu thành công
và được áp dụng trong thực tiễn ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia sẽ có thể rút
kinh nghiệm, khái quát thành lý luận, cụ thể hoá thành thể chế, phổ biến áp dụng
rộng rãi không chỉ với đối tượng là tài liệu giấy mà mở rộng ra đối với cả tài liệu
lưu trữ được ghi trên các vật mang tin khác như trên gỗ, phim, ảnh, băng, đĩa...
và không chỉ giới hạn ở trong phạm vi các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia mà mở
rộng ra cho tất cả các lưu trữ trong cả nước.
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là một yêu cầu bắt buộc. Điều này không chỉ đặt
ra đối với lưu trữ Việt Nam mà còn đối với tất cả lưu trữ trên thế giới vì sự cần
thiết phải bảo toàn thông tin của tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các mục đích
nghiên cứu lâu dài của xã hội. Qua những chuyến đi thăm quan khảo sát ở một
số nước, qua trao đổi với bạn bè, đồng nghiệp và qua tư liệu thu thập được chúng
tôi được biết có khá nhiều quốc gia trên thế giới đã triển khai thực hiện việc bảo
hiểm tài liệu lưu trữ một cách thành công. Riêng đối với Việt Nam, mặc dù việc
bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã được pháp quy hoá cách đây trên 20 năm trong Pháp
lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Nhà nước thông qua ngày
31/11/1982 và một lần nữa lại được khẳng định trong Pháp lệnh lưu trữ quốc gia
do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 nhưng trên thực tế
công tác bảo hiểm tài liệu mới bắt đầu được triển khai thực hiện và để triển khai
công việc này một cách có hiệu quả trước hết cần phải tiến hành nghiên cứu các
căn cứ khoa học. Tiếc thay, công tác nghiên cứu khoa học về việc bảo hiểm tài
11


liệu lưu trữ còn rất hạn chế. Cho tới thời điểm thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài
liệu lưu trữ quốc gia (06/9/2001), chỉ có một vài bài viết về vấn đề bảo hiểm
được đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, cụ thể như sau:
Trong bài viết "Những yêu cầu cơ bản về việc lập phông bảo hiểm tài liệu
lưu trữ quốc gia" đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, TS. Dương Văn Khảm

lưu trữ quốc gia trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Ban xây dựng Đề án đã
bước đầu xây dựng được một số văn bản quan trọng trình Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước ban hành để làm cơ sở cho việc xây dựng Đề án như hướng dẫn
phạm vi, đối tượng, phương thức bảo hiểm tài liệu; hướng dẫn xây dựng, lựa
chọn và thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm; lập danh mục thiết bị, vật
tư, hoá chất để nghiên cứu, thử nghiệm lập bản sao bảo hiểm trên micôphim.
Những công việc còn lại cần phải làm để sớm hoàn thiện Đề án trình Thủ tướng
Chính nói riêng và những công việc còn phải tiếp tục hoàn thiện công tác bảo
hiểm nói chung vẫn còn nằm ở phía trước và cần phải được nghiên cứu đầy đủ
hơn.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Nguồn tư liệu phục vụ chủ yếu cho việc nghiên cứu đề tài này là các ấn
phẩm như sách, báo, tạp chí ngoài nước viết về bảo hiểm tài liệu lưu trữ do Lưu
trữ Quốc gia Singapore, Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức, Trung tâm bảo quản
tài liệu Đông Á biếu tặng hoặc do thu thập được trong chuyến đi khảo sát của
Đoàn cán bộ Cục Lưu trữ Nhà nước tại Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức và Lưu
trữ Liên bang Nga tháng 7 năm 2003. Những tư liệu này hiện bảo quản ở Thư
viện Trung tâm Nghiên cứu Khoa học thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Ngoài ra, chúng tôi còn tham khảo các sách, tạp chí giới thiệu về tài liệu lưu trữ
hiện đang bảo quản ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; các văn bản quy phạm
pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ nói chung và về bảo hiểm tài liệu
nói riêng; các trang thông tin về bảo hiểm tài liệu được giới thiệu trên mạng
13


Internet và đặc biệt là những văn bản do Cục Văn thư và Lưu trữ ban hành trong
thời gian gần đây về bảo hiểm tài liệu. Tất cả những tư liệu tham khảo đó đã
được thống kê cụ thể tại danh mục "Tài liệu tham khảo" sắp xếp ở phần cuối của
luận văn này. Đặt biệt, với chuyến đi nghiên cứu khảo sát về bảo hiểm tài liệu tại
Cộng hoà liên bang Đức và Liên bang Nga vừa qua, chúng tôi đã có dịp được

tiêu cơ bản mà đề tài đặt ra.
Thứ ba là phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp thông tin. Trên cơ sở
áp dụng nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng
hợp chúng tôi đã tiến hành phân tích, đánh giá, tổng hợp thông tin thu được qua
kết quả khảo sát và nghiên cứu tư liệu. Kết quả của việc phân tích, đánh giá, tổng
hợp thông tin đã giúp chúng tôi rút ra được những kinh nghiệm quý trong việc
bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở nước ngoài và đề xuất các giải pháp khả thi cho việc
bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam.
Thứ tư là phương pháp thử nghiệm và quan sát ứng dụng giải pháp công
nghệ trong thực tế. Từ kết quả thử nghiệm ứng dụng giải pháp công nghệ
micrôphim tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và từ kết quả triển khai ứng dụng
công nghệ số hoá tại ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cũng như từ kết quả quan
sát thực tiễn việc ứng dụng công nghệ số hoá tại Hãng Zeutchel (Cộng hoà liên
bang Đức) và tại Viện Lưu trữ khoa học kỹ thuật của Liên bang Nga đã cho phép
chúng tôi khái quát thành các quy trình công nghệ lập phông bảo hiểm tài liệu
lưu trữ. Đây là cơ sở quan trọng để có thể triển khai việc xây dựng định mức,
đơn giá thuê lao động thực hiện việc lập phông bảo hiểm tài liệu tại các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia.
6. Bố cục luận văn
Luận văn gồm tổng cộng 123 trang, ngoài lời mở đầu và kết luận, phần nội
dung luận văn được chia thành ba chương như sau:
Chương 1: Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
15


Trong chương này, trước hết chúng tôi đi sâu nghiên cứu lịch sử hình
thành; chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền quản lý và sưu tầm thu thập tài liệu
của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Từ đó, chúng tôi phân tích thực trạng tài
liệu do các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang quản lý như số lượng tài liệu,
thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của tài liệu. Cuối cùng, chúng tôi rút ra

TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu tiếng Việt
1. Cục Lưu trữ Nhà nước quá trình phát triển và trưởng thành, Nhà xuất bản
Chính trị Quốc gia, Hà Nội, năm 2002.
2. Công văn số 375/LTNN-NVTW ngày 11/8/2003 của Cục Lưu trữ nhà nước
về việc phê duyệt Danh mục thiết bị và vật tư, hoá chất để nghiên cứu thửu
nghiệm lập phông bảo hiểm trên micôphim.
3. Công văn số 432/LTNN-NVTW ngày 28/9/2003 của Cục Lưu trữ nhà nước
v/v phạm vi, đối tượng, phương thức bảo hiểm và tỷ lệ tài liệu lưu trữu cần bảo
hiểm.
4. Công văn số 129/VTLTNN-NVTW ngày 31/10/2003 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xác định, thống kê tài liệu lưu trữ thuộc
diện bảo hiểm.
5. Dương Văn Khảm: Những yêu cầu cơ bản về việc lập phông bảo hiểm tài
liệu lưu trữ quốc gia, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1 năm 1988.

17


6. Dương Văn Khảm chủ biên và tập thể tác giả: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I,
Hà Nội, năm 1989.
7. Lê Văn Năng, Nguyễn Duy Phương: Giải pháp công nghệ trong việc bảo
hiểm và quản lý khối tài liệu Châu bản, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1 năm
1996.
8. Lê Văn Năng, Vũ Xuân Thắng: Giải pháp công nghệ trong việc lưu trữ và
quản lý tài liệu ghi âm tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Tạp chí Lưu trữ Việt
Nam, số 1 năm 2000.
9. Mục lục Châu bản Triều Nguyễn, Tập II năm Minh Mạng 6 (1825) và 7
(1826), Nhà xuất bản văn hoá, Hà Nội, năm 1998.
10. Nghiêm Kỳ Hồng chủ biên cùng tập thể tác giả: Văn bản hiện hành về

22. Vũ Chu Thạ chịu trách nhiệm công bố và tập thể Ban biên soạn: Sách chỉ
dẫn các phông lưu trữ thời kỳ thuộc địa bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia I Hà Nội, Nhà xuất bản Khoa học Xã hội, Hà Nội, năm 1995.
23. Vũ Minh Hương: Kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia của Pháp, Tạp chí
Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 2000.
Tài liệu tiếng nƣớc ngoài
24. ATLANTI, International Institute for Archival Science (Tạp chí
ATLANTI, Viện Nghiên cứu khoa học lưu trữ quốc tế), Maribor, 1995.
25. Guidelines for the care and preservation of microforms in tropical
countries, General Information Programme and UNISIST, United Nations
Educational Scientific and Cultural Organization (Hướng dẫn bảo quản
micrôphim ở các nước nhiệt đới, Chương trình thông tin chung và UNISIST, Tổ
chức Văn hoá và Khoa học Giáo dục của Liên hiệp quốc), Paris, tháng 6/1990).
26. Handbook for Digital Projects: a Management Tool for Preservation and
Access (Cẩm nang cho các dự án số hoá: công cụ quản lý cho việc bảo quản và
19


truy cập), Northeast Document Conservation Center Andover, Massachusetts,
2000.
27. Hartmut Weber: Digitisation as a Method of Preservation?(Số hoá có phải
là một phương pháp bảo quản?), Amsterdam, July, 1997.
28. Hartmut Weber: Filmkonservierug in Technologischen Dimensionen (Bảo
quản phim trong khuôn khổ công nghệ), E-mail: h.weber barch.bun.de.
29. IGI Selected in Cornell's Digital to Microfilm Brittle Books Projects, (IGI
Lựa chọn dự án số hoá để micrôphim những cuốn sách bị giòn tại Đại học
Cornell), http:// www.igraph.com/PressReleases/WP-Cornell,htm.
30. Keeping Archives (Lưu giữ tài liệu lưu trữ), The Australien Society of
Archivists Inc, 1993.
31. Microfilming Public Records (Micrôphim hồ sơ công), Queensland State