Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
A. LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................1
Phần I:..................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ
QUỐC GIA III.....................................................................................................3
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC
GIA III..............................................................................................................................................3
1. Chức năng...................................................................................................................................3
2. Nhiệm vụ và quyền hạn..............................................................................................................3
3. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.....................................................................4
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ
CHỨC..............................................................................................................................................5
1 Chức năng...........................................................................................................................5
2. Nhiệm vụ và quyền hạn..............................................................................................................5
3. Cơ cấu tổ chức.................................................................................................................7
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III...............................................................................................8
1. Tổ chức quản lý và hoạt động của văn phòng.............................................................................8
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng Trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp,
giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ những tình huống cụ thể..............................8
1.2. sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng trương trình công tác thường kỳ của cơ quan.
Đánh giá ưu điểm hạn chế..............................................................................................................9
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo cuộc họp)của cơ quan . Lập hồ
sơ hội nghị đó...............................................................................................................................10
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan........................11
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công
sở của cơ quan..............................................................................................................................12
3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở của cơ quan’’.................................................................45
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan.....................................................................45
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ư điểm nhược điểm của mô
hình văn phòng này. ....................................................................................................................47
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thược
tập. Nhận xét ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức của văn phòng hoặc phòng Hành
chính.............................................................................................................................................48
Phần III..............................................................................................................49
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................49
I.Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III......................................................................................................49
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác
hành chính của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.............................................................................53
PHẦN KẾT........................................................................................................57
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC
Nông Thị Phượng
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI MỞ ĐẦU
Như chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có văn
1
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
cũng như sự năng động, nhiệt tình và lòng say mê nghề nghiệp của một cán bộ
văn phòng.
Trong thời gian thực tập gần 2 tháng (từ ngày 9/3 đến ngày 29/4/2015) tại
Phòng Hành chính tổ chức, em đã nhận được sự hướng dẫn của các cán bộ, công
chức trong cơ quan và đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của chuyên viên trực tiếp
hướng dẫn thực tập đã tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập này.
Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định,
vì vậy báo cáo của em không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quan
trong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp. Chính vì vậy, để báo cáo
được hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến
đóng góp quý báu của các cán bộ, công chức trong cơ quan, các thầy, cô trong
Khoa Quản trị văn phòng để bài Báo cáo của em được hoàn thiện tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày
tháng
năm 2015
Sinh viên
Nông Thị Phượng
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài
khoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức và cá nhân theo thẩm quyền được giao.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi
quản lý của Trung tâm.
- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ.
- Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hoá) theo quy
định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm theo
quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Nông Thị Phượng
3
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu
lưu trữ.
- Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu
trữ bảo quản tại Trung tâm.
- Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và công
nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm.
- Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
h) Phòng Tài liệu nghe nhìn.
i) Phòng Đọc.
k) Phòng Hành chính - Tổ chức.
l) Phòng Kế toán.
m) Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
- Sơ đồ tổ chức bộ máy Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (Xem phụ lục 1)
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC
1 Chức năng.
- Phòng Hành chính tổ chức là tổ chức của Trung tâm lưu trữ quốc gia III
có chức năng tham mưu giúp Giám đốc tổng hợp thông tin quản lý phục vụ chỉ
đạo điều hành, điều phối chương trình làm việc của Lãnh đạo Trung tâm, các cơ
quan, đơn vị thuộc Trung tâm theo chương trình, kế hoạch công tác và theo chỉ
đạo của Giám đốc Trung tâm; quản lý thực hiện công tác thi đua khen thưởng,
văn thư - lưu trữ, cung cấp thông tin cho báo chí, ngân sách, tài chính - kế toán,
tài sản quản trị công sở của cơ quan Trung tâm lưu trũ quốc gia III
- Tham mưu giúp Giám đốc công tác điều hành các hoạt động của Trung
tâm; điều hoà, tổ chức phối hợp công tác giữa các cơ quan, đơn vị thuộc Trung
tâm;
- Là cơ quan phục vụ trực tiếp hoạt động hàng ngày của Trung tâm; tổ
chức phục vụ các hội nghị của cơ quan. Phát hành các tài liệu văn bản, quản lý
ngân sách, tài chính, tài sản của Trung tâm và đảm bảo các điều kiện, phương
tiện làm việc, hoạt động và thực hiện chức năng quản lý tài chính Nhà nước của
Trung tâm được thường xuyên, liên tục và hiệu quả.
- Thực hiện chức năng quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ, đảm bảo an
toàn hiệu quả.
+ Đề xuất và báo cáo lãnh đạo Bộ những vấn đề cần xử lý qua phản ánh
của báo chí, dư luận xã hội liên quan đến cơ quan.
- Chủ trì phối hợp các đơn vị. Tham mưu cho Lãnh đạo Trung tâm và Hội
đồng thi đua khen thưởng để cụ thể hoá chủ trương, chính sách của Đảng, pháp
luật của Nhà nước. Xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung phát động các
phong trào thi đua trong các cơ quan đơn vị thuộc Trung tâm. Giúp Giám đốc
quản lý thống nhất công tác thi đua khen thưởng của cơ quan. Xây dựng và quản
lý quỹ Thi đua, Khen thưởng theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ Văn thư - Lưu trữ:
+ Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, phân phối, xử lý và theo dõi việc sử lý
văn bản đến; kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản đi của Trung tâm.
+ Chuyển các văn bản quy phạm pháp luật do Trung tâm lưu trữ quốc gia
III ban hành đến các cơ quan liên quan và cơ quan Công báo.
+ Thống kê, phân loại về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật.
+ Sao chụp văn bản tài liệu phục vụ công tác chung của Trung tâm; cung
Nông Thị Phượng
6
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
cấp báo, tạp chí, bản tin phục vụ công tác của Lãnh đạo Trung tâm
+ Quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan theo quy định của pháp luật và
quy chế làm việc của Trung tâm lưu trữ quốc gia III.
+ Tổ chức thực hiện lưu trữ, bảo mật các hồ sơ tài liệu, văn bản đi, văn
Đại học Nội vụ Hà Nội
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG
TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA
III
1. Tổ chức quản lý và hoạt động của văn phòng.
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng Trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ
những tình huống cụ thể.
Phòng Hành chính Tổ chức là bộ phận giúp việc cho Lãnh đạo, có chức
năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. Là bộ máy
tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý
điều hành. Chính vì thế, Văn phòng được coi là bộ nhớ, bộ lọc của cơ quan. Là
nơi cung cấp thông tin chính xác nhất cho cơ quan.
Trong quá trình hoạt động, Phòng Hành chính Tổ chức là cầu nối giữa
nhân dân với lãnh đạo cơ quan, là bộ máy giúp việc cho cơ quan, đồng thời cũng
đưa ra những đề xuất, kiến nghị, hướng giải quyết giúp cho lãnh đạo cơ quan.
Phòng Hành chính cũng là nơi lưu giữ toàn bộ văn bản quan trọng của cơ quan,
đó là cơ sở để cũng cấp những thông tin quan trọng cho lãnh đạo cơ quan, thực
hiện chức năng tham mưu, tổng hợp phải dựa vào những văn bản quan trọng này
nên công tác lưu trữ được Phòng Hành chính thực hiện rất cẩn thận, khoa học.
Không những vậy, Văn phòng còn tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc
xây dựng những quy chế làm việc cho cơ quan, giúp lãnh đạo xây dựng và tổ
chức thực hiện chương trình công tác; tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo;
kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính, thể thức cuả văn bản của cơ
quan. Qua đó ta có thể thấy vai trò của văn phòng trong việc tham mưu đối với
cơ quan là vô cùng quan trọng và không thể thiếu được trong mỗi cơ quan.
Ngoài ra, Phòng Hành chính Tổ chức còn là bộ phận trung gian thực hiện
chức năng quan hệ đối nội, đối ngoại theo sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo Trung
của trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Vào ngày. Trước đó, Phòng Hành chính Tổ
chức đã có công tác chuẩn bị đầy đủ tài liệu cho buổi tham quan quan và thông
báo cho các đơn vị để chuẩn bị . Qua đây, chúng ta có thể thấy nếu không có bộ
phận Văn phòng thì vấn đề đối ngoại sẽ không thành công như vậy.
1.2. sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng trương trình công tác
thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm hạn chế.
Chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ là những nhiệm vụ của một cơ
quan phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Công việc đó do Văn
phòng thực hiện trình tự xây dựng chương trình, kế hoạch công tác được thực hiện qua
các bước:
- Yêu cầu các đơn vị đăng ký những việc ở đơn vị thuộc thẩm quyền giải
quyết của Thủ trưởng cơ quan.
- Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhận
Nông Thị Phượng
9
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
được, Văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình công tác của Trung tâm.
- Sau khi dự thảo xong, Văn phòng gửi bản thảo đến các đơn vị để lấy ý
kiến đóng góp.
- Sau khi có ý kiến đóng góp của các đơn vị, Phòng Hành chính hoàn
chỉnh dự thảo lần cuối và trình Giám đốc phê duyệt, ban hành.
Ưu điểm: Trung tâm lưu trữ quốc gia III đã xây dựng và tổ chức tố
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
Thuộc trách nhiệm của mình, Phòng Hành chính phải chuẩn bị đầy đủ, tốt
nhất cơ sở vật chất đảm bảo cho hội nghị thành công.
- Trong quá trình Hội nghị làm việc:
Lãnh đạo phòng chủ trì và phối hợp với đơn vị tổ chức hội nghị tổ chức
đón tiếp đại biểu. Phòng Hành chính cung cấp kịp thời tình hình đại biểu dự hội
nghị để phục vụ việc khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị.
Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến hội nghị, cử người làm công tác
thường trực Hội nghị để giải quyết việc đột xuất sảy ra trong quá trình hội nghị
làm việc.
Cùng với đơn vị chủ trì, Văn phòng cử cán bộ ghi biên bản hội nghị. Tổng
hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội nghị.
- Sau khi Hội nghị bế mạc:
Phòng Hành chính đề xuất với thủ trưởng nội dung và hình thức thông
báo kết quả hội nghị.
Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị đó hoàn
thành hồ sơ theo quy định.
Căn cứ vào kết luận hội nghị, lãnh đạo Văn phòng tổ chức bổ sung những
công việc hội nghị đề ra vào chương trình công tác của cơ quan.
Văn phòng đảm nhiệm việc thanh quyết toán kinh phí hội nghị.
Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của Trung tâm lưu trữ quốc gia III (Phục
lục 04)
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan.
Hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác của lãnh
đạo Bộ bao gồm các công việc chính dưới đây:
- Trước ngày lãnh đạo đi công tác, văn phòng đôn đốc, nhắc nhở các đơn
vị chuẩn bị hoàn tất và trình dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của lãnh đạo.
- Nếu lãnh đạo thấy cần thiết, văn phòng tổ chức thông báo để các đơn vị
biết thời gian và sự phân công trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
- Sau khi lãnh đạo đi công tác về, Phòng Hành chính báo cáo tóm tắt
công tác của cơ quan trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
- Trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác, văn phòng bổ sung những việc
công phát sinh vào chương trình công tác của cơ quan.
Sơ đồ quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Trung
tâm (phụ lục 05)
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của cơ quan.
Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở
của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III khá nghiêm túc và tuân theo quy định của
pháp luật. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã xây dựng nội quy cơ quan và quy
chế làm việc dựa theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm
Nông Thị Phượng
12
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế văn hóa công sở tại
các cơ quan hành chính nhà nước. Dựa vào nội quy cơ quan và quy chế làm
việc, Lãnh đạo Trung tâm đã yêu cầu các các bộ công chức, viên chức, nhân
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
bộ chuyên trách có trình độ Đại học Quản trị văn phòng và Trung cấp Văn thư –
Lưu trữ đảm nhận.Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại Văn
thư để đăng ký, chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký,
phát hành tại Văn thư cơ quan. Mô hình văn thư tập trung có nhiều ưu điểm và
hạn chế sau:
Ưu điểm: Cách tổ chức theo mô hình văn thư tập trung này giúp văn thư cơ
quan quản lý, kiểm soát chặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công việc.
Tra cứu tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất, đồng thời
nâng cao trách nhiệm của nhân viên khi làm công tác này cao hơn, tiết kiệm
được trang thiết bị, nguồn nhân lực, bộ phận văn thư được sẽ được sắp xếp ở 1
phòng riêng tạo một không gian yên tĩnh, tập trung cho nhân viên văn thư không
gây ảnh hưởng đến người khác, đảm bảo tính kín đáo, bí mật của công tác Văn
thư.
Hạn chế: bên cạnh những ưu điểm trên thì mô hình văn thư tập trung còn có
nhiều hạn chế sau: do tổ chức theo mô hình văn thư tập trung là tất cả các văn
bản của cơ quan trước khi phát hành điều tập trung tại văn thư nên rất nhiều
công việc cần giải quyết mà các trang thiết bị cơ sở vật chất nguồn nhân lực vẫn
chưa đáp ứng được yêu cầu công việc. Do đó dẫn đến nhiều công việc còn tồn
đọng, công việc không được giải quyết nhanh chóng ảnh hưởng đến hiệu quả
công việc.
2.2. Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ
đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
định và không gặp nhiều trở ngại. Cụ thể tình hình thực hiện các nghiệp vụ của
công tác văn thư tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III như sau:
2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
a. Quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản ở Trung tâm có sự thống nhất. Từng khâu
trong quy trình được thực hiện khá chặt chẽ, thể hiện sự phối hợp đồng nhất
trong công tác hành chính của các bộ phận phòng, đơn vị trong cơ quan.
Mặc dù quy trình soạn thảo văn bản được thực hiện thống nhất và hợp lý
nhưng những văn bản của Trung tâm không hoàn toàn hoàn chỉnh, vẫn có lúc
văn bản bị dồn lại, chưa được giải quyết nhanh chóng. Một phần do chuyên viên
chưa kịp làm, một phần do Giám đốc Trung tâm đi công tác và chưa kịp ủy
quyền cho các Phó Giám đốc ký ban hành. Đôi khi là do lỗi kỹ thuật về trang
thiết bị máy photo bị hỏng, việc in ấn văn bản mất nhiều thời gian, kéo dài thời
gian ban hành văn bản.
b. Kỹ thuật soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản ở Trung tâm lưu trữ quốc gia III nói chung rất có
hệ thống, áp dụng các văn bản quy định về soạn thảo văn bản, thực hiện Thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính và Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày
Nông Thị Phượng
15
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
thư được quyền bóc), cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu “Đến” vào văn bản.
Mục đích của việc đóng dấu “Đến” là để xác nhận văn bản đó được chuyển đến
cơ quan và có số, ngày đến bao nhiêu, ngoài ra còn giúp Chánh Văn phòng ghi ý
Nông Thị Phượng
16
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
kiến giải quyết về phân phối và giải quyết văn bản đến.
c. Đăng ký văn bản đến
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thực hiện việc đăng ký văn bản đến bằng
cả 2 phương tiện đăng ký là máy vi tính và vào sổ. Khối lượng văn bản đến của
cơ quan rất đa dạng và phong phú nên việc đăng ký văn bản phải phân loại làm
nhiều sổ khác nhau cho từng loại văn bản.
d. Trình văn bản đến
Ở Trung tâm lưu trữ quốc gia III ,tất cả văn bản đến sau khi đã đăng ký
cán bộ văn thư của cơ quan phải trình ngay cho lãnh đạo xem xét và nghiên cứu
để quyết định phương hướng để giải quyết, lãnh đạo văn phòng ghi rõ văn bản
được chuyển đến đơn vị hay cá nhân giải quyết; Văn thư cơ quan căn cứ vào đó
để chuyển văn bản đến các đối tượng có liên quan trong thời gian sớm nhất.
Ý kiến giải quyết của lãnh đạo được ghi vào mục “chuyển” trong dấu đến
khi đã có ý kiến giải quyết văn bản được gửi trả lại cho văn thư để vào mục
“đơn vị hoặc người nhận” trong sổ đăng ký văn bản đến. Sau tất cả các thủ tục
như đã trình bày ở trên thì cán bộ văn thư mới tiến hành chuyển văn bản đến bộ
chung là nguyên tắc tập trung, thống nhất, chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo
quy trình mà Nhà nước đã quy định cụ thể:
a. Trình văn bản
Việc trình ký văn bản là một hoạt động ít liên quan trực tiếp đế cán bộ văn
thư chuyên trách mà do người soạn thảo trình và xin chữ ký sau đó chuyển cho
văn thư để hoàn thiện về thể thức rồi tiến hành đăng ký, chuyển giao văn bản.
b. Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày, tháng văn bản
Việc kiểm tra về thể thức văn bản trước khi ban hành của cán bộ văn thư
được thực hiện tương đối, có thể do nhiều khi công việc quá nhiều mà cán bộ
văn thư không kiểm tra được hết các văn bản, một số văn bản trước khi trình ký
vẫn còn mắc các lỗi nhỏ về thể thức.
c. Đóng dấu cho văn bản đi
Khi văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và hoàn thiện về mặt
thể thức thì văn thư tiến hành đóng dấu cho văn bản.
d. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi của Trung tâm được thực hiện bằng cách đăng
ký vào máy vi tính. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm văn bản, hồ
sơ tài liệu nhanh chóng, chính xác.
e. Chuyển giao văn bản đi
Sau khi đã hoàn thành các thủ tục như đã nói ở phần trên văn thư sẽ tiến
hành bao gói văn bản của cơ quan chủ yếu thông qua đường bưu điện và được
thực hiện đúng nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng, kịp thời.
f. Sắp xếp bảo quản phục vụ sử dụng bản lưu
Văn bản sau khi được vào sổ, lấy số, đóng dấu và phát hành, văn thư phải
giữ lại bản gốc để cuối năm nộp vào lưu trữ cơ quan. Bộ phận soạn thảo văn bản
Nông Thị Phượng
18
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Các loại Con dấu Trung tâm được giao cho cán bộ văn thư quản lý và sử
dụng. Văn thư cơ quan đã thực hiện nhiệm vụ đóng dấu văn bản theo đúng quy
định, không có việc đóng dấu sai hoặc giao dấu cho người khác khi chưa được
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Các loại con dấu được văn thư cơ
quan bảo quản cẩn thận, mỗi khi sử dụng xong đều cất vào két và khoá cẩn thận.
Nông Thị Phượng
19
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
- Ưu điểm:
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào phông lưu trữ được thực
hiện tốt. Thành phần tài liệu thu thập được rất đa dạng và phong phú, ngoài tài
liệu hành chính còn có tài liệu khoa học và kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn.
- Nhược điểm:
Tài liệu thu về trong tình trạng bó gói và sau đó Phòng chỉnh lý tài liệu đã
tổ chức chỉnh lý, có lựa chọn, thống kê. Tuy nhiên, công tác này vẫn còn tồn tại
là chưa thu được dứt điểm toàn bộ tài liệu đã đến hạn giao nộp từ các nguồn nộp
lưu.
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
- Ưu điểm:
- Nhược điểm:
Chỉnh lý tài liệu trong các lưu trữ hiện hành là một hoạt động nghiệp vụ
thường xuyên của cán bộ lưu trữ. Tuy nhiên, hoạt động nghiệp vụ này ngày càng
trở nên khó khăn hơn do khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ hàng năm ngày càng
tăng, đặc biệt là những tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ
hiện hành dưới dạng tài liệu bó gói. Văn phòng Bộ đã phải đầu tư không ít kinh
phí, mỗi năm chi hàng trăm triệu đồng cho công tác khôi phục hồ sơ và chỉnh lý
tài liệu. Đây chính là một trong những khó khăn trong công tác lưu trữ của Bộ
Nội vụ.
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Ưu điểm:
Sau khi tài liệu đã được chỉnh lý, lập thành hồ sơ vào đưa vào kho lưu trữ
thì công tác bảo quản tài liệu cũng là vấn đề đáng quan tâm trong lưu trữ bởi nó
quyết định sự an toàn, giá trị tài liệu phục vụ cho khai thác và sử dụng. Công tác
bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của pháp
luật về lưu trữ. Tài liệu lưu trữ được bảo vệ và bảo quản an toàn trong các kho
lưu trữ. Kho lưu trữ được đặt nơi cao ráo, thông thoáng. Thực hiện tốt các biện
pháp phòng chống cháy nổ, bảo mật đối với tài liệu lưu trữ.
Trung tâm lưu trữ quốc gia III thường xuyên cải tạo sửa chữa kho tàng và
đầu tư trang thiết bị cho công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu. Các trang thiết
bị cần thiết cho công tác bảo quản như: máy hút bụi, hút ẩm, máy điều hoà, quạt
thông gió, giá, cặp, hộp được trang bị đầy đủ. Hàng tháng, cán bộ lưu trữ thực hiện
nghiêm túc các chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu theo hướng dẫn của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước. Ngoài ra, chế độ vệ sinh kho tàng và tài liệu ở Trung tâm
cũng được thực hiện thường xuyên.
- Nhược điểm:
Tài liệu đã chỉnh lý hàng năm lên tới hàng trăm mét giá nhưng do điều
Nông Thị Phượng
21
22
Lớp Quản trị Văn Phòng K7B
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác, kế hoạch công tác
tháng và năm.
a) LỊCH CÔNG TÁC TỪ NGÀY … ĐẾN NGÀY … CỦA TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA III
NGÀY, THÁNG SÁNG (Giờ làm việc từ 8h00’ đến
Thứ hai (ngày,
CHIỀU (Giờ làm việc từ 13h00
12h00)
đến 17h00)
- 10h00:
- 14h00:
- 8h30: Bà Trần Việt Hoa – Giám
đốc và bà Vũ Thị Kim Hoa – Phó
giám đốc làm việc tại Văn phòng
quốc Hội.
Thứ tư
- 8h00: Đại hội chi bộ Trung tâm
(ngày,tháng,
lưu trữ quốc gia III nhiệm kỳ 2015 định các quyết định chức năng
năm)
- 14h00: Họp hội đồng thẩm
-2017 phiên trù bị. Thành phần:
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của
Toàn thể Đảng viên thuộc Trung
P.TCCB, P.HC-TC. Thành
tâm. Địa điểm: Phòng họp tầng 9
phần: Bà Trần Việt Hoa –
Nông Thị Phượng
Copyright: Tài liệu đại học ©