BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TRẦN THỊ HOÀN

XÂY DỰNG TRIỂN LÃM
TRỰC TUYẾN TẠI CÁC TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội, 11/2019


BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TRẦN THỊ HOÀN

XÂY DỰNG TRIỂN LÃM
TRỰC TUYẾN TẠI CÁC TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. Nguyễn Lệ Nhung

Hà Nội, 11/2019



LTQG:

Lưu trữ quốc gia

TLLT:

Tài liệu lưu trữ

VTLTNN:

Văn thư và Lưu trữ nhà nước


MỤC LỤC

Lời cam đoan
Lời cảm ơn
Danh mục các chữ viết tắt
MỞ ĐẦU

1

Chương 1 – NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TRIỂN LÃM TRỰC 7
TUYẾN VÀ TRIỂN LÃM TRỰC TUYẾN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1. Các khái niệm chung

7

1.2. Ý nghĩa của triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ


24

2.2. Sự hình thành và phát triển của triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ tại 25
các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
2.2.1. Giai đoạn từ 1962 đến năm 2006
25
2.2.2. Giai đoạn từ năm 2007 đến nay

25

2.3. Tình hình tổ chức triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ tại các Trung 28
tâm Lưu trữ quốc gia từ 2007 đến nay


2.3.1. Về cơ sở pháp lý của việc tổ chức triển lãm trực tuyến tài liệu lưu 28
trữ
2.3.2. Về qui trình tổ chức triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ
29
2.4. Đánh giá tình hình tổ chức triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ tại các 36
Trung tâm Lưu trữ quốc gia
2.4.1. Ưu điểm triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ
36
2.4.2. Hạn chế của triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ

38

Tiểu kết chương 2

46

3.2.3. Về yêu cầu kỹ thuật đối với các loại hình tài liệu trong triển lãm 54
trực tuyến tài liệu lưu trữ
3.2.4. Về thiết kế chuyên trang triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ
55
Tiểu kết chương 3

58

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO

59
60


1

I. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong Thông đạt số 01-C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 Chủ tịch Hồ Chí
Minh đã khẳng định “Tài liệu có giá trị đặc biệt trên phương diện kiến thiết quốc
gia”[20], tài liệu lưu trữ (TLLT) là nguồn tài nguyên của dân tộc, là nguồn thông
tin có giá trị đặc biệt trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Trong những
năm qua, việc bảo quản và phát huy giá trị của TLLT đã được quan tâm, chú trọng.
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 đã khẳng định rất rõ, TLLT là “tài liệu có giá trị
phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu
trữ”[12] và nhiệm vụ của công tác lưu trữ đã được ngành lưu trữ xác định là tổ
chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và
khai thác, sử dụng có hiệu quả nguồn thông tin TLLT phục vụ cho các mục đích
xây dựng và phát triển đất nước. TLLT ngày càng khẳng định được vai trò của nó,

triển lãm đa dạng. Chỉ cần một máy tính kết nối mạng Internet bạn có thể truy cập
vào xem triển lãm trực tuyến TLLT ở bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu. Bên cạnh đó,
hình thức này giúp tiết kiệm chi phí và công sức hơn so với triển lãm truyền thống.
Cho đến nay, hình thức triển lãm TLLT vẫn chưa được áp dụng phổ biến ở Việt
Nam nói chung và các Trung tâm LTQG ở Việt Nam nói riêng.
Nhận thức được tính cấp thiết, tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề trên, tác
giả chọn đề tài “Xây dựng triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm
Lưu trữ quốc gia” làm đề tài luận văn thạc sĩ.

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Triển lãm trực tuyến TLLT là hình thức tổ chức khai thác sử dụng TLLT
hiện đại dựa trên hình thức truyền thống là triển lãm TLLT. Ở Việt Nam, có một số
công trình nghiên cứu về các vấn đề liên quan tới lý luận và thực tiễn của trưng bày,
triển lãm truyền thống TLLT như:
Đề tài luận văn thạc sĩ: “Nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả
hoạt động trưng bày, triển lãm TLLT ở Việt Nam” (năm 2008), tác giả Trần Việt
Hà. Đề tài này đã hệ thống, phân tích một số vấn đề lý luận về trưng bày, triển lãm
TLLT; khảo sát, đánh giá hoạt động trưng bày, triển lãm TLLT ở Việt Nam trong
thời gian từ năm 1986 trở lại đây và nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nâng cao
hiệu quả việc trưng bày, triển lãm TLLT góp phần thực hiện mục tiêu phát huy tốt
nhất giá trị của TLLT;


3

Đề tài luận văn thạc sĩ: “Tổ chức khai thác, sử dụng tư liệu, TLLT phục vụ
cho các hoạt động trưng bày của các bảo tàng” (năm 2014), tác giả Phùng Thị
Hiền.
Trong xu thế hội nhập, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan, tổ
chức ngày càng đóng vai trò quan trọng tại Việt Nam. Thực tế cho thấy, triển lãm

Bên cạnh đó, triển lãm trực tuyến đã được nghiên cứu và áp dụng tại cơ quan
lưu trữ ở nhiều quốc gia phát triển trên thế giới nhằm nâng cao nhận thức của công
chúng đối với TLLT. Điển hình như Lưu trữ quốc gia Mỹ, Lưu trữ quốc gia Anh,
Lưu trữ quốc gia Singapore… Có nhiều bài viết của các tác giả nước ngoài về triển
lãm trực tuyến như:
Sách “Creating a Winning Online Exhibition: A Guide for Libraries,
Archives, and Museums” nghĩa là “Tổ chức một cuộc triển lãm trực tuyến thành
công: sách hướng dẫn cho các thư viện, lưu trữ và bảo tàng” của tác giả
Kalfatovic, M. (2002);
Bài viết “An Overview of Online Exhibition” nghĩa là “Tổng quan về triển
lãm trực tuyến”, DESIDOC Jounal of Library and Information Technology, July
2008 của tác giả Leong Chee Khoon and Chennupati K. Ramiah;
Bài viết “Trends in Online Exhibition” nghĩa là “Những xu hướng triển lãm
trực tuyến”, Article in DESIDOC Journal of Library & Information Technology,
Vol. 34, No. 2, March 2014, của tác giả Chennupati Kodand Ramaiah, Pondicherry
University;
Sách “Handbook on virtual exhibitions and virtual performances” nghĩa là
“Sách hướng dẫn cho các triển lãm ảo và các biểu diễn ảo”, INDICATE
International Network for Digital Cultural Heritage e-Infrastructure (2012), version
1.0…
Có thể nhận thấy rằng, những cuốn sách, bài báo của các tác giả nước ngoài
đã đề cập tới vấn đề về lý luận cũng như cách thức xây dựng triển lãm trực tuyến
đây là cơ sở để tác giả nghiên cứu về mặt lý luận cũng như thực tiễn về xây dựng
triển lãm trực tuyến TLLT.
Tác giả nhận thấy rằng, cho tới thời điểm hiện tại, đề tài “Xây dựng triển lãm
trực tuyến tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia” là đề tài nghiên cứu
hoàn toàn mới và chưa được thực hiện bởi bất kỳ cơ quan, tổ chức, cá nhân nào.


5

thập, phân tích tài liệu. Bên cạnh đó, đề tài được thực hiện trên cơ sở phương pháp
luận của phép duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, lấy học thuyết Mác - Lê nin, tư
tưởng Hồ Chí Minh và các quan điểm của Đảng làm cơ sở lý luận.


6

Bên cạnh đó, tác giả còn sử dụng một số phương pháp sau:
- Phương pháp khảo sát tài liệu: thu thập tài liệu liên quan đến vấn đề trên
thông qua các sách, báo, tạp chí, công trình nghiên cứu khoa học;
- Phương pháp quan sát: thu thập thông tin từ thực tiễn tổ chức triển lãm trực
tuyến nhằm đáp ứng các mục tiêu nghiên cứu đề ra;
- Phương pháp phân tích tổng hợp: đây là một phương pháp rất phù hợp với
việc nghiên cứu, tìm hiểu về một vấn đề mới;
- Phương pháp so sánh: để tìm ra những điểm tương đồng và khác biệt giữa
điều kiện áp dụng triển lãm điện tử của các nước phát triển đã xây dựng thành công
với điều kiện áp dụng của Việt Nam hiện nay.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Ý nghĩa lý luận: Góp phần bổ sung, làm phong phú hơn lý luận về triển lãm
trực tuyến TLLT, vấn đề còn ít được nghiên cứu ở Việt Nam từ trước đến nay.
- Ý nghĩa thực tiễn: Góp phần khảo sát, đánh giá về tình hình tổ chức các
cuộc triển lãm trực TLLT tại các Trung tâm LTQG ở Việt Nam và đề xuất giải pháp
nâng cao hiệu quả tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT nhằm nâng cao hiệu quả khai
thác, sử dụng TLLT

7. Kết cấu của luận văn
Chương 1: Những vấn đề chung về triển lãm trực tuyến và triển lãm trực
tuyến tài liệu lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng tổ chức triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ tại các

các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì
được thay thế bằng bản sao hợp pháp [21].
Định nghĩa này nêu khá đầy đủ, chi tiết về giá trị, nguồn gốc hình thành tài
liệu, mục đích, loại hình, vật mang tin của TLLT và cũng là cơ sở để hình thành nên
định nghĩa về TLLT trong Luật Lưu trữ năm 2011.


8

Bên cạnh đó, theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ của tác giả Richard PearceMoses xuất bản năm 2005 khẳng định “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu được tạo
ra hoặc tiếp nhận bởi một cá nhân, gia đình hoặc tổ chức, công hoặc tư nhân, trong
quá trình thực hiện công việc, chúng được bảo quản bởi giá trị lâu dài được chứa
đựng trong các thông tin của tài liệu hoặc là bằng chứng về chức năng và trách
nhiệm của người tạo ra chúng” [31].
Khái niệm tài liệu lưu trữ của nước ta theo Luật Lưu trữ năm 2011 tại Khoản
2, Điều 3 thì: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. TLLT bao gồm bản gốc, bản
chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản
sao hợp pháp” [19]. Khái niệm này đã nêu đầy đủ, ngắn gọn và chính xác về TLLT
và cũng là khái niệm mà tác giả sử dụng trong luận văn này.

1.1.2. Khái niệm triển lãm tài liệu lưu trữ
Triển lãm TLLT là một trong những hình thức tổ chức khai thác sử dụng
TLLT truyền thống của các cơ quan lưu trữ nhằm đưa tài liệu đến với công chúng
và phát huy giá trị của TLLT.
Để hiểu rõ hơn về khái niệm “triển lãm tài liệu lưu trữ” chúng ta cần làm rõ
thuật ngữ “triển lãm”. Theo từ điển Oxford Learner’s Dictionaries, “triển lãm
(Exhibition) được hiểu là một bộ sưu tập các đồ vật ví dụ như các tác phẩm nghệ
thuật được trưng bày cho công chúng” [36].
Tác giả Leong Chee Khoon và Chennupati K. Ramiah, Viện Giáo dục Kỹ

pháp tổ chức của triển lãm TLLT truyền thống.
Theo Điều 32 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định các hình thức sử dụng TLLT
thì “triển lãm, trưng bày TLLT”[19] là hình thức thứ tư trong sáu hình thức được
đưa ra. Đây là hình thức giới thiệu, quảng bá TLLT đến với công chúng nhanh nhất
và trực tiếp nhất.
Như vậy, triển lãm TLLT truyền thống là sự trưng bày TLLT ở những địa
điểm cụ thể để công chúng đến xem nhằm mục đích tuyên truyền, giới thiệu TLLT
theo một chủ đề nhất định. Triển lãm TLLT có thể áp dụng hình thức triển lãm cố
định tại một địa điểm hoặc triển lãm lưu động tại các địa điểm khác nhau. Ngoài ra,
triển lãm TLLT còn có thể kết hợp tổ chức giữa cơ quan lưu trữ với các cơ quan bảo
tàng, văn hóa, cơ quan trung ương, cơ quan địa phương… tùy theo quy mô vừa, lớn
hay nhỏ.


10

1.1.3. Khái niệm triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, những thuật ngữ mới
như: kinh doanh trực tuyến, ngân hàng trực tuyến, giáo dục trực tuyến, dịch vụ công
trực tuyến…. dần trở nên quen thuộc trong xã hội. Tuy nhiên, triển lãm trực tuyến
TLLT vẫn là một thuật ngữ mới, chưa được nghiên cứu rộng rãi nên chưa có khái
niệm thống nhất. Để hiểu rõ về khái niệm này, trước hết, chúng ta tìm hiểu các khái
niệm “trực tuyến”, “triển lãm trực tuyến”.
Theo Từ điển Longman Dictionary, “trực tuyến là (1) kết nối với các máy
tính khác thông qua Internet hoặc là kết nối có sẵn thông qua Internet; (2) kết nối
trực tiếp hoặc bị điều khiển bởi một máy tính” [33].
Bên cạnh đó, tác giả Trương Văn và Quốc Bình cuốn Từ điển giải thích thuật
ngữ Anh – Anh – Việt đã viết: “Trực tuyến là (1) liên kết hoạt động với bất kỳ
mạng hay Internet, trái với ngoại tuyến và (2) bất kỳ hoạt động nào xảy ra trên
Internet trái với thế giới thực, ví dụ như tán gẫu trực tuyến, nghiệp vụ ngân hàng

trong triển lãm trực tuyến TLTL thể hiện rõ ở phương diện nội dung và hình thức.
Thứ hai, tuân thủ pháp luật là nguyên tắc cần thiết khi tổ chức triển lãm trực
tuyến TLLT. TLLT được bảo quản trong các Trung tâm LTQG là tài sản của quốc
gia, dân tộc, của Đảng và là nguồn sử liệu tin cậy để nghiên cứu lịch sử. TLLT được
nhà nước quản lý tập trung thống nhất và không được tự do mua bán, tiêu huỷ nếu
không được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép. Triển lãm trực tuyến TLLT
là một hình thức khai thác sử dụng TLLT hiện đại nên cũng phải đảm bảo các quy
định chung của pháp luật.
Thứ ba, phục vụ lợi ích chung của dân tộc là nguyên tắc cơ bản trong triển
lãm trực tuyến TLLT vì TLLT là nguồn di sản văn hoá quý giá của dân tộc và có ý
nghĩa trên nhiều mặt của đời sống xã hội.

1.2. Ý nghĩa của triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ
Thứ nhất, triển lãm trực tuyến TLLT làm phong phú thêm các hình thức khai
thác, sử dụng TLLT. Với sự đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung và có giá trị
trên nhiều mặt như lịch sử, chính trị, kinh tế… TLLT cần được tổ chức khai thác, sử
dụng bằng nhiều hình thức khác nhau để phát huy tối đa giá trị của TLLT phục vụ
nhu cầu của xã hội. Theo Điều 32, Luật lưu trữ năm 2011, quy định các hình thức
sử dụng TLLT bao gồm: “sử dụng tài liệu tại phòng đọc của lưu trữ cơ quan, lưu
trữ lịch sử; xuất bản ấn phẩm lưu trữ; giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông
tin đại chúng, trang thông tin điện tử; triển lãm, trưng bày TLTL; trích dẫn tài liệu


12

lưu trữ trong công trình nghiên cứu; cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ”. Các
hình thức này đều có những ưu điểm và hạn chế khác nhau. Triển lãm trực tuyến
TLLT ra đời sẽ góp phần vào việc làm phong phú, đa dạng thêm các hình thức này
cũng như góp phần nâng cao hiệu quả phát huy giá trị của TLLT trong đời sống.
Thứ hai, triển lãm trực tuyến TLLT góp phần đáp ứng nhu cầu khai thác sử

kê, tra tìm đã khoa học hay chưa? Hay công tác bảo quản tài liệu có tốt không…

1.3. Sự khác biệt giữa triển lãm truyền thống tài liệu lưu trữ và
triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ
Triển lãm truyền thống TLLT và triển lãm trực tuyến TLLT đều là hình thức
tổ chức khai thác sử dụng TLLT nhằm quảng bá, giới thiệu giá trị, ý nghĩa của
TLLT tới công chúng, góp phần nâng cao nhận thức của công chúng đối với tầm
quan trọng của ngành lưu trữ nói chung và TLLT nói riêng cũng như việc phát huy
giá trị của TLLT. Tuy nhiên, triển lãm trực tuyến TLLT có nhiều điểm khác với
triển lãm TLLT theo phương pháp truyền thống, cụ thể là:
Về địa điểm, không gian và thời gian, triển lãm truyền thống TLLT thường
được tổ chức ở một địa điểm cố định trong hầu hết thời gian diễn ra triển lãm.
Thông thường, các Trung tâm LTQG tổ chức triển lãm ở ngay tại khu trưng bày
triển lãm của cơ quan hoặc phối hợp với các bảo tàng, các khu di tích hoặc du lịch.
Như vậy, chúng ta mất thời gian để lựa chọn địa điểm, vận chuyển tài liệu… Hơn
nữa, không gian triển lãm truyền thống không bao giờ có thể cung cấp nhiều thông
tin như không gian ảo của Internet. Hiển thị tĩnh của tài liệu trong triển lãm truyền
thống không hiệu quả để mô tả các sự kiện trong đời thực, bởi vậy chúng ta cần
cung cấp các tính năng động và tính tương tác của TLLT trong triển lãm trực tuyến.
Về chi phí và nhân lực, việc triển lãm trực tuyến TLLT giúp giảm chi phí bảo
quản, giảm chi phí vận chuyển, thi công, tháo dỡ các tài liệu, pano sau triển lãm.
Chúng ta có thể dễ dàng thêm các tài liệu mới bên cạnh các tài liệu cũ để trưng bày,
điều này làm giảm thiểu đáng kể thời gian, công sức so với triển lãm truyền thống.
Về tài liệu được lựa chọn để triển lãm, trong triển lãm trực tuyến TLLT, các
tài liệu, hình ảnh…được lựa chọn là TLLT tồn tại ở hai dạng, đó là tài liệu đã được
số hóa từ tài liệu gốc và tài liệu từ khi sinh ra nó đã là tài liệu số. Tính ưu việt của
loại hình triển lãm trực tuyến TLLT so với triển lãm truyền thống là ngoài những tài
liệu gốc được lưu trữ trong các kho lưu trữ thì công chúng có thể tiếp cận thêm
nguồn thông tin bổ sung, mở rộng tới chủ đề triển lãm thông qua các đường link
liên kết qua Internet.

1.4. Qui trình tổ chức triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ
Triển lãm trực tuyến TLLT cũng là một trong những hình thức tổ chức khai
thác sử dụng TLLT. Hình thức này cũng có nhiều điểm tương đồng với quy trình
của một cuộc triển lãm thông thường.


15

Trong Luận văn Thạc sĩ Khoa học chuyên ngành Lưu trữ học và tư liệu học
năm 2008 của tác giả Trần Việt Hà với đề tài “Nghiên cứu các giải pháp để nâng
cao hiệu quả hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam”, tác giả
cũng đã đề cập tới qui trình và phương pháp tổ chức trưng bày, triển lãm TLLT gồm
các bước sau: “Lựa chọn chủ đề; Lập kế hoạch tổ chức trưng bày, triển lãm; Chuẩn
bị tài liệu và cơ sở vật chất cho trưng bày, triển lãm; Trưng bày tài liệu; Tuyên
truyền; Khai mạc; Hướng dẫn khách tham quan triển lãm và Đánh giá, tổng kết, rút
kinh nghiệm sau triển lãm” [13]. Với đề tài này, tác giả Trần Việt Hà đã nêu cụ thể,
chi tiết từng bước phải thực hiện của một cuộc trưng bày, triển lãm truyền thống
TLLT thông thường.
Theo Giáo trình Lưu trữ học đại cương của trường Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh do CVCC.TS.Phan Đình
Nham và PGS.TSKH. Bùi Loan Thùy chủ biên, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia
thành phố Hồ Chí Minh – 2015, các tác giả trong phần tổ chức triển lãm tài liệu lưu
trữ đã nêu nên một số bước của qui trình của triển lãm TLLT đó là “Lập kế hoạch
chi tiết về triển lãm; Lập đề cương trưng bày tài liệu; Sưu tầm tài liệu để chuẩn bị
cho các phần trưng bày và Lựa chọn tài liệu để trưng bày” [18, tr. 317]. Ở đây, các
tác giả đã trình bày cách thức của một số bước trong qui trình triển lãm nhưng chưa
đầy đủ hết các nội dung của quy trình triển lãm TLLT.
Theo Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của trường Đại
học Nội vụ Hà Nội xuất bản năm 2017 do GVC.TS. Chu Thị Hậu (chủ biên) thì qui
trình tổ chức triển lãm TLLT gồm các công việc: “Chọn chủ đề triển lãm; Lập kế

Kế hoạch tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT cần nêu rõ mục đích, ý nghĩa,
yêu cầu, nội dung, biện pháp tổ chức, dự trù kinh phí, nhân lực, vật lực…Đây là
công việc mấu chốt giúp cho việc chỉ đạo và hướng dẫn toàn bộ công việc tổ chức
triển lãm.
Đề cương triển lãm trực tuyến TLLT phải cụ thể hóa đề tài đã được lựa chọn.
Trong đề cương phải quy định được những vấn đề nào là then chốt, trọng tâm của
triển lãm. Đề cương phải có bố cục chi tiết, rõ ràng, nêu các phần, mục cụ thể.
Cần lập kế hoạch, đề cương chi tiết về triển lãm trực tuyến TLLT và phải
được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt trước khi tổ chức thực hiện triển lãm.

1.4.3. Sưu tầm, lựa chọn tài liệu và xây dựng danh mục tài liệu triển
lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ
Khi lựa chọn tài liệu để triển lãm trực tuyến TLLT phải căn cứ vào đề cương
mà lựa chọn TLLT cho phù hợp với đề cương đã duyệt. Các tài liệu triển lãm phải


17

có giá trị độc đáo, liên quan mật thiết với chủ đề và kèm thuyết minh cụ thể về xuất
xứ, nội dung và ý nghĩa của chúng. TLLT sau khi được lựa chọn phải được số hóa ở
độ phân giải thích hợp và được sắp xếp theo phương án, bố cục của đề cương.
Trên cơ sở kế hoạch, đề cương chi tiết và TLLT được sưu tầm, chọn lọc, đơn
vị tổ chức thực hiện cần lựa chọn và lập danh mục tài liệu dự kiến đưa ra triển lãm.
Danh mục tài liệu cần thể hiện các nội dung sau: số lượng tài liệu (theo loại hình tài
liệu: giấy/ảnh/phim/hiện vật); nội dung tài liệu (Tiêu đề văn bản hoặc tóm tắt nội
dung tài liệu); chú thích xuất xứ của tài liệu (Số và ký hiệu đơn vị bảo quản, tên
hoặc số mục lục hồ sơ, tên phông hoặc sưu tập lưu trữ, tên cơ quan lưu trữ).
Ngoài ra, danh mục TLLT cần có sự thẩm định về nội dung của cơ quan có
thẩm quyền trước khi đưa ra triển lãm trực tuyến TLLT.


(Xem Phụ lục 2: Bố cục thông thường của một website).
Về khoảng trắng (whitespace), trong thiết kế giao diện của triển lãm trực
tuyến TLLT, khoảng trắng được hiểu là khoảng không gian trống trên một trang.
Việc sử dụng khoảng trắng trên trang web một cách hài hòa sẽ giúp cải thiện khả
năng dễ đọc hiểu, thu hút sự tập trung – chú ý của người xem [8].
Về phông chữ (font), việc lựa chọn phông chữ có thể ảnh hưởng tới khả năng
sử dụng của trang triển lãm TLLT. Nên chọn phông chữ chuẩn, dễ đọc có màu sắc
phù hợp với màu nền. Theo nghiên cứu của Boumphrey, “các phông chữ nghệ
thuật không nên sử dụng trong triển lãm trực tuyến” [25]. Cỡ chữ được thiết kế
theo các quy chuẩn: Nội dung (11px/16.5 px), tiêu đề trang (24 px), các tiêu đề mục
và nhóm danh mục (18 px). Ngoài ra, khoảng cách phù hợp giữa các dòng sẽ giúp
lôi cuốn người đọc vì chúng tạo ra không gian nghỉ cho mắt [5].
Về màu sắc (color), màu sắc trong thiết kế giao diện của trang web nói chung
và trang triển lãm trực tuyến TLLT nói riêng có tác động tâm lý rất lớn đối với
người xem, vì vậy khi thiết kế cần nghiên cứu kỹ xem trang web đã sử dụng màu
sắc phù hợp hay chưa. Trong thiết kế màu sắc chủ đạo của trang triển lãm trực
tuyến TLLT, màu xám và màu trắng được ưa chuộng hơn cả.
Ngoài ra, khi truy cập triển lãm trực tuyến TLLT, độc giả có xu hướng quét
thông tin thay vì đọc và tỷ lệ lưu giữ bằng một nửa khi đọc báo in, vì vậy văn bản
nên được thiết kế với chiều dài thích hợp để tránh mệt mỏi.
* Về cách thức tổ chức thông tin
Phần tài nguyên thông tin của trang triển lãm trực tuyến TLLT thường được
tổ chức phân cấp theo cấu trúc hình cây. Phần này được cấu trúc theo trình tự từ
chung đến riêng, từ tổng quát đến chi tiết, từ ngoài vào trong theo thứ bậc. Thông