LỜI CẢM ƠN
Mặc dù có rất nhiều cố gắng và nỗ lực, xong do hạn chế về mặt thời
gian và kiến thức, đề tài không tránh khỏi thiếu sót. Với tinh thần cầu thị em
rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy cô giúp em
củng cố thêm nhận thức của bản thân đồng thời giúp bài luận của em được
hoàn thiện và có giá trị thực tiễn. Đó cũng là mong muốn lớn nhất của em khi
lựa chọn đề tài này.
Em xin trân trọng cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................1
MỤC LỤC........................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài.........................................................................................................................1
2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài.............................................................................1
3.Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................................1
4.Đóng góp đề tài...........................................................................................................................2
5.Kết cấu của đề tài........................................................................................................................2

NỘI DUNG......................................................................................................3
Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ MARKETING.....................................3
Một số khái niệm...........................................................................................................................3
Marketing.......................................................................................................................................3
Marketing tài liệu lưu trữ và thông tin lưu trữ.............................................................................3
Vai trò của Marketing.....................................................................................................................4
1.2. Ý nghĩa của marketing tài liệu lưu trữ....................................................................................5

Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MARKETING
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA........................................8
2.1. Tình hình tổ chức hoạt động Marketing tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.......................8

công nghiệp hóa, hiện đại hóa, mở cửa hội nhập quốc tế để đưa đất nước phát
triển sánh vai cùng các nước anh em. Thực tiễn đó đòi hỏi đất nước ta phải có
một tiền đề, một nội lực vững vàng và phong phú. Để phát triển được đất
nước, chúng ta cần thực hiện tốt các lĩnh vực: kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa
học, y tế, giáo dục…những vấn đề trên đây không thể tách rời mối quan hệ
với tài liệu lưu trữ. Tài liệu có ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan nhà
nước, đoàn thể và cá nhân trong việc giải quyết các vấn đề trong cuộc sống, là
nguồn tài liệu quan trọng trong mọi ngành mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế,
xã hội, văn hóa, chính trị, càng ngày con người càng nhận thức được vai trò
của tài liệu. Con người luôn có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử
dụng và coi nó như một loại tài sản vô cùng quý giá. Chính vì thế, ngoài việc
tổ chức quản lý tài liệu có hiệu quả chúng ta cần phải quảng bá và chủ động
đưa tài liệu lưu trữ đến gần với độc giả trong và ngoài nước một cách hiệu
quả hơn nữa. Do đó, em đã lựa chọn đề tài: “Đánh giá thực trạng và các giải
pháp tổ chức hoạt động Marketing tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia”.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức hoạt động Marketing tại các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
Đề tài tập trung nghiên cứu sự vận dụng lý luận và thực tiễn của tổ
chức và cá nhân trong hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử thông
qua việc tổ chức hoạt động Marketing tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Từ
đó thấy được tầm quan trọng và giá trị của tài liệu trong sự nghiệp phát triển
đất nước.
3. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài được nghiên cứu dựa trên cơ sở lý luận công tác lưu trữ và tài
liệu lưu trữ. Cụ thể: Phương pháp phân tích, tổng hợp được sử dụng để thực
1


hiện tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến bài luận. Phân tích

NỘI DUNG
Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ MARKETING
Một số khái niệm
Marketing
Marketing là quá trình làm việc với thị trường để thực hiện các cuộc
trao đổi nhằm luôn thỏa mãn những nhu cầu và mong muốn của con người.
Marketing cũng có thể hiểu là một dạng hoạt động của con người (bao
gồm cả tổ chức) nhằm thỏa mãn các nhu cầu và mong muốn thông qua trao
đổi.
Hiểu một cách đơn giản, Marketing là tất cả những công việc cần thực
hiện để thu hút khách hàng đến với thương hiệu và duy trì mối quan hệ với
họ. Từ việc tạo ra các thông điệp quảng cáo có thể kết nối với khách hàng
tiềm năng, cho đến việc chọn lựa các kênh truyền thông phù hợp để phân phối
nội dung và khiến khách hàng nhớ đến thương hiệu… tất cả đều được bộ phận
marketing đảm nhiệm.
Marketing tài liệu lưu trữ và thông tin lưu trữ
Thông tin của tài liệu lưu trữ được coi là thông tin hồi cố. Trong tài liệu
lưu trữ chứa đựng nhiều thông tin quý giá nên nhiều tổ chức, cá nhân có nhu
cầu sở hữu thông tin đó. Thông tin tài liệu lưu trữ về hình thức có thể là thông
tin cấp 1 bao gồm các loại bản sao tái tạo bản văn ở dạng viết hay nói, nhạc,
tiếng động của tài liệu khác.
Nhu cầu về khối lượng và chất lượng tài liệu lưu trữ hình thành thị
trường thông tin lưu trữ - nơi có kẻ bán người mua. Bộ máy marketing thông
tin tài liệu lưu trữ sẽ kết nối giữa những người có yêu cầu mua thông tin với
những người nắm giữ, sở hữu tài liệu lưu trữ. Từ đây markting thông tin tài
liệu lưu trữ ra đời và thị trường mua bán tài liệu lưu trữ hoạt động. Tất nhiên,
cũng giống như tài liệu lưu trữ, thông tin tài liệu lưu trữ chỉ có thể được mua
bán hợp pháp. Chỉ được bán những thông tin tài liệu lưu trữ được phép khai
thác, sử dụng rộng rãi, những thông tin không thuộc bí mật quốc gia hoặc
3

về marketing và tổ chức thực thi và kiểm tra các cố gắng nỗ lực về marketing.
4


Marketing tham gia vào giải quyết những vấn đề kinh tế cơ bản của hoạt động
kinh doanh. Thứ nhất, phải xác định được loại sản phẩm mình cần cung cấp ra
thị trường. Thứ hai, tổ chức tốt quá trình cung ứng sản phẩm. Thứ ba, giải
quyết hài hòa các mối quan hệ lợi ích giữa khách hàng, nhân viên và người
lãnh đạo.
Giải quyết tốt các vấn đề trên không chỉ là động lực thúc đẩy mạnh mẽ
hoạt động của cơ quan tổ chức, mà còn trở thành công cụ để duy trì và phát
triển mối quan hệ giữa cơ quan với khách hàng. Marketing trở thành cầu nối
gắn kết giữa cơ quan tổ chức với thị trường.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của marketing là tạo vị thế cạnh
tranh trên thị trường. Quá trình tạo lập vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp có
liên quan chặt chẽ đến việc tạo ra những sản phẩm ở thị trường mục tiêu.
Marketing cần phải:
Thứ nhất, tạo được tính độc đáo của sản phẩm
Thứ hai, làm rõ tầm quan trọng của sự khác biệt đối với khách hàng
Thứ ba, tạo khả năng duy trì lợi thế về sự khác biệt của cơ quan, doanh
nghiệp. Thông qua việc chỉ rõ và duy trì lợi thế của sự khác biệt, marketing
giúp cơ quan, doanh nghiệp phát triển ngày càng nâng cao vị thế cạnh tranh
trên thị trường.
1.2. Ý nghĩa của marketing tài liệu lưu trữ
Marketing nói chung và marketing tài liệu lưu trữ nói riêng có vai trò
và ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, là cầu
nối giữa cơ quan, có nguồn thông tin tài liệu lưu trữ với khách hàng/độc giả,
người sử dụng tài liệu lưu trữ. Marketing tài liệu lưu trữ thực hiện tốt sẽ phục
vụ tốt cho lợi ích xã hội, lợi ích công dân, bởi vì thông tin có trong tài liệu lưu
trữ có vai trò và ý nghĩa:

phát minh, sáng chế...
Nhận thức được vai trò, ý nghĩa của thông tin tài liệu lưu trữ, hoạt động
Marketing tài liệu lưu trữ được xem là hoạt động vô cùng quan trọng và cần
thiết, marketing tài liệu lưu trữ và thông tin tài liệu lưu trữ được thực hiện tốt
sẽ phục vụ cho Nhà nước, cho xã hội và phúc lợi của công dân, các nhà lưu
6


trữ xác định sứ mệnh và mục tiêu hành động của mình là không ngừng nỗ lực
phấn đấu, sáng tạo trong công việc để mang đến cho khách hàng (độc giả)
những sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao nhất.

7


Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MARKETING
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA
2.1. Tình hình tổ chức hoạt động Marketing tại các Trung tâm Lưu
trữ quốc gia
Hoạt động của marketing là hoạt động về trao đổi, về giao dịch, về thị
trường. Marketing là một dạng hoạt động của con người nhằm thỏa mãn nhu cầu
và mong muốn của họ thông qua trao đổi. Hoạt động của marketing là hoạt động
của nhu cầu tự nhiên và nhu cầu có khả năng thanh toán.
Môi trường marketing có thể hiểu là môi trường kinh doanh, bộ phận ra
quyết định marketing ảnh hưởng tốt hoặc không tốt tới các quyết định marketing
của công ty.
Qua khảo sát và trao đổi với cán bộ một số Trung tâm Lưu trữ quốc gia
về các nội dung của hoạt động marketing. Em thấy được, họ chưa thực sự
nhận thức được đầy đủ các hoạt động mà họ đã làm chính là hoạt động
marketing. Trên cơ sở trao đổi, khảo sát cho thấy phần lớn cán bộ các Trung

Sản phẩm là cung cấp bản sao, bản số hóa tài liệu, bản chứng thực tài
liệu và những tấm ảnh scan từ phim, ảnh gốc; file ghi âm tại Phòng Đọc cũng
nhận được sự hài lòng của độc giả và có những phản hồi rất tích cực.
Để tìm kiếm tài liệu trong các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, công cụ
được người dùng tin sử dụng nhiều nhất đó là các cơ sở dữ liệu. Qua khảo sát
tại website của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia cho thấy những CSDL được
sử dụng nhiều nhất là CSDL thông tin cấp 2, tài liệu điện tử; Ngoài ra một số
Trung tâm hiện đang nâng cấp CSDL tài liệu số của mình, tiến tới khai thác
thông tin cấp 1.
Về sản phẩm biên soạn tạp chí. Loại sản phẩm này có nhiều điểm mạnh
nhưng việc biên soạn khá phức tạp và theo quy định nhà nước, các Trung tâm
Lưu trữ quốc gia hiện nay phối hợp biên soạn với Tạp chí Văn thư Lưu trữ
Việt Nam trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Loại hình sản phẩm
này có hiệu quả cao, có dịch vụ mượn, trả tài liệu cho phép người dùng tin có
thể mượn tài liệu sử dụng tại chỗ hoặc mượn về nhà trong một khoảng thời
gian theo quy định và gửi trả cho cán bộ thư viện theo hướng dẫn, quy trình
9


của Trung tâm.
2.1.2. Giá cả
Phí là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân phải trả nhằm cơ bản bù đắp chi
phí và mang tính phục vụ khi được các Trung tâm Lưu trữ quốc gia được cơ
quan nhà nước có thẩm quyền giao cung cấp dịch vụ công. Thực tiễn cho thấy
việc thu phí dịch vụ thông tin tài liệu lưu trữ đã giúp các Trung tâm Lưu trữ
quốc gia phát triển bền vững và hoạt động hiệu quả hơn do có thêm kinh phí
để triển khai các dịch vụ mới hoặc nâng cao chất lượng và mở rộng phạm vi
phục vụ của một số dịch vụ hiện tại. Tuy nhiên, nếu tính phí đúng cho tất cả
các dịch vụ thông tin tài liệu lưu trữ thì sẽ dẫn đến kết quả là một số không
nhỏ người dùng tin có thu nhập thấp sẽ không đủ khả năng sử dụng các dịch

một trong yếu tố quan trọng thu hút người sử dụng thông tin lưu trữ.
Hình thức phân phối trực tuyến tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thư
đang dần được đầu tư áp dụng và phát triển. Lợi thế của Internet đã hỗ trợ cán
bộ lưu trữ một cách tích cực trong việc mở rộng giới hạn sử dụng thông tin tài
liệu mà người dùng tin không nhất thiết phải đến trực tiếp. Dịch vụ này cho
phép mọi người dùng tin kết nối đến các Trung tâm Lưu trữ quốc gia qua
Internet và có thể trao đổi trực tiếp với nhân viên lưu trữ để được nhận sự giải
đáp thắc mắc và được hỗ trợ tìm kiếm các nguồn thông tin lưu trữ của các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Tuy nhiên, lợi thế này, chưa được các Trung tâm
Lưu trữ quốc gia thúc đẩy phát triển, hệ thống mạng Internet kết nối tốc độ
chưa cao, chưa chủ động nâng cấp trong Web của mình, chưa thực sự phát
huy được lợi thế của hình thức phân phối qua website khi hiện nay hình thức
này ngày càng trở nên phổ biến.
2.1.4. Quảng bá
Công tác truyền thông vận động đã được triển khai song hành cùng các
hoạt động của mỗi Trung tâm Lưu trữ quốc gia trong những năm qua. Quảng
cáo hoạt động truyền thông marketing tài liệu lưu trữ hiện nay đã được quan
tâm triển khai ở một số Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Các hoạt động đó được
tổ chức có thể là đột xuất hoặc định kỳ. Do vậy các hoạt động được xếp vào
hoạt động truyền thông marketing của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia bước
đầu kế thừa được kết quả của nhau cũng như những kinh nghiệm rút ra trong
quá trình tổ chức triển khai tại Trung tâm mình. Điển hình tại Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV,
công tác truyền thông vận động đã tổ chức các hoạt động chuyên môn nghiệp
vụ phục vụ các hoạt động chính trị, các ngày lễ lớn của đất nước; tổ chức
trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ tại các bảo tàng, trung tâm văn hóa, trung

11



chức trong quá trình tạo ra các sản phẩm với các mối quan hệ bên ngoài tổ
chức. Đó chính là vai trò kết nối các hoạt động bên trong của cơ quan Trung
tâm Lưu trữ quốc gia với thị trường người sử dụng tin, thị trường bên ngoài.
12


Marketing chính là việc thống nhất, kết hợp, điều chỉnh hài hòa tất cả các hoạt
động trong Trung tâm như: từ việc phối kết hợp các hoạt động chuyên môn
nghiệp vụ, công tác thu thập, xây dựng phát triển nguồn tài liệu đầu vào, ứng
dụng công nghệ thông tin, công tác phục vụ độc giả, công tác tuyên truyền
giới thiệu sách, ấn phẩm lưu trữ, sản phẩm lưu trữ, hoạt động dịch vụ khác
cho đến thông tin có trong tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện các văn bản pháp
quy trong công tác quản lý nhà nước. Việc kết hợp và điều chỉnh hài hòa các
nội dung trên nhằm đạt được mục tiêu thỏa mãn nhu cầu của dùng tin, đem lại
giá trị cho các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
Có thể nói, công tác lưu trữ cần phải có marketing, việc nhận thức đúng
về hoạt động marketing sẽ đem lại cho các Trung tâm giá trị lớn đối với cộng
đồng người sử dụng thông tin lưu trữ và xã hội. Tuy nhiên nhận thức về
marketing phụ thuộc rất nhiều vào trình độ văn hóa của tổ chức và của nhà
quản trị marketing, vào đạo đức xã hội. Làm cách nào để tạo ra lợi nhuận của
tổ chức (làm kinh tế cho cơ quan), sự thỏa mãn nhu cầu mong muốn của
khách hàng và lợi ích của xã hội? trước khi thông qua một quyết định
marketing cho một sản phẩm lưu trữ.
Thực tế thăm dò cho thấy, hiện nay một số cán bộ lãnh đạo của Trung
tâm Lưu trữ quốc gia và một số viên chức rất muốn có một bộ phận làm đầu
mối cho hoạt động marketing. Họ hiểu rằng hoạt động marketing và bộ phận
phụ trách marketing cần được thực hiện và thành lập sớm, không thể tiếp tục
triển khai hoạt động marketing ở mức tự phát hay không có đầu mối phòng
ban phụ trách hoạt động này. Cần thiết phải ứng dụng marketing trong hoạt
động của Trung tâm. Trung tâm cũng cần có khách hàng, người khai thác sử

Thời gian qua, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã rất quan tâm đến
công tác tuyên truyền, quảng bá thông tin tài liệu lưu trữ bằng nhiều hình thức
khác nhau. Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã tận dụng triệt để lợi thế từ
mạng xã hội để tuyên truyền thông tin, hình ảnh về tài liệu lưu trữ. Cụ thể, các
Trung tâm Lưu trữ đã tận dụng mạng Facebook, Zalo, Youtobe để đăng tải và
tuyên truyền những thông tin về tài liệu lưu trữ. Mỗi Trung tâm đã tạo cho
mình một trang Fanpage, đây là trang mạng xã hội mà ở đó có thể đăng những
thông tin về tài liệu cũng như quảng bá những hình ảnh và các hoạt động của
cơ quan để nhiều người biết đến hơn. Đến nay, các trang Fanpage của các
Trung tâm đã có nhiều lượt like và theo dõi, cụ thể: Trung tâm Lưu trữ quốc
gia I có 7.793 lượt like và 7.930 người theo dõi; Trung tâm Lưu trữ quốc gia
I có 37.655 lượt like và 37.493 người theo dõi; Trung tâm Lưu trữ quốc gia

14


III có 3.890 lượt like và 3.982 người theo dõi; Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
có 7.489lượt like và 7.772 người theo dõi. Như vậy, có thể thấy tầm ảnh
hưởng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia tới bạn đọc là không hề nhỏ. Hiện nay,
các Trung tâm Lưu trữ đang gấp rút xây dựng và chuẩn bị đi vào hoạt động
trang Website của Trung tâm mình. Dưới các hình thức dựa vào các trang
mạng xã hội thì hoạt động marketing này không tốn kinh phí của Trung tâm.
Bên cạnh đó, các Trung tâm Lưu trữ cũng đã tăng cường phối hợp với
các đài truyền hình, các báo, tạp chí: Quốc Hội, Quân đội, Nhân dân, An ninh
thế giới để tuyên truyền các sự kiện trưng bày, triển lãm, trao trả hồ sơ tài
liệu, biếu tặng tài liệu…Những hình thức trên đây đã gây được tiếng vang lớn
đối với người xem, đồng thời đây là hoạt động marketing hiệu quả.
2.2.2. Về xuất bản các ấn phẩm lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là những thông tin lịch sử phục vụ cho Nhà nước, cho
xã hội và cho nhân dân. Tuy nhiên, thực tế cho thấy các ấn phẩm của các

Trong những năm gần đây, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã tăng
cường các hình thức Marketing trên mạng internet như: Youtube, Zalo,
Facebok, Fanpage…đã góp phần quảng bá thông tin, hình ảnh tài liệu lưu trữ
đến với độc giả.
Hoạt động marketing tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuận lợi, có
các quy trình nghiệp vụ được thực hiện khá tốt, phù hợp không bị chồng chéo,
hoặc trùng lặp. Mặt khác, trong quá trình thực hiện quy trình hoạt động của
mình, các Trung tâm cũng luôn phát huy sáng tạo, cải tiến kỹ thuật, quy trình
sao cho thực sự hiệu quả với tình hình thực tế của đơn vị.
3.1.2. Những hạn chế
Những bất cập, hạn chế của marketing tại các Trung tâm Lưu trữ quốc
gia đó là hoạt động marketing mang tính tự phát, nhận thức của cán bộ lưu trữ
về hoạt động này còn chưa đầy đủ. Nguyên nhân này do các Trung tâm Lưu
trữ quốc gia chưa xây dựng kế hoạch marketing trong hoạt động của mình.
Việc lắng nghe, lấy ý kiến của độc giả, đóng góp cho hoạt động của Trung
16


tâm chưa được triển khai thường xuyên. Trong khi họ luôn sẵn sàng hỗ trợ
mọi hoạt động của Trung tâm, đặc biệt là hoạt động marketing.
Một điều bất cập nữa là sản phẩm lưu trữ sản xuất theo ý thức chủ quan
(công bố ấn phẩm sách chỉ để làm quà biếu, tặng); việc định giá các ấn phẩm
lưu trữ chưa có sự thống nhất hoặc theo một quy định nào; khi ra một ấn
phẩm lưu trữ ít quan tâm đến bước quảng bá; bất cập về kênh phân phối sản
phẩm; bất cập về khuyến mại; không thiết lập quan hệ giữa cơ quan lưu trữ
với người yêu cầu
Nguồn lực lưu trữ đang là một vấn đề hạn chế trong hoạt động
Marketing tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, cụ thể: viên chức chưa đáp ứng
yêu cầu vị trí, việc làm; thiếu khát vọng toàn tâm, toàn ý cho lưu trữ; kỹ năng
lưu trữ thấp; năng suất lao động thấp; thu nhập không đủ cho tái sản xuất.

ảnh, triển lãm, hội nghị, hội thảo,… Phối hợp với các Bảo tàng, Thư viện, các
cơ quan truyền thông, viện phim, các tòa soạn, báo giấy và báo điện tử, để
thực hiện các chương trình quảng bá tài liệu lưu trữ quý hiếm, đặc biệt là các
di sản tư liệu.
Tổ chức những cuộc thi nhân dịp các ngày kỷ niệm lớn, các sự kiện lớn
để kích thích sử dụng tài liệu lưu trữ.
Xây dựng các chương trình tiếp cận tài liệu lưu trữ cho từng loại đối
tượng khác nhau. Tại Việt Nam các hình thức marketing nêu trên cũng được
các trung tâm lưu trữ quốc gia áp dụng tuy chưa được thường xuyên.
3.2.2. Tăng cường phát triển truyền thông trong marketing xã hội tài
liệu lưu trữ
Các phương tiện truyền thông mới hiện nay đã mở ra một thế giới đa
chiều. Các loại thông tin quá khứ có giá trị hữu ích được lưu giữ trong các
trung tâm lưu trữ nếu được quảng bá qua các phương tiện truyền thông trực
tuyến hiện đại chắc chắn sẽ thu hút nhiều người sử dụng với những tính năng
cung cấp thông tin quá khứ nhanh nhạy, toàn diện và trực tiếp. Sự ra đời của
công nghệ kỹ thuật số đã biến thế giới hiện nay thành một thế giới điện tử,
18


dẫn đến nhiều thay đổi trong các tương tác xã hội. Thông qua các phương tiện
truyền thông mới, các dịch vụ của trung tâm lưu trữ sẽ trở nên ngày càng hoàn
hảo hơn. Trang web của các trung tâm lưu trữ cần cải tiến theo hướng có giao
diện được thiết kế bằng nhiều hình ảnh động với màu sắc hấp dẫn, bắt mắt, có
khả năng tương tác cao, cho phép người sử dụng tham gia đóng góp ý kiến
của mình vào các diễn đàn mở.
Các trung tâm lưu trữ khi tiến hành hoạt động truyền thông marketing
xã hội tài liệu lưu trữ cần xác định rõ đối tượng sẽ sử dụng tài liệu lưu trữ
được quảng bá là ai. Đối tượng tiếp nhận thông tin lưu trữ có thể là từng cá
nhân, những nhóm người, những giới cụ thể hay quảng đại công chúng. Việc

điều kiện và hoàn cảnh thực tế của mình.
Việc xác định ngân sách cho hoạt động truyền thông marketing xã hội
tài liệu lưu trữ chi phối lớn đến sự thành công, hiệu quả của hoạt động truyền
thông. Việc quyết định ngân sách dành cho nó được căn cứ vào mục tiêu và
nguồn lực của các trung tâm lưu trữ và ngân sách cho hoạt động marketing
được phân bố cho từng P. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của trung tâm lưu
trữ và mục tiêu marketing cần phải xây dựng ngân sách khuyến mại trên cơ sở
xác định những nhiệm vụ cần phải hoàn thành để đạt được những mục tiêu cụ
thể và xác định những nhiệm vụ cần phải hoàn thành để đạt được những mục
tiêu chung; sau đó ước tính chi phí để thực hiện những nhiệm vụ đó. Tổng các
chi phí này chính là dự toán ngân sách cho hoạt động truyền thông marketing
xã hội tài liệu lưu trữ.
Sau một khoảng thời gian truyền thông nhất định, các trung tâm lưu trữ
cần phải đo lường tác dụng của nó đến công chúng mục tiêu xem họ có nhận
thấy hay ghi nhớ thông điệp đó không, họ đã nhìn thấy nó bao nhiêu lần, họ
đã ghi nhớ được những điểm nào, họ đã cảm thấy như thế nào về thông điệp
đó, thái độ hiện nay và trước kia của họ đối với tài liệu lưu trữ. Các trung tâm
lưu trữ cũng cần thu thập những số đo hành vi phản ứng đáp lại của công
chúng như: có bao nhiêu lượt người đã đến trung tâm? có bao nhiêu người sử
dụng tài liệu lưu trữ và nói chuyện với những người khác về nó.

20


Ngoài ra các trung tâm lưu trữ cần lưu ý đến những thay đổi to lớn
đang diễn ra trong nền kinh tế thị trường, đặc biệt là sự phân chia thị trường
đại chúng (mass market) thành nhiều phân khúc (specific target market) mà
mỗi phân khúc này đòi hỏi một phương thức truyền thông riêng của nó. Song
hành cùng với sự xuất hiện các kiểu, phương tiện truyền thông mới là trình độ
dân trí, sự hiểu biết của người dân cũng từng bước đang được nâng cao. Sự đa

không của riêng ai, đồng lòng, đồng sức cùng tâm hiệp lực thực hiện tốt hoạt
động marketing, mục đích cuối cùng là đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách
hàng/độc giả/người dùng tin, cho ra đời những sản phẩm mới lưu trữ, đa dạng
về dịch vụ, thu hút đông đảo quần chúng nhân dân đến với lưu trữ, coi lưu trữ
như một điểm đến tìm lại quá khứ, ký ức, trong đó trao đổi, giao dịch đem lợi
ích cho cả hai phía, từ đó nâng cao hiệu quả kinh tế cho lưu trữ, tăng thêm
kinh phí cho lưu trữ, tạo niềm vui, góp phần tăng thu nhập cho người làm
công tác lưu.
Với trách nhiệm là một cán bộ lưu trữ đang công tác tại Trung tâm Lưu
trữ quốc gia, tôi nhận thức được sứ mệnh của các nhà Lưu trữ lịch sử, và trên
cơ sở đòi hỏi thực tế của công tác chuyên môn, tôi đã mạnh dạn bước đầu
nghiên cứu về tổ chức hoạt động marketing tại các Trung tâm Lưu trữ quốc
gia và có một số nhận xét, đánh giá, cũng như đề xuất một số phương pháp,
giải pháp nhằm làm tốt hơn hoạt động marketing nói chung và marketing tài
liệu lưu trữ, thông tin lưu trữ nói riêng tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia./.

22