Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo thực tập tổng hợp
PHẦN 1
TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT
KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH TM & TB MỚI
DNT
1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
TNHH TM & TB MỚI DNT
CÔNG TY TNHH TM & TB MỚI DNT (DNT NEW CO.,LTD) từ khi
thành lập đến nay đã gần 3 năm. Đây là một đơn vị kinh tế hoạt động theo mô
hình Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên do ông Nguyễn Quý
Dương làm Giám đốc. Công ty được thành lập theo giấy phép đăng kí kinh
doanh số 0102034186 do Sở Kế Hoạch Đầu Tư - Thành Phố Hà Nội cấp
ngày 08 tháng 04 năm 2008 với số vốn điều lệ là 1.450.000.000 VNĐ.
Trụ sở: Số 2 ngõ 40 – Phan Đình Giót – Thanh Xuân – Hà Nôi
VPGD: Số 44 Ngõ 1 Phan Đình Giót – Thanh Xuân – Hà Nội
Điện thoại: 84.4.6295 4815
Fax: 84.4.3864 3000
Mã số thuế: 0102712126
Nghành nghề kinh doanh chính :
- Kinh doanh thiết bị tin học, điện tử viễn thông
- Thiết bị điện tử điện lạnh, máy văn phòng
- Cung cấp dịch vụ tin học, tư vấn
- Phân phối, lắp đặt hệ thống lọc nước tinh khiết RO gia đình và công nghiệp
Được đào tạo rèn luyện trong môi trường chuyên nghiệp đi lên cùng với
những kinh nghiệm thu thập được trong quá trình công tác nên khi thành lập
CÔNG TY TNHH TM & TB MỚI DNT xác định kinh doanh thương mại,
kinh doanh công nghệ cao, đa ngành - đa nghề, đa lĩnh vực song song với
SV: Tô Thị Uyên - Lớp Kế toán 1
1
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo thực tập tổng hợp
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo thực tập tổng hợp
thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế.
1.2.1.2. Nhiệm vụ
- Là một doanh nghiệp thương mại, Công ty TNHH TM & TB mới DNT
có nhiệm vụ tổ chức và thực hiện các hoạt động kinh doanh tạo ra lợi nhuận,
đồng thời tạo công ăn việc làm đảm bảo thu nhập và quyền lợi của người lao
động nhằm góp phần ổn định xã hội.
- Tổ chức hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính.
- Thực hiện nghiêm chỉnh các chế độ, chính sách, các quy định của Nhà
nước, của các cơ quan quản lý kinh tế và các cơ quan quản lý pháp luật.
- Tổ chức thực hiện những quy định của Nhà nước về bảo vệ quyền lợi
của người lao động, vệ sinh và an toàn lao động và bảo vệ môi trường sinh
thái nhằm đảm bảo phát triển bền vững, thực hiện đúng những tiêu chuẩn kỹ
thuật mà Công ty áp dụng cũng như những quy định có liên quan tới hoạt
động của công ty.
1.2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM & TB
mới DNT
Với kiến thức được học cùng kinh nghiệm kinh doanh, sự am hiểu thị
trường, ngành hàng cùng mối quan hệ hữu hảo với các nhà cung cấp trong và
ngoài nước, với các hãng sản xuất lớn…, mạng lưới tiêu thụ rộng khắp, Công
ty TNHH TM & TB mới DNT chọn kinh doanh thiết bị tin học, điện tử viễn
thông, thiết bị điện tử điện lạnh, máy văn phòng, cung cấp dịch vụ tin học, tư
vấn, phân phối, lắp đặt hệ thống lọc nước tinh khiết RO gia đình và công
nghiệp là các ngành kinh doanh chủ đạo.
SV: Tô Thị Uyên - Lớp Kế toán 1
3
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo thực tập tổng hợp
1.2.3. Đặc điểm quy trình trình tổ chức kinh doanh của công ty TNHH
TM & TB mới DNT.
Sơ đồ 1.1
lớn, hơn nữa Công ty chủ yếu kinh doanh thương mại, không có các hoạt
động sản xuất nên công ty TNHH TM & TB mới DNT thực hiện việc quản lý
hoạt động kinh doanh theo một cấp. Đứng đầu là giám đốc công ty chỉ đạo
trực tiếp các phòng, ban. Giúp việc cho giám đốc có phó giám đốc và các
phòng ban chức năng. Mỗi phòng, ban thực hiện các chức năng khác nhau. Cụ
thể sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty như sau:
SV: Tô Thị Uyên - Lớp Kế toán 1
5
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo thực tập tổng hợp
Sơ đồ 1.2
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÂN CẤP BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY
1.3.3.Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận và mối quan
hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong công ty
Giám đốc: là người đứng đầu ban lãnh đạo, chịu trách nhiệm toàn bộ về
hoạt động tài chính kinh doanh của công ty, đại diện cho quyền lợi và nghĩa
vụ của công ty trước pháp luật và tài phán.
Phó giám đốc: là người giúp Giám đốc điều hành một số hoạt động của
công ty theo sự phân công của Giám đốc công ty. Thay mặt Giám đốc giải
quyết công việc được phân công, những công việc giải quyết quá thẩm quyền
của mình thì phải trao đổi và xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc. Phó giám đốc
chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và pháp luật về nhiệm vụ được
Giám đốc công ty phân công.
Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh, nghiên
cứu và phát triển thị trường, thành lập các kênh phân phối sản phẩm. Thực
hiện ký kết các hợp đồng mua bán, theo dõi tình hình thực hiện và thanh lý
các hợp đồng đã ký. Thực hiện các hoạt động tiếp đón, hỗ trợ khách hàng.
SV: Tô Thị Uyên - Lớp Kế toán 1
6
Giám Đốc
Phó Giám Đốc
của Nhà nước, theo quy chế của công ty. Thực hiện những công việc liên
quan vấn đề tài chính, vốn tài sản, các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, trong
kỳ kinh doanh. Có nhiệm vụ lập bảng thanh quyết toán, công khai toàn bộ tài
sản, công nợ, chi phí, kết quả kinh doanh trong kỳ. Đề xuất lên giám đốc
phương án tổ chức kế toán. Đồng thời thông tin lên cho ban lãnh đạo những
hoạt động tài chính để kịp thời điều chỉnh trong kỳ kinh doanh. Phòng kế toán
còn có nhiệm vụ khai thác đảm bảo đủ nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh,
phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước. Lên
quyết toán của đơn vị theo đúng niên độ để nộp báo cáo lên ban lãnh đạo
công ty và các cơ quan có liên quan theo quy định của Nhà nước.
Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ đảm bảo về mặt tài sản cho công ty, hạn chế
tình trạng hỏng hóc, mất mát tài sản. Kiểm tra việc ra vào đảm bảo an toàn
cho quá trình hoạt động của công ty.
Phòng giao, nhận hàng hóa: tổ chức giao, nhận, vận chuyển hàng hóa
SV: Tô Thị Uyên - Lớp Kế toán 1
7
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo thực tập tổng hợp
1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA
CÔNG TY.
Bảng 1-1: Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình phát triển của Công ty.
Đơn vị: VNĐ
Qua bảng số liệu về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công
ty TNHH TM & TB mới DNT từ năm 2008 đến năm 2010 ta thấy Công ty có
sự tăng trưởng và phát triển đang kể. Cụ thể: Tổng tài sản năm 2009 so với
năm 2008 tăng 468.370.285 đồng tương tứng với tăng 17,48%. Chứng tỏ là
công ty đang ngày càng mở rộng về quy mô kinh doanh. Tuy nhiên nhìn vào
số liệu chỉ tiêu Tổng nợ phải trả qua các năm ta thấy Tổng tài sản của Công ty
tăng chủ yếu do vay nợ. Tổng nợ phải trả năm 2009 so với năm 2008 tăng
379.038.864 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng là 29,5%. Nguyên nhân có thể là
do Công ty mới đi vào hoạt động nên cần huy động vốn từ bên ngoài để phục
nhưng đến năm 2009 đã tăng lên 2.150.000 đồng/ người. 6 tháng đầu năm
2010 thì thu nhập BQ/ người đã là 2.800.000 đồng/ người. Việc thu nhập của
người lao động được đảm bảo sẽ giúp người lao động có tâm huyết và gắn bó
lâu dài cùng với sự phát triển của Công ty. Đây là dấu hiệu tốt cho sự phát
triển bền vững của Công ty.
SV: Tô Thị Uyên - Lớp Kế toán 1
10
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo thực tập tổng hợp
PHẦN 2
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY TNHH TM & TB MỚI DNT
2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TM &
TB MỚI DNT.
Công ty TNHH TM & TB mới DNT là đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ
tư cách pháp nhân, được mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng. Để đảm bảo sự
lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng, để kịp thời kiểm tra, xử lý và
cung cấp thông tin kế toán giúp cho lãnh đạo công ty nắm bắt chính xác tình
hình kinh doanh của Công ty nên Công ty TNHH TM & TB mới DNT chủ động
tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu trực tiếp.
Nghĩa là toàn bộ công việc về kế toán đều được tập trung tại phòng Kế toán
– Tài chính. Đứng đầu là Kế toán trưởng đồng thời là Trưởng phòng Tài chính kế
toán, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Ban lãnh đạo Công ty về mọi hoạt
động kế toán của Công ty, tổ chức công tác kế toán, tổ chức lập và nộp các Báo
cáo tài chính, giám sát việc thực hiện của các nhân viên kế toán. Dưới Kế toán
trưởng có Kế toán tổng hợp, chịu trách nhiệm tổng hợp các phần hành kế toán chi
tiết, giúp đỡ Kế toán trưởng lập và nộp các Báo cáo tài chính đúng hạn. Các
nhân viên kế toán chi tiết có nhiệm vụ thực hiện và hoàn thành đúng công việc
được giao.
Như vậy, với cách tổ chức này kế toán trưởng trực tiếp điều hành các
nhân viên kế toán phần hành mà không phải qua khâu trung gian nhận lệnh,
Kế toán
thanh
toán
Thủ
quỹ
Kế toán
vốn
bằng
tiền
Kế toán tổng hợp
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo thực tập tổng hợp
năng, tổ chức tài chính. Kế toán trưởng còn phải luôn cập nhật thông tin, văn bản
có tính pháp quy về chế độ kế toán tài chính để phân công, hướng dẫn các kế
toán viên thực hiện công việc đúng đắn, chính xác.
Kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm tổng hợp các phần hành kế toán chi
tiết, giúp đỡ Kế toán trưởng lập và nộp các Báo cáo tài chính đúng hạn
Kế toán bán hàng: có nhiệm vụ lập hoá đơn cho khách hàng, sau đó tập
hợp các hoá đơn mua hàng và bán hàng để ghi sổ; đồng thời chịu trách nhiệm
tập hợp doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm xử lý và hạch toán các nghiệp vụ
liên quan tới thanh toán cho nhà cung cấp, thanh toán với khách hàng và
thanh toán với người lao động.
Thủ quỹ: làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý việc thu chi, lập báo cáo
quỹ. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi… thủ
quỹ ghi vào sổ quỹ. Cuối ngày tính ra số dư để báo cáo kế toán trưởng và đối
chiếu với kế toán vốn bằng tiền. Nếu có chênh lệch phải kiểm tra lại và có
biện pháp xử lý chênh lệch. Thủ quỹ có trách nhiệm bảo quản và quản lý toàn
bộ số lượng tiền mặt, không để két thừa hoặc thiếu tiền.
Kế toán vốn bằng tiền: phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ số hiện có,
tình hình biến động và sử dụng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,tiền đang chuyển,
2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Toàn bộ chứng từ kế toán sử dụng tại Công ty đều theo quy định của chế
độ kế toán số 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng
Bộ tài chính. Công ty sử dụng phổ biến các chứng từ sau:
Chứng từ về tiền :
- Phiếu thu: Mẫu số 01-TT
- Phiếu chi: Mẫu số 02 - TT
- Giấy đề nghị tạm ứng: Mẫu số 03 - TT
SV: Tô Thị Uyên - Lớp Kế toán 1
14
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo thực tập tổng hợp
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Mẫu số 04 - TT
- Giấy đề nghị thanh toán: Mẫu số 05 - TT
- Biên lai thu tiền: Mẫu số 06 - TT
- Bảng kiểm kê quỹ: Mẫu số 08 - TT
- Bảng kê chi tiền: Mẫu số 09 - TT
Chứng từ về hàng tồn kho :
- Phiếu nhập kho: Mẫu số 01 - VT
- Phiếu xuất kho: Mẫu số 02 - VT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Mẫu số 03 - VT
Chứng từ về tài sản cố định:
- Biên bản bàn giao tài sản cố định: Mẫu số 01 - TSCĐ
- Biên bản thanh lý tài sản cố định: Mẫu số 02 - TSCĐ
- Biên bản đánh giá lại tài sản: Mẫu số 04 - TSCĐ
- Bảng tính và phân bổ khấu hao: Mẫu số 06 - TSCĐ
Chứng từ về tiền lương :
- Bảng chấm công: Mẫu số 01a - LĐTL
- Bảng thanh toán tiền lương: Mẫu số 02 - LĐTL
- Bảng thanh toán tiền thưởng: Mẫu số 03 - LĐTL
- Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương: Mẫu số 10- LĐTL
TK 511.03.Máy lọc nước RO
TK 511.04.TB Viễn thông …
2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Công ty hình thức sổ kế toán theo hình thức “Nhật ký chung” và xử lý
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên máy vi tính
SV: Tô Thị Uyên - Lớp Kế toán 1
16
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo thực tập tổng hợp
Sơ đồ 2.2.
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC
“ NHẬT KÝ CHUNG ”
Ghi chú :
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Quan hệ đối chiếu
Giải thích sơ đồ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra, kế toán ghi vào sổ
Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi
vào Sổ Cái các tài khoản có liên quan. Đồng thời từ các chứng từ gốc đó kế
toán cũng ghi vào Sổ chi tiết mở cho từng đối tượng theo yêu cầu của quản lý.
Riêng đối với các nghiệp vụ bán hàng và mua hàng, từ các chứng từ gốc
sẽ được ghi vào Sổ Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng. Đến cuối tháng
SV: Tô Thị Uyên - Lớp Kế toán 1
17
Nhật ký bán
hàng; Nhật ký
mua hàng
Chứng từ gốc
Sổ Cái
Sổ ( thẻ ) kế
Cuối mỗi năm tài chính, Kế toán trưởng có trách nhiệm tổng hợp, đối
chiếu các số liệu để lên được các báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài
chính, giúp đỡ Kế toán trưởng là Kế toán tổng hợp và các nhân viên kế toán
chi tiết. Sau khi lập xong báo cáo tài chính, Giám đốc Công ty sẽ xác nhận và
ký duyệt, nộp lên Cơ quan chức năng trước ngày 31/03 năm sau.
Các báo cáo tài chính bắt buộc: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Bảng
Cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính.
Một số loại báo cáo quản trị mà Công ty TNHH TM & TB mới DNT lập
như Báo cáo Doanh thu hàng tháng, Báo cáo phải thu khách hàng, Báo cáo
SV: Tô Thị Uyên - Lớp Kế toán 1
18
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo thực tập tổng hợp
công nợ quá hạn, Báo cáo nhân sự, …
Sau một kỳ hoạt động bộ phận kế toán tại đơn vị phải lập một báo cáo
mang tính chất nội bộ gửi lên ban quản lý đơn vị. Báo cáo nội bộ này phải
cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác về tình hình tài sản, nguồn
vốn, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong năm qua. Dựa
vào báo cáo nội bộ đó ban quản lý sẽ lên kế hoạch cho kỳ hoạt động tới nhằm
mục tiêu cuối cùng là đạt lợi nhuận cao hơn.
2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ
2.3.1. Tổ chức hạch toán Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH TM &
TB mới DNT
2.3.1.1. Chứng từ sử dụng.
- Các Hợp đồng kinh tế.
- Hợp đồng mua bán.
- Hoá đơn GTGT.
- Hóa đơn bán hàng thông thường.
- Các cam kết về cung cấp hàng.
- Phiếu xuất kho.
- Phiếu thu.
bàn giao
sản phẩm.
Lập hóa
đơn GTGT
Lập phiếu
thu
Thu
tiền, ghi
sổ quỹ
Nhận tiền
Chưa
thanh
toán
Ghi sổ
công nợ
Ghi sổ
tiền
mặt
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo thực tập tổng hợp
- Thủ quỹ nhận tiền và ghi sổ quỹ, xác nhận và chuyển Phiếu thu cho Kế
toán Vốn bằng tiền
- Kế toán vốn bằng tiền ghi sổ tiền mặt và lưu giữ chứng từ.
Trường hợp 2: Nếu khách hàng chưa thanh toán
- Kế toán thanh toán ghi sổ công nợ.
2.3.1.2. Tài khoản sử dụng.
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- TK 521: Chiết khấu thương mại
- TK 531: Giảm giá hàng bán
- TK 532: Hàng bán bị trả lại
- TK 632: Giá vốn hàng bán
phát sinh
Báo cáo tài chính
Nhật ký
chung
Hóa đơn GTGT, Hóa
đơn bán hàng thông
thường,…
Máy vi tính
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo thực tập tổng hợp
Giải thích sơ đồ:
Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, kế
toán sẽ ghi vào các sổ tổng hợp: các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến bán
hàng chưa thanh toán sẽ được ghi vào sổ Nhật ký bán hàng, các nghiệp còn lại
kế toán sẽ ghi vào sổ Nhật ký chung. Sau đó lấy số liệu từ sổ Nhật ký chung
ghi vào Sổ Cái các tài khoản liên quan.Đồng thời với việc ghi vào các sổ Nhật
ký, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc ghi vào các sổ chi tiết có liên quan
như: Sổ chi tiết sản phẩm hàng hóa, Sổ chi tiết chi phí bán hàng (TK 641), Sổ
chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642), Sổ chi tiết bán hàng.
Cuối tháng cộng số liệu trên sổ Nhật ký bán hàng chuyển số liệu vào sổ
cái các tài khoản có liên quan: Sổ Cái TK 156, Sổ Cái TK 157, Sổ Cái TK
632…, sau đó cộng số liệu trên các Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh,
cộng số liệu trên các sổ chi tiết lập Bảng Tổng hợp chi tiết
Kế toán phải tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ Cái các TK với số liệu
trên Bảng tổng hợp chi tiết, Bảng Tổng hợp chi tiết với số liệu trên Bảng Cân
đối số phát sinh. Nếu phát hiện có chênh lệch cần tìm hiểu nguyên nhân và có
biện pháp xử lý chênh lệch đó.
2.3.2. Tổ chức hạch toán Kế toán thanh toán tại Công ty TNHH TM &
TB mới DNT.
2.3.2.1. Chứng từ sử dụng.
- Hóa đơn GTGT.
chấm công
và các
chứng từ về
kết quả lao
động.
Chi tiền,
ghi sổ
quỹ
Ghi sổ
tiền
mặt
Lập bảng thanh
toán tiền lương
Lập bảng phân
bổ tiền lương và
BHXH
Lập phiếu chi
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo thực tập tổng hợp
Đến kỳ thanh toán lương theo quy định của Công ty Kế toán thanh toán
sẽ lập Phiếu chi chuyển qua cho Thủ quỹ
Bước 3: Thủ quỹ chi tiền theo phiếu chi thanh toán cho người lao động
và ghi Sổ quỹ. Sau đó chuyển Phiếu chi về cho Kế toán Vốn bằng tiền.
Bước 4: Kế toán Vốn bằng tiền ghi Sổ tiền mặt và lưu giữ chứng từ.
2.3.2.2. Tài khoản sử dụng.
- TK 131: Phải thu của khách hàng
- TK 331: Phải trả cho người bán
- TK 334: Phải trả người lao động
- TK 335: Chí phí phải trả
- TK 3382: Kinh phí công đoàn
- TK 3383: Bảo hiểm xã hội
phát sinh
Báo cáo tài chính
Nhật ký
chung
Hóa đơn GTGT,
Hóa đơn mua
hàng,…
Máy vi tính