BÀI GIẢNG QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI
3 đvht (45t: Lý thuyết: 22;T. luận/ bài tập: 21; KTra:2)
1. Một số vấn đề chung về quản lý sự thay đổi trong tổ chức
1.1 Sự cần thiết của quản lý sự thay đổi trong một tổ chức.
Chỉ có sự thay đổi là không thay đổi. Không một doanh nghiệp, một tổ chức
nào có thể đứng yên mà không cần thay đổi.Vì vậy, nhà quản lý không thể ngăn
chặn sự thay đổi mà chỉ có thể tìm cách quản lý nó mà thôi.
Nhưng quản lý sự thay đổi là một trong những công việc rất khó khăn và
nhạy cảm bởi nó dễ tác động đến tâm lý của nhiều người. Mục tiêu không rõ ràng,
hay việc truyền thông tin không cụ thể có thể dẫn tới hiểu lầm, gây tâm lý hoang
mang, lo sợ đối với mọi thành viên.
Nhà quản lý một tổ chức là người khởi xướng và thực hiện thay đổi cần phải
nắm rõ thực hiện thay đổi như thế nào, theo nguyên tắc nào, duới hình thức nào để
đạt được hiệu quả cao nhất.
Tổ chức luôn họat động trong môi trường có nhiều nhân tố có thể tác động.
Đặc điểm của các tác nhân là chúng: (1) Diễn ra liên tục; (2) Thường phức tạp; và
(3) Chưa từng được thử nghiệm trong một số điều kiện cụ thể
Mọi thay đổi đều nảy sinh dưới tác động của những tiến bộ khoa học và công
nghệ, các tác nhân xã hội và pháp luật, các yếu tố kinh tế. Trong đó nhân tố ảnh
hưởng nhất là kinh tế. Những áp lực cạnh tranh về tài nguyên, nguồn nhân lực, lợi
nhuận, chi phí đòi hỏi các tổ chức phải cố gắng tìm cách thay đổi chất lượng, mẫu
mã hàng hóa, dịch vụ, cách lãnh đạo, quản lý của mình Sự phát triển của khoa học
công nghệ đang thay đổi toàn bộ cuộc sống của con người. Trong tổ chức hàng loạt
những thay đổi đang diễn ra: từ cách lãnh đạo, quản lý, cách làm việc, tới các dịch
vụ, sản phẩm, chiến lược Ví dụ khi internet phát triển, thì xu hướng ngày càng có
nhiều người không thích tới văn phòng trực tiếp làm việc, mà ngồi tại nhà làm việc
online. Về mặt xã hội, sự phát triển của một tổ chức không thể tách rời sự thay đổi
của môi trường xã hội với ba nhân tố chính: công luận, thông tin, pháp luật. Chẳng
hạn càng ngày con người càng quan tâm tới những vấn đề mang tính chất toàn cầu
như môi trường, tài nguyên thiên nhiên. Người tiêu dùng đòi hỏi hàng hóa phải là
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
2
Tất cả các vấn đề trên cần được đặt ra, xem xét và giải quyết bắt đầu từ giáo
dục, bằng giáo dục. Lịch sử phát triển giáo dục về cả thực tiễn và lí luận đã cho thấy
có mối quan hệ biện chứng giữa sự phát triển giáo dục với sự phát triển nhân cách,
phát triển kinh tế-xã hội và khoa học-công nghệ, về điều kiện và hoàn cảnh thực
hiện giáo dục. Từ mối quan hệ biện chứng đó có thể tìm thấy các vấn đề lí luận và
thực tiễn của sự thay đổi trong giáo dục và quản lý nhà trường.
Có thể thấy trong giai đoạn hiện nay nhiều sự thay đổi diễn ra trong giáo dục
nói chung, ở nhà trường nói riêng. Sự thay đổi này có thể do yêu cầu của nhà nước
và xã hội “đặt hàng” cho giáo dục/ nhà trường (GD/NT); cũng có thể do tự thân nhà
trường nhận thấy không thay đổi thì khó tồn tại và phát triển.Ví dụ, việc đổi mới
phương pháp dạy học hiện nay ở các nhà trường vừa là do yêu cầu của xã hội, của
các cấp quản lí giáo dục vừa là yêu cầu tự thân của các nhà trường khi triển khai chủ
trương đổi mới chương trình, sách giáo khoa Dù sự thay đối xuất phát từ đâu thì
vẫn gây áp lực lên vai người quản lí.
Thay đổi có thể bắt đầu rất nhanh nhưng cũng có thể nhanh chóng biến mất.
Vấn đề không hẳn nằm ở tiền hay nguồn lực đầu tư cho sự thay đổi đó mà nằm ngay
trong đầu những người thực hiện thay đổi. Xã hội chúng ta đang sống đang không
ngừng thay đổi để tiến tới xã hội thông tin và tri thức, nền kinh tế tòan cầu, đòi hỏi
phải xây dựng được lực lượng lao động “tư duy”. Đối với giáo dục nói chung và
trường học nói riêng, điều này có nghĩa là bối cảnh của việc dạy học đã thay đổi, có
sự quan tâm lớn và yêu cầu cao của cộng đồng, các nhà trường phải cho ra được
những học sinh có thể hiện được sự hiểu biết-tri thức và kỹ năng, nghĩa là đòi hỏi có
một sự thay đổi quan trọng trong tư duy và trong thực tiễn hoạt động điều hành nhà
trường. Như vậy, bối cảnh trách nhiệm lớn đòi hỏi phải có sự tổ chức lại họat động
của hệ thống giáo dục, thể hiện ở sự thay đổi trong cơ cấu điều hành, ở những thay
đổi trong việc dạy và học, ở việc xác định rõ những chuẩn về nội dung và kết quả
giáo dục…Một trong những kỹ thuật để giúp nhà quản lý thực hiện việc này là biến
thay đổi đang thực hiện thành ưu tiên số 1 của những người tham gia vào sự thay
1.2.1.Thay đổi là gì?
Thay đổi: Theo từ điển Tiếng Việt: Là thay cái này bằng cái khác hay là sự
đổi khác, trở nên khác trước.
Thay đổi được hiểu là quá trình vận động phát triển của sự vật, hiện tượng do
ảnh hưởng, tác động qua lại của các yếu tố bên trong và bên ngoài.
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
4
Một cách đơn giản có thể hiểu thay đổi là “làm cho khác đi hay trở nên khác
đi” và mọi sự thay đổi đều có lí do của nó nhưng chúng ta chỉ đề cập đến những
thay đổi cần sự hoạch định hay cần sự điều khiển, quản lí.
1.2.2. Các đặc trưng của thay đổi:
Thay đổi là thuộc tính chung của bất kì sự vật, hiện tượng nào.
Quá trình tiến hoá của loài người (sự thay đổi tự nhiên)
− Thay đổi về xã hội: chính trị, đường lối, chủ trương, chính sách…
− Thay đổi về kinh tế: nông nghiệp chuyển dịch sang công nghiệp và dịch
vụ, đổi mới phương tiện, công cụ, thay đổi công nghệ…
− Thay đổi về khoa học – công nghệ: vi tính, công nghệ thông tin…
− Thay đổi về giáo dục: chương trình, sách giáo khoa, phương pháp,
phương tiện, cơ sở vật chất trường học…
Thay đổi bao gồm cả sự biến đổi về số lượng, chất lượng và cơ cấu
− Số lượng người học tăng lên hay giảm đi.
− Chất lượng giáo dục so với chuẩn là cao hay thấp.
− Cơ cấu đủ hay thừa, thiếu.
− Cơ sở vật chất, phương tiện thay đổi.
− Tài chính tăng hay giảm.
− Giáo viên, cán bộ, nhân viên thay đổi.
Sự thay đổi là dòng chảy liên tục theo thời gian, phức tạp; nó tồn tại một
cách khách quan, chưa được thử nghiệm và khó quản lý .
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
5
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
6
Thay đổi được hiểu ở các mức độ khác nhau
Cải tiến (improvement) là tăng lên hay giảm đi những yếu tố nào đó của sự
vật để cho phù hợp hơn; là sự sửa đổi cho tiến bộ hơn, không phải là sự thay đổi về
bản chất (cải tiến công cụ)
Đổi mới (Innovation) là thay cái cũ bằng cái mới; làm nảy sinh sự vật mới;
còn được hiểu là cách tân; là sự thay đổi một phần về bản chất của sự vật để cho
tiến bộ hơn, đáp ứng yêu cầu của sự phát triển.
Cải cách (Reform) là sửa đổi cái cũ, bất hợp lý của sự vật thành cái mới có
thể phù hợp với tình hình khách quan; là sự thay đổi về bản chất ở mức độ toàn diện
và triệt để hơn so với đổi mới.
Cách mạng (Revolution) là sự thay đổi trọng đại, biến đổi tận gốc; là quá
trình thay đổi lớn, căn bản theo hướng tiến bộ về một lĩnh vực nào đó.
Cũng có cách tiếp cận khác về mức độ của thay đổi là thay đổi dần dần và
thay đổi hoàn toàn.
Thay đổi dần dần, từng phần: trong môi trường thay đổi, sự thay đổi sẽ diễn ra
trong một khoảng thời gian dài. Mục tiêu của sự thay đổi này là những sự cải tiến
rất nhỏ và cẩn thận để đi tới một quá trình công tác hoặc kinh doanh thành công.
Các dạng thay đổi này không phải thường xuyên do cuộc khủng hoảng tài chính
hoặc do yêu cầu cải tiến cấp bách tạo nên mà nó chỉ là tập trung thông thường vào
việc cải tiến các lĩnh vực kinh doanh chính hoặc các hoạt động chính, hoặc các hoạt
động đặc biệt ngoài giờ. Một trong những chương trình cơ bản dẫn đến việc cải tiến
dần dần đó là phương pháp không ngừng nâng cao chất lượng, thí dụ như TQM
(quản lý chất lượng tổng thể).
Thay đổi hoàn toàn: Trong hoàn cảnh khác cần phải có một sự thay đổi nhiều,
mạnh và cấp bách trong một khoảng thời gian ngắn. Sự thay đổi này thường diễn ra
do một cuộc khủng hoảng hoặc là do một cơ hội/thách thức đặc biệt nào đó đối với
công việc hoặc sự kinh doanh. Trong trường hợp này sự thay đổi thường không phải
là một sự cải tiến trong các quá trình hiện tại mà nó là một sự thay đổi tất cả các quá
như việc cố làm cho dòng nước chảy ngược. Nhìn chung chúng ta thường ngay lập
tức hướng sự chú ý về đối tượng từ chối sự thay đổi. Và sẽ còn khó khăn hơn nhiều
để nhận ra hay thừa nhận sự từ chối thay đổi của chính chúng ta. Nhà lãnh đạo là
người khởi xướng và lôi kéo mọi người vào quá trình thay đổi. Vì vậy, họ phải xây
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
8
dựng được lòng tin ở mọi người, phải thay đổi bản thân trước khi yêu cầu người
khác thay đổi và phải tạo được sự tự chủ cho mọi người, thì họ mới có thể thực hiện
được quá trình thay đổi. Để quản lý được sự thay đổi cần tuân thủ một số nguyên
tắc.
1.3.1.Phải xây dựng được lòng tin ở mọi người: Nhà quản lý càng được nhiều
người tín nhiệm thì những thay đổi đưa ra càng được nhiều người ủng hộ. Nhà quản
lý phải tạo được niềm tin ở nhân viên, và bản thân họ cũng phải tin tưởng ở nhân
viên. Khi xây dựng được sự tin tưởng lẫn nhau, thì mọi thay đổi đều có thể sẵn sàng
thực hiện.
1.3.2.Phải thay đổi bản thân trước khi yêu cầu người khác thay đổi: Không thể
thay đổi người khác, nếu như bản thân mình không thay đổi. Ở vị trí đứng đầu tổ
chức, nhà quản lý phải là người thực hiện thay đổi đầu tiên, để mọi người hiểu rõ lợi
ích của việc thay đổi, và tin tưởng vào sự thay đổi sắp tới. Chỉ khi đó, nhà quản lý
mới có được sự ủng hộ từ các nhân viên.
1.3.3.Phải để mọi người làm chủ sự thay đổi: Nhà quản lý thành công là người biết
lôi kéo tất cả mọi người vào quá trình thay đổi và để họ có được quyền tự chủ trong
mọi thay đổi. Nếu không có sự tự chủ, sự thay đổi chỉ là tạm thời, và mọi người
thực hiện thay đổi với thái độ bằng mặt chứ không bằng lòng. Không có nó, có thể
nhà quản lý sẽ phải liên tục vẽ lại những chỉ dẫn thay đổi cho mọi người.
1.3.4. Thay đổi phải phù hợp với điều kiện hoàn cảnh và khả năng quản lý sự thay
đổi;
Rất khó có thể thành công khi thực hiện những công việc vượt quá khả năng,
trong quản lý cũng vậy. Mặt khác thay đổi là để thích nghi, thay đổi là để phát triển
vì vậy thực hiện sự thay đổi phải phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của tổ chức cũng
đổi” là mục tiêu của “phát triển”, còn “phát triển” là động lực của “thay đổi”. Tuy
nhiên, không phải mọi “thay đổi” đều dẫn tới “phát triển”, nhưng mọi sự “phát
triển” đều dẫn tới “thay đổi”.
Thay đổi chính là cơ hội để phát triển tổ chức, phát triển năng lực lãnh đạo,
quản lý cũng như phát triển các nhân viên trong tổ chức
Đối với tổ chức: Quá trình thay đổi sẽ làm mới tổ chức: nâng cao tính cạnh
tranh, mở rộng quy mô hoạt động, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm. Đồng
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
10
thời sự thay đổi cách quản lý, lãnh đạo phù hợp hơn là động lực để tổ chức hoạt
động hiệu quả hơn.
Phát triển năng lực lãnh đạo, quản lý: Sau mỗi lần khởi xướng, thực hiện
thay đổi, nhà quản lý có thêm kỹ năng và kinh nghiệm quản lý sự thay đổi. Thay đổi
vừa là trách nhiệm, vừa là thách thức và cũng là cơ hội đối với nhà quản lý. Chẳng
hạn khi tiếp nhận một tổ chức hoạt động kém hiệu quả, thì công việc quan trọng của
nhà quản lý là phải thực hiện thay đổi để tổ chức hoạt động tốt hơn. Công việc đó
không phải là dễ dàng. Và khi nhà quản lý thực hiện thành công, thì rõ ràng họ đã
tạo được uy tín, vị trí đối với tổ chức mà họ mới tiếp nhận cũng như với hệ thống tổ
chức của họ, kể cả với xã hội.
Phát triển nhân viên: Thay đổi chính là cơ hội nhà quản lý đưa đến để nhân
viên nhận ra khả năng làm việc của bản thân mình. Làm mãi một việc, trong mãi
một nhóm, theo mãi một cách thức làm nhân viên có cảm giác chây lì, thậm chí tin
rằng sẽ không thể có cách nào làm khác hơn được, mình cũng không còn khả năng
gì khác. Khi thay đổi, nhân viên có cơ hội để nhận ra những khả năng khác của
mình. Thay đổi sẽ tạo ra nhiều vấn đề mới, kích thích tranh luận, phát triển mọi
năng lực làm việc của nhân viên.
Bạn cần phải xác định một cách rõ ràng các mốc
Bạn cần phải xác định một cách rõ ràng các mốc
đổi quy trình, chương trình, thay đổi văn hóa, thay đổi chi phí
Thay đổi cơ cấu: Với thay đổi này, tổ chức được xem như một cỗ máy với các bộ
phận chức năng. Nhà quản lý cô gắng định hình lại những bộ phận này để đạt hiệu
suất tổng thể cao hơn. Các hoạt động sáp nhập, mua lại, hợp nhất hay bán lại các bộ
phận đang hoạt động là những ví dụ về thay đổi cơ cấu. Thay đổi về tổ chức
thường đưa đến những thay đổi về cơ cấu và quan trọng hơn cả là những thay đổi
phương pháp quản lý.
Thay đổi quy trình, kĩ thuật- công nghệ: thường tập trung vào việc thay đổi cách
thức thực hiện công việc, nhằm thúc đẩy công việc thực hiện nhanh hơn, hiệu quả
hơn, đáng tin cậy hơn và ít tốn kém hơn. Thay đổi này thường chịu tác động của
những tiến bộ về khoa học kỹ thuật và công nghệ. Thay đổi này tạo ra những tiến bộ
về trang thiết bị phục vụ cho hoạt động trong một tổ chức. Ví dụ thay đổi cách đưa
ra quyết định, cách làm thông tin cho website
Thay đổi văn hóa: Tập trung vào khía cạnh con người như các mối quan hệ với
khách hàng, hay quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới trong tổ chức. Bao gồm những
thay đổi về thái độ, các chuẩn mực trong đối xử, các giá trị chung có liên quan đến
hành vi của con ngừơi trong một tổ chức. Chẳng hạn thay đổi từ quản lý theo kiểu
mệnh lệnh và điểu khiển sang cách thức quản lý dân chủ, với sự tham gia của mọi
người
Thay đổi sản phẩm: Đó là việc đưa ra các sản phẩm, dịch vụ mới để mở rộng thị
trường hoặc thay thế các sản phẩm, dịch vụ cũ. Thay đổi này không phải xuất phát
từ yêu cầu của kỹ thuật công nghệ mà trái lại xuất phát từ đòi hỏi của thị trường.
Thay đổi con người: Thay đổi về con người thường có thể là những thay đổi về cách
bố trí sắp xếp lao động trong tổ chức. Theo xu thế phát triển thì những thay đổi về
con người thường gắn với việc nâng cao trình độ, kỹ năng của người lao động. Đó
là thay đổi nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
Thay đổi chi phí: tập trung vào việc cắt giảm những hoạt động không cần thiết hoặc
thực hiện những biện pháp để thu hẹp tối đa mọi chi phí.
Các lọai thay đổi trên có liên quan chặt chẽ với nhau, không tách rời nhau,
một sự thay đổi này kéo theo hoặc đòi hỏi các mặt khác phải thay đổi.
Thay đổi ít
- Theo tốc độ thay đổi
Thay đổi từ từ
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
13
Thay đổi cấp thời
- Theo vị trí thay đổi:
Thay đổi từ bên trong tổ chức/ nhà trường
Thay đổi từ bên ngoài tổ chức/ nhà trường
- Theo qui mô thay đổi:
Thay đổi một phần
Thay đổi toàn diện…
2.3. Xác định triết lý quản lý sự thay đổi.
Xác định triết lý cho sự thay đổi là tiền đề để tiến hành quản lý sự thay đổi.
Triết lý cho sự thay đổi trước hết được thực hiện theo hướng “Làm tốt hơn một
cái gì đó” đề rồi “Làm một cái gì đó (cái mới) tốt hơn”.
2.4. Phản ứng với sự thay đổi, những yếu tố cản trở và nguyên nhân dẫn đến
“chống đối” sự thay đổi.
Sẽ là không thực tế nếu nói rằng có một sự thống nhất chung về qui mô, mức
độ, thời gian và những ảnh hưởng của những yếu tố thúc đẩy sự thay đổi. Một số bộ
phận trong tổ chức có thể nhìn thấy lý do và nhu cầu phải thay đổi, trong khi một số
khác thì lại không nhìn thấy. Hơn nữa, việc quản lý sự thay đổi có thể được nhìn
nhận từ các góc độ khác nhau. Chẳng hạn, một người có thể cho rằng quá trình thực
hiện sự thay đổi cần phải được quản lý hoàn hảo, sẽ rất nguy hiểm nếu như mắc sai
lầm và hầu như không có chỗ cho những sai lầm này. Trong khi đó, người khác có
thể cho rằng việc sẵn sàng chấp nhận sai lầm, coi đó như sự tất yếu là rất quan trọng
trong quá trình quản lý sự thay đổi. Một tổ chức có thể học từ những sai lầm và do
đó làm tăng khả năng linh hoạt và có thể đem đến những thắng lợi lâu dài hơn.
Những sức ép thúc đẩy quá trình phải thay đổi có thể được xem như những
cản trở, những thử thách hay cũng có thể là các cơ hội cho tổ chức. Chúng có thể
3. Xây dựng chiến lược quản lý sự thay đổi.
3.1. Vai trò của người quản lý trong quản lý sự thay đổi:
3.1.1. Là người lãnh đạo sự thay đổi:
Có quá nhiều thách thức trong thế giới đã và đang phát triển. Chính vì vậy,
chúng ta cần có những lãnh đạo và thực tế, nhu cầu lãnh đạo đang lớn hơn bao giờ
hết.
Với tư cách là người đứng đầu tổ chức hay bộ phận bạn phải là người lãnh
đạo sự thay đổi Với vai trò này bạn cần có tầm nhìn và chiến lược cho sự thay
đổi .Không thể mong đợi nhóm của bạn sẽ đổi mới nếu họ không biết họ được
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
15
hướng theo định hướng nào. Sự đổi mới phải có mục đích. Người lãnh đạo sẽ thiết
lập và chịu trách nhiệm cho tương lai. Bạn cần một tuyên bố, trong đó xác định định
hướng cho tổ chức mà mọi người hiểu và ghi nhớ. Các nhà lãnh đạo lớn dành thời
gian để chứng tỏ tầm nhìn, mục tiêu và thử thách. Họ giải thích cho mọi người biết
vai trò của họ quan trọng như thế nào trong việc thực hiện được tầm nhìn và đáp
ứng được các thử thách đó. Họ truyền cảm hứng cho mọi người trở thành những
người đam mê hơn trong việc tìm ra con đường mới để thành công. Các nhà lãnh
đạo đổi mới truyền đạt nhu cầu cần phải thay đổi. Các nhà lãnh đạo tổ chức và huy
động mọi người giải quyết công việc trong những thời điểm thử thách.Vai trò của
họ là đảm trách những mục tiêu mang tính thách thức có liên quan tới sự thay đổi.
Trong vai trò lãnh đạo sự thay đổi người quản lý xây dựng tầm nhìn, định hướng giá
trị, hoạch định chiến lược, tạo dựng niềm tin, lôi cuốn và động viên mọi người thực
hiện sự thay đổi.
3.1.2. Là người quản lý sự thay đổi
Trong vai trò nhà quản lý, bạn cần hoạch định kế hoạch thực hiện sự thay đổi
trong tổ chức và tổ chức thực hiện kế hoạch đó. Là người theo dõi, đánh giá và
phân tích các quá trình thay đổi: Các nhà quản lý có trách nhiệm theo dõi, đánh giá
và phân tích cả các quy trình diễn ra sự thay đổi, đồng thời kiểm tra từng cá nhân
trong tổ chức để đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều biết rõ về những thay đổi trong
làm ảnh hưởng hay gián đoạn hoạt động của tổ chức.
3.2. Quy trình quản lý sự thay đổi
Để xây dựng qui trình quản lý sự thay đổi người quản lý cần trả lời 6 câu hỏi
1/ Cái gì cần thay đổi, kết quả mong đợi là cái gì ?
2/Dự báo trạng thái hiện hành của tổ chức: Tình trạng hiện tại của tổ chức là như thế
nào?
3/ Khoảng cách hiện hữu giữa 2 trạng thái nêu trên?
4/Có “năng lượng/sự sẵn sàng” hay “rào cản/chống đối” khi tiến hành sự thay đổi
không?
5/Điều người QL sự thay đổi mong muốn và khả năng thực hiện?
6/Tính phù hợp của kế hoạch thay đổi và khả năng hiện thực hoá nó ?
Thông thường quản lí sự thay đổi phải trải quan 3 giai đoạn chính, đó là giai
đoạn chuẩn bị về mặt tinh thần của nhân viên cho tiến trình thay đổi được gọi là giai
đoạn “Rã đông”. Ở giai đoạn này cần phải chuẩn bị cho cho đội ngũ thay đổi về thái
độ, kiến thức, kỹ năng ; giai đoạn 3 của quá trình thay đổi là đạt được “trạng thái
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
17
mong đợi”; “trái định hình” khi sự thay đổi đã xẩy ra, “định hình” niềm tin, cách
làm việc mới… thích ứng với “sự thay đổi” đã đạt được. Giai đoạn 2 tiến hành “sự
thay đổi” dài ngắn tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như sức ỳ của các nhân viên, trình độ
“văn hoá của tổ chức….và đặc biệt là năng lực quản lí “sự thay đổi” của chính đội
ngũ cán bộ quản lí của đơn vị đó. Trong quản lí sự thay đổi điều quan trọng là xây
dựng được qui trình thực hiện sự thay đổi bao gồm: Chuẩn bị cho sự thay đổi; Kế
hoạch hoá sự thay đổi; Tiến hành sự thay đổi và cuối cùng là đánh giá, duy trì
những kết quả đã đạt được của sự thay đổi và trong mỗi bước lớn có thể chỉ rõ các
bước nhỏ hơn và tạo thành “11 bước cụ thể”.
Bước 1. Nhận diện sự thay đổi: làm cho mọi người hiểu đúng mục đích, nội dung sự
thay đổi, tránh nhiễu không cần thiết
Ở đây là trước hết người quản lí phải nhận diện được “sự thay đổi” sẽ hoặc
phải diễn ra ở tổ chức/đơn vị là gì, do ngoại cảnh hay do yêu cầu nội taị, mục đích
thực hiện thay đổi: mọi sự thay đổi nghiêm túc luôn luôn là tốn kém; mặc dù không
phải bao giờ có nhiều tiền đều có thể thực hiện được sự thay đổi như mong muốn
nếu không giải quyết tốt bài toán lợi ích trong quá trình triển khai “sự thay đổi”. Cần
tạo bầu không khí thân thiện cho sự thay đổi diễn ra; tạo niềm tin cho đội ngũ rằng
nếu đồng lòng, cùng quyết tâm chúng ta có thể thực hiện được sự thay đổi cần thiết.
Bước 3: Dự báo sự thay đổi, xác định các nhu cầu thay đổi
Dự báo sự thay đổi:
Dự báo có nhiệm vụ tìm ra hướng hoạt động và phát triển của tổ chức dựa
trên việc phân tích xem xét các yếu tố tác động, phân tích bối cảnh, đánh giá thực
trạng của tổ chức, tìm hiểu qui luật để dự báo các thay đổi của tổ chức.
Cần thu thập đầy đủ thông tin về “sự thay đổi”: Sự thay đổi này do yêu cầu
“ngoại cảnh” hay xuất phát từ yêu cầu “nội tại”: không thay đổi sẽ không tồn tại và
phát triển trong bối cảnh hiện thời.
Cần phải xây dựng được “cơ sở dữ liệu” bằng cách in ấn các bài phát biểu về
nhiệm vụ, các văn bản trên báo chí và các kĩ thuật/kinh nghiệm thành công của các
nơi đã thực hiện sự thay đổi tương tự .
Khi dự báo các thay đổi trong hệ thống/ cơ sở giáo dục cần dựa trên cơ sở
nắm vững đường lối phát triển kinh tế - xã hội - giáo dục của Đảng và Nhà nước,
của địa phương, hiểu biết thị trường, nhu cầu giáo dục - đào tạo, sự cạnh tranh và
đặc biệt là phân tích kỹ các điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống/ cơ sở giáo dục về
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
19
giáo dục - đào tạo, dịch vụ, về cán bộ, giáo viên, cơ sở vật chất, kỹ thuật, vốn Trên
cơ sở phân tích kỹ nhu cầu và khả năng mới có thể xác định được đúng phương
hướng hoạt động và phát triển.
- Dự báo (số lượng, chất lượng, cơ cấu) học sinh.
- Dự báo giáo viên.
- Dự báo cơ sở vật chất, tài chính.
- Các dự báo khác.
Xác định nhu cầu thay đổi:
tiêu dự kiến đặt ra cho “sự thay đổi” . Mục tiêu cuối cùng là duy trì được những mặt
tích cực đã đạt được của sự thay đổi hay duy trì cho được “sự thay đổi” đã diễn ra
tiếp tục bền vững.
Bước 6. Xác định trọng tâm của các mục tiêu
Sự thay đổi có thể mất nhiều thời gian mới đạt được và nó có thể diễn ra
thông qua một số giai đoạn và mỗi giai đoạn đều có các mục tiêu cụ thể. Tuy nhiên
cần phải đặt trọng tâm cho mục tiêu cho từng giai đoạn “thay đổi”. Trong tâm của
bước chuẩn bị sự thay đổi là phá vỡ sức ỳ của thói quen, bảo thủ; trọng tâm của giai
đoạn triển khai sự thay đổi là chọn đúng việc mà làm và làm đúng cách việc đã
chọn; trọng tâm của giai đoạn cuối là đánh giá đúng sự thay đổi đã diễn ra và hiệu
quả của chúng.
Bước 7. Xem xét các giải pháp
Để sự thay đổi diễn ra theo đúng ý đồ của người quản lý, việc lập kế hoạch
tiến hành thay đổi là cần thiết và vì sự thay đổi rất khó lường trước được cái đích và
thời gian đạt được đích nên đây là một kế hoạch mang tính “động”và có thể phải lên
kế hoạch cho từng thành tố liên quan đến sự thay đổi. Các kế hoạch cần phải được
tham khảo ý kiến rộng rãi trong phạm vi nhà trường càng nhiều càng tốt và có được
mức độ ủng hộ đông đảo càng khả thi ; điều này không loại trừ hành vi phản ứng,
đối phó của những người bảo thủ . Lập trường giáo điều có xu hướng tạo ra sự đối
kháng nhiều hơn. Các kế hoạch cần phải được hình thành sao cho có thể chỉ ra thời
gian biểu để hoàn thành các giai đoạn và các cá nhân chịu trách nhiệm về nó. Trước
khi tiến hành thay đổi nên nghĩ trước về vấn đề nếu một chính sách chính thức sẽ
thay đổi trong thời gian sắp tới có thể ảnh hưởng tới hoạt động của trường như thế
nào. Một điểm quan trọng ở đây là bất cứ sự đổi mới nào cũng sẽ tự gây ra hàng loạt
những cái khác và chiến lược cần phải xác định có bao nhiêu yếu tố gây ra hàng loạt
những cái khác và chiến lược cần phải xác định có bao nhiêu yếu tố thay đổi có thể
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
21
là cản trở trong các giai đoạn như thể nào. Điều này phụ thuộc vào khả năng dự báo
của người quản lí nhằm đối phó với các yếu tố đó.
22
Việc thiết kế những chiến lược và tiến hành thay đổi đòi hỏi thử nghiệm.
Những kiểm nghiệm đặt ra cần phải xây dựng cách thức để kiểm tra sự đúng đắn
của hướng đi. Hiệu suất của việc tiến hành sau này đòi hỏi kế hoạch công việc và
phân công trách nhiệm được thiết lập càng chi tiết càng tốt. Những phân tích và
phản hồi định kì cần được dự kiến. Cần phải dự kiến một số nguồn lực để tăng c-
ường các hoạt động hỗ trợ chủ yếu cho việc tiến hành. Khả năng đề xuất một số
khen thưởng là rất quan trọng, nhất là ở một số chỗ việc lập kế hoạch hay tiến hành
có thể bị sai lầm vì cái mới chưa có tiền lệ thường có độ bất định cao.
Trong bất kì trường hợp nào cũng sẽ phải có các phương án dự phòng vì có
thể có một số kết quả không ổn định cho dù việc lập kế hoạch có tốt đến đâu. Phư-
ơng pháp tiếp cận thực dụng là chuyển sự không ổn định đó thành sự liều lĩnh hay
cần chấp nhận mạo hiểm và làm giảm chúng đến mức thấp nhất càng sớm càng tốt.
Bước 10. Đánh giá thay đổi
Không có một “sự thay đổi” nào lại hoàn toàn kết thúc, vì những kết quả đó
không thể tránh được là yêu cầu cho thay đổi sau. Tuy nhiên, ở một thời điểm thích
hợp sẽ là thực tế tốt nếu tiến hành đánh giá các thành quả đạt được cho từng giai
đoạn. Đổi mới thành công phải được nối tiếp bằng lề lối làm việc mới thay thế cho
cái cũ, sự kiểm tra sáng suốt phù hợp với “cái mới” đã đạt được. Đừng mong muốn
mọi thứ sẽ thay đổi ngay và mọi điều mong muốn đều có thể làm được: phải duy
vật biện chứng và duy vât lịch sử trong đánh giá “sự thay đổi”.
Bước 11. Đảm bảo sự tiếp tục đổi mới
Phá vỡ sức ỳ để thay đổi đã khó, duy trì sự thay đổi đã đạt được còn khó hơn :
Sự thay đổi có thể duy trì sự bền vững khi mọi người trong tổ chức đều thấy được
lợi ích và mục đích của sự thay đổi là nếu không “thay đổi” sẽ khó tồn tại và phát
triển trong bối cảnh hiện thời, đồng thời mọi người đều được tham gia và có khả
năng tham gia, thực hiện tốt công việc mà mình đảm nhiệm trong sự thay đổi này.
Yếu tố nhận diện của bước này là một chương trình thay đổi đã thành công và được
kiểm soát tốt .
3.3. Tổ chức thực hiện thay đổi
viên đều phải được đối xử công bằng, đồng thời xây dựng những quan hệ làm việc
viên đều phải được đối xử công bằng, đồng thời xây dựng những quan hệ làm việcbền vững ở tất cả các cấp độ. Một nhà quản lý cần có niềm đam mê thực sự trước
bền vững ở tất cả các cấp độ. Một nhà quản lý cần có niềm đam mê thực sự trướcthành công của toàn bộ tổ chức, thân thiện với nhân viên, tạo dựng lòng tin và có
thành công của toàn bộ tổ chức, thân thiện với nhân viên, tạo dựng lòng tin và cóluôn cảm thấy thoải mái, lạc quan trong quá trình thực thi công việc.
luôn cảm thấy thoải mái, lạc quan trong quá trình thực thi công việc. Nhà quản lý
cần sử dụng mọi phương tiện giao tiếp để giải thích cho mọi người biết hiểu rõ kế
hoạch thay đổi đưa ra. Giao tiếp là công cụ hữu hiệu thúc đẩy nhân viên vượt qua
sự chống đối, chuẩn bị tinh thần cho nhân viên trong quá trình thực hiện thay đổi.
Giao tiếp phải liên tục, mọi người liên quan tới các thay đổi phải thường xuyên trao
đổi, cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, rõ ràng cho nhau để giải thích rõ các lý
do phải thay đổi, xác định bản chất của thay đổi, giải thích các tiêu chí và cách thức
đánh giá thành công; giải thích chế độ khen thưởng cho sự thanh công của mọi
người. Cần sử dụng các phong cách giao tiếp đa dạng phù hợp với đối tượng giao
tiếp. Giao tiếp phải có tính hai chiều
Phát triển các hoạt động hỗ trợ kế hoạch gồm các chương trình thí điểm,
huấn luyện và hệ thống đào tạo. Các chương trình thí điểm tạo cơ hội cho mọi người
thử nghiệm với việc thực hiện thay đổi, và khắc phục những thiếu sót trước khi áp
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
24
Phân công trách nhiệm rõ ràng
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
25
Copyright: Tài liệu đại học ©