



 !"#$%&
"'"()*
Họ và tên: Lê Thị Hải Yến
Chức vụ: Cán bộ Văn thư – Lưu trữ
Đơn vị công tác: Văn phòng Huyện uỷ Bảo Thắng- Lào Cai
Bảo Thắng, ngày 18/10/2013

Bảo Thắng, ngày 18 tháng 10 năm 2013
 
Một số kinh nghiệm nâng cao nghiệp vụ công tác văn thư-
lưu trữ ở Văn phòng Huyện uỷ Bảo Thắng
+  ,  #-        .  !"  #$  %  
&"'"()*+
Trong tất cả các cơ quan, đơn vị thì Văn phòng luôn giữ vai trò quan trọng,
là địa điểm giao tiếp, bộ mặt của cơ quan và là trợ thủ đắc lực, cánh tay giúp
việc tích cực của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Bên cạnh đó Văn phòng còn là nơi
giải quyết các công việc với các cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước
với nhân dân… Để thực hiện được tất cả các chức năng đó, thì không thể không
nhắc đến công tác văn thư- lưu trữ .
Công tác văn thư- lưu trữ là công tác quan trọng không thể thiếu được
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức
chính trị, xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang dù lớn hay nhỏ
muốn thực hiện chức năng của mình đều phải sử dụng văn bản tài liệu để phổ
biến, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt
động hàng ngày. Đây còn là một mắt xích không thể thiếu, là sự chuyển tiếp và
cũng là khởi nguồn đem đến sự thành công đối với mỗi nhiệm vụ.
Số lượng văn bản đi và văn bản đến tại Văn thư khá lớn, theo thống kê rà

ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng.
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
+ Soạn thảo văn bản (xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng
giải quyết và thực hiện văn bản; chọn thể loại văn bản; thu thập và xử lý thông
tin có liên quan; xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo)
+ Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản
+ Đánh máy, nhân bản văn bản
+Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
3
+ Ký văn bản
CIJF;KL?@;GF;
- Quản lý văn bản đi:
+ Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản và kỹ thuật
trình bày; ghi sổ, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.
+ Đóng dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có)
+ Đăng ký văn bản đi
+ Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
+ Lưu văn bản đi
- Quản lý văn bản đến:
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
+ Trình, chuyển giao văn bản đến
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
C!MNAOPQ?<HD;RNAOPQKSJ?DKBJTU>QVJH;
- Lập hồ sơ:
+ Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ
chức đối với việc lập hồ sơ.
+ Nội dung việc lập hồ sơ gồm
• Mở hồ sơ.
• Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi giải quyết công việc vào hồ sơ.

5
về an ninh, chính trị, kinh tế- xã hội để lãnh, chỉ đạo công tác chung của toàn
huyện.
- Quản lý đơn thư
3+:;<=>KBJTU
6
Tài liệu lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam và của các tổ chức chính trị -
xã hội là tài liệu có giá trị về chính trị, khoa học và thực tiễn; là bản chính, bản
gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình…
Ngày 01 tháng 7 năm 2012, Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành, do vậy tất
cả các loại hình tài liệu lưu trữ: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài
liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử sẽ được lưu trữ. Những tài liệu này mang ý nghĩa
chính trị, ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn rất lớn.
Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ
nhằm thu thập triệt để, bảo đảm an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu
lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu của xã hội.
Một số cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (đơn vị bảo quản):
* Sắp xếp theo số thứ tự: nếu trong hồ sơ chỉ có một loại văn bản (nghị
quyết hoặc chỉ thị…) thì tài liệu trong hồ sơ được xếp theo thứ tự số nhỏ xếp
trên, số lớn xếp dưới. Cách xếp này thường được vận dụng để sắp xếp các tập
lưu văn bản đi.
* Sắp xếp theo ngày, tháng, năm của văn bản: nếu trong hồ sơ chỉ có một
loại văn bản (Quyết định, hướng dẫn…) của một cơ quan gửi đến thì văn bản
nào có ngày tháng năm sớm xếp trước, ngày tháng năm muộn xếp sau. Cách xếp
này thường vận dụng để sắp xếp các hồ sơ theo đặc trưng tác giả.
* Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: Tài liệu nào giải quyết trước
xếp trên, tài liệu nào giải quyết sau xếp dưới. Cách xếp này thường được vận
dụng để sắp xếp các hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề.
* Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản: Nếu vì văn bản quá ít nên
khi lập hồ sơ phải ghép nhiều thể loại văn bản của một tác giả trong một hồ sơ

giai đoạn mới.
Kết quả thực hiện phần mềm ứng dụng vào công tác văn thư - lưu trữ: Đã
sử dụng trong thư tín điện tử, gửi nhận văn bản trên mạng, xử lý văn bản đến đã
9
tác nghiệp trên phần mềm Lotus notes, các ứng dụng khác đang từng bước thực
hiện để đáp ứng được yêu cầu chung đối với Văn phòng cấp huyện. Chất lượng
của việc ứng dụng phần mềm cơ sở dữ liệu văn kiện đảng và cơ sở dữ liệu mục
lục hồ sơ của Đảng bộ huyện đã thực hiện tốt.
Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi
trong công việc tìm kiếm các văn bản hàng ngày của tôi.
Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp,
tỉ mỉ trong công việc, xử lý công việc trôi chảy.
Quang cảnh phòng làm việc thoáng đãng, gọn gàng tạo được một môi
trường làm việc thoải mái, tạo điều kiện thuận lợi để công việc đạt hiệu quả cao.
+`)a#
Sáng kiến: “Một số kinh nghiệm nâng cao nghiệp vụ công tác văn thư-
lưu trữ ở Văn phòng Huyện uỷ Bảo Thắng” có thể được triển khai áp dụng ở
các Ban Xây dựng đảng, Đảng uỷ các xã, thị trấn, các chi, đảng bộ cơ sở, các cơ
quan khối đoàn thể. Theo quy định 210-QĐ/TW ngày 06/3/2009 thì tài liệu của
các Ban Xây dựng đảng, các chi, đảng bộ cơ sở, các cơ quan khối đoàn thể sau
khi hết nhiệm kỳ đều phải nộp về kho lưu trữ Huyện uỷ, vậy nếu làm tốt công
tác văn thư- lưu trữ ngay từ đầu, theo đúng trình tự thì việc nộp lưu hồ sơ, tài
liệu sẽ dễ dàng, và tránh được tình trạng tài liệu bó gói, thất lạc hay nhàu nát…
Tất cả cán bộ trong cơ quan đều sử dụng được máy tính trong soạn thảo văn
bản, gửi nhận thư tín điện tử trong nội bộ.
Trên đây là một số kinh nghiệm mà bản thân tôi đã tìm tòi, nghiên cứu,
suy nghĩ, đúc rút qua nhiều năm làm công tác Văn thư- lưu trữ tại Văn phòng
Huyện uỷ Bảo Thắng. Xin kính trình Hội đồng sáng kiến kinh nghiệm huyện
xem xét, công nhận./.
10

11