Đề tài: Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng Uỷ ban dân tộc.
LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Trong thời gian thực tập (từ 2/3/2009 đến 3/5/2009) ở UBDT được tiếp xúc
với công việc như một công chức em đã có điều kiện để tìm hiểu hoạt động của
UBDT, với sự hướng dẫn của các thầy, cô cùng với sự nghiên cứu và thu thập tài
liệu em đã quyết định chọn đề tài: “Tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ ở văn
phòng Uỷ ban dân tộc”.
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động
quản lý của Nhà nước. Hồ sơ tài liệu ghi lại các hoạt động của cơ quan vì vậy cần
phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Mặt khác, công việc của một
cơ quan, tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu do công
văn giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay
không, điều đó có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và
lãnh đạo. Mặt khác những thông tin tài liệu chứa đựng những thông tin bí mật về
chính trị, quốc phòng, an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ
chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc
đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ. Đây là nhiệm vụ rất
quan trọng của các cơ quan tổ chức. Đó cũng là những lý do để em chọn đề tài này.
Mặc dù cố gắng hết sức và được sự giúp đỡ tận tình của cô hướng dẫn song
do điều kiện về thời gian, trình độ của người viết còn hạn chế, đề tài nghiên cứu
rộng nên bài viết của em không tránh khỏi những hạn chế. Rất mong sự đóng góp ý
kiến của các thầy, cô nhằm cho bài viết của em được hoàn thiện hơn.
Thông qua đợt thực tập em xin chân thành cảm ơn văn phòng Uỷ ban dân
tộc, phòng tổng hợp cùng các thầy, cô và bè bạn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 23 tháng04 năm 2009
Sinh viên
AnouKeo Phouthakayalath
1
Chương I: Giới thiệu chung về Văn phòng Uỷ ban dân tộc

đến công tác dân tộc, báo cáo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ định kỳ và đột xuất
theo quy định.
6. Chủ trì xây dựng ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền
ban hành và tổ chức thực hiện các chính sách đặc thù, các chương trình, dự án, đề
án phát triển vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn, chính sách đối
với đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống ở vùng biên giới, vùng sâu, vùng xa, vùng
núi cao, vùng đầu nguồn các sông, suối thường xuyên phải chịu ảnh hưởng của
thiên tai.
7. Chủ trì xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền
ban hành tiêu chí xác định thành phần các dân tộc thiểu số, tiêu chí phân định các
khu vực vùng dân tộc theo trình độ phát triển, quy định việc xác định lại thành phần
dân tộc theo yêu cầu của công dân và theo quy định của pháp luật.
8. Điều tra, nghiên cứu, xây dựng bộ dữ liệu về các dân tộc thiểu số Việt Nam.
9. Chủ trì xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền
ban hành các chính sách đặc thù đối với cán bộ, công chức trong hệ thống cơ quan
làm công tác dân tộc, chính sách thu hút, tăng cường cán bộ, công chức, viên chức
công tác tại vùng dân tộc.
10. Phối hợp với các Bộ, cơ quan ngagn Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và cơ
quan, tổ chức có liên quan xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có
thẩm quyền ban hành chính sách đào tạo nguồn nhân lực, đào tạo nghề, nâng cao
dân trí ở vùng dân tộc, tiêu chí đói, nghèo vùng đồng bào dân tộc, chính sách về
bảo tồn và phát huy bản sắc, văn hoá truyền thống của các dân tộc, đảm bảo việc
thực hiện quyền dùng tiếng nói, chữ viết của đồng bào các dân tộc.
3
11. Tham gia ý kiến đối với các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của Bộ
trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương liên quan đến công tác dân tộc, kiểm tra việc thực
hiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước liên
quan đến công tác dân tộc ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ và
ở các địa phương.

tộc theo chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng chính phủ
phê duyệt.
19. Tổ chức, chỉ đạo thực hiện các hoạt động nghiên cứu khoa học, công nghệ,
môi trường trong lĩnh vực công tác dân tộc và địa bàn vùng dân tộc.
20. Hợp tác quốc tế trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Uỷ
ban dân tộc theo quy định của pháp luật.
21. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, giải quyết khiếu nại,
tố cáo, kiến nghị của công dân,thực hiện phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu
cực và xử lý các vi phạm pháp luật theo thẩm quyền của Uỷ ban dân tộc.
22. Quản lý và tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chế
độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức
nhà nước thuộc phạm vi quản lý của uỷ ban dân tộc, đào tạo bồi dưỡng về chuyên
môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức và những người làm công tác
dân tộc, xây dựng tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của ngạch công chức thuộc
ngành, lĩnh vực do Uỷ ban dân tộc được phân công phân cấp quản lý để Bộ Nội vụ
ban hành; ban hành tiêu chuẩn chức danh của người đứng đầu cơ quan làm công tác
dân tộc thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
23. Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm, phối hợp với Bộ tài chính lập, tổng
hợp dự toán thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi để trình Chính
phủ, quản lý, tổ chức thực hiện và quyết toán ngân sách nhà nước thực hiện các
nhiệm vụ về ngân sách nhà nước, tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật.
5
24. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ giao và theo quy định của pháp luật.
1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy
2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ ban dân tộc.
2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Văn phòng là đơn vị của Uỷ ban dân tộc (sau đây gọi tắt là uỷ ban) có chức năng
giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban dân tộc (sau đây gọi tắt là Bộ trưởng, chủ
nhiệm) theo dõi, đôn đốc các Vụ, đơn vị trực thuộc thực hiện chương trình, kế

Vụ
tuyên
truyền
Vụ địa
phương
I
Vụ địa
phương
II
Vụ địa
phương
III
Viện
dân
tộc
Trường
cán bộ
dân tộc
Trung
tâm
thông
tin
Tạp
chí
dân
tộc
Báo
dân
tộc và
phát

ban, thực hiện in ấn, sao chụp, đánh máy tài liệu và phát hành các văn bản của Uỷ
ban, quản lý, sử dụng con dấu của Uỷ ban và văn phòng theo quy định.
7. Thường trực tham gia giúp lãnh đạo Uỷ ban về thực hiện nhiệm vụ cải cách thủ
tục hành chính, chủ trì việc rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính, theo dõi việc
7
chấp hành của cán bộ, công chức, viên chức các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban đối
với nội quy, quy chế làm việc, quy chế văn thư và các quy chế khác của Uỷ ban;
chủ trì nghiên cứu xây dựng và tổ chức thực hiện việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn
ISO trong hoạt động của cơ quan Uỷ ban.
8. Quản lý các nguồn kinh phí hành chính, sự nghiệp được phân bổ cho văn phòng
và các nguồn kinh phí khác do lãnh đạo Uỷ ban giao, lập dự toán và tổ chức thực
hiện dự toán, quyết toán thu chi ngân sách được giao; giải quyết các thủ tục cấp
phát kinh phí phục vụ cho các hoạt động thường xuyên, đột xuất của Uỷ ban theo
quy định.
Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban xây dựng quy định, quy chế
quản lý tài chính theo chức năng, nhiệm vụ được giao và theo phân công của lãnh
đạo Uỷ ban.
9. Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện đi lại, trang thiết bị và
điều kiện làm việc của cơ quan Uỷ ban. Lập kế hoạch hằng năm và tổ chức thực
hiện việc mua sắm, sửa chữa các phương tiện, vật tư kỹ thuật và các trang thiết bị
khác phục vụ cho hoạt động của Uỷ ban.
10. Thực hiện nhiệm vụ xây dựng cơ bản và sửa chữa, tu bổ trụ sở làm việc của Uỷ
ban theo chủ trương hiện đại hoá công sở cơ quan hành chính.
11. Tổ chức thực hiện công tác thường trực, bảo vệ, phòng cháy và chữa cháy, công
tác quân sự địa phương dân quân tự vệ, thực hiện nhiệm vụ chỉ huy trưởng ban chỉ
huy quân sự cơ quan uỷ ban Uỷ ban theo quy định, công tác y tế, vệ sinh môi
trường và bảo đảm cảnh quan trong cơ quan ủy ban.
12. Thực hiện nhiệm vụ Thường trực Hội đồng thi đua – khen thưởng của uỷ ban.
Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban, cơ quan làm công tác dân
tộc địa phương và các cơ quan có liên quan tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen

Chánh văn phòng là chủ tài khoản của văn phòng, do Bộ trưởng, chủ nhiệm bổ
nhiệm và miễn nhiệm, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, chủ nhiệm về toàn bộ
hoạt động của Văn phòng.
Các Phó chánh văn phòng do Bộ trưởng, chủ nhiệm bổ nhiệm và miễn nhiệm theo
đề nghị của Chánh văn phòng. Phó chánh văn phòng giúp chánh văn phòng phụ
trách một số mặt công tác của văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh văn
phòng về nhiệm vụ được phân công.
2. Các phòng chức năng:
Lãnh đạo phòng gồm có Trưởng phòng và các phó trưởng phòng (đối với Đội xe là
đội trưởng, đội phó), do Bộ trưởng Chủ nhiệm bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đề
nghị của Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về tổ chức
thực hiện các nhiệm vụ của phòng theo quy định và theo phân công của lãnh đạo
văn phòng.
10
CHÁNH VĂN PHÒNG
Phòng
thư ký
tổng
hợp
Phòng
hành
chính
Phòng
quản
trị
Phòng
kế
toán
tài vụ
Phòng

ở Văn phòng Uỷ ban dân tộc
1. Cơ sở lý luận của công tác văn thư lưu trữ.
1.1 Công tác văn thư, ý nghĩa của công tác văn thư
Quy định tại Nghị định 110/2004/CP về công tác văn thư:
- Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về
soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản tài liệu khác hình thảnh trong quá
trình hoạt động của các cơ quan tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác
văn thư.
Công tác văn thư hay còn gọi là công tác văn thư giấy tờ là một trong những
phương tiện cần thiết trong hoạt động của Đảng và Nhà nước các đoàn thể, tổ chức
xã hội, kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang dùng để lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện chức
năng nhiệm vụ của mình. (giáo trình công tác hành chính văn phòng trong cơ quan
Nhà nước).
Công văn giấy tờ của một cơ quan, tổ chức, đơn vị xí nghiệp của nhà nước
dùng để công bố truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật
của nhà nước để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp để ghi chép kinh
nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết. Là cánh tay giúp đỡ cho
lãnh đạo vì công văn, giấy tờ, tài liệu phản ánh đầy đủ tình hình một cơ quan, tổ
chức, nhiệm vụ và ưu điểm, khuyết điểm của cơ quan đó.
Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung nêu trên trong một cơ quan, tổ
chức do nhiều bộ phận cùng tham gia theo chức trách do thủ trưởng cơ quan quy
định như cán bộ chuyên viên làm công tác nghiên cứu có trách nhiệm xem xét,
nghiên cứu khởi thảo công văn, tài liệu cần thiết và lập hồ sơ công việc của mình
để cuối năm nộp cho bộ phận lưu trữ cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm
sửa chữa công văn, duyệt ký công văn, nhân viên văn thư có trách nhiệm tiếp nhận
12