Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
Lêi n ã i ®Çu
Đất nước ta đang trong thời kỳ hội nhập xu thế toàn cầu, thực hiện công
nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Công tác quản trị văn phòng và công tác văn thư
trong giai đoạn hội nhập hiện nay là một trong những biện pháp thúc đẩy cải cách
hành chính, góp phần làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động
của các cơ quan hành chính Nhà nước. Với mục đích phải nâng cao hiệu lực và
hiệu quả hoạt động, từng bước hiện đại hóa nền hành chính, chuyển đổi bộ máy
hành chính theo hướng chuyên nghiệp với chức năng phục vụ có hiệu quả nhất cho
nhu cầu của mọi người dân.
Mặt khác, làm tốt công tác quản trị văn phòng và công tác văn thư sẽ góp
phần tích cực trong quá trình hội nhập nói chung và nâng cao hiệu lực hoạt động
quản lý của hệ thống hành chính nhà nước nói riêng. Bởi lẽ làm tốt công tác văn
thư sẽ đảm bảo thông tin được thông suốt, chính xác, kịp thời cho hoạt động quản
lý của các cơ quan, nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan nói riêng và nhà
nước nói chung. Tích cực góp phần vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ - một
thói quen cố hữu trong nền hành chính của nước ta. Có thể coi đây là một trong
những biện pháp hữu hiệu làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt
động của cơ quan hành chính Nhà nước.
Như vậy, nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản trị văn phòng và công
tác văn thư trong quản lý hành chính hiện nay và cùng với những kiến thức đã
được học, những tiếp cận thực tế qua đợt thực tế nhóm đã chọn đề tài: “Công tác
Văn thư tại Văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam” để làm nội dung cho bài tiểu
luận của nhóm em gồm:
Tiểu luận gồm những nội dung như sau:
Phần I: Khảo sát về cơ quan
Phần II: Thực trạng công tác Văn thư tại UBND tỉnh Quảng Nam.
Phần III: Kết luận và kiến nghị
Trong quá trình thực tế được sự quan tâm của các anh chị, cô chú trong
UBND tỉnh Quảng Nam và sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn thầy Phạm
Văn Hoành, đã giúp em hoàn thành bài thực tế này. Do thời gian nghiên cứu thực

riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh; sự
chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Chính
phủ.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
a. Tham mưu tổng hợp, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh
- Xây dựng, quản lý chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh theo
quy định của pháp luật.
- Theo dõi, đôn đốc các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành
phố thực hiện chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh và Quy chế làm
việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Phối hợp thường xuyên với các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân các
huyện, thành phố trong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề án, dự án, dự thảo
văn bản quy phạm pháp luật trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định theo
quy định của pháp luật.
- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối với các
đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo quan trọng theo chương
Nhóm 1 2
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh và các công việc khác do các Sở, Ban, ngành,
Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố liên quan trình Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các báo
cáo theo sự phân công của Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Chủ trì, phối hợp với các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện,
thành phố liên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thường kỳ, bất thường,
các cuộc họp và hội nghị chuyên đề khác của Ủy ban nhân dân tỉnh, các cuộc họp
của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
b. Tham mưu tổng hợp, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Xây dựng, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt và đôn đốc thực
hiện chương trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh; kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh những nhiệm vụ trọng

3. Cơ cấu tổ chức.
Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ, đơn vị trực thuộc của văn phòng
UBND tỉnh bao gồm 9 phòng:
- Phòng Hành chính – Tổ chức.
- Phòng Quản trị - Tài vụ.
- Phòng tiếp công dân.
- Phòng Tổng hợp.
- Phòng Kinh tế Tổng hợp.
- Phòng Kinh tế ngành.
- Phòng Văn xã,.
- Phòng Nội chính.
- Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính.
II. VỀ VĂN PHÒNG.
Phòng Hành chính – Tổ chức thuộc thẩm quyền riêng. Có chức năng nhiệm
vụ: Phòng Hành chính tham mưu giúp lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh.
1. Chức năng.
- Giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh kiểm tra về thể thức, thủ tục trước khi
trình UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh.
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng.
- Tổ chức tiếp nhậ văn bản đến, phát hành và quản lý các văn bản của
UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh, văn phòng UBND tỉnh.
- Tổ chức bộ máy, biên chế, đào tạo, chế độ, khen thưởng, kỷ luật và bảo vệ
cơ quan của cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan văn phòng.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Tổ chức việc tiếp nhận, phân phối văn bản, báo chí gửi đến UBND tỉnh,
chủ tịch UBND tỉnh, văn phòng UBND tỉnh. Thông báo các văn bản sai thể thức, kỹ
thuật trình bày; chuyển trả văn bản gửi đến không đúng thể thức, thẩm quyền; theo
dõi, đôn đốc quá trình xử lý văn bản, hồ sơ ở các phòng, trung tâm thuộc văn phòng.
- Kiểm tra về thể thức, thủ tục ban hành trước khi trình các văn bản, hồ sơ
cho UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh, văn phòng UBND tỉnh. Kiểm tra hồ sơ trình

+ Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân.
+ Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
+ Tiếp nhận các dự thảo văn bản từ các phòng ban chuyên môn để kiểm tra
và trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành.
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu và ngày
tháng, đóng dấu mức độ mật, khẩn.
+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển giao
văn bản đi.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng bản lưu.
+ Quản lý sổ sách đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục cấp giấy giới thiệu,
giấy đi đường cho cán bộ công chức, viên chức.
+ Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và một số con dấu tên của lãnh
đạo cơ quan và các lãnh đạo phòng, ban.
+ Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trưc cơ quan.
- Hiện nay, tại văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có 6 cán bộ được bố trí làm
công tác văn thư:
+ Là cán bộ thuộc biên chế văn phòng phòng Hành chính của văn phòng
UBND tỉnh Quảng Nam.
+ Trình độ: Trung cấp, cao đẳng, đại học.
+ Giới tính: 5 nữ, 1 nam.
+ Làm việc theo chế độ thủ trưởng tại văn phòng của UBND tỉnh Quảng
Nam, Chánh Văn phòng là người đứng đầu, văn thư làm theo ý kiến chỉ đạo của
Chánh Văn phòng.
+ Đối với các phòng ban khác thuộc văn phòng UBND tỉnh thì văn phòng không
phải là đơn vị cấp trên hay cấp dưới của phòng, ban khác do đó mối quan hệ văn thư của
văn phòng và các đơn vị thuộc phòng ban khác là quan hệ phối hợp công tác.
+ Văn thư là người thường xuyên cập nhật và áp dụng các văn bản mới của
Chính phủ, Bộ Nội vụ,… quy định hướng dẫn về các khâu nghiệp vụ chuyên môn
của công tác văn thư vào thực tế của văn phòng.
+ Văn thư của văn phòng UBND tỉnh hằng năm cũng được tập huấn về công

“khẩn” được bóc bì trước để giải quyết kịp thời.
- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo Thông tư số
12/2002/TT-BCA ngày 11 tháng 9 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Công An hướng
dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002.
- Sau khi bóc bì văn thư tiến hành việc đóng dấu văn bản đến. Tất cả văn
bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư đều được đóng dấu “đến” ghi số đến và
ngày đến, kể cả giờ đến trong các trường hợp cần thiết.
- Chánh Văn phòng căn cứ vào nội dung của văn bản đến, quy chế làm việc
của văn phòng UBND tỉnh, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban của từng cán
bộ trong cơ quan để cho ý kiến phân phối.
Nhóm 1 7
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
- Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “đến”.
Sau đó đăng ký văn bản đến vào sổ.
- Mẩu sổ đăng ký văn bản đến (trên máy).
Số
đến
Ngày
đến
Cơ
quan
ban
hành
Số và
ký
hiệu
gốc
văn
bản
Tên

Tất cả các văn bản đi của UBND tỉnh văn thư đều có quyền kiểm tra về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản, để đảm bảo tính chuẩn xác về thể thức trình bày
văn bản theo đúng thông tư số 01 của Bộ Nội Vụ, sau khi đã kiểm tra nếu không có
gì sai xót thì tiến hành đăng ký vào sổ văn bản đi như: ghi số, ký hiệu và ngày
tháng của văn bản, ngày tháng của văn bản đi là ngày thời điểm ký ban hành văn
bản, ghi nội dung văn bản, và các yêu cầu khác trong sổ đăng ký văn bản đi.
Ngày tháng của công văn là ngày phát hành văn bản, số của văn bản đi được lấy
theo số thứ tự của từng loại văn bản.
Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi
Sổ đăng ký văn bản đi của UBND tỉnh được chia làm 02 sổ:
- Sổ đăng ký văn bản đi: Quyết định, Tờ trình, Báo cáo, Hợp đồng
- Sổ đăng ký văn bản đi: Công văn, Thông báo, Giấy mời
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Số, ký
hiệu
văn
bản
Ngày
tháng
văn
bản
Tên loại và
trích yếu
nội dung
Người
ký
Nơi
nhận
văn
bản

ký nhận gửi bưu điện.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi.
Ngày
chuyển
Số, ký hiệu
văn bản
Nơi nhận văn
bản
Ký nhận Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5)
Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất là hai bản chính, một bản lưu ở văn thư cơ
quan để tiện cho việc kiểm tra thực hiện, một bản lưu vào hồ sơ công việc của đơn
vị, phòng ban làm ra và có trách nhiệm giải quyết công việc trong nội dung văn
bản. Văn thư lưu bản gốc.
c. Quản lý văn bản nội bộ
Những văn bản giấy tờ sổ sách sử dụng trong nội bộ cơ quan do chính cơ
quan ban hành như: Các quyết định nhân sự, thông báo, giấy giới thiệu, sổ sao văn
bản được tổ chức giống văn bản đi – đến.
Đối với văn bản mật đi trong cơ quan phát hành mỗi năm là rất ít nên văn
thư không lập sổ riêng mà ghi chung vào sổ thường, ghi mức độ mật vào cột ghi
chú thuận lợi cho việc tra tìm.
Nhóm 1 9
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
3.Công tác lập hồ sơ.
Công tác lập hồ sơ được thực hiện theo quy định tại khoản 2, điều 21 Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ.
Việc lập hồ sơ tại cơ quan được thực hiện theo phương pháp lập hồ sơ hiện
hành và lưu trữ tài liệu, hồ sơ tại phòng văn thư UBND tỉnh.
Văn thư tiến hành lập hồ sơ lưu trữ tại phòng làm việc của văn thư, việc thực
hiện lập hồ sơ lưu trữ được văn thư thực hiện vào cuối mỗi tuần làm việc.

hộp đã phân loại sẵn và cất lên giá giá tủ theo thứ tự các cặp hộp đã đánh số sẵn.
- Việc biên mục hồ sơ chỉ thực hiện đối với các tập lưu công văn và quyết
định của cơ quan, do tính chất hai loại văn bản này được ban hành nhiều nhất trong
các loại văn bản nên văn thư dự kiến phân số lượng cặp họp để bỏ lưu văn bản,
trong một tập lưu công văn hoặc quyết định của cơ quan thì tổ chức lưu khối tài
liệu của 04 tháng ( ví dụ từ tháng 01 đến tháng 04), sau đó văn thư tiến hành biên
mục bên ngoài tức chỉ viết thông tin tại phần mẫu gáy của tập lưu như: từ ngày đến
ngày, từ số đến số, mà không có biên mục bên trong.
b) Các loại cặp hồ sơ lưu trữ hiện hành:
Đối với những văn bản đến thì văn thư tiến hành phân loại và lưu theo đặc
trưng đơn vị, tổ chức bao gồm các cặp như:
- Tập lưu văn bản đến: Quyết định, Báo cáo của UBND tỉnh,
- Tập lưu văn bản đến của Bộ LĐTB&XH
- Tập lưu văn bản đến của Sở, Ban, ngành
- Tập lưu văn bản đến của Chính phủ
- Tập lưu văn bản đến của Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân
Đối với những văn bản đi thì văn thư lưu bản gốc, tất cả các bản gốc sẽ được
đóng dấu và tiến hành phân loại lưu trữ, việc lưu trữ văn bản đi của UBND tỉnh
được văn thư sắp xếp theo đặc trưng tên gọi văn bản bao gồm:
- Tập lưu Quyết định
- Tập lưu Công văn
- Tập lưu Giấy mời
- Tập lưu Thông báo
- Tập lưu Báo cáo
- Tập lưu Tờ trình
Sau khi phân văn bản ra từng loại cụ thể nêu trên thì văn thư tiến hành sắp
xếp đưa văn bản vào cặp lưu trữ theo đặc trưng số thứ tự của văn bản.
Tất cả các văn bản được sắp xếp theo các cách phân loại như trên, và cho vào
kẹp ba dây, và đưa lên tủ đựng tại phòng văn thư. Ngoài bìa của kẹp tập lưu hồ sơ
hiện hành không mẫu bìa, mà chỉ có những thông tin tại phần mẫu gáy của kẹp.

+ Chủ tịch
+ KT. Chủ tịch (phó Chủ tịch)
+ Thừa lệnh Chủ tịch ( chánh văn phòng )
- Dấu tên: tên của Chủ tịch, các phó Chủ tịch, Chánh văn phòng, Trưởng và
phó của các phòng…
- Các loại dấu như: dấu công văn đến, dấu sao y, dấu sao lục, dấu chỉ mức
độ khẩn, dấu nổi…
b. Nguyên tắc đóng dấu:
- Nhìn chung việc quản lý và sử dụng con dấu tại Sở được thực hiện đúng
theo quy định của nhà nước và pháp luật.
- Việc đóng dấu của UBND tỉnh được thực hiện theo đúng Nghị định
110/2004/NĐ-CP của Chính phủ
Nhóm 1 12
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
c. Bảo quản và sử dụng con dấu:
- Dấu của UBND tỉnh Quảng Nam do cán bộ văn thư trực tiếp quản lý và sử
dụng đúng theo Điều 25, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư. Việc quản lý con dấu được thực hiện rất nghiêm
ngặt. Tất cả các loại dấu đều được nhân viên văn thư cất vào hộp để dấu, bỏ vào một
ngăn tủ riêng và khóa cẩn thận, khi cần mới lấy ra sử dụng, chỉ có cán bộ văn thư
mới được quản lý và sử dụng các loại dấu.
Nhóm 1 13
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
Phần III
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
I. NHẬN XÉT.
1. Ưu điểm.
- Việc mỗi phòng ban tự soạn thỏa văn bản giúp giảm bớt khối lượng công
việc của văn thư.
- Văn phòng có đầy đủ trang thiết bị như máy tính, máy in, máy fax… giúp

Nhóm 1 14
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
- Cần bố trí thêm phòng lưu trữ hồ sơ và bổ sung thêm cán bộ làm công tác lưu
trữ tại cơ quan,
- Cần có quy định chặt chẽ về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của các
phòng, ban về lưu trữ cơ quan.
Nhóm 1 15
Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành
Mục lục
Lời nói đầu: Trang 1
PHẦN IKHẢO SÁT CHUNG VỀ CƠ QUAN Trang 2
I. Khái quát cơ quan Trang 2
II. Vị trí và nhiệm vụ Trang 2
PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠIVĂN PHÒNG UBND TỈNH QUẢNG NAM. Trang 5
I. Hoạt động quản lý công tác văn thư Trang 5
II. Tổ chức nghiệp vụ Trang 6
PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ Trang 11
I. Nhận xét Trang 10
II. Kiến nghị Trang 12
Nhóm 1 16