Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
MỤC LỤC
Trần Thị Quyên
Lớp Quản trị văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT
Từ, cụm từ viết tắt
Từ, cụm từ viết đầy đủ
1.
UBND
Uỷ ban nhân dân
2.
CV
Công văn
8
CBCCVC
Cán bộ công chức, viên chức
Trần Thị Quyên
Lớp Quản trị văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Trong bối cảnh nhân loại đang đứng trước thềm thế kỷ mới, xu thế hội
nhập và phát triển với các nước trên thế giới, đòi hỏi công tác phát triển đào tạo
cán bộ văn phòng để có thể đáp ứng được cung cấp nguồn nhân lực cho các cơ
quan nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp.
Trước tình hình đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở ra khoa Quản trị
văn phòng nhằm đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ, năng động, sáng tạo, nhiệt tình
trong công việc, có trình độ chuyên môn để phục vụ cho cơ quan Nhà nước. Tuy
bước đầu có gặp nhiều khó khăn nhưng nhà trường vẫn không ngừng đổi mới
phương pháp dạy và học nhằm nâng cao hiệu quả giảng dạy cho cả giảng viên
Trần Thị Quyên
4
Lớp Quản trị văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
1. Lý do chọn đề tài
Trong bất kỳ cơ quan,tổ chức nhà nước nào cũng như trong các doanh
nghiệp thì văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa nhà nước với nhân
dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.Vì
vậy, công tác văn thư, văn phòng có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn
vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.
Để đi sâu tìm hiểu rõ hơn về những thuận lợi và khó khăn trong công tác văn
phòng, văn thư tại văn phòng UBND huyện Sơn Dương em đã chọn đề tài này.
2. Mục tiêu của đề tài
Qua chuyến đi thực tế này em muốn nghiên cứu và tìm hiểu về các hoạt
động và tổ chức của văn phòng. Và đặc biệt em muốn tìm hiểu kỹ hơn về tổ
chức Văn thư của cơ quan.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Sơn Dương và Văn phòng UBND huyện ; tìm hiểu khái quát về tổ chức
7.Quy chế làm việc của UBND huyện Sơn Dương khóa XIX nhiệm kỳ
2011-2016
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Từ trước đến nay đã có rất nhiều tài liệu của các nhà giáo sư, tiến sĩ, thạc
sĩ và các bạn học sinh, sinh viên nghiên cứu về hoạt động công tác văn
phòng,văn thư tại các cơ quan hành chính Nhà nước. Ngày nay, xã hội ngày
càng phát triển công việc sổ sách, giấy tờ cũng được chú trọng hơn. Nó ngày
càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước
nói chung và của từng cơ quan nói riêng.
Hiểu rõ tầm quan trọng đó, em đã quyết định chọn công tác văn thư,văn
phòng làm đề tài nghiên cứu cho mình trong kỳ thực tập cuối khóa này và em
mong nó sẽ nhận được kết quả xứng đáng cho công sức mà mình đã bỏ ra.
6. Phương pháp nghiên cứu
Do chủ đề nghiên cứu khá rộng nên trong quá trình làm bài em đã xử
dụng một số phương pháp nghiên cứu như:
Phương pháp quan sát.
Phương pháp thống kê.
Phương pháp so sánh,.
Phương pháp phân tích tổng hợp.
Việc sử dụng các phương pháp trên nhằm làm sáng tỏ cho đề tài nghiên cứu.
7.Bố cục của đề tài
Gồm 3 phần:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng ở UBND huyện Sơn Dương
Trần Thị Quyên
6
Lớp Quản trị văn phòng K1D
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Ban tổ chức chính quyền tỉnh Tuyên Quang quy định UBND có nhiệm vụ
và quyền hạn trong việc thực hiện quản lý Nhà nước.
Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực kinh tế, nông nghiệp,
công nghiệp, lâm nghiệp, văn hóa giáo dục và y tế và các lĩnh vực xã hội khác.
•
Trong lĩnh vực kinh tế
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc
thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương.Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn,
kiểm tra UBND xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị
quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương
theo quy định của pháp luật;
•
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai
Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến
khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức
thực hiện các chương trình đó;
Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ trên
địa bàn;
•
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện .
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử;
Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào
về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
Trần Thị Quyên
9
Lớp Quản trị văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
Trần Thị Quyên
10
Lớp Quản trị văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp
bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội.Chỉ đạo
việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác
thi hành án theo quy định của pháp luật.
1.1.3.Cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào tình hình đặc điểm của địa phương, UBND huyện Sơn Dương
có cơ cấu tổ chức gồm:
Chủ tịch UBND huyện- Ông Lê Hồng Quang: Là người đứng đầu cơ quan
khối UBND , có nhiệm vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của UBND
huyện.
Phó chủ tịch ( Văn xã )-Bà Phạm Thị Nhị Bình: Quản lý các hoạt động
Văn hóa- xã hội trên toàn huyện và báo cáo chịu trách nhiệm trước chủ tịch
UBND huyện.
Phó chủ tịch( phụ trách đất đai,TTXD, và GPMB )-Ông Hà Quang Chúc:
Theo dõi, giải quyết các công việc về đất đai, thanh tra xây dựng, giải phóng mặt
bằng trên địa bàn huyện và chương trình xây dựng cơ bản trước chủ tịch UBND
huyện.
Trung tâm văn hóa TT-TT
Đài truyền thanh
Hội chữ thập đỏ
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất
Ban bồi thường và giải phóng mặt bằng
Trung tâm quản lý dự án đầu tư và xây dựng công trình
Ban quản lý chợ
Thư viện
Trần Thị Quyên
12
Lớp Quản trị văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
*.Các cơ quan Đảng,Đoàn thể huyện gồm có:
VP Huyện ủy
Ban Tuyên giáo
Ban kiểm tra
Ban dân vận
Ban tổ chức
Hội nông dân
Hội cựu chiến binh
Hội liên hiệp phụ nữ
•
nhằm thực hiện thắng lợi các chỉ tiêu phát triển KT-XH, ANQP trên địa bàn.
*Công tác tổ chức và phục vụ các cuộc họp của UBND:
Để tổ chức các kỳ họp đúng thời gian, đạt kết quả tốt, Văn phòng đã phối
hợp với các phòng ban chuyên môn xây dựng các báo cáo, tờ trình, nghị quyết
đảm bảo chất lượng. Các văn bản, tài liệu phục vụ kỳ họp được gửi đến đại biểu
UBND đúng thời gian quy định.
*Công tác tham mưu soạn thảo, ban hành và đôn đốc thực hiện văn
bản:
Thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND soạn thảo và ban hành các
loại văn bản, bộ phận chuyên viên và lãnh đạo Văn phòng đã thường xuyên
nghiên cứu, học tập kinh nghiệm nhằm từng bước nâng cao chất lượng các văn
bản ban hành. Các văn bản được soạn thảo, kiểm tra kỹ trước khi ban hành để
hạn chế tối thiểu các sai sót về nội dung và thể thức.
* Công tác văn thư
Trong năm 2015, Bộ phận văn thư đã có nhiều cố gắng, thực hiện tốt việc
quản lý công văn đi, công văn đến. Việc chuyển giao, phân phối, xử lý văn bản,
tài liệu đến nơi nhận đúng quy định, đảm bảo chế độ bảo mật thông tin của Nhà
nước (trong năm đã tiếp nhận 510 văn bản, sao lục 08 văn bản và soạn thảo 55
văn bản có nội dung bí mật). Công tác quản lý công văn đi và đến đã được thực
hiện trên phần mềm Văn phòng điện tử mOffice nên đã đảm bảo được tiến độ xử
Trần Thị Quyên
14
Lớp Quản trị văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
15
Lớp Quản trị văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND ;
4. Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của UBND; tổ chức việc
thu thập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND
và Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; chịu trách nhiệm rà soát trình tự thủ
tục, thể thức văn bản trước khi trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch UBND xem
xét, quyết định;
5. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân
dân huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có
liên quan. Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chức năng
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó;
6. Quản lý thống nhất về việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; tham mưu giúp Ủy ban nhân huyện về công
tác dân tộc;
7. Chủ trì và phối hợp với phòng Nội vụ huyện và các cơ quan liên
quan trong việc thực hiện rà soát thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân huyện,
xã - thị trấn;
8. Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực
hiện công tác cải cách hành chính thuộc phạm vi của Văn phòng;
b) Các Phó Chánh Văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo
một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ
được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh văn phòng
được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các họat động của Văn phòng Ủy
ban nhân dân huyện.
c) Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, cho từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó
Chánh Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định theo quy định
của pháp luật.
2. Công chức chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác Văn phòng phải là
những người có phẩm chất chính trị và đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn,
nghiệp vụ, am hiểu về ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách
3. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ nêu trên, đặc điểm tình hình cụ thể
đơn vị, trình độ năng lực cán bộ, Văn phòng tổ chức thành các bộ phận gồm:
- Tổ Tiếp công dân;
- Tổ Tiếp nhận và trả kết quả;
- Tổ Tổng hợp;
- Tổ Kế toán – Tài vụ - Quản trị;
- Tổ hành chính – Văn thư – Lưu trữ;
- Tổ Tin học.
•
Sơ đồ tổ chức bộ máy của văn phòng UBND huyện Sơn Dương
( Xem phụ lục 02)
1.2.3.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí
trong văn phòng UBND huyện Sơn Dương
Trần Thị Quyên
17
sẽ mô phỏng lại cụ thể như sau:
Chánh văn phòng
Chánh văn phòng là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn
phòng, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng theo đúng quy định pháp
luật.Giúp Thường trực HĐND và Chủ tịch UBND huyện xây dựng chương trình
công tác của HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện. Tổng hợp xây dựng
báo cáo năm của UBND huyện.
Dự, ghi biên bản các cuộc họp của Thường trực HĐND và UBND huyện,
chịu trách nhiệm về nội dung và kỹ thuật văn bản sau khi đã được Chủ tịch, Phó chủ
tịch HĐND - UBND huyện kết luận trong hội nghị hoặc trong các buổi làm việc
Quản lý và chịu trách nhiệm về phát hành tất cả các văn bản của HĐND UBND huyện, khi cần thiết yêu cầu các phòng, ban, xã, thị trấn cung cấp tài
liệu, báo cáo thông tin cho HĐND - UBND huyện. Thừa lệnh của Thưởng trực
HĐND - UBND huyện ký kết luận thông báo của Chủ tịch (Phó chủ tịch thay
Trần Thị Quyên
18
Lớp Quản trị văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
mặt Chủ tịch) HĐND - UBND huyện đối với một số công việc cụ thể, ký giấy
giới thiệu, các công văn hành chính giao dịch, giấy mời họp của HĐND UBND huyện, được ký vào các văn bản trình Chủ tịch, các Phó chủ tịch HĐND
- UBND huyện ký.Trực tiếp quản lý bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo
cơ chế “một cửa” của UBND huyện.
Quản lý và chịu trách nhiệm về hiệu quả sử dụng cán bộ, nhân viên trong
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
công tác tôn giáo huyện: Phối hợp với các ngành chức năng, nắm bắt tình hình
chương trình công tác, tham mưu đề xuất với lãnh đạo UBND trong quản lý nhà
nước về hoạt động tôn giáo trên địa bàn huyện theo đúng đường lối của Đảng,
chính sách pháp luật của Nhà nước.
Chủ động theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động và kết quả hoạt động các
lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng tổng hợp báo cáo tình
hình định kỳ hàng tháng, hàng quý. Được Chánh văn phòng giao phụ trách các
công việc khác khi cần thiết, ký thay Chánh văn phòng các công văn để đôn đốc,
nhắc nhở các phòng, ban, ngành, xã, thị trấn chuẩn bị thông tin, báo cáo phục vụ
cho HĐND - UBND huyện.
3.Chuyên viên
Với chức năng và nhiệm vụ được giao, mỗi chuyên viên được phân
công theo dõi phụ trách địa bàn. Chủ động trong công tác, phối kết hợp chặt chẽ
để cùng cơ quan UBND hoàn thành chương trình, kế hoạch đã đề ra và đề xuất ý
kiến giải quyết các vụ việc khi xảy ra tại địa bàn được phân công phụ trách. Báo
cáo bằng văn bản kết quả thẩm tra, xác minh của mỗi vụ việc để trình UBND
cho ý kiến kết luận. Đồng thời phải chịu trách nhiệm trước cấp trên về những
văn bản xác minh được phân công giải quyết.
Thường xuyên sâu sát cơ sở, nắm bắt kịp thời hoạt động của cấp huyện,
UBND huyện trong địa bàn mình phụ trách. Phản ánh kịp thời với lãnh đạo hoặc
tập thể cơ quan UBND những vấn đề phức tạp để thống nhất biện pháp giải
quyết, đồng thời đảm bảo mối quan hệ công tác với các tổ chức thuộc Huyện
trong lĩnh vực công tác theo chức năng, nhiệm vụ của mình.
4. Nhân viên Văn thư
Giúp Chánh văn phòng tổ chức, quản lý việc tiếp nhận công văn giấy tờ,
6. Nhân viên phục vụ
Phục vụ tốt điều kiện làm việc của lãnh đạo HĐND - UBND huyện, phục
vụ tốt các hội nghị, các cuộc họp, làm việc đón tiếp khách của lãnh đạo HĐND UBND huyện và Văn phòng.Quản lý giữ gìn vệ sinh tài sản được trang bị cho
hội trường, phòng họp, phòng khách, nhà khách. Chủ động tham mưu đề xuất
với lãnh đạo văn phòng trang bị, thay thế bổ sung, nâng cấp tài sản để phục vụ
tốt cho yêu cầu công tác của cơ quan.
7. Nhân viên lái xe
Thực hiện nghiêm lệnh điều xe của lãnh đạo Văn phòng. Đảm bảo an toàn
về người và tài sản, đảm bảo xe thường xuyên sạch khi đưa đón lãnh đạo cơ
quan đi công tác.Mỗi lái xe phải có sổ theo dõi lịch trình xe để kiểm tra đối
chiếu cuối tháng làm cơ sở cho việc quyết toán tiền xăng.Thường xuyên bảo
quản, bảo dưỡng, kiểm tra kịp thời phát hiện hư hỏng xe để báo cáo lãnh đạo
giải quyết. Trường hợp giải quyết trên đường đi công tác phải báo cáo lại ngay
sau khi thực hiện xong nhiệm vụ.Không tự ý sử dụng xe khi chưa có lệnh điều
Trần Thị Quyên
21
Lớp Quản trị văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
động của lãnh đạo cơ quan và Văn phòng. Chủ động đề xuất giải quyết kịp thời,
đủ thủ tục quy định của nhà nướcvề lưu hành xe. Chấp hành một số công việc
khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
8. Tổ bảo vệ
mặt của cơ quan vì đó là đầu mối của giao tiếp, là bộ phận đảm bảo thông tin
bằng văn bản phục vụ cho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan. Chính vì
vậy bất cứ một cơ quan nào dù quy mô lớn hay nhỏ cũng không thể thiếu bộ
phận văn thư.
Công tác văn thư là công tác gắn liền với hoạt động phục vụ sự chỉ đạo
điều hành công việc của cơ quan. Văn phòng UBND huyện Sơn Dương tổ chức
công tác văn thư theo mô hình tập trung một đầu mối ở văn thư cơ quan sau đó
sẽ chuyển giao văn bản đến nơi nhận. Cách tổ chức này giúp văn thư cơ quan
quản lý, kiểm soát chặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công việc. Tra
cứu tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất, đồng thời nâng
cao trách nhiệm của nhân viên khi làm công tác này cao hơn, công tác văn thư
tại phòng văn thư cơ quan do 01 cán bộ chuyên trách có trình độ Trung cấp Văn
Trần Thị Quyên
23
Lớp Quản trị văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
thư – Lưu trữ đảm nhận.Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại
Văn thư để đăng ký, chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký,
phát hành tại Văn thư cơ quan.
Phòng Văn thư của Văn phòng UBND huyện là một phòng khép kín,
được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành chuyên môn như: Bàn
ghế ngồi làm việc, điện thoại, quạt, máy tính, máy in, mày scan văn bản, giá tủ
Nội
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Sơn Dương
UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
NĂM
Từ ngày.........Đến ngày...........
Từ số.............
Đến số..........
Quyển số:....
* Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Trình ký văn bản đi
Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng
của văn bản
Đăng ký văn bản đi
Đóng dấu văn bản đi
Chuyển giao văn bản đi
Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu
•
-
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản cán văn phòng cần kiểm
Copyright: Tài liệu đại học ©