TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TIỂU LUẬN
MÔN KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA
Đề bài:
Anh (chị) hãy khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện
các văn bản của một cơ quan cụ thể.

Sinh viên thực hiện: Trần Thị Quyên
Lớp: Quản trị văn phòng K1D
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Mạnh Cường

HÀ NỘI - 2015


MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND
HUYỆN SƠN DƯƠNG...........................................................................................2
I.Giới thiệu tóm tắt về lịch sử hình thành và phát triển của UBND huyện Sơn Dương.........................2
II: Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của UBND huyện Sơn Dương........................5
2.1.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sơn Dương.................................................................................5
2.2. Chức năng,nhiệm vụ của UBND huyện Sơn Dương.......................................................................5
2.2.1 Chức năng...................................................................................................................................5
2.2.2 Nhiệm vụ.....................................................................................................................................6
2.3. cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương...............................................................7
2.4.Chức năng,nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Sơn Dương......................................................7


đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các thầy, cô giáo Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, nhất là các thầy, cô trong Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều
kiện, giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ bảo cho em trong quá trình thực hiện bài tiểu luận.
Em xin chân thành cảm ơn!

1


CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG
I.Giới thiệu tóm tắt về lịch sử hình thành và phát triển của UBND huyện Sơn
Dương
Sơn Dương là huyện nằm ở phía Nam tỉnh Tuyên Quang, từ thị xã Tuyên
Quang đi dọc theo quốc lộ 37 khoảng 30km sẽ đến huyện Sơn Dương.
Lịch sử hình thành
Trước năm 1976, Sơn Dương thuộc tỉnh Tuyên Quang, năm 1976, Hà Giang
và Tuyên Quang sáp nhập thành Hà Tuyên, Sơn Dương thuộc tỉnh Hà Tuyên.
Năm 1991, tỉnh Hà Giang tách khỏi Hà Tuyên, Sơn Dương trở thành huyện của
tỉnh Tuyên Quang.
Điều kiện tự nhiên
Vị trí địa lý
Phía Đông Sơn Dương giáp với tỉnh Thái Nguyên; phía Tây giáp tỉnh Phú
Thọ; phía Nam giáp tỉnh Vĩnh Phúc; phía Bắc giáp huyện Yên Sơn.
Địa hình
Địa hình Sơn Dương có đặc thù của vùng chuyển tiếp giữa trung du và miền
núi, rừng núi chiếm 3/4 diện tích đất tự nhiên. Địa hình chia thành 2 vùng, vùng
phía Bắc huyện có địa hình đồi núi cao, độ dốc lớn, xen lẫn núi đá vôi; vùng phía
Nam có địa hình đồi núi bát úp, có độ dốc thấp, thoải dần.
Khí hậu

cát, sản xuất gạch đất sét nung, sản xuất vôi bột… Ngoài ra còn có các cơ sở chế

3


biến chè, đường, phân vi sinh và các ngành tiểu thủ công nghiệp như may mặc, gò
hàn, sản xuất đồ mộc gia dụng.
Bên cạnh những điều kiện thuận lợi cho phát triển kinh tế trong toàn huyện
thì thực trạng kinh tế của huyện Sơn Dương còn gặp rất nhiều khó khăn ,chuyển
dịch cơ cấu kinh tế công nghiệp còn chậm, năng lực sản xuất và cạnh tranh còn
yếu.
Trong những năm gần đây nền kinh tế của huyện Sơn Dương đã đạt được
những hiệu quả kinh tế . Sản lượng lương thực tuy có tăng nhưng chưa đạt chỉ tiêu.
Nguyên nhân chủ yếu là do diện tích lúa vụ mùa bị ngập lụt phải cấy lại nhiều
lần ,năng suất thấp. Đứng trước tình hình trên các phòng ban chức năng phối hợp
với các đoàn thể đưa ra các giải pháp khắc phục những khó khăn, phát huy những
thế mạnh trong phát triển kinh tế . Đồng thời cũng đã đặt ra những mục tiêu :
Sơn Dương phấn đấu đến năm 2010, tốc độ tăng trưởng GDP hàng năm trên
12%.
Công nghiệp, thủ công nghiệp và xây dựng đạt khoảng 37%, nông- lâm
nghiệp đạt 36%, các ngành dịch vụ, thương mại đạt 27%.
Diện tích trồng rừng tập trung 4.000 ha, độ che phủ của rừng trên 55%.
Quy hoạch ổn định vùng chè thâm canh 1.500 ha, năng suất bình quân 10 tấn/ha.
Quy hoạch vùng mía nguyên liệu trên 4.000 ha, năng suất bình quân trên 60 tấn/ha.
Trong quy hoạch tổng thể phát triển du lịch tỉnh Tuyên Quang đến năm 2010 và
định hướng đến năm 2020 có hướng phát triển khu du lịch sử- văn hoá ở Sơn
Dương gồm toàn bộ các di tích lịch sử cách mạng, văn hoá ở khu Tân Trào-ATK
tại các xã Tân Trào, Trung Yên, Minh Thanh, Bình Yên, Hợp Thành, Tú Thịnh.
Nhằm góp phần tạo nên nền tảng vững chắc cho sự nghiệp xây dưng và phát triển
của huyện, góp một phần nhỏ vào công cuộc xây dựng đất nước.

hóa xã
hội

Tòa ánviện
kiểm sát

Tài chính
lao động

2.2. Chức năng,nhiệm vụ của UBND huyện Sơn Dương
2.2.1 Chức năng
UBND huyện Sơn Dương với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp
huyện có chức năng quản lý hành chính Nhà nước trong phạm vi lãnh thổ của
huyện mình theo hiến pháp ,luật, pháp lệnh và các văn bản của cơ quan quản lý
Nhà nước ở các lĩnh vực : kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng.

5


Phát triển kinh tế công nghiệp,nông nghiệp,lâm nghiệp,văn hóa,giáo dục và
y tế
Về thu chi ngân sách của huyện
Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội
Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước
2.2.2 Nhiệm vụ
Ban tổ chức chính quyền tỉnh Tuyên Quang quy định UBND có nhiệm vụ và
quyền hạn trong việc thực hiện quản lý Nhà nước.
Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, công
nghiệp, lâm nghiệp, văn hóa giáo dục và y tế và các lĩnh vực xã hội khác.
Tuyên truyền giáo dục, pháp luật


Phận

Phận

Văn

Lưu

thư

Trữ

Hành
chính
quản trị

Bộ
phận
tổng
hợp
tham
mưu

Bộ
phận
kế toán
tài vụ

Bộ phận

đến các đơn vị liên quan.
Thu thập, cung cấp,xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời, chính xác để
phục vụ cho sự chỉ đạo điều hành của chủ tịch, các phó chủ tịch HĐND - UBND
huyện thực hiện chế độ thông tin báo cáo của thường trực HĐND- UBND huyện
lên cấp trên quy định. Đảm báo mối quan hệ công tác giữa HĐND-UBND với toàn
thể quần chúng.
Làm thường trực cho Hội đồng thi đua, tham mưu cho tổ chức theo dõi
phong trào thi đua, chuẩn bị báo cáo sơ kết, tổng kết thi đua khen thưởng các danh
hiệu thi đua và những điển hình tiên tiến theo quy định.

8


CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ
CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN
I.Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản
1.1.Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến
Kiểm soát là một tiến trình gồm các hoạt động giám sát nhằm đảm bảo rằng
các hoạt động đó được thực hiện theo đúng như kế hoạch và điều chỉnh những sai
sót quan trọng.
Tất cả các văn bản bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành chính và văn bản
chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và
đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
*Quy trình kiểm soát và thực hiện văn bản đến :
a. Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến.
Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thư
thuộc văn phòng UBND huyện Sơn Dương.
Khi tiếp nhận các văn bản do các cơ quan gửi đến, văn thư cơ quan kiểm tra
sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận… Đối với văn bản mật đến thì kiểm tra
đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Khi phát hiện thiếu hoặc mất bì,

10


Các loại sổ đăng ký văn bản đến tại UBND huyện Sơn Dương bao gồm: Sổ
đăng ký văn bản của cơ quan cấp trên; sổ đăng ký văn bản của các cơ quan ngang
cấp; sổ đăng ký văn bản của các cơ quan trực thuộc huyện; sổ đăng ký văn bản
mật.
Ngoài ra, UBND huyện Sơn Dương còn áp dụng phương pháp đăng ký văn
bản đến máy vi tính.
d. Trình văn bản đến.
Cán bộ văn thư trình văn bản đến cho Chánh văn phòng để lấy ý kiến phân
phối và hướng giải quyết. Những văn bản phức tạp thì phải xin ý kiến của thủ
trưởng cơ quan.
e. Sao văn bản đến.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo việc giải quyết và sao văn bản của thủ trưởng cơ
quan hoặc của Chánh văn phòng, cán bộ văn thư thực hiện việc sao văn bản. Tại
UBND huyện Sơn Dương thường áp dụng hình thức sao y bản chính. Ngoài ra,
một số văn bản cũng được sao lục hoặc trích sao.
f. Chuyển giao văn bản đến.
Các văn bản đến được chuyển ngay cho người có trách nhiệm trong thời
gian ngắn nhất. Các văn bản chỉ mức độ “ khẩn” sau khi đã có ý kiến của người có
thẩm quyền phải chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết, chậm nhất là
30’ trong giờ hành chính và 60’ ngoài giờ hành chính.
Khi chuyển giao văn bản đến, người nhận ký nhận đầy đủ vào sổ giao nhận
tài liệu.

11


Đối với văn bản mật, nếu văn thư không được giao phụ trách văn bản mật thì

của văn bản

Đăng ký văn bản đi

Đóng dấu văn bản đi

Chuyển giao văn bản đi

Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

13


Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản , cán bộ Văn thư cần kiểm
tra lại về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện ra sai sót
phải báo cho người được giao trách nhiệm xem xét,giải quyết.
- Tuy nhiên tại UBND huyện Sơn Dương hiện nay có nhiều văn bản do các đơn vị
chức năng soạn thảo còn sai về thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày. Ví dụ như :
phông chữ, cỡ chữ chua được chuẩn theo quy định.
- Kỹ thuật trình bày phải đảm bảo 9 yếu tố thể thức theo quy định tại Thông tư
01/2011/TT- BNV.
- Ghi số và ngày tháng văn bản: Mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất
định bằng chữ số Ả - rập.
+ Ghi số văn bản: Văn bản được tập trung tại văn thư cơ quan để lấy số theo hệ
thống số chung của cơ quan. Số văn bản được ghi ở phía trên, bên trái, dưới tác giả
văn bản và được đánh liên tục từ số 01 của ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31
tháng 12 hàng năm.
Tại UBND huyện Sơn Dương áp dụng hình thức ghi số riêng cho từng loại văn bản

về phía bên trái, đúng mầu mực theo quy định của Nhà nước.
+ Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi nhằm mục đích phục vụ cho việc ban hành văn bản. Đăng ký
văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến
các đối tượng có liên quan.
15


Việc đăng ký văn bản đi có hai hình thức: Đăng ký truyền thống ( bằng số) và đăng
ký văn bản bằng máy vi tính.
Ở UBND huyện Sơn Dương mới chỉ áp dụng hình thức đăng ký văn bản đi bằng
số.
+ Chuyển giao văn bản
Văn bản sau khi đăng ký vào sổ thì được chuyển ngay đến các đối tượng có liên
quan. Văn bản chuyển giao ra bên ngoài được bao gói cẩn thận; văn bản chuyển
giao trong nội bộ cơ quan thì không cần bao gói.
+ Lập sổ chuyển giao văn bản đi
Văn bản sau khi được chuyển tới đơn vị, cá nhân có liên quan dù văn bản được
chuyển trực tiếp hay qua đường bưu điện đều phải được lập sổ chuyển giao văn
bản đi.
Phần đăng ký bên trong:
Ngày chuyển

Số,ký hiệu

Nơi nhận văn

Ký nhận

Ghi chú


Chuyển

Văn bản

Văn bản

bì

Và dấu

Ghi chú

Bưu điện

+ Sắp xếp,bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu.
Sắp xếp văn bản lưu: Tập văn bản lưu được đặt trong bìa hồ sơ và có biên mục
( đánh số tờ,viết biên mục văn bản, chứng từ kết thúc,bìa tập lưu).
Coa hai cách sắp xếp văn bản lưu : Sắp xếp theo thời gian ban hành văn bản hoặc
sắp xếp theo tên loại văn bản.
Bảo quản và phục vụ sử dụng.
Tập lưu được bảo quản tại văn thư cơ quan,sau khi tập lưu văn bản được sắp xếp
theo một trật tự nhất định thì được đưa vào cặp,hộp và xếp lên giá.
Tất cả các cán bộ,công chức trong UBND huyện Sơn Dương đều được nghiên cứu
sử dụng tại phòng đọc của cơ quan, không được đem tài liệu ra ngoài cơ quan khi
chưa được sự đồng ý của thủ trưởng .

17



Các văn bản đi của UBND huyện Sơn Dương ngày càng được hoàn thiện hơn về
hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày,tính pháp lý được đảm bảo.Trước khi
chuyển giao văn bản đi, cán bộ văn thư kiểm tra lại toàn bộ nội dung và các thành
phần thể thức của văn bản rồi mới ghi sổ, ngày tháng, đóng dấu, đăng ký vào sổ rồi
chuyển giao văn bản.Chính vì vậy mà tình trạng văn bản gửi đi không có ngày
tháng năm ban hành, văn bản thiếu chữ ký… đã được hạn chế tối đa.
Các văn bản đi của cơ quan thường được lưu lại một bản gốc tại văn thư cơ quan,
sau đó được sắp xếp theo một trật tự nhất định và đưa vào cặp hộp để lên giá đựng
tài liệu nhằm giúp cho việc tra tìm được thuận lợi, dễ dàng.
Các văn bản đi của UBND huyện còn được kiểm soát chặt chẽ trong các khâu, các
bước nhằm hạn chế tối đa những sai sót. Đem lại uy tín và hiệu quả cao cho cơ
quan.

19


Việc kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến được thực hiện nghiêm túc theo
quy định.
Các văn bản đến của UBND huyện Sơn Dương sau khi được đăng ký vào sổ thì
được cán bộ văn thư trực tiếp trực tiếp lưu vào máy vi tính. Hình thức đăng ký này
giúp lưu giữ được nhiều tài liệu hơn trong một thời gian dài, giúp tiết kiệm thời
gian trong việc tra tìm tài liệu khi cần thiết.
Việc đăng ký văn bản ( đi, đến ) được làm cẩn thận; mỗi loại văn bản được đăng ký
vào một sổ riêng.
Việc kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản ( đi, đến ) được thực hiện nghiêm túc
theo quy định.
II. Đánh giá nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, thì công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện
các văn bản của UBND huyện còn tồn tại một số nhược điểm sau:
Công tác kiểm soát đôi khi còn chưa chặt chẽ dẫn tới tình trạng một số cán bộ còn

Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản có vai trò rất quan trọng trong
mọi hoạt động của cơ quan. UBND huyện Sơn Dương cần quan tâm hơn nữa đến
việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ
chức thực hiện các văn bản. Nhằm phát huy ưu điểm , khắc phục những nhược
điểm còn tồn tại với những việc làm cụ thể sau:

21


Lãnh đạo nên dành sự quan tâm nhiều hơn đối với cán bộ, nhân viên trong cơ quan
không chỉ về công việc mà về cả đời sống tinh thần của họ, luôn động viên khuyến
khích, khen ngợi để họ có thể thấy được vai trò, tầm quan trọng của họ trong cơ
quan, từ đó giúp họ tận tâm hết lòng với công việc.
Cơ quan cần có những chế độ, chính sách đãi ngộ đối với cán bộ, nhân viên.
Cơ quan cần tạo điều kiện cho các cán bộ Văn phòng tham gia các lớp đào tạo;
tham dự các lớp tập huấn ở trong và ngoài nước nhằm nâng cao trình độ chuyên
môn cho họ để áp dụng vào thực tiễn công tác giúp mang lại hiệu quả cao trong
công việc.
Hiện nay theo em được biết thì khối lượng công việc ở cơ quan là khá lớn mà lại
chỉ có một cán bộ đảm nhiệm trong việc tổ chức thực hiện các văn bản, từ đó dẫn
đến tình trạng công việc bị chất đống do cán bộ đó khó có thể giải quyết được hết
được các công việc của cơ quan. Để khắc phục tình trạng này UBND huyện nên
bố trí thêm cán bộ làm công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản.
Tiếp tục đổi mới phương thức quản lý văn bản và các quy trình nghiệp vụ trong
công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản theo hướng tin học hóa và
hiện đại hóa với tài liệu điện tử là phổ biến. Chính vì vậy mà UBND huyện Sơn
Dương cần đẩy mạnh hơn nữa việc nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học
công nghệ vào công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản ngay từ các
khâu, quy trình nghiệp vụ đầu tiên.
Để khắc phục tình trạng ban hành văn bản chưa đúng về thể thức và kỹ thuật trình