Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

MỤC LỤC
A. LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài............................................................................................1
2. Mục tiêu của đề tài..........................................................................................1
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.......................................................................1
4. Nguồn tài liệu tham khảo................................................................................2
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu..............................................................................2
6. Phương pháp nghiên cứu................................................................................2
7. Bố cục của đề tài.............................................................................................3
B. TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ HUYỆN YÊN LẬP, TỈNH PHÚ THỌ...........4
1. Đơn vị hành chính:.........................................................................................4
2. Vị trí địa lý.....................................................................................................4
3. Địa hình..........................................................................................................5
4. Khí hậu, thuỷ văn và sông ngòi.......................................................................6
5. Các nguồn tài nguyên thiên nhiên...................................................................7
5.1. Quỹ đất đai..................................................................................................7
5.2. Tài nguyên khoáng sản, nước.......................................................................7
Phần I........................................................................................................................8
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN YÊN LẬP,
TỈNH PHÚ THỌ.....................................................................................................8
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên
Lập.....................................................................................................................8
1.1.1. Chức năng:...............................................................................................8
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:...............................................................................8
1.1.3. Cơ cấu tổ chức:.......................................................................................14
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của của Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập...........................15

Yên Lập............................................................................................................37
2.1.4.4. Mô tả các bước trong quá trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan.
So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.......................................37
2.1.5. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản..................................................39
2.1.5.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi...........................................39
2.1.5.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến.........................................46
2.1.6. Công tác lập hồ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại UBND
huyện Yên Lập.................................................................................................49
2.1.6.1. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập..................50
2.1.6.2. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND huyện Yên Lập..............52

Sinh viên: Đinh Tuấn Phương
ĐHQTVPK1D

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

2.1.6.3. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ UBND huyện Yên Lập................................................................................52
2.1.6. Quản lý và sử dụng con dấu....................................................................54
Phần III..................................................................................................................56
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ............................................................56
3.1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn
phòng tại UBND huyện Yên Lập......................................................................56
3.3.1. Ưu điểm..................................................................................................56
3.3.2. Hạn chế...................................................................................................58


Sinh viên: Đinh Tuấn Phương
ĐHQTVPK1D

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Nhận thức được tầm quan trọng của thực tập tốt nghiệp đối với mỗi sinh
viên. Đặc biệt, huyện Yên Lập là nơi em được sinh ra và lớn lên, học tập và phát
triển. Vì vậy, việc thực tập tốt nghiệp tại UBND huyện Yên Lập sẽ giúp bản thân
hiểu thêm về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ cũng như
những công việc chuyên môn của UBND huyện. Qua đó, giúp em củng cố, nâng
cao kiến thức đã được trang bị trong quá trình học tập tại trường, hệ thống hóa
được những kiến thức cơ bản thuộc chuyên ngành; từng bước gắn liền học với thực
hành; lý luận gắn liền với thực tiễn; tiếp cận và thâm nhập với thực tế; bước đầu
vận dụng các kiến thức được học vào thực tế. Giúp sinh viên làm quen và tăng
cường các kỹ năng ngành nghề, năng lực chuyên môn đã được đào tạo.
2. Mục tiêu của đề tài
- Nắm được tổng quan sơ lược về UBND huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ;
- Khảo sát công tác Văn phòng tại UBND huyện Yên lập, nắm được chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Lập;
- Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn

năm 2015;
Luật Ban hành VBQPPL số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 06 năm 2008;
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ,
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ,
Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội Vụ,
Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;…
Các văn bản quản lý của UBND huyện Yên Lập: Quy chế làm việc của Uỷ
ban nhân dân huyện Yên Lập nhiệm kỳ 2011- 2016, ban hành kèm theo Quyết định
số 1025/QĐ-UBND, ngày 26 tháng 9 năm 2011; Quyết định số 1829/QĐ-UBND
ngày 31 tháng 12 năm 2010 của UBND huyện Yên Lập về việc ban hành chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND
huyện; Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của UBND huyện Yên Lập, ban hành
kèm theo Quyết định số 861/QĐ-UBND, ngày 25 tháng 7 năm 2014.
Báo cáo kiến tập của sinh viên Đinh Thị Thu Thủy lớp Đại học Quản trị Văn
phòng K1C và một số văn bản tài liệu của UBND huyện Yên Lập.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu của sinh viên các trường về thực tập tại
UBND huyện Yên Lập, tuy nhiên mới chỉ có Báo cáo kiến tập của sinh viên Đinh
Thị Thu Thủy lớp Đại học Quản trị Văn phòng K1C trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội, đề cập đến lĩnh vực hành chính văn phòng;
6. Phương pháp nghiên cứu
Sinh viên: Đinh Tuấn Phương
ĐHQTVPK1D

2

Lớp:


B. TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ HUYỆN YÊN LẬP, TỈNH PHÚ THỌ

1. Đơn vị hành chính:
Gồm 16 xã: Mỹ Lung, Mỹ Lương, Lương Sơn, Xuân An, Xuân Viên, Xuân
Thủy, Hưng Long, Thượng long, Nga Hoàng, Trung Sơn, Đồng Thịnh, Phúc
Khánh, Ngọc Lập, Ngọc Đồng, Minh Hòa, Đồng Lạc và thị trấn Yên Lập.
2. Vị trí địa lý
Yên Lập là huyện miền núi ở phía Tây Bắc của tỉnh Phú Thọ, cách trung tâm
Sinh viên: Đinh Tuấn Phương
ĐHQTVPK1D

4

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

thành phố Việt Trì khoảng 70 km, có toạ độ địa lý từ 21 13’ đến 21 33’ vĩ độ Bắc

và từ 104 52’ đến 105 10’ kinh độ Đông. Tổng diện tích tự nhiên là 43783,62 ha,
với 17 đơn vị hành chính (16 xã và 01 thị trấn). Địa giới hành chính giáp các tỉnh,
huyện: Phía Đông giáp huyện Cẩm Khê và huyện Tam Nông (Phú Thọ), phía Tây
giáp huyện Văn Chấn (Yên Bái), phía Nam giáp huyện Thanh Sơn, Tân Sơn (Phú
Thọ) và phía Bắc giáp huyện Hạ Hoà (Phú Thọ).
Trên địa bàn huyện có 55 km đường quốc lộ70B đi qua; 06 tuyến đường tỉnh
lộ là các tuyến đường ĐT313, ĐT313B, ĐT321, ĐT321B, ĐT313D và ĐT321C,
toàn bộ các tuyến đường tỉnh lộ trên địa bàn huyện Yên Lập có chiều dài là 54 km.

Lương Sơn, Xuân An, Nga Hoàng và Trung Sơn. Đây là vùng địa hình bị phân
cách mạnh, một số khu vực đồi núi có độ dốc cao trên 25°, về mùa mưa thường
xảy ra lũ quét, về mùa khô lại hay bị hạn. Trong tiểu vùng có một số khoáng sản và
một vài điểm danh lam thắng cảnh và di tích lịch sử. Do vậy tiểu vùng này phù hợp
với phát triển lâm nghiệp với các loại cây lấy gỗ và cây đặc sản có giá trị kinh tế
cao; phát triển cây ăn quả, cây công nghiệp; phát triển dịch vụ du lịch và có thể
khai thác quặng sắt ở xã Lương Sơn, Xuân An.
4. Khí hậu, thuỷ văn và sông ngòi
Yên Lập nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới, nhiệt độ trung bình năm vào
khoảng 22,5°C, cao nhất 39°C và thấp nhất 4 - 5°C. Có hai mùa chính: Mùa đông
lạnh và khô hạn, kéo dài từ tháng 11 đến tháng 2 năm sau với nhiệt độ trung bình
14,2°-18°; mùa hè nóng và mưa nhiều, kéo dài từ tháng 6 đến tháng 9 với nhiệt độ
trung bình 28 - 30°C. Lượng mưa trung bình năm là 1.570 mm. Độ ẩm trung bình
trong năm là 86 - 89%, cao nhất lên đến 90% vào tháng 7.8 và thấp nhất xuống đến
62% thường vào tháng 12 hàng năm.
Chế độ thuỷ văn phụ thuộc vào cấu tạo địa hình. Mực nước trong các suối, khe,
ngòi, hồ chưá nước trong địa bàn huyện lên xuống thất thường, đột ngột phụ thuộc
vào các trận mưa lớn trong mùa mưa. Mực nước tại các suối hàng năm là +25,45m,
mực nước lũ lịch sử từng đạt đến +56,62 m. Hàng năm thường xảy ra lũ ống gây ngập
lụt cục bộ, có thể kéo dài đến 2 ngày tuỳ thuộc vào từng trận mưa lớn.
Trên địa bàn Huyện không có sông chảy qua, chủ yếu có các suối nhỏ đổ ra
ngòi (Ngòi Lao, Ngòi Giành). Ngòi Lao bắt nguồn từ Mũi Kim (tỉnh Yên Bái) chảy
qua địa phận các xã Mỹ Lung, Mỹ Lương. Ngòi Giành bắt nguồn từ Nghĩa Tâm
(tỉnh Yên Bái) chảy qua địa phận các xã Trung Sơn, Xuân An, Xuân Viên, Lương
Sơn, sang xã Phượng Vĩ (huyện Cẩm Khê) rồi đổ ra sông Thao.
Nhìn chung, chế độ khí hậu và thuỷ văn trên địa bàn tương đối khắc nghiệt,
gây không ít khó khăn cho sản xuất nông nghiệp và cho đời sống của người dân
trong Huyện.
Sinh viên: Đinh Tuấn Phương
ĐHQTVPK1D

(ở Lương Sơn, Xuân Thuỷ và Thị trấn Yên Lập); 3 mỏ chì kẽm (ở Đồng Thịnh,
Phúc Khánh); 1 mỏ chì bạc (ở Thượng Long). Các mỏ khoáng sản trên địa bàn
huyện hầu hết chưa được điều tra, khảo sát, đánh giá chính xác trữ lượng và chất
lượng. Qua thăm dò ước tính trữ lượng và chất lượng các mỏ này đều ở mức trung
bình và nhỏ, tuy nhiên đây sẽ là nguồn tài nguyên quan trọng thúc đẩy sự phát triển
kinh tế của huyện.
Nguồn tài nguyên nước huyện Yên Lập không lớn kể cả nước mặt và nước
ngầm, nguồn nước ít bị ô nhiễm, nguồn nước ngầm có chất lượng tốt cho sinh hoạt
và phục vụ sản xuất.
Sinh viên: Đinh Tuấn Phương
ĐHQTVPK1D

7

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN YÊN LẬP,
TỈNH PHÚ THỌ
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Yên Lập
1.1.1. Chức năng:
Uỷ ban nhân dân (UBND) huyện Yên Lập do Hội đồng nhân dân huyện
(HĐND) bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính
nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân huyện và cơ

thiết trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ
quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân
dân xã xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân
dân xã về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã.
b) Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban nhân
dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản ở địa phương và tổ
chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch
cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng phát triển ngành;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã;
c) Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
Sinh viên: Đinh Tuấn Phương
ĐHQTVPK1D

9

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
Sinh viên: Đinh Tuấn Phương
ĐHQTVPK1D

10

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi
cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao;
bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do
địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá
gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ

phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực
hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi
vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
k) Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;
quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công
dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật
và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
l) Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Sinh viên: Đinh Tuấn Phương
ĐHQTVPK1D

12

Lớp:

địa phương trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua để trình cấp trên xem xét,
quyết định.
- Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của huyện trình Hội đồng nhân dân
huyện thông qua để trình cấp trên phê duyệt;
- Thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân về quy hoạch tổng thể
Sinh viên: Đinh Tuấn Phương
ĐHQTVPK1D

13

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

xây dựng và phát triển đô thị của huyện trên cơ sở quy hoạch chung, kế hoạch xây
dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật đô thị, biện pháp bảo đảm trật tự công cộng, giao
thông, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường và cảnh quan đô thị; biện pháp
quản lý dân cư đô thị và tổ chức đời sống dân cư trên địa bàn;
- Thực hiện quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước
trên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ; tổ chức thực hiện các quyết định xử
lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của pháp luật;
- Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được giao
trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xây dựng và
sử dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao thông nội
thị, nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương;
- Quản lý các cơ sở văn hoá - thông tin, thể dục thể thao của thị xã, huyện
thuộc tỉnh; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam

Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Phòng Kinh tế và Hạ tầng

Sinh viên: Đinh Tuấn Phương
ĐHQTVPK1D

14

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

 Phòng Dân tộc
Khối Đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Yên Lập gồm có:
- Trạm Khuyến nông
- Đài Phát Thanh và Truyền hình
- Hội Chữ Thập Đỏ
- Kho bạc Nhà nước
- Trung tâm DSKHHGĐ
- Thống kê
- Trung tâm VHTT&DL
- Trung tâm GDTX
- Trung tâm bồi dưỡng Chính trị
- Trung tâm Quản lý thị trường
- Bệnh viện Đa khoa
- Trường PTDT Nội trú
- Ban QLDA ĐTXD

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

chế độ Thủ trưởng, cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm:
a. Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng;
Chánh Văn phòng là thủ trưởng cơ quan Văn phòng, là người quản lý và
điều hành mọi hoạt động của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước thường trực
HĐND & UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện trong việc thực hiện nhiệm vụ
của Văn phòng;
- Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc của Thường trực
HĐND và UBND huyện;
- Chánh Văn phòng được thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các báo cáo
nhanh, hàng tháng, hàng quý, đột xuất, các thông báo, công văn thông báo ý kiến
chỉ đạo công việc của UBND huyện, giấy mời họp của UBND huyện gửi đến các
cấp, các ngành trong huyện, sao các văn bản, và ký giấy giới thiệu cho Thủ trưởng
các ngành đi công tác trong và ngoài huyện;
- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước (Trung
ương và địa phương) trong cơ quan Văn phòng;
- Chủ tài khoản của Văn phòng.
Các Phó Chánh Văn phòng: Giúp việc cho Chánh Văn phòng, chịu trách
nhiệm trước Chánh Văn phòng về các lĩnh vực công tác được phân công; chỉ đạo
chuyên viên được phân công theo dõi các lĩnh vực công tác để thực hiện các quyết
định của Trung ương, UBND tỉnh và UBND huyện;
- Được ký thay Chánh Văn phòng thuộc lĩnh vực được phân công;
- Được Chánh Văn phòng ủy quyền cho một Phó Chánh Văn phòng điều
hành công việc chung của Văn phòng và được ủy quyền tài khoản cho Phó Chánh
Văn phòng khi Chánh Văn phòng đi vắng.
- Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Thường trực HĐND và UBND
huyện giao.

Chuyên viên phải rèn luyện kỹ năng nhiệm vụ quản lý Nhà nước; tổ chức tốt
công tác thông tin (tiếp nhận hồ sơ công việc và nộp hồ sơ lưu trữ một cách khoa
học); biên tập thành thạo các văn bản quản lý Nhà nước theo đúng trình tự, nội
dung, thẩm quyền và thể thức theo quy định hiện hành của Nhà nước trong lĩnh
vực quản lý được phân công;
Chuyên viên có nhiệm vụ chuẩn bị nội dung, cung cấp tình hình thuộc lĩnh
vực mình phụ trách, dự tiếp và làm việc với các đoàn khách tỉnh, huyện bạn và các
đoàn nước ngoài đến làm việc với huyện theo sự phân công của Chánh, Phó Chánh
Văn phòng. Chuyên viên không làm thay công việc chuyên môn thuộc trách nhiệm
của các phòng ban trực thuộc;
Chuyên viên Văn phòng do Lãnh đạo Văn phòng phụ trách phân công làm
việc
trực tiếp với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện lĩnh vực công tác
được phân công. Khi nhận nhiệm vụ trực tiếp từ Thường trực HĐND huyện, Chủ
Sinh viên: Đinh Tuấn Phương
ĐHQTVPK1D

17

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện, chuyên phải báo cáo với Lãnh đạo Văn
phòng về công việc thực hiện, hoặc sau khi kết thúc để tổng hợp theo dõi chung.
c. Các Bộ phận trực thuộc Văn phòng:
 Bộ phận tổng hợp


Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

được phép xử lý những văn bản sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh, Phó Chánh
Văn phòng;
- Các Hội nghị HĐND, UBND huyện, giao ban hàng tuần giữa Chủ tịch với
các Phó Chủ tịch UBND huyện và Chánh, Phó Chánh Văn phòng do Chuyên viên
tổng hợp ghi biên bản. Các Hội nghị chuyên đề do Chuyên viên theo dõi lĩnh vực
chuyên môn đó ghi biên bản và soạn thảo thông báo kết luận hội nghị, chậm nhất 3
ngày sau phải có thông báo kết quả Hội nghị.
 Chế độ sinh hoạt Văn phòng
- Sáng thứ hai hàng tuần, Chánh, Phó Chánh Văn phòng, Chuyên viên tổng
hợp giao ban với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện và các ngành;
- Mỗi tháng 1 lần Lãnh đạo Văn phòng sinh hoạt với cán bộ, công chức để
thống nhất công việc nội bộ của Văn phòng;
- Mỗi quý cơ quan Văn phòng phối hợp với Chi ủy, Công đoàn và các đoàn
thể trong cơ quan để thông báo tình hình công tác, sinh hoạt chuyên đề hoặc phổ
biến các chủ trương chính sách mới của Đảng và Nhà nước;
- Cuối năm tổ chức hội nghị cán bộ, công chức để tổng kết công tác chuyên
môn,
tổng kết công tác thi đua – khen thưởng và phát động cán bộ công chức thực
hiện nhiệm vụ công tác trong năm tới.
 Quan hệ công tác
Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng Huyện ủy:
- Văn phòng quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Huyện ủy trong việc xây dựng

- Văn phòng thường xuyên quan hệ với các cơ quan chuyên môn trực thuộc
Văn phòng HĐND và Văn phòng UBND tỉnh để nắm bắt các thông tin về quản lý,
tiếp nhận những kinh nghiệm tiên tiến về quản lý văn phòng, những trang thiết bị
hiện đại về văn phòng, những quy chế làm việc, quản lý văn bản, nhằm thực hiện
cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng hiệu quả công tác văn phòng.
1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
1.2.2.1. Vị trí và chức năng của Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên
Lập
Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập là cơ quan chuyên môn trực
thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp; tham mưu giúp việc cho
UBND huyện về hoạt động của UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về
chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và
hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ
sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND & UBND.
Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập chịu sự chỉ đạo toàn diện của
UBND huyện về tổ chức, biên chế và công tác, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng
dẫn và kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng HĐND và Đoàn đại biểu
Quốc hội tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh; có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng,
Sinh viên: Đinh Tuấn Phương
ĐHQTVPK1D

20

Lớp: