MỤC LỤC
Stt Nội dung Trang
1
LỜI NÓI ĐẦU
04
2
A. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND
HUYỆN THANH TRÌ
05
3 I. Những vấn đề chung về UBND và Văn phòng HĐND & UBND
Huyện Thanh Trì
05
4 1. Giới thiệu khái quát về UBND Huyện Thanh Trì 05
5 1.1. Quá trình hình thành và hoạt động của UBND huyện Thanh Trì 05
6 1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Thanh Trì 05
7 1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND Huyện Thanh Trì 08
8 2. Vai trò của Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì 09
9 2.1. Vai trò của Văn phòng 09
10 2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND HuyệnThanh Trì 10
11 2.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND &
UBND Huyện Thanh Trì
14
12 II. Tình hình công tác Văn thư của Văn phòng HĐND & UBND
Huyện Thanh Trì
16
13 1. Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Văn
phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì
17
14 1.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư 17
15 1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư 17
16 1.3. Công tác Văn thư được đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng 18
41 3.6. Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư chuyên trách 40
42 4. Một số nhận xÐt khai quát chung về công tác Lưu trữ 42
43 4.1. Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ 42
44 4.2. Về công tác thu thập, bổ sung và giao nép tài liệu vào lưu trữ 42
45 4.3. Công tác chỉnh lý tài liệu 43
46 4.4. Công tác bảo quản tài liệu 43
47 4.5. Công tác tra tìm phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu 43
48
B. NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ THU HOẠCH BẢN THÂN
44
49 I. Nội dung thực tập 44
50 II. Thu hoạch bản thân 44
51
C. NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA
VĂN PHÒNG HĐND& UBND HUYỆN THANH TRÌ. NHỮNG Ý KIẾN
ĐÓNG GÓP, KIẾN NGHỊ
45
52 I. Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ 45
53 1. Những thuận lợi 45
54 2. Những khó khăn 46
55 II. Những ý kiến đóng góp và kiến nghị 46
56 1. Đối với công tác Văn thư 47
57 2. Đối với công tác Lưu trữ 47
58
KẾT LUẬN
48
PHỤ LỤC
Stt
01
02
33
34
35
36
37
41
LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại lịch sử nào thì thông tin cũng đều đóng vai trò quan trọng cho
sự phát triển của xã hội và con người. Theo dòng chảy của thời gian, thế giới luôn có
sự vận động và phát triển không ngừng. Nhu cầu tìm lại quá khứ, hiểu biết hiện tại và
khám phá những điều mới mẻ là một tất yếu luôn tồn tại trong xã hội. Tài liệu là một
nguồn thông tin không thể thiếu nhằm phục vụ hoạt động của xã hội và con người.
Thông tin được gửi và nhận bằng nhiều phương tiện khác nhau. Trong đó văn
bản giấy tờ là một phương tiện chủ yếu và phổ biến nhất. Thông tin bằng văn bản
được thực hiện nhờ công tác Văn thư của mỗi cơ quan.
Văn bản là công cụ quản lý Nhà nước phổ biến của các cấp lãnh đạo. Là
phương tiện để các cấp, các ngành, các cơ quan thuộc mọi lĩnh vực trao đổi thông tin;
phục vụ hoạt động của các cơ quan. Công tác văn thư đảm bảo công tác quản lý, điều
hành trong cơ quan được thông suốt qua việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản.
Được sự đồng ý của Văn phòng HĐND & UBND huyện Thanh Trì. Em được
đÕn thực tập tại Văn phòng UBND Huyện Thanh Trì từ ngày 16/11 đến ngày
16/12/2006. Trong suốt quá trình thực tập, em đã nhận được sự giúp đỡ của các cô,
các chú, các anh chị là nhân viên Văn phòng. Được sự hướng dẫn nhiệt tình của cán
bộ Văn thư và Lưu trữ ở đây, em đã được tập sự làm những công việc thuộc chuyên
môn nghiệp vụ của người cán bộ văn thư cũng như làm quen với công tác văn phòng.
Em xin được bày tỏ lòng biết ơn đến Nhà trường và các thầy cô đã tạo điều
kiện cho em đi thực tập. Để em có cơ hội trau dồi kiến thức, vận dụng lý thuyết vào
thực tiễn một cách linh hoạt hơn. Cảm ơn các cô, các chú và các anh chị trong Văn
phòng UBND Huyện Thanh Trì đã chỉ bảo nhiệt tình trong quá trình em thực tập,
giúp em nâng cao tay nghề, tìm hiểu và đi sâu vào thực tế công việc. Từ đó em càng
UBND Huyện Thanh Trì luôn đẩy mạnh mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội và
có mối quan hệ cộng tác với UBND Thành phố, các Sở, Ban, Ngành Thành phố,
Đảng bé Huyện, HĐND Huyện và UBND các phường trên địa bàn.
1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Thanh Trì
UBND Huyện Thanh Trì hoạt động trên cương vị là một tổ chức cấp quận,
huyện và có quy mô bộ máy lớn. Là một cơ quan quản lý nhà nước thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ chức HĐND và UBND
ngày 26 tháng 11 năm 2003. Bộ máy UBND Huyện ThanhTrì là toàn bộ hệ thống các
thành viên và các phòng, ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến.
∗ Tổ chức bộ máy:
+ 01 Chủ tịch
+ 02 Phó Chủ tịch
+ 01 Chánh Văn phòng
+ 02 Phó Văn phòng
+ Các uỷ viên
Bộ máy của UBND Huyện Thanh Trì hoạt động theo Quyết định sè
31/2004/QĐ-UB ngày 30 tháng 8 năm 2004 của UBND quận về việc phân công công
tác của các thành viên UBND Huyện Thanh Trì nhiệm kỳ 2004 - 2009.
a. Chủ tịch UBND Huyện Thanh Trì:
- Là người lãnh đạo , điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND Huyện
- Là Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng Huyện, Hội đồng nghĩa vụ quân
sự. Hội đồng phối hợp công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật Huyện, Hội
đồng giải phóng mặt bằng, trưởng ban chỉ đạo thi hành án…
- Xử lý các vấn đề có liên quan đến các ngành: công an, toà án, viện kiểm sát
nhân dân, đội thi hành án, ban chỉ huy quân sự và phòng thống kê Huyện.
- Chủ trì các phiên họp của UBND huyện, đảm bảo mối quan hệ với thành
phè , quận uỷ, HĐND Huyện, Toà án nhân dân Huyện, Viện kiểm sát nhân dân
Huyện, Uỷ ban mặt trận tổ quốc Huyện, Liên đoàn lao động Huyện và các đoàn thể
nhân dân Huyện.
- Trực tiếp phụ trách các phòng: Phòng Tổ chức chính quyền, Kế hoạch - Kinh
8. Phòng Kế hoạch - Kinh tế
9. Phòng Tài chính
10. Phòng Tài nguyên Môi trường
11. Phòng Xây dựng đô thị
12. Phòng Văn hoá thông tin - Thể dục thể thao
Các phòng hoạt động theo chức năng nhiệm vụ riêng của mình theo sự lãnh
đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch; giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch.
Ngoài ra còn có các Hội: Hội Cựu chiến binh, Hội Người cao tuổi, Hội chữ thập đỏ,
Hội Luật gia. Hội Nông dân, Hội Phụ nữ và các đội: Đội Quản lý thị trường, Đội thi
hành án, Đội Thanh tra và các Đoàn thể.
1.3. chc nng nhờm v v quyn hn ca UBND Huyn Thanh Trỡ
UBND Huyn Thanh Trỡ vi t cỏch l c quan hnh chớnh nh nc, thi hnh
qun lý cỏc lnh vc kinh t, chớnh tr, vn húa, xó hi, an ninh, quc phũng trờn lónh
th ca mỡnh theo Hin phỏp, Lut, Phỏp lnh, Ngh quyt caUBND Huyn v cỏc
c quan cp trờn.
a. Chc nng:
- Phỏt trin kinh t, cụng nghip, nụng nghip, thng nghip, vn hoỏ, xó hi,
giỏo dc, y t v dch v du lch;
- V thu chi ngõn sỏch ca i phng; - Về thu chi ngân sách của điạ phơng;
- V tuyờn truyn giỏo dc phỏp lut, kim tra vic thi hnh phỏp lut; - Về
tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;
- Bo m an ninh chớnh tr, trt t an ton xó hi;
- V phũng chng thiờn tai, bo v ti sn nh nc ca cỏc t chc v cụng
dõn, bo v cỏc quyn t do dõn ch ca nhõn dõn;
- V cụng tỏc thi hnh ỏn, gii quyt n th khiu ni. - Về công tác thi
hành án, giải quyết đơn th khiếu nại.
b. Nhim v v quyn hn:
UBND Huyn Thanh Trỡ thc hin nhim v ch o iu hnh cỏc chng
trỡnh cụng tỏc tun, thỏng, quý, nm; qun lý, hng dn cỏc phng trong hot ng
qun lý nh nc theo lut t chc HND v UBND. UBND Huyn tho lun tp th
Thấy rõ điều đó nên UBND Huyện đặc biệt quan tâm đến sự phát triển của
Văn phòng, xây dựng một bộ máy văn phòng gồm đầy đủ biên chế nhân sự, điều kiện
trang thiết bị làm việc đạt hiệu quả. Văn phòng HĐND &UBND Huyện Thanh Trì
hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, có con dấu và tài khoản riêng đảm bảo tư cách
pháp nhân.
2.2. Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì:
Tuỳ theo tính chất, quy mô tổ chức của mỗi cơ quan mà Văn phòng được tổ
chức mang tính chất riêng cho phù hợp. Nằm trong quy môlớn của UBND Huyện,
Văn phòng HĐND & UBND có đầy đủ các bộ phận biên chế nhân viên cần thiết để
đảm bảo hoạt động một cách độc lập nhưng tác động đến sự vận hành chung của
UBND Huyện. Văn phòng hoạt động dưới sự điều hành của Chủ tịch và các Phó Chủ
tịch.
Hiện nay, Văn phòng HĐND & UBND Huyện ThanhTrì có 138 cán bộ, nhân
viên, trong đã 31 cán bộ nhân viên biên chế và 107 nhân viên hợp đồng.
- Về trình độ:
+ Tỷ lệ tốt nghiệp Sau Đại học, Đại học và Cao đẳng là 102/138
chiếm 74%
+ Tốt nghiệp Trung cấp là + Tèt nghiÖp Trung cÊp lµ
20/138 chiếm 14,5%
+ Tốt nghiệp THPT và THCS là 16/138 chiếm 11,5%
- Về chuyên môn đào tạo:
Trong số nhân sự Văn phòng thì có 9 người được đào tạo chuyên ngành Luật,
còn lại là chuyên ngành Kế toán và Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ…
Bộ máy của Văn phòng UBND Huyện bao gồm các bộ phận với số lượng nhân
sự như sau:
+ Chỏnh Vn phũng: 01 ngi
+ Phú Vn phũng: 02 ngi
+ Bộ phn Tham mu tng hp: 05 ngi + Bộ phận Tham mu tổng hợp:
05 ngời
+ Bộ phn K toỏn Ti v: 02 ngi + Bộ phận Kế toán Tài vụ: 02 ngời
Văn phòng;
- Quản lý công tác. Phó Văn thư – Lưu trữ.
b. Phó Văn phòng
Là người giúp việc cho Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm cá nhân về các
nhiệm vụ được phân công, trực tiếp phụ trách bé phận Tư pháp, tiếp dân và giải quyết
khiếu nại tố cáo công tác văn bản, văn thư – lưu trữ.
Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì có 02 Phó Văn phòng, một Phó
Văn phòng phụ trách hành chính quản trị và một Phó Văn phòng phụ trách Tư pháp –
Văn thư lưu trữ.
∗ Phó Văn phòng phụ trách Hành chính quản trị:
Quản lý các mặt hành chính thuộc Văn phòng nh giao dịch, phòng họp, phòng
máy, điện nước, bảo vệ, lái xe… phục vụ hoạt động của Văn phòng và UBND được
thông suốt.
∗ Phó Văn phòng phụ trách Tư pháp –Văn thư lưu trữ:
Thực hiện công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật; tham gia xây dựng và
quản lý văn bản pháp quy của Huyện; công tác tiếp dân; tham mưu giải quyết khiếu
nại tố cáo thuộc thẩm quyền của UBND Huyện; thực hiện công tác hộ tịch, chứng
thực; quản lý công tác văn thư lưu trữ.
Các Phó Văn phòng được ký các văn bản theo sự uỷ quyền của UBND Huyện
và một số văn bản theo sự phân công và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân
công của Chánh Văn phòng.
c. Nhiệm vụ các bộ phận:
∗ Bé phận Tham mưu – tổng hợp:
Các chuyên viên thuộc bộ phận này được Chánh Văn phòng phân công theo
dõi, giúp việc thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND Huyện trên
các lĩnh vực: tổng hợp, thi đua khen thưởng, nội chính, kinh tế, quản lý xây dựng đô
thị, văn hoá, xã hội, tôn giáo.
∗ Bé phận Kế toán – tài vụ:
- Lập dự toán cấp phát chi tiêu tài chính của HĐND, UBND Huyện, lập các
phòng, ban, ngành thuộc quỹ lương Văn phòng quản lý;
- Bảo vệ an toàn và vệ sinh môi trường cơ quan;
- Lưu chuyển công văn của HĐND và UBND đảm bảo kịp thời, an toàn và bí
mật mội dung các văn bản.
∗ Bé phận Văn thư – Lưu trữ:
+ Nhiệm vụ của cán bộ văn thư:
- Tiếp dân và phát hành các loại công văn, giấy tờ tài liệu của HĐND, UBND
Huyện đảm bảo đúng trình tự, thể thức của văn bản hành chính Nhà nước;
- Quản lý và viết các loạ - Qu¶n lý vµ viÕt c¸c lo¹i giấy giới thiệu, giấy mời;
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ- CP
ngày 24/8/2001 của Chính phủ.
+ Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ:
- Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu giữ
cac loại tài liệu của HĐND và UBND Huyện;
- Thống kê đầy đủ cac loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xác bằng sổ
thống kê và máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả;
- Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị để đưa vào
kho lưu trữ, tham mưu việc huỷ tài liệu đã hết giá trị sử dụng theo đúng quy định.
2.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND &
UBND Huyện Thanh Trì.
Mỗi cơ quan có một cơ cấu tổ chức khác nhau. Bởi chức năng nhiệm vụ và
quyền hạn của mỗi cơ quan là khac nhau. Là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND
Huyện, Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì hoạt động theo nguyên tắc thủ
trưởng dưới sự điều hành trực tiếp toàn diện của Thường trực HĐND và UBND
Huyện. Văn phòng HĐND & UBND Huyện có những chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn riêng thể hiện vị trí quan trọng của mình.
a. Chức năng:
Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì là một văn phòng quản trị lớn
của UBND quận, thực hiện hai chức năng chính là tham mưu tổng hợp và hành chính
quản trị.
∗ Chức năng tham mưu tổng hợp:
UBND Huyện với các đơn vị trong và ngoài quận, các mối quan hệ đối nội, đối
ngoại;
- Tiếp cán bộ và nhân dân đến liên hệ công tác hoặc khiếu nại với Thường trực
HĐND và UBND Huyện;
- Tổ chức phục vụ các cuộc họp của HĐND, Thường trực HĐND và UBND
Huyện. Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật cho Thường trực, các phòng,
ban, ngành, các đoàn thể thuộc Huyện công tác;
- Sử dụng có hiệu quả tài sản và công sản được giao, quản lý tài khoản chi trả
lương và chăm lo đời sống cho cán bộ, công chức hành chính thuộc UBND Huyện và
phòng ban;
- Nghiên cứu đề xuất UBND Huyện ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền
các quy dịnh về thủ tục hành chính trong việc xử lý công việc và quản lý công văn,
giấy tờ trong UBND và các đơn vị trực thuộc.
∗ Chế độ làm việc:
- Cán bộ nhân viên Văn phòng thực hiện chế độ làm việc theo giê hành chính.
Ngoài ra còn có thể đi làm ngoài giê hoặc các ngày lễ, ngày nghỉ nếu có yêu cầu;
- Hàng tuần vào 16h ngày thứ 6 các bộ phận họp kiểm điểm đánh giá kết quả
công tác và báo cáo với lãnh đạo Văn phòng;
- Báo cáo tình hình công tác hàng tuần lên Chủ tịch, các Phó Chủ tịch thông
qua giao ban. Báo cáo hành tháng lên Thường trực HĐND và UBND Huyện về tình
hình thực hiện nhiệm vụ và xin ý kiến chỉ đạo.
∗ Mối quan hệ công tác:
- Văn phòng chịu sự chỉ đạo của UBND Huyện trên cở chức năng nhiệm vụ
được phân công. Là đầu mối quan hệ công tác giữa UBND Huyện với Mặt trận Tổ
quốc, các đoàn thể nhân dân thuộc quận, với các phòng, ban, ngành chức năng và cá
phường, xã.
- Văn phòng có nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho Thường trực HĐND Huyện,
là đấu mới liên hệ công tác giữa HĐND Huyện với UBND Huyện và các ban của
HĐND;
- Văn phòng có trách nhiệm báo cáo với chi bộ cơ quan UBND Huyện về kết
Được sù quan tâm của UBND, của Văn phòng HĐND & UBND nên tình hình
công tác văn thư khá đảm bảo.
Theo quy chế làm việc của Văn phòng HĐND & UBND Huyện thì văn thư
được tổ chức làm việc theo cơ chế “ Một cửa”.
Vì vậy, mọi văn bản giấy tờ đến UBND dù bất cứ nguồn nào cũng đều phải tập
trung tại phòng văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao.
Với những văn bản đến không được đăng ký tại phòng tiếp nhận hồ sơ và văn
thư thì chuyển cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm giải quyết.
Tất cả những văn bản do UBND và các đơn vị thuộc UBND quận làm ra cũng
đều phải tổng hợp về văn thư để làm thủ tục ban hành.
1.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư:
Hiện nay, Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì có 02 cán bộ làm
công tác văn thư. Theo quy chế làm việc của Văn phòng thì có 01 cán bộ chuyên tổ
chức quản lý văn bản đi, 01 cán bộ chuyên tổ chức quản lý văn bản đến.
Cán bộ văn thư của Văn phòng được đào tạo về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ và
có trình độ đại học nên thực hiện công tác tốt, đạt hiệu quả. Lại được bồi dưỡng
chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao tay nghề qua các líp chính quy và tại chức do Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức.
Với bị trí quan trọng trong cơ quan nên văn thư được bố trí làm việc tại một
phòng riêng có đủ các trang thiết bị phục vụ công tác. Đặc biệt là được trang bị 02
máy vi tính cài phần mềm quản lý văn bản theo hệ thống của UBND Thành phố.
Nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ Văn thư đó là:
- Tiếp nhận và phát hành các loại công văn , giấy tờ, tài liệu của HĐND,
UBND Huyện đảm bảo đúng quy trình, thể thức của các văn bản hành chính nhà
nước;
- Quản lý và viết các loại giấy giới thiệu, giấy mời;
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ.
Nhìn chung cả hai cán bộ văn thư đều làm tốt công việc của mình theo sự phân
công. Đảm bảo các quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi và đến nhanh chóng,
Với những văn bản này giúp cán bộ văn thư của Văn phòng có thêm hiểu biết
về nghiệp vụ, vận dụng vào công việc để có hiệu quả cao mà lại theo đúng quy định.
2.2. Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư
Công tác văn thư đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Chánh Văn phòng và Phó
Văn phòng. Cứ mỗi năm, UBND Huyện Thanh Trì lại tiến hành kiểm tra công tác
văn thư một lần. Cách kiểm tra không theo định kỳ mà thường tiến hành bất ngờ
nhằm xem hoạt động nghiệp vụ văn thư thế nào. Điều này đòi hỏi cán bộ văn thư phải
luôn đề cao trách nhiệm của mình, làm việc nghiêm chỉnh theo quy định của Nhà
nước, của HĐND và UBND Huyện đề ra. Tạo nên và gìn giữ một nề nếp làm việc
thống nhất.
2.3.Tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư
Để đánh giá công tác văn thư, hàng năm Văn phòng HĐND & UBND Huyện
Thanh Trì tổ chức sơ kết 6 tháng đầu năm và tổng kết công tác văn thư lưu trữ năm
để báo cáo lên HĐND và UBND Huyện. Qua việc này giúp cán bộ văn thư rót ra
kinh nghiệm với những gì còn tồn tại đồng thời có phương hướng đề nghị lên cấp
trên với những điểm cần thiết để phục vụ trong công tác của mình.
Cán bộ văn thư của Văn phòng là người chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc
trực tiếp việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư của các xã thuộc Huyện theo sự hướng
dẫn của Chánh Văn phòng.
3. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ về công tác văn thư
3.1. tình hình ban hành văn bản của UBND và Văn phòng HĐND &
UBND Huyện Thanh Trì
Văn bản là một phương tiện dùng để truyền đạt thông tin chủ yếu và mang tính
pháp lý cao. Đồng thời là công cụ để cấp trên điều hành cấp dưới, cấp dưới trình lên
cấp trên và các sở, ban, ngành trao đổi thông tin với nhau.
Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn
do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình
thức nhất định và được đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau.
Văn bản quản lý Nhà nước có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của
UBND Huyện. Chính vì vậy, công tác xây dựng và ban hành văn bản được thực hiện
là bản thảo đã được duyệt. Cán bộ soạn văn bản hoàn thiện nội dung và thể thức văn
bản theo đúng quy định của pháp luật.
∗ Duyệt văn bản:
Sau khi bộ phận chuyên viên của Văn phòng hoặc các đơn vị thuộc văn phòng
hoàn thành bản thảo. Chánh Văn phòng là người xem xét và phê duyệt trước khi
xuống phòng đánh máy và ban hành.
∗ Đánh máy văn bản:
Đánh máy là một khâu nghiệp vụ thuộc công tác văn thư để hoàn thành một
văn bản trước khi làm thủ tục phát hành.
Văn phòng HĐND & UBND có một phòng máy riêng gồm hai nhân viên
chuyên đánh máy và in Ên. Mọi văn bản sau khi được Chánh Văn phòng duyệt đều
chuyển xuống phòng máy để đánh máy. Việc đánh máy được thực hiện theo đúng
quy định về hình thức của văn bản. Song vẫn tồn tại một số sai sót về lỗi chính tả và
cách trình bày thể thức.
3.1.2. Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn bản
∗ Thẩm quyền ban hành văn bản:
Văn bản của UBND Huyện Thanh Trì phục vụ cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước
thuộc phạm vi chức năng của mình. Theo thẩm quyền ban hành văn bản, UBND và
Văn phòng UBND Huyện Thanh Trì được ban hành 02 loại văn bản:
+ Văn bản quy phạm pháp luật;
+ Văn bản quản lý nhà nước thông thường.
- Các phòng, ban, ngành thuộc UBND Huyện không có thẩm quyền ban hành
các văn bản quy phạm phấp luật. Để giải quyết các công việc chuyên môn theo chức
năng, nhiệm vụ được giao thì các phòng, ban, ngành trong quá trình tổ chức hoạt
động chỉ được ban hành các văn bản hành chình thông thường.
- Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì có quyền ban hành văn bản
quản lý Nhà nước theo chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền đúng quy định. Văn bản
do Văn phòng ban hành để chỉ đạo công tác các đơn vị cơ sở.
∗ Nội dung văn bản:
Khi soạn văn bản, người soạn cần xác định rõ nội dung văn bản nhằm đạt mục
- Nếu là văn bản của các phòng, ban trực thuộc thì dòng trên là tên cơ quan
và dòng dưới là tên tác giả:
UBND HUYỆN THANH TRÌ UBND HUYỆN THANH TRÌ
PHÒNG TƯ PHÁP PHÒNG TÀI CHÍNH
+ Số và ký hiệu văn bản:
- Sè và ký hiệu văn bản của UBND Huyện Thành Trì được đánh theo thứ tự từ
số 01 cho đến hết đối với từng loại văn bản ban hành hàng năm. Số thứ tự được đánh
bằng chữ số ảrập.
- Ký hiệu của văn bản là chữ viết tắt của thêt loại văn bản và đơn vị ban hành
văn bản, được trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ 13.
- Giữa số và ký hiệu có gạch chéo, giữa thể loại và đơn vị ban hành văn bản có
gạch nối.
Ví dô:
Văn bản của UBND: 16/QĐ- UBND
Văn bản của Văn phòng: 20/TB- VP
Văn bản không có tên loại: 59/UB - VP
- Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì có thêm năm ban hành văn bản:
Ví dô: 36/2006/QĐ- UBND
+ Địa danh và ngày tháng văn bản:
- Địa danh là tên địa phương nơi UBND Huyện đóng trụ sở
- Ngày tháng văn bản là ngày tháng năm ban hành văn bản
- Địa danh và ngày tháng văn bản của UBND Huyện Thanh Trì được trình bày
dưới phần quốc hiệu bằng phông chữ Vn.Time, cỡ chữ 14 nghiêng.
Ví dô: Hà Nội, ngày 22 tháng 5 năm 2006
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
- Tên loại được trình bày ở giữa, dưới phần địa danh ngày tháng văn bản bằng
phông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ 14 đứng đậm.
- Trích yếu nội dung văn bản là câu tóm tắt nội dung văn bản ngắn gọn, súc
tích,dễ hiểu, được trình bày dòng dưới tên loại văn bản với phông chữ Vn.Time, cỡ
chữ đứng đậm.
đậm.
Ví dô:
+ Văn bản do Chủ tịch UBND ký:
TM. UBND HUYỆN THANH TRÌ
CHỦ TỊCH
Trần Văn Huy
+ Văn bản do Phó Chủ tịch ký:
TM. UBND HUYỆN THANH TRÌ
KÝ THAY CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Lã Thị Bích Nhung
- Văn bản của Văn phòng ban hành và do Chánh Văn phòng ký:
VĂN PHÒNG HĐND& UBND HUYỆN THANH TRÌ
CHÁNH VĂN PHÒNG
Trần Văn Hiếu
- Văn bản của các phòng do trưởng phòng ký:
PHÒNG TƯ PHÁP HUYỆN THANH TRÌ
TRƯỞNG PHÒNG
Phạm Đức Quỳnh
3.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Số lượng văn bản phát hành của UBND Huyện Thanh Trì tăng dần theo từng
năm, mỗi năm UBND Huyện làm ra khoảng 5000 văn bản. Việc tổ chức quản lý và
Copyright: Tài liệu đại học ©