Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

CHƯƠNG I.
TỔNG QUAN VỀ HUYỆN GIA LỘC
I. KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ XÃ HỘI HUYỆN
GIA LỘC
1.1 Đặc điểm tự nhiên và dân số
Gia lộc là một huyện nằm ở phía Tây Nam của tỉnh Hải Dương với tổng
diện tích tự nhiên là 11.235,57 km2. Phía Bắc giáp với thành phố Hải Dương,
phía Nam giáp với huyện Ninh Giang và Thanh Miện, phía Đông giáp với
huyện Tứ Kỳ, phía Tây giáp với huyện Tứ Kỳ và Bình Giang. Gia Lộc nằm
giữa khu tam giác kinh tế phía Bắc: Hà Nội – Hải Phòng – Quảng Ninh.
Dân số của toàn huyện tính đến 01/04/2009 là 134.495 người. Mật độ dân
số của huyện là 1.197 người/km2. Dân số trong độ tuổi lao động của huyện là
80.395 người, chiếm 57.78% dân số toàn huyện.
Địa hình của huyện Gia Lộc là đồng bằng, đất nông nghiệp chiếm khoảng
70% diện tích.
Trước đây, huyện mang tên Gia Lộc, sau đó huyện Gia Lộc sáp nhập với
Tứ Kỳ thành huyện Tứ Lộc vào những năm 1979 thuộc tỉnh Hải Hưng và đến
năm 1996, huyện Tứ Lộc lại được tách lại thành hai huyện Tứ Kỳ và Gia Lộc.
Toàn huyện bao gồm một thị trấn (Thị trấn Gia Lộc ) và 22 xã (Đoàn
Thượng, Đồng Quang, Đức Xương, Quang Minh, Nhật Tân, Gia Hòa, Gia
Khánh, Gia Tân, Gia Xuyên, Gia Lương, Hoàng Diệu, Thống Kênh, Hồng
Hưng, Lê Lợi, Liên Hồng, Phạm Trấn, Phương Hưng, Tân Tiến, Thống Nhất,
Toàn Thắng, Trùng Khánh, Yết Kiêu).

1


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

chạy qua (đường 17A và đường 38B) và hơn 50km đường sông (sông Đình
Đào và sông Kẻ Sặt).
Tuy nhiên, huyện còn gặp rất nhiều khó khăn trên lĩnh vực kinh tế cũng
như xã hội:
Trong những năm gần đây, mặc dù cơ cấu kinh tế nông thôn có sự chuyển
đổi theo hướng tích cực, tỷ trọng nông nghiệp đã giảm, nhưng Gia Lộc vẫn là
một huyện sản xuất nông nghiệp, tỷ trọng nông nghiệp trong cơ cấu kinh tế
vẫn còn cao. Việc canh tác vẫn còn nhỏ lẻ, manh mún, chưa có sự sản xuất tập
trung để sản xuất hàng hóa với khối lượng lớn, đồng thời chất lượng hàng hóa,
năng suất lao động cũng chưa cao. Cùng với đó là sự bất ổn về thời tiết, các
yếu tố sinh học cũng ảnh hưởng không ít đến chất lượng của các sản phẩm
nông nghiệp. Do đó, rất cần sự quan tâm, nỗ lực hơn nữa của các cấp có thẩm
quyền nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn tại trên.
Sản xuất công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp và dịch vụ phát triển chưa
tương xứng với tiềm năng của địa phương, quy mô còn nhỏ bé, chưa có điều
kiện áp dụng các trang thiết bị hiện đại vào sản xuất kinh doanh, do vậy, đây
cũng là một điểm hạn chế ảnh hưởng đến quá trình phát triển kinh tế-xã hội
của huyện.
Cơ sở hạ tầng ở nông thôn chưa đồng bộ giữa các xã, chưa đáp ứng yêu
cầu của công nghiệp hóa, hiện đại hóa, lao động có tay nghề còn ít, lao động
dư thừa ở nông thôn còn nhiều. Trình độ của nhiều cán bộ, công chức còn chưa
đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ đề ra.

II.KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN GIA LỘC
2.1 Quá trình thành lập

3



4


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

- Chánh Văn phòng: Là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước HĐNDUBND, Chủ tịch UBND huyện và pháp luật về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
được giao. Chịu trách nhiệm chấp hành các quyết định, chỉ đạo của Chủ tịch, Phó
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện
- Phó Chánh Văn phòng: Là người giúp việc cho Chánh Văn phòng trên một
số lĩnh vực, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luât về nhiệm
vụ được giao, khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh được ủy nhiệm
điều hành công việc của Văn phòng.
- Cán bộ, công chức, nhân viên làm việc tại Văn phòng chịu sự quản lý điều
hành công việc của Chánh Văn phòng, thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao
và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng và trước pháp luật.
Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương
Chánh Văn phòng

Phó Văn phòng

Phó Văn phòng

(Biên tập-tổng hợp)

(Hành chính-quản trị)

Biên tập
tổng hợp


thuộc UBND huyện chuẩn bị các văn bản, đề án trước khi trình HĐND, UBND
huyện xem xét, quyết định hoặc trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
5. Đảm bảo thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời,
chính xác phục vụ cho công tác lãnh đạo, điều hành của HĐND và UBND huyện;
thực hiện chế độ báo cáo lên cơ quan cấp trên theo đúng quy định.
6. Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện tổ chức thực hiện cơ chế "một cửa"
tại cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương; tổ chức bộ phận tiếp nhận, giải
quyết và trả kết quả theo cơ chế "một cửa" của UBND huyện.
7. Thực hiện công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ của cơ quan.
8. Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, cơ sở vật chất, phương tiện
cho hoạt động của HĐND và UBND huyện.
9. Quản lý cán bộ, công chức, viên chức, tài sản của Văn phòng theo quy định
của Nhà nước.
10. Chủ tài khoản đơn vị dự toán Văn phòng HĐND-UBND huyện.
11. Phối hợp với Thanh tra huyện xây dựng lịch tiếp dân của chủ tịch UBND
huyện và thực hiện tiếp công dân, đôn đốc các cơ quan, đơn vị giải quyết đơn thư
khiếu nại tố cáo theo quy định; giải quyết khiếu nại tố cáo thuộc thẩm quyền.
12. Thực hiện các nhiệm vụ được giao khác của Thường trực HĐND, lãnh
đạo UBND huyện.

6


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

CHƯƠNG II
CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN GIA LỘC

I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1 Khái niệm

Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 5 bước
sau:
Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản.
Bước 2: Bóc bì văn bản.
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến vào văn bản
Bước 4: Vào sổ và chuyển giao văn bản đến
Bước 5: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến
- Tổ chức giải quyết văn bản đi
Tất cả những văn bản giấy tờ, tài liệu do cơ quan. đơn vị gửi đi chung là “văn
bản đi”.
Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Các
văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vịđể gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn
thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có trách
nhiệm gửi đi.
Thủ tục quản lý gửi văn bản đi bao gồm 6 bước sau:
Bước 1: Đánh máy, in văn bản
Bước 2: Ký văn bản
Bước 3: Đăng ký, nhân bản và đóng dấu văn bản đi
Bước 4: Chuyển giao văn bản đi
Bước 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi
8


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

Bước 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản
Mẫu sổ chuyển văn bản qua bưu điện hoặc đến các cơ quan
Ngày

Số ký hiệu


-Tổ chức quản lý văn bản nội bộ
Văn bản nội bộ là văn bản, giấy tờ, tài liệu trong nội bộ cơ quan ban hành.
Văn bản nội bộ cũng được quản lý giống với quản lý các văn bản đến và đi
b. Tổ chức quản lý văn bản mật
Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ
quan hoặc người được uỷ quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn
bản.
Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” thì phải đóng dấu vào văn
bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được đánh
dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ số, ký
hiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì trong rồi
chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi
nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ “mật”. Sau đó
các văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các văn bản bình thường.
c. Lập và quản lý hồ sơ, tài liệu
Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác
văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần
thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động khoa
học và thuận tiện.
+ Lập danh mục hồ sơ: Tháng 12 hàng năm cán bộ lập danh mục hồ sơ dự
kiến
9


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

+ Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ
cần viết bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ.
+ Căn cứ vào đặc trưng của văn bản tài liệu để chia thành các hồ sơ: Các đặc

Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

- Những văn bản thuộc nhiệm vụ của văn phòng lấy danh nghĩa là văn phòng
để làm ra văn bản thì đóng dấu văn phòng.
Dấu ghi “mật” và “khẩn” thì phải đóng dấu đúng với loại văn bản đó và phải
do thủ trưởng cơ quan, người được uỷ quyền quyết định. Dấu “mật” phải được
đóng vào trước khi ký chính thức. Ngoài ra còn sử dụng con dấu đề chữ khẩn cấp
như “hoả tốc”, “thượng khẩn” theo quy định với từng loại văn bản.
Việc quản lý con dấu theo Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP quy định về quản lý
và sử dụng con dấu như sau: “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước,
tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần
chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại
Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước”.
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản,
giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý
theo quy định của Nghị định này.
1.3Tổ chức công tác văn thư.
a.Quy mô, biên chế.
Để có quy mô và biên chế hợp lý cho công tác văn thư cần phải xem: Cơ cấu
tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư và số lượng văn bản,
tài liệu cơ quan. Trong đó bao gồm văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ.
b. Hình thức tổ chức
+Hình thức văn thư tập trung: Theo hình thức này, hầu hết các tác nghiệp
chuyên môn văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn. Hình
thức này thường được áp dụng ở các cơ quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơ cấu tổ
chức ít phức tạp, số lượng văn bản ít.
+ Hình thức văn thư phân tán: Theo hình thức này, hầu hết các khâu nghiệp
vụ công tác văn thư được giải quyết ở các đơn vị cơ sở, tổ chức trực thuộc. Hình

11


II.1

Tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản

a. Tổ chức, giải quyết văn bản đến
12


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

Quá trình tiếp nhân văn bản đến của văn phòng HĐND-UBND huyên Gia
Lộc được thực hiện theo các bước sau:
+ Nhận văn bản đến, phân loại sơ bộ văn bản
Tất cả các loại văn bản đến từ bất cứ nguồn nào đều phải tập trung tại văn thư
của văn phòng HĐND-UBND để làm thủ tục tiếp nhận và đăng ký. Thông thường
các văn bản thường đến nhiều vào buổi sáng, do vậy sau khi vào giờ làm việc 30
phút, văn bản từ các phòng, cơ quan được mang đến cho văn thư xử lý. Văn bản
đến theo đường bưu điện thường đến vào khoảng 9h30’ – 10h.
Văn thư thực hiện tiếp nhận các văn bản từ các nguồn, thực hiện ký nhận đối
với các văn bản từ bên ngoài.
Văn bản đến của cơ quan được hình thành từ 4 nguồn:
- Văn bản của cấp trên gửi xuống
- Văn bản của cấp dưới gửi lên
- Văn bản cùng cấp gửi
- Văn bản của công dân gửi
Tiếp đến, văn thư xem xét bì thư, kiểm tra phong bì xem có đúng địa chỉ, còn
nguyên vẹn hay không. Nếu không đúng địa chỉ thì gửi trả lại, nếu không còn
nguyên vẹn thì văn thư lập biên bản và có chữ ký của người gửi văn bản, phân loại
các loại văn bản. Việc kiểm tra, xem xét thể thức văn bản, bì thư diễn ra trong

Ngày
tháng
1
15/4

Số ký

Số

hiệu văn

lượng bì

bản đến

văn bản

2
035

3
05

Ký nhận và
Nơi nhận văn bản

đóng dấu
văn bản

4

ghi, lưu các loại văn bản trên để tiện trong quá trình theo dõi và tìm kiếm.
Văn bản đến hàng ngày được vào sổ như sau:
Số

Ngày

Nơi gửi Số, ký hiệu Ngày,

Trích

văn

đến

văn VB

dung VB

VB

tháng

bản

yếu

nội Lưu

VB


Về việc bổ nhiệm QĐ

UBND

tỉnh Hải UBND

ông A làm phó

huyện

Dương

Giám đốc Sở TN-

Lộc

UBND

4

1406/QĐ-

5

14/4

6

9


chữ ký của người có thẩm quyền và chuyển xuống văn thư để lấy số.
+ Đăng ký, nhân bản và đóng dấu: Sau khi văn thư nhận được văn bản đã có
chữ ký, và tiến hành kiểm tra nội dung, thể thức của văn bản thì văn thư tiến hành
cho số, vào sổ văn bản đi.
Văn thư đăng ký văn bản đi ghi rõ ngày tháng của văn bản, số, ký hiệu, tên
loại, trích yếu nội dung văn bản, nơi nhận văn bản theo đúng quy định của Nhà
nước. Vào số cho văn bản cần dùng bút nét to, mực đậm và rõ nét để khi nhân bản
không bị mờ, khuyết.
+ Chuyển giao văn bản đi: Đối với các văn bản của Văn phòng thì văn thư
tiến hành photo và đóng dấu văn bản, sau đó, chuyển văn bản đến nơi nhận đã ghi

16


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

trong văn bản, giữ lại bản gốc lưu. Tùy theo số lượng, độ dày, kích thước của văn
bản chuyển đi mà văn thư lựa chọn những loại bì cho phù hợp, tiến hành vào bì và
dán bì, đóng dấu mức độ khẩn, mật, ghi rõ nơi nhận và gửi đi trong ngày, chậm
nhất là ngày hôm sau.
Bì thư của Văn phòng Ủy ban được in sẵn, thường được gửi xuống các xã, thị
trấn và các cơ quan ngoài Ủy ban là chủ yếu. Trong quá trình thực tập tôi cũng
được tham gia vào giải quyết các văn bản đi như được hướng dẫn làm công tác
photo, đóng dấu, dán bì gửi các văn bản cho các nơi đã ghi ngoài bì, đi gửi công
văn cho các phòng trong Ủy ban.
Đối với các văn bản của các phòng, cơ quan chuyên môn, văn bản sau khi lấy
số sẽ tiến hành photo và mang quay trở lại để văn thư đóng dấu. Sau khi đóng dấu,
văn thư gửi trả lại cơ quan để cơ quan đó gửi đi như nơi nhận.
+ Theo dõi, kiểm tra văn bản đi: Cán bộ văn thư theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi. Tiến hành lập phiếu gửi để theo dõi văn bản theo yêu cầu của người ký

2

3

5

6

7

15/4

214/TB-

Thông báo về việc giới Chủ

87

…….

UBND

thiệu chữ ký của Phó UBND

phòng, cơ

Chi cục trưởng Cục thi

quan, các


hiện công việc của cơ quan một cách kịp thời, nhanh chóng, và chính xác, nâng cao
hiệu quả hoat động của Ủy ban.
+ Sắp xếp và lưu văn bản: Các văn bản đi được sắp xếp theo đúng trình tự,
thủ tục của pháp luật quy định, được văn thư thực hiện ngay trong ngày. Việc lưu
trữ văn bản được thực hiện 1 tuần 1 lần vào cuối tuần, văn thư tiến hành sắp xếp,
lưu trữ các văn bản của cả tuần. Đây là một công việc không khó khăn nhưng lại
rất quan trọng, việc sắp xếp và lưu văn bản một cách khoa học sẽ giúp cho việc
giải quyết và theo dõi văn bản một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn, đảm bảo
tính chính xác, kịp thời và hiệu quả.
c. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ.
Văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc lập các loại sổ đăng
ký văn bản nội bộ gồm: Sổ quyết định của Chủ tịch UBND, sổ thông báo, sổ công
văn
Trong quá trình thực hiện giải quyết và chuyển giao, văn thư cơ quan tiến
hành môt cách cẩn thận như việc tiến hành giải quyết và quản lý các loại văn bản
khác. Văn bản nội bộ cũng được lưu vào hồ sơ riêng để tiện theo dõi và quản lý.
2.2 Quản lý văn bản mật

18


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

Thực hiện đúng theo Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm
2002 về việc quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước, văn thư
của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc đã thực hiện đúng theo nguyên tắc:
- Xác định rõ mức độ mật
- Thực hiện đúng các quy đinh về phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng
văn bản mật
- Đối với những văn bản tuyệt mật, tối mật, văn thư trình lãnh đạo xem

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên

khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Dấu của UBND huyện Gia Lộc được cán bộ văn thư cất giữ trong tủ đựng con
dấu và khóa cẩn thận ở cơ quan, không mang ra ngoài cơ quan. Sau khi sử dụng,
văn thư vệ sinh dấu sạch sẽ trước khi cất giữ.
2.4 Lập và quản lý hồ sơ
Là khâu nghiệp vụ cuối cùng và quan trọng trong công tác văn thư. Do vậy,
công tác lập và quản lý hồ sơ là rất quan trọng, góp phần vào quá trình giải quyết
công việc của UBND huyện Gia Lộc.
Hồ sơ: Là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan đến nhau về một vấn đề,
một công việc, một cá nhân hoặc có cùng những đặc điểm chung hình thành trong
quá trình hoạt động cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Để đảm bảo cho quá trình giải quyết công việc cũng như lưu trữ tài liệu, cán
bộ văn thư của Văn phòng HĐND-UBND tiến hành lập hồ sơ đối với từng loại tài
liệu khác nhau. Việc lập hồ sơ chủ yếu căn cứ theo phân loại về năm ban hành và
tên loại văn bản. Công tác lập hồ sơ của Văn phòng Ủy ban cũng khác với Văn
phòng Huyện ủy, nếu như văn phòng HĐND-UBND lập hồ sơ căn cứ theo phân
loại năm ban hành thì văn phòng Huyện ủy lại lập theo từng vấn đề. Do vậy, việc
phân loại theo tên loại và năn ban hành sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, sử dụng
một cách dễ dàng hơn.

20


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

Lập hồ sơ đảm bảo cho việc lưu, tìm kiếm văn bản một cách dễ dàng, đảm
bảo cho sự theo dõi, giám sát của Thủ trưởng cơ quan và việc kiểm tra khi tiến
hành lưu trữ.

trọng, nhờ đó, văn thư có thể tiết kiệm thời gian trong giải quyết, xử lý công việc.
Công tác quản lý văn bản thực hiện trên máy sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn rất
nhiều. Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế giúp cho quy trình xử lý công
việc một cách khoa học hơn.
2.6 Tổ chức công tác văn thư
Do cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc cũng như
khối lượng công việc nên văn thư của Văn phòng có 1 biên chế.
Hình thức tổ chức văn thư là hỗn hợp: Các nghiệp vụ về in ấn, photocopy,
đăng ký ở một nơi, còn việc theo dõi giải quyết lại ở một nơi khác, thường là các
bộ phận, đơn vị nhỏ.

III.

ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN
PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN GIA LỘC

III.1

Những kết quả đạt được

Trên cơ sở những kiến thức đã được học tại Học viện cùng với những kiến
thức thực tế tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc trong suốt 8 tuần thực
tập, em đã nhận thấy Văn phòng HĐND-UBND huyện đã rất quan tâm đến công
tác văn thư. Điều đó khẳng định rõ vai trò của lãnh đạo cơ quan đối với công tác
văn phòng. Hoạt động của cơ quan có hiệu quả hay không phụ thuôc rất lớn vào
công tác văn thư, công tác văn thư có tổ chức tốt thì hoạt động của cơ quan sẽ đạt
hiệu quả cao.
Công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc nhìn chung
được thực hiện tốt, cán bộ văn thư thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, có sự
phối hợp với các phòng ban, cơ quan chuyên môn, các cán bộ, công chức, nhân

+ Việc xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi
giải quyết văn bản còn mang nặng thủ công. Công nghệ thông tin chưa được áp
dụng rộng rãi vì thiếu nhân lực và nhiều lý do khác. So với các nước khác trên thế
23


Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc

giới và trong khu vực, đây là khâu tụt hậu dễ nhận thấy trong công tác văn thư ở
nước ta hiện nay.
* Đối với công tác lập, quản lý hồ sơ
Mặc dù công tác lập, quản lý hồ sơ đã được các lãnh đạo quan tâm, nhưng bên
cạnh đó còn nhiều vấn đề cần quan tâm:
+ Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự được quan tâm và đi vào nề nếp.
Tài liệu hành chính chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh. Và đây cũng là điều rất dễ
nhận thấy trong nhiều cơ quan hiện nay.
+ Công tác lập hồ sơ công việc còn chưa được các lãnh đạo quan tâm, do đó
công tác lập và quản lý hồ sơ còn chưa khoa học và chặt chẽ: Quá trình thu thập,
bổ sung tài liệu chưa liên tục.
+ Theo quy định của Nhà nước, lập hồ sơ công việc là một công tác bắt buộc,
từ thủ trưởng cho đến nhân viên, tuy nhiên vẫn còn tình trạng các cán bộ, công
chức còn lập hồ sơ theo kinh nghiệm thực tiễn công tác.
* Nguyên nhân của những tồn tại trên:
+ Cơ sở vật chất của Văn phòng còn chưa đáp ứng đủ so với nhu cầu công
việc.
+ Lao động của Văn phòng chủ yếu là lao động hợp đồng với mức lương còn
hạn chế, do vậy, chưa thực sự tạo động lực làm việc.
+ Công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ còn chưa được quan tâm.
+ Ý thức, tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong giải quyết công việc.


Trong khi đó, mọi khâu trong quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể
25