Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài.
Từ khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa
có sự điều tiết của nhà nước với nhiều thành phần kinh tế tự do cạnh tranh thì việc
duy trì, tìm kiếm và mở rộng thị trường khách hàng cũng như các nhà cung cấp là
một yếu tố hết sức quan trọng. Không ngoại trừ một doanh nghiệp hay một tổ
chức kinh tế nào lại muốn mình hoạt động kinh doanh không có hiệu quả, không
đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ cũng
không phải là ngoại lệ. Để duy trì sự phát triển lâu dài, bền vững thì bắt buộc các
doanh nghiệp phải thường xuyên, tích cực tạo dựng, vun đắp các mối quan hệ và
cũng như vậy bộ phận văn phòng công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ luôn góp
phần giúp công ty thực hiện công tác này vì văn phòng luôn được coi như bộ mặt
của toàn công ty.
Hoạt động văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng góp phần đem lại hiệu quả
kinh doanh cho các doanh nghiệp, tổ chức xã hội nói chung cũng như công ty
Nam Đình Vũ nói riêng. Chỉ cần lấy một mảng nhỏ của công tác văn phòng đó là
thu thập và xử lý thông tin để làm bằng chứng chúng ta thấy được tầm quan trọng
của văn phòng. Hàng ngày tại công ty thường xuyên có các văn bản đi, văn bản
đến. Nếu không có văn phòng mà cụ thể là phòng văn thư là nơi tiếp nhận xử lý
và giải quyết số văn bản đó thì mọi hoạt động của công ty sẽ gặp khó khăn và
thậm chí là gây hậu quả nghiêm trọng.
Sau quá trình thực tập tại công ty Nam Đình Vũ em nhận thấy công tác văn
phòng ở công ty thực sự là một hoạt động hết sức cần thiết. Mặc dù công ty đã có
nhiều cố gắng để hoàn thiện công tác này nhưng bên cạnh đó vẫn có nhiều vấn đề
cần được bổ sung và đổi mới.
Là một sinh viên thực tập tại cơ sở em mong muốn bằng sự am hiểu ít ỏi và
chưa có kinh nghiệm của mình cố gắng đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao
hiệu quả công tác văn phòng của công ty.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
1

Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
2
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
5. Kết cấu đề tài.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, giới thiệu tài liệu tham khảo, kết cấu luận văn
gồm 3 chương.
Chương I: Những vấn đề cơ bản về văn phòng.
Chương II: Thực trạng công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư
Nam Đình Vũ.
Chương III: Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
công ty CPĐT Nam Đình Vũ.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
3
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
CHƯƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP.
1. Một số khái niệm.
1.1. Khái niệm văn phòng.
Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế khu vực và thế giới, các cơ quan
doanh nghiệp nước ta luôn tự đổi mới, tự khẳng định mình để hoà nhập với sự phát
triển đó. Để đáp ứng yêu cầu này nhiều cơ quan, doanh nghiệp ra đời kéo theo sự
hình thành hệ thống văn phòng trong cơ quan doanh nghiệp đó với mục đích đảm
bảo cho sự tồn tại phát triển của mình.
Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ
quan, văn phòng được hiểu như một bộ máy điều hành, tổng hợp giúp thủ trưởng
điều hành hoạt động của cơ quan đơn vị đó. Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là
một loại hoạt động trong cơ quan nhà nước và các tổ chức kinh tế xã hội. Như vậy
thuật ngữ văn phòng có thể hiểu theo hai nghĩa:
Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức, doanh

mới về quản trị doanh nghiệp.
2. Vai trò cũng như tầm quan trọng của công tác văn phòng.
Chúng ta có thể khẳng định văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong
mỗi doanh nghiệp cho dù là doanh nghiệp nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân,
doanh nghiệp quy mô lớn hay nhỏ.
Văn phòng và phòng hành chính là " bộ nhớ " của thủ trưởng, là tai, là mắt của
doanh nghiệp. Nếu văn phòng làm việc có lề nếp, kỷ cương và khoa học thì công
việc của doanh nghiệp sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả
Trong thời đại " bùng nổ thông tin" các doanh nghiệp đều rất quan tâm đến
việc thu thập, sử dụng thông tin để có được các quyết định đúng đắn, kịp thời và
hiệu quả cao cho đơn vị, cho xã hội.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
5
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp là do họ có lợi thế
về thông tin và coi thông tin là nguồn tài nguyên đặc biệt quan trọng của doanh
nghiệp. Mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động
văn phòng có vị trí vô cùng quan trọng không ngoại trừ doanh nghiệp nào.
Văn phòng là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo để giải quyết mọi công
việc của cơ quan. Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược sản xuất
kinh doanh, chiến lược cạnh tranh trên thị trường, tham mưu về các vấn đề thưởng
phạt đối với các CBCNV trong doanh nghiệp.
Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, văn phòng thay mặt cho doanh nghiệp
tham gia công tác đối nội, đối ngoại. Ví dụ như Giám đốc ra quyết định về việc
khen thưởng đối với những CBCNV hoàn thành suất sắc nhiệm vụ được giao thì
quyết định đó sẽ được chuyển đến bộ phận văn phòng, sau đó bộ phận văn phòng
có nhiệm vụ thông báo cụ thể xuống từng cá nhân được khen thưởng.
Văn phòng có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét và đề xuất các vấn đề có liên
quan đến doanh nghiệp, trách nhiệm giải quyết công việc của thủ trưởng giúp lãnh
đạo cơ quan chỉ đạo, điều hành công việc một cách nhanh chóng kịp thời và đạt

Kết quả của việc tham mưu phải xuất phát từ những thông tin đầu vào và cả
những thông tin đầu ra, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà
văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy cần phải được văn phòng sàng lọc,
phân tích tổng hợp, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của nhà lãnh đạo trong từng
lĩnh vực cụ thể. Ví dụ thông tin về thị trường thì được nhà quản lý áp dụng trong
việc ra các quyết định về sản xuất sản phẩm nào, giá cả ra sao...
Trong quá trình thu thập, xử lý và sử dụng thông tin thì văn phòng phải tuân
thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định: thu thập đầy đủ, phân loại và chọn
lựa nhanh chóng, kịp thời và có chất lượng thì mới mang lại hiệu quả thiết thực
cho doanh nghiệp.
- Chức năng hậu cần.
Hoạt động của doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như: nhà
cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính...Các điều kiện ấy được quản lý sắp
xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu
cầu hoạt động của doanh nghiệp. Nội dung của công việc này thuộc về chức năng
hậu cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù của văn phòng,
có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
7
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có nguyên liệu, vật liệu, phương tiện, nguồn tài
chính song hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý sử dụng các
yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng. Chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao
nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
Trụ sở cũng như phòng làm việc của cơ quan văn phòng phải có cách sắp xếp
phù hợp với mỗi loại công việc, với mỗi vị trí làm việc, trong từng điều kiện môi
trường cụ thể cho dù các thiết bị, các phương tiện đơn sơ hay hiện đại cũng cần
được bố trí hợp lý, tiện lợi và hiệu quả. Có như vậy mới có thể đem lại một môi
trường làm việc tốt cho nhân viên kích thích họ làm việc hăng say, có hiệu quả và
đem lại năng suất lao động cao hơn cho doanh nghiệp. Ví dụ phòng Tổ chức -

Khi xây dựng chương trình làm việc văn phòng phải nêu ra các mục tiêu,
nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, các
phòng ban cần thực hiện.
Xây dựng chương trình sát, đúng là việc khó song việc tổ chức thực hiện tốt
chương trình đã vạch ra lại còn khó hơn.Vì vậy ngoài việc xây dựng tốt nội dung
chương trình kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp, văn phòng còn phải thường
xuyên đôn đốc theo dõi việc thực hiện chương trình, đồng thời xây dựng và thực
hiện tốt quy chế hoạt động trong doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và
phát triển cần phải tuân thủ theo những quy định chặt chẽ về tổ chức, về cơ chế
hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động. Vì vậy phải có nội quy, quy chế cụ thể
để xác định mọi mối quan hệ công tác trong doanh nghiệp cùng phục vụ mục tiêu
chung. Văn phòng phải là đầu mối của việc xây dựng chương trình kế hoạch và xây
dựng quy chế hoạt động để đảm bảo hoàn thành kế hoạch của toàn doanh nghiệp.
2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.
Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng
suốt, kịp thời và hiệu quả. Người lãnh đạo không thể có thời gian để thu thập cũng
như xử lý mọi thông tin từ mọi nguồn tin khác nhau mà cần phải có sự trợ giúp của
văn phòng.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
9
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Văn phòng được coi như " cổng gác thông tin" của doanh nghiệp vì mọi
nguồn thông tin đến hay đi đều được thu nhận, xử lý và chuyển phát từ văn phòng.
Từ những nguồn tin được tiếp nhận, văn phòng phân loại thông tin theo kênh thích
hợp để chuyển phát hay lưu trữ. Đây là hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp,
nó quyết định đến sự thành công hay thất bại trong hoạt động của doanh nghiệp. Vì
vậy văn phòng phải tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư lưu trữ
khi thu nhận xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu thập
một cách đầy đủ, kịp thời được xử lý một cách nghiêm túc, khoa học đáp ứng yêu
cầu của người quản lý thì người lãnh đạo sẽ só được những quyết định sáng suốt và

doanh nghiệp mình, đồng thời cũng phải tổ chức cho CBCNV đi học thêm các lớp
bồi dưỡng nghiệp vụ, các khoá học ngắn hạn để nâng cao năng lực, trình độ
chuyên môn nhằm đem lại hiệu quả làm việc cao hơn.
2.5. Duy trì hoạt động thường xuyên liên tục của doanh nghiệp.
Khác với các hoạt động chuyên môn trong doanh nghiệp, văn phòng phải hoạt
động thường xuyên liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự và
bảo quản tài sản của doanh nghiệp. Đặc điểm hoạt động này của văn phòng là xuất
phát từ chức năng của văn phòng phải đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn thông
tin của mọi đối tượng liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Văn phòng phải
có một bộ phận nhân sự làm việc liên tục không kể ngày đêm ngay cả lúc doanh
nghiệp ngừng hoạt động hoặc trong những ngày nghỉ lễ tết, thứ bẩy chủ nhật để
đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt.
Công việc của văn phòng luôn gắn kết với hoạt động của lãnh đạo, vừa gắn
liền với tất cả các bộ phận khác trong doanh nghiệp trong việc kiểm tra, đôn đốc
thực hiện mục tiêu. Vì vậy để duy trì hoạt động của văn phòng, cần có sự phối hợp
chặt chẽ giữa các bộ phận, các cấp quản lý trong doanh nghiệp.
2.6. Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư và tài sản của
doanh nghiệp.
Đây là nhiệm vụ mang tính chất đặc thù của công tác văn phòng. Các nhu cầu
về hậu cần trong các doanh nghiệp hết sức đa dạng và phong phú. Đó là nhu cầu về
vật tư, tài chính, trang thiết bị, dụng cụ cũng như các máy móc. Văn phòng phải
luôn cung ứng đầy đủ và kịp thời để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp diễn ra trôi chảy.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
11
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Ví dụ phòng kĩ thuật của doanh nghiệp có 3 máy vi tính nhưng do yêu cầu của
công việc cần thêm một máy tính nữa để thuận tiện hơn trong công việc. Do vậy,
phòng kĩ thuật phải viết phiếu đề nghị với văn phòng cung cấp thêm một máy tính
nữa, văn phòng xem xét và bố trí thêm máy tính cho phòng kĩ thuật trong một thời

quy chế chung. Các quy chế làm việc của doanh nghiệp được xây dựng thông qua
hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của CBCNV, quy
định mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, quy định cách thức phối
hợp để hoạt động có hiệu quả.
Khi xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp văn phòng cần chú ý có
hai loại quy chế mà văn phòng trực tiếp phải thực hiện:
- Một là: Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp.
- Hai là: Quy chế tổ chức và hoạt động riêng cho văn phòng.
3.3. Công tác tham mưu, tổng hợp.
3.3.1. Công tác tham mưu.
Tham mưu là hoạt động xuất hiện rất sớm trong đời sống xã hội, nhất là khi
xuất hiện các hoạt động quản lý. Quản lý cần cho các hoạt động hợp tác và phân
công lao động. Chủ thể quản lý phải điều hành một số lượng khách thể có quy mô
lớn hơn mình nhiều lần và hoạt động phân tán theo các lĩnh vực, không gian, thời
gian khác nhau. Để đạt hiệu quả cao người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng
trong đơn vị và khâu nối được các hoạt động của họ lại với nhau một cách nhịp
nhàng và khoa học. Muốn vậy, bản thân nhà quản lý phải tinh thông trong nhiều
lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc mọi nơi, phải quyết định chính xác, kịp thời mọi
vấn đề,... điều đó đã vượt qua khả năng thực hiện của nhà quản lý.
Thực tế khách quan đó đã đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà
quản lý trên nhiều phương diện, trong đó có công tác tham mưu.
Như vậy công tác tham mưu có thể được hiểu như sau:
" Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, nhà quản lý
nhằm đưa ra những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời và có hiệu lực
hiệu quả" .
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
13
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Nhiệm vụ chính của công tác tham mưu là:
- Giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình công tác theo chức năng nhiệm

trong doanh nghiệp nhằm đưa ra các chiến lược sản xuất kinh doanh.
Các cuộc họp hội nghị là hình thức phát huy dân chủ, phát huy trí tuệ của
tập thể. Đó là hình thức tập thể lao động ra quyết định hoặc bàn bạc công việc liên
quan đến doanh nghiệp, sử dụng để học tập, trao đổi kinh nghiệm, thông
tin...Chính vì nhiều mục đích như vậy nên lãnh đạo phải xem xét tính công việc để
đưa ra nội dung cuộc họp, thành phần cũng như thời gian của cuộc họp.
Để các cuộc họp, hội nghị tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ
ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp
và cả những yếu tố vật chất phục vụ cuộc họp.
3.6. Công tác văn thư lưu trữ.
Công tác văn thư lưu trữ giữ vị trí quan trọng trong công tác văn phòng của
mỗi cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác này cũng chính là việc thực hiện các hoạt
động văn phòng thông suốt hiệu quả.
3.6.1. Công tác văn thư.
" Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức
quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp".
Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây.
• Thứ nhất, xây dựng và ban hành văn bản.
Nội dung này bao gồm các công việc sau đây:
- Soạn thảo văn bản.
- Duyệt văn bản.
- Đánh máy và nhân văn bản.
- Trình ký và ban hành văn bản.
Thứ hai, Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản.
Nội dung này bao gồm các công việc sau đây:
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
15

Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
- Phân loại tài liệu: là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu
thuộc phông trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phông lưu trữ phản
ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp.
- Xác định giá trị tài liệu: là quy định thời gian cần thiết cho việc bảo
quản tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để huỷ bỏ. Xác định giá trị tài liệu
đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn được những tài liệu có giá trị, đồng thời loại bỏ
những tài liệu hết giá trị giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu
quả tài liệu lưu trữ.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc được thực hiện
nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ. Công việc
này có ý nghĩa rất quan trọng, đồng thời nó cũng là một công việc khó khăn, đặc
biệt trong điều kiện lịch sử, địa lý, khí hậu nước ta.
- Tiêu huỷ tài liệu khi hết hạn: Tài liệu khi hết hạn sử dụng phải được
đánh giá lại và tiêu huỷ để giảm bớt chi phí bảo quản.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
17
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM ĐÌNH VŨ
I. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ
1. Quá trình hình thành và phát triển.
• Tên công ty:
Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM ĐÌNH VŨ
Tên quốc tế bằng tiếng anh: NAM DINH VU INVESTMENT JOINT
STOCK COMPANY
Tên viết tắt: NDV
• Trụ sở chính:
Số 5 Hồ Xuân Hương, phường Minh Khai, quận Hồng Bàng, thành phố Hải

quốc tế Hòn Dấu tại thị xã Đồ Sơn, Hải Phòng. Dự án có quy mô 96ha với tính
chất thi công lấn biển quy mô lớn , phức tạp và được đánh giá là dự án đầu tư
nhanh và hiệu quả cao tại Hải Phòng.
Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ hiện đang là chủ đầu tư dự án khu
công nghiệp phía nam bán đảo Đình Vũ - Hải Phòng, quy mô dự án khoảng 915ha.
Hiện nay dự án đang trong giai đoạn lập quy hoạch chi tiết, thiết kế kỹ thuật thi
công và chuẩn bị đầu tư thi công hạ tầng. Đến nay công tác chuẩn bị đầu tư đã
tương đối hoàn thành, dự kiến đến tháng 9/2009 sẽ đi vào khởi công. Đây là dự án
lớn với tổng mức đầu tư hạ tầng gần 5000 tỷ.
Như vậy trên cơ sở vận dụng kinh nghiệm, năng lực của các cổ đông, đối
tác; Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ đã hội tụ đầy đủ các yếu tố cần thiết
như tài chính, kinh nghiệm, năng lực quản lý và thu hút đầu tư. Bên cạnh đó Công
ty đang đàm phán với 6 đối tác từ Việt Nam, Singapo, Đức, Nhật, Mỹ và Hàn
Quốc trong lĩnh vực dịch vụ tư vấn thu hút đầu tư và chăm sóc khách hàng tại dự
án.
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
TỔNG GIÁM ĐỐC
19
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty.
Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ là Công ty kinh doanh hạ tầng khu
công nghiệp chuyên kinh doanh các ngành nghề sau:
- Xây dựng nhà các loại.
- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng.
- Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác như: Xây dựng hạ tầng kỹ thuật
khu công nghiệp, khu đô thị mới, văn phòng, khách sạn, nhà hàng, khu du lịch, khu
vui chơi giải trí, khu thương mại; Xây dựng công trình công nghiệp, giao thông ,
thuỷ lợi.
- Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét.
- Bán buôn các vật liệu và thiết bị lắp đặt trong xây dựng.

BỘ PHẬN
TỔ CHỨC
HÀNH CHÍNH
BỘ PHẬN
KỸ THUẬT
BỘ PHẬN
TÀI CHÍNH
KẾ TOÁN
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
4. Nhiệm vụ của từng phòng ban.
4.1. Đại hội đồng cổ đông.
- Thông qua định hướng phát triển Công ty.
- Quyết định các loại cổ phần và tổng số cổ phần từng loại được quyền bán và
quyết định mức cổ tức hàng năm.
- Bầu hoặc mãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên ban kiển soát.
- Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị hoặc lớn hơn 50% tổng giá
trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất.
- Quyết định bổ sung hoặc sửa đổi điều lệ Công ty.
- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm.
- Xem xét về những vi phạm của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát.
- Quyết định tổ chức lại hoặc giải thể Công ty.
4.2. Hội đồng quản trị.
- Quyết định chiến lược Công ty.
- Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn.
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty.
- Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ đại hội đồng cổ đông.
- Kiến nghị, bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý điều hành hoạt
động sản xuất kinh doanh của Công ty.
4.3. Tổng giám đốc.
- Là người đại diện theo pháp luật, có quyền điều hành cao nhất của Công ty,

- Quảng bá, tiếp thị hình ảnh và thương hiệu của Công ty cũng như dự án đến
với khách hàng.
- Thu hút đầu tư và tổ chức các cuộc xúc tiến đầu tư.
- Thực hiện các thủ tục đầu tư và các hoạt động hỗ trợ nhà đầu tư.
- Thực hiện các dịch vụ hỗ trợ trước, trong và sau đầu tư của các nhà đầu tư.
- Theo dõi các hợp đồng khách hàng.
4.6. Bộ phận tài chính - kế toán.
Phòng tài chính - kế toán là đơn vị tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc công
ty về mặt quản lý tài chính, đảm bảo khả năng thanh toán và đáp ứng đầy đủ, kịp thời
nguồn tài chính cho các hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó kế toán trưởng là
người chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tổng giám đốc công ty về việc thực
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
23
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
hiện pháp lệnh kế toán thống kê, về tổ chức mọi hoạt động kế toán của công ty.
Phòng kế toán có nhiệm vụ như sau:
- Bộ phận kế toán – tài chính phải lập kế hoạch báo cáo dự trù kinh phí hàng
tháng trình Tổng giám đốc phê duyệt.
- Bám sát các kế hoạch tuần, tháng, quý để chủ động thanh quyết toán các hợp
đồng theo đúng với nội dung, không được trái với chế độ kế toán thống kê và
nguyên tắc thanh quyết toán của nhà nước và điều lệ của Công ty.
- Phải phối hợp kịp thời và thường xuyên với các phòng ban để đánh giá hiệu
quả kinh doanh, giá thành, tìm ra khâu thất thoát yếu kém trong quản lý kinh
doanh. Từ đó đề nghị với Tổng giám đốc Công ty có biện pháp điều chỉnh kịp
thời. Nếu Tổng giám đốc không điều chỉnh thì có quyền kiến nghị với Hội đồng
quản trị.
- Làm công tác hạch toán kế toán, báo cáo thống kê thực tế tại Công ty và báo
cáo từ ngày 23 – 30 hàng tháng về Công ty, cùng với bản kế hoạch cho tháng sau.
- Phải thiết lập hệ thống phương pháp quản lý và thống nhất các bản báo cáo
trình Tổng giám đốc phê duyệt, là cơ sở để quản lý.

BẢNG CƠ CẤU LAO ĐỘNG
STT Tiêu chí
Năm 2008 Quý 1 năm 2009
Số lượng
( người)
Tỷ lệ
( %)
Số lượng
Tỷ lệ
( người)
Tỷ lệ
( %)
Tổng số lao động 11 100 14 100
1
Giới tính
Nam
Nữ
6
5
54,5
45,5
8
6
57,1
42,9
2
Độ tuổi
18 - 35t
35 - 45t
8