MỤC LỤC
Stt Nội dung Trang
1
LỜI NÓI ĐẦU
04
2
A. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND
QUẬN TÂY HỒ
06
3 I. Những vấn đề chung về UBND và Văn phòng HĐND & UBND
quận Tây Hồ
06
4 1. Giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ 06
5 1.1. Quá trình hình thành và hoạt động của UBND quận Tây Hồ 06
6 1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 07
7 1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 10
8 2. Vai trò của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 11
9 2.1. Vai trò của Văn phòng 11
10 2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 12
11 2.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND &
UBND quận Tây Hồ
17
12 II. Tình hình công tác Văn thư của Văn phòng HĐND & UBND
quận Tây Hồ
20
13 1. Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Văn
phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
20
14 1.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư 20
15 1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư 21
16 1.3. Công tác Văn thư được đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng 21

41 3.6. Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư chuyên trách 47
42 4. Một số nhận xÐt khai quát chung về công tác Lưu trữ 50
43 4.1. Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ 50
44 4.2. Về công tác thu thập, bổ sung và giao nép tài liệu vào lưu trữ 50
45 4.3. Công tác chỉnh lý tài liệu 51
46 4.4. Công tác bảo quản tài liệu 51
47 4.5. Công tác tra tìm phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu 52
48
B. NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ THU HOẠCH BẢN THÂN
53
49 I. Nội dung thực tập 53
50 II. Thu hoạch bản thân 53
51
C. NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA
VĂN PHÒNG HĐND& UBND QUẬN TÂY HỒ. NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG
GÓP, KIẾN NGHỊ
55
52 I. Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ 55
53 1. Những thuận lợi 55
54 2. Những khó khăn 56
55 II. Những ý kiến đóng góp và kiến nghị 56
56 1. Đối với công tác Văn thư 57
57 2. Đối với công tác Lưu trữ 57
58
KẾT LUẬN
58

PHỤ LỤC
Stt
01

36
38
40
41
42
43
49
LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại lịch sử nào thì thông tin cũng đều đóng vai trò quan trọng cho
sự phát triển của xã hội và con người. Theo dòng chảy của thời gian, thế giới luôn có
sự vận động và phát triển không ngừng. Nhu cầu tìm lại quá khứ, hiểu biết hiện tại và
khám phá những điều mới mẻ là một tất yếu luôn tồn tại trong xã hội. Tài liệu là một
nguồn thông tin không thể thiếu nhằm phục vụ hoạt động của xã hội và con người.
Thông tin được gửi và nhận bằng nhiều phương tiện khác nhau. Trong đó văn
bản giấy tờ là một phương tiện chủ yếu và phổ biến nhất. Thông tin bằng văn bản
được thực hiện nhờ công tác Văn thư của mỗi cơ quan.
Văn bản là công cụ quản lý Nhà nước phổ biến của các cấp lãnh đạo. Là
phương tiện để các cấp, các ngành, các cơ quan thuộc mọi lĩnh vực trao đổi thông tin;
phục vụ hoạt động của các cơ quan. Công tác văn thư đảm bảo công tác quản lý, điều
hành trong cơ quan được thông suốt qua việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản.
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác Văn thư trong quản lý Nhà nước, đặc
biệt là trong tình hình đổi mới đất nước, vấn đề này càng được Đảng và Nhà nước
quan tâm. Đồng thời nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, ngày 18 tháng 12 năm 1971
Bộ trưởng Phủ thủ tướng đã ban hành Quyết định số 109/TB về việc Thành lập
trường Trung học Văn thư Lưu trữ. Với nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán
bộ chuyên nghiệp văn thư, lưu trữ bậc trung học và hệ nghề. Hàng năm Nhà Trường
đào tạo được hàng trăm cán bộ có nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ ra làm việc ở các lĩnh
vực.
Từ khi thành lập đến nay, qua hơn 35 năm xây dựng và phát triển. Trường đã
có nhiều đổi thay, thành lập thêm một số ngành đào tạo nh: Thư ký, Hành chính văn

trong bài báo cáo này. Vì vậy em mong được sự góp ý của các thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!
Tây Hồ, tháng 9 năm 2006
Học viên

Bùi Thị Nga

A - TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG
HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ
I - NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA UBND VÀ VĂN PHÒNG
HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ
1. Giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ.
1.1. Quá trình hình thành và hoạt động của UBND quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính thuộc UBND Thành phố Hà
Nội, được thành lập theo Nghị định số 69/CP ngày 28 tháng 10 năm 1995 của Chính
phủ trên cơ sở các phường: Bưởi, Thuỵ Khuê, Yên Phụ của quận Ba Đình và các xã:
Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng của Huyện Từ Liêm.
UBND Quận bắt đầu hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 1996 với các phường
chính thức là: Xuân La, Quảng An, Tứ Liên, Nhật Tân, Phú Thượng, Thuỵ Khuê,
Yên Phụ và Bưởi.
∗ Địa giới hành chính: Tây Hồ là quận nằm ở phía Tây Bắc của Thủ đô.
+ Phía Đông giáp huyện Gia Lâm và quận Ba Đình;
+ Phía Tây giáp huyện Từ Liêm;
+ Phía Nam giáp quận Ba Đình;
+ Phía Bắc giáp huyện Đông Anh .
Hiện nay toàn Quận có 69713 nhân khẩu với diện tích tự nhiên là 2042,7 ha.
Là một quận mới nhưng được Đảng, Chính quyền cùng với các Sở, Ban,
Ngành Thành phố quan tâm giúp đỡ. Đến nay, qua hơn 10 năm xây dựng và phát
triển hệ thống bộ máy chính quyền UBND quận đã kiện toàn, thực hiện tốt nhiệm vụ
quản lý nhà nước trên địa bàn ở mọi lĩnh vực: kinh tế, văn hoá, chính trị, xã hội, an

tế, Thanh tra, Ban quản lý dự án….
b. Phó Chủ tịch UBND quận:
UBND quận Tây Hồ có 02 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch , trong đó 01
Phó Chủ tịch phụ trách về Văn xã, 01 Phó Chủ tịch phụ trách về Kinh tế và Đô thị.
Các Phó Chủ tịch làm việc theo sự phân công của Chủ tịch và có nhiệm vị chỉ đạo
điều hành hoạt động một số phòng, ban chuyên môn của UBND quận.
Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thể UBND quận, HĐND quận về
những quyết định, những ý kiến chỉ đạo điều hành, những kết quả công việc thuộc
các lĩnh vực được phân công. Cùng tập thể UBND quận chịu trách nhiệm về hoạt
động của UBND quận trước UBND Thành phố, Quận uỷ và HĐND quận.
∗ Phó Chủ tịch phụ trách Văn xã:
Chịu trách nhiệm trực tiếp về chức năng quản lý nhà nước trên các hoạt động
về văn hoá - xã hội trên địa bàn quận, trực tiếp quản lý các đơn vị: phòng Văn hoá
thông tin, Trung tâm thể dục thể thao, phòng GD & ĐT, phòng LĐTB & Xã Hội, uỷ
ban dân số kế hoạch hoad gia đình, uỷ ban chăm sóc và bảo vệ trẻ em , bảo hiểm,
công tác tôn giáo, thông tin đại chóng.
∗ Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế và Đô thị:
Chịu trách nhiệm trực tiếp về quản lý nhà nước về công tác thu chi ngân sách,
hoạt động kinh tế, tài chính, nông nghiệp, công nghiệp, giao thông công chính, khoa
học công nghệ, thương mại, doanh nghiệp, du lịch, quản lý đất đai, xây dựng trên địa
bàn quận, địa chính, quản lý thị trường, quản lý đô thị, ban quản lý dự án.
c. Các phòng ban chuyên môn trực thuộc
Theo Quyết định số 4428/QĐ-UB ngày 15 tháng 12 năm 1995 của UBND
Thành phố Hà Nội về việc thành lập các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND
quận Tây Hồ thì UBND quận Tây Hồ có 12 phòng ban. Qua hơn 10 năm hoạt động,
UBND quận Tây Hồ có sự thay đổi tên một số phòng ban cho phù hợp. Đến nay,
UBND quận Tây Hồ gồm 12 phòng ban sau:
1. Văn phòng UBND quận
2. Phòng Tổ chức chính quyền
3. Phòng Thanh tra quận

b. Nhim v v quyn hn:
UBND qun Tõy H thc hin nhim v ch o iu hnh cỏc chng trỡnh
cụng tỏc tun, thỏng, quý, nm; qun lý, hng dn cỏc phng trong hot ng qun
lý nh nc theo lut t chc HND v UBND. UBND qun tho lun tp th v
quyt nh theo a s cỏc vn sau:
- Xõy dng chng trỡnh, k hoch phỏt trin KT-XH, an ninh quc phũng di
hn v hng nm ca qun. K hoch u t v xõy dng cỏc cụng trỡnh trng im
ca qun trỡnh HND qun quyt nh.
- Xõy dng chng trỡnh cụng tỏc hng nm ca UBND qun, cỏc bin phỏp
thc hin Nghi quyt ca HND qun v kinh t, xó hi, an ninh, quc phũng; thụng
qua cỏc bỏo cỏo ca UBND qun trc khi trỡnh HND qun;
- Xõy dng quy ch lm vic ca UBND qun, cụng tỏc t chc b mỏy v
thc hin ch qun lý cỏn b theo phõn cp v quy nh ca nh nc. B nhim,
min nhim, khen thng, k lut i vi cỏc tp th v cỏ nhõn do UBND qun trc
tip qun lý;
- Kt lun nhng v vic khiu ni, t cỏo cú liờn quan n cỏn b ch cht do
UBND qun qun lý hoc nhng v vic phc tp theo quy nh ca Lut khiu ni
t cỏo;
- Kim im, ỏnh giỏ cụng tỏc ch o, iu hnh ca tp th v mi cỏ nhõn
thnh viờn UBND qun hng nm;
- Nhng vn khỏc m phỏp lut quy nh thuc thm quyn ca UBND
qun hoc nhng vn m ch tch UBND qun thy cn thit phi a ra ly ý
kin ca tp th.
2. Vai trò, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn
Phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ.
2.1. Vai trò của Văn phòng UBND quận Tây Hồ:
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh
đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan.
Là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND quận, Văn phòng HĐND & UBND
quận Tây Hồ chịu sự điều hành trực tiếp, toàn diện của Thường trực HĐND và

+ Bộ phn Tham mu tng hp: 05 ngi + Bộ phận Tham mu tổng hợp:
05 ngời
+ Bộ phn K toỏn Ti v: 02 ngi + Bộ phận Kế toán Tài vụ: 02 ngời
+ Bộ phn T phỏp: 04 ngi + Bộ phận T pháp: 04 ngời
+ Bộ phn Tip dõn v tip nhn h s hnh chớnh: 02 ngi + Bộ phận Tiếp dân
và tiếp nhận hồ sơ hành chính: 02 ngời
+ B phn Thi ua + Bộ phận Thi đua Khen thng: 01 ngi
+ B phn Hnh chớnh qun tr: 18 ngi + Bộ phận Hành chính quản trị: 18
ngời
+ B phn Vn th Lu tr: 03 ngi + Bộ phận Văn th Lu trữ: 03 ngời
Theo quy ch lm vic ca Vn phũng HND & UBND qun Tõy H, cỏc b
phn thc hin chc nng nhim v sau:
a. Chỏnh Vn phũng:
L ngi ng u, lónh o iu hnh mi hot ng ca Vn phũng,chu
trỏch nhim trc Thng trc HND v UBND qun v ton b cụng tỏc ca Vn
phũng. T chc ch o cỏn b cụng chc nhõn viờn trong Vn phũng. Trc tip ph
trỏch cụng tỏc t chc b mỏy v nhõn s ca Vn phũng, b phn chuyờn viờn tng
hp, k toỏn ti v, cụng ngh thụng tin, thi ua khen thng, hnh chớnh qun tr.
Chức năng nhiệm vụ cụ thể của Chánh Văn phòng:
- Bè trí, sắp xếp nhân sự của Văn phòng phù hợp với năng lực và chuyên môn
công tác ;
- Dù thảo các chương trình, chỉ đạo điều hành công tác của Văn phòng theo các
chương trình, kế hoạch công tác của HĐND và UBND quận;
- Theo dõi, tổng hợp và báo cáo kịp thừi tình hình, phục vụ cho việc chỉ đạo
của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch. Truyền đạt các nghị quyết,
quyết định, chỉ thị, các ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND quận;
- Chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên và đột xuất
của HĐND, UBND quận, của các đoàn Đại biểu Thành phố theo dõi tham mưu công
tác thi đua khen thưởng;
- Xếp lịch công tác tuần và lịch tiếp dân cho Thường trực HĐND, Chủ tịch,

∗ Bé phận Kế toán – tài vụ:
- Lập dự toán cấp phát chi tiêu tài chính của HĐND, UBND quận, lập các
phòng, ban, ngành thuộc quỹ lương Văn phòng quản lý;
- Thực hiện kiểm quỹ, tạm ứng, hoàn ứng và thanh quyết toán còng nh các dự
án mua sắm, sữa chữa trang thiết bị theo quy định của Nhà nước;
- Quản lý nhập xuất tài chính tài sản, kiểm tra chứng từ và kiểm kê tài khoản
theo định kỳ để báo cáo lên cấp trên.
∗ Bé phận Tư pháp:
- Thực hiện quản lý thống nhất các văn bản quy phạm pháp luật của HĐND,
UBND quận;
- Soạn thảo, tham gia soạn thảo các văn bản pháp quy theo sự phân công của
Thường trực HĐND và UBND quận;
- Tổ chức truyên truyền giáo dục pháp luật trên dịa bàn quận;
- Thực hiện công tác hộ tịch, chứng thực;
- Hướng dẫn và tổ chức hoạt động của tổ hoà giải cơ sở.
∗ Bé phận Tiếp dân và tiếp nhận hồ sơ hành chính:
- Thường trực , hướng dẫn công dân đến yêu cầu, kiến nghị, khiếu nại với
Thường trực HĐND, UBND quận;
- Tiếp nhận các đơn thư tố cáo của công dân để báo cáo Phó Văn phòng phụ
trách tham mưu giải quyết những việc thuộc thẩm quyền UBND quận;
- Phối hợp với các đơn vị liên quan để tham mưu cho HĐND, UBND xử lý, trả
lời đơn thư, khiếu nại, tố cáo.
∗ Bộ phận Thi đua – khen thưởng:
Thực hiện mảng thi đua trong công tác còng nh các các hoạt động khác của cán
bộ, nhân viên . Theo dõi các phong trào mà UBND quận tổ chức để xác định mức
khen thưởng. Giúp cấp trên nhận định thành tích công tác của các đơn vị và cá nhân
qua hàng năm.
∗ Bé phận Hành chính – quản trị:
- Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc cán bộ công chức trong UBND quận cháp
hành nghiêm các quy định, nội quy của cơ quan;

quyền hạn riêng thể hiện vị trí quan trọng của mình.
a. Chức năng:
Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ là một văn phòng quản trị lớn của
UBND quận, thực hiện hai chức năng chính là tham mưu tổng hợp và hành chính
quản trị.
∗ Chức năng tham mưu tổng hợp:
- Nghiên cứu, đề xuất tham mưu, tổng hợp cho lánh đạo điều hành công việc
có hiệu quả. Chủ tịch UBND là người chỉ đạo chung mọi lĩnh vực. Song Chủ tịch
không thể nắm chắc những đặc trưng, tính chất công việc và các hoạt động một cách
thường xuyên. Vì vậy, bộ phận Tham mưu tổng hợp thuộc Văn phòng đã giúp đỡ sự
lãnh đạo, giải quyết công việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch.
- Chức năng tham mưu tổng hợp thể hiện thông qua việc xây dựng chương
trình làm việc cho UBND; chuẩn bị báo cáo về hoạt động của UBND, theo dõi đôn
đốc các phòng ban chuyên môn trong việc xây dựng các đề án.
- Tham gia ý kiến về nội dung và hình thức văn bản trong quá trình soạn thảo,
tổ chức thống nhất việc ban hành văn bản và tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ
của UBND quận.
∗ Chức năng hành chính quản trị:
- Đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện đi lại để
phục vụ tốt hoạt động của UBND quận;
- Giúp lãnh đạo, các phòng ban thực hiện tốt mọi công việc và hoàn thành
những nhiệm vụ đệoc hiao theo nguyên tắc và quy định của UBND quận.
b. Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và đôn đốc theo dõi, báo cáo kịp
thời cho Thường trực HĐND và UBND tình hình thực hiện các chương trình kế
hoạch công tác của đơn vị trực thuộc. Xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6
tháng, 3 tháng và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của UBND;
- Đảm bảo thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác chỉ
đạo, điều hành của Thường trực HĐND và UBND quận;
- Tổ chức truyền đạt các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, các kiến nghị chỉ đạo

phường;
- Văn phòng có nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho Thường trực HĐND quận, là
đấu mới liên hệ công tác giữa HĐND quận với UBND quận và các ban của HĐND;
- Văn phòng có trách nhiệm báo cáo với chi bộ cơ quan UBND quận về kết
quả thực hiện các nghị quyết, thông tri, chỉ thị của Trung ương, Thành phố, Quận uỷ,
HĐND và UBND quận;
- Văn phòng phối hợp chặt chẽ với Văn phòng quận uỷ để thực hiện nhiệm vô
chung đạt hiệu quả;
- Quan hệ công tác với các đoàn thể nh: Công đoàn, Đoàn Thanh niênđể có
hoạt động tốt.
II. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND &
UBND QUẬN TÂY HỒ
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan. Là mắt xích nối
liền mọi hoạt động trong và ngoài cơ quan; giúp văn phòng thực hiện tốt chức năng
nhiệm vụ của mình.
Nội dung công tác văn thư bao gồm:
- Xây dựng và ban hành văn bản;
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản;
- Bảo quản và sử dụng con dấu.
Đây là nội dung công viẹc chiếm phần lớn trong hoạt động của văn phòng.
Nhờ công tác văn thư mà viẹc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản được đảm
bảo chính xác, kịp thời. Giúp cơ quan giải quyết công việc một cách nhanh chóng,
chính xác có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu kiểm tra thể thức
và nội dung văn bản. Tránh khỏi sai lầm và những hạn chế về tệ nạn quan liêu giấy
tờ, đồng thời giữ gìn và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của cơ quan, cung cấp
nguồn tài liệu cho lưu trữ cơ quan.
Nh vậy công tác văn thư đóng vai trò quan trọng, cần thiết đối với một cơ quan
nói chung và văn phòng nói riêng. Xác định được điều đó nên UBND và Văn phòng
HĐND & UBND quận Tây Hồ luôn chú trọng xây dựng và phát triển công tác văn

1998 của UBND quận Tây Hồ ban hành quy định tạm thời về quy định soạn thảo,
trình ký, ban hành và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của UBND quận, phường;
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ.
Nhìn chung cả hai cán bộ văn thư đều làm tốt công việc của mình theo sự phân
công. Đảm bảo các quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi và đến nhanh chóng,
chính xác và khoa học. Góp phần cho mọi hoạt động của UBND được thông suốt.
1.3. Công tác văn thư được đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng:
Công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ do Chánh Văn phòng trực tiếp chỉ
đạo, điều hành. Bởi văn thư là mảng lớn và quan trọng trong hoạt động của văn
phòng. Chánh Văn phòng là người chịu trách nhiệm chung về công tác văn thư – lưu
trữ đối với cấp trên.
2. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư
2.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư
của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ.
Còng nh các lĩnh vực công tác khác, công tác vưn thư của Văn phòng HĐND
& UBND nhận được sự quan tâm của các cấp, các ngành bằng những văn bản chỉ đạo
hướng dẫn nghiệp vụ công tác.
Qua quá trình thực tập, khảo sát tình hình công tác văn thư tại Văn phòng cho
thấy cán bộ văn thư thực hiện theo những văn bản do các cơ quan như: Chính phủ,
Bộ Nội vụ, Ban tổ chức Cán bộ chính phủ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước… ban
hành nhằm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ. Cụ thể một số văn bản sau:
- Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính ohủ về quy định và quản lý sử
dụng con dấu;
- Thông tư liên tịch số 32/TT- LB ngày 30/12/1993 của Bộ Nội vụ- Ban tổ
chức cán bộ chính phủ về hướng dẫn thi hành Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993;
- Nghị định số 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/4/2001 của Chính phủ về Công tác
văn thư;
- Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và
sử dụng con dấu;

Văn bản là một phương tiện dùng để truyền đạt thông tin chủ yếu và mang tính
pháp lý cao. Đồng thời là công cụ để cấp trên điều hành cấp dưới, cấp dưới trình lên
cấp trên và các sở, ban, ngành trao đổi thông tin với nhau.
Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn
do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình
thức nhất định và được đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau.
Văn bản quản lý Nhà nước có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của
UBND quận. Chính vì vậy, công tác xây dựng và ban hành văn bản được thực hiện
ngay từ khi mới thành lập quận theo quy định của HĐND và UBND. Văn bản là sản
phẩm của cả tập thể hay của riêng 1 cá nhân nhưng đều được xây dựng và ban hành
theo quy định của Văn phòng HĐND & UBND quận.
3.1.1.Tổ chức soạn thảo, duyệt và đánh máy văn bản
∗ Tổ chức soạn thảo:
Việc ban hành, lưu hành văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng
nhằm đảm bảo quá trình hoạt động của UBND quận. Chánh Văn phòng và Phó Văn
phòng là những người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc quá trình soạn thảo và ban hành văn
bản. Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có một đội ngò chuyên viên thuộc
khối Văn xã, kinh tế giúp việc cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng, các
Phó Văn phòng trong quá trình soạn văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ lĩnh vực
được giao.
Công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND & UBND quận đảm bảo
đúng và đầy đủ các thông tin về thể thức, nội dung còng nh thẩm quyền ban hành.
Việc soạn thảo văn bản được tiến hành theo trình tự các bước sau:
Bước 1. Chuẩn bị bản thảo: xác định rõ mục đích, yêu cầu và phạm vi đối
tượng điều chỉnh của văn bản . Căn cứ thẩm quyền ban hành để xây dựng bản thảo
cho phù hợp. Bản thảo phải đầy đủ thể thức, nội dung, có tính khả thi cao và được thủ
trưởng phê duyệt;
Bước 2. Tiến hành thu thập các thông tin cần thiết có liên quan đến văn bản
ban hành;
Bước 3. Căn cứ vào thông tin tổng hợp để xây dựng đề cương trước khi soạn