LỜI MỞ ĐẦU
Văn phòng HĐND-UBND quận có vị trí quan trọng trong cơ cấu chung
của UBND quận. Vì vậy, chất lượng tổ chức và hoạt động của Văn phòng
HĐND-UBND quận có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả lãnh đạo, chỉ đạo của
UBND quận, tất yếu phải đổi mới tổ chức và hoạt động của cơ quan trực thuộc
UBND, trong đó có vai trò quan trọng của Văn phòng HĐND-UBND quận.
Qua thời gian thực tập tại UBND quận Ba Đình từ ngày 02/3/2010 đến
ngày 02/5/2010, em đã được nghiên cứu, tìm hiểu tổ chức và hoạt động của Văn
phòng HĐND-UBND quận Ba Đình. Với những kiến thức về kỹ năng hành
chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung đã được vận dụng qua thực tế, từ
đó, em đã rút ra được những kinh nghiệm cho bản thân và một số những kiến
nghị đóng góp vào việc hoàn thiện về tổ chức và hoạt động của Văn phòng
HĐND-UBND quận nhằm thực hiện tốt hơn chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.
Em xin chân thành cảm ơn Học viện Hành chính, đặc biệt là Khoa Văn bản
và Công nghệ hành chính, giảng viên hướng dẫn Lê Ngọc Hồng, UBND quận
Ba Đình đã giúp đỡ em trong thời gian thực tập để hoàn thành tốt báo cáo này.
Nội dung chính của Báo cáo gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về hoạt động của Văn phòng trong cơ quan
hành chính nhà nước
Chương 2: Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND
quận Ba Đình
Chương 3: Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động
của Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình.
1
PHẦN 1: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
I. Kế hoạch thực tập chi tiết (Từ ngày 02/3/2010 đến 02/5/2010)
Thời gian
- Nộp kế hoạch thực tập và đề cương báo cáo.
Tuần 4
(22/3-28/3)
Tuần 5
(29/3-04/04)
- Nghiên cứu, thống kê số lượng, chất lượng thực hiện áp
dụng tin học hóa văn phòng.
- Tham gia xây dựng Báo cáo tổng kết thực hiện chuyên đề về
CCHC.
- Nghiên cứu, quan sát các kỹ năng thực hiện nghiệp vụ hành
chính của cán bộ, công chức thuộc Văn phòng quận.
2
- Thu thập thông tin từ các nguồn tư liệu khác, nghiên cứu và
tham khảo báo cáo thực tập ở các khóa trước.
- Được giao nhiệm vụ kiểm tra thể thức và nội dung các văn
bản dự thảo, trình lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo để phát hành
những văn bản đã hoàn thành sơ bộ.
- Tiếp tục nghiên cứu các số liệu.
- Tìm hiểu sâu hơn về tình hình thực hình thực hiện chức
Tuần 6
(05/4-11/4)
năng, nhiệm vụ của Văn phòng quận, việc áp dụng HTQLCL
theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000
- So sánh thực tiễn với lý thuyết đã học.
các tài liệu của Phòng Chuyên viên tổng hợp; kiểm tra thể thức và nội dung các
văn bản dự thảo; tham gia xây dựng Báo cáo tổng kết chuyên đề CCHC…
- Quan sát cách làm việc của cán bộ, công chức trong Văn phòng. Trao
đổi với các cán bộ, công chức trong cơ quan, tìm hiểu về quy trình công vụ, các
nghiệp vụ hành chính cũng như mối quan hệ công việc trong tập thể, bầu không
khí và môi trường làm việc.
- Xin các số liệu, tài liệu cần thiết, nghiên cứu và phân tích các số liệu.
- Thăm quan và làm quen với các phòng ban trong UBND quận.
- Nghiên cứu báo cáo thực tập của các khoá trước.
- Thường xuyên liên hệ, trao đổi với giảng viên hướng dẫn.
- Thường xuyên trao đổi thông tin với các bạn trong đoàn thực tập.
III. Kết quả cụ thể
- Về số lượng: Đã tham gia xây dựng 1 báo cáo chuyên đề và 2 lịch công
tác tuần của Thường trực HĐND-UBND quận; viết 20 giấy mời họp; giúp các
chuyên viên của phòng lên lịch thay giấy mời; giúp chuyên viên tổng hợp công
tác văn hóa xã hội kiểm tra thể thức 5 văn bản dự thảo; phân loại và sắp xếp các tài
liệu của phòng.
- Về chất lượng: Được đánh giá hoàn thành tốt việc viết giầy mời họp,
kiểm tra thể thức văn bản dự thảo. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều hạn chế về kỹ năng
xây dựng lịch công tác, kế hoạch hoạt động cũng như dự thảo các báo cáo, chưa
hình dung hết các vấn đề để chuẩn bị tổ chức một cuộc họp.
PHẦN 2: BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG
4
VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN
HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
nhà nước, Văn phòng càng có vị trí, ý nghĩa quan trọng đối với toàn bộ tổ chức
và hoạt động của cơ quan, đảm bảo tính liên tục, ổn định trong công vụ.
2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
2.1. Chức năng
- Chức năng tham mưu, tổng hợp: Đây là hoạt động bao hàm nội dung
tham vấn (tham mưu) và thống kê, xử lý thông tin (tổng hợp) phục vụ hoạt động
quản lý, giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối ưu. Sự phân chia đó chỉ mang ý
nghĩa tương đối nhằm thể hiện những hoạt động nhiều mặt, có tính chất tổng
hợp trong những đề xuất về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo
và tổ chức lao động của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
- Chức năng hậu cần: Đó chính là việc quản lý, sắp xếp, phân phối và
không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ mọi nhu cầu về các điều kiện
vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính… cho hoạt động của
một cơ quan, tổ chức. Khi áp dụng phương thức quản lý mà hiệu quả đạt được
cao nhất chỉ với mức chi phi thấp nhất là biểu hiện của sự vận dụng hiệu quả
của nguyên tắc này.
2.2. Nhiệm vụ
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện
chương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng,
năm của cơ quan;
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin nhằm báo cáo, tổng
hợp tình hình hoạt động, đề xuất ý kiến với thủ trưởng cơ quan;
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chịu trách nhiệm về
mặt pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành;
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ; giải quyết các văn thư, tờ trình của
các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết
các văn thư và tờ trình đó;
6
- Quyết định số 144 /2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2004 của Thủ tướng Chính
phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000 trong
hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;
2. Một số văn bản pháp luật về nghiệp vụ hành chính
- Quyết định 114/2006/QĐ-TTG ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ
ban hành quy định chế độ họp trong các cơ quan hành chính nhà nước;
- Nghị định số 154/2004/NĐ-CP ngày 09/8/2004 về nghi thức nhà nước
trong tổ chức mít tinh, lễ kỷ niệm; trao tặng và đón nhận danh hiệu vinh dự nhà
nước, Huân chương, Huy chương, Cờ thi đua của Chính phủ, Bằng khen của
Thủ tướng Chính phủ;
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008;
- Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ, Văn phòng
Chính phủ ngày 06/5/2005 về kỹ thuật trình bày văn bản quản lý nhà nước;
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Nghị định 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/02/2010 sửa đổi bổ
sung Nghị định 110;
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư
lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;
- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về quy định
chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
CHƯƠNG 2
8
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUẬN BA ĐÌNH
I. KHÁI QUÁT VỀ QUẬN BA ĐÌNH, UBND VÀ VĂN PHÒNG HĐNDUBND QUẬN BA ĐÌNH
Bên cạnh đó, các hoạt động văn hóa - xã hội trên địa bàn quận được triển
khai thực hiện rộng khắp như: Tổ chức phong trào “Ngày chủ nhật xanh”
(14/3/2010) hưởng ứng tháng Thanh niên của Thành đoàn Hà Nội; tổ chức hội
trại “Cháu ngoan Bác Hồ” tại trường THCS Thăng Long; tổ chức diễn đàn
“Đảng với thanh niên, thanh niên với Đảng”.
+ Giáo dục: Ba Đình là quận đầu tiên trong cả nước được công nhận là
hoàn thành chương trình phổ cập THCS, thành tích TDTT trong hội khỏe Phù
Đổng và thi học sinh giỏi. Hiện nay, quận có 8 trường chuẩn quốc gia, 100%
giáo viên đều đạt vượt chuẩn.
+ Y tế: Công tác chăm sóc sức khoẻ nhân dân được thực hiện tốt thông qua
các chương trình y tế, vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng chống dịch bệnh, nhất
là dịch cúm gia cầm và dịch tiêu chảy cấp nguy hiểm; duy trì tốt công tác dân
số, gia đình và trẻ em, 13/14 phường đạt chuẩn quốc gia về y tế.
- Về kinh tế: Trong những năm qua kinh tế của quận đều tăng trưởng ở mức
cao, là đơn vị đầu tiên của Hà Nội thực hiện hoàn thành cổ phần hoá 100%
doanh nghiệp Nhà nước thuộc quận (1999 - 2000). Trên địa bàn quận có hơn
3000 doanh nghiệp đang hoạt động; thu ngân sách luôn hoàn thành vượt mức kế
hoạch, tỷ lệ thu luôn tăng theo tốc độ phát triển (năm 2009: đạt 179% kế hoạch).
Với những đặc điểm về tự nhiên, kinh tế, văn hóa - xã hội hiện có, quận Ba
Đình được Chính phủ xác định là Trung tâm hành chính - chính trị quốc gia, nơi
tập trung các cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính
phủ. Đây còn là trung tâm ngoại giao, đối ngoại, nơi thường xuyên diễn ra các
hội nghị quan trọng của Nhà nước, quốc tế và khu vực với 28 đại sứ quán, 26
văn phòng, tổ chức quốc tế, 15 đơn vị lực lượng vũ trang đóng trên địa bàn.
10
1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Theo Hiến pháp năm 1992 sửa đổi bổ sung năm 2002, UBND quận Ba
Đình là cơ quan chấp hành của HĐND quận, đồng thời là cơ quan hành chính
Thông
Nguyễn
Thế Công
UBND quận có nhiệm vụ tổ chức thực hiện Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên, HĐND cùng cấp, chỉ đạo hoạt động của UBND cấp
phường. Một cách chung nhất, UBND quận Ba Đình thực hiện nhiệm vụ quản
Văn phòng HĐND-UBND
Phòng Văn hóa và Thông tin
lý nhà nước trên 14 phường thuộc địa bàn quận trong các lĩnh vực: kinh tế, nông
- lâm - ngư nghiệp, thủy lợi, đất đai; công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp; xây
dựng, giao thông vận tải; thương mại, dịch vụ, du lịch; giáo dục, y tế, xã hội,
Nộivà
vụthể dục thể thao; trong
Phòng
Đàocông
tạo nghệ, tài
văn hoá, Phòng
thông tin
lĩnhGiáo
vực dục
khoavàhọc,
nguyên, môi trường; quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội; trong việc
thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo; việc thi hành pháp luật;
việc xâyPhòng
dựng chính
quyền và quản lý địa giới hànhPhòng
chính.Y tế
Tư pháp
1.3. Cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào Luật Tổ chức HĐND-UBND năm 2003, Nghị định số
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức các phòng ban chuyên môn UBND quận
UBND quận Ba Đình bao gồm: 1 Chủ tịch phụ trách chung, 1 Phó Chủ
tịch chịu trách nhiệm về chính trị - kinh tế, 1 Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm về
12
văn hoá - xã hội, 1 Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực an ninh - quốc phòng, 1 Phó
Chủ tịch phụ trách lĩnh vực quản lý đô thị, 1 Ủy viên phụ trách Văn phòng, 1
Ủy viên phụ trách Thanh tra, 1 Ủy viên phụ trách quân sự, 1 Ủy viên phụ trách
công an.
Các phòng ban thuộc UBND quận có 1 trưởng phòng, từ 1 đến 2 phó
trưởng phòng và một số chuyên viên cán sự. Biên chế của các phòng do UBND
quận quy định trên cơ sở tổng biên chế quản lý Nhà nước của UBND quận được
UBND Thành phố giao hằng năm.
2. Tổng quan về Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình
2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Căn cứ vào Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ
quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh, Quyết định số 341/QĐ-UBND ngày 20/01/2010 của
UBND thành phố Hà Nội, Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình là cơ quan
chuyên môn thuộc UBND quận thực hiện các nhiệm vụ:
- Tham mưu cho UBND quận xây dựng chương trình công tác năm, quý,
tháng, tuần, theo dõi, đôn đốc các phòng, ban, ngành UBND các phường thực
hiện. Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động của UBND quận.
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận soạn
thảo các báo cáo công tác của UBND quận, các báo cáo khác theo sự chỉ đạo điều
hành của Chủ tịch UBND quận. Dự thảo các văn bản do UBND quận trực tiếp
giao; tham gia ý kiến về nội dung và thẩm tra thể thức văn bản do các đơn vị dự thảo.
- Quản lý bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính của UBND quận; giúp
UBND quận tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo, yêu cầu của các tổ chức, cá nhân.
triển kinh tế - xã hội; tổ chức cán bộ, thanh tra, phòng chống tham nhũng, thực
hành tiết kiệm, chống lãng phí, CCHC, tôn giáo.
14
+ Chuẩn bị các văn bản của HĐND và UBND quận tại các kỳ họp của
Quận ủy, HĐND, UBND quận và các báo cáo thường kỳ, đột xuất. Tổ chức ban
hành, công bố văn bản của HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận.
+ Giúp HĐND, UBND quận giữ mối quan hệ thường xuyên với Quận ủy,
Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân quận.
+ Trực tiếp phụ trách các bộ phận: Chuyên viên tổng hợp, Kế toán tài vụ, CNTT.
- Đồng chí Phạm Văn Hưng - Phó Chánh Văn phòng
+ Giúp Chánh Văn phòng và UBND quận tổng hợp tình hình hoạt động
trên các lĩnh vực công tác: quản lý đô thị; tài nguyên, môi trường; tư pháp; giải
phóng mặt bằng; phòng chống lụt bão, tìm kiếm, cứu nạn; công tác 197; tiếp
dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo.
+ Giúp UBND quận giữ mối quan hệ phối hợp quản lý với các cơ quan:
Đội Thanh tra giao thông công chính Ba Đình, Xí nghiệp Môi trường đô thị số
1, Xí nghiệp Kinh doanh nước sạch Ba Đình, Xí nghiệp Quản lý và Phát triển
nhà số 1, Điện lực Ba Đình.
+ Là tổ trưởng Tổ công tác giúp việc Ban Chỉ đạo áp dụng ISO quận, chịu
trách nhiệm tham mưu giúp Chánh Văn phòng và UBND quận áp dụng
HTQLCL theo tiểu chuẩn ISO 9001: 2000 trong quản lý hành chính tại quận.
+ Là trưởng bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính, tổ trưởng tổ tiếp
dân của UBND quận.
+ Điều hành hoạt động của Văn phòng khi Chánh Văn phòng vắng mặt,
thực hiện các nhiệm vụ đột xuất theo sự phân công của Chánh Văn phòng.
- Đồng chí Nguyễn Dân Huy - Phó Chánh Văn phòng
+ Tham mưu giúp Chánh Văn phòng và UBND quận thực hiện công tác
+ Được ủy nhiệm của Chánh Văn phòng ký duyệt chi tiền lương, mua
Huy
Phó
Phó
Văn
sắm, sửa chữa trang thiết bị, cơ sở vật chất theo kế hoạch tài chính hàng năm
được UBND quận phê duyệt. Những khoản chi đột xuất phải được sự đồng ý
của Chánh Văn phòng.
+ Giúp HĐND, UBND
thường xuyên vớiBộỦy
ban
Bộ phận
Bộ phậnquận giữ mối quan
Bộ hệ
phận
phận
Mặt trận
cácnghệ
tổ chức chính tiếp
trị, nhận
xã hội,
nhânchính
dân. chuyên
viênTổ quốc quận,
công
và các
hànhcủa
chính
- quản
trị phòng.
+ Thực
hiệnviên
nhiệm
đột xuất theo sựCán
phân
Chánh
Văn
công tác tiếp dân
2.4. Quy chế tổ chức và hoạt động
Cán bộ kế toán
Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình được tổ chức dựa trên điều kiện
Chuyên viên tổng hợp
Cán bộ thủ kho - thủ quỹ
công tác thực tiễn của UBND quận và căn cứ vào Nghị định số 172/2004/NĐcông tác kinh tế
CP ngày 29/9/2004 của Chính phủ về quy định tổ Nhân
chức các
viêncơláiquan
xe chuyên môn
thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Quy chế làm việc của
Chuyên viên tổng hợp
Nhân viên giao thông
UBND quận ban hành kèm theo Quyết định số 1352/2006/QĐ-UBND ngày
công tác quản lý đô thị
30/6/2006 của UBND quận; căn cứ vào HTQLCL
9001: 2000,
Nhân tiêu
chức đều được tham gia bồi dưỡng những kiến thức mới để hoàn thiện năng lực
làm việc của mình thông qua các chương trình bồi dưỡng của UBND, Văn phòng tổ chức.
- Cơ sở vật chất: Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình được bố trí
làm việc tại tầng 1, 3, 4 với địa điểm thông thoáng của tòa nhà 7 tầng tại số 25
phố Liễu Giai, diện tích 2.241,81 m2 bao gồm cả khuôn viên rộng, có chỗ để xe.
Các bộ phận đều được trang bị máy điều hòa, điện thoại, ghế xoay, các vật dụng
văn phòng cùng với số lượng máy tính sử dụng: 33, máy in: 18, modem: 2, máy
quét: 2. Văn phòng sử dụng chủ yếu 4 phần mềm ứng dụng: Phần mềm quản lý
hồ sơ “một cửa”, phần mềm quản lý văn bản đến, đi; trang thông tin điện tử
quận, hệ thống thư điện tử.
- Kinh phí, tài chính: Năm 2009, với tổng thu ngân sách nhà nước của
quận đạt 179% kế hoạch, kinh phí hoạt động cho Văn phòng quận được UBND
quận thực hiện bằng cách trực tiếp giao dự toán thu chi ngân sách đảm bảo đủ
kinh phí theo định mức.
Với nguồn nhân lực, vật lực, tài lực được đảm bảo khá đầy đủ, Văn phòng
quận quán triệt ý nghĩa tầm quan trọng phải sử dụng, khai thác tối đa lợi thế
hiện có của quận. Sử dụng có hiệu quả những nguồn lực nội tại của tổ chức
được xác định là một trong những công tác trọng tâm nhằm thực hiện Luật Thực
hành tiết kiệm, chống lãng phí năm 2005, phòng chống tham nhũng.
2.6. Cơ chế quản lý, lãnh đạo
18
Văn phòng HĐND-UBND quận làm việc theo chế độ thủ trưởng, Chánh
Văn phòng phụ trách, điều hành các hoạt động của chung và phụ trách những
công tác trọng tâm. Các Phó Chánh Văn phòng phụ trách những lĩnh vực công
tác được Chánh Văn phòng phân công, trực tiếp giải quyết các công việc phát sinh.
Lãnh đạo Văn phòng quận đã thực hiện nhiều phương thức lãnh đạo kết
hợp để điều hành tổ chức và hoạt động của cán bộ, công chức thuộc đơn vị.
Thực hiện Nghị định 130/2005/NĐ-CP và Nghị định 43/2006/NĐ-CP của
liệu, đề xuất những vấn đề liên quan, báo cáo Phó Chánh Văn phòng.
+ Bước 2: Sau khi Phó Chánh Văn phòng đã dự thảo, chuyển Chánh Văn
phòng kiểm tra, hoàn chỉnh dự thảo về tên gọi, phạm vi thời gian, đối tượng
thực hiện, tên công việc, đối tượng, hình thức, thời gian cần giải quyết.
+ Bước 3: Trình lãnh đạo quận phê duyệt và tổ chức thực hiện.
+ Bước 4: Tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch thông qua
việc định kỳ kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh kịp thời.
Căn cứ để Văn phòng lập chương trình, kế hoạch bao gồm: Các chỉ tiêu
của Nhà nước và yêu cầu thực tế; chủ trương, quyết định của cấp trên, kế hoạch
hàng năm của HĐND, UBND quận, tình hình công tác với các cơ quan liên
quan; biên chế của quận… Thời gian để việc lập một chương trình, kế hoạch
công tác hoàn thành phụ thuộc vào thời gian thực hiện dự kiến của chương trình
đó. Đối với lịch công tác tuần, các chuyên viên có 3-5 ngày chuẩn bị, với kế
hoạch tháng là 15 ngày, kế hoạch hoạt động năm là 1 tháng.
Qua khảo sát nhận thấy Văn phòng quận đã làm tốt nghiệp vụ này, giúp
cho lãnh đạo quận chủ động giải quyết được công việc, có thêm thời gian
nghiên cứu. Tuy nhiên, nghiệp vụ này không thể tránh khỏi những hạn chế do
chủ yếu còn phụ thuộc vào trình độ của Chánh Văn phòng, cách giao việc của
lãnh đạo UBND, năng lực của chuyên viên.
1.2. Tham mưu và tổ chức thông tin
Thông tin trong hoạt động quản lý tập hợp tất cả các thông báo khác nhau
về các sự kiện xảy ra, về những thay đổi thuộc tính trong hoạt động quản lý và
môi trường bên ngoài có liên quan, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức và các
20
yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian, thời gian với các khách thể quản lý.
Trong công tác quản lý thông tin, Văn phòng quận có vai trò đặc biệt quan
trọng, là đầu mối “đến” và “đi” của mọi thông tin liên quan tới UBND quận.
Công việc tham mưu và tổ chức thông tin có mối quan hệ với nhau, tham mưu
hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn
thư”. Tại Văn phòng quận, công tác văn thư được giao cho bộ phận văn thư và
được thực hiện tốt theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐCP; Công văn số 425/VTLTNN-NVTW, đảm bảo thực hiện trên các khâu:
- Quản lý văn bản đến: Văn bản đến là tất cả các văn bản, đơn, thư do cá
nhân gửi đến cơ quan, tổ chức. Trước hết, đối với việc tiếp nhận văn bản, nhân
viên văn thư kiểm tra địa chỉ, số lượng, chất lượng của phong bì đựng văn bản và
sẽ trả lại những văn bản không đúng thể thức. Sau đó, sẽ tiến hành phân loại sơ
bộ các văn bản được gửi đến. Văn bản được phân làm hai loại, loại được mở bì
đăng ký, là loại gửi UBND, Thường trực UBND, Văn phòng HĐND-UBND và
loại không được mở bì, không đăng ký là văn bản gửi cho các phòng ban và tổ
tham mưu. Thực hiện theo đúng quy định, nhân viên văn thư của Văn phòng
quận không mở bì những văn bản mà bên ngoài bì ghi đích danh hoặc chức
danh người nhận như Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng và các văn bản
có dấu chỉ mức độ mật. Với các văn bản gửi các phòng ban, nhân viên văn thư
cũng không mở bì mà sẽ chia theo từng phòng ban để vào các ngăn riêng cho
nhân viên các bộ phận này nhận và làm thủ tục đăng ký.
Sau khi tiếp nhận, phân loại sơ bộ và xử lý, văn bản được đăng ký vào cơ
sở dữ liệu trên máy tính với phần mềm quản lý văn bản. Đối với loại do cán bộ
văn thư bóc bì, nhân viên văn thư đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký
hiệu ghi trong văn bản và đóng dấu “đến”. Tiếp đó, văn bản đến được gắn phiếu
xử lý rồi được chuyển cho Chánh Văn phòng để phân loại, trình lãnh đạo
UBND quận có thẩm quyền giải quyết. Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo của
lãnh đạo UBND quận; văn bản được chuyển trở lại bộ phận văn thư để đăng ký
bổ sung. Dấu đến và phiếu xử lý của UBND quận được thực hiện theo Công văn
số 425/VTLTNN-NVTW (Xem mẫu phần Phụ lục).
22
- Quản lý văn bản đi: Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức
Văn bản đi
6249
6961
9076
(Nguồn: Bảng tổng kết số liệu của Phòng Văn thư từ năm 2003 - 2009)
Qua bảng số liệu trên ta thấy số lượng văn bản đến và đi ngày càng tăng
dần, tăng mạnh qua các năm. Năm 2009 so với năm 2005, tổng số văn bản đến
tăng gấp 1,67 lần, văn bản đi tăng gấp 1,3 lần. Trong đó tăng nhanh nhất là
những văn bản do thành phố Hà Nội; do cơ quan, đơn vị sự nghiệp, phòng, ban
thuộc quận gửi đến. Tính trung bình, trong năm 2009, mỗi tháng nhân viên văn
thư UBND tiếp nhận hơn 500 văn bản, tài liệu đến. Còn trong số văn bản đi
chiếm số lượng lớn nhất là vẫn là Quyết định, Công văn, Giấy phép xây dựng.
23
- Quản lý và sử dụng con dấu: Dấu của UBND quận Ba Đình bao gồm con
dấu chung của UBND quận; dấu chức danh Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND
quận; dấu tên; dấu Văn phòng; dấu chỉ mức độ mật; khẩn; dấu hoả tốc; dấu
“đến”. Các loại dấu của UBND đều được Phòng Văn thư bảo quản theo đúng
quy định của nhà nước tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số
58/2002/NĐ-CP, Thông tư số 08/2002/TT-BCA. Con dấu được bảo quản hợp lý
trong tủ gỗ tại nơi thoáng mát. Khi sử dụng xong phải để đúng vị trí, khoá tủ và
bảo quản tại Phòng Văn thư. Các con dấu được bố trí theo từng ngăn hợp lý,
tiện cho việc sử dụng.
- Lập hồ sơ: Đây là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành
quận chủ trì. Các loại cuộc họp bao gồm: Họp giao ban của Chủ tịch với các
Phó Chủ tịch UBND quận; họp tham mưu, tư vấn; họp làm việc; họp tập huấn,
triển khai, họp sơ kết, tổng kết chuyên đề. Theo đó, Chánh Văn phòng chỉ đạo
các chuyên viên tổng hợp chuẩn bị chương trình, tài liệu, giấy mời (xem Phụ
lục) gửi các thành viên UBND quận và các cơ quan được mời họp cùng các tài
liệu, đề án, văn bản dự thảo cần thông qua tại phiên họp ít nhất 3-5 ngày trước
đó sau khi tham khảo ý kiến của các phòng chuyên môn. Chuyên viên tổng hợp
theo mảng, lĩnh vực phân công có trách nhiệm lập danh sách số người dự họp,
phối hợp với bộ phận hành chính quản trị đảm bảo các điều kiện vật chất phục
vụ cuộc họp và ghi biên bản cuộc họp (Xem mẫu Lịch công tác tuần tại phần Phụ lục).
Việc chuẩn bị cho cuộc họp được Văn phòng quan tâm, chuẩn bị khá kỹ,
chất lượng được đảm bảo theo những nội dung quy định tại Quyết định số
114/2006/QĐ-TTg. Đồng thời, cũng tuân thủ nghiêm những quy định khống
chế về thời gian họp: Họp tham mưu, tư vấn không quá một buổi làm việc; họp
chuyên môn từ một buổi làm việc đến 1 ngày, trường hợp cần thiết có thể kéo
dài hơn, nhưng không quá 2 ngày; họp tổng kết công tác năm không quá 1 ngày;
họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ 1 đến 2 ngày tùy theo tính chất, nội dung của
chuyên đề; họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 1 đến 3 ngày tuỳ theo
tính chất và nội dung vấn đề; các loại cuộc họp khác thì tuỳ theo tính chất và nội
dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, nhưng không quá 2 ngày.
Quy trình tổ chức một cuộc họp được biểu hiện qua sơ đồ sau:
25
Copyright: Tài liệu đại học ©