LỜI NÓI ĐẦU

Bước vào thế kỷ 21, Việt Nam đang trên đà phát triển, mọi cơ sở vật chất
đang dần được cải thiện, nâng cao đời sống của con người, tạo mọi sự thuận lợi
cho các cơ quan, tổ chức phát triển. Trong xu thế mới, ở các cơ quan tổ chức
bước vào hoạt động được tốt hơn, đảm bảo cho công việc được hoàn thành và đi
sâu vào thực tế thì cơ bản một phần nhờ vào quá trình đóng góp của bộ phận
Văn phòng. Để đảm bảo tốt các hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì các ban
ngành đoàn thể phải hoạt động có tổ chức, đặc biệt là bộ phận Văn phòng, Văn
thư. Trong đó được quan tâm tới là công tác soạn thảo văn bản. Soạn thảo văn
bản là một nhiệm vụ quan trọng của cán bộ lãnh đạo, quản lý và công chức văn
phòng trong một cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế
và đơn vị vũ trang nhân dân.
Nhận thấy được tầm quan trọng đó, Tôi đã cố gắng học tập và khảo sát
thực tế tại cơ quan mình để nâng cao hiểu biết và nhận thức cao hơn về nội dung
của bộ môn. Qua thời gian nghiên cứu thực tập tại cơ quan, với sự giúp đỡ nhiệt
tình của thủ trưởng cơ quan, các cô, các chú và các anh chị trong cơ quan đã tạo
điều kiện thuận lợi, hướng dẫn cho Tôi tìm hiểu tình hình thực tế của môn học.
Qua đó giúp tôi hiểu thêm về kiến thức môn học và đồng thời rút ra được những
kinh nghệm quý báu cho công tác sau này.
Được sự cung cấp tài liệu, số liệu của bộ phận Văn phòng, Văn thư đã tạo
cho Tôi cơ sở để hoàn thành đợt thực tập này.
Tôi xin chân thành cảm ơn thủ trưởng cơ quan và các cô, các chú cùng
các anh chị trong cơ quan. Kính chúc cơ quan ngày càng phát triển và đạt được
nhiều thành quả hơn nữa trong mọi hoạt động.
Tôi xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Ngọc Hùng đã trực tiếp hướng
dẫn và truyền đạt cho chúng Tôi những kiến thức về bộ môn này trong suốt quá
trình học tập vừa qua, giúp tôi hiểu biết và vững vàng hơn khi đi vào tìm hiểu
thực tế tại cơ quan.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng song khó tránh khỏi những thiếu sót Tôi
mong cơ quan thực tập, giáo viên giảng dạy và các anh chị đóng góp ý kiến để

yếu do ngân sách Nhà nước cấp. Bởi vậy đây là cơ quan quyền lực Nhà nước
chăm lo đời sống xã hội của nhân dân trong xã.
2. Chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan:
a. Chức năng:
UBND xã có chức năng chủ yếu là: Quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực đời
sống xã hội ở địa phương bằng pháp luật, tổ chức và chỉ đạo việc thi hành pháp
luật, Nghị quyết của HĐND cùng cấp.
b. Nhiệm vụ:
UBND xã có 2 nhiệm vụ lớn:
- Đối với HĐND cùng cấp: Cùng HĐND chuẩn bị các kỳ họp, chấp hành các
Nghị quyết của HĐND cùng cấp.
- Thực hiện hoạt động quản lý hành chính Nhà nước trên các lĩnh vực của đời
sống kinh tế xã hội ở địa phương mình.
c. Quyền hạn:
Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã trên tất cả các lĩnh vực về đời sống
kinh tế xã hội như:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm trình HĐND cùng
cấp thông qua và UBND huyện phê duyệt đồng thời tổ chức thực hiện kế hoạch
đó.
- Về nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi: Tổ chức và hướng dẫn
việc thực hiện các chương trình kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển về các
lĩnh vực nông, lâm, ngư nghiệp theo quy định của cấp trên.
- Về tiểu thủ công nghiệp: Tổ chức hướng dẫn việc khai thác và phát triển
các ngành, nghề truyền thống ở địa phương.
- Về giao thông: Tổ chức thực hiện việc xây dựng và tuy sửa đường giao
thông trong xã.
- Về văn hoá giáo dục: Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở
địa phương.
- Về xã hội và đời sống: Tổ chức quản lý trạm y tế của xã, tổ chức thực hiện
các chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh gia đình có công với cách

đăng ký và ban hành văn bản; Phân phối văn bản đến, theo dõi và giải quyết
quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; quản lý
và sử dụng con dấu.
b. Nhiệm vụ:
* Nhiệm vụ chung:
Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến
Chuyển giao văn bản đến cho cá nhân, đơn vị có liên quan.
Giúp văn phòng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện văn bản đến.
Tiếp nhận các văn bản ở dạng dự thảo để trình người có thẩm quyền xem xét,
giải quyết.
Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi ngày đến, số đến lên văn
bản.
Đăng ký, làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi.
Sắp xếp, bảo quản hồ sơ, tài liệu phục vụ cho việc tra cứu.
Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu và bảo quản con dấu.
* Nhiệm vụ cụ thể:
- Đối với việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:
Tiếp nhận và ký nhận văn bản đến.
Kiểm tra sơ bộ văn bản đến.
Bóc bì và phân loại văn bản.
Đăng ký văn bản đến.
Trình văn bản lên lãnh đạo cơ quan.
Chuyển giao văn bản cho các cá nhân và các đơn vị liên quan để giải quyết
nội dung văn bản.
Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bản đến.
Bảo quản và lập hồ sơ chuyển giao sổ đăng ký văn bản đến.
- Đối với việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi:
Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày.
Đăng ký văn bản đi.
Làm thủ tục phát hành văn bản.

văn thư; khai thác và sử dụng tài liệu còn hạn chế; ứng dụng công nghệ thông tin
trong tiếp nhận, chuyển giao công văn đi, đến chưa được thực hiện, việc tiếp
nhận và chuyển giao văn bản còn bằng hình thức thủ công, chưa tiếp cận được
với Thông tư 55 vì vậy ảnh hưởng đến công tác kiểm tra thể thức và ban hành
văn bản.
II. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.Khái niệm:
Văn phòng là bộ máy giúp việc của HĐND&UBND cấp xã.
2. Chức năng, nhiệm vụ và công tác tổ chức hoạt động của công tác
Văn phòng UBND xã Ea Yiêng:
a. Chức năng:
Văn phòng UBND xã có các chức năng sau:
- Tham mưu cho chính quyền xã tổ chức công việc quản lý trên địa bàn.
- Thực hiện các hoạt động giao tiếp với dân và các cơ quan (là bộ phận
thực hiện cải cách hành chính, tiếp nhận hồ sơ, đơn thư …).
- Tổ chức công tác hậu cần (Chuẩn bị bàn ghế, phòng họp khi có các cuộc
họp …).
b. Nhiệm vụ:
- Giúp HĐND&UBND xã xây dựng chương trình công tác hàng tháng,
hàng quý và lịch làm việc hàng tuần. Đồng thời theo dõi, đôn đốc việc thực hiện
chương trình và lịch làm việc đó.
- Tổng hợp tình hình, dự thảo báo cáo cho UBND xã trong các kỳ họp của
UBND, làm báo cáo định kỳ hoặc đột xuất gửi lên cấp trên, dự thảo các quyết
định quản lý cho UBND xã.
- Quản lý công văn đi, đến, các loại sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ
sơ lưu trữ, biểu mẫu thống kê trên địa bàn xã.
- Giúp UBND xã tổ chức việc tiếp dân, tiếp khách, nhận các đơn từ khiếu
nại của nhân dân và chuyển đến HĐND&UBND.
- Bảo quản các điều kiện vật chất cho các kỳ họp của HĐND&UBND xã,
làm dự toán chi tiêu cho các hoạt động của UBND xã và thanh quyết toán các

BẢN.
1. Công tác soạn thảo văn bản:
Qua thời gian thực tập tại đơn vị xã Ea Yiêng và qua quá trình học tập
trên ghế nhà trường nhìn chung công tác soạn thảo văn bản đã đạt được một số
thành tựu đáng kể như: đã xác định được quy trình soạn thảo văn bản: xác định
được nội dung cần soạn thảo, lựa chọn tên loại văn bản phù hợp, thu thập lựa
chọn thông tin phù hợp đưa vào văn bản, biên tập và hoàn thiện các thủ tục,
duyệt ký và ban hành văn bản; Các bước: trình duyệt, đánh máy, ký và ban hành
văn bản đã đảm bảo theo một trình tự và hoàn thành tốt.
Đảm bảo được các yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý
Nhà nước, xác định rõ được công việc và phương thức giải quyết, các hành văn
trong văn bản khách quan, không dùng từ địa phương, từ ngữ đơn giản, dễ hiểu.
Đảm bảo được tính trang trọng và lịch thiệp, không phô trương, màu mè.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn một số hạn chế như:
Chưa đảm bảo đúng về yêu cầu thể thức văn bản, vẫn còn một số sai sót trong
thể thức trình bày như: Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu chưa
trình bày đúng với thể thức, nơi nhận còn gạch chân, sau phần nơi nhận liệt kê
các cơ quan còn dùng chữ in nghiêng.
2. Các loại văn bản đã được cơ quan ban hành:
a. Về số lượng:
Từ đầu năm đến nay, UBND xã Ea Yiêng đã ban hành được một số văn bản
như: Quyết định, Thông báo, Tờ trình, Biên bản, Báo cáo … Qua thực tế cho
thấy số lượng văn bản được ban hành trong phạm vi nhất định, đã giải quyết
được một số vấn đề trong thực tế, mang lại hiệu quả cao trong công việc hàng
ngày.
Qua khảo sát thực tế, số lượng văn bản do cơ quan đã ban hành là: 193 văn
bản. Trong đó: Tờ trình: 89, Quyết định cá biệt: 05, Quyết định: 29, Công văn:
02, Kế hoạch: 07, Biên bản: 21, HĐKT: 07, Báo cáo: 23, Thông báo: 06,
HĐLĐ: 04.
b. Về thẩm quyền:

vậy để nâng cao được công tác chuyên môn nghiệp vụ còn gặp nhiều khó khăn.
Do chủ yếu là các hộ ĐBDTTS trình độ dân trí thấp nên trong quá trình tiếp dân
còn gặp nhiều khó khăn về ngôn ngữ. Vì vậy trong những cuộc họp, những công
văn liên quan đến thôn, Buôn còn nhiều vướng mắc, cán bộ Văn phòng đã giải
thích cặn kẽ tuy nhiên do trình độ thấp, ngôn ngữ bất đồng nên trong công việc
vẫn còn tồn đọng các dữ liệu từ cơ sở Buôn.
2. Những kiến nghị:
Nhằm nâng cao kết quả hoạt động trong quá trình giải quyết công việc,
UBND xã cần đầu tư thêm một số thiết bị máy móc và cho cán bộ Văn thư đi tập
huấn các lớp về tiếp nhận và giải quyết công văn đi, đến bằng công nghệ thông
tin.
Phổ biến về thể thức trình bày văn bản qua Thông tư 55 của Chính phủ để
các bộ phận nắm rõ về thể thức ban hành văn bản.
Cần bố trí cán bộ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng cá nhân, tránh
trường hợp đùn đẩy công việc. Phụ lục 1
CÁC LOẠI VĂN BẢN

BẢNG THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG CÁC LOẠI VĂN BẢN BAN HÀNH
CỦA UBND XÃ EA YIÊNG

Nă
m
Quyết
định


UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
XÃ EAYIÊNG Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
Số :…/QĐ-CT
Ea Yiêng, ngày 01 tháng 03 năm 2009

QUYẾT ĐỊNH
“Về việc phê chuẩn bổ nhiệm chức danh cán bộ Giao Thông Thủy lợi”CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND & UBND các cấp được Quốc Hội nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 23/11/2006;
Căn cứ Nghị quyết Đảng ủy xã tháng 4 năm 2009 về việc củng cố cán bộ
Không chuyên trách xã;
Căn cứ Biên bản họp UBND xã EaYiêng ngày 29/4/2008 về việc củng cố
cán bộ không chuyên trách xã;

phó chủ tịch Hội Cựu Chiến Binh xã ”

Căn cứ Quyết định Số: 84/QĐ-CCB, ngày 28/10/2009 về việc cho thôi giữ
chức phó Chủ tịch hội,UV,BCH hội cơ sở và bổ sung Uỷ viên BCH Hội Cựu
chiến binh cơ sở.
Để đảm bảo chế độ chính sách cho cán bộ không chuyên trách tham gia
công tác theo đúng quy định.
Nay UBND xã Ea Yiêng kính trình lên UBND huyện Krông Pắc, Phòng
Nội Vụ- LĐ-TBXH huyện xem xét phê chuẩn thay đổi chức danh cán bộ không
chuyên trách; Phó chủ tịch Hội cựu chiến Binh xã như sau:
Đề nghị cho thôi giữ chức danh cán bộ không chuyên trách sau:
1/ Ông: Lê Ngọc Chinh – chức danh: Phó Chủ tịch Hội CCB xã
Kể từ ngày 28 tháng 10 năm 2009
Đề nghị phê chuẩn chức danh cán bộ không chuyên trách xã sau:
1/ Ông: Bùi Duy Châu - Giữ chức danh: Phó Chủ tịch Hội CCB xã
EaYiêng
Kể từ ngày 28 tháng 10 năm 2009
(Có danh sách trích ngang kèm theo)
Nơi nhận: TM. ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
- Phòng Nội Vụ- LĐ-TBXH huyện;
- Lưu VPUB-ch-3.
UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
XÃ EAYIÊNG Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
Số :…./KH -UBND
Ea Yiêng, ngày 02 tháng 01 năm 2009

KẾ HOẠCH


UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM
XÃ EAYIÊNG Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
Số :…/QĐ-CT
Ea Yiêng, ngày 01 tháng 03 năm 2009

QUYẾT ĐỊNH
Về việc phê chuẩn bổ nhiệm chức danh cán bộ Giao Thông Thủy lợi
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND & UBND các cấp được Quốc Hội nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 23/11/2006;
Căn cứ Nghị quyết Đảng ủy xã tháng 4 năm 2009 về việc củng cố cán bộ
Không chuyên trách xã;
Căn cứ Biên bản họp UBND xã EaYiêng ngày 29/4/2008 về việc củng cố
cán bộ không chuyên trách xã;
Xét khả năng, năng lực cán bộ;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay Phê chuẩn giữ chức danh cán bộ Giao thông Thủy lợi đối với
Ông có tên sau:
Ông: Ngọc Văn Chiến – Năm sinh 1986
Nơi cư trú: Buôn Kon Hring – xã EaYiêng- Krông Pắc- Đăk Lăk.
Thời gian kể từ ngày 01 tháng 09 Năm 2008
Điều 2. Ông: Ngọc Văn Chiến thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình
theo quy định.
Được hưởng chế độ phụ cấp theo quy định tại Quyết định số 18/2003/QĐ-
UBND của UBND Tỉnh Đăk Lăk ;

Kể từ ngày 28 tháng 10 năm 2009
Đề nghị phê chuẩn chức danh cán bộ không chuyên trách xã sau:
1. Ông: Bùi Duy Châu - Giữ chức danh: Phó Chủ tịch Hội CCB xã
EaYiêng
Kể từ ngày 28 tháng 10 năm 2009
(Có danh sách trích ngang kèm theo)

Nơi nhận: TM. ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
- Phòng Nội Vụ- LĐ-TBXH huyện;
- Lưu VPUB-ch-3.
UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
XÃ EAYIÊNG Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
Số :…./KH -UBND
Ea Yiêng, ngày 02 tháng 01 năm 2009KẾ HOẠCH
Cứu đói đứt bữa hộ nghèo trong dịp tết Kỷ sửu 2009 Căn cứ Công văn số 756/CV-UBND, ngày 30/12/2008 của UBND Huyện

SOẠN THẢO VĂN BẢN

UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
XÃ EAYIÊNG Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
Số :…./TTr-UBND
Ea Yiêng, ngày 31 tháng 12 năm 2009TỜ TRÌNH
Về việc hưởng lương theo chức danh Trưởng công an xã Căn cứ Nghị Định Số: 73/CP của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành
một số điều của Pháp lệnh Công an xã.
Căn cứ Quyết định Số: 3056/QĐ-UBND, ngày 09/12/2009 của UBND
huyện về việc bổ nhiệm chức danh Trưởng công an xã.
Căn cứ Biên bản số 48/ĐU, ngày 22 tháng 10 năm 2009 của Đảng uỷ xã
Ea Yiêng về việc củng cố kiện toàn lực lượng công an xã và công an viên;
Nay UBND xã Ea Yiêng kính trình lên UBND huyện Krông Pắc, Phòng
Nội Vụ, Phòng LĐ - TBXH huyện xem xét về việc hưởng lương theo chức danh
Trưởng công an xã đối với:
Ông: Trần Văn Long, Sinh năm 1968.
(Có lý lịch trích ngang kèm theo).

Nơi nhận: TM. ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
- UBND huyện
- Phòng Nội Vụ
- Phòng LĐ-TBXH huyện;
- Lưu: VPUB -03.


Điều 2. Ông: A Khanh thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình theo
hướng dẫn, kế hoạch của ngành Công an cấp trên, Công an xã và chịu sự chỉ đạo
công tác trực tiếp của đồng chí Trưởng Công an xã.
Điều 3. Văn phòng UBND xã, Ban tài chính xã, Ban công an xã và Ông
(Bà) có tên tại Điều 1 căn cứ Quyết định thi hành .
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ./.

Nơi nhận : CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ
- Công an Huyện Krông Pắc;
- Đảng uỷ, HĐND xã;
- Như điều 1,3;
- Lưu: VTUB - 6.ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HÔI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
XÃ EA YIÊNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 02/BC - UBND
Ea Yiêng, ngày 31 tháng 03 năm 2009.

BÁO CÁO
VỀ TÌNH HÌNH TỔNG ĐIỀU TRA DÂN SỐ VÀ NHÀ Ở NĂM 2009

Kính gửi: BCĐ TĐTDS & nhà ở Trung ương
BCĐ TĐTDS & nhà ở tỉnh Đăk Lăk
BCĐ TĐTDS & nhà ở huyện Krông Păc

Để thực hiện tốt công tác TĐTDS & nhà ở năm 2009, BCĐ TĐTDS &
nhà ở xã Ea Yiêng báo cáo tình hình công tác chuẩn bị cho cuộc Tổng điều tra
năm 2009.
Bước đầu công tác chuẩn bị cho cuộc Tổng điều tra đã hoàn thành tốt,


Tháng 01 năm 2009 Ban chỉ đạo thi đua khen thưởng xã Ea Yiêng tổ chức
Tổng kết phong trào hoạt động cuả Toàn ngành trên địa bàn xã để đánh giá việc
thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị các ngành, các Buôn năm 2009 và phát động
phong trào thi đua năm 2010.
Uỷ ban nhân dân xã đề nghị các đơn vị như:
Hợp Tác xã công nghiệp EaYiêng
Trạm Y Tế xã
Trường THCS Ea Yiêng
Trường MG Hoa Anh Đào
Các ngành UBND xã
Khối đoàn thể xã
Ban Tự quản các Buôn
Tổ chức họp bình xét tập thể, cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ năm
2009 (báo cáo đầy đủ thành tích cá nhân), có biên bản, danh sách kèm theo gửi
về Văn phòng UBND xã.
1/ Tiêu chuẩn xét khen thưởng:
- Đối với Tập Thể: Phải hoàn thành các chỉ tiêu nhiệm vụ trên giao và đơn
vị đề ra năm 2009.
- Đối với cá nhân: Phải Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao năm
2009
- Đối tượng đề nghị khen thưởng: Phải là tập thể, cá nhân chưa đề nghị
khen thưởng trong năm 2009 ở các cấp.
2/ Chỉ tiêu khen thưởng:
HTX CN Ea Yiêng: 01 tập thể, 02 cá nhân
Trạm Y Tế xã: 01 tập thể, 02 cá nhân
Ba trường, mỗi trường đề nghị khen 01 tập thể, 02 cá nhân
Các ngành UBND xã: 1tập thể , 05 cá nhân
Khối đoàn thể: 01 tập thể, 04 cá nhân
Ban Tự quản các Thôn: Mỗi Buôn đề nghị khen 01 tập thể, 01 cá nhân