Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, chúng ta đang chứng kiến sự thay đổi lớn lao và kỳ diệu do khoa học
và công nghệ mang lại. Cùng với sự phát triển của ngành khoa học kỹ thuật, công
nghệ thông tin trên toàn cầu, tin học ngày càng thâm nhập vào đời sống xã hội.
Việc ứng dụng tin học vào các ngành khoa học, kỹ thuật, quản lý, sản xuất…
không còn là điều mới lạ nữa, nó thực sự trở thành công cụ hữu hiệu phục vụ đắc
lực cho hoạt động của con người và trong đời sống xã hội. Có thể gọi thời đại hiện
nay là thời đại của công nghệ thông tin. Sự chính xác cao, khả năng lưu trữ thông
tin lớn, tốc độ xử lý thông tin nhanh đã mở ra nhiều ứng dụng cho nhiều ngành,
nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhờ các tính năng ưu việt này, máy tính đã giúp con
người thực hiện hàng tỷ phép tính chỉ trong vài giây với độ chính xác cao. Việc
ứng dụng tin học vào kế toán là một ví dụ điển hình.
Với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin hiện nay, hàng loạt các
phần mềm kế toán ra đời với mục đích trợ giúp cho công tác kế toán ở các loại
hình doanh nghiệp khác nhau được dễ dàng. Nhờ có các phần mềm kế toán mà
công việc kế toán trong các doanh nghiệp được thực hiện một cách nhanh chóng,
kịp thời hơn. Nhận biết được tầm quan trọng của công tác kế toán, cùng với những
kiến thức đã được học dưới mái trường Cao đẳng Tài Chính Quản Trị Kinh Doanh
như: Phân tích thiết kế hệ thống, Lập trình Visual BasicI, Lập trình Visual
BasicII,Cơ sở dữ liệu Access, Mạng máy tính… và qua sự tìm hiểu sơ bộ về nhà
máy thép Hoà Phát, em chọn viết chương trình phần mềm kế toán trong lĩnh vực
QUẢN LÝ VẬT TƯ thay cho việc kế toán vật tư thủ công là chuyên đề thực tập
tốt nghiệp cho mình. Chương trình sẽ được xây dựng trên Hệ quản trị cơ sở dữ
liệu Access và công cụ lập trình Visual Basic 6.0
Để hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này, em rất mong sự giúp đỡ của các
thầy cô trong khoa, đặc biệt là cô giáo Nguyễn Thị Thu Hương và nhà máy cán
thép Hoà Phát.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hưng Yên, ngày 16 tháng 02 năm 2009
Sinh viên:

Sản phẩm của Hoà Phát có chất lượng cao và cơ tính ổn định nhờ
day chuyền sản xuất hiện đại và quy trình đặt hàng khắt khe về thành phần
hoá học của phôi thép.Đặc tính nổi bật của dây chuyền cán thép Italía là
quy trình tôi QTB làm tăng cơ tính và khả năng chịu hàn cũng như tối ưu
SV : Lê Minh Trường Lớp TH39C
2
Khoa H Thng Thụng Tin Kinh T Bỏo Cỏo Thc Tp Tt Nghip
hoỏ bn v gim nc g ca sn phm thộp vn. Bờn cnh ú, t hp
cỏn Finishing Block vi tc cỏn 80m/s to ra nhng sn phm thộp cun
trũn u, nhn v búng, cú kh nng chng ụxy hoỏ cao.
2. Mt s chc nng chớnh ca cụng ty:
ỏp ng yờu cu ngy cng cao v cht lng ca ngi s dng,
quy nh kht khe ca cỏc d ỏn xõy dng v tiờu chun sn phm, Nh mỏy cỏn
thộp Ho Phỏt sn xut v cung cp cho th trng cỏc chng loi thộp ct bờ tụng
cỏn núng bao gm:
- Thộp trũn cun: ng kớnh 6mm, 8mm
- Thộp vn cun: ng kớnh D8mm
- Thộp thanh vn: ng kớnh D10mm D41mm
Phự hp vi cỏc tiờu chun sn xut:
- Tiờu chun Nht Bn: JIS G3505, JIS G3112 1987.
- Tiờu chun Vit Nam: TCVN 6285 1997
- Tiờu chun Anh: BS 4449 1988
- Tiờu chun M : TAMS A615 95b
3. S t chc ca Nh mỏy cỏn thộp Ho Phỏt:
SV : Lờ Minh Trng Lp TH39C
3
Giám đốc
P. Giám đốc
Các phòng ban
chức năng

 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý
trong công ty, trừ các chức danh do hội đồng quản trị bổ
nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
 Quyết định lương và phụ cấp( nếu có ) đối với người lao
động trong công ty, kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm
quyền bổ nhiệm của giám đốc( tổng giám đốc )
- Phó Giám đốc kỹ thuật :
Phó Giám đốc kỹ thuật phụ trách theo dõi công việc sản xuất hàng
ngày, điều hành và quản lý các ca sản xuất .Có trách nhiệm theo dõi đào tạo và bổ
sung nhân lực cho kỹ thuật cho công ty khi có yêu cầu .
* Các phòng ban khác trong công ty :
- Phòng kinh doanh :
SV : Lê Minh Trường Lớp TH39C
4
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Phòng kinh doanh và nghiên cứu thị trường thực tiếp do Trưởng phòng
kinh doanh phụ trách .Trực thuộc bộ phận gồm 03 nhân viên .Thực hiện nhiệm vụ
khảo sát thị trường, xây dựng các dự án có vốn đầu tư nước ngoài, vốn ngân
sách .Lập kế hoạch, phương án kinh doanh theo dự án của cán bộ tổ chức kinh
doanh đưa về . Triển khai, đàm phán ký kêt hợp đồng cung cấp thép. Xây dựng
chiến lược về quan hệ đối với khách hàng cũng như các nhà phân phối .
- Phòng kỹ thuật :
Phòng kỹ thuật do Phó Gám đốc kỹ thuật phụ trách .Trực thuộc phòng kỹ
thuật gồm 03 kỹ sư cơ điện .Nhiệm vụ của phòng kỹ thuật là nắm vững toàn bộ
thiết bị, máy móc trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty để sẵn sàng tư vấn,
hướng dẫn và phục vụ mọi yêu cầu khi khách hàng cần đến .
Ngoài ra còn có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ thiết kế, lập dự toán sản xuất
- Phòng vật tư:
Phòng vật tư bao gồm 01 trưởng phòng và 02 cán bộ vật tư. Nhiệm vụ
chính là thực hiên đặt hàng theo yêu cầu của phòng kĩ thuật đồng thời giám sát

việc quản lý sổ sách khó khăn. Việc theo dõi khối lượng hàng hoá nhập - xuất -
tồn kho toàn công ty còn có nhiều khó khăn. Muốn biết tình hình về vật tư theo
khối lượng về nhập - xuất - tồn kho của công ty tại một thời điểm nào đó thì nhà
quản lý phải tiến hành kiểm tra để đưa ra các báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn
sau đó thống kê từng thông báo và so sánh những công việc này mất nhiều thời
gian như vậy sẽ không hiệu quả trong kinh doanh. Công việc ghi chép quản lý vật
tư như ghi tên, ký hiệu hàng hoá vật tư còn chưa thống nhất gây khó khăn cho
người co trách nhiệm theo dõi tổng hợp. Từ đó có thể dẫn đến sai sót trong việc
quản lý vật tư rất lớn làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới quá trình hoạch toán kinh
doanh của công ty.
Với những lý do đã nêu trên, việc xây dựng một chương trình quản lý vật tư của
công ty là rất cần thiết nó đáp ứng được các yêu cầu về thông tin trong công tác
quản lý vật tư một cách chính xác với đọ tin cậy cao hơn, có được tính nhất quán
trong tổ chức dữ liệu, thực hiện quản lý hồ sơ vật tư và cập nhật dữ liệu trên máy
SV : Lê Minh Trường Lớp TH39C
6
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
tính một cách đồng bộ, đáp ứng được nhu cầu thống kê, báo cáo, tra cứu, tìm kiếm
thông tin nhanh chónh và chính xác hơn.
Chính vì vậy em đã chọn đề tài:” Xây dựng phần mềm quản lý vật tư tại
Nhà máy thép Hoà Phát bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access và ngôn ngữ lập
trình Visual Basic 6.0”
• Mục tiêu của đề tài:
Đề tài này nhằm mục đích phân tích, thiết kế hệ thống quản lý vật tư để
giảm thiểu một vài nhược điểm cần khắc phục của hệ thống cũ .
Hệ thống mới bao gồm các yêu cầu sau :
* Hệ thống mới phải tối ưu hoá về tính năng sử dụng như :
 Phải dễ dàng cập nhập hoá đơn nhập và xuất.
 Đưa ra các báo cáo tổng hợp tồn kho theo yêu cầu của người
quản lý tại một thời đỉêm bất kỳ trong năm.

8
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
CHƯƠNG II:
KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ HIỆN
TẠI CỦA NHÀ MÁY THÉP HOÀ PHÁT
I. THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG HIỆN TẠI
1. Thực trạng của hệ thống quản lý vật tư hiện tại:
Nhà máy cán thép hoà phát là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại
thép( như Thép tròn cuộn: Đường kính Φ6mm, Φ8mm; Thép vằn cuộn: Đường
kính D8mm v v.) với dây chuyền sản xuất hiện đại của Italia. Chính vì vậy việc
quản lý vật tư đóng một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất cũng như chất
lượng của thành phẩm.
Ở nhà máy công việc quản lý vật tư được giao cho giám sát kho và thủ kho.
Do đặc điểm của nhà máy là làm việc liên tục 3ka nên kho vật tư gồm có 1 giám
sát kho và 3 thủ kho. Kho được đặt ngay dưới dây chuyền sản xuất để tiện cho
việc sửa chữa hoặc thay thế khi dây chuyền sản xuất có sự cố( hỏng hóc). Do việc
sản xuất trên một dây chuyền tự động hoá hiện đại rất đa dạng về chủng loại vật
tư( 5000 loại) nên kho được chia ra thành 6 loại hàng bao gồm:
- Kho hàng Điện
- Kho hàng Ống
- Kho hàng CCDC
- Kho hàng Công nghệ
- Kho Vật liệu phụ
- Kho Dự phòng
2. Chi tiết quá trình quản lý vật tư tại nhà máy
a. Đặt hàng:
Trong trường hợp các bộ phận sx cần mua một loại vật tư nào đó thì các bộ
phận sản xuất lập Giấy đề nghị mua vật tư (Mẫu BM.10.05 trang ) và đưa lên thủ
kho. Khi đã nhận được giấy đề nghị thủ kho sẽ kiểm tra số lượng tồn kho của vật
tư đề nghị. Trường hợp hết hoặc không có loại đó thủ kho lựa chọn nhà cung cấp

hành tổng lượng xuất trong tháng trình lên nhà quản lý.
Trong trường hợp có những vật tư hỏng hóc cần xuất ra ngoài nhà máy để
sửa chữa các bộ phận có liên quan sẽ đề nghị thủ kho xuất vật tư. Thủ kho tiến
hành xác thực lại mức độ hỏng hóc của vật tư đồng thời lập phiếu xuất vật tư ra
ngoài nhà máy và báo cáo lên Giám đốc nhà máy.
d. Báo cáo
Cuối tháng thủ kho sẽ tiến hành tổng hợp số lượng vật tư nhập, số lượng
vật tư xuất và số lượng vật tư tồn đồng thời kết hợp với phòng kế toán kiểm kê
phôi thépvà một loại hàng vật tư trong kho. Cuối quý tiến hành kiểm kê tất cả các
SV : Lê Minh Trường Lớp TH39C
10
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
loại vật tư có trong kho để báo cáo lên ban giám đốc ( Báo cáo tổng hợp xuất –
nhập – tồn, báo cáo chi tiết nhạp xuất vật tư, thống kê vật tư hàng tháng hàng
quý….v…vv) ( Mẫu BM.10.06 trang )
• Mẫu phiếu đề nghị mua vật tư
NHÀ MÁY CÁN THÉP HOÀ PHÁT
BM.10.05
Ngày hiệu lực: 01/08/07
PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA VẬT VẬT TƯ
Số……………… /NM Cán
TT
Chủng loại
vật tư
Đặc
tính kĩ
thuật
ĐVT
Số
lượngNgày….tháng…năm 2009
BTGĐ GĐNM PKT-CN Giám sát kho Người đề nghị
• Mẫu phiếu Lệnh nhập hàng
SV : Lê Minh Trường Lớp TH39C
11
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
NHÀ MÁY CÁN THÉP HOÀ PHÁT
BM.10.07
Ngày hiệu lực: 01/08/07

LỆNH NHẬP HÀNG
Kho nhận hàng………………….Báo cho……………….Ngày nhập hàng……
TT
Chủng loại vật tư
(Tên vật tư, mã hiệu,
quy cách hãng sản xuất)
Nguồn
gốc
ĐVT
Số
lượng
Đơn
giá
Theo HĐ/Xác
nhận đặt
hàng

dụng
Ghi
chú Ghi chú : Chỉ cấp quản lý từ Tổ trưởng trở lên mới được đề nghị lĩnh vật tư
GĐNM P.KT-CN TBP đề nghị Thủ kho Người nhận Người đề nghị
* Biên bản kiêm tra chất lượng vật tư
SV : Lê Minh Trường Lớp TH39C
13
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
NHÀ MÁY CÁN THÉP HOÀ PHÁT
BM.10.08
Ngày hiệu lực: 01/08/07
BIÊN BẢN
KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG VẬT TƯ ĐẦU VÀO
Vào hồi… ngày ……tháng… năm 2009 Tại: Nhà máy Cán
Chúng tôi gồm:
1. …………………………………………… Kỹ thuật viên
2. …………………………………………… Giám sát kho vật tư
3. …………………………………………… Thủ kho
Cùng nhau lập biên bản kiểm tra chất lượng vật tư:
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Đặc tính kỹ thuật của vật tư:
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Số lượng vật tư nhập vào: ………………………………………………………
………………………………………………………………………………………

Cộng tiền hàng
Thuế GTGT
Tổng tiền
Cộng thành tiền (bằng chữ) :…………………………………………………………
Lập phiếu Người nhập Thủ kho Kế toán Giám đốc
* Phiếu xuất kho
SV : Lê Minh Trường Lớp TH39C
15
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
NHÀ MÁY CÁN THÉP HOÀ PHÁT
BM.10.25
Ngày hiệu lực: 01/08/07
PHIẾU XUẤT KHO Số:
Ngày…tháng….năm 200
Người lĩnh : ………………….
Đơn vị : …………………
Nội dung : …………………
Kho : …………………
Stt Mặt hàng Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng
Thuế GTGT
Tổng tiền
Cộng thành tiền(bằng chữ):…………………………………………………
Lập phiếu Người lĩnh Thủ kho Kế toán Giám đốc
BM.10.06
SV : Lê Minh Trường Lớp TH39C
16
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Ngàyhiệu lực:01/08/07
Nhà máy cán thép Hoà Phát

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
I. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ XỬ LÝ
1. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý vật tư:
Trên đây là sơ đồ phân cấp chức nằng của hệ thống quản lý vật tư tại Nhà máy
thép Hoà Phát. Hệ thống bao gồm 5 chức năng chính:
- Đặt hàng: Cập nhập dự trù, kiểm tra số lượng tồn, Lập Đơn đặt hàng
- Nhập kho: Kiểm tra chất lượng vật tư, lập phiếu nhập kho
- Xuất kho: Đối chiếu dự trù, lập phiếu xuất kho
- Tìm kiếm: tìm kiếm theo ngày phiếu nhập, theo ngày phiếu xuất
- Báo cáo tồn kho
• Sơ đồ:
2. Biểu đồ luông dữ liệu của hệ thống quản lý vật tư:
2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh:
Trên đây là sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của hệ thống quản lý vật tư tại
nhà máy thép Hoà Phát. Nhìn vào sơ đồ ta thấy chức năng của hệ thống được tác
động bởi 3 đối tượng: Bộ phận sản xuất, Nhà cung cấp, Nhà quản lý.
SV : Lê Minh Trường Lớp TH39C
18
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
• Sơ đồ:
SV : Lê Minh Trường Lớp TH39C
19
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:
Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống quản lý vật tư tại nhà máy thép
Hoà Phát gồm:
- 5 chức năng : Đặt hàng, nhập kho , xuất kho, tìm kiếm, báo cáo
- 3 tác nhân ngoài: Bộ phận sản xuất, nhà cung cấp, nhà quản lý
- 4 kho dữ liệu: Danh mục vật tư, danh mục NCC, phiếu nhập kho, phiếu
xuất kho

Qua quá trình khảo sát và phân tích thiết kế hệ thống quản lý vật tư tại nhà máy
thép Hoà Phát ta có những thực thể sau:
- Vật tư (Mã vật tư, tên vật tư, Đơn vị tính, thông số kĩ thuật)
- Kho ( Mã kho, Tên kho, Địa chỉ, số điện thoại)
- Nhà cung cấp ( Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện
thoại, Số tài khoản)
- Đơn đặt hàng(số hiệu DDH, người lập, ngày lập, mã NCC, mã VT, Tên
VT, Số lượng)
- Phiếu nhập ( Số hiệu PN, ngày nhập, người lĩnh , mã NCC, Mã kho, mã
VT, số lượng, Đơn giá, Thành tiền)
- Phiếu Xuất ( Số hiệu PX, ngày xuất, người lĩnh , mã NCC, Mã kho, mã
VT, số lượng, Đơn giá, Thành tiền)
1. Mô hình liên kết thực thể:
2. Chuẩn hoá cơ sở dữ liệu:
SV : Lê Minh Trường Lớp TH39C
Đơn đặt hàng
Vật tư
Nhà cung cấp
Phiếu xuất
Phiếu nhập
Kho
24
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
2.1. Chuẩn 1NF:
Một lược đồ quan hệ được gọi là đạt chuẩn 1 nếu toàn bộ các thuộc tính của mọi
bộ đều mang giá trị đơn.
Các bảng đạt chuẩn 1:
SV : Lê Minh Trường Lớp TH39C
25
tbVT