GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 1

Lời cảm ơn


 




Chúng e xin cảm ơn các thầy cơ Khoa Cơng Nghệ Thơng
Tin Trường Cao Đẳng Nguyễn Tất Thành đã tạo điều kiện
thuận lợi trong học tập, giảng dạy cho chúng em những bài
giảng bổ ích, các kiến thức để chúng em có thể vững vàng trên
con đường sự nghiệp.

Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Lê Trí Anh giúp
đỡ hướng dẫn chúng em có thể hồn thành tốt đồ án tốt nghiệp
này.
Cảm ơn gia đình, anh chị, bạn bè đã hỗ trợ chúng em
trong q trình làm đồ án vừa qua.
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Hiếu
Trần Ngọc Yến

+Thử nghiệm tại khoa cơng nghệ thơng tin
Kế Hoạch Thực Hiện: (mơ tả chi tiết thời gian của các giai đoạn thực hiện và phân cơng
cơng việc của từng thành viên trong nhóm):
+Khảo sát bộ cơng cụ MS office(2 tuần)
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 3



+Khảo sát các nhu cầu trong cơng tác văn phòng(1 tuần)
+khai thác các ứng dựng(2 tuần/1 mơ hình)
+Thử nghiệm và đánh giá kết quả(2 tuần)
Xác nhận của GVHD Ngày……tháng……năm……

SV Thực hiện GVHD: LÊ TRÍ ANH

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 5

CHƯƠNG 4: MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2007 25
4.1. Tính năng 25
4.2. Giao Diện Office outlook 2007 25
4.3. Làm việc với Calendar 27
4.3.1. Quản lí thời gian và sắp xếp cơng việc 27
4.3.2. Thêm tác vụ vào lịch 29
4.3.3. Tơ màu cho các tác vụ, những cuộc hẹn, thơng điêp và các đối tác 30
4.3.4. Gởi một Calendar qua Email 34
4.4. Kiểm sốt Inbox 36
4.4.1. Tự động xem trước phần đính kèm 36
4.4.2. Tìm nhanh những gì ta cần 37
4.4.3. Biến Email thành các mục Action 39
4.4.4. Tạo cờ Action cho những người khác 39
4.4.5. Xác lập Email dễ dàng 41
4.4.6. Nhận các Feed RSS trong Office Outlook 2007 42
4.4.7. Cảnh giác với Phishing 45
4.5. Mail 48
4.5.1. Tạo Theme cho Mail 48
4.5.2. Nhiều cách trang trí cho bức thư thêm đẹp mắt 52
4.5.3. Tạo thư mục trong Inbox để phân loại thư gửi đến. 53
4.5.4. Tạo nhiều profile đễ dễ quản lí thư 59
4.5.5. Gửi thư dạng bầu cử 63
4.5.6. Gửi thư có đính kèm danh thiếp của mình 64
4.5.7. Cleanup 66
4.6. Contact 68
4.6.1. Tạo Group trong contact 69
4.6.2. Gửi Contact qua mail 70

7.1. Đánh giá kết quả 116
7.1.1. Kết quả đạt được 116
7.1.2. Kết quả chưa đạt được 116
7.2. Hướng phát triển 116

GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 7 Tóm tắt khóa luận

Vấn đề
- Nhu cầu áp dụng CNTT trong cơng tác văn phòng, tự động hóa các quy trình
xử lý hồ sơ giấy tờ là tất yếu.
- Bộ ứng dụng MS Office được dùng phổ biến nhưng chưa được khai thác hết
các cơng dụng.
- Chưa có các mơ hình áp dụng để định hướng cho người làm cơng tác văn
phòng khi sử dụng MS Office
Kết quả mong đợi
- Tài liệu có tính hệ thống về các phần mềm MS Office
- Hướng dẫn sử dụng một số tính năng đặc thù cho cơng việc văn phòng tại khoa
CNTT của CĐ NTT
Nội dung thực hiện
- Khảo sát bộ cơng cụ MS office

an tồn hơn
1.1. Mục tiêu: hệ thống hóa các phần mềm trong bộ MS office 2007, ứng dụng các
phần mềm này trong cơng việc văn phòng một cách hiệu quả
1.2. Phạm vi: chú trọng vào các ứng dụng
 Microsoft Infopath 2007
 Microsoft One Note 2007
 Microsoft Outlook 2007
 Microsoft Project Professional 2007

GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 9

CHƯƠNG 2:TỔNG QUAN VỀ MS OFFICE SUITE
2.1. Các phần mềm trong MS Ofice Suite:


 Microsoft word 2007: Ms Word là một chương trình soạn thao văn bản hữu ích, để
tạo các tài liệu mỗi ngày. Việc tạo ra một chương trình hữu hiệu, linh hoạt đầy đủ tính năng
khơng hạn chế hay cản trở các User là mục tiêu chính của các nhà phát triển Ofice Word
2007.


 Microsoft excel 2007: Ms Excel là một cơnd cụ bản tính cho phép người làm việc
dựa vào thơng tin tạo ra, phân tích củng cố, báo cáo và chia sẻ thơn gtin quan trọng nhằm

 Microsoft Project Professional 2007: Microsoft Project 2007 là tên một chương
trình trong nhóm các ứng dụng máy khách và máy chủ cho việc quản lý dự án và quản lý
danh mục vốn đầu tư. Project Server, một ứng dụng máy chủ để quản lý lịch trình dự án, dữ
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 10

liệu tài ngun, báo cáo, thời gian và trạng thái cũng như việc phân tích các dự án của một tổ
chức nào đó.


 Microsoft Publisher 2007: Microsoft Office Publisher 2007 là phần mềm thiết kế
lịch, bìa sách, thiệp, thư mời với kho template phong phú được cung cấp sẵn. Là trợ thủ
đắc lực cho cơng việc xuất bản, in ấn.


 Microsoft Share point server 2007: Với SharePoint Server 2007, người dùng có
thể tự mình tạo ra các site riêng cho mình hoặc cho nhóm làm việc của mình với những mục
đích chia sẻ thơng tin riêng, có thể phân quyền để giới hạn những người truy cập thơng tin,
có thể dùng các cơng cụ tìm kiếm để truy tìm đủ loại thơng tin như nhân sự, tài liệu, tin tức
nội bộ, tạo ra được các biểu mẫu chuẩn của doanh nghiệp và cho chúng vận hành theo những
quy trình định sẵn với những cấp độ xem, duyệt khác nhau. SharePoint Server 2007 cũng
còn được xem là một cơng cụ giúp bạn truy tìm thơng tin khổng lồ, tạo ra các báo cáo phục
vụ cho việc quản lý hoặc kinh doanh của doanh nghiệp.


 Microsoft Visio 2007: Visio là một chương trình thơng minh, được tích hợp vào bộ
Microsoft Office. MS Visio cho phép bạn thể hiện bản vẽ một cách trực quan. Bạn có thể

One Note bạn có thể làm mọi thứ như thêm vào, xóa đi, di chuyển các dòng 1 cách linh hoạt.
Bạn có thể tạo các ghi chú theo chủ đề, tạo bảng tài chính, tạo những kế hoạch
Microsoft Office OneNote 2007 là chương trình để sử dụng khi bạn muốn đảo ngược các
hiện ứng thơng tin q tải bằng cách sắp xếp, quản lí thu thập thơng tin bạn nhận được một
phương pháp hiệu quả hơn. Được thiết kế nhằm giúp bạn thu thập sắp xếp tìm kiếm và sử
dụng thơng tin bạn thu thập.
Bắt đầu làm quen với giao diện mới.
Khi lần đầu tiên mở Office OneNote 20007, chương trình sẻ mở đến One Note Guide,
một sổ tay mẫu ta có thể sử dụng để thử những tác vụ khác nhau khi bạn học dể sử dụng
Ofice OneNote 2007. Trang mở ra bao gồm một phần hỗ trợ chỉ cho ta các tính năng khi mới
bắt đầu sử dụng. Khi bố cục cửa sổ được mở ra, tên của những sổ tay hiển thị trong thanh
định hướng bên trái, cac tab phần cho sổ tay được chọn lựa ở trên phần cửa sổ và các tab
trang nằm dọc bên phải vùng ghi chú, giúp ta dễ dàng chọn sổ tay, phần và trang ta muốn
làm việc bất cứ lúc nào.Hình 1.
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 12 Hình 1: cửa sổ mở Office OneNote 2007
3.2. Các Ứng Dụng Tiêu Biểu:
3.2.1. Làm việc với nhiều sổ tay
3.2.2. Thu thập những ghi chú và thơng tin
3.2.3. Sử dụng các cơng cụ vẽ và bản biểu
3.2.4. Gắn cờ cho những lưu ý để kiểm tra
3.2.5. Tìm những ghi chú một cách nhanh chóng với khả năng tìm kiếm
3.2.6. Gửi những sổ tay qua mail một cách dể dàng


được tạo sẵn mà ta có thể dùng làm nền tảng cho việc ghi chú.
Trong OfficeOneNote 2007 ta có thể mở làm việc chia sẻ thơng tin giữa nhiều sổ tay
trong một lúc, ta cũng có thể sao chép và dán thơng tin, và ta hãy đặt tên cho từng sổ tay để
tránh nhầm lẫn bằng lệnh Chọn Notebook proerties từ menu file. Trong hộp thoại Notebook
properties, hãy gõ tên và chọn một màu sắc nếu ta muốn, nhấn Ok để lưu các sát lập. Hình
3.

Hình 3: Xác lập màu
3.2.2. Thu thập những ghi chú và thơng tin
Ví dụ ta đang họp ta có thể nhấp vào những ghi chú trong sổ tay Office OneNote 2007.
Nếu đang kiếm một chù đề trực tuyến, có thể cắt xén và lưu các địa chỉ web mà ta truy cập.
Nếu đang tập hợp thơng tin đã sử dụng trong các báo cáo, các bản tính hay thư từ kinh
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 15

doanh, việc thêm các file đang tồn tại ở đó cho office OneNote 2007 là một cách để thu thập
thơng tin ta muốn làm việc. (hình 4).

Hình 4: lấy thơng tin một cách nhanh chóng
Bắt đầu với một sổ tay mới
Sử dụng NewNotebook Wizard Office OneNote 2007 để tạo ra một sổ tay mới ngay từ
đầu hay dựa trên tập mẫu ta dùng lệnh Menu File chọn Notebook Wizard gõ tên cho
Workbook chọn màu sắc. New Notebook Wizart hỏi bạn về nơi bạn sẽ sử dụng sổ tay và nơi
ta muốn sổ tay đuợc lưu trữ truớc khi tạo ra sổ tay. Sau khi nhấp Create, một sổ tay mới đuợc
hiền thị. Hình 5.
Gõ ở bất cứ vị trí nào trên trang
Trong OneNote chỉ cần nhấp vào bất cứ vị trí nào trên trang và bắt đầu gỏ, nhằm lưu trữ

Một tính năng nhập liệu mới cho phép in các file khác trực tiếp vào sổ tay Office
OnoNote 2007 sao cho ta có thể xem lại, tạo và chia sè tài liệu với những người khác. Chỉ
đơn giản đi đến in một tài liệu hay bản tính như thơng thường bằng cách chọn Print từ menu
file. Trong hộp thoại Print nhấp mũi tên hướng xuống Name chọn Mcrosoft One NoteImport
nhấp OK và file được in vào một file điện tử và được tập hợp trực tiếp như một hình ảnh đồ
họa trên trang ghi chú.

Hình 6: ta có thể in các file của mình trực tiếp vào trong sổ tay Office OneNote 2007
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 18

3.2.3. Sử dụng thanh cơng cụ vẽ và bảng biểu
Office OneNote 2007 vẫn cho phép bổ sung những ghi chú viêt tay trục tiếp lên các trang
ghi chú, và ta cũng có thể vẽ lên trang bằng cách sử dụng tồn bộ các cơng cụ vẽ.
Sử dụng cơng cụ vẽ
Ofice OneNote2007 bao gồm tồn bộ Drawing Tools mà hiển thị dọc trên mép dưới
cùng cùa cửa sổ ghi chú bằng cách chọn Drawing Tools trong menu View. Các cơng cụ trên
thanh cơng cụ cho ta những gì cần để thêm vào các hình dạng tự do, các hình dạng có sẵn và
những đường nối biểu đồ với các trang. Ta cũng có thể chọn màu sắc cho đường nét và các
sát lập làm mờ, thậm chí sao lặp và xoay các đối tượng được chọn trên trang.

Hình 7: các cơng cụ vẽ mới cho phép tạo ra các hình dạng và kích thước
Làm việc với những cơng cụ viết và chế độ Pen
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422

Flags trong thanh cơng cụ Standard chọn Customize My Note Flags hiển thị để ta có thể
nhấp vào lọai lá cờ mà ta muốn thay đổi và nhấp nút Modifi. Trong hộp thoại Modifi Note
Flag, định rõ tên lá cờ và biểu tượng, màu font chữ, nhấp Ok để lưu các thay đổi. Hình 10.
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 21 Hình 10: sử dụng Note Glags để bảo đảm rằng ta kiểm tra trên các hạng mục cụ thể

3.2.5. Tìm thấy những ghi chú một cách nhanh chóng với những khả năng tìm
kiếm.
Office OneNote 2007 cho phép ta tìm thấy một cách nhanh chóng tất cả các hạng mục ta
đã thu thập có liên quan đến một chủ đề cụ thể. Chỉ cần gõ một từ hay một cụm từ tìm kiếm
trong ơ Search ở vùng phải trên cùng cửa sổ Office OneNote 2007 và nhấp Enter. Hình 11.
GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 22 Hinh 11: gõ từ hay cụm từ tìm kiếm trong ơ Find, gõ từ muốn tìm và nhấp Enter
Chia sẻ những ghi chú với những người khác
Menu Share chứa các lệnh ta sử dụng để tạo ra các sổ tay chia sẻ hay thực hiện những
thay đổi cho ta chia sẻ những ghi chú của mình.
Khi nhấn Share/ Create Shared Notebook wizard sẽ mở ra, trước tiên u cầu tên của sổ
tay mới và sau đó cung cấp cho ta những sổ tay mà ta chọn.Ta có thể chọn việc ta muốn tạo


Ta cũng có thể chia sẻ những ghi chú với những người khơng đang sử dụng Office
OneNote 2007. Mở menu file chọn Send To chọn Mail Recipient để hiển thị một cửa sổ
thơng điệp Email mà ta có thể viết thư cho những người thân mong muốn . Trang ghi chú
hiện tại được định dạng HTML và được đính kèm vào thơng điệp, khi ta gửi thơng điệp
những người khác có thể xem thơng tin như một trang web

Hình 13: Ta có thể gởi qua mạng các trang ghi chú cho những thành viên khác trong nhóm,
những người sử dụng OneNote 2007 có thề thêm trang trực tiếp vào sổ tay của mình GVHD: LÊ TRÍ ANH
KHAI THÁC MỘT SỐ CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ HIẾU MSSV:31073422
TRẦN NGỌC YẾN MSSV:31073136 Page 25

CHƯƠNG 4: MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2007
4.1.
Tính Năng
Microsoft Outlook là trình Email Client thuộc bộ Microsoft Office, có chức năng
tương tự như trình Outlook Express có sẵn trong Windows là quản lý và kiểm tra nhiều tài
khoản email (có hỗ trợ POP3) cùng một lúc. MS Outlook 2007 để duyệt thư Gmail ma ta
khơng cần phải khai báo một thơng số gì ngồi địa chỉ hộp thư Gmail của ta.
4.2.
Giao Diện Office outlook 2007
Office Outlook 2007 khơng chia sẻ cùng một giao diện người dung mới như Office