BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯ
ỜNG ĐẠI HỌC KINH
T
Ế TPHCM
Đ
Ỗ
NGUYÊN BÌNH
Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết lập hệ thống
báo cáo Kế Toán Quản Trị tại công ty TNHH N.G.V
Chuyên ngành: K
ế Toán
Ki
ểm Toán
Mã ngành: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS VÕ VĂN NHỊ
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của tôi với sự cố vấn của người
hướng dẫn khoa học, số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và
chưa hề được công bố trong các nghiên cứu nào.
Tôi cũng xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã được
cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc.
Tác giả luận văn
Đỗ Nguyên Bình Trang iii Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Mục lục
LỜI CẢM ƠN i
LỜI CAM ĐOAN ii
Mục lục iii
Danh mục bảng biểu vi
Danh mục sơ đồ vii
Danh mục thuật ngữ và chữ viết tắt vii
Lời mở đầu 1
Chương 1: Tổng quan về KTQT và BC KTQT 4
1.1. Bản chất và vai trò của KTQT 4
1.1.1. Bản chất của kế toán 4
1.1.2. Bản chất của kế toán quản trị 4
2.3. Đánh giá tình hình tổ chức kế toán quản trị và thông tin kế toán quản trị cung cấp cho
các đối tượng sử dụng tại công ty 40
2.3.1. Đánh giá nội dung tổ chức kế toán quản trị 40
2.3.2. Đánh giá thông tin 40
2.4. Khảo sát tình hình tổ chức công tác KTQT ở một số doanh nghiệp 41
2.4.1. Phạm vi và đối tượng khảo sát 41
2.4.2. Nội dung và phương pháp khảo sát: 42
2.4.3. Kết quả khảo sát 42
2.4.4. Đánh giá kết quả khảo sát 42
Kết luận chương 2 43
Chương 3: Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết lập hệ thống báo cáo KTQT tại Công ty N.G.V
45
3.1. Nguyên tắc tổ chức 45
3.1.1. Nguyên tắc 1: Kết hợp KTTC và KTQT 45
3.1.2. Nguyên tắc 2: Ứng dụng CNTT để thực hiện công tác kế toán theo các mục tiêu
KTTC & KTQT 46
3.1.3. Tổ chức phù hợp với điều kiện phát triển của doanh nghiệp và khả năng chuyên
môn 48
3.2. Nội dung tổ chức KTQT cho công ty N.G.V 48
3.2.1. Tổ chức nhận diện và phân loại chi phí 48
3.2.2. Tổ chức ghi nhận thông tin ban đầu 49
3.2.3. Tổ chức hệ thống kế toán theo yêu cầu KTQT 53
3.2.4. Tổ chức ghi nhận thông tin theo mục tiêu thiết lập BCKTQT (trong điều kiện ứng
dụng tin học) 54
3.3. Thiết kế hệ thống báo cáo KTQT cho công ty N.G.V 56
3.3.1. Hệ thống báo cáo chi phí và giá thành 56 Trang v
Bảng 1.1: Ví dụ về báo cáo hiệu suất chi phí
2
Bảng 1.2: Ví dụ báo cáo chi phí theo phương pháp trực tiếp
3
Bảng 1.3: Ví dụ về báo cáo chi phí theo phương pháp số dư đảm phí
4
Bảng 3.1: Mẫu tin theo yêu cầu của KTTC: Nhật ký chung,
5
Bảng 3.2: Mẫu tin ghi theo yêu cầu của KTQT: Nhật ký chung
6
Bảng 3.3: Danh mục vụ việc
7
Bảng 3.4: Báo cáo chi phí cho bộ phận đăng tuyển:
8
Bảng 3.5: Báo cáo chi phí phòng tuyển dụng
9
Bảng 3.6: Báo cáo chi phí phòng cung ứng nhân sự hỗ trợ
10
Bảng 3.7: Báo cáo chi phí trực tiếp cho bộ phận tư vấn
11
Bảng 3.8: Báo cáo chi phí giá thành bộ phận đào tạo
12
Bảng 3.9: Biểu tính giá tối thiểu hoạt động tư vấn nhân sự
13
Bảng 3.10: Dự toán doanh thu một bộ phận
14
Bảng 3.11: Báo cáo dự toán hoạt động cho một trung tâm chi phí
15
Bảng 3.12: Báo cáo dự toán lãi lỗ của một bộ phận
16
ơ đ
ồ tổ chức ph
òng ban công ty TNHH N.G.V.
4
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán
5
Sơ đ
ồ 3.1: Quy tr
ình doanh thu
6
Sơ đ
ồ 3.2: Quy tr
ình chi phí
Danh mục thuật ngữ và chữ viết tắt
Từ viết tắt/thuật ngữ Nội dung
BC Báo cáo
Bottom up budgeting Mô hình dự toán từ dưới lên
ERP
Enterprise Resources Planning: Hệ quản trị nguồn tài nguyên doanh
nghiệp
KTQT Kế Toán Quản Trị
KTTC Kế Toán Tài Chính
Outsourcing Bộ phận cung ứng lao động hỗ trợ
Top down budgeting Mô hình dự toán từ trên xuống
TSCĐ Tài sản cố định
phụ thuộc , mỗi hoạt động kinh doanh lại yêu cầu một mô hình quản trị kinh doanh
và chi phí khác nhau. Ngoài ra công ty TNHH N.G.V là nơi mà mà tác giả đề tài có
điều kiện công tác, đây là điều kiện thuận lợi cho việc tìm hiểu thông tin và số liệu
cho đề tài.
Với tất cả những lý do đó đề tài “Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết
lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị ở Công ty TNHH N.G.V” được tác giả thực
hiện với mong muốn đáp ứng được yêu cầu quản trị của các nhà quản trị cấp cao ở Trang 2Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Công ty N.G.V, đồng thời là một mô hình ứng dụng cho các doanh nghiệp khác ở
Việt Nam có yêu cầu tổ chức tương tự.
Mục đích của đề tài
Luận văn được thực hiện nhằm tìm hiểu hoạt động tổ chức công tác kế toán
quản trị, đặc biệt là quản trị chi phí ở Công ty TNHH N.G.V để từ đó rút ra được
những thuận lợi và khó khăn của công tác tổ chức ứng dụng xây dựng hệ thống kế
toán quản trị cũng như những điều chỉnh của công ty trong thực tế hoạt động.
Ngoài ra, luận văn cố gắng tìm hiểu khái quát hoá mô hình tổ chức nhằm
mục tiêu phổ rộng kinh nghiệm tổ chức cho các doanh nghiệp có hoạt động kinh
doanh tương tự như Công ty N.G.V nhằm giúp các công ty đạt được hiệu quả quản
lý chi phí cao nhất. Từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh vững bước trên con đường
hội nhập kinh tế quốc tế.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực tế công tác tổ chức kế toán ở Công
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực tế công tác tổ chức hệ thống kế toán
quản trị tại công ty TNHH N.G.V
Phạm vi nghiên cứu là nhằm xây dựng một hình mẫu tổ chức công tác kế
toán quản trị ứng dụng vào thực tế các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp
vụ và doanh nghiệp có nhiều bộ phận kinh doanh độc lập.
Bố cục luận văn
Luận văn gồm 69 trang nội dung chính với các bảng biểu và sơ đồ. Luận văn
gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán quản trị
Chương 2: TÌnh hình tổ chức công tác kế toán tại công ty N.G.V
Chương 3: Tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống bác cáo kế toán
quản trị cho công ty N.G.V Trang 4Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Chương 1: Tổng quan về KTQT và BC KTQT
1.1. Bản chất và vai trò của KTQT
1.1.1. Bản chất của kế toán
Định nghĩa kế toán theo luật Kế Toán Việt Nam: “Kế toán là công việc thu
thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình
thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”
Còn rất nhiều định nghĩa khác về kế toán để thể hiện bản chất kế toán nhưng
tựu trung lại thì có thể nhận thấy rằng các định nghĩa này xoay quanh mục tiêu
Nhờ vào kết quả dữ liệu thu thập của kế toán tài chính, kế toán quản
trị phân tích đánh giá những số liệu tài chính của những hoạt động kinh
doanh từ chi phí đến kết quả của hoạt động để xác định nguyên nhân hình
thành nên kết quả đó, từ đó nêu ra được cách thức ứng xử thích hợp với
thông tin kế toán.
- Chức năng hoạch định:
Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được tiến hành theo các chương
trình định trước trong các kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm và kế hoạch
tác nghiệp. Việc xây dựng kế hoạch ở các doanh nghiệp là hết sức cần thiết
từ nhiều phương diện:
o Kế hoạch là cơ sở định hướng cũng như chỉ đạo mọi hoạt động
kinh doanh, phối hợp các chương trình hoạt động của các bộ phận
có liên quan.
o Kế hoạch là cơ sở để kiểm tra các hoạt động kinh doanh, mọi
chênh lệch giữa thực hiện so với kế hoạch đều biểu hiện những
nguyên nhân hợp lý và bất hợp lý đối với quá trình kinh doanh.
o Kế hoạch là cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận
trong doanh nghiệp. Đó chính là cơ sở tăng cường trách nhiệm vật
chất, thực hiện các phương pháp quản lý và điều hành doanh
nghiệp.
Vì vậy, kế hoạch phải được xây dựng trên những căn cứ khoa học,
trong đó việc phân tích những thông tin thực hiện của quá trình tuần hoàn và
chu chuyển vốn có một ý nghĩa vô cùng quan trọng. Kế toán quản trị phải
được tổ chức để thu thập những thông tin phục vụ cho mục đích này.
- Chức năng kiểm tra: Trang 6
Trang 7Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
o Nhờ vào việc phân tích tài chính của kế toán quản trị, nhà quản trị
có thể dựa vào đó để ra quyết định, mà thực chất là kết quả quản
trị đã là định hướng quyết định của nhà quản trị.
o Những quyết định quản trị lại là cơ sở để hoạch định kế hoạch tài
chính cụ thể cho những hoạt động.
o Kế hoạch định tài chính đó lại là cơ sở để kiểm tra giám sát họat
động và từ đó có thể nhận biết được những phản hồi từ kết quả thu
được không những vào cuối kỳ của hoạt động mà có thể theo dõi
ngay trong lúc hoạt động đang diễn ra.
o Việc phân tích kết quả vào cuối kỳ và trong suốt thời gian hoạt
động sẽ hỗ trợ nhà quản trị có những cơ sở cho những quyết định
ngắn hạn của mình để kịp thời định hướng kết quả hoạt động.
Đồng thời, qua đó định hướng kế hoạch hoạt động tài chính cho kỳ
hoạt động tiếp theo.
Tóm lại, tuy là những chức năng khác nhau nhưng những chức năng
của kế toán quản trị đều là những thành phần không thể thiếu để làm nổi bật
lên vai trò của kế toán quản trị trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Cụ
thể, những vai trò đó là:
- Cung cấp thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn và dài hạn.
- Kiểm soát về mặt tài chính các hoạt động kinh doanh.
- Phân tích đánh giá những rủi ro và biến động đang diễn ra.
1.2. Nội dung của KTQT trong doanh nghiệp
Với chức năng của mình, kế toán quản trị có thể bao quát và tác động tới tất
cả những hoạt động của doanh nghiệp.
công việc như sau:
- Xác định yêu cầu của thông tin đầu ra: Yêu cầu thông tin đầu ra chính là
những nhóm báo cáo quản trị đang được yêu cầu và có thể được yêu cầu
theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp trong tương lai. Những báo cáo này
có thể dựa trên hệ thống hoạt động hiện tại và những hoạt động dự kiến
xảy ra trong tương lai.
- Phân loại, phân tích yêu cầu thông tin của báo cáo: Mỗi báo cáo có những
yêu cầu thông tin riêng, mỗi yêu cầu thông tin đầu ra đòi hỏi một hoặt
một vài thông tin đầu vào để đáp ứng cho yêu cầu đó.
Ví dụ: báo cáo doanh số theo nhân viên bán hàng theo nhóm khách hàng là
doanh nghiệp. Trang 9Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Những yêu cầu thông tin của báo cáo:
o Báo cáo yêu cầu số liệu về doanh số
o Doanh số cần được ghi nhận theo tên nhân viên bán hàng
phụ trách
o Doanh số có được phải được ghi nhận theo khách hàng cụ
thể.
o Khách hàng cần được phân nhóm để ghi nhận đúng loại
nhóm.
Những yêu cầu thông tin khác cần có cho báo cáo
o Phạm vi thời gian của báo cáo thông tin về thời gian cần
được thể hiện trên chi tiết ghi nhận doanh số;
o Phạm vi địa lý của báo cáo: báo cáo cho toàn công ty, cho
- Tổ chức kiểm tra thông tin đầu vào: trong quá trình ghi nhận thông tin,
việc kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, của thông tin ban đầu được ghi
nhận sẽ giúp ích rất nhiều cho việc xử lý thông tin. Thông tin càng sai
lệch thì sẽ càng làm cho việc phân tích tổng hợp càng trở nên khó khăn.
1.3.2. Tổ chức xử lý và tổng hợp thông tin
Trong mối quan hệ cân đối giữa nguồn lực kế toán và hiệu quả quản
lý, người làm công tác tổ chức kế toán hoạch định luồng thông tin quản trị từ
khâu quản lý đến xử lý tổng hợp thông tin. Dựa trên thông tin được ghi nhận
từ nguồn, thông tin được phân loại lưu vào cơ sở dữ liệu phù hợp, việc này
một mặt tạo điều kiện cho việc lưu trữ thông tin thuận tiện, mặt khác phục vụ
cho việc truy lục thông tin dễ dàng. Việc tổ chức xử lý thông tin dựa trên cơ
sở của hệ thống ghi nhận:
- Thông tin được ghi chép bằng tay vào sổ kế toán: ghi chép bằng tay vào
hệ thống sổ của doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều thời gian để tổng hợp, dù
rằng việc ghi nhận có thể được trình bày rõ ràng, đúng phương pháp nhất
là với số lượng nghiệp vụ lớn. Hơn nữa, số lượng nghiệp vụ lớn còn gây
khó khăn cho việc truy lục thông tin. Do vậy, việc tổng hợp số liệu định
kỳ nhỏ sẽ giúp giảm thiểu công việc dồn vào cuối kỳ kế toán. Có thể tổ
chức tổng hợp dữ liệu theo tuần, theo ngày hoặc theo thời gian nửa ngày.
- Thông tin được nhập vào cơ sở dữ liệu máy tính: Máy tính là công cụ hữu
ích cho người làm kế toán với khả năng xử lý dữ liệu lớn và tốc độ cao,
tuy nhiên cần lưu ý rằng việc sử dụng máy tính cũng cần được tổ chức
triển khai một cách có hệ thống để thông tin được nhập liệu đầy đủ, hữu Trang 11Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Trang 12Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
lượng tồn kho này: liệu có phải bộ phận mua hàng không đáp ứng kịp số
lượng yêu cầu, liệu có phải một loại hàng hóa nào đó sử dụng nhiều
nguyên liệu này đã phải gia tăng sản xuất, hay sự tiêu tốn nguyên vật liệu
này trong quá trình sản xuất tăng đột biến. Với những phân tích đó, nhà
quản trị có thể nhìn ra được sự biến đổi trong quá trình sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp một cách tức thời và hiệu quả. Thông tin đó còn
phải được chuyển đến những bộ phận có liên quan như: bộ phận mua
hàng, bộ phận sản xuất, bộ phận kế hoạch, hoặc cả bộ phận kinh doanh.
- Thông tin quản trị trong hệ thống hoạt động của doanh nghiệp cần được
phổ biến tới các bộ phận có liên quan một cách thích hợp nhưng không
phải là phân phát thông tin một cách bừa bãi: Những thông tin chuyển tới
bộ phận không có liên quan sẽ gây bối rối cho bộ phận nhận tin, và tốn
nhiều thời gian cho việc xử lý thông tin của bộ phận đó. Việc chuyển
thông tin không phù hợp có thể dẫn tới rò rỉ thông tin ra bên ngoài doanh
nghiệp và gây bất lợi cho việc kinh doanh của doanh nghiệp.
- Với những doanh nghiệp có hệ thống thông tin được trang bị bằng thư
điện tử, thì việc chuyển tin thường diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn
là việc chuyển báo cáo bằng tay. Tuy nhiên thay vào đó đòi hỏi về hệ
thống bảo mật thư điện tử cần phải được tăng cường một cách nghiêm
nghặt.
Với những doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản trị toàn diện theo mô
hình ERP (Enterprise Resources Planning, hệ quản trị các nguồn tài nguyên
trong doanh nghiệp), hầu hết các báo cáo quản trị đều có thể được xem trực
tuyến theo thời gian thực: Một đơn hàng được nhập vào ở phòng kinh doanh
Sơ đồ 1.2 Mô hình hệ thống thông tin sử dụng ERP:
Phòng Kế toán
Phân Xưởng
Ban Quản trị
P. Thu Mua
Kho
P. Kế hoạch
SX và k
ỹ
thu
ậ
t
P. Kinh doanh
Hệ thống thông tin
Phân xưởng
Ban Quản trị
P. Thu Mua
Kho
được số lượng hàng bán, phải lập dự toán sản xuất số lượng hàng tương ứng,
để đảm bảo sản xuất, bộ phận cung ứng phải đám ứng được đầu vào cho sản
xuất…
Một cơ sở khác cho hoạt động dự toán là số liệu quá khứ. Đây là dữ
liệu quan trọng nhất của quá trình lập dự toán. Dựa vào số liệu quá khứ
người lập dự toán sẽ có thể tiên đoán được một cách tương đối chính xác cho
dự toán tương lai dựa vào tính ổn định của hoạt động. Ví dụ, với số lượng
sản xuất quá khứ, chi phí nguyên vật liệu trung bình để sản xuất 1kg café
thương phẩm cần 1,5kg café hạt; năm nay với chất lượng café hạt tương
đương năm trước, quy trình sản xuất không thay đổi, dự toán tiêu hao café
nguyên liệu cho café thương phẩm sẽ có xu hướng không đổi.
Một ví dụ khác đối với bộ phận quản lý doanh nghiệp, theo số liệu
quá khứ, doanh nghiệp cần phải chi tiêu các khoản chi phí điện cho văn
phòng là 100KWh mỗi ngày với diện tích văn phòng 100 m2. Năm nay do
nhu cầu nhân sự tăng lên, diện tích sử dụng văn phòng tăng lên 20% thì ta có Trang 15Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
thể dự toán rằng chi phí điện văn phòng (mà chủ yếu là sử dụng chiếu sáng,
điều hòa không khí, máy tính) sẽ tăng tương ứng.
Hai ví dụ trên cho thấy rằng việc dự toán của bộ phận này sẽ ảnh
hưởng đến bộ phận khác. Do vậy, việc lập dự toán cần được thực hiện theo
quy trình.
1.4.1.2. Các loại báo cáo dự toán
Các báo cáo dự toán chính:
o Dự toán tiêu thụ
dự toán chi phí quản lý).
Sau hết các kế hoạch hoạt động và dự toán hoạt động, tổng hợp các dự
toán tạo thành một báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, từ đó vẽ nên bức
tranh tổng thể về hoạt động của doanh nghiệp và dựa vào bức tranh đó ban
quản trị có thể điều tiết hoạt động của doanh nghiệp theo hướng hiệu quả
nhất. Cùng với dự toán kết quả hoạt động kinh doanh là dự toán tiền, dự toán
dòng tiền đảm bảo nguồn vốn của doanh nghiệp được luôn sẵn sàng cung
ứng cho hoạt động một cách hiệu quả nhất trong điều kiện sử dụng ít nguồn
vốn nhất.
1.4.1.3. Mô hình dự toán từ trên xuống và mô hình dự toán từ dưới
lên.
a. Dự toán từ trên xuống (top down budgeting):
Mô hình dự toán từ trên xuống là mô hình dự toán mà ở đó nhà quản
trị cấp cao phân bổ nguồn lực tài chính mục tiêu, lợi nhuận mục tiêu của
mình cho các nhà quản trị cấp thấp hơn và giới hạn các nhà quản trị cấp thấp
hơn thực hiện trong phạm vi được cấp, hoặc yêu cầu các nhà quản trị cấp
thấp hơn đạt được mức lợi nhuận mục tiêu như mong đợi của mình.
Tới lược mình các nhà quản trị cấp thấp hơn lại phân bổ mục tiêu đến
các nhà quản trị cấp thấp hơn nữa. Cứ thế cho đến nhà quản trị cấp cuối
cùng.
Thoạt đầu có thể cho rằng đây là phương pháp mang đậm tính chủ
quan của nhà quản trị nhưng trên thực tế để đưa ra con số dự toán hợp lý nhà
quản trị phải dựa vào số liệu quá khứ để đánh giá trên tổng thể. Từ đó phân
bổ một cách hợp lý các dự báo của mình đến các nhà quản trị điều hành trực
tiếp công việc. Khi các nguồn lực được phân bổ đến các nhà quản trị cấp
thấp nhất các nhà quản trị này điều phối lại hoạt động của mình dựa trên mục
tiêu công việc đề ra. Trang 17
trình khép kín. Sự kết hợp 2 mô hình tạo ra những rắc rối do mâu thuẫn trong
cách nhìn nhận sự việc của nhà quản trị cấp cao và nhà quản trị cấp thấp
Copyright: Tài liệu đại học ©