A. MỤC LỤC
B. LỜI MỞ ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới của đất nước và xu hướng hội nhập của nền
kinh tế, cùng với sự bùng nổ của khoa học công nghệ, sự phát triển của công
nghệ thông tin thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực trong xã hội đều không ngừng có
sự đổi mới và hiện đại hoá. Hoà theo xu thế đó công tác văn thư đã không
ngừng có những tiến bộ mới để đẩy mạnh sự phát triển của cơ quan tổ chức.
Đặc biệt là công tác Quản lý văn bản đi.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các
đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác, bí
mật.
Đồng thời công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ
máy quản lý của một cơ quan là một mắt xích quan trọng trong guồng máy
hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành.
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan tổ chức cao hay thấp phụ thuộc
vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không. vì đây là một công
tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật và liên quan nhiều
cán bộ, công chức. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc
của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế
độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và
việc lợi dụng văn bản nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn
lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc
gia. Nắm bắt được tầm quan trọng đó Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã
không ngừng cải cách nền hành chính quốc gia trong đó có công tác văn thư
được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn.
Có thể nói, công tác văn thư đóng một vai trò vô cùng quan trọng có ảnh
hưởng trực tiếp đến hiệu quả, năng suất công việc của cơ quan nên nhu cầu
hiện đại hoá công tác văn thư là cần thiết và quan trọng, đổi mới, hiện đại
2

Kết quả đợt thực tập tại văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc
được em hệ thống lại trong ba chương như sau:
Chương I: Giới thiệu vài nét về cơ quan.
Chương II: Thực trạng tình hình công tác quản lý văn bản đi của cơ
quan.
Chương III: Nội dung công tác văn thư của cơ quan.
Tuy nhiên trong quá trình đi thực tập do chưa được làm quen nhiều với
thực tế công việc nên trong thời gian thực tập tại cơ quan bản thân em nhận
thấy mình còn rất nhiều hạn chế và thiếu sót trong quá trình tiến hành công
việc. Vì vậy thông qua bản báo cáo thực tập này em kính mong Ban Giám
hiệu, khoa văn thư- Lưu trữ, cùng các thầy cô giáo bộ môn góp ý, sửa chữa và
giúp đỡ để em có thể hoàn thiện hơn trong công tác nghiệp vụ của mình, để
em được trau dồi thêm kiến thức để làm tốt trách nhiệm và phận sự của một
người cán bộ làm công tác Hành chính văn thư trong tương lai.
Và em xin chân thành cảm ơn UBND huyện Ngọc Lặc đã tạo mọi điều
kiện để em tìm hiểu và vận dụng được những kiến thức sách vở vào thực tế
công việc và để em có thể hoàn thành tốt báo cáo này.
Đồng thời em cũng xin chân thành cảm ơn tới các thầy cô giáo bộ môn
khoa Văn thư- Lưu trữ cùng thầy cô giáo trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã hết lòng giúp đỡ và truyền truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong
quá trình học tập.
Hà Nội, ngày tháng năm 2012.
Sinh viên
Mai Thị Nga
4
C. NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN
1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan
1.1. Sự ra đời
Ngọc Lặc là huyện Miền núi phía Tây của tỉnh Thanh Hoá từ thị trấn

mường 88.999 người (68.5%), dân tộc Kinh 38.458người (29.6%), dân tộc
Dao 1.312 người (1.01%) dân tộc Thái 987 người (0.76%) các dân tộc khác là
170 người (0.13%).
(Hình ảnh múa pồn pông của đồng bào dân tộc Mường - Ngọc Lặc - Phụ
lục 2)
Ngọc Lặc gồm 21 xã và 1 thị trấn đó là: Xã La, Sơn, Mỹ Tân, Thuý Sơn,
Cao Ngọc, Vân Am, Phùng Giáo, Phùng Minh, Phúc Thịnh, Nguỵêt Ấn ,
Kiên Thọ, Minh Tiến, Minh Sơn, Ngọc Khê, Ngọc sơn, Ngọc Trung, Cao
Thịnh, Lộc Thịnh, Đồng Thịnh Ngọc Liên, Quang Trung, Thạch Lập và thị
trấn Ngọc Lặc.
5
Địa hình Ngọc Lặc được chia làm 2 vùng rõ rệt được tạo bởi các dãy núi
đá vôi và núi đồi thấp, vùng núi cao chiếm 56.2%, vùng núi thấp chiếm
43.8% diện tích toàn huyện. Ngọc Lặc có 3 con sông chính là Sông âm, sông
Cầu Chày và sông Hép. Khí hậu nhiệt đới có 2 mùa rõ rệt, mùa mưa từ tháng
4 đến tháng 9, mùa khô từ tháng 10 đến tháng 3 năm sau. Điều kiện tự nhiên
đã ưu ái cho Ngọc Lặc có ưu thế chiến lược quan trọng về kinh tế, quốc
phòng, an ninh tạo thành đặc điểm và truyền thống con người của các dân tộc
huyện Ngọc Lặc.
(hình ảnh huấn luyện quân sự tại UBND huyện Ngọc Lặc - Phụ lục 3)
Như vậy, vùng đất Ngọc Lặc từ lâu đời đã có cư dâ người Mường cư trú.
Đến nay các dân tộc Mường, Kinh, Thái, Dao sinh sống đan xen đoàn kết,
cùng nhau xây dựng quê hương. Trải qua hàng ngàn năm các dân tộc sống
trên vùng đất này đã cùng nhau chung sức chống chọi lại với sự khắc nghiệt
của thiên nhiên, sự xâm lược, áp bức bóc lột của các thế lực thực dân phong
kiến, để khai phá, xây dựng quê hương đất Ngọc Lặc tươi đẹp như ngày nay.
Chính từ trong quá trình đó đã hình thành và hun đúc nên những giá trị truyền
thống tốt đẹp trong xây dựng và bảo vệ quê hương. Trong sản xuất con người
Ngọc Lặc cần cù lao động, sáng tạo, tự lực, tự cường có ý chí vươn lên vượt
qua khó khăn gian khổ trong đấu tranh bảo vệ tổ quốc, quê hương, có lòng

Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu UBNd huyện và chỉ đạo
chung công việc của UBND trước HĐND huyện và UBND tỉnh, ban chấp
hành đảng bộ huyện và HĐND huyện.
Phó chủ tịch UBND là người giúp việc chủ tịch UBND huyện trong các
lĩnh vực công tác được phân công, ký thay khu được chủ tịch UBND huyện
uỷ quyền. Chịu trách nhiệm trước chủ tịch về kết quả thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn được giao, ngoài ra phó chủ tịch thay mặt chủ tịch giải quyết
những vấn đề phát sinh thuộc lĩnh vực được chủ tịch phân công.
01 Phó chủ tịch - Phụ trách khối văn xã
01 Phó chủ tịch - Phụ trách khối kinh tế
Các thành viên khác của UBND huyện bầu ra bằng hình thức bỏ phiếu
tín theo sự giới thiệu của chủ tịch UBND. Có nhiệm vụ tham gia giải quyết
7
của chủ tịch UBND. Có nhiệm vụ tham gia giải quyết các công việc thuộc tập
thể UBND huyện, thuộc các công việc thuộc tập thể UBND huyện, thuộc các
thành viên và các có liên quan đến chức năng của ngành được phân công phụ
trách.
Các thành viên UBND chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND huyện, về
việc triển khau thực hiện chức năng, nhiệm vụ củă ngành, xã, địa bàn được
phân công phụ trách được quyền giải quyết một số công việc quan trọng của
UBND huyện khi được chủ tịch uỷ quyền bằng văn bản. Ngoài chủ tịch và 2
phó chủ tịch còn có 5 uỷ viên.
- Uỷ viên phụ trách công tác văn phòng
- Uỷ viên phụ trách thanh tra huyện
- Uỷ viên phụ trách kinh tế
- Uỷ viên phụ trách công tác An ninh
- Uỷ viên phụ trách công tác Quốc phòng
Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Ngọc Lặc bao gồm 16
phòng.
- Văn phòng HĐND, UBND: tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt

chứng chỉ.
- Phòng y tế: giúp UBND cấp huyện về vấn đề sức khoẻ, y tế dự phòng,
khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, y dược cổ truyền, thuốc phòng bệnh
chữa bệnh cho người, mỹ phẩm, vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo hiểm y tế,
trang thiết bị, dân số
- Phòng nông nghiệp: tham mưu, giúp UBNd về lâm nghiệp, nông
nghiệp, thuỷ lợi, thuỷ sản, phát triển nông thôn, phát triển kinh tễ, kinh tế
trang trại nông thôn, kinh tế hợp tác xã nông, lâm nghiệp gắn với các ngành
nghề, làng nghề trên địa bàn.
- Phòng công thương: Tham mưu giúp UBND về công nghiệp, tiểu thủ
công nghiệp, thương mại, xây dựng, phát triển đô thị, kiến trúc, cơ sở hạ tầng,
giao thông
9
- Thanh tra huyện: tham mưu giúp UBND cấp huyện về công tác thanh
tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản lý nhà nước của UBND,
thực hiện nhiệm vụ quyền hạn giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng chống
tham nhũng theo quy định của pháp luật.
- Phòng dân tộc
- Phòng thống kê
- Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản. Đứng đầu mỗi phòng đều
có trưởng phỏng, phó phòng (đối với văn phòng HĐND - UBND huyện là
chánh văn phòng và phó chánh văn phòng, đối với thanh tra huyện là chánh
thanh tra và phó thanh tra) chịu trách nhiệm trước UBND và chủ tịch UBND
các thành viên khác của UBND và của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện.
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND
huyện Ngọc Lặc
1.3.1. Chức năng
Văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc là cơ quan chuyên môn
thuộc UNND huyện Ngọc Lặc, có chức năng tham mưu tổng hợp cho UBNd

môn thuộc UBND huyện chuẩn bị các đề án trước khi trình HĐND - UBND
huyện xem xét quyết định hoặc để HĐND - UBND huyện trình người có
thẩm quyền quyết định.
- Đảm bảo thu thập thông tin, tổng hợp và xử lý thông tin thường xuyên
kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác lãnh đạo điều hành của HĐND và
UBND huyện, thực hiện chế độ báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định.
- Phối hợp với thanh tra huyện và các phòng ban của huyện tiếp nhận,
phân loại đơn thư khiếu nại, tố cáo và thực hiện các kết luận, kiên nghị sau
thanh tra, kiểm tra theo thẩm quyền.
- Phụ trách quản lý trực tiếp bộ phận tiếp nhận và hoàn trả kết quả theo
đề án cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một chửa, một cửa liên thông
của UBND huyện.
11
- Đôn đốc kiểm tra, nhắc nhở các phòng ban của huyện thực hiện các
quy định hành chính của cơ quan UBND huyện
- Tham mưu, giúp UBND huyện về công tác dân tộc, phối hợp với các
phòng, ban, ngành đoàn thể có liên quan và UBND các xã, thị trấn tuyên
truyền, thực hiện chính sách, pháp luật về dân tộc trong cán bộ quần chúng
nhân dân.
- Tổ chức và thực hiện mối quan hệ với các cơ quan tổ chức cấp trên, cấp
dưới về phục vụ các hội nghị của cơ quan.
- Tổ chức và thực hiện mối quan hệ với các cơ quan tổ chức cấp trên, cấp
dưới về phục vụ các hội nghị của cơ quan.
- Thực hiện công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và công tác lưu trữ cuae
cơ quan.
- Đảm bảo nhu cầu kinh phí chi tiêu, cơ sở vật chất, phương tiện cho
hoạt động của HĐND và UBND huyện.
- Quản lý cán bộ công chức nhân viên, người lao động và tài sản của văn
phòng UBND huyện.
- Thực hiện các nhiệm vụ được giao khác của thường trực HĐND lãnh

TC
Lãnh đạo văn phòng 03 03 03
Chuyên viên văn phòng 01 01 01
Chuyên viên kế toán 01 01 01
Cán bộ tiếp dân phân
loại và xử lý đơn thư
01 01 01
Nhân viên văn thư 01 01 01
Nhân viên thủ quỹ 01 01 01
Nhân viên phục vụ 03 02 01 01 01
Lái xe 02 02
Bảo vệ cơ quan 03 03
Tổng số 16 12 03 07 02 01 01
Đội ngũ cán bộ văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc, chủ yếu có
trình độ địa học và Cao đẳng, chưa có cán bộ nào trên đại học và được đào tạo
từ nhiều ngành khác nhau như kế toán, hành chính, công nghệ thông tin, văn
hoá thông tin, đặc biệt là đội ngũ lãnh đạo văn phòng có trình độ đại học,
nhiều năm công tác nên cód rất nhiều kinh nghệm trong công tác quản lý và
công tác văn phòng. Chuyên viên là người đã có tốt nghiệp Đại học phù hợp
với chuyên ngành đào tạo cũng như có nhiều năm kinh nghiệm trong công
việc của mình.Những nhân viên còn lại có trình độ dưới đại học đang được cử
dần đi học để nâng cao trình độ chuyên môn của mình.
Trong đó, chánh văn phòng là người lãnh đạo cao nhất của văn phòng,
phụ trách chung, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn
phòng HĐND - UBND huyện về các hoạt động của cơ quan văn phòng. Phó
chánh văn phòng giúp chánh văn phòng chỉ đạo, điều hành công việc của văn
phòng, chịu trách nhiệm trực tiếp trước chánh văn phòng về các lĩnh vực công
tác được phân công hoặc uỷ quyền giải quyết.
13
Chánh văn phòng và phó chánh văn phòng định kỳ mà tháng họp 1 lần

được nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
(Sơ đồ phòng làm việc của cán bô văn thư - xem phụ lục 4)
Uỷ ban cũng rất quan tâm đến việc trang trí các trang thiết bị văn phòng
phục vụ cho công tác văn thư. Các máy móc đều được đầu tư, nếu hư hỏng thì
được sửa chữa kịp thời để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của công việc. Hiện
15
nay cơ quan đã ứng dụng công nghệ thông tin vào trong việc quản lý văn bản
đi, đến (Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc).
Trang thiết bị có vai trò rất quan trọng giúp cho cán bộ tiết kiệm được
thời gian và công sức khi tiến hành công việc, đảm bảo cung cấp thông tin kịp
thời và chính xác. Giống như các Văn phòng hiện nay văn phòng HĐND -
UBND huyện Ngọc Lặc đã được trang bị tương đối đầy đủ các loại máy móc
hiện đại, dụng cụ, phương tiện văn phòng từ nhỏ đến lớn như: Kẹp ghim,
máy tính, tủ đựng bảo quản con dấu, bàn làm việc, máy tính, máy fax, điện
thoại, máy in, máy photocopy. Bên cạnh đó phòng làm việc còn đượcbố trí
một cách hợp lý, thiết kế khoa học, trong phòng và bên ngoài được trồng cây
cảnh và cây xanh tạo không khí thoáng mát, thoải mái, tạo điều kiện thuận lợi
cho cán bộ văn thư làm việc một cách có hiệu quả.
Một số trang thiết bị được dùng trong phòng văn thư - xem phụ lục 5
Nhận thức được tầm quan trọng của việc nâng cao chất lượng, đội ngũ
cán bộ văn phòng nên lãnh đạo cơ quan đã tạo điều kiện thuận lợi cho các cán
bộ được tham gia các lớp tập huấn, các lớp học ngắn hạn dài hạn về nghiệp
vụ, chuyên môn, đặc biệt tham gia các hội nghị, hội thảo về công tác văn thư.
Nhờ có sự quan tâm chỉ đạo, mà công tác văn thư của cơ quan ngày càng
đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả
Nhìn chung, lãnh đạo cơ quan đã rất quan tâm chú trọng tới việc mua
sắm các loại trang thiết bị phục vụ công việc hàng ngày. Việc bố trí bàn ghế,
máy móc, tủ đựng tài liệu trong phòng làm việc tương đối khoa học, tạo điều
kiện thuận lợi khí cán bộ tiến hành giải quyết công việc.
Bàn ghế trong các phòng đều được sắp xếp gọn gàng và được thu dọn

năng nhiệm vụ của từng đơn vị, cá nhân được giao phụ trách những nội dung
nhất định và phân công trách nhiệm rõ ràng như sau:
- Trách nhiệm của UBND huyện Ngọc Lặc:
17
Chủ tịch UBND huyện Ngọc Lặc chịu trách nhiêm quản lý công tác văn
thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các
cơ quan cấp dưới, đơn vị trực thuộc.
Chỉ đạo giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan.
Trực tiếp ký các văn bản do HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc ban hành
(ký theo hình thức thay mặt hoặc uỷ quyền cho cán bộ cấp dưới như Phó chủ
tịch).
- Trách nhiệm của chánh văn phòng
Chánh văn phòng là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tổ chức thực
hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc.
Trực tiếp chỉ đạo công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị
trực thuộc.
Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng
Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được thủ trưởng giao và
ký những văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành
tham gia vào việc thảo, duỵêt văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơ
quan.
Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi gửi
đi.
Tổ chức việc đánh máy văn bản đi
- Trách nhiệm của công chức viên chức trong UBND huyện Nl
Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của thủ trưởng và
cán bộ phụ trách đơn vị. Thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của
mìh. Lập hồ sơ công việc của mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng
quy định của cơ quan

ban hành các cán bộ văn thư của UBND huyện Ngọc Lặc đã lập sổ đăng ký
văn bản đi nhờ đó mà mọi văn bản do cơ quan ban hành gửi đi đều được lưu
giữ lại nhằm phục vụ cho công tác hoạt động của UBND. Tuy nhiên hiện nay
19
việc đăng ký văn bản đi này vẫn còn tiến hành theo phương pháp truyền thống
gây chồng chéo khối lượng văn bản đồng thời gây khó khăn cho công tác
nghiên cứu, tra tìm văn bản của UBND huyện Ngọc Lặc từ đó ảnh hưởng đến
chất lượng làm việc của cán bộ chuyên môn
Theo thống kê trong 4 năm gần đây UBND huyện Ngọc Lặc ban hành số
lượng văn bản ngày càng tăng lên. Các loại sổ mà cán bộ văn thư dùng để
đăng ký văn bản đi bao gồm:
- Quyết định
- Công văn
- Báo cáo
- Thông Báo
- Giấy mời
- Chỉ thị
- Tờ trình
Kế hoạch được ghi vào sổ công văn, ngoài ra còn có giấy giới thiệu, giấy
đi đường
(Mẫu sổ công văn đi - xem phụ lục 5)
Số lượng văn bản đi được thể hiện cụ thể qua bảng số liệu sau:
STT Tên loại văn bản
Năm
2008 2009 2010 2011
1 - Quyết định 1716 1920 3016 5060
2 - Công văn 807 986 1012 1144
3 - Báo cáo 50 63 78 96
4 - Thông Báo 57 90 180 268
5 - Giấy mời 333 267 296 282

chữ ký tắt của người phụ trách đơn vị soạn thảo văn bản đưa vào cặp trình ký
để trình cho lãnh đạo cơ quan ký.
22
Trình ký văn bản đi
Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật
trình bày, ghi số ngày tháng văn bản
Đăng ký văn bản đi
Nhân bản văn bản đi
Đóng dấu văn bản đi
Lưu văn bản đi
Chhuyển giao văn bản đi
Sắp xếp, bảo quản và phục vụ
sử dụng bảo lưu
UBND huyện Ngọc Lặc là cơ quan làm việc theo chế độ Thủ trưởng, nên
thủ trưởng có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan.
Thể thức đề ký vag chức vụ của người ký văn bản trình bày ở góc phải,
dưới phần nội dung văn bản và dòng cuối của phần nội dung từ một đến hai
dòng cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.
Ví dụ:
CHỦ TỊCH
Bùi Trung Anh
Trong trường hợp thủ trưởng đi vắng hoặc có việc bận thì giao cho cấp
phó của mình ký thay (KT) cá văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ
trách
Ví dụ:
KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Phạm Hùng Thư
Bước 2: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi sổ ngày
tháng văn bản

phụ lục 8)
Bước 4: Nhân bản văn bản đi
Văn bản đi được cơ quan soạn thảo xem xét số lượng gửi đi và đem đi
nhân bản.
Bước 5: Đóng dấu văn bản đi
Sau khi đi nhân bản thì cán bộ chuyên môn quay lại phòng văn thư để
đóng dấu và văn thư có trách nhiệm:
24
- Đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm
quyền
- Dấu đóng lên văn bản phải rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn và đúng
màu mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký phải đóng chèn lên 1/3 chữ ký về phía bên trái
- Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo thì đóng dấu treo ở bên trái trùm
lên một phần tên cơ quan
- việc đóng dấu và đóng các loại dấu chỉ mức độ khẩn, hoả tốc, tối mật,
tuỵêt mật, mật đều được tuân theo quy định của Nhà nước
(Hộp đựng dấu của văn thư cơ quan UBND huyện Ngọc Lặc - Xem phụ
lục 9)
Bước 6: Lưu văn bản đi
Mỗi một loại văn bản dđ của coq quan sau khi đóng dấu đều đwocj văn
thư lưu lại 01 bản. Thường thì đơn vị soạn thảo văn bản lưu bản gốc (Bản gốc
không đóng dấu cơ quan) và văn thư lưu lại bản đã được nhân bản để phục vụ
cho việc tra tìm, nghiên cứu.
Bước 7: Chuyển giao văn bản đi
Cán bộ văn thư làm thủ tục phát hành và lựa chọn bì, tuỳ theo số lượng
văn bản nhiều hay ít mà lựa chọn đối tượng, loại bì to nhỏ khác nhau cho phù
hợp, văn bản trước khi được đưa vào bì thì gấp làm ba phần bằng nhau.
Đối với một số văn bản thì được chuyển đi qua máy fax hoặc qua mạng,
qua đường bưu điện.