ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ THÔNG TIN
1. Khài niệm thông tin.
- Theo từ điển Oxford E.Dictionary: Thông tin là điều mà người ta đánh giá hoặc nói đến là
tri thức, tin tức
- Theo nghĩa thông thường: thông tin là tất cả các sự việc, hiện tượng, ý tưởng, phán đoán
làm tăng thêm sự hiểu biết cho con người.
- Theo quan điểm triết học: Thông tin là sự phản ánh của thế giới vật chất bằng ngôn từ, ký
hiệu hoặc hình ảnh.
- Theo quan điểm của lý thuyết toán tin thì thông tin là sự loại trừ tính bất định của các hiện
tượng ngẫu nhiên. Tức là khi tăng lên lượng tin tức về 1 sự vật, hiện tượng thì giảm đi tính
chưa biết (tính bất định) về sự vật, hiện tượng đó.
2. Thuộc tính của thông tin:
- Giao lưu thông tin: thông tin chỉ có giá trị và ý nghĩa khi nó được chuyển đi, phổ biến và
được sử dụng. Nếu không giao lưu thông tin thì thông tin đó chỉ là thông tin chết, và không
có sự phát triển, cũng như giá trị cao.
- Khối lượng thông tin: Tùy thuộc vào cách lưu trữ mà thông tin có đơn vị đo lường khác
nhau.
- Chất lượng thông tin phụ thuộc vào độ chính xác, đầy đủ, kịp thời và cập nhật, độ tin cậy
của thông tin, sự phù hợp, phạm vi bao quát nội dung, tần suất sử dụng
- Giá trị thông tin: phụ thuộc vào chất lượng của thông tin và khối lượng thông tin cung cấp.
- Giá thành của thông tin phụ thuộc vào chất lượng thông tin chứa đựng trong vật mang tin,
và khối lượng (phần vật chất chứa đựng thông tin) của thông tin.
3. Vai trò của thông tin
 Thông tin là nguồn lực phát triển và là nguồn tài nguyên đặc biệt của mỗi quốc gia:
Ngoài các yếu tố vật chất, năng lượng, bản sắc văn hóa dân tộc thì thông tin cũng đc coi là
nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi quốc gia. Trong điều kiện cách mạng
khoa học và công nghệ đang diễn ra mạnh mẽ như hiện nay, thì thông tin khoa học công
nghệ trở thành nguồn lực quan trọng tạo nên những ưu thế kinh tế và chính trị của mỗi
nước. Việc sỏ hữu, sử dụng và khai thác thông tin có thể đem lại hiệu quả kinh tế cao cho
quá trình vật lý và nhận thức. Khác với các nguồn tài nguyên khác, tài nguyên thông tin có
thể mở rộng phát triển không ngừng, nó làn truyền một cách tự nhiên, khi sử dụng thông tin

- Kênh thông tin từ kỹ thuật đến sản xuất, kỹ thuật đến quản lý, kỹ thuật đến khoa học:
Truyền đi thông tin về công nghệ mới phục vụ cho phát triển sản xuất.
- Kênh thông tin từ sản xuất đén khoa học, sản xuất đến kỹ thuật, sản xuất đến quản lý:
Truyền đi thông tin về nhu cầu sản xuất, nhu cầu đối với các nguồn lực để phát triển sản
xuất, khả năng của sản xuất với việc tiếp thu các thành tựu khoa học, những vướng mắc của
sản xuất đòi hỏi khoa học – kỹ thuật – quản lý phải tháo gỡ. Và thực chất đây chính là đơn
hàng của xã hội đối với khoa học – kỹ thuật
- Kênh thông tin từ quản lý đến khoa học, quản lý đến sản xuất, quản lý đến kỹ thuật: Thể
hiện vai trò to lớn có tính chất quyết định của quản lý đối với sự phát triển ( định hướng,
điều hành hoạt động sản xuất, khoa học, kỹ thuật)
à Như vậy thông tin sinh ra từ thực tiễn và quay trở lại phục vụ cho thực tiễn.
 Thông tin là cơ sở của lãnh đạo và quản lý:
Thông tin là cơ sở của lãnh đạo quản lý vì: Quá trình quản lý có thể được xác định như một loạt
các hoạt động định hướng theo mục tiêu, trong đó có các hành động cơ bản: xác định mục tiêu, lập
kế hoạch để thực hiện mục tiêu, tổ chưc và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó. Tất cả những công
việc đó chỉ có thể thực hiện được khi có thông tin. Vì vậy có thể nói thông tin là nội dung cơ bản
của hoạt động quản lý điều hành. Bên cạnh đó nhiệm vụ quan trọng của quản lý là ra quyết định.
Hiệu quả của quản lý phụ thuộc vào chất lượng của các quyết định của người quản lý. Đó là các
quyết định đúng đắn, khoa học, kịp thời và phù hợp với thực thực tiễn khách quan. Chất lượng của
quyết định phụ thuộc vào sự đầy đủ và chất lượng của các thông tin, các số liệu và dữ kiện được
cung cấp. Có thể nói thực chất của quá trình quản lý là quá trình xử lý thông tin của người lãnh
đạo. Do đó thông tin là yếu tố quan trọng nhất mà thiếu nó thì không thể có bất kỳ quá trình quản
lý nào trong hệ thống tổ chức của xã hội.
 Thông tin giữ vai trò hàng đầu trong sự phát triển của khoa học: Bởi bất kỳ một phát minh
khoa học nào cũng có tính kế thừa. Người sau không làm việc người trước đã làm, thế hệ sau
chọn lọc, hệ thống hóa thành quả của người đi trước phát hiện ra những quy luật mới. Quy luật
mới này là sản phẩm của khoa học, cũng là thông tin khoa học mới trên cơ sở những thông tin
mà xã hội loài người đã tích lũy đc. Hoạt động nghiên cứu khoa học có thể mô tả bằng mô hình
sau:
- Đầu tư vật chất và thông tin khoa học có thể dẫn đến hoạt động nghiên cứu khoa học, nhưng

chức, thực hiện, điều tra thực trạng.
- Đặc điểm cá nhân của người quản lý: Ví dụ như: tuổi tác, trình độ học vấn, khả năng tiếp
nhận và xử lý thông tin, sở thích của người cần thông tin, thông tin đã xử lý hay chưa xử
lý…
- Môi trường về lĩnh vực hoạt động (kinh tế - chính trị - văn hóa – giáo dục): là nhà quản lý ở
lĩnh vực nào thì cần thông tin về lĩnh vực ấy. ví dụ như giáo dục thì cần những thông tin về
giáo dục,,,
- Môi trường pháp lý để nhà lãnh đạo ban hành quyết định quản lý: không gian trong nước
hay ngoài nước, thời gian có nhiều hay ít để xử lý và phân tích thông tin hay ko?
- Môi trường thông tin mà người lãnh đạo, quản lý yêu cầu: ví dụ như cần thông tin quá khứ,
dự báo, hay hiện tại
5. Yêu cầu đối với thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý: Thông tin cung cấp cho các nhà quản
lý và tác nghiệp ở các cấp độ quản lý khác nhau có những yêu cầu khác nhau. Các yêu cầu
này thể hiện ở phạm vi của dữ liệu, khoảng thời gian, mức độ chi tiết, nguồn và tính cấu trúc
của dữ liệu.:
- Các thông tin mà mà cấp quản lý chiến lược yêu cầu là dùng cho việc ra quyết định. Do đó
thông tin phải có tính tổng hợp, ít chi tiết, những thông tin có tính dự báo, có quy mô rộng
và thường không được xác định trước. Đó là những thông tin không có cấu trúc. Trong
nhiều trường hợp những thông tin này phải được trình bày dưới dạng đặc biệt những bảng
số liệu mang tính so sánh, những biểu đồ nói lên tình trạng cơ bản và xu hướng phát triển
của tổ chức. Bao gồm cả những thông tin nội bộ và những thông tin nhận được từ bên
ngoài của tổ chức
- Các nhà quản lý chiến thuật và tác nghiệp đòi hỏi thông tin có tính chi tiết, những thông tin
được quy định trước, có tính định kỳ và với quy mô nhỏ, phản ánh tình trạng hiện tại của tổ
chức. Trong nhiều trường hợp, đó là những thông tin được rút ra từ các báo cáo định kỳ
hoặc từ việc kiểm tra hàng ngày các hoạt động của tổ chức.
- Các thông tin tác nghiệp là những thông tin có cấu trúc, dựa trên dữ liệu rút ra từ các hoạt
động nội bộ của tổ chức, trên phạm vi hẹp, được thu thập trong khoảng thòi gian ngắn và
được sử dụng để quyết định những vấn đề diễn ra trong thời gian ngắn, như trong giờ, trong
ngày hoặc trong tuần.

Quá trình truyền tin được thực hiện qua kênh thông tin, là các vật mang tin hay các phương tiện
truyền thông. Chúng khác nhau tùy theo cách thức truyền tin. Có rất nhiều phương tiện truyền tin:
sóng âm, sóng điện từ, các cử chỉ hành động, văn bản, vệ tinh viễn thông,,,,,Tuy nhiên trong quá
trình truyền thông tin thường xảy ra sự sai lạc vào lúc phát đi hoặc lúc thu nhận tín hiệu. Nơi phát
và nơi nhận không hiểu được nhau do có những thông tin không nhận được hay do bị nhiễu. Sự
chuyển giao thông tin không theo 1 chiều, nơi nhận thường tác động lại bằng những thông tin phản
hồi cho phép đánh giá và điều chỉnh quá trình thông tin để đc hiểu quả thông tin tối đa.
Chương II. QUẢN LÝ VÀ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
1. Chức năng.
Nơi phát
(Mã hóa)
Kênh thông tin Nơi nhận
(Giải mã)
 Chức năng lập kế hoạch:
- Lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất quan trọng nhất và là cơ sở để thực hiện các chức
năng còn lại. Lập kế hoạch là xác định các mục tiêu trong tương lai và cách thức thích hợp để
đạt được mục tiêu đó
- Kết quả của lập kế hoạch:
+ Hoàn thành kế hoạch ( kế hoạch phù hợp với khả năng của doanh nghiệp)
+ Hoàn thành vượt kế hoạch ( kế hoạch chưa phù hợp với khả năng của doanh nghiệp)
+ Không hoàn thành kế hoạch ( kế hoạch quá sức so với khả năng của doanh nghiệp)
à Thông tin đảm bảo phù hợp với thực lực của cơ quan
- Các bước thực hiện lập kế hoạch:
+ B1: Xác định mục tiêu: Các cơ quan tổ chức mong muốn hướng tới mục tiêu gì, xác định các
phương thức để đạt được các mục tiêu.Trong đó bao gồm các công việc xác định mục tiêu
trước mắt và lâu dài, hoạch định chính sách, chiến lược xác định các phương pháp và tiêu
chuẩn.
+ B2: Xây dựng kế hoạch hành động nhằm thực hiện mục tiêu, thực chất là các bước đi cụ thể
để thực hiện mục tiêu, trả lời các câu hỏi: phải làm gì? Ai làm? Khi nào làm? Làm ở đâu? Làm
như thế nào?. Điều quan trọn là phải lập được dự toán ngân sách.

chiếu với khách hàng. Từ đó lựa chọn 1 hoạt động và khi khi đó 1 quyết định được hình thành.
- Ra quyết định gồm 3 bước:
+ Thu thập thông tin
+ Phân tích, thiết kế
+ Lựa chọn quyết định:
Khách quan: Vấn đề quyết định, thông tin, nguồn lực, môi trường pháp lý-chính trị, sự phức
tạp của vấn đề cần quyết định.( Phân biệt được đấy là vấn đề hay hiện tượng, đơn giản hay
phức tạp)
Chủ quan: Năng lực của người ra quyết định ( người lãnh đạo, quản lý kém sẽ đưa ra các
quyết định kém), quyết định xuất phát từ động cơ nào (cá nhân hay lợi ích nhóm).
CHƯƠNG 3: ĐẶC ĐIỂM NGƯỜI DÙNG TIN VÀ CÁC HỆ THÔNG TIN TRONG TỔ
CHỨC.
1. Người dung tin:
 Người dùng tin phổ thông:
- Chiếm số đông
- Dễ ảnh hưởng của sự lây lan tình cảm
- Tác động bởi dư luận
- Đặc điểm lao động: là lực lượng lao động trực tiếp, nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. Lứa
tuổi trẻ, trình độ trung bình.
à Đặc điểm nhu cần tin:
- Về nội dung: rộng (nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau để phục vụ công việc), không sâu.
- Về hình thức: cần thông tin đơn giản, dễ hiểu, dễ tiếp thu
- Thời gian: Mới có tính thời sự nóng, cập nhật.
- Cơ động: dễ thay đổi
 Nhà khoa học:
- Tính trung thực
- Tính linh hoạt, nhạy bén trong hoạt động thu thập thông tin
- Tính kiên trì bền bỉ
à Đặc điểm nhu cầu thông tin:
- Nội dung: rộng và sâu

+ Phần mềm: Bao gồm các chương trình máy tính: các phần mềm hệ thống, các phần mềm chuyên
dụng và các thủ tục dành cho người sử dụng
- Nguồn dữ liệu: Kết nối nguồn dữ liệu trong hệ thống thông tin của cơ quan, tổ chức sẽ quyết định
sự tồn tại và phát triển của hệ thống và là nguồn lực sống còn của cơ quan tổ chức. Dữ liệu có thể
ở nhiều dạng khác nhau, có dữ liệu văn bản, dữ liệu bằng hình ảnh, âm thanh.
 Vai trò của hệ thống thông tin trong tổ chức:
Trong bất kỳ một tổ chức nào cũng có thể xác định ba hệ thống:
- Hệ thống điều khiển: Có nhiệm vụ ra quyết định
- Hệ thống thực hiện: Hoạt động nhằm thực hiện các quyết định của hệ thống điều khiển.
- Hê thống thông tin: Thực hiện sự liên hệ giữa hai hệ thống trên, bảo đảm cho tổ chức hoạt động
đạt được mục tiêu đã đặt ra.
àNhư vậy hệ thống thông tin là một yếu tố cấu thành của 1 tổ chức. Nhiệm vụ cơ bản của hệ
thống thông tin trong tổ chức là hỗ trợ cho việc ra quyết định và giúp nhà quản lý thực hiện các
chức năng của quản lý. Hệ thống thông tin cung cấp các thông tin và dữ liệu cần thiết giúp nhà
quản lý lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự với nguồn lực con người đã có, thực hiện các chức
năng chỉ đạo kiểm tra các hoạt động của tổ chức. Ngoài ra nó còn trang bị cho các nhà quản lý các
phương pháp và kỹ thuật mới trong xử lý, phân tích và đánh giá. Vì vậy mà hệ thống thông tin đã
trở thành một phần cơ bản của một tổ chức góp phần quan trọng trong thành công của hoạt động
quản lý điều hành của một tổ chức.
 Các bước xây dựng 1 hệ thống thông tin:
- B1: Khảo sát: Khảo sát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, môi trường làm việc, xác định rõ
vấn đề và phạm vi của các vần đề cần giải quyết từ đó đề xuất xây dựng, phát triển 1 hệ thống
thông tin.
- B2: Phân tích hệ thống: Nhằm mục đích xác định hệ thống thông tin dự định sẽ làm gì cho người
sử dụng, và hệ thống đó hòa nhập như thế nào. Hay nói cách khác là mọi yêu cầu, mọi vấn đề đặt
ra mà hệ thống thông tin phải đáp ứng. Phân tích hệ thống bao gồm:
+ Phân tích tổ chức: làm rõ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, nhân sự, các hoạt động cũng như các
dòng thông tin trong tổ chức.
+ Phân tích hiện trạng của hệ thống: đảm bảo thông tin phục vụ công tác quản lý điều hành trong
tổ chức

+ Công văn đi
+ Công văn đến
+ Hồ sơ công việc
+ Báo cáo thống kê
+ Đánh giá
- Ưu điểm:
+Phần mềm quản lý công văn được thực hiện thông qua quy trình động và đã được đặt sẵn dẫn đến
việc quản lý dễ dàng hơn, thuận lợi hơn.
+ Giảm công sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý công văn.
+ Tự động hóa nhận gửi công văn theo nhiều hình thức.
+ Lưu trữ công văn an toàn, lượng lưu trữ lớn.
+ Tìm kiếm, tra cứu thống kê nhanh chóng, dễ dàng, đảm bảo thực hiện tốt việc báo cáo, đánh giá.
+ Thống kê công văn đến hoặc đi theo nhiều tiêu chí (lĩnh vực, mức độ mật,khẩn; hoặc theo tên
loại)
- Hạn chế:
+ Thông thường phần mềm quản lý công văn thường sử dụng mạng lan nên vùng dùng có hạn, dẫn
đến không hỗ trợ việc truy cập từ xa.
+ Trình độ và thói quen của người dùng: nhìn chung là còn thấp, bạ đâu dùng đấy dễ gây ra vấn đề
lộ thông tin.
 Hệ thống phần mềm quản lý nhân sự:
Người dùng
Cv đi Cv đến
Cv trình
duyệt
Người sử
dụng có
thẩm quyền
Cv đã
duyệt
Phòng ban

công
Báo cáo
thống kê
Cơ sở dữ liệu
lương
Tính lương
Nhân sự chấm
công
Cập nhật các
mức thưởng, phụ
cấp
+ Đối với nhân viên: Quản lý tốt được khối lượng công việc của mình; quản lý được tiến độ hoàn
thành của từng công việc; giúp tra cứu thông tin nhanh, giảm khối lượng; tăng năng suất và hiệu
quả công việc
- Các phân hệ:
+ Phân hệ công việc và hồ sơ công việc:
 phân hệ công việc:
o Giao việc:
 Là 1 phần quan trọng trong hệ thống hỗ trợ nhiều lựa chọn giao việc. Nhiệm vụ giao việc là
của người quản lý ( thủ trưởng cơ quan,trưởng phòng)
 Cho phép đính kèm nhiều tài liệu
o Nhận việc:
 Hỗ trợ tối đa cho người nhận việc với hệ thống nhắc nhở( như gửi e – mail, tin nhắn, thông
báo hay báo đến hạn hoàn thành trước bao nhiêu ngày )
 Giúp quản lý nắm rõ những thông tin về đầu việc đã giao cho nhân viên cấp dưới và tổng số
lượng việc đã giao. Trong đó, bao nhiêu công việc chưa thực hiện, bao nhiêu công việc đang
thực hiện, bao nhiêu công việc hủy bỏ, bao nhiêu công việc đã hoàn thành?
 Cho phép đưa công việc vào lích cá nhân (kế hoạch của bản thân)
 Hỗ trợ giao việc đơn thuần và giao việc theo dự án
 Hồ sơ công việc:

+ Hạn chế:
 Tính bảo mật của hệ thống
 Trình độ của đội ngũ người dùng
 Khả năng cập nhật dữ liệu
CHƯƠNG 4: THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG
1. Khái niệm: Thu thập thông tin là quá trình thực hiện các biện pháp nghiệp vụ có liên quan đến
việc xác định các nguồn thông tin và hệ thống các phương pháp thu thập thông tin theo đúng
quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2. Các phương pháp thu thập thông tin.
 Phương pháp đọc và ghi chép thông tin tài liệu:
- Đọc là để thu nhận thông tin, còn ghi chép là hình thức lưu lại những thông tin đã đọc để phục vụ
cho quá trình quản lý, xử dụng thông tin.
+ Đọc và thu nhận thông tin từ các văn bản quản lý Nhà nước
+ Đọc và thu nhận thông tin từ các văn bản quản lý nội bộ
+ Đọc và thu nhận thông tin từ các tài liệu điện tử
+ Đọc và thu nhận thông tin từ tài liệu lưu trữ
+ Đọc và thu nhận thông tin từ các báo, tạp chí trong và ngoài ngành
- Ưu điểm: Đây là phương pháp được sử dụng nhiều, phương pháp này có độ tin cậy cao ( do
chúng ta tiếp cận trực tiếp với đối tượng lưu trữ thông tin), tính pháp lý cao, phù hợp với yêu cầu
thu thập thông tin.
- Nhược điểm:
+ Mất nhiều thời gian: đọc, ghi chép, đánh giá
+ Ghi chép không đầy đủ dẫn đến khó khăn trong việc trích dẫn hoặc sử dụng nguyên văn thông
tin.
 Phương pháp sao chụp thông tin.
- Phương pháp sao chụp tài liệu là 1 phương pháp khá phổ biến và cần thiết để thu thập được các
nguồn thông tin gốc có giá trị.
- Phương pháp gồm các cách: Photocopy, scan, chụp…
- Các loại văn bản, tài liệu thường được sao chụp|

+ Tìm từ khóa đồng nghĩa, tương đương, hoặc liên quan thì sử dụng:
+ Tìm các định nghĩa các khái niệm sử dụng từ define: thuật ngữ
+ Tìm trong một tên miền cụ thể:site Ví dụ: site:www.thanhdo.edu.vn
+ Tìm kết quả phép tính
+ Tìm theo 1 kiểu file cụ thể.
3. Xử lý thông tin .
 Khái niệm: Xử lý thông tin là sự tác động lên các dữ liệu để đạt được các thông tin theo những
mục đích, yêu cầu nhất định
 Phương pháp xử lý thông tin:
Là trình tự các bước, các biện pháp tác động vào thông tin nhằm rút ra những thông tin mới,
thông tin có giá trị phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành, giao dịch của cơ quan tổ chức.
a) Phân loại thông tin.
- Theo tính chất pháp lý:
+ Thông tin chính thức
+ Thông tin không chính thức
b) Phân tích thông tin
- Phân tích nguồn tin: Thông tin được thu thập từ rất nhiều nguồn. Vì vậy việc phân tích nguồn tin
là cơ sở, là nguồn gốc để xác định giá trị của thông tin. Phân tích nguồn tin tạo cơ sở để nhận định,
đánh giá sự việc, hiện tượng, vấn đề. Các nguôn tin:
+ Nguồn tin công khai
+ Nguồn tin bán công khai (mức độ phổ biến tin bị giới hạn)
+ Nguồn tin lấy từ thực tế
- Phân tích nội dung thông tin: đây là phương thức được sử dụng chủ yếu để nhận định đánh giá
chất lượng thông tin. Khi phân tích nội dung thì phải xem xét tình hình sự việc, hiện tượng nghiên
cứu diễn ra như thế nào, kết quả đem lại ra sao. Từ đó sẽ giúp tìm ra căn cứ để đánh giá đúng
thông tin.
c) Xác đinh độ tin cậy của thông tin.
- Là quá trình sử dụng các phương pháp khác nhau như cân đo, ước lượng, tính toán, so sánh để
kiểm tra tính khoa học, tính hợp lý của thông tin. Chẳng hạn như:
+ Phương pháp so sánh: So sánh thông tin với trương trình công tác; So sánh thông tin với sự chỉ