L/O/G/O
Chương 2:
Hoạch định, tổ chức,lãnh
đạo và kiểm soát hoạt
động văn phòng
Hoạch định công việc văn phòng
Là quá trình thu thập
thông tin, sử dụng, duy trì,
bảo quản những thông tin
cần thiết, cập nhật hoá, chính
xác hoá để triển khai hoặc
tham khảo khi cần đến.
Hoạch định công việc văn phòng
•
Tầm quan trọng của công tác hoạch định:
-
Giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị VP
-
Giúp các nhà QTVP chủ động trong việc điều hành và tổ chức
thực hiện
-
Gắn kết mối quan hệ công tác với các đơn vị, phòng ban khác
trong cơ quan, DN.
-
Giúp cho nhà QTVP phối hợp hiệu quả các nguồn lực của VP
(ngân sách, nhân sự, thời gian, cơ sở vật chất, thông tin )
-
căn cứ để nhà quản trị văn phòng kiểm tra giám sát và đánh
giá năng lực thực hiện công việc của các đơn vị và từng cá
nhân trong văn phòng
Vai trò của các cấp quản trị trong lập kế

quyết.
Văn phòng cần yêu cầu các bộ phận phải
thông báo dự kiến các hoạt động của mình đến
văn phòng trước một thời gian quy định để có kế
hoạch sắp xếp, bố trí (về thời gian, địa điểm, nhân
sự và tầm quan trọng của hoạt động đó).
Các nguyên tắc lập kế hoạch
văn phòng

Nguyên tắc dự phòng
Nguyên tắc dự phòng đòi hỏi bên cạnh
phương án chính phải có các yếu tố dự phòng
về thời gian, về nhân lực và các điều kiện cần
thiết khác. Đó là sự cân nhắc, lường trước
những trở ngại có thể xảy ra và được tính tới
để hạn chế rủi ro…
Các căn cứ lập kế hoạch
•
Dựa theo chương trình, mục tiêu kế hoạch dài hạn,
kế hoạch ngắn hạn của cơ quan, doanh nghiệp.
•
Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan doanh nghiệp.
•
Tình hình thực tế của từng giai đoạn.
•
Thời gian làm việc
•
Nguồn lực văn phòng (con người, trang thiết bị, cơ
sở vật chất)
Các công cụ lập kế hoạch

trước, việc gì sau, việc nào đan xen với việc nào?
Nội dung chính trong hoạch định/lập
kế hoạch hoạt động văn phòng

Xác định địa điểm thực hiện công việc (Where)
Các nhiệm vụ công việc được đặt ra sẽ thực hiện ở
địa điểm, địa bàn, cấp nào? Kiểm tra ở bộ phận
nào? …

Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why)
+ Tại sao làm?
+ Ý nghĩa như thế nào?
+ Hậu quả nếu như không làm?
+ Mục tiêu đảm bảo các yêu cầu của công việc
Nội dung chính trong hoạch định/lập
kế hoạch hoạt động văn phòng

Xác định người thực hiện công việc (Who) và
các vấn đề liên quan
+ Ai làm việc đó?
+ Ai kiểm tra?
+ Ai hỗ trợ?
+ Ai chịu trách nhiệm
Nội dung chính trong hoạch định/lập
kế hoạch hoạt động văn phòng

Xác định phương pháp thực hiện công việc
(How)
+ Tài liệu hướng dẫn là gì?
+ Cách thức thực hiện như thế nào?

•
Mục đích : Để xác định mục tiêu theo thứ tự ưu tiên, đồng thời
xác định chủ trương, giải pháp để thực hiện, bên cạnh đó chuẩn
bị các phương án dự phòng với mục tiêu và giải pháp tương ứng.
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự thảo
-
Nêu ra một số phương án, đồng thời nêu lên các điểm mạnh, điểm
yếu và các điều kiện cần thiết khi lựa chọn của từng phương án
-
VP tổ chức chuẩn bị trưng cầu ý kiến cho bản dự thảo kế hoạch,
trong đó đưa ra các vấn đề cần tập trung lấy ý kiến về từng
phương án (khi cần và có thể chỉ đạo thực hiện thí điểm để chứng
minh cho khả năng thực thi của từng phương án), vạch rõ điểm
mạnh, yếu của từng phương án, để cuối cùng bàn bạc để chọn ra
phương án tối ưu.
Giai đoạn 3: Trưng cầu ý kiến kế hoạch
dự thảo
Có thể trưng cầu ý kiến các đối tượng sau:
•
Những đơn vị trực tiếp thực hiện kế hoạch.
•
Những nhà quản lý cấp trên, đồng cấp và một số đơn vị
tương đương.
•
Những nhà khoa học, những người có kinh nghiệm.
•
Khảo sát và trưng cầu ý kiến ở một vài cơ sở, bộ phận.
- Khi đã thu thập đủ ý kiến của các đối tượng dự kiến, ban
soạn thảo kế hoạch bổ sung, hoàn chỉnh bản dự thảo để
thông qua cấp có thẩm quyền phê duyệt.

–
Từ các dự án tham gia
–
Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty
giao.
–
Từ nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận

Nội dung của kế hoạch năm:
–
Nội dung các mục tiêu công việc
–
Thời gian thực hiện
–
Mức độ quan trọng của các công việc (để giúp bộ phận
có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công
việc cuối năm).
Kế hoạch tháng

Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng:
–
Các công việc trong kế hoạch năm
–
Các công việc tháng trước còn tồn tại
–
Các công việc mới phát sinh do công ty giao

Nội dung kế hoạch tháng:
–
Các công việc quan trọng trong tháng

Việc
phải làm
Việc
nên làm
1
2
3
4
5
6
7
Kế hoạch tuần
Ưu tiên Kế hoạch hoạt động trong tuần Ngày hết hạn
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10