Kiểm toán tài chính
Kiểm toán chu trình bán hàng-thu tiền.
A, Lý thuyết chung
I. Đặc điểm của chu trình bán hàng-thu tiền
1) Chức năng của chu trình bán hàng-thu tiền
Bán hàng-thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình
trao đổi hàng –tiền. Nó bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng và kết thức
bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền.
Có rất nhiều phương thức bán hàng khác nhau:
- Phương thức tiêu thụ trực tiếp
- Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng
- Phương thức tiêu thụ qua đại lý
- Phương thức bán hàng trả góp
Và các hình thức khác.
Các chức năng cơ bản của chu trình bán hàng-thu tiền gồm:
- Xử lý đặt hàng của người mua
Công việc này thường được thực hiện bởi bộ phận bán hàng. Về mặt pháp lý đơn
đặt hàng là một lời đề nghị mua hàng hay cung cấp dịch vụ theo một phương thức
cụ thể. Đơn đặt hàng cần phải được kiểm tra tính có thực, kiểm tra các điều kiện và
khả năng đáp ứng như: giá bán, số lượng, ngày giao hàng, địa điểm giao hàng cũng
như phương thức thanh toán.
- Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn phương thức bán hàng
Trước khi hàng hóa được chuyển đi thì người có đủ thẩm quyền (trưởng phòng
kinh doanh, giám đốc tiêu thụ, bộ phận kiểm soát tín dụng) phải xem xét khả năng
thanh toán của khách hàng rồi mới phê chuẩn phương thức bán hàng chả chậm và
phương thức thanh toán để hạn chế đến mức tối đa các khoản nợ khó đòi phát sinh
sau này. Thông thường với mỗi khách hàng thường xuyên thường có hồ sơ theo dõi
riêng về khả năng thanh toán để xác định một mức tín dụng hạn mức cho phép, nếu
vượt quá mức giới hạn đó thì không được chấp nhận. Đối với khách hàng mới thì
bộ phận tín dụng hoặc người giám sát tín dụng của phòng bán hàng phải có trách
nhiệm tìm hiểu và xác định giới hạn tín dụng để lưu vào hồ sơ khách hàng.

khả năng không thu hồi được, lập dự phòng các khoảng này và đưa vào chi phí
hoạt động của doanh nghiệp. Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi nhằm mục
đích đề phòng những tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những đột biến về kết
quả kinh doanh của một kỳ kế toán.
Với những chức năng trên, mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ đảm nhận từng
phần việc cụ thể. Thông qua việc phân chia nhiệm vụ, người quản lý doanh nghiệp
có thể nắm bắt được các thông tin về nghiệp vụ bán hàng.
2) Chứng từ và sổ sách kế toán.
2.1)Chứng từ
Căn cứ duy nhất để ghi sổ kế toán là các chứng từ minh chứng các nghiệp vụ đã
phát sinh. Tùy vào chương trình khác nhau mà tổ chức chứng từ sẽ khác nhau.
Chứng từ bao gồm :
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước và năm nay
+ Các hợp đồng đã kí kết về cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Đây là thỏa thuận của
doanh nghiệp và khách hàng về loại hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp cung
cấp. Đây là văn bản pháp lý để quy định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia
ký kết hợp đồng.
+ Các đơn đặt hàng của khách hàng
+ Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán
+ Biên bản quyết toán, thanh lý hợp đồng kinh tế; biên bản quyết toán cung cấp
hàng hóa, dịch vụ.
+ Phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng kèm theo các văn bản sao kê, sổ phụ của
Ngân hàng.
+ Các chứng từ liên quan đến vận chuyển hàng hóa, thành phẩm.
2.2)Số sách
Dùng để ghi các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền và các nghiệp vụ khác có liên quan,
phát sinh trong một niên độ kế toán mà cơ sở để ghi sổ là các chứng từ đã lập trước
đó, bao gồm:
+ Nhật ký bán hàng
+ Các sổ sách hạch toán chi tiết các khoản phải thu

(13) KH thanh toán tiền
(13a) Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập Phiếu thu
(13b) Nếu thanh toán qua ngân hàng, kế toán lập Giấy báo Có khi nhận được thông
tin về tài khoản
(14) Kế toán chuyển Phiếu thu qua thủ quỹ để thu tiền
II. Kiểm soát nội bộ với chu trình bán hàng – thu tiền.
1) Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng
a) Sự đồng bộ về sổ sách
Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ sách phải kiểm soát được tối đa các
nghiệp vụ bán hàng. Tuy nhiên, mọi đơn vị được quyền lựa chọn các hình thức kế
toán và các phương thức kế toán cho phù hợp với doanh nghiệp mình nên hệ thống số
sách kế toán sử dụng trong các đơn vị khác nhau là khác nhau.
Trắc nghiệm đạt yêu cầu dựa vào quy định về trình tự ghi sổ đã nêu để đối chiều với
thực tiễn của đơn vị được kiểm toán.
Ví dụ: Quy ước khi nhận hàng của người mua, công ty lập hóa đơn bán hàng đánh số
trước và lập nhiều liên: liên đầu giao cho người mua, các liên sau dùng để ghi sổ theo
dõi bán hàng và thu tiền, cũng có thể dùng để duyệt bán chịu, cho phép vận chuyển.
b) Đánh số thứ tự các chứng từ
Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng việc
bỏ sót, dấu diếm vừa tránh được việc trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ
với khách hàng.
Trắc nghiệm đạt yêu cầu với kiểm soát này là chọn ra một dãy liên tục các chu trình
khác nhau.
Ví dụ: Khi bán hàng và vận chuyển diễn ra với tần suất lớn cần kiểm soát qua STT
liên tục của hóa đơn để tránh bỏ sót các nghiệp vụ. Cần phân công nhân viên làm hóa
đơn lưu trữ tất cả các chu trình vận chuyển đã thu tiền và cùng một người khác định
kỳ soát lại tất cả các STT và tìm nguyên nhân của bất kỳ sai sót nào.
c) Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua
Các công ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền với quy mô lớn, thông thường hàng
tháng có sự tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu

Trong những TH khác nếu các nhân viên kế toán kiêm nhiệm làm công tác KSNB
phải đảm bảo nguyên tắc “ Bất kiêm nhiệm”.
Trắc nghiệm đạt yêu cầu được thực hiện thông qua xem xét báo cáo của KTV nội bộ
và xem xét sự xuất hiện các dấu hiệu của KTV nội bộ đã ký hoặc ghi dấu quy ước
trên các chứng từ sổ sách.
2) Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền.
- Mục tiêu hiệu lực: Các khoản mục thu tiền được ghi sổ thực tế đã nhận
Kiểm soát nội bộ phải phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ, đối
chiếu độc lập với tài khoản ở ngân hàng.
Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là: KTV thẩm tra việc phân cách nhiệm
vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ. Xem xét việc thực hiện đối chiếu với một
ngân hàng.
- Mục tiêu được phép: Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn
Kiểm soát nội bộ phải có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn. Duyệt các
khoản chiết khấu. Đối chiếu chu trình gốc và ký duyệt phiếu thu tiền.
Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là xem xét quy chế thu tiền hàng hoặc
trao đổi với giám đốc phụ trách tài chính hoặc kinh doanh. Xem xét giấy báo nhận
tiền trước hạn. Khảo sát trình tự lập phiếu thu tiền.
- Mục tiêu trọn vẹn: Tiền mặt thu được đã ghi sổ đầy đủ vào sổ quỹ và các nhật ký
thu tiền
KSNB phải phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ. Sử dụng giấy
báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo
cáo nhận tiền kịp thời. Trực tiếp xác nhận séc thu tiền.
Trắc nghiệm đạt yêu cầu: KTV thẩm tra việc phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền
và người ghi sổ. Xem xét thủ tục kiểm tra nội tại các bộ phận có thu tiền hàng. Xem
xét dãy liên tục các giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước. Rà soát
quan hệ giữa séc và bảng kê.
- Mục tiêu định giá :Các khoản thu tiền đã vào sổ và đã nộp đều phù hợp với giá
bán
KSNB theo dõi chi tiết các khoản thu theo thương vụ và đối chiếu với chu trình bán

-Kiểm toán viên đối chiếu quần áo bán
được với mô tả hàng bán trên hoá đơn.
-Các giao dịch bán chịu trên
$500 đều phải được phê duyệt
bởi ông Nam, điều này hạn chế
khả năng việc nhân viên bán
hàng khai khống khoản bán
chịu,để sử dụng tiền mặt trong
ngắn hạn,sau đó sẽ bù vào sau
Tính trọn vẹn Mọi nghiệp vụ bán hàng đều
được ghi trên sổ
-Các nhân viên bán hàng đều mở sổ kế
toán,kèm theo hóa đơn bán hàng đã
được đánh số,gồm 3 liên,được in 3
màu. KTV dựa vào đó đến xác minh
việc các hóa đơn đã được ghi sổ và
không bị xé bỏ.
- Cuối ngày, nhân viên bán hàng giao
Sổ bán hàng cho KSV, KSV đối chiếu
số tổng cộng với số liệu trên Sổ tiền
mặt để xác minh mọi chứng từ đã được
ghi sổ
=>KTV đối chiếu quan hệ giữa 3 loại
sổ sách: Chứng từ vận chuyển,hóa đơn
bán hàng có liên quan,nhật ký bán
hàng. Soát xét chứng từ theo 1 dãy số
liên tục.
Được phép Các nghiệp vụ bán hàng được phê
chuẩn đúng đắn
-Mọi sự sửa đổi trên số bán hàng đều

-Trong trường hợp bán hàng thu tiền
ngay, sau khi khách hàng trả tiền, nhân
viên bán hàng đóng dấu “đã thanh
toán” lên Hóa đơn và giao tiền cho
kiểm soát viên.
Các nghiệp vụ phát sinh được KSV
theo dõi và xem xét, giảm khả năng
xảy ra việc nhân viên bán hàng sử
dụng tiền của công ty trong ngắn hạn.
Chính xác cơ
học
Các nghiệp vụ bán hàng đã được
đưa vào sổ thu tiền và cộng lại
cho đúng.
Cuối ngày, nhân viên bán hàng giao Sổ
bán hàng cho KSV, KSV đối chiếu số
tổng cộng với số liệu trên Sổ tiền mặt
Xem xét số dư tài khoản trên sổ tiền
mặt và sổ bán hàng có trùng nhau hay
không?
Nhân viên bán hàng ghi sổ bán hàng
tách biệt với chị Nga-kế toán nợ phải
thu.
Nhân viên bán hàng kiểm đếm hàng
tồn kho vào ngày cuối cùng hàng tháng
và đối chiếu với số liệu trên bảng tổng
hợp NXT.
2. Yêu cầu 2: Với mỗi mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ thu tiền bán hàng, chỉ ra ít nhất 01
thủ tục kiểm soát hiện được áp dụng?
Mục tiêu

dấu “đã thanh toán” lên hóa đơn và
giao tiền cho KSV, tiền mặt thu về
được GĐ Nam gửi vào ngân hàng vào
sáng ngày hôm sau(báo cáo nhận tiền
kịp thời)
Định giá Các khoản tiền thu đã ghi sổ và
đã nộp đều đúng với giá hàng bán
-Theo dõi chi tiết các khoản thu theo
thương vụ và đối chiếu với chứng từ
bán hàng và thu tiền:kiểm soát viên đối
chiếu quần áo bán được mô tả trên
hàng hóa với đơn giá trên nhãn.
Phân loại Các khoản thu tiền đều được phân
loại đúng
Soát xét, đối chiếu nội bộ việc phân
loại: kế toán nợ phải thu sau khi rà soát
sổ bán hàng và sổ tiền mặt tiến hành
nhập toàn bộ thông tin hóa đơn bán
hàng vào máy tính và in ra bảng kê hóa
đơn bán hàng và báo cáo kế toán tổng
hợp. Báo cáo kế toán tổng hợp bao
gồm doanh số bán hàng theo nhân viên
sales, doanh số bán thu tiền ngay,
doanh số bán chịu và tổng doanh số.
Hàng tuần, máy tính tự động lập bảng
tổng hợp nợ phải thu theo tuổi nợ cùng
các hóa đơn chưa được thanh toán.
Kịp thời Các khoản thu tiền ghi đúng thời
gian
-nghiệp vụ bán chịu phải được kiểm

KSNB đó.
1) Một số lỗ hổng trong hệ thống KSNB chu trình bán hàng của cửa hàng.
(1) “ Nghiệp vụ bán chịu phải được kiểm soát viên phê duyệt trong phạm vi danh sách
bán chịu đã được phê duyệt.”
Theo quy trình thì ở đây nghiệp vụ bán chịu cần được đưa nhân viên kế toán kiểm tra
trước công nợ và duyệt, rồi sau đó mới đưa sang kiểm soát viên phê duyệt.
Trong trường hợp mà công ty bán hàng với số lượng lớn thì cần lập bảng cân đối giữa giá
trị hàng mua với các khoản thu bằng tiền và khoản phải thu. Do đó, cần xác nhận với
khách hàng để đảm bảo độ tin cậy, có thể dùng một người không liên quan đến nghiệp vụ
thu tiền và bán hàng để kiểm tra  đảm bảo tính độc lập.
(2) “ Kiểm soát viên sẽ vào Sổ tiền mặt nghiệp vụ bán chịu (hoặc bán hàng thu tiền
ngay). KSV đối chiếu số tổng cộng với số liệu trên sổ tiền mặt. KSV lập báo cáo tổng hợp
trong ngày.”
KSV này vừa ghi tiền trên sổ tiền mặt lại đồng thời kiểm tra sổ tiền mặt, và còn giữ tiền
trong trường hợp thu tiền ngay. Do đó, trong trường hợp mà thông đồng với nhân viên
bán hàng để viết sai số bán hàng thì sẽ xảy ra gian lận.
(3) Chị Nga vừa là người nhập dữ liệu, đồng thời lại là người kiểm tra dữ liệu đầu ra.
Dẫn tới dễ xảy ra gian lận khi chị Nga khai khống số.
(4) “Hàng tuần, máy tính tự động lập Bảng tổng hợp nợ phải thu theo tuổi nợ cùng với
bảng kê các Hóa đơn chưa được thanh toán, đều được chuyển cho GĐ Nam. Ông Nam
phê duyệt việc xóa sổ các khoản nợ khó đòi và forward danh sách cho chị Nga ghi sổ kế
toán.
Hàng tháng, chị Nga gửi mail báo cáo công nợ phải thu (do máy tính lập) cho khách
hàng. Mọi khiếu nại hay bất đồng của khách hàng đều do GĐ Nam xử lý, sau đó, chuyển
chị Nga ghi giảm hoặc điều chỉnh sai sót (nếu có).”
Mọi việc xem xét, sửa đổi đến xoá nợ phải thu đều chỉ do giám đốc Nam và chị Nga này
thực hiện và không có ai giám sát  Khả năng 2 người này thông đồng với nhau, tư lợi.
(5) “ Hệ thống máy tính cũng tự động lên Sổ nhật ký và ghi số tổng cộng vào Sổ cái. Căn
cứ vào Bảng tổng hợp số phát sinh, chị Nga lập các báo cáo tài chính. Chị Nga cũng lập
Báo cáo đối chiếu hàng tháng với ngân hàng và đối chiếu Sổ cái với Bảng tổng hợp nợ