t
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
====================
CAO ĐỨC BỘ
THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ
CỦA CÁC SỞ VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH
VĨNH PHÚC THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
Chuyên ngành: Lƣu trữ học HÀ NỘI, 2015



2
MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 5
1. Tính cấp thiết của đề tài. 5
2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài 8
3. Phạm vi nghiên cứu của đề tài 8
4. Đối tƣợng nghiên cứu 9
5. Lịch sử nghiên cứu 9
6. Các nguồn tài liệu tham khảo 11
7. Phƣơng pháp nghiên cứu 11
8. Bố cục nội dung luận văn 12
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ THU THẬP, BỔ SUNG
TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC 14
1.1. Cở sở lý luận và thực tiễn về thu thập tài liệu lƣu trữ 14
1.1.1. Khái niệm về thu thập tài liệu 14
1.1.2. Tầm quan trọng của công tác thu thập tài liệu lưu trữ 15
1.1.3. Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 16
1.1.4. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 18
1.1.5. Yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong giai
đoạn hiện nay 19
1.2. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh Vĩnh Phúc 20
1.2.1. Sơ lược lịch sử hình thành của các sở, ban, ngành 20
1.2.2. Vị trí và chức năng của các Sở 20
1.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của các Sở 21
1.2.4. Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của các Sở 23
1.2.5. Công tác Văn thư - Lưu trữ của các Sở 24
1.3. Thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị tài liệu lƣu trữ cấp Sở

2.6. Đánh giá kết quả và hạn chế 70
Tiểu kết chƣơng 2 73

4
Chƣơng 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ THU THẬP TÀI LIỆU CỦA CÁC
SỞ VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC. 76
3.1. Một số giải pháp về thu thập tài liệu của các Sở vào Lƣu trữ
lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc 76
3.1.1. Bổ sung, hoàn chỉnh các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu. 76
3.2.2. Tăng cường đầu tư để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ 78
3.2.3. Nghiên cứu, xác định rõ các loại tài liệu có giá trị lịch sử phải thu thập
vào lưu trữ lịch sử tỉnh 80
3.2.4. Giải pháp liên quan đến trách nhiệm của Phòng nghiệp vụ lưu trữ 81
3.2.5. Lưu trữ lịch sử tỉnh cần tích cực, chủ động mở các lớp tập huấn về thu
thập, bổ sung tài liệu 83
3.2.6. Nghiên cứu các quy định thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử 84
Tiểu kết chƣơng 3 87
TÀI LIỆU THAM KHẢO 90
PHỤ LỤC 93
5
PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài.
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn luôn coi trọng công tác này là một
ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích
không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, với những yêu cầu

Trong những năm qua được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Đảng, Nhà
nước, Chính phủ, tỉnh Vĩnh Phúc đã đạt được những thành tựu to lớn trong công
cuộc xây dựng và phát triển đất nước, kết cấu cơ sở hạ tầng giao thông được
chú trọng, môi trường đầu tư thuận lợi, các vấn đề về y tế, văn hóa, giáo dục
được quan tâm đúng mức, bộ mặt đời sống nhân dân trên địa bàn tỉnh ngày càng
được nâng cao,Vĩnh Phúc luôn nằm trong tốp đầu so với các tỉnh khác về nhiều
chỉ số phát triển kinh tế, văn hóa xã hội, đặc biệt về lĩnh vực thu hút các dự án
đầu tư nước ngoài, đây là yếu tố quan trọng nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế
trên địa bàn của tỉnh Vĩnh Phúc nói riêng và có ý nghĩa to lớn đối với quá trình
xây dựng và phát triển đất nước trong nền kinh tế thị trường theo định hướng xã
hội chủ nghĩa mà Đảng và Nhà nước đã đề ra. Tuy nhiên, bên cạnh những kết
quả đạt được tỉnh Vĩnh Phúc hiện nay cũng đang đứng trước nhiều thách thức
của nền kinh tế thị trường, trong quá trình xây dựng phát triển kinh tế - văn hóa
và xã hội của tỉnh như: thất thoát, lãng phí đặc biệt là vấn đề tham nhũng, lợi
dụng chức vụ quyền hạn gây hậu quả nghiêm trọng, các vấn đề về đầu tư nước
ngoài, y tế, giáo dục vẫn còn những tồn tại nhật định cần khắc phục …. Tất cả
những vấn đề nêu trên đều được phản ánh rõ nét trong tài liệu lưu trữ. Bởi vậy,
cùng với các loại tài liệu lưu trữ hình thành ở các cơ quan quản lý Nhà nước
khác nhau trong tỉnh , thì khối tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động tại các sở, ngành của tỉnh Vĩnh Phúc là nguồn tài liệu lưu trữ hết sức có
giá trị trên nhiều phương diện điều này không chỉ trong hoạt động của riêng
từng sở, ngành mà còn có ý nghĩa to lớn đối với sự phát triển chung của tỉnh và
đất nước. Chính vì thế, việc thu thập, bổ sung và bảo quản an toàn khối tài liệu

7
này là một nhiệm vụ quan trọng và không chỉ là trách nhiệm của từng sở, ngành
và Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc mà còn là trách nhiệm và sự phối hợp
đồng bộ của cả một hệ thống, của nhiều cơ quan quản lý nhà nước khác của
tỉnh và đất nước. Hiện nay bên cạnh các ưu điểm đạt được, qua công tác kiểm
tra thường xuyên của chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh nhận thấy rằng công tác

- Nghiên cứu, tìm hiểu lý luận chung về thu thập, bổ sung tài liệu vào các
lưu trữ và một vài nhận xét trong giai đoạn hiện nay.
- Nghiên cứu về nguồn và danh mục thành phần tài liệu của các Sở thuộc
diện thu thập, bổ sung vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc.
* Nhiệm vụ của đề tài:
- Tìm hiểu, đánh giá thực trạng công tác thu thập bổ sung tài liệu tại lưu trữ
của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc.
- Đề xuất các giải pháp, biện pháp để công tác thu thập và bổ sung tài liệu
lưu trữ của các Sở vào lưu trữ lịch sử đạt hiệu quả cao nhất.
3. Phạm vi nghiên cứu của đề tài
Cùng với hệ thống các cơ quan quản lý hành chính nhà nước khác thì các
sở, ban, ngành giữ một vai trò quan trọng đối với sự phát triển kinh tế - văn hóa
– xã hội của Vĩnh Phúc, khối các cơ quan này có phạm vi hoạt động rộng, chức
năng, nhiệm vụ có ảnh hưởng tới nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau của xã
hội. Bởi vậy, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các sở, ban,
ngành là một trong những nguồn tài liệu lưu trữ quan trọng cần được thu thập,
bảo quản chu đáo trong kho lưu trữ để tránh mất mát, hư hỏng tài liệu. Nhận
thức được tầm quan trọng này chi Cục Văn thư – Lưu trữ đã tham mưu cho
UBND tỉnh xây dựng, ban hành danh mục mẫu thành phần tài liệu của các sở,
ban, ngành thuộc UBND tỉnh nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Mặt khác,
công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ là một lĩnh vực nghiên cứu rộng.
Tuy nhiên, trong phạm vi nghiên cứu của luận văn này tác giả chỉ tập trung vào
nghiên cứu các vấn đề như sau:
- Nghiên cứu về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại các sở, ngành của
tỉnh Vĩnh Phúc.

9
- Nghiên cứu về thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ của các Sở
vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc. Đặc biệt là những thành phần tài liệu lưu trữ
hình thành trong chính quá trình hoạt động của các Sở thuộc danh mục tài liệu

sơ ở các cơ quan” – Phạm Ngọc Đĩnh (Chủ nhiệm).
Vấn đề này còn được đề cập trong các bài đăng tải trên tạp chí Văn thư Lưu
trữ Việt Nam và các tạp chí khác như: “Lý luận và thức tiễn công tác lưu trữ
nhìn nhận từ thực tiễn ở Việt Nam” của tác giả Nguyễn Văn Hàm - Tạp chí
Khoa học, Đại học quốc gia Hà Nội, Số 3, 2003; “Vấn đề thu thập và tổ chức
khoa học tài liệu ảnh kèm theo phim điện ảnh” của tác giả Đào Xuân Chúc –
Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 01, 2002; “ Thu thập tài liệu của các đơn vị sản
xuất kinh doanh thực trạng và giải pháp” của tác giả Vũ Thị Phụng – Tạp chí
Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 05, 2004; “ Thực tiễn công tác thu thập, chỉnh lý
tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia I” của tác giả Ngô Thiếu Hiệu-
Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 04, 2002; các bài viết này tập trung nghiên cứu
mặt lý luận và thực tiễn chung của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Bên cạnh đó, còn có một số đề tài khóa luận, luận văn thạc sỹ và các báo
cáo khoa học của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội cũng nghiên cứu về lĩnh vực này như:
Khóa luận tốt nghiệp năm 2006 của sinh viên Nguyễn Thị Minh Hạnh, chuyên
ngành Lưu trữ học “ Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu
thập và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục văn thư lưu trữ
tỉnh Vĩnh Phúc”. Trần Quang Hồng (2002), Bổ sung tài liệu lưu trữ vào trung
tâm lưu trữ tỉnh - thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ ngành lưu
trữ,Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG Hà Nội;
Ngoài ra, còn có các báo cáo tổng kết công tác văn thư, lưu trữ năm 2012
gắn với việc tổng kết thực hiện Chỉ thị số 66/2006/CT- UBND và Quyết định số
32/2010/QĐ- UBND của UBND tỉnh về việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn
thư, lưu trữ trong thời gian vừa qua ở Vĩnh Phúc.
Đây cũng là những tài liệu rất tốt để tác giả tham khảo khi thực hiện đề tài này.
Với đề tài này tác giả tập trung đi sâu vào tìm hiểu thực trạng công tác thu thập

11
tài liệu tại các sở, ngành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc

Sở và Trung tâm lưu trữ tỉnh.
- Phương pháp luận của lưu trữ học được cụ thể thành các nguyên tắc :
Nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp.
- Phương pháp mô tả, so sánh và một số phương pháp khác.
8. Bố cục nội dung luận văn
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận phần nội dung báo cáo của tác giả
được trình bày thành ba phần chính cụ thể như sau:
Chƣơng 1. Cở sở lý luận và thực tiễn về thu thập, bổ sung tài liệu vào
lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc
Trong mỗi một công trình nghiên cứu khoa học việc đưa ra được những
cở sở lý luận có một vai trò quan trọng đối với quá trình nghiên cứu. Vì vậy,
trong phần nội dung chương 1 này tác giả tập trung trình bày những cở sở kiến
thức cở bản về lý luận và thực tiễn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử
cấp tỉnh, cũng như giới thiệu được thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị cơ
bản của tài liệu lưu trữ cấp Sở thuộc tỉnh Vĩnh Phúc. Những kết quả nghiên cứu
về mặt lý luận của chương này sẽ là cơ sở, nền tảng để tác giả có thể so sánh,
đối chiếu với thực tiễn công tác thu thập tài liệu lưu trữ của các Sở vào lưu trữ
lịch sử tỉnh. Từ đó nắm được thực trạng và đưa ra những đề xuất tối ưu nhất.
Chƣơng 2. Thực trạng công tác thu thập tài liệu lƣu trữ của các Sở
vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc
Nội dung chương này sẽ đi vào tìm hiểu khái quát về chức năng, nhiệm vụ
tổ chức bộ máy của Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc đặc biệt là tình
hình về tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ tại Chi cục văn thư lưu
trữ và tại các Sở. Cũng như, khảo sát cơ sở vật chất và các công tác nghiệp vụ
lưu trữ, tình hình bảo quản tài liệu. Vì đây là là yếu tố quan trọng liên quan tới
việc tổ chức tốt công tác lưu trữ, trong đó có nghiệp vụ thu thập bổ sung tài liệu
lưu trữ cấp Sở đang nghiên cứu trong đề tài.

13
Cuối cùng là việc tổ chức thực hiện và kết quả đạt được trong công tác thu

VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC

1.1. Cở sở lý luận và thực tiễn về thu thập tài liệu lƣu trữ
1.1.1. Khái niệm về thu thập tài liệu
Để thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ được tốt trước hết cần tìm hiểu rõ khái
niệm thu thập tài liệu lưu trữ. Đã có rất nhiều tài liệu, bài viết về công tác thu
thập, bổ sung tài liệu lưu. Qua phân tích và tìm hiểu, tác giả thấy rằng có khá
nhiều cách hiểu khác nhau về thu thập, bổ sung tài liệu. Nhưng ở cách tiếp cận
nào thì việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cũng liên quan đến việc xác định
nguồn và thành phần tài liệu nộp vào các lưu trữ. Vì vậy, theo quan điểm của tác
giả việc thu thập, bổ sung tài liệu là căn cứ vào quy định của Nhà nước để tiến
hành thu thập tài liệu vào các lưu trữ. Qua đó sẽ không ngừng hoàn thiện các
phòng lưu trữ và sẽ phục vụ tốt nhất cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ của độc giả. Theo các nhà nghiên cứu đã đề cập trong “Lý luận và thực tiễn
công tác lưu trữ” việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có một số nội dung cơ
bản sau:
Thứ nhất, phải xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu cho lưu trữ
hiện hành và lưu trữ lịch sử. Việc xác định này sẽ giúp cho cơ quan thu đúng
những chỗ cần phải thu, hạn chế sự bỏ sót hoặc thu không đúng.
Thứ hai, xác định chính xác thành phần, nội dung tài liệu cần thu thập vào
các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo phạm vi thẩm quyền đã được Nhà
nước quy định.
Thứ ba, quy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức chuyển giao tài liệu theo
đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ. Việc quy định này sẽ giúp cho các cơ
quan lưu trữ có thể dễ dàng tiến hành công tác thu thập, các cơ quan là nguồn
nộp lưu thực hiện một cách nhanh chóng, khoa học.

15
Thứ tư, phân bổ hợp lý tài liệu trong phạm vi từng kho, trung tâm lưu trữ
cũng như toàn bộ mạng lưới kho lưu trữ toàn quốc.

của mình và không có đầy đủ các tài liệu cần thiết để phục vụ nhu cầu của người
khai thác, sử dụng.
1.1.3. Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu dựa trên các nguyên tắc sau:
* Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử
Nguyên tắc này yêu cầu khi thu thập, bổ sung tài liệu của thời kỳ lịch sử
nào phải để riêng theo thời kỳ lịch sử ấy. Áp dụng nguyên tắc này, ở nước ta tài
liệu được chia thành hai khối khác nhau: Khối tài liệu trước cách mạng tháng
Tám năm 1945 và khối tài liệu sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945.
Thuộc thành phần tài liệu của thời kỳ trước Cách mạng tháng Tám năm
1945 là tài liệu của chính quyền phong kiến, các cơ quan thống trị của thực dân
Pháp và phát xít Nhật, tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ.
Thuộc thành phần tài liệu của thời kỳ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945
là tài liệu của chính quyền Nhà nước dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa: tài
liệu của các tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ.
Thông thường người ta lấy Cách mạng thành công làm mốc phân chia thời
đại. Đối với Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam lấy ngày 19/8/1945. Nhưng ở địa
phương thì lấy ngày thắng lợi của cách mạng địa phương đó.
* Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo Phông lưu trữ
Thu thập bổ sung tài liệu theo Phông tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ
chức bảo quản và sử dụng. Tài liệu của một Phông mà bị phân tán ở nhiều nơi sẽ
khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị… Do đó, nó phá vỡ mọi
liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của
Phông. Vì vậy, tài liệu của một Phông nhất thiết không được phân tán ở các kho
lưu trữ khác nhau.
Muốn thu thập, bổ sung tài liệu cho Phông nào đó thì nhất thiết phải nghiên
cứu lịch sử đơn vị hình thành Phông và lịch sử Phông của nó. Thực hiện nguyên
tắc này, các tổ chức lưu trữ khi phát hiện thấy tài liệu còn lẫn lộn của Phông

17

18
1.1.4. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
* Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ hiện hành
Khái niệm “hiện hành” thể hiện sự ngay lập tức, trước mắt của bất kỳ sự
vật, hiện tượng nào. Đối với công tác lưu trữ chúng ta không được phép để tài
liệu phát tán, thất lạc mà phải có biện pháp để giữ tài liệu lại, khai thác sử dụng,
hoàn thiện hồ sơ để chuyển vào lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định). Do đó lưu trữ
hiện hành ở đây được hiểu là lưu trữ cơ quan, nó có vai trò hết sức quan trọng
trong công tác lưu trữ. Nếu không có công tác lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ
hiện hành làm không tốt thì sẽ không cung cấp đầy đủ cho lưu trữ lịch sử, ảnh
hưởng lớn đến hiệu quả của tất cả công tác lưu trữ nói chung. Tất cả các cơ quan
sau khi giải quyết xong các công việc, vấn đề tài liệu đó do các cán bộ phụ trách
phải tập hợp lại, chuyển vào lưu trữ cơ quan để khai thác, sử dụng hàng ngày.
* Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ lịch sử
Lưu trữ lịch sử là lưu trữ cố định, đây là các lưu trữ có nhiệm vụ quan trọng
bảo vệ, giữ gìn và đưa ra sử dụng những tài liệu có giá trị lâu dài, giá trị lịch sử
của đất nước. Tất cả các tài liệu ở đây phải có chế độ bảo quản nghiêm ngặt,
quản lý chặt chẽ. Tuy nhiên, nhiệm vụ đưa các tài liệu đó ra sử dụng lại được đặt
thành vấn đề cần thiết chứ không phải chỉ giữ chúng trong kho. Để thu thập
được đầy đủ các tài liệu này thì trách nhiệm không chỉ thuộc về các cơ quan lưu
trữ lịch sử mà là trách nhiệm chung của tất cả các cán bộ công chức, viên chức
có liên quan. Nếu thu thập được đầy đủ sẽ có cơ sở cho sự hoạt động của các cơ
quan lưu trữ, phục vụ được các nhu cầu khai thác sử dụng của công dân đem lại
lợi ích cho nhà nước và cá nhân. Tất cả các cơ quan nằm trong danh sách nộp
lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của nhà nước đều phải có trách nhiệm
chuẩn bị và giao nộp tài liệu đúng hạn và đảm bảo chất lượng. Đó chính là danh
mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, các cơ quan này thuộc khu vực thẩm
quyền thu thập của lưu trữ lịch sử. Khu vực thẩm quyền là phạm vi hành chính –
lãnh thổ mà trên đó tài liệu của các cơ quan được hình thành và quản lý thống



20
và phù hợp hơn trong điều kiện còn kém phát triển như chúng ta. Việc khai thác,
sử dụng tài liệu điện tử đòi hỏi phải có nhiều phương tiện hỗ trợ, trình độ của
các cán bộ phải đáp ứng được với sự thay đổi của khoa học, công nghệ tiên tiến
hiện đại.
1.2. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh Vĩnh Phúc
1.2.1. Sơ lược lịch sử hình thành của các sở, ban, ngành
Tỉnh Vĩnh Phúc được tái lập trên cơ sở Nghị quyết của Quốc hội khoá IX
kỳ họp lần thứ 10 về chia tách tỉnh Vĩnh Phú thành hai tỉnh Vĩnh Phúc và tỉnh
Phú Thọ. Tỉnh Vĩnh Phúc đi vào hoạt động chính thức kể từ ngày 01/01/1997 là
một tỉnh thuộc đồng bằng Sông Hồng tiếp giáp với nhiều tỉnh. Phía tây bắc giáp
với tỉnh Tuyên Quang; Phía đông bắc giáp với tỉnh Thái Nguyên; Phía đông nam
giáp với thành phố Hà Nội; Phía tây giáp tỉnh Phú Thọ, với số dân tính đến năm
2010 là 999.786 người và diện tích là 1.231,76 km
2
. Sau khi tỉnh được thành lập
nhiệm vụ xây dựng phát triển kinh tế, xã hội trong địa bàn tỉnh là nhiệm vụ
được đặt lên hàng đầu, cùng với đó là việc kiện toàn hệ thống các cơ quan quản
lý hành chính Nhà nước, trong đó có các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
tỉnh gồm có các sở và cơ quan ngang sở (gọi chung là sở) cũng được thành lập.
Trong quá trình hình thành và phát triển của mình, các Sở đóng một vai trò
quan trọng vào thành công chung trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội
của tỉnh cũng như của đất nước .
1.2.2. Vị trí và chức năng của các Sở
- Các Sở trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tham mưu, giúp Ủy ban
nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở
địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật.

của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

22
- Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước đối với các doanh nghiệp,
tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, các hội và các tổ chức phi chính phủ thuộc
các lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm
của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện hợp tác quốc tế về các lĩnh vực quản lý của sở theo quy định
của pháp luật, sự phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực quản lý đối với cơ
quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện và chức danh chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn
nghiệp vụ được giao.
- Kiểm tra, thanh tra theo ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách đối
với tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện các quy định của pháp luật; giải quyết
khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật hoặc
phân công của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng, các phòng
nghiệp vụ và các đơn vị sự nghiệp thuộc cơ quan chuyên môn cấp tỉnh; quản lý
biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và chính sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồi
dưỡng, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi
quản lý nhà nước của cơ quan chuyên môn cấp tỉnh theo quy định của pháp luật
và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan chuyên môn cấp tỉnh theo quy định
của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình
thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các

đốc các Sở thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và Ủy ban nhân dân thành
phố Hồ Chí Minh không quá 04 người.

24
- Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ
luật, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách đối với Giám đốc và
Phó Giám đốc Sở do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định theo quy
định của pháp luật.
- Cơ cấu tổ chức của các Sở thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gồm có:
+ Văn phòng;
+ Thanh tra;
+ Phòng nghiệp vụ;
+ Chi cục;
+ Tổ chức sự nghiệp [ 6,tr.89 ].
1.2.5. Công tác Văn thư - Lưu trữ của các Sở
Trong những năm qua, bên cạnh việc hoàn thành các nhiệm vụ về chuyên
môn nghiệp vụ của từng lĩnh vực cụ thể mà các Sở quản lý, thì các Sở còn là
những đơn vị điển hình làm tốt và triển khai đầy đủ các quy định của Pháp luật
về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Nhận thức được vai trò quan trọng
của công tác văn thư, lưu trữ để đảm bảo thông tin liên lạc, phục vụ sự chỉ đạo,
điều hành mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức; cung cấp những tài liệu, số liệu
đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và cung cấp
những thông tin quá khứ, những bằng chứng, những căn cứ phục vụ cho hoạt
động quản lý của cơ quan; giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công
việc và giải quyết, sử lý nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cẩu của tổ chức, cá
nhân. Do đó, trong những năm qua lãnh đạo các Sở cũng đã quan tâm, chỉ đạo
sát sao đối với lĩnh vực công tác này trên các mặt sau:
- Công tác tổ chức, bố trí cán bộ
Mặc dù nhiều sở bố trí cán bộ văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm nhưng về cơ
bản, các sở đã bố trí công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ đúng chuyên