Luận văn Thạc sỹ khoa học Lâm Thu Hằng
0
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Lâm Thu Hằng NÂNG CAO NĂNG LỰC TỔ CHỨC,
QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ
CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CẤP BỘ

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC
Ngành:Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng
Chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 60 32 24 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC
NGƢT - PGS. Vƣơng Đình Quyền
HÀ NỘI- 2011

Chƣơng 1
VĂN PHÒNG CẤP BỘ VÀ TRÁCH NHIỆM, YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ- LƢU TRỮ CỦA LÃNH
ĐẠO VĂN PHÒNG 10
1.1. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp
Bộ
1.1.1.Sơ lƣợc về trách nhiệm quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ cấp Bộ
1.1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp Bộ
1.2. Trách nhiệm và yêu cầu về năng lực tổ chức quản lý của
lãnh đạo văn phòng cấp Bộ đối với công tác văn thƣ- lƣu trữ
1.2.1 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thƣ-
lƣu trữ
1.2.2.Yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn phòng
đối với công
tác văn thƣ- lƣu trữ
10
10
10
11
16
16
16

17
Chƣơng 2
KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƢ- LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG CẤP BỘ

53
2.2.5.Chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ
57
2.2.6. Đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thƣ- lƣu trữ
2.2.7. Ứng dụng tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào công tác văn thƣ-
lƣu trữ
64
67
2.2.8. Tổ chức kiểm tra, đánh giá và thi đua khen thƣởng
69
Chƣơng 3
CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN
PHÒNG CẤP BỘ TRONG VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN
THƢ- LƢU TRỮ

71

3.1. Nhận xét, đánh giá về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn
thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ
3.1.1. Ƣu điểm
3.1.2. Nhƣợc điểm
3.1.3. Nguyên nhân
3.2. Các giải pháp
71
71
71
75
77
78
3.2.1. Các giải phấp đối với lãnh đạo văn phòng Bộ

Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ

Luận văn Thạc sỹ khoa học 4 Lâm Thu Hằng
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN

01 Bộ VH- TT và DL Bộ Văn hoá Thể thao và Du lịch
02 Bộ LĐ- TB & XH Bộ Lao động Thƣơng binh và Xã hội
03 Bộ KH và ĐT Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ
04 Bộ NN và PTNN Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
05 CĐ Cao đẳng
06 CĐ VTLT Cao đẳng Văn thƣ Lƣu trữ
07 ĐH VTLT Đại học Văn thƣ Lƣu trữ
08 LT Lƣu trữ
09 P. VT Phòng văn thƣ
10 P.LT Phòng Lƣu trữ
11 P. HC Phòng Hành chính
12 P. HC- VT- LT Phòng Hành chính - Văn thƣ - Lƣu trữ
13 P. HC- TC Phòng Hành chính - Tổ chức
14 P. LT- TV Phòng Lƣu trữ- Thƣ viện
15 SC Sơ cấp
16 TCVTLT Trung cấp Văn thƣ Lƣu trữ
17 TC Trung cấp
18 TCVTLT Trung cấp Văn thƣ Lƣu trữ
19 Th.S VTLT Thạc sỹ Văn thƣ Lƣu trữ
20 VP Văn phòng
21 VT Văn thƣ
22 VTLT Văn thƣ Lƣu trữ Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ

chính Nhà nƣớc, nâng cao năng lực quản lý của lãnh đạo cũng không nằm ngoài
mục tiêu đó. Muốn nâng cao năng lực quản lý của lãnh đạo thì phải nâng cao
năng lực quản lý từ các đơn vị tham mƣu, đặc biệt là lãnh đạo văn phòng - nơi
chỉ đạo, điều hành toàn bộ công tác hành chính của cơ quan, là nơi tham mƣu, tƣ
vấn cho bộ máy lãnh đạo của cơ quan. Để làm đƣợc điều đó, trƣớc hết phải nâng
cao nhận thức và năng lực của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức, quản lý
công tác văn thƣ- lƣu trữ. Vì làm tốt công tác văn thƣ- lƣu trữ sẽ đảm bảo thông
Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ

Luận văn Thạc sỹ khoa học 6 Lâm Thu Hằng
tin cho hoạt động quản lý của cơ quan. Muốn làm tốt công tác này trƣớc hết phụ
thuộc vào nhận thức, trình độ chuyên môn, kiến thức về quản lý, kỹ năng tổ
chức công việc trong văn phòng, đặc biệt là những kiến thức cơ bản về soạn
thảo văn bản, quy trình ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ, giao nộp
hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan Trong những năm gần đây, cùng với công cuộc cải
cách nền hành chính Nhà nƣớc vấn đề xây dựng, phát triển đội ngũ cán bộ công
chức là mục tiêu quan trọng đã và đang đƣợc thực hiện nghiêm túc. Công tác
đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ lãnh đạo văn phòng cũng không nằm ngoài mục tiêu
đó. Vì rằng đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ lãnh đạo để hình thành một đội ngũ lãnh
đạo chuyên nghiệp có năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ sẽ
giúp cho hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan đạt hiệu quả cao.
Tuy nhiên, do lãnh đạo văn phòng cấp Bộ còn có những hạn chế về nhận
thức, năng lực, trình độ quản lý, tổ chức bộ máy làm công tác văn thƣ- lƣu trữ
cho nên chƣa phát huy đƣợc đầy đủ chức năng tham mƣu, giúp việc cho lãnh
đạo Bộ của văn phòng dẫn đến giảm hiệu quả và uy tín của văn phòng trong
công tác chuyên môn nghiệp vụ nhƣ: việc hƣớng dẫn thể thức, quy trình soạn
thảo văn bản trong cơ quan chƣa cụ thể, sâu sát; công tác lập hồ sơ chƣa đƣợc
hƣớng dẫn cụ thể khiến cho việc ban hành văn bản chƣa đúng với quy định
của Nhà nƣớc làm giảm hiệu quả công việc, ảnh hƣởng đến uy tín của lãnh đạo
cơ quan; các văn bản sau khi giải quyết xong công việc không đƣợc lập hồ sơ

Nhằm thực hiện mục tiêu nêu trên, trong phạm vi nghiên cứu của đề tài,
chúng tôi đi sâu tìm hiểu các vấn đề sau:
- Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp Bộ và trách
nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thƣ- lƣu trữ.
- Khảo sát năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của lãnh
đạo văn phòng cấp Bộ, gồm các vấn đề cụ thể nhƣ sau:
+ Quản lý, chỉ đạo, tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác Văn thƣ- Lƣu trữ
+ Xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác Văn thƣ - Lƣu trữ
+ Thi đua, khen thƣởng trong công tác Văn thƣ- Lƣu trữ
+ Tổ chức, đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ công tác Văn thƣ- Lƣu trữ
+ Nghiên cứu đề xuất giải pháp để nâng cao năng lực và chất lƣợng quản
lý, chỉ đạo công tác Văn thƣ- Lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức và chỉ đạo công tác văn thƣ - lƣu trữ ở cơ quan cấp Bộ nói chung
đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành và có tác động
đến hiệu quả và chất lƣợng công tác của cơ quan. Chính vì vậy từ những năm
đầu thống nhất đất nƣớc, Nhà nƣớc ta đã quan tâm đến vấn đề này cụ thể là
nhiều văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đã đƣợc ban hành. Ví dụ nhƣ
Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lƣu trữ đƣợc ban hành bởi Nghị
định 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1962 của Hội đồng Chính phủ, tiếp đến năm
1969 Phủ Thủ tƣớng ban hành Thông tƣ số 10- BT ngày 22 tháng 03 năm 1969
Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ

Luận văn Thạc sỹ khoa học 8 Lâm Thu Hằng
về việc đẩy mạnh việc thực hiện Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công
tác lƣu trữ ở các cơ quan Trung ƣơng và địa phƣơng , Nghị định 110/2004/NĐ-
CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thƣ, Nghị định
111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác lƣu trữ và nhiều
văn bản chỉ đạo khác.
Về mặt lý luận, vấn đề quản lý, chỉ đạo công tác văn thƣ- lƣu trữ cũng thu

Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ

Luận văn Thạc sỹ khoa học 9 Lâm Thu Hằng
ban hành văn bản trong hoạt động của các Văn phòng Bộ; năng lực của các cán
bộ làm công tác văn thƣ lƣu trữ. Tuy nhiên, cho đến nay theo khảo sát của chúng
tôi, chƣa có một công trình nào nghiên cứu cụ thể về nâng cao năng lực tổ chức,
quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ. Vì
vậy, đề tài không trùng lặp về đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu với các công
trình nghiên cứu trƣớc.
6. Các nguồn tài liệu chính đƣợc sử dụng
Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng một số nguồn tài liệu sau:
- Các văn bản của Nhà nƣớc quy định về công tác văn thƣ và công tác lƣu
trữ nhƣ: Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật năm 1996 (sửa đổi, bổ sung
năm 2002); Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia năm 2001; Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật năm 2008; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác Văn thƣ: Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lênh Lƣu trữ
Quốc gia; Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tƣớng Chính phủ
về tăng cƣờng chỉ đạo công tác lƣu trữ trong thời gian tới, Nghị định số
09/2010/NĐ- CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ, sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ Ngoài ra chúng tôi còn sử dụng một số văn bản của Cục Văn thƣ
Lƣu trữ Nhà nƣớc về báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thƣ- lƣu trữ và
phƣơng hƣớng nhiệm vụ công tác văn thƣ- lƣu trữ của các cơ quan Bộ, ngành
trung ƣơng
- Các giáo trình Lý luận và Phƣơng pháp công tác văn thƣ, Quản trị Hành
chính văn phòng, Quản trị văn phòng doanh nghiệp, Quản trị văn phòng, Tổ
chức lao động khoa học đã đề cập ở trên.
- Các luận văn thạc sỹ, các bài viết trên báo, tạp chí liên quan đến quản lý,
chỉ đạo công tác văn thƣ- lƣu trữ tại các Bộ và văn phòng cơ quan Bộ

- Phƣơng pháp so sánh: Qua các số liệu đƣợc phân tích, tổng hợp chúng
tôi tiến hành so sánh kết quả triển khai thực hiện giữa các cơ quan, giữa thực tế
tổ chức quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ với các quy định của Nhà nƣớc.
Trong quá trình thực hiện đề tài, các phƣơng pháp trên đã đƣợc chúng tôi
vận dụng đan xen và kết hợp một cách linh hoạt.
8. Đóng góp của đề tài
- Về mặt lý luận: Đề tài góp phần làm sáng tỏ thêm trách nhiệm và năng
lực của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ
ở văn phòng cấp Bộ.
- Về mặt thực tiễn: Đề tài giúp các lãnh đạo văn phòng nhận thức đƣợc
những ƣu, nhƣợc điểm, năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ tại
cơ quan mình, đồng thời đề xuất các giải pháp để lãnh đạo văn phòng có thể
tổng kết, áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao chất lƣợng công tác văn thƣ- lƣu
trữ ở các cơ quan cấp Bộ.
Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ

Luận văn Thạc sỹ khoa học 11 Lâm Thu Hằng
9. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, nội dung đƣợc kết cấu thành 3
chƣơng sau đây:
Chƣơng 1. Văn phòng cấp Bộ và trách nhiệm, yêu cầu về năng lực tổ
chức, quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng.

Trong chƣơng này chúng tôi tập trung nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cơ
cấu tổ chức cũng nhƣ yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn
phòng cơ cấp Bộ trong công tác văn thƣ- lƣu trữ.

Chƣơng 2: Khảo sát, đánh giá năng lực tổ chức, quản lý công tác văn
thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo VP cấp Bộ


phòng rất khó khăn. Do vậy luận văn không tránh khỏi những hạn chế và khiếm
khuyết, chúng tôi rất mong nhận đƣợc sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy
cô và các bạn để luận văn đƣợc hoàn thiện hơn.

Hà Nội, ngày tháng năm 2011
Học viên
Lâm Thu Hằng
Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ

Luận văn Thạc sỹ khoa học 13 Lâm Thu Hằng
B. NỘI DUNG
Chƣơng 1
VĂN PHÒNG CẤP BỘ VÀ TRÁCH NHIỆM, YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC
TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ
CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
1.1.Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp Bộ
1.1.1. Sơ lƣợc về trách nhiệm quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ cấp Bộ
Công tác văn thƣ - lƣu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan, tổ
chức. Để công tác văn thƣ - lƣu trữ thực sự có ý nghĩa và đảm bảo thực hiện
đúng chức năng nhiệm vụ của mình Chính phủ đã ban hành Nghị định
178/2007/NĐ- CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ. Nghị định chỉ rõ, “Bộ,
cơ quan ngang Bộ (dƣới đây gọi chung là Bộ) là cơ quan của Chính phủ, thực
hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc về các ngành, lĩnh vực đƣợc giao trong phạm
vi cả nƣớc; quản lý Nhà nƣớc các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc
phạm vi quản lý Nhà nƣớc của Bộ” [40].

chung về việc giải quyết văn bản đó; phải ký những văn bản quan trọng của cơ
quan theo quy định của Nhà nƣớc; có thể giao cho Thứ trƣởng ký thay những
văn bản thuộc thẩm quyền Bộ trƣởng; giao cho Chánh Văn phòng ký thừa lệnh
một số văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trƣởng nhƣ chỉ đạo điều hành công tác
văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan.
Ngoài các nhiệm vụ chính nêu trên, tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ
quan, Bộ trƣởng có thể làm một số việc cụ thể khác nhƣ: xem xét và cho ý kiến
về việc phân phối, giải quyết văn bản đến, tham gia vào việc soạn thảo văn bản,
duyệt văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn thƣ
ở các cơ quan cấp dƣới, các đơn vị trực thuộc (văn bản phân công nhiệm vụ của
lãnh đạo cơ quan Bộ Nội vụ, Bộ Tƣ pháp, Bộ Khoa học và Công nghệ ).
1.1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp Bộ
1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Văn phòng Bộ là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ cơ quan cấp
Bộ, là nơi quản lý thông tin của văn bản đi - đến, xử lý văn bản đi- đến của cơ
quan; là đầu mối thông tin của các đơn vị trong cơ quan. Chính vì lẽ đó, Văn
phòng Bộ có mối quan hệ hữu cơ với tất cả các đơn vị, tổ chức trong cùng hệ
thống. Ngƣời ta thƣờng ví Văn phòng Bộ là “bộ nhớ” của lãnh đạo Bộ, đồng
thời là bộ xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ban hành các quyết định quản
lý của lãnh đạo Bộ. Hiệu quả điều hành công việc hàng ngày của lãnh đạo Bộ
phụ thuộc phần nhiều vào tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, trƣớc hết là
tổ chức lao động trong Văn phòng.Văn phòng Bộ đƣợc tổ chức khoa học, có trật
Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ

Luận văn Thạc sỹ khoa học 15 Lâm Thu Hằng
tự, nền nếp thì quản lý và điều hành công việc của cơ quan thông suốt, có chất
lƣợng và hiệu quả cao.Văn phòng đảm nhiệm 2 chức năng chính sau:
- Chức năng tham mưu tổng hợp:
Theo từ điển Tiếng Việt do Hoàng Phê chủ biên:
- Tham mƣu: Đóng góp những ý kiến có tính chất chỉ đạo: Giúp ngƣời

Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ

Luận văn Thạc sỹ khoa học 16 Lâm Thu Hằng
làm việc của cơ quan; kiến nghị với Bộ trƣởng các giải pháp nhằm đảm bảo tính
thực thi của các quyết định quản lý.
+ Trình lãnh đạo Bộ các dự án, đề án đƣợc giao; tổng hợp đánh giá tình
hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cơ quan và đánh giá các kết quả thực
hiện kế hoạch.
+ Chủ trì tổ chức cuộc họp giao ban theo uỷ quyền của Bộ trƣởng
- Tổ chức và thực hiện các công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
để tham mưu cho lãnh đạo:
+ Tổ chức và triển khai thực hiện công tác văn thƣ- lƣu trữ (để đảm bảo
nguồn thông tin văn bản)
+ Tổ chức hệ thống thông tin, liên lạc qua điện thoại, tiếp dân, khách hàng
(thông tin bằng lời)
+ Tổ chức thƣ viện, mua sách, báo, tạp chí: Ứng dụng công nghệ thông
tin (thông tin đại chúng)
+ Theo dõi, tham mƣu về đánh giá kết quả hoạt động và xét thi đua, khen thƣởng
- Giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động của cơ quan và các đơn vị
trong việc:
+ Đôn đốc các đơn vị về thực hiện kế hoạch
+ Chuẩn bị chƣơng trình, nội dung, đôn đốc các đơn vị thuộc văn phòng
và các đơn vị có liên quan, chuẩn bị tài liệu phục vụ hội họp, lịch làm việc của
lãnh đạo cơ quan đối với các cơ quan khác; ghi biên bản và lập hồ sơ hội nghị,
hội họp của cơ quan.
+ Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo và cán bộ của cơ quan
- Tổ chức và thực hiện các hoạt động giao tiếp:
+ Tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những nơi thƣờng xuyên phải giao tiếp
với khách
+ Hƣớng dẫn cán bộ văn phòng các nguyên tắc và kỹ thuật giao tiếp

tác tổ chức bộ máy và nhân sự. Bộ máy ổn định, phù hợp và đảm bảo đúng chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn thì mới phát huy hết trọng trách mà bộ máy đó đảm
nhiệm. Qua khảo sát thực tế cho thấy tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm của
từng Bộ mà cơ cấu tổ chức văn phòng có sự khác nhau nhất định. Nhìn chung
văn phòng cơ quan cấp Bộ thƣờng đƣợc tổ chức nhƣ sau:
Lãnh đạo, chỉ đạo điều hành Văn phòng Bộ là Chánh văn phòng.
Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trƣớc Bộ trƣởng về toàn bộ công tác
văn phòng. Phụ trách chung về công tác văn phòng và có thể trực tiếp phụ trách
một hoặc một số công tác nhƣ: Tổ chức bộ máy, bảo vệ bí mật, công tác văn
thƣ, lƣu trữ Chánh văn phòng là chủ tài khoản của văn phòng, đƣợc Bộ trƣởng
giao ký thừa lệnh một số văn bản do cơ quan ban hành và ký trực tiếp một số
văn bản thuộc thẩm quyền của văn phòng ban hành.
Phó Chánh văn phòng: Giúp việc cho Chánh văn phòng và đƣợc phân
công phụ trách một hoặc một số công tác của văn phòng.
+ Phòng Văn thư - Lưu trữ: Giúp Chánh văn phòng và Bộ trƣởng quản
lý, chỉ đạo, hƣớng dẫn công tác văn thƣ-lƣu trữ ở các đơn vị trực thuộc; trực
tiếp làm công tác văn thƣ- lƣu trữ, quản lý tài liệu lƣu trữ và tổ chức khai thác
Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ

Luận văn Thạc sỹ khoa học 18 Lâm Thu Hằng
sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ của cơ quan. Theo Thông tƣ số 02/2010/TT-
BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ và tổ chức
văn thƣ- lƣu trữ trong đó phòng Văn thƣ- Lƣu trữ thực hiện chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn cụ thể nhƣ sau:
- Giúp Chánh văn phòng thực hiện nhiệm vụ văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan
đồng thời chỉ đạo các đơn vị chuyên môn về văn thƣ - lƣu trữ;
- Hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nƣớc
và của Bộ về văn thƣ - lƣu trữ;
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thƣ - lƣu trữ trình Bộ
trƣởng phê duyệt và tổ chức thực hiện;

+ Phòng Quản lý xe (hoặc đội xe đối với cơ quan không thành lập
phòng): Có chức năng giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác quản lý, điều
hành, đăng ký sử dụng, bảo dƣỡng, sửa chữa phƣơng tiện ô tô phục vụ các
nhiệm vụ của cơ quan Bộ.
1.2. Trách nhiệm và yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo
văn phòng cấp Bộ đối với công tác văn thƣ- lƣu trữ
1.2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thƣ -
lƣu trữ
Trên cơ sở Nghị định 178/ 2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ,
cơ quan ngang Bộ, các cơ quan cấp Bộ đã cụ thể hoá văn bản này bằng một số
Quyết định nhƣ: Quyết định số 19/2008/QĐ- BVHTTDL, Quyết định số
3566/QĐ- BGTVT, Quyết định số 36/QĐ- BNV quy định chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn của Văn phòng, chúng tôi xin khái quát lại nhƣ sau:
Chánh Văn phòng là ngƣời trực tiếp giúp Bộ trƣởng tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ công tác văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp
vụ ở các Cục, Vụ, Viện và các đơn vị trực thuộc.
Chánh Văn phòng thực hiện một số nhiệm sau:
- Trên cơ sở các quy định về công tác văn thƣ - lƣu trữ, Chánh Văn
phòng các cơ quan cấp Bộ tham mƣu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế
hoạch ngắn hạn, dài hạn, hàng năm về công tác văn thƣ - lƣu trữ;
- Tổ chức các cuộc họp chuyên môn về công tác xây dựng và ban hành
văn bản; quản lý văn bản đi - đến, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ
cơ quan;
- Phối hợp với các đơn vị, tổ chức sự nghiệp mở các lớp tập huấn, bồi
dƣỡng về chuyên môn nghiệp vụ văn thƣ- lƣu trữ cho toàn thể cán bộ công chức
trong cơ quan; mở các lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ quản lý công tác văn thƣ- lƣu
trữ cho lãnh đạo các đơn vị trong cơ quan;
Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ


1.2.2.1. Nhận thức đầy đủ và đúng đắn về tầm quan trọng của công
tác văn thƣ- lƣu trữ đối với hoạt động quản lý của Bộ
Trên cơ sở những quy định của Nhà nƣớc và của các cơ quan cấp Bộ
trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của lãnh đạo văn phòng mà chúng tôi đã
nêu ở mục 1.1.1., lãnh đạo văn phòng Bộ cần nhận thức đƣợc rằng công tác văn
thƣ- lƣu trữ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, làm tốt công
Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ

Luận văn Thạc sỹ khoa học 21 Lâm Thu Hằng
tác này giúp cho cơ quan có đầy đủ các căn cứ để giải quyết tốt các công việc,
giảm tệ quan liêu giấy tờ, giữ gìn đƣợc bí mật của cơ quan cũng nhƣ của Nhà
nƣớc. Bằng nhận thức của mình lãnh đạo văn phòng dựa trên các văn bản của
Nhà nƣớc quy định về công tác văn thƣ- lƣu trữ hiện hành để:
- Tham mƣu cho Bộ trƣởng trong việc ban hành các văn bản chỉ đạo về
công tác văn thƣ- lƣu trữ nhƣ: Quy chế công tác văn thƣ-lƣu trữ, Quy chế về
soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Bộ, quy trình
giải quyết văn bản đi- đến;
- Hƣớng dẫn các cán bộ, công chức trong cơ quan hiểu và thực hiện các
quy chế, quy định về công tác này;
- Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên làm công tác văn thƣ-
lƣu trữ phù hợp với tính chất công việc của cơ quan Bộ;
- Trên cơ sở năng lực và trình độ của nhân viên mà lãnh đạo văn phòng
phân công, tổ chức công việc cho phù hợp;
- Thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá năng lực và hiệu quả công việc của
nhân viên mà văn phòng phụ trách;
- Xây dựng các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác văn
thƣ- lƣu trữ;
- Xây dựng các quy định các quy chế mang tính chuyên đề nhƣ: soạn thảo
văn bản, quản lý văn bản đi- đến, lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành, giao
nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan ;

thành lập phòng văn thƣ- lƣu trữ giúp Chánh văn phòng tham mƣu cho Bộ
trƣởng, thủ trƣởng cơ quan ngang bộ quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ tại các
cơ quan và đơn vị trực thuộc; lãnh đạo văn phòng cần xác định rõ về tổ chức bộ
máy làm công tác văn thƣ- lƣu trữ, bao gồm:
- Sự cần thiết thành lập phòng Văn thƣ hay bộ phận văn thƣ thuộc phòng
Hành chính và phòng Lƣu trữ hoặc phòng văn thƣ- lƣu trữ thuộc văn phòng;
- Xây dựng đề án thành lập phòng trình lãnh đạo Bộ
- Mô tả chức năng nhiệm vụ cho các phòng dự đinh thành lập
- Soạn thảo văn bản quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức cho các phòng dự kiến thành lập
- Thảo quyết định thành lập phòng
- Xây dựng bản mô tả công việc cho các phòng
- Thảo các quyết định điều động, bổ nhiệm, tuyển dụng nhân sự
- Điều chỉnh, giải thể, tách, nhập các phòng, bộ phận làm công tác văn
thƣ- lƣu trữ cho phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan.
Hiện nay Nhà nƣớc ta đã ban hành một số văn bản quy định về tuyển
dụng; tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức ngành văn thƣ - lƣu trữ nhƣ: Luật
Cán bộ Công chức ban hành ngày 13/11/2008, Nghị định số 24/2010/NĐ-CP
của Chính phủ ban hành năm 2010 quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý
Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ

Luận văn Thạc sỹ khoa học 23 Lâm Thu Hằng
cán bộ công chức; Quyết định số 420/ TCCP- CCVC ngày 29 tháng 5 năm 1993
và Quyết định số 650/TCCP- CCVC ngày 20 tháng 8 năm 1993 về việc ban
hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành lƣu trữ và tiêu chuẩn
nghiệp vụ các ngạch công chức quản lý văn thƣ- lƣu trữ. Theo đó thì chuyên
viên văn thƣ- lƣu trữ phải có trình độ đại học văn thƣ- lƣu trữ; chuyên viên
chính văn thƣ- lƣu trữ phải có trình độ đại học lƣu trữ trở lên, có thâm niên
ngạch chuyên viên tối thiểu 09 năm trở lên; chuyên viên cao cấp văn thƣ- lƣu trữ
thì phải có trình độ đại học lƣu trữ có thâm niên ở ngạch chuyên viên chính tối

cấp Bộ phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình để cụ
thể hoá bằng việc soạn thảo, ban hành các văn bản quy định hƣớng dẫn nhƣ Quy
chế về công tác văn thƣ- lƣu trữ, quy trình quản lý văn bản đi- đến Sau khi có
quy chế về công tác văn thƣ- lƣu trữ, lãnh đạo văn phòng phải tham mưu cho Bộ
trưởng về hình thức, cách thức phổ biến và hướng dẫn quy trình thực hiện cho
các đơn vị, bộ phận cũng nhƣ toàn thể cán bộ công chức, nhằm đảm bảo tính
thống nhất và khoa học trong quá trình thực hiện công việc nhƣ:
- Trong phạm vi nhiệm vụ của cơ quan mình cần xác định soạn thảo
những loại văn bản gì, loại nào đƣợc ban hành nhiều nhất;
- Xác định đối tƣợng soạn thảo văn bản của cơ quan;
- Xây dƣng các tiêu chí, các yêu cầu về soạn thảo văn bản;
- Xây dựng các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản;
-Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc hƣớng dẫn, kiểm tra,
duyệt các văn bản sau khi đã soạn thảo tại các đơn vị
Để làm tốt những công việc này, ngoài năng lực quản lý, điều hành thì
lãnh đạo văn phòng phải là ngƣời nắm vững các nghiệp vụ văn phòng nhƣ soạn
thảo văn bản, văn thƣ- lƣu trữ
Bên cạnh nhiệm vụ hƣớng dẫn, chỉ đạo việc soạn thảo văn bản ở các đơn
vị thuộc Bộ, lãnh đạo văn phòng phải thẩm tra, kiểm tra các văn bản của cơ quan
và đơn vị trực thuộc trƣớc khi trình lãnh đạo cơ quan ký và trƣớc khi văn thƣ
làm thủ tục phát hành.
Đối với văn bản đến, sau khi văn thƣ cơ quan tiếp nhận, tuỳ thuộc vào sự
phân công của Bộ trƣởng ở một số cơ quan Bộ, Chánh văn phòng giúp Bộ
trƣởng (đƣợc Bộ trƣởng giao nhiệm vụ) cho ý kiến chỉ đạo về việc giải quyết
văn bản đến.
1.2.2.4. Tổ chức chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ
Cũng nhƣ công tác văn thƣ, nhằm tổ chức tốt công tác lƣu trữ và đƣa công
tác này đi vào nền nếp, thống nhất về nghiệp vụ, lãnh đạo văn phòng cần phải
tham mƣu cho Bộ trƣởng trong việc hƣớng dẫn, phổ biến các văn bản quy định
về công tác lƣu trữ, thƣờng xuyên tổ chức hội nghị tập huấn, tuyên truyền về