Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
0

TRƢỜNG ĐẠI HOC BÁCH KHOA TP HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP

BÀI LUẬN
HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ

Đề tài: Tìm Hiểu Hệ Thống ERP
Trong Doanh Nghiệp

GVHD : Võ Thị Ngọc Trân
Sinh viên : Nguyễn Hữu Thuyết
MSSV : 40702398 - Lớp: Bằng II


Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
2 Chƣơng I

Một Số Khái Niệm Cơ Bản

I/-Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ
chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối

quyết định.
Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ chức đã
phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có thể cung cấp
thông tin nhanh và đầy đủ hơn.
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
3
Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày, tình
hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài.
Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một vấn đề
cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có phương pháp
khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích của
giá trị của thông tin.
Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình quyết
định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn.
3.Phân loại hệ thống thông tin quản lý
Một tổ chức có thể có nhiều cấp, và mỗi cấp có thể cần có một hệ thống thông tin quản
lý riêng của mình. Một tổ chức điển hình có thể có 4 cấp là chiến lược, chiến thuật, chuyên
gia và tác nghiệp. Vì thế, trong một tổ chức có thể có 4 hệ thống thông tin quản lý cho 4 cấp
này. Các cấp có thể có những bộ phận chung.
4.Các nguồn thông tin quản lý
Thông tin quản lý có thể lấy từ bên trong tổ chức hoặc từ bên ngoài tổ chức. Thông tin
nội tại tổ chức thường được lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ chức. Thông tin bên ngoài có
thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, chính phủ, v.v...
5.Vai trò của công nghệ thông tin
Mặc dù một hệ thống thông tin quản lý không nhất thiết phải sử dụng công nghệ thông
tin, nhưng công nghệ thông tin (phần cứng lẫn phần mềm) đang ngày càng rẻ và góp phần tạo
ra năng suất xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin ngày một cao, nên hệ thống thông tin quản lý

quy trình thanh toán mới, trong đó mọi người không cần phải nộp hoá đơn vận chuyển.
Do nắm được giá cả và mức thuế vận chuyển nên việc thanh toán sẽ được thực hiện tự
động. Alean cũng xây dựng được một cơ sở dữ liệu cho việc chuyên chở hàng, nhờ vậy các
nhóm hậu cần có thể sử dụng nó để giảm bớt số lượng xe chuyên chở và duy trì mức thuế
thấp. Foster cho biết: “Việc quản lý thông tin sẽ hiệu quả nhất khi có sự cộng tác chặt chẽ
giữa những nhà hoạt động kinh doanh và các chuyên gia công nghệ thông tin để cùng nhau
phấn đấu cho mục tiêu chung của tổ chức”.
Charles Peters, Phó Chủ tịch Hãng Emerson cho biết lĩnh vực hậu cần của hãng cũng
tiết kiệm được nhiều nhờ quản lý tốt thông tin. Năm 2002, Hãng đã thực hiện việc quản lý
tập trung công tác hậu cần mà trước đây để cho 50 bộ phận tự tiến hành. Theo phương pháp
cũ, mạng lưới vận tải bị phân tán, với hàng nghìn điểm xuất phát và điểm đến, gây ra lãng
phí rất lớn. Cách tiếp cận mới cho phép các bộ phận chia sẻ thông tin với nhau một cách tức
thời (Real time) về nhu cầu hậu cần. Vì vậy, mọi hoạt động đã được liên kết với nhau trong
một hệ thống quản lý chung. Peters cho biết cho tới nay, nhờ có Hub System (Hệ thống trung
tâm), mà Emerson đã tiết kiệm được khoảng 20 triệu USD và có triển vọng tiết kiệm được
toàn bộ là 150 triệu USD. Ngoài ra, 5 năm qua Emerson còn tiết kiệm được trên 100 triệu
USD nhờ hợp nhất được các khâu mua vật liệu, dựa vào Mạng Thông tin Vật liệu (MIN) của
hãng (MIN là một cơ sở dữ liệu, giúp hợp nhất được việc mua vật liệu từ trên 1.000 địa
phương theo định dạng chung, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và phân tích.
Nhờ sự giúp đỡ của MIN, các nhóm quản lý hàng hoá theo kiểu tập trung của Emerson
có thể cộng tác được với các nhà cung ứng theo quan hệ liên bộ phận). Peters cho biết, đây là
lần đầu tiên hãng có khả năng quản lý được thực sự và hữu hiệu cơ sở cung ứng ở quy mô
toàn công ty.
Không chỉ các hãng lớn như Emerson hay Alean là cần thực hiện tốt công tác quản lý
thông tin để duy trì sức cạnh tranh, mà cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng phải thực hiện
như vậy. John Hayer, Giám đốc điều hành phụ trách về thông tin (CIO) cho Forexco, là người
đã lĩnh hội được điều đó. Hiện nay, Hayer đang hợp tác với hãng Oracle để nâng cấp các hệ
thống công nghệ thông tin. Ông cho biết: “Thị trường bây giờ trở nên rất phức tạp và với
hàng đống thông tin thu được đã khiến công ty gặp rất nhiều khó khăn để truy cập, trong khi
cần phải nhanh chóng có những quyết định đúng đắn. Chiến lược của Công ty là chuyển toàn

ra các sản phẩm theo đơn hàng. Hãng C-Mold (Louisville) phát triển được Know How, một
cổng Intranet có chức năng cung cấp thông tin theo nhu cầu, mà có ý nghĩa quan trọng cho
các ngành khác nhau, đồng thời cũng lưu giữ được nguồn tri thức của các công nhân để khỏi
bị thất lạc khi có sự luân chuyển. Hãng Invention Machine Corp. phát triển được Tech-
Optimizer – một công cụ giải quyết vấn đề dựa vào cơ sở tri thức kỹ thuật. Nó đưa ra các giải
pháp cần khi người kỹ sư mô tả các hệ thống và nhập câu hỏi vào phần mềm. Giải pháp này
rất kịp thời, bởi lẽ Invention Machine có một đội ngũ cán bộ nghiên cứu đa ngành, nên đã có
một khối lượng lớn kiến thức được đưa vào trong phần mềm. Để tận dụng, Hãng đã phải phát
triển một bộ xử lý ngữ nghĩa, trên cơ sở đó xây dựng được 2 chương trình: CoBrain và
Knowledgist. Các chương trình này có khả năng “đọc” hàng đống tài liệu trong một thời gian
rất ngắn, để rút ra từ đó những khái niệm then chốt, đánh chỉ số và đưa ra những giải pháp
liên quan nhất cho các vấn đề mà ta đang quan tâm tìm kiếm. “Chúng tôi đã lâm vào tình
trạng bị ngập ứ thông tin. Vấn đề đặt ra là liệu có cách gì để tận dụng được lợi ích trong khối
lượng thông tin khổng lồ đó không? Liệu có cách gì để tự động hoá việc “đọc” các tài liệu
không? CoBrain và Knowledgist đã giúp khẳng định là những việc đó hoàn toàn có thể thực
hiện được”, P. George ở Invention Machine cho biết.
Hãng Nghiên cứu và Tư vấn Brown ở Port Chester, đã phân loại các chương trình trên
thành 2 loại: Kỹ thuật quản lý tri thức (KM) và Kỹ thuật dựa vào tri thức (KBE). Các hệ
thống quản lý tri thức có nhiệm vụ khai thác dữ liệu, thường là các tài liệu lưu trữ với số
lượng lớn, chất đống năm này sang năm khác. Còn các hệ thống kỹ thuật dựa vào tri thức lại
có chức năng vận dụng các nguyên tắc và sau đó tự động hoá khâu phát triển sản phẩm.
Nhưng cả hai loại hình chương trình trên đều có chung một đặc điểm, đó là phát huy tính ưu
việt của Internet, của băng thông ngày càng được mở rộng, của các chương trình nội bộ ngày
càng được tích hợp với nhau và những máy tính cá nhân mạnh hơn, nhanh hơn, để vươn khỏi
phạm vi của những nhiệm vụ tương đối hẹp nói trên.
Một báo cáo mới đây của Hãng Brown cho biết: “Cho tới nay, vẫn còn ít tổ chức quan
tâm đến cơ hội này. Những tổ chức mà đã tận dụng được nó, thông báo rằng họ đã giảm được
thời gian và chi phí thiết kế tới 90%”. Ngoài việc tiết kiệm được thời gian và tăng chất lượng
chế tạo, một lợi ích nữa thu được, đó là giúp các kỹ sư cảm thấy hứng thú với công việc của
mình, vì họ không còn phải mất thời gian và sức lực cho những phần việc nhàm chán.

việc quản lý thông tin, biết cách chú trọng vào các dữ liệu có tầm chiến lược, đầu tư sáng
suốt vào một số lượng hạn chế các công nghệ và tạo ra các luồng dữ liệu thích hợp để tạo ra
cho mình lợi thế cạnh tranh trên thương trường.
II/- Khái niệm ERP
1.ERP là gì?
Thời gian gần đây trong giới CNTT và các doanh nghiệp xuất hiện một thuật ngữ khá phổ
biến, đó là ERP. Có thể ai cũng có một số khái niệm căn bản về ERP là Enterprise Resource
Planning: Quản lý nguồn lực doanh nghiệp, nhưng hầu như đó chỉ là khái niệm mơ hồ. Vậy
chính xác ERP là gì?
ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software
Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp . Bản
chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức,
doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp. Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà
quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản
lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản
lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, .v.v. Thêm vào
đó, như một đặc điểm rất quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp,
là một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng
quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
7

2.Workflow là gì?
Định nghĩa đơn giản nhất của workflow: là các định nghĩa của các qui trình đã
chuẩn hóa. Và khi mình viết các module cho từng công việc, workflow là 1 chuỗi công việc
phải làm. Thường thì các công ty nước ngoài hoặc các doanh nghiệp lớn mới có được sự ổn
định trong các quy trình làm việc, nên workflow của họ thường là 1 dòng chảy thống nhất, ví


SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
8
từng lần thanh toán chậm và khi khách hàng mua vượt quá tín dụng hệ thống sẽ bắt buộc phải
phê duyệt lệnh xuất hàng này từ lãnh đạo.Nói chung đây là một ví dụ về tham số và còn rất
nhiều tham số khác.
3.SCM là gì?
Có thể nói 1 cách đơn giản: SCM (Supply Chain Management – Quản lý dây chuyền
cung ứng) là 1 phần trong ERP. Nhưng thực chất SCM là gì, ứng dụng ra sao?
Vậy SCM là gì?
SCM là sự phối kết hợp nhiều thủ pháp nghệ thuật và khoa học nhằm cải thiện cách
thức các công ty tìm kiếm những nguồn nguyên liệu thô cấu thành sản phẩm/dịch vụ, sau đó
sản xuất ra sản phẩm/dịch vụ đó và phân phối tới các khách hàng. Điều quan trọng đối với
bất kỳ giải pháp SCM nào, dù sản xuất hàng hoá hay dịch vụ, chính là việc làm thế nào để
hiểu được sức mạnh của các nguồn tài nguyên và mối tương quan giữa chúng trong toàn bộ
dây chuyền cung ứng sản xuất.
Về cơ bản, SCM sẽ cung cấp giải pháp cho toàn bộ các hoạt động đầu vào của doanh
nghiệp, từ việc đặt mua hàng của nhà cung cấp, cho đến các giải pháp tồn kho an toàn của
công ty. Trong hoạt động quản trị nguồn cung ứng, SCM cung cấp những giải pháp mà theo
đó, các nhà cung cấp và công ty sản xuất sẽ làm việc trong môi trường cộng tác, giúp cho các
bên nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và phân phối sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng.
SCM tích hợp hệ thống cung ứng mở rộng và phát triển một môi trường sản xuất kinh doanh
thực sự, cho phép công ty của bạn giao dịch trực tiếp với khách hàng và nhà cung cấp ở cả
hai phương diện mua bán và chia sẻ thông tin.
Các mô hình dây chuyền cung ứng được sắp xếp từ đơn giản đến phức tạp.
Một công ty sản xuất sẽ nằm trong “mô hình đơn giản”, khi họ chỉ mua nguyên vật liệu
từ một nhà cung cấp, sau đó tự làm ra sản phẩm của mình rồi bán hàng trực tiếp cho người sử
dụng. Ở đây, bạn chỉ phải xử lý việc mua nguyên vật liệu rồi sản xuất ra sản phẩm bằng một
hoạt động và tại một địa điểm duy nhất (single-site).
Trong mô hình phức tạp, doanh nghiệp sẽ mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp

kinh doanh chủ yếu, mang lại thành công cho các công ty cả trong khu vực sản xuất lẫn trong
khu vực dịch vụ. Uỷ ban kinh tế và xã hội châu Á Thái Bình Dương (Economic and Social
Commission for Asia and the Pacific – ESCAP) ghi nhận Logistics đã phát triển qua 3 giai
đoạn:
Giai đoạn 1: Phân phối (Distribution)
Đó là quản lý một cách có hệ thống các hoạt động liên quan với nhau nhằm đảm bảo
cung cấp sản phẩm, hàng hoá cho khách hàng một cách hiệu quả nhất. Giai đoạn này bao
gồm các hoạt động nghiệp vụ sau:
-Vận tải,
-Phân phối,
-Bảo quản hàng hoá,
-Quản lý kho bãi,
-Bao bì, nhãn mác, đóng gói.
Giai đoạn 2: Hệ thống Logistics
Giai đoạn này có sự phối kết hợp công tác quản lý của cả hai mặt trên vào cùng một hệ
thống có tên là Cung ứng vật tư và Phân phối sản phẩm.
Giai đoạn 3: Quản trị dây chuyền cung ứng (SCM)
Theo ESCAP thì đây là khái niệm mang tính chiến lược về quản trị chuỗi quan hệ từ
nhà cung cấp nguyên liệu – đơn vị sản xuất – đến người tiêu dùng. Khái niệm SCM chú trọng
việc phát triển các mối quan hệ với đối tác, kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất với nhà cung
cấp, người tiêu dùng và các bên liên quan như các công ty vận tải, kho bãi, giao nhận và các
công ty công nghệ thông tin.
Vai trò của SCM đối với hoạt động kinh doanh
Đối với các công ty, SCM có vai trò rất to lớn, bởi SCM giải quyết cả đầu ra lẫn đầu
vào của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Nhờ có thể thay đổi các nguồn nguyên vật liệu đầu
vào hoặc tối ưu hoá quá trình luân chuyển nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ mà SCM có thể
giúp tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Có không ít công ty đã gặt hái thành công lớn nhờ biết soạn thảo chiến lược và giải
pháp SCM thích hợp, ngược lại, có nhiều công ty gặp khó khăn, thất bại do đưa ra các quyết
định sai lầm như chọn sai nguồn cung cấp nguyên vật liệu, chọn sai vị trí kho bãi, tính toán

lên kế hoạch. Nó cũng mang lại hiệu quả tối đa cho việc dự trù số lượng nguyên vật liệu,
quản lý nguồn tài nguyên, lập kế hoạch đầu tư và sắp xếp hoạt động sản xuất của công ty.
Một tác dụng khác của việc ứng dụng giải pháp SCM là phân tích dữ liệu thu thập được
và lưu trữ hồ sơ với chi phí thấp. Hoạt động này nhằm phục vụ cho những mục đích liên
quan đến hoạt động sản xuất (như dữ liệu về thông tin sản phẩm, dữ liệu về nhu cầu thị
trường…) để đáp ứng đòi hỏi của khách hàng. Có thể nói, SCM là nền tảng của một chương
trình cải tiến và quản lý chất lượng – Bạn không thể cải tiến được những gì bạn không thể
nhìn thấy.
Cấu trúc của SCM
Một dây chuyền cung ứng sản xuất bao gồm tối thiểu ba yếu tố: nhà cung cấp, bản thân
đơn vị sản xuất và khách hàng.
Nhà cung cấp: là các công ty bán sản phẩm, dịch vụ là nguyên liệu đầu vào cần thiết
cho quá trình sản xuất, kinh doanh. Thông thường, nhà cung cấp được hiểu là đơn vị cung
cấp nguyên liệu trực tiếp như vật liệu thô, các chi tiết của sản phẩm, bán thành phẩm. Các
công ty cung cấp dịch vụ cho sản xuất, kinh doanh được gọi là nhà cung cấp dịch vụ.
- Đơn vị sản xuất: là nơi sử dụng nguyên liệu, dịch vụ đầu vào và áp dụng các quá trình
sản xuất để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Các nghiệp vụ về quản lý sản xuất được sử dụng tối
đa tại đây nhằm tăng hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo nên sự thông suốt của dây
chuyền cung ứng.
- Khách hàng: là người sử dụng sản phẩm của đơn vị sản xuất.
Các thành phần cơ bản của SCM
Dây chuyền cung ứng được cấu tạo từ 5 thành phần cơ bản. Các thành phần này là các
nhóm chức năng khác nhau và cùng nằm trong dây chuyền cung ứng:
- Sản xuất (Làm gì, như thế nào, khi nào)
- Vận chuyển (Khi nào, vận chuyển như thế nào)
- Tồn kho (Chi phí sản xuất và lưu trữ)
- Định vị (Nơi nào tốt nhất để làm cái gì)
- Thông tin (Cơ sở để ra quyết định)
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

thông tin không đúng, hệ thống SCM sẽ không thể phát huy tác dụng. Bạn cần khai thác
thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và cố gắng thu thập nhiều nhất lượng thông tin cần thiết.
Những bƣớc đi cơ bản khi triển khai SCM
Bạn cần tuân thủ 5 bước đi cơ bản sau đây:
a. Kế hoạch – Đây là bộ phận chiến lược của SCM. Bạn sẽ cần đến một chiến lược
chung để quản lý tất cả các nguồn lực nhằm giúp sản phẩm phẩm, dịch vụ của bạn đáp ứng
tối đa nhu cầu của khách hàng. Phần quan trọng của việc lập kế hoạch là xây dựng một bộ
các phương pháp, cách thức giám sát dây chuyền cung ứng để đảm bảo cho dây chuyền hoạt
động hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tạo ra sản phẩm có chất lượng cao để đưa tới khách hàng.
b. Nguồn cung cấp – Hãy lựa chọn những nhà cung cấp thích hợp để đáp ứng các
chủng loại hàng hoá, dịch vụ đầu vào mà bạn cần để làm ra sản phẩm, dịch vụ của bạn. Bạn
nên xây dựng một bộ các quy trình định giá, giao nhận và thanh toán với nhà phân phối, cũng
như thiết lập các phương pháp giám sát và cải thiện mối quan hệ giữa bạn với họ. Sau đó,
bạn hãy tiến hành song song các quy trình này nhằm quản lý nguồn hàng hoá, dịch vụ mà bạn
nhận được từ các nhà cung cấp, từ việc nhận hàng, kiểm tra hàng, chuyển chúng tới các cơ sở
sản xuất đến việc thanh toán tiền hàng.
c. Sản xuất – Đây là bước đi tiếp theo, sau khi bạn đã có nguồn hàng. Hãy lên lịch
trình cụ thể về các hoạt động sản xuất, kiểm tra, đóng gói và chuẩn bị giao nhận. Đây là một
trong những yếu tố quan trọng nhất của dây chuyền cung ứng, vì thế bạn cần giám sát, đánh
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
12
giá chặt chẽ các tiêu chuẩn chất lượng của thành phẩm, cũng như hiệu suất làm việc của nhân
viên.
d. Giao nhận – Đây là yếu tố mà nhiều người hay gọi là “hậu cần”. Hãy xem xét từng
khía cạnh cụ thể bao gồm các đơn đặt hàng, xây dựng mạng lưới cửa hàng phân phối, lựa
chọn đơn vị vận tải để đưa sản phẩm của bạn tới khách hàng, đồng thời thiết lập một hệ
thống hoá đơn thanh toán hợp lý.

đơn đặt hàng từ nhà máy sản xuất của bạn tới nhà cung cấp nguyên vật liệu, để có được
những gì bạn cần cho hoạt động sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ.
ERP và SCM – thế nào là hợp lý?
Để trả lời câu hỏi này, trước tiên bạn cần làm rõ hai vấn đề: ERP là gì và ERP tác động
lên SCM như thế nào?
ERP – Hệ thống hoạch định các nguồn lực của doanh nghiệp (Enterprise resources
Planning) là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ các ứng dụng
quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất nhằm tự động hoá các quy trình quản
lý….
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
13
Với ERP, mọi hoạt động của công ty bạn, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây
chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản
phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất.
ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay.
Nếu triển khai thành công ERP, bạn sẽ có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và
thêm cơ hội để phát triển vững mạnh.
Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải
pháp quản trị doanh nghiệp mới này.
R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao
gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài
nguyên. Trong giới công nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ
liệu nào thuộc hệ thống mà bạn có thể truy cập và sử dụng được. Việc ứng dụng ERP vào
hoạt động quản trị công ty đòi hỏi bạn phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là
bạn phải:
-Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty.
-Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa

Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
14
thị trường Meta Group tiến hành với sự tham gia của 63 công ty, chi phí trung bình cho một
dự án ERP (bao gồm phần mềm, chi phí nhân công, tư vấn và phần cứng) sẽ vào khoảng 15
triệu USD. Mặc dù các dự án ERP phức tạp và có giá trị lớn, nhưng nếu được triển khai phù
hợp và khoa học, chúng sẽ đem lại những lợi ích không nhỏ.
Cụ thể, nếu được triển khai toàn bộ, một hệ thống ERP có thể giúp công ty tiết kiệm
trung bình hàng năm khoảng 1,6 triệu USD. Đối với các nhà quản trị, ERP là công cụ đắc lực
để quản lý tập trung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. ERP còn giúp doanh nghiệp
đánh giá khu vực tập trung nhiều khách hàng, đánh giá những loại hình dịch vụ mà khách
hàng ưa thích sử dụng… Bên cạnh đó, ERP còn mang lại nhiều lợi ích khác với các tính năng
như: phát triển khả năng mua bán, đặt hàng hay đăng ký dịch vụ trực tuyến, điều phối toàn bộ
giá cả cho các dự án, theo dõi, quản lý và sử dụng tài sản, xác định quyền hạn và trách nhiệm
của từng cá nhân tham gia hệ thống….
Hiện ERP vẫn đang được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau và có không ít công ty tuyên
bố rằng đang ứng dụng ERP, nhưng thực chất họ chỉ triển khai một hoặc hai thành phần nào
đó của ERP. Một công ty có thể mua nhiều giải pháp của các hãng phần mềm khác nhau rồi
chắp vá chúng lại một cách lỏng lẻo, gượng ép, liệu có thể khẳng định rằng: “Công ty chúng
tôi đang dùng ERP và sẽ áp dụng thành công SCM trên cơ sở này” không? Câu trả lời chắc
chắn sẽ là: “Không”.
Việc có nên triển khai SCM trên cơ sở một hệ thống ERP hiệu quả vẫn còn là một vấn
đề gây nhiều tranh cãi. Bạn có thể cần đến ERP, nếu bạn dự định thiết lập các ứng dụng SCP,
bởi vì chúng đều dựa trên cùng một loại thông tin được lưu trữ trong phần mềm ERP. Về mặt
lý thuyết, bạn có thể cung cấp cho phần mềm SCP những thông tin lấy từ các nguồn khác
nhau trong công ty (đối với phần lớn các công ty thì đó là các file excel nằm rải rác tại tất cả
các phòng ban).
Tuy nhiên, mọi việc sẽ không đơn giản, nếu bạn cố gắng lưu chuyển chúng một cách

hợp tác để cùng có lợi.
Mặc dù B2B mới chỉ xuất hiện trong vòng vài năm trở lại đây, nhưng một số ngành
công nghiệp, nhờ đó, đã có được những bước tiến lớn, nổi bật nhất là lĩnh vực sản xuất hàng
tiêu dùng để cung cấp trực tiếp cho các siêu thị và cửa hàng bán lẻ, sản phẩm tự động và
công nghệ cao.
Khi bạn hỏi những người ở “tiền tuyến” trong các ngành công nghiệp này rằng họ hy
vọng sẽ nhận được những gì từ các dây chuyền cung ứng của mình, thì hầu như tất cả đều sẽ
có cùng câu trả lời là: Sự rõ ràng. Dây chuyền cung ứng tại phần lớn các ngành công nghiệp
được xem như một ván bài lớn. Người chơi không muốn phơi bày các quân bài của họ, bởi vì
họ không tin tưởng bất cứ ai. Nhưng trên thực tế, nếu họ lật ngửa quân bài của mình, thì tất
cả đều có thể được hưởng lợi.
Các nhà cung cấp sẽ không phải dự đoán xem có bao nhiêu nguyên liệu thô sẽ được đặt
hàng, các nhà sản xuất sẽ không phải thu mua quá số lượng họ cần để dự phòng trong trường
hợp nhu cầu về sản phẩm đột ngột tăng cao, các nhà bán lẻ sẽ không phải để trống các kệ
hàng, nếu họ chia sẻ với nhà sản xuất các thông tin họ có về tình hình buôn bán sản phẩm của
nhà sản xuất… Internet đã giúp cho việc trao đổi thông tin này trở nên dễ dàng, nhưng hàng
thế kỷ không tin cậy và thiếu hợp tác giữa các bên đã khiến công việc này gặp nhiều khó
khăn.
Những năm gần đây, không ít công ty đã rơi vào tình thế “tiến thoái lưỡng nan”, tức là
họ bị buộc phải tham gia vào việc chia sẻ thông tin về dây chuyền cung ứng với một hoặc
một vài “đại gia” trong ngành. Bạn muốn bán hàng trong các cửa hàng thuộc hệ thống Wal-
Mart? Nếu có, bạn hãy sẵn sàng để chia sẻ dữ liệu với họ.
Ưu điểm của việc chia sẻ thông tin dây chuyền cung ứng kịp thời, chính xác là khả
năng sản xuất hay vận chuyển một số lượng nhất định sản phẩm phù hợp với nhu cầu của thị
trường. Đó là một công việc vẫn được biết đến với cái tên “Sản xuất kịp thời” (just-in-time
manufacturing) và nó cho phép các công ty có thể giảm thiểu lượng hàng tồn kho. Đồng thời,
các công ty thực chất sẽ cắt giảm được chi phí kể từ khi họ không còn phải mất tiền để sản
xuất và lưu kho các sản phẩm dư thừa nữa.
Cộng tác dây chuyền cung ứng (Supply chain collaboration)
Hãy xem xét các sản phẩm tiêu dùng như một ví dụ của sự cộng tác. Nhiều năm qua, có

thống sản xuất của riêng Cisco.
Ngay sau khi các nhà sản xuất phụ theo hợp đồng tiếp cận với mạng lưới của Cisco, hệ
thống mạng này bắt đầu can thiệp vào dây chuyền sản xuất của các nhà thầu phụ để đảm bảo
rằng mọi chi tiết đều hoàn hảo. Các nhà máy sản xuất nhận thông tin, kiểm tra lại rồi bắt đầu
vận hành theo đúng quy trình chung của mạng lưới Cisco. Một trong những bộ phận không
thể bỏ qua của Cisco đó là phần mềm kiểm tra tự động. Phần mềm này có chức năng xem xét
các quy định được mã hoá, so sánh đối chiếu với đơn đặt hàng và sau đó khảo sát kỹ lưỡng
xem liệu có điều gì bất ổn không. Nếu mọi việc đã đều ổn thoả, phần mềm của Cisco sau đó
sẽ công bố tên khách hàng và thông tin giao nhận để các nhà thầu phụ có thể vận chuyển
hàng hóa tới địa chỉ mà khách hàng yêu cầu.
Thế là khách hàng đã có sản phẩm. Không nhà kho, không kiểm kê hàng, không hoá
đơn hay chứng từ, chỉ là một chương trình phần mềm giám sát tự động dây chuyền cung ứng
của Cisco vào mọi thời điểm, tại mọi nơi và cùng một lúc. Dây chuyền sẽ tự động vận hành
cho đến khi có xuất hiện một khiếm khuyết nào đó. Trong trường hợp này, hệ thống sẽ báo
để bộ phận kỹ thuật hay IT kiểm tra. Những chuyên gia phần mềm quản lý dây chuyền cung
ứng gọi điều này là “quản lý bằng ngoại lệ” (management by exception) – bạn không cần làm
bất cứ điều gì, trừ khi hệ thống có một lỗi nào đó.
Nếu có một điểm yếu của hệ thống cộng tác này, thì đó chính là việc nó không được
kiểm nghiệm nhiều lần. Mạng lưới của Cisco được thiết kế để đối phó với sự tăng trưởng của
hãng. Nhưng Cisco và hệ thống mạng lưới cộng tác của mình đã gặp nhiều bất ngờ khi
đương đầu với sự suy thoái kinh tế trong thời gian gần đây. Đương nhiên hãng sẽ mất đôi
chút thời gian để khắc phục những khó khăn này trong mạng lưới cộng tác dây chuyền cung
ứng này, khi nhu cầu của khách hàng cho các sản phẩm sụt giảm và Cisco cùng các đối tác
trong dây chuyền cung ứng rơi vào tình trạng dư thừa sản phẩm – tương tự điều xảy ra với
các nhà sản xuất sản phẩm công nghệ cao trong thời kỳ suy thoái. Cisco buộc phải nhìn nhận
lại năng lực hoạch định dây chuyền cung ứng của mình.
Việc ứng dụng SCM có thể gặp khó khăn gì?
- Có sự tín nhiệm của các nhà cung cấp và đối tác: Việc tự động hoá dây chuyền cung
ứng khá phức tạp và khó khăn. Nhân viên của bạn cần thay đổi cách thức làm việc hiện tại,
và nhân viên của các nhà cung cấp mà bạn bổ sung vào mạng lưới cũng cần có những thay

ứng của một sản phẩm cụ thể. Không lâu sau, có khách hàng đã cập nhật một đơn đặt hàng
với số lượng sản phẩm lớn bất thường. Chỉ dựa trên đơn hàng đó, hệ thống lập tức phản hồi
với dự đoán rằng nhu cầu thị trường về sản phẩm này tăng vọt. Giả sử công ty cứ máy móc
làm theo kết quả do hệ thống đưa ra, họ sẽ gửi các đơn đặt hàng không chính xác tới các nhà
cung cấp trong dây chuyền cung ứng để đặt mua nguyên vật liệu sản xuất. Công ty này cuối
cùng đã phát hiện ra sai sót, nhưng chỉ sau khi một nhà dự đoán nhu cầu thị trường gạt bỏ
những con số của hệ thống đi và sử dụng các dữ liệu của riêng ông.
Đây lại là tiền đề của một câu chuyện khác: Các nhà dự đoán nhu cầu thị trường sẽ
không tin tưởng hệ thống và họ chỉ làm việc dựa trên các dữ liệu do họ tự thu thập. Nhà cung
cấp phải tự điều chỉnh lại hệ thống, sau đó nỗ lực tái lập niềm tin của nhân viên. Sau khi nhân
viên hiểu rằng họ sẽ có thể kết hợp chuyên môn của họ với một hệ thống có tính chính xác
cao, họ mới chấp nhận sử dụng công nghệ mới.
Dây chuyền cung ứng mở rộng (Extended supply chain) là gì?
Dây chuyền cung ứng mở rộng tập hợp tất cả những ai tham gia vào quy trình sản xuất
để cho ra một sản phẩm. Ví dụ, nếu bạn sản xuất sổ tay, dây chuyền cung ứng mở rộng của
bạn sẽ bao gồm các nhà máy nơi mà cuốn sổ được in ấn và lên trang, các công ty bán nguyên
liệu giấy cho bạn, các nhà máy nơi nhà cung cấp có cổ phần, và nhiều đơn vị khác có liên
quan. Điều quan trong là bạn cần theo dõi chặt chẽ tất cả những gì diễn ra trong dây chuyền
cung ứng mở rộng của bạn, bởi vì chỉ một sự kiện nào đó xảy ra với một nhà cung cấp, hay
nhà cung cấp của nhà cung cấp trong dây chuyền cung ứng, đều có thể tác động tới hoạt động
sản xuất của bạn theo kiểu phản ứng dây chuyền. Một vụ hoả hoạn tại nhà máy sản xuất giấy
có thể khiến hãng cung cấp giấy của bạn không còn nguồn hàng cung ứng. Nếu bạn biết rõ
những gì đang xảy ra trong dây chuyền cung ứng mở rộng, bạn có thể chủ động tìm kiếm một
nhà cung cấp giấy khác để đảm bảo sự ổn định cho toàn bộ hoạt động sản xuất.
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
18
Công nghệ nào sẽ ảnh hƣởng đến Dây chuyền Cung ứng?

a. Khái quát
CRM (Customer Relationship Management: Quản lý quan hệ khách hàng) là một
phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ
thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu,
liên lạc… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn.
Thông qua hệ thống quan hệ khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được cập
nhật và được lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Nhờ một công cụ dò tìm dữ liệu
đặc biệt, doanh nghiệp có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng tiềm năng và lâu
năm để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có
thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
b. Chức năng của CRM
Giải pháp EQ-EofficeCRM gồm 5 yếu tố:
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
19  Tiềm năng: Thông tin về các khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp.
 Tổ chức: Thông tin về các công ty khách hàng của doanh nghiệp cũng như những đối
tác
 Liên hệ: Thông tin về người liên hệ của công ty khách hàng
 Cơ hội: Những cơ hội bán hàng cần theo dõi
 Hoạt động: Tất cả các công việc về cuộc hẹn, tiếp xúc khách hàng do người dùng cài
đặt nhằm quản lý, theo dõi thời gian và công việc của mình
 Lịch làm việc: Những công việc mà nhân viên phải làm trong thời gian gần giúp nhân

- Đơn đặt hàng
- Hợp đồng
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
20

Chƣơng II
Chức Năng ERP

I/-Các chức năng cơ bản của ERP
Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh. Việc tích
hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ thống được trung tâm
hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lý bởi toàn bộ doanh nghiệp.
Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm:
 Lập kế hoạch, dự toán
 Bán hàng và quản lý khách hàng
 Sản xuất
 Kiểm soát chất lượng
 Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định
 Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng
 Tài chính – Kế toán
 Quản lý nhân sự
 Nghiên cứu và phát triển
Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh nghiệp cung cấp
giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù của

 Phân bổ chi phí nhân công và nguyên vật liệu theo phương pháp định mức hoặc hệ số.
Chi phí sản xuất chung được phân bổ theo phương pháp người dùng định nghĩa.
 Tính giá thành cả những bán thành phẩm trung gian trong dây chuyền để xác định giá
thành của thành phẩm cuối cùng, giải quyết được vấn đề nhận gia công hoặc đem gia
công một số công đoạn trong quy trình sản xuất.
 Có thể sử dụng hoặc không sử dụng giá thành kế hoạch.
 Kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo có liên quan.
Kế toán vật tƣ hàng hóa
 Lập và in các loại phiếu nhập xuất hàng hóa vật tư thành phẩm.
 Theo dõi tồn kho trên từng tài khoản, kho hàng.
 Tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp tính giá khác nhau.
 In thẻ kho và tình hình nhập xuất tồn theo từng kho, từng hàng hóa hay tài khoản.
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
 Lập và theo dõi công nợ các phiếu mua hàng.
 Kết xuất các bảng báo cáo hàng hóa dịch vụ mua vào.
 Theo dõi công nợ theo nhiều ngoại tệ.
 Kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo liên quan.
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
 Lập và in các phiếu bán hàng, bán thành phẩm, theo dõi doanh thu.
 Kết xuất báo cáo hàng hóa dịch vụ bán ra.
 Theo dõi công nợ phải thu theo nguyên tệ và nhiều ngoại tệ khác.
 Kết xuất các báo cáo liên quan.
Kế toán tài khoản ngoài bảng
 Lập và lưu trữ các phiếu liên quan đến tài khoản ngoài bảng.
 Tự động kết xuất lên bảng cân đối kế toán.
Kế toán tổng hợp
 Cho phép nhập và in tất cả các bút toán kết chuyển, điều chỉnh và tổng hợp.
 Kết xuất số liệu báo cáo.
Kế toán khác
 Đây là phần mở rộng của chương trình. Người sử dụng có thể khai báo nhiều đối

- Xác định kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ.
In các sổ sách kế toán theo quy định của Bộ Tài chính và theo nhu cầu riêng của công ty.
 Hệ thống báo cáo nội bộ rất chi tiết và đầy đủ, in theo nhiều kiểu khác nhau tùy theo
đối tượng nhận báo cáo và mục đích sử dụng báo cáo để tạo thuận lợi cho các cấp
lãnh đạo khác nhau nhận báo cáo.
 Trừ báo cáo tài chính in theo định kỳ, các báo cáo còn lại đều có thể lựa chọn thời
gian báo cáo từ ngày… đến ngày… hoặc từ tháng… đến tháng….
 Báo cáo nhanh: tất cả các báo cáo đều có thể in vào bất cứ lúc nào cần đến.
 Các báo cáo đều có thể xem trước trên màn hình hoặc chuyển đổi sang dạng Excel,
HTML (đưa lên website), văn bản dạng text hay dạng nhị phân để tùy nghi sắp xếp
theo nhu cầu của người dùng.
Công cụ hỗ trợ
 Theo dõi công nợ theo nhiều đơn vị tiền tệ.
 Theo dõi tình hình sử dụng ngân sách, kinh phí trong Công ty.
 Công cụ tìm kiếm nhanh chóng.
 Công cụ kiểm tra phân tích dữ liệu tại mỗi kết xuất: truy ngƣợc về chứng từ phát
sinh.
 Tự động trích khấu hao, tổng hợp kết chuyển, tính giá thành, xác định lãi lỗ.
 Khả năng mở rộng lớn và có nhiều tùy chọn giúp tương thích với đặc thù của từng
đơn vị.
 Hệ thống báo cáo phong phú, có khả năng thay đổi định dạng báo cáo.
Hệ thống
 Hệ thống hoạt động theo mô hình Client/Server trong môi trường mạng LAN.
 Hệ thống phân quyền chi tiết đến từng chức năng cũng như từng báo cáo. Có chức
năng phân quyền theo từng nhóm để giảm nhẹ việc phân quyền.
 Hệ thống có chức năng sao lưu và phục hồi dữ liệu.
 Hệ thống có khả năng rút dữ liệu của một khoảng thời gian ra khỏi hệ thống để sao
lưu làm cho hệ thống nhẹ nhàng và an toàn hơn. Khi cần chỉ chèn dữ liệu đã rút và sử
dụng bình thường.
 Với mô hình hệ thống là Client/Server trong mạng LAN, dữ liệu của hệ thống có thể

Quản lý dự án
 Lập dự án.
 Lập kế hoạch thu chi cho dự án, định kỳ thu chi.
 Phân bổ các khoản thu chi của dự án vào ngân sách.
 Duyệt kế hoạch thu chi của dự án.
 Thực hiện thu chi cho dự án theo kế hoạch.
Theo dõi việc thực hiện ngân sách
 Thực hiện phân bổ các khoản thu chi để tính toán và cập nhật thông tin thực về tình
hình thực hiện ngân sách.
 Điều chỉnh kế hoạch ngân sách khi cần.
 Kiểm tra và phân tích việc thực hiện ngân sách.
 So sánh giữa các điều khoản thu (chi) trong cùng một kỳ ngân sách.
 So sánh việc thực hiện ngân sách với kế hoạch lập ra trong cùng một kỳ ngân sách.
 So sánh một điều khoản giữa các kỳ khác nhau.
 Tính lại số thực tế của các điều khoản.
 Tính toán các tỷ số tài chính.
 Đánh giá ngân sách theo điều khoản, kế hoạch và thời kỳ.
 Phân tích trên các tỷ số tài chính.
 So sánh số các khoản thu chi ngân sách theo thời kỳ và hiện lên biểu đồ.
Quản lý hoạt động thu chi
Hoạt động thu chi sẽ được quản lý chặt chẽ dưới hình thức thu chi theo yêu cầu, quá trình
này bao gồm:
 Lập các phiếu yêu cầu thu chi. Cho phép tạm ngưng, hủy bỏ, phục hồi, xóa và điều
chỉnh yêu cầu thu chi.
 Duyệt yêu cầu thu chi.
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
==================================================================

SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398
24

 Tìm kiếm khách hàng từ danh mục.
Thông tin công nợ
 Công nợ phải trả và công nợ phải thu được thiết lập khi tạo yêu cầu thu hoặc chi liên
quan đến khách hàng.
 Xem công nợ và các phiếu thu/chi quá hạn liên quan đến một khách hàng.
 Điều chỉnh số dư công nợ khách hàng.
 Thiết lập chế độ nhắc nhở (nợ) đối với khách hàng.
 Biểu đồ so sánh nợ có của khách hàng theo thời gian.
 So sánh tổng nợ và có giữa các khách hàng.
 Khả năng thanh toán của khách hàng qua các thời kỳ.
Lập báo cáo tài chính
 Lập báo cáo thu chi.
 Xem các thông số về khả năng thanh toán.
 Phân tích chỉ số tài chính (cho người dùng tạo chỉ số từ các điều khoản).
 Phân tích hàm số (cho người dùng tạo hàm số từ các chỉ số).
 Phân tích ngân sách.