1

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 3
CHƯƠNG 1: 6
TỔNG QUAN VỀ ERP 7
1.1 Giới thiệu khái quát về ERP 7
1.1.1 Định nghĩa ERP 7
1.1.2 Cấu trúc của ERP 8
1.1.2.1 Kế toán tài chính 8
1.1.2.3 Quản lý sản xuất 9
1.1.2.4 Quản lý dự án 9
1.1.2.6 Dự đoán và lập kế hoạch 10
1.1.2.7 Báo cáo 10
1.1.3 Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP 10
1.1.4 Thị trường và các phân khúc sản phẩm ERP 16
1.1.4.1 Sản phẩm SAP 16
1.1.4.2 Sản phẩm Oracle eBusiness Suite (EBS) 17
1.1.4.3 Sản phẩm Microsoft Dynamics 17
1.1.4.4 Các giải pháp phân khúc II 18
1.1.5 Ý nghĩa của việc sử dụng ERP 20
1.2 Triển khai ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp 21
1.2.1 Xác định mục tiêu và phạm vi 21
1.2.2 Tổ chức nhân sự cho các dự án ERP 22
1.2.3 Quy trình triển khai ứng dụng ERP vào doanh nghiệp 24
1.2.4 Tình hình triển khai ERP tại SMBs 32
1.2.4.1 Ngân sách và chi phí triển khai 33
1.2.4.2 Các vấn đề khác trong triển khai ERP 35
1.3 Xu thế ứng dụng ERP đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam 36
CHƯƠNG 2: 39
MỐI QUAN HỆ GIỮA ERP VÀ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP 39

4.2.2.4 Trình độ quản lý 64
4.2.2.5 Sự thiếu hiểu biết ERP 65
4.2.2.6 Bất lợi đến từ nhà cung cấp, nhà tư vấn 65
4.3 Giải pháp cho các doanh nghiệp ứng dụng ERP đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa 66
4.3.1 Quy trình triển khai ERP vào doanh nghiệp. 67
4.3.2 Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp 69
4.3.3 Giải quyết nhu cầu về vốn 72
4.3.4 Chuẩn bị yếu tố con người 72
KẾT LUẬN 74
3

LỜI MỞ ĐẦU

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) - Một họ phần mềm đã trở thành
phổ dụng trên thế giới trong suốt những thập kỉ về trước, tuy mới chỉ bắt đầu ở Việt
Nam trong vòng một thập kỉ nhưng sẽ là một công cụ có tầm quan trọng trong các ứng
dụng quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh sau gần 4 năm gia nhập tổ chức
Thương mại thế giới WTO và giai đoạn hậu khủng hoảng tài chính thế giới 2008.
Các tác động của ERP đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là vấn đề được
các nhà nghiên cứu quan tâm đáng kể. Có nghiên cứu cho rằng các nhà đầu tư phản
ứng khá khả quan đối với thông báo việc ứng dụng ERP sẽ làm cải thiện tương lai hiệu
quả hoạt động doanh nghiệp, nâng cao quy mô thu nhập cho các cổ đông. Có nghiên
cứu cho rằng khi có sự cải thiện về hiệu quả của công nghệ thông tin, doanh nghiệp sẽ
có được thu nhập tài chính đáng kể hơn khi giảm được giá thành trong một thị trường
cạnh tranh khốc liệt bởi các đối thủ cùng ngành khác. Bên cạnh đó lại có những quan
điểm trái chiều cho rằng sự tác động của ERP không có hoặc có rất ít sự thay đổi của
hiệu quả hoạt động doanh nghiệp khi thực hiện nâng cấp công nghệ thông tin, một vấn
đề được xem như là một nghịch lý năng suất. Dẫu vậy, thực tiễn cho thấy rằng các
doanh nghiệp quy mô lớn và thành công trên thế giới đều thực hiện việc ứng dụng
ERP cho quy trình quản trị doanh nghiệp của mình.

 Chương 4: Thực trạng và giải pháp ERP cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt
Nam

5

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết
tắt
Diễn giải Gốc tiếng anh (nếu có)
ERP

ASP
Nhà cung cấp ứng dụng Applications Service Provider
SAV
Công ty Savimex
GSG
Công ty Giấy Sài Gòn
6

DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH
Danh mục bảng:
Bảng 1.1: Độ thỏa mãn của các giải pháp ERP
Bảng 1.2: So sánh tổng thể giữa SMBs và DN lớn
Bảng 3.1: Bảng kết quả hồi qui
Bảng 3.2: Bảng kết quả hồi quy điều chỉnh
Bảng 3.3: Kết quả kiểm định đa cộng tuyến
Danh mục biểu đồ:
Biểu đồ 1.1: Biểu đồ phân khúc thị trường ERP
Biểu đồ 1.2: Sự khác biệt trong thị phần giữa thị trường doanh nghiệp lớn và thị
trường doanh nghiệp nhỏ và vừa
Biểu đồ 3.1: Số lượng 32 công ty trong mẫu khảo sát và thời điểm bắt đầu triển khai
ERP
Biểu đồ 3.2 : Số lượng công ty qua các giai đoạn lọc dữ liệu
Danh mục hình:
Hình 1.1: Miêu tả sự tiến hoá của hệ thống ERP hiện đại ngày nay
Hình 1.2: Phân biệt các quy trình của MRP và MRPII

Hoạt động nghiệp vụ bên trong mỗi phân hệ bao gồm việc quản lý, ra quyết định, huấn
luyện, tài liệu, giao tiếp, quản lý con người…
1.1.2 Cấu trúc của ERP
Với mỗi tổ chức khác nhau, với mỗi ngành nghề kinh doanh khác nhau, với mỗi doanh
nghiệp thì thành phần, chức năng, cấu trúc của một hệ thống ERP sẽ rất khác nhau.
Một ERP tiêu chuẩn sẽ bao hàm các thành phần cơ bản sau đây:
1.1.2.1 Kế toán tài chính
Kế toán tài chính là một phần quan trọng, không thể thiếu ở bất kỳ một doanh nghiệp
nào, nhiệm vụ của bộ phận kế toán là trình bày, thông tin, phản ánh đầy đủ kịp thời và
chính xác các hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp đã phát sinh. Có thể nói
kế toán giữ vai trò như là người đại diện của doanh nghiệp với nhà nước. Nhiệm vụ
của phân hệ ERP là tự động tối đa hoạt động kế toán của doanh nghiệp.
- Sổ cái
- Sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng
- Cơ sở dự liệu khách hàng
- Đơn đặt hàng và các khoản phải thu
- Mua hàng và các khoản phải trả
- Lương
- Nhân sự
- Tài sản cố định
1.1.2.2 Hậu cần (Logistic)
Hậu cần có thể được xem như là một chức năng kinh tế chủ yếu, đóng vai trò quan
trọng đem lại thành công cho các doanh nghiệp sản xuất cũng như các doanh nghiệp
cung cấp dịch vụ.
Công tác hậu cần có thể phân thành 3 giai đoạn:
9

- Phân phối vật chất
- Quản lý giao nhận

1.1.2.7 Báo cáo
- Các công cụ lập báo cáo
Như vậy, ERP nhìn chung là một tập hợp các phân hệ chức năng dành cho các phòng
ban chức năng trong một doanh nghiệp như kế toán, bán hàng, vật tư, sản xuất. . .
1.1.3 Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP
Sự ra đời của hệ thống ERP là một bước ngoặt lớn trong sự phát triển của quy trình
quản trị doanh nghiệp. Những người đi tiên phong trong lĩnh vực này đã đặt tên cho hệ
thống ERP hiện đại ngày nay bằng cách ghép những chữ cái đầu tiên của hệ thống
hoạch định tài nguyên doanh nghiệp - Enterpise Resource Planning. Một số từ viết tắt
đã gây ra nhầm lẫn trong thời gian qua như MRP, MRPII, ERP và ERM.
Bốn từ viết tắt được dùng liên quan đến hệ thống ERP bao gồm:
MRP: Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu.
MRPII: Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất.
ERP: Enterprise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
ERM: Enterprise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp 11 Hình 1.1: Miêu tả sự tiến hoá của hệ thống ERP hiện đại ngày nay

- Thứ nhất xác định số lượng và tất cả các nguyên vật liệu thành phần để sản
xuất một loại hàng đó.
- Thứ hai là xác định các yếu tố về thời gian. Thời điểm cần các nguyên vật
liệu và các thành phần trong các công đoạn của quá trình sản xuất.
MRP dựa trên cấu trúc BOM, xem xét số lượng nguyên liệu tồn kho (thực tế, số lượng
đang trên đường về) và xác định số lượng thật sự cần mua thêm trong thời gian giao
hàng (mà nhà cung cấp hứa hẹn) nhằm đáp ứng một cách tối ưu cho sản xuất.
Còn MRPII được định nghĩa là: “Một phương pháp hoạch định hiệu quả các nguồn tài
nguyên của doanh nghiệp”. Nó nhắm đến việc hoạch định cho từng đơn vị bộ phận,
hoạch định tài chính và có khả năng dự trù cho các tình huống xảy ra trong quá trình
sản xuất.
13

Nó được hình thành từ nhiều chức năng riêng biệt liên kết lại với nhau:
- Hoạch định kinh doanh
- Hoạch định bán hàng và giao dịch
- Hoạch định sản xuất
- Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu
Đầu ra của hệ thống được tích hợp với những báo cáo tài chính như là:
- Kế hoạch kinh doanh.
- Báo cáo các đơn đặt hàng.
- Chi phí vận chuyển.
- Giá trị tồn kho.
- . . .
MRPII là kết quả trực tiếp và mở rộng từ các vòng lặp MRP. 14

Hình 1.2: Phân biệt các quy trình của MRP và MRPII


- Quản lý vật tư và thành phẩm
- Quản lý mua hàng
- Quản lý phân phối sản ohẩm
- Thiết kế và phát triển qui trình sản xuất
- Quản lý sản xuất
- Quản lý chất lượng
- Quản lý nhân sự
- Kế toán –tài chính
- Hệ thống báo cáo
Hệ thống ERP có thể coi là bước phát triển tiếp theo của hệ thống MRPII và một phần
nền tảng của định nghĩa hệ thống ERM.
1.1.4 Thị trường và các phân khúc sản phẩm ERP
Trên thị trường hiện nay có các nhà cung cấp lớn, cung cấp nhiều sản phẩm chất lương
cao, chiếm lĩnh trên thị trường:
1.1.4.1 Sản phẩm SAP
Công ty SAP có các sản phẩm như ERP, CRM và SCM, là công ty chiếm thị phần lớn
nhất trên thị trường tính theo tổng doanh thu. Theo nghiên cứu của Parorama, SAP
đang nắm giữ 35% thị phần trên thị trường ERP, dẫn đầu trong các nhà cung cấp. SAP
có thời gian triển khai kéo dài nhất – 20 tháng so với các giải pháp khác. Độ chênh
lệch trong thời gian triển khai ứng với từng dự án của SAP cũng rất lớn so với tất cả
các giải pháp còn lại (trừ Microsoft).
Tuy chi phí cao và thời gian triển khai lớn nhưng bù lại, lợi ích thực tế mà doanh
nghiệp thu được từ SAP cũng lớn nhất. Chi phí trung bình cho một dự án SAP ước
tính 16.821.832 USD, tương đương khoảng 18,6% doanh thu hàng năm của khách
hàng – con số lớn nhất trong các giải pháp.
17

1.1.4.2 Sản phẩm Oracle eBusiness Suite (EBS)
Oracle đang chiếm giữ 28% thị phần ERP, đứng thứ 2 sau SAP. Chi phí triển khai

(2.3%), Epicor (1.7%), IFS (1.7%) and Sage (1.3%). Chi phí triển khai trung bình 3,46
triệu USD, thấp hơn nhiều so với SAP và Oracle nhưng cao hơn Microsoft. Tuy nhiên,
chi phí này có mức chênh lệch rất lớn, có thể thay đổi từ mức dưới 0,1 triệu USD cho
tới 65 triệu USD, kết quả của việc tùy chỉnh giải pháp trong từng dự án.
Tỷ lệ chi phí triển khai các giải pháp thuộc phân khúc này so với doanh thu hàng năm
của các DN là 6,7%, thấp hơn nhiều mức 18,6% của SAP, 10,6% của Oracle, cao hơn
Microsoft (5,0%). Thời gian triển khai trung bình của phân khúc II cũng ngắn nhất (18
tháng). Một số chỉ số thống kê về các giải pháp ERP trên thị trường hiện nay như sau:
Bảng 1.1: Độ thỏa mãn của các giải pháp ERP
Chỉ tiêu SAP Oracle Microsoft
Phân
khúc II
Trung
Bình
Lợi ích thu được
72,2% 58,0% 68,0% 68,6%
65,3%
Độ thỏa mãn lãnh đạo
76,4% 75,9% 65,4% 67,7%
70,7%
Độ thỏa mãn nhân viên
73,6% 60,3% 76,9% 76,5%
67,4%
Độ thỏa mãn chung
73,0% 62,0% 69,0% 70,0%
67,0%
Mức độ rủi ro 50,0% 56,9% 57,7% 61,8% 54,0%
Nguồn: Nghiên cứu toàn cảnh ứng dụng ERP năm 2008 - Panorama
19


SA P Oracle Microsof t Phân khúc II
20

1.1.5 Ý nghĩa của việc sử dụng ERP
Việc áp dụng hệ thống ERP sẽ mang lại nhiều hiệu quả cho doanh nghiệp bên cạnh đó
nó còn giúp nâng cao sức mạnh quản lý của doanh nghiệp thể hiện trên các phương
diện:
Quy trình hoạt động của doanh nghiệp được chuẩn hóa và kiểm soát chặt chẽ
bằng phần mềm. Khi ứng dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể kế thừa các quy
trình nghiệp vụ hoàn chỉnh và hiệu quả của thế giới được đúc kết trong hệ thống ERP.
Toàn bộ các nghiệp vụ đều được định nghĩa để thực hiện tự động trên hệ thống ERP
không cho phép thực hiện tác nghiệp dư thừa bên ngoài hệ thống nên sẽ tránh được
những sai sót do chủ quan hay khách quan. Dữ liệu được kế thừa, chia sẻ giữa các bộ
phận, giảm công nhập liệu, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận và có số liệu tức thời
với độ tin cậy cao về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dễ dàng đào
tạo người mới vào nắm bắt các nghiệp vụ của công ty. Dễ dàng nâng cấp, bổ sung khi
có nghiệp vụ mới hoặc thêm chi nhánh mới.
Cải thiện sự kiểm soát của lãnh đạo về tất cả hoạt động của doanh nghiệp được
chính xác và tức thời. Hệ thống ERP là một phần mềm nên luôn cung cấp chính xác và
kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của công ty những số liệu như: doanh thu, chi
phí, tồn kho, công nợ, đơn hàng số liệu tổng hợp các chi nhánh, điểm bán lẽ một
cách tự động và tức thời. Lãnh đạo của doanh nghiệp có thể ở bất kỳ nơi nào có
Internet đều có thể đăng nhập vào hệ thống ERP để nắm tình hình kinh doanh của
doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể giảm lượng tồn kho đến mức thấp nhất nhờ thông tin tồn kho
chính xác và tức thời từ đó có thể lập kế hoạch mua hàng tối ưu, điều hàng hợp lý.
Quy trình mua hàng được kiểm soát một cách chặt chẽ từ đơn hàng mua cho đến khi
nhập kho và xuất kho, tránh tình trạng mua hàng không sát với thời điểm và nhu cầu
thực tế của các bộ phận. Ngoài ra, có thể kiểm soát tồn kho chậm luân chuyển để kịp
thời xử lý và điều phối được hàng hóa tồn kho trên toàn hệ thống kho bãi, chi nhánh,


Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP cho
doanh nghiệp, đề ra các yêu cầu cho hệ thống. Các yêu cầu này cần gắn với những
mục tiêu cụ thể và có thời hạn hoàn thành. Mục tiêu dự án chính là kết quả đạt được
sau khi dự án thành công, là sự kết hợp của những mục tiêu quản lý của các bộ phận
tác nghiệp và lãnh đạo của doanh nghiệp.
Ban chỉ đạo cần phân tích các mục tiêu lớn, tính cấp thiết của dự án dựa trên những
mục tiêu chung, những kế hoạch, đề án lớn của tổ chức, những đòi hỏi từ thực tế
nghiệp vụ có liên quan tới sự phát triển, ổn định, thậm chí là sự tồn tại của tổ chức
trong tương lai.
Mục tiêu và phạm vi của dự án cũng phải mang tính khả thi với nguồn lực của doanh
nghiệp.
1.2.2 Tổ chức nhân sự cho các dự án ERP
Lập Ban dự án là khâu đầu tiên. Sau đó, cả nhà triển khai và khách hàng cần thống
nhất đưa ra một cơ cấu tổ chức gồm: Ban chỉ đạo là lãnh đạo cấp cao của doanh
nghiệp, như Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, Kế toán trưởng và một số phụ trách
trực tiếp như trưởng các phòng, ban. Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là thiết lập chiến lược
chung cho việc phát triển ERP cho doanh nghiệp, đề ra các yêu cầu cho hệ thống. Các
yêu cầu này cần gắn với những mục tiêu cụ thể và có thời hạn hoàn thành.
Về phía doanh nghiệp, cần phải có một người đảm nhiệm vị trí Trưởng ban dự án
(Project Manager). Người này sẽ báo cáo trực tiếp cho Ban chỉ đạo và là người chịu
trách nhiệm chính từ phía doanh nghiệp trong việc điều hành dự án. Công việc chính
của Trưởng ban dự án là: Thiết lập các đối thoại, điều động nguồn lực dự án, điều phối
ngân sách dự án, theo dõi tiến độ Trưởng ban dự án phải là một cán bộ quản lý hiểu
biết về các quy trình nghiệp vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp, đồng thời có đủ
năng lực để đưa ra các giải pháp cho Ban dự án khi cần thiết.
Về phía nhà triển khai, cần một người giữ vai trò Tư vấn chính phụ trách triển khai dự
án. Nhiệm vụ của tư vấn chính là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua
23


họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng
dụng như thế nào. Người này sẽ đưa ra các mẫu thu nhỏ và thử nghiệm hẹp để kiểm tra
hệ thống trước khi triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp. Người sử dụng chính là đối
tượng của việc đào tạo chiều sâu về sử dụng hệ thống, theo nghĩa họ sẽ là những người
được nhà triển khai chuyển giao kỹ năng làm chủ hệ thống. Sau khi nhà triển khai rút
đi người sử dụng chính sẽ là những người huấn luyện và trợ giúp cho những người sử
dụng khác trong bộ phận của họ. Việc chọn và chỉ định người sử dụng chính không
những cần chọn người có năng lực mà còn phải cân nhắc các yếu tố khác như thời gian
họ có thể dành cho dự án.
Phụ trách chất lượng (Quality Assurance Manager) nhiều nhà triển khai ngoài Tư
vấn chính còn đưa ra một Phụ trách chất lượng, Phụ trách chất lượng thường là người
có cương vị rất cao từ phía nhà triển khai. Không can thiệp gì vào chuyên môn cũng
như công việc hàng ngày của dự án, vai trò chính của Phụ trách chất lượng là đảm bảo
khách hàng hài lòng với việc triển khai của dự án. Phụ trách chất lượng là người cuối
cùng chủ nhiệm dự án có thể liên hệ trong trường hợp không hài lòng với Tư vấn
chính mà không thể thống nhất được.
1.2.3 Quy trình triển khai ứng dụng ERP vào doanh nghiệp
Giống như bất kì một dự án nào khác, triển khai ERP cũng có những giai đoạn khác
nhau. Nhưng không có sự phân biệt rõ ràng cho từng giai đoạn, trong nhiều tình huống
một giai đoạn có thể bắt đầu trước khi giai đoạn trước đó kết thúc. Nhưng nhìn chung,
các giai đoạn này vẫn phải theo một thứ tự logic. Quy trình chuẩn để doanh nghiệp
tiến hành triển khai ERP:
Bước 1. Thực hiện tiền đánh giá (Pre-Evaluation Screening)
Thực hiện tiền đánh giá là bước đánh giá sơ bộ đầu tiên để loại bỏ trước những giải
pháp ERP hoàn toàn không phù hợp với doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đánh giá chi
tiết tỉ mỉ để lựa chọn sơ bộ ít hơn 5 giải pháp.
25

Doanh nghiệp cần lập ra Ban đánh giá để tiến hành tiền đánh giá các giải pháp ERP
trên thị trường để giới hạn lại số lượng trước khi phân tích đánh giá chi tiết.