Phần mở đầu
Nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý là một đòi hỏi khách
quan của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng. Đây là một vấn đề hết
sức phức tạp và có vai trò đặc biệt quan trọng, bởi lẽ lao động của nó là những
lao động làm việc trong lĩnh vực quản lý. Hoạt động lao động của nó có tác
dụng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh chung của doanh nghiệp .
Đối với tất cả mọi doanh nghiệp, mục tiêu lớn nhất của hoạt động sản
xuất kinh doanh là lợi nhuận. Để đạt đợc hiệu quả cao trong kinh doanh luôn
là vấn đề đặt ra cho mọi nhà quản lý. Trong nền kinh tế thị trờng để tồn tại và
phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải biết kinh doanh, kinh doanh phải có
hiệu quả. Để kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất trên cơ sở vật chất kỹ thuật và
lao động, cần phải xác định phơng hớng, cách thức đầu t, biện pháp sử dụng
các điều kiện sẵn có của mình.
Bên cạnh đó một nhân tố có ảnh hởng và tác động rất lớn đối với hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là hiệu quả hoạt động của bộ
máy quản lý.
Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là nhằm hoàn
thiện quá trình sản xuất kinh doanh với chất lợng cao, tiết kiệm tối đa thời
gian lao động, đồng thời làm cho bộ máy gọn nhẹ, năng động hoạt động nhịp
nhàng đạt hiệu quả cao.
Một bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả góp phần vào hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì nó sẽ đem lại lợi ích cho doanh nghiệp
1
và cho ngời lao động. Muốn cho bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả đòi
hỏi doanh nghiệp phải có biện pháp khắc phục những tồn tại, những hạn chế
mà doanh nghiệp đang gặp phải. Một trong những biện pháp trên là :
"Hoàn thiện bộ máy quản lý ".
Việc hoàn thiện bộ máy quản lý đồng thời phải tiến hành nhiều biện
pháp nh :
- Hoàn thiện chức năng - nhiệm vụ của các bộ phận chức năng.
- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức.

1.1. Bản chất
* Khái niệm bộ máy quản lý doanh nghiệp :
Nh chúng ta đã biết thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con
ngời bởi con ngời là một trong ba yếu tố cơ bản của lực lợng sản xuất. Trong
mọi hệ thống sản xuất con ngời luôn gữi vị trí trung tâm và có ý nghĩa quyết
định. Quy mô doanh nghiệp càng mở rộng, trình độ kỹ thuật càng phức tạp thì
vai trò của quản lý càng đợc nâng cao và thực tế đã trở thành một nhân tố hết
sức quan trọng để tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả kinh tế.
Vì thế bộ máy quản lý doanh nghiệp là tập hợp các bộ phận, phân hệ
với trách nhiệm quyền hạn nhất định đợc phân công thực hiện các chức năng
quản lý.
Bộ máy quản lý gồm hai yếu tố cơ bản nhất đó là cơ cấu tổ chức và bộ
máy quản lý.
4
a.Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân)
khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá và có
những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo những cấp những
khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ
mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công nhiệm vụ trong lĩnh vực
quản lý. Có tác động đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp quản lý, một
mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi ngời trong hệ thống, mặt khác có
tác động tích cực trở lại đối với việc phát triển doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức quản lý trớc hết là bản thân cơ cấu sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp. Giữa cơ cấu tổ chức quản lý với cơ cấu sản xuất của doanh
nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ hữu cơ với nhau. Đây là mối quan hệ giữa chủ
thể quản lý và đối tợng quản lý. Cơ cấu tổ chức quản lý đợc hình thành bởi các
bộ phận quản lý và các cấp quản lý. Bộ phận quản lý là đơn vị riêng biệt có
những chức năng quản lý nhất định nh cấp doanh nghiệp, cấp phân xởng...Số

Cán bộ quản lý tài chính : Là những ngời có quyền ra các quyết định
mang tính xây dựng chiến lợc, nguồn tài chính, kế hoạch, ngân sách.
Cán bộ quản lý sản xuất : Là những ngời có quyền ra các quyết định
mang tính tác nghệp và các chiến lợc sản phẩm, ngân quỹ phi tiền tệ.
Cán bộ quản lý nhân lực : Là những ngời có quyền ra các quyết định
mang tính chiến lợc liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, tập thể lao động,
phân tích nguồn nhân lực và các kế hoạch tác nghiệp.
1.2. Vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp
Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều nhằm thực
hiện một số mục tiêu nhất định. Để thực hiện đợc những mục tiêu đó, trong
mỗi doanh nghiệp đòi hỏi phải có lực lợng điều hành toàn bộ quá trình tổ
chức, thực hiện lực lợng này chính là lực lợng quản lý doanh nghiệp hình
thành nên cán bộ máy quản lý doanh nghiệp. Trong bộ máy quản lý doanh
nghiệp có sự sắp sếp, bố trí lao động quản lý, có sự kết hợp nhịp nhàng giữa
các thành viên trong cơ cấu. Từ sự phối kết hợp lý này mà khả năng chuyên
môn, chí sáng tạo của mỗi thành viên đợc khai thác phục vụ cho mục tiêu
quản lý nói riêng và mục tiêu toàn doanh nghiệp nói chung.
Nh vậy, nếu không có bộ máy quản lý thì không có lực lợng tiến hành
nhiệm vụ quản lý và không có quá trình tổ chức nào thực hiện đợc nếu không
có bộ máy quản lý. Chính vì thế mà trong doanh nghiệp bộ máy quản lý đóng
7
vai trò hết sức quan trọng, nó đợc coi nh là một cơ quan đầu não điều kiển mọi
hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp, nó quyết định số phận của
doanh nghiệp thông qua hiệu quả quản lý, nó phản ánh sự đi lên của doanh
nghiệp, đồng thời bộ máy quản lý có quyết định đến năng suất lao động của
doanh nghiệp.
2. Các kiểu cơ cấu tổ chức
2.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến :
Là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất đợc xây dựng theo đờng thẳng, chỉ có
một chủ thể cấp trên và một số chủ thể cấp dới chịu trách nhiệm về toàn bộ

đơn vị riêng biệt từ đó hình thành các cán bộ lãnh đạo đảm nhận một chức
năng nhất định.
Cơ cấu này đợc vận hành theo sơ đồ sau :
10
Lãnh đạo chức năng 1 Lãnh đạo chức năng n
........
Lãnh đạo doanh
nghiệp
Trong cơ cấu tổ chức này ta thấy, những ngời thừa hành nhiệm vụ ở cấp
dới nhận mệnh lệnh trực tiếp từ bộ phận lãnh đạo doanh nghiệp. Bởi vậy vai
trò ngời lãnh đạo doanh nghiệp là phối hợp đợc sự ăn khớp giữa những ngời
lãnh đạo chức năng, đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo, tránh tình trạng mâu
thuẫn trái ngợc nhau. Cơ bản của cơ cấu này là khai thác tốt nhất những đội
ngũ, chuyên gia giúp cho ngời lãnh đạo chung chỉ đạo các lĩnh vực chuyên
môn tốt.
2.3. Cơ cấu trực tuyến- chức năng :
Là loại hình cơ cấu kết hợp những u điểm của hai loại hình cơ cấu trực
tuyến và cơ cấu chức năng, hình thành cơ cấu mang tính liên hợp.
Cơ cấu này đợc vận hành theo sơ đồ sau :

11
......
...
Lãnh đạo doanh nghiệp
Lãnh đạo
tuyến 1
Lãnh đạo
tuyến n
Lãnh đạo chức
năng m

những mục tiêu lớn và quan trọng.
Cơ cấu này đợc vận hành theo sơ sau :
13
...
Lãnh đạo doanh nghiệp
Lãnh đạo
tuyến 1
Lãnh đạo
tuyến n
Lãnh đạo chức
năng m
Lãnh đạo
chức năng1
...
Lãnh đạo dự án 1
Lãnh đạo dự án 2
Lãnh đạo dự án L
Theo cơ cấu này ngời ta phân ra các chức năng theo phơng ngang của
dự án và các chức năng theo phơng dọc của các đơn vị chức năng. Lãnh đạo
các dự án trực tiếp giải quyết vấn đề : Làm cái gì ? Khi nào làm? Ai làm ?.
Lãnh đạo các tuyến cũng nh lãnh đạo các chức năng trực tiếp giải quyết
vấn đề : Làm nh thế nào ?.
Khi có một dự án cần thiết ta thực thi, lãnh đạo các tuyến, chức năng và
lãnh đạo các dự án sẽ cử ra các cán bộ tơng ứng cùng hợp tác thực hiện. Kết
thúc dự án, ngời nào trở về vị trí ban đầu của ngời đó. Việc cắt cử trên hình
thành nên các dòng và các ô nh một ma trận .
Cơ bản của cơ cấu này là có độ linh hoạt cao, dễ dàng di chuyển các cán
bộ có năng lực để thực hiện các dự án khác nhau, tập trung đợc nguồn lực và
những khâu xung yếu của tổ chức, giảm bớt cồng kềnh cho các bộ máy quản
lý của các dự án. Tuy nhiên thực hiện cơ cấu này cũng có một số nhợc điểm

Mỗi một công việc, mỗi một vấn đề dù lớn hay nhỏ, dù phức tạp hay
đơn giản đều có những yêu cầu , đòi hỏi đặt ra. Đặc biệt là ở lĩnh vực xây
dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp (một
vấn đề vô cùng phức tạp) yêu cầu phải đặt đợc. Trong cơ chế thị trờng, việc
hoàn thiện bộ máy quản lý phải hợp lý, phù hợp với từng doanh nghiệp, với
thời đại thì doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển đợc. Còn nếu cứng nhắc,
không phù hợp thì doanh nghiệp không thể đứng vững đợc trong cơ chế thị tr-
ờng luôn biến động nh hiện nay. Vì thế, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong
doanh nghiệp bắt buộc phải đặt ra cho mình những yêu cầu sau
- Tính tối u : giữa các khâu, các cấp quản lý phải thiết lập các mối quan
hệ hợp lý, lựa chọn và sắp xếp cán bộ quản lý vào từng vị trí đúng với khẳ
năng, trình độ của họ, qui định lề lối làm viếc chặt chẽ, giảm bớt các khâu, các
cấp trung gian, đảm bảo thông tin thông suốt. Làm nh vậy, cơ cấu tổ chức
quản lý sẽ mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích của hệ
thống.
- Tính linh hoạt : cơ cấu tổ chức quản lý có khẳ năng thích ứng với mọi
tình huống, mọi hoàn cảnh nhằm đáp ứng một cách mau lẹ, kịp thời trong
công tác quản lý của doanh nghiệp.
- Độ tin cậy cao : cơ cấu tổ chức bộ máy phải bảo đảm tính chính xác
đối với tất cả các thông tin đợc sử dụng trong doanh nghiệp. Muốn vậy cơ cấu
16
tổ chức bộ máy quản lý phải đợc cấu thành bởi những con ngời có năng lực,
phẩm chất tốt.
-Tính hiệu quả : cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính hiệu quả
nghĩa là chi phí bỏ ra phải tơng xứng với kết quả thu về. Đây là yêu cầu mang
tính tổng hợp và cũng là yêu cầu cuối cùng của việc xây dựng cơ cấu tổ chức.
2. Những nguyyên tắc hình thành cơ cấu tổ chức
a. Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy phải xuất phát từ nhiệm vụ và mục
tiêu của doanh nghiệp theo hớng phát triển. Nhiệm vụ và mục tiêu của doanh
nghiệp đợc xác định trên cơ sở phơng hớng phát triển xã hội, trên cơ sở các

quyền. Do vậy khi phân quyền cần phải có sự lựa chọn thận trọng, xem xét
cẩn thận công việc giao cho cấp dới, đồng thời chú trọng việc ban hành chính
sách cụ thể, hớng dẫn việc ra quyết định trong việc lựa chọn, bồi dỡng cán bộ
và trong việc lựa chọn những bộ phận kiểm tra thích hợp.
4.2. Các mối liên hệ trong cơ cấu :
18
- Liên hệ trực tuyến : là loại liên hệ giữa cán bộ và nhân viên trong một
bộ phận, giữa các bộ phận, giữa các cán bộ có liên quan với chỉ huy trực tiếp
của cấp trên và cấp dới.
- Liên hệ chức năng : là loại liên hệ giữa các bộ phận chức năng với
nhau nhằm hớng dẫn giúp đỡ nhau về chuyên môn, nghiệp vụ. Chẳng hạn giữa
thủ trởng, bộ phận chức năng cấp trên với cán bộ, nhân viên chức năng cấp d-
ới.
- Liên hệ t vấn : là loại liên hệ giữa cơ quan lãnh đạo chung, giữa các bộ
phận chỉ huy trực tuyến với các chuyên gia kinh tế, kỹ thuật, pháp chế.
5. Các nhân tố ảnh hởng tới cơ cấu tổ chức
Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, chẳng những phải xuất phát từ
những yêu cầu nh : tính tối u, tính linh hoạt, tính tin cậy, tính kinh tế, tính bí
mật, mà điều quan trọng và khó khăn nhất là phải quán triệt những yêu cầu đó
vào những điều kiện, hoàn cảnh, tình huống cụ thể nhất định. Nói một cách
khác là cần đến những nhân tố ảnh hởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình
thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý.
Ta có thể quy chung lại thành ba nhóm nhân tố cơ bản có ảnh hởng đến
cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nh sau :
a. Nhóm nhân tố thuộc cơ chế quản lý vĩ mô của Nhà nớc :
19
Nhóm nhân tố này có ảnh hởng gián tiếp nhng lại có tác động trực tiếp
đến việc hình thành và phát triển, hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quả lý của
doanh nghiệp.
b. Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản lý :

:
+ Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý
+ Sử dụng hợp lý cán bộ quản lý
+ Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho cán bộ quản lý
+ Tạo điều kiện làm việc và tạo bầu không khí tốt
+ Bồi dỡng nâng, nâng cao trình độ của cán bộ quản lý
21
Vì vậy các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện bộ máy quản lý, để cho bộ
máy quản lý ngày càng gọn nhẹ, tinh giảm và làm việc có hiệu quả hơn.
1.2. Tính tất yếu khách quan của việc hoàn thiện bộ máy quản lý
Chúng ta chuyển từ nền kinh tế tự cung, tự cấp sang nền kinh tế thị tr-
ờng thực hiện chủ trơng đổi mới của Đảng và Nhà nớc.
Trong những năm qua, các ngành, các cấp, các tổ chứcđã có sự chuyển
mình, đổi mới mạnh mẽ về t tởng tổ chức, mục tiêu dân giàu nớc mạnh, xã hội
công bằng văn minh và Đảng đã đề ra.
Trong các mục tiêu cần đổi mới về bộ máy quản lý là một vấn đề hết
sức cần thiết. Chúng ta đã trải qua một nền kinh tế kế hoạch hoá lâu năm, sự
phát triển kinh tế xã hội chậm chạp ì ạch do mang nặng tính chất bao cấp mà
bộ máy quản lý của các ngành, các cấp, các cơ quan đoàn thể còn cồng kềnh,
còn tồn tại nhiều tổ chức. Đông về lực lợng lao động nhng tính năng động và
hiệu quả kinh tế lại thấp và nhất là không phù hợp với nền kinh tế thị trờng
hiện nay.
Hoạt động lao động quan lý có nội dung rất đa dạng và phong phú, khó
xác định và hiệu quả của lao động này không thể hiện dới dạng vật chất, nhng
nó luôn luôn gắn liền với kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Mục tiêu lớn nhất của hoạt động sản xuất kinh doanh chính là lợi
nhuận. Để đạt đợc hiệu quả cao trong kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra cho mọi
nhà quản lý, cả về lý luận và thực tiễn. Không một nhà kinh doanh nào lại
22
muốn mình tồn tại trong tình trạng thua lỗ, để một sáng một chiều phá sản, để

là một yêu cầu tất yếu.
Vì vậy nội dung của công tác hoàn thiện bao gồm:
2.1, Hoàn thiện phân công và hiệp tác lao động trong bộ máy quản
lý.
Phân công lao động quản lý là sự phân chia quá trình quản lý thành các
quá trình, các bộ phận có tính chất chuyên môn hoá thành những công việc
riêng biệt và giao cho những ngời thực hiện có trình độ chuyên môn và nghề
nghiệp thích hợp
Hiệp tác lao động, quản lý là sự phối hợp giữa các cá nhân trong nội bộ
nhóm, tổ, giữa các tổ trong nội bộ phận và giữa các bộ phận quản lý với nhau
nhằm thực hiện các chức năng quản lý.
Hớng hoàn thiện phân công và hiệp tác lao động quản lý hiện nay là:
a) Hoàn thiện cơ cấu quản lý theo hớng vừa đảm bảo sự phù hợp giữa bộ
phận quản lý và bộ phận bị quản lý (sản xuất - kinh doanh). Vừa gọn nhẹ,
tránh lãng phí chi phí lao động và chi phí quản lý.
24
ở đây cơ cấu tổ chức quản lý thờng đợc hoàn thiện theo các kiểu: Cơ
cấu tổ chức trực tuyến (đờng thẳng), cơ cấu chức năng, và cơ cấu trực tuyến -
chức năng.
b) Hoàn thiện lao động, tuyển chọn và bố trí lao động và bộ máy quản
lý.
- Xác định chính xác tiêu chuẩn phẩm chất của lao động quản lý, nhất
là lao động lãnh đạo. Tiêu chuẩn ở đây gồm tiêu chuẩn chính trị, tiêu chuẩn
chuyên môn và tiêu chuẩn về năng lực tổ chức.
- Xác định nguồn bổ sung lao động quản lý hiện nay gồm:
+ Nguồn thị trờng lao động.
+ Nguồn từ nội bộ doanh nghiệp : Lao động ở các bộ phận sản xuất, chờ
việc...
+ Nguồn doanh nghiệp khác: Lao động quan lý doanh nghiệp khác
+ Nguồn từ các trờng đại học: các sinh viên sắp ra trờng. Chọn và bố trí