Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân
LỜI MỞ ĐẦU
Sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin là một trong những
thành tựu vĩ đại nhất của con người. Nhịp độ phát triển công nghệ thông tin
đang là một vấn đề rất được các nghành khoa học, giáo dục, kinh tế,… quan
tâm. Nó hiện hữu với một tầm vóc hết sức mạnh mẽ, to lớn và ngày càng lớn
mạnh thêm.
Tin học giữ vai trò đặc biệt trong hoạt động của con người, trong đời
sống xã hội, trong khoa học kỹ thuật, trong sản xuất kinh doanh, trong quản lý
khách hàng, trong các hoạt động mua bán hàng hoá…. Ứng dụng tin học
trong việc quản lý dường như không còn xa lạ với các doanh nghiệp, công ty
hiện nay. Lợi ích mà các chương trình quản lý mang lại khiến người ta không
thể phủ nhận tính hiệu quả của nó.
Trong nền sản xuất kinh doanh như hiện nay việc tin học hoá các hoạt
động quản lý là rất cần thiết. Quản lý kho hàng hoá trong các doanh nghiệp là
một công việc quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lý phải thực hiện nhiều
nghiệp vụ phức tạp. Một doanh nghiệp muốn phát triển khả năng sản xuất,
thông tin… và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả nhất
thì không thể thiếu một hệ thống thông tin hỗ trợ.
Tuy nhiên để có một phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù hợp với
hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn đề dễ dàng.
Sau một thời gian nghiên cứu, khảo sát hoạt động sản xuất kinh doanh tại
Công ty TNHH Quốc Minh, em nhận thấy hệ thống quản lý vật tư, hàng hoá
tại kho của Công ty rất phức tạp, khối lượng công việc nhiều đòi hỏi cần có
một phần mềm chuyên biệt có khả năng quản lý chính xác, thống nhất, cung
cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời cho những người sử dụng và quản trị
hệ thống.
Đỗ Thị Vân Quản lý kho hàng
1
Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân
Chính từ sự cần thiết và hiệu quả của phần mềm quản lý vật tư hàng hoá trong

̉
THƯ
̣
C TÂ
̣
P VA
̀
TỔNG QUAN VỀ ĐÊ
̀
TA
̀
I
1.1. Giới thiệu về cơ sở thực tập – công ty cổ phần phần mềm kế toán
Bravo
1.1.1.Giới thiệu chung về công ty
Tên công ty: Công ty cổ phần phần mềm Bravo
Tên tiếng Anh: Bravo Software Join Stock Company.
Giấy phép thành lập: Số 4667/GP_UB ngày 07/10/1999 của UBNN Hà Nội
Giấy chứng nhận ĐKKD: Số 056682ngày 18/10/1999của sở KH&ĐT Hà Nội
Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất phần mềm kế toán ( chủ yếu là phần mềm kế
toán)
Giám đốc công ty: ông Đào Mạnh Hùng
Địa chỉ : Trụ sở chính tại 48 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại 04.776.2472
Fax: 04.7760.2470
Email
Website: www.bravo.com.vn
Các chi nhánh công ty: Các văn phòng đại diện công ty tại Đà Nẵng, tại
thành phố Hồ Chí Minh
1.1.2.Chức năng và nhiệm vụ

Phòng Test sản phẩm
Phòng triển khai
Phòng bảo hành
Phòng Test sản phẩm
Phòng triển khai
Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh
Chi nhánh Đà Nẵng Chi nhánh TP HCM
Ban giám đốc
Phòng kế toán
Phòng HC_NS
5
Hình 1.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân
1.1.3.2.Tình hình nhân sự
Hiện nay đội ngũ nhân lực của Bravocó 93 người (62 nhân viên kỹ
thuật), trong đó có 1/3 nhân viên đã có kinh nghiệm làm việc trên 6 năm về
lĩnh vực, 1/3 có ít nhất 4 năm kinh nghiệm, số còn lại đều có ít nhất 1 năm
kinh nghiệm trong lĩnh vực. Đây là đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm
trong việc chuyển giao, thiết kế, sửa đổi chương trình phần mềm theo những
yêu cầu thực tiễn cảu khách hang. Những nhân viên này đều là những kỹ sư
tin học đã tốt nghiệp đại học( loại khá trở lên) chuyên nghành về tin học kinh
tế vừa hiểu biết sâu về kế toán, tài chính, vừa có khẳ năng lập trình tốt.
Phòng ban Bộ phận Chức năng, nhiệm vụ
Ban giám đốc
Giám đốc Điều hành chung toàn công ty
Phó giám đốc Điều hành chung các hoạt
động kinh doanh miền Bắc
Trưởng CN Đà
Nẵng
Điều hành chung các hoạt

các tỉnh miền Trung
3 Phòng bảo hành 03 người Phụ trách bảo hành sản phẩm
các tỉnh miền Trung
4 Phòng kế toán 01 người Quản lý thống kê tài chính và
báo cáo lên cấp trên
5 Phòng HC_NS 01 người Quản lý hành chính nhân sự của
công ty
Chi nhánh công ty tại TP Hồ Chí Minh(34 người)
TT Phòng ban Số lượng Chức năng, nhiệm vụ
1 Phòng kinh doanh 05 người Phát triển thị trường tại miền Nam
2 Phòng phát triển 03 người Nghiên cứu và phát triển các sản
phẩm
3 Phòng triển khai 20 người Triển khai dự án trên địa bàn các
tỉnh miền Nam
4 Phòng bảo hành 04 người Phụ trách bảo hành sản phẩm các
tỉnh miền Nam
5 Phòng kế toán 01 người Phụ trách thống kê kế toán tài
chính
6 Phòng HC_NS 01 người Quản lý HC_NS toàn chi nhánh
1.1.4.Chiến lược hoạt động kinh doanh của công ty
Mục tiêu phát triển của công ty là trở thành nhà cung cấp phần mềm số
một trong lĩnh vực phần mềm kế toán.Hiện nay công ty hơn 80 nhân viên, làm
việc tại ba văn phòng gồm Hà Nội, Đà Nẵng, và TP Hồ Chí Minh. Đây đều là
những nhân viên chuyên nghiệp, năng động sáng tạo, đã được đào tạo có bài
Đỗ Thị Vân Quản lý kho hàng
8
Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân
bản, hiểu sâu về kế toán tài chính và có kinh nghiệm triển khai lập trình tốt.
Công ty đã và đang triển khai một số dự án lớn được tài trợ bởi các tổ chức
quốc tế như: Ngân hàng Thế giới, Chính phủ Đan Mạch hay tổ chức SIDA

hoạt động của công ty đã tạo ra việc làm cho nhiều làng thủ công mà sản
phẩm thảm dệt tay của họ giờ đây đã được đưa tới rộng rãi nhiều miền trên
khắp đất nước.
Tiền thân của công ty là một cửa hàng bán các sản phẩm như thảm trải
nhà, tranh thảm treo tường vơí quy mô hoạt động nhỏ bé, không có đủ tư cách
pháp nhân để ký kết hợp đồng lớn. Với quyết tâm mở rộng doanh nghiệp
mình trong hoàn cảnh kinh tế đất nước đang có nhiều đổi mới, người chủ cửa
hàng đã thành lập công ty TNHH theo giấy phép thành lập số 1325/GP – UB
cấp ngày 3/7/1994 và giấy đăng ký kinh doanh số 04765 cấp ngày 5/9/1994.
Kể từ đó công ty chính thức hoạt động với nghành nghề đăng ký kinh doanh
là:”Buôn bán tư liệu sản xuất, buôn bán tư liệu tiêu dùng, đai lý mua bán và
ký gửi hàng hoá, chế biến thực phẩm, dịch vụ trang trí noi thất. Vốn điều lệ
lúc đó của công ty là 600 triệu đồng do hai sáng lập viên là Phạm Thị Thu
Thuỷ và Phạm Thị Kim Chung góp vốn chung. Đến nay sau 12 năm hoạt
động con số đó đã lên tới khoảng 20 tỉ đồng. Đó là thành quả lao động nỗ lực
hết mình, vượt qua muôn vàn khó khăn của ban giám đốc cũng như toàn thể
các nhân viên công ty.
1.2.2.Chức năng nhiệm vụ của công ty
Nhằm phát triển lâu dài công ty phải xây dựng kế hoạch phát triển, kế
hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, ngắn hạn, dài hạn trên cơ sở định
hướng thị trường và kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty cũng
Đỗ Thị Vân Quản lý kho hàng
10
Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân
luôn chú trọng việc tổ chức triển khai các định hướng, chính sách, kế hoạch
thương mại trong khu vực Hà Nội nói riêng và miền Bắc nói chung. Thị
trường của nghành thảm trải nhà vốn trước đây rộng mở nhưng hiện nay cũng
có nhiều công ty quan tâm và tìm cách chiếm lĩnh, do vậy Quốc Minh cũng
quan tâm sát sao việc thực hiện các hoạt động nhằm thực hiện các chính sách
khai thác thị trường. Trên cơ sở thu nhập và xử lý các thông tin thị trường,

vậy, nhân viên trong công ty có trình độ khá cao, trong văn phòng công ty đều
là những người có trình độ đại học hoặc sau đại học. Ngoài trình độ chuyên
Đỗ Thị Vân Quản lý kho hàng
Giám đốc
Phó giám đốc sản
xuất
Phó giám đốc
kinh doanh
Bộ phận
thiết kế
Bộ phận
thủ công
Bộ phận tiếp
thị bán hàng
Bộ phận xuất
nhập khâu
Bộ phận kế
toán
12
Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân
môn ra, họ còn có trình độ sử dụng máy vi tính và ngoại ngữ cơ bản nhằm
đảm bảo cho hoạt động của một doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Số người có
trình độ đại học trong công ty chiếm khoảng 24,5% tổng số lao động của công
ty. Các công nhân làm công việc may, lắp đặt sửa chữa có liên quan đến thảm
đều có trình độ tay nghề và kinh nghiệm làm việc. Với đội ngũ như vậy công
ty luôn làm hài lòng khách hàng trong nhiều năm qua.
1.2.6 .Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin ở công ty và giải pháp tin
học hoá
1.2.6.1.Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công ty
Sau 14 năm thành lập công ty đã có những bước phát triển rất vững

của các phòng ban khác. Điều đó dẫn đến việc chậm chễ trong việc đáp ứng
thông tin gây khó khăn cho công tác lập kế hoạch, chiến lược và ra quyết định
của các cấp lãnh đạo.
Từ những khó khăn trên, ban giám đốc công ty nhận thấy rằng cần phải
tin học hoá toàn diện công tác quản lý, ban giám đốc đã đề ra chiến lược phát
triển hệ thống thông tin phục vụ công tác ra quyết định để đáp ứng các yêu
cầu mới đặt ra của thị trường, bắt kịp thời đại tin học đang diễn ra như vũ báo
trên đất nước và thế giới.
1.2.6.2.Chiến lược phát triển hệ thống thông tin của công ty TNHH
Quốc Minh
Ban giám đốc xác định tình trạng quản lý thủ công không thể kéo dài
nhưng trong lúc này công ty không thể khắc phục một cách tổng thể và toàn
diện do chi phí để phát triển hệ thống thông tin là quá lớn mà công ty cần vốn
để phân bổ cho các mục đích khác, trong đó có một số phòng ban của công ty
đã được tin học hoá công tác nghiệp vụ nên Ban giám đốc quyết định chọn
Đỗ Thị Vân Quản lý kho hàng
14
Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân
giả pháp tin học hoá từng phần, từng bộ phận. Sau đó sẽ kết nối lại thành hệ
thống quản lý thống nhất trên cơ sở thiết lập mạng máy tính thống nhất toàn
cơ quan và trang bị một phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện dễ dàng
quản lý các nguồn lực, chia sẻ thông tin giữa các phòng ban, mọi người có thể
nắm bắt các thông tin nhanh chóng và kịp thời.
Trong năm tới công ty sẽ trang bị thêm máy stính máy in, hệ thống
mạng cho các phòng ban, đặc biệt công ty sẽ trang bị các phần mềm chuyên
dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng ban thực hiện các nghiệp vụ và
công tác quản lý của mình, giúp nâng cao năng suất lao động, đạt hiệu quả
cao trong công việc như phần mềm quản lý kho cho phòng vật tư, phần mềm
quản lý nhân sự và phần mềm quản lý công văn giấy tờ cho văn phòng...Một
hệ thống quản lý doanh nghiệp thống nhất sẽ được công ty thiết lập và trang

́
a, nhầm lẫn trong việc
kiểm kê ha
̀
ng ho
́
a, tốn nhiều thời gian cho việc tra cứu vật tưdo phải qua rất
nhiều sổ sách và gây chậm chễ khó khăn cho việc tổng hợp các báo cáo thống
kê trình lên ban giám đốc phê duyệt... Điều này đã gây cản trở cho việc quản
lý và ra quyết định của ban lãnh đạo, gây tổn thất cho công ty và hạ thấp năng
suất lao động.Từ đó ban giám đốc nhận thấy cần thay đổi cách quản lý bằng
việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý ha
̀
ng ho
́
a nhằm giảm bớt thời
gian, giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động, đạt hiệu quả cao nhất , tham
mưu và trợ giúp kịp thời cho quá trình ra quyết định của ban giám đốc, đảm
bảo sản xuất được thông suốt, nâng cao cạnh tranh trên thị trường.
Trong thời gian đàu thực tập tại công ty cổ phần phần mềm kế toán
Bravo em đã được tiếp xúc với dự án của công ty này trong đó có dự án về
phần mềm quản lý kho cho công ty TNHH Quốc Minh. Sau đó được chứng
kiến quy trình công việc tại công ty TNHH Quốc Minh, được sự đồng ý của
anh hướng dẫn thực tập em quyết định chọn đề tài:”Xây dựng phần mềm quản
lý kho cho công ty TNHH Quốc Minh”. Phần mềm sau khi được đưa vào ứng
dụng sẽ khắc phục được những sai sót trong quá trình quản lý thủ công và đáp
ứng yêu cầu của ban giám đốc cũng như nhu cầu ngày càng cao của công
việc.
Đỗ Thị Vân Quản lý kho hàng
16

Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân
Mặt khác sau khi khảo sát công việc quản lý kho, một vấn đề nữa là
tình trạng công việc của kế toán cũng như thư ký kho thường bị dồn vào cuối
tháng và cuối năm. Phải đợi đến cuối tháng mới tính giá vật tư sản xuất, ghi
sổ và lên báo cáo… dẫn đến thông tin có khi không cung cấp kịp thời. Do đó
cần thiết phải xây dựng một phần mềm với các chức năng tự động giúp giảm
bớt khối lượng công việc của nhân viên vào cuối kỳ, nhằm cung cấp thông tin
kịp thời cho cấp trên, đồng thời khắc phục những sai sót trong quá trình thực
hiện công việc.
1.2.7.3. Mục đích của đề tài
• Được người sử dụng chấp nhận.
• Giải quyết được các vấn đề khó khăn của công ty trong công tác thực hiện
quản lý vật tư, hàng hoá.
• Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng,
phục vụ tốt quá trình quản lý vật tư, phục vụ tốt bộ phận sản xuất.
• Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người
nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
• Giúp doanh nghiệp nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm đội ngũ
nhân công, tiết kiệm chi phí do thất thoát, lãng phí, giảm thiểu sai sót có thể
xảy ra trong quá trình quản lý, đồng thời hỗ trợ công việc cho người lao động.
1.2.7.4. Hiệu quả kinh tế mà đề tài có thể mang lại
• Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc
Phần mềm trong tương lai sẽ thay thế toàn bộ các nghiệp vụ thủ công
trong việc quản lý kho cho các doanh nghiệp có hệ thống kho hàng với quy
mô lớn bao gồm việc quản lý vật tư, hàng hoá, thống kê, tìm kiếm các danh
mục hàng hoá, vật tư, các danh mục chứng từ, sổ sách liên quan. Phần mềm ra
đời sẽ tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ, hỗ trợ cho các cán bộ quản lý kho và ban
Đỗ Thị Vân Quản lý kho hàng
18
Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân

quản trị cơ sở dữ liệu đang được sử dụng rộng rãi ở nước ta và trên thế giới.
Access là một bộ chương trình quan trọng trong tổ hợp chương trình
Microsoft Office Profesional do hãng Microsoft Coperation sản xuất. Phiên
bản đầu tiên của Access đîc ra đời vào năm 1989 và đến nay không ngừng
được cải tiến và hoàn thiện.
Ứng dụng Access cũng được tạo nên từ các đối tượng như một
CSDL, tức là gồm các bảng, query, form, report, macro….Các đối tượng
thuộc giao diện như thực đơn, dải công cụ, và hộp thoại đều rất tương tự như
các ứng dụng khác của Office mà phần lớn các cán bộ văn phòng đã quen
dùng. Việc trao đổi dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi
trường Windows như Excel, Word, Visual Foxpro, SQL Server…. Cũng rất
thuận tiện
Một cơ sở dữ liệu của Access được tạo lập bởi các thành phần:
• Các bảng cơ sở dữ liệu
• Các bảng truy vấn( Query)
• Các biểu mẫu ( Form)
• Các tập lệnh ( Macro)
• Các đơn thể viết bằng ngôn ngữ Visual Basic
1.2.8.2 . Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0
Visual Basic là ngôn ngữ lập trình được tích hợp trong Microsoft
Access, VB giúp cho việc xử lý dữ liệu trong Access được linh hoạt hơn
Đỗ Thị Vân Quản lý kho hàng
20
Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân
• VB có thể giúp cho CSDL dễ bảo trì hơn : nếu di chuyển một form hay
một report từ CSDL này sang CSDL khác thì các thủ tục gắn vào form hay
report đó cũng sẽ di chuyển theo
• Tạo hàm theo ý mình: VB có thể tạo hàm theo ý mình để tính những giá trị
theo những công thức hay qui trình phức tạp
• Báo lỗi hay xử lý lỗi theo ý mình: VB có thể giúp phát hiện lỗi của người

MINH
2.1. Tổng quan về phần mềm
2.1.1. Khái niệm phâ
̀
n mềm
Hiện nay trên thế giới có nhiêù khái niệm khác nhau về phần mềm
(software) và chương trình (program) . Phần mềm là các chương trình các thủ
tục tin học liên quan tới việc khai thác hệ thống thông tin. Chương trình là tập
hợp các chỉ dẫn nhằm thực hiện một nhiệm vụ xác định trên máy tính.
Chương trình là một tập hợp các câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều
ngôn ngữ lập trình, nhằm thực hiện tự động một số chức năng giải quyết một
bài toán nào đó.
Theo giáo trình tin học đại cương khoa Tin học ĐH Kinh tế Quốc Dân thì:
“Phần mềm máy tính là các chương trình, các cấu trúc dữ liệu làm cho
chương trình xử lý được những được những thông tin thích hợp và các tài liệu
mô tả phương thức sử dụng các chưpưng trình ấy. Phần mềm luôn luôn được
bổ sung và sửa đổi thường xuyên.
Khi lập trình ở quy mô học đường, người ta thường đồng nhất khái
niệm phần mềm với chương trình. Trong công nghệ phần mềm, khái niệm
phần mềm được hiểu tổng quát hơn. Người ta chấp nhận định nghĩa của nhà
tin học người Mỹ Roger Pressman: Phần mềm là tổng thể gồm 3 yếu tố:
Phần mềm = Chương trình máy tính + Cấu trúc dữ liệu + Hệ thống tài liệu sử
dụng.
Đỗ Thị Vân Quản lý kho hàng
22
Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân
2.1.2. Các giai đoạn phát triển của phần mềm
Tiến trình phát triển của phần mềm được chia ra thành 4 giai đoạn. Đó
là :
- Giai đoạn 1: Từ năm 1950 – 1960: Phần mềm có tốc độ chậm, xử lý theo lô.

- Phần mềm năng suất ( Productivity Software)
Là phần mềm giúp cho người dùng làm việc có hiệu quả và hiệu suất cao hơn,
một số phần mềm loại này như:
• Hệ soạn thảo điều khiển các máy tính hoạt động như một máy chữ để
giúp người dùng biên soạn các tài liệu như công văn, thư từ, báo cáo,…Hệ
soạn thảo văn bản được sử dụng nhiều nhất là Microsoft Office Word.
• Các bộ chương trình lập bảng tính giúp tính toán trên các con số để dễ
dàng lập ra các bảng biểu kế toán, thống kê, phân tích,…Bảng tính được sử
dụng nhiều nhất là Microsoft Office Exel.
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu giúp lưu trữ dữ liệu, tổ chức, sắp xếp, cập nhật
thông tin trong máy tính và tìm kiếm thông tin khi cần thiết. Các hệ quản trị
cơ sở dữ liệu thống nhất hiện nay là Foxpro, Microsoft Exel.
• Phần mềm gửi và nhận thư điện tử giú chúng ta giữ liên hệ với mọi đối tác
cho dù họ ở bất kỳ nơi đâu trên thế giới thông qua mạng Internetm ví dụ như
Outlook Express, Pegasus Mail…
• Phần mềm đồ hoạ giúp vẽ những bức tranh, tạo những hình ảnh ba chiều
và lam phim hoạt hình.
• Phần mềm chế bản điện tử cho phép dùng máy tính để phân trang, chia
cột,… và còn nhiều phần mềm khác nữa.
- Phần mềm kinh doanh
Đỗ Thị Vân Quản lý kho hàng
24
Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân
• Phần mềm kinh doanh: Gồm các bộ chương trình giúo các doanh nghiệp
hàon thành những nhiệm vụ có tính chất lặp đi lặp lại hàng ngáy, hàng tháng,
hàng quý hay hàng năm. Phần mềm kinh doanh khác phần mềm năng suất ở
chỗ nó nhấn mạnh vào những nhiệm vụ trên phạm vi toàn cơ quan như kế
toán, quản lý nhân sự, quản lý vật tư,…Các phần mềm kế toán được sử dụng
nhiều nhất hiện nay là Fast, Bravo…
• Phần mềm giải trí: bao gồm các trò chơi và các bộ chương trình giúp tiêu