GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 2

MỤC LỤC
Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 5
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 5
1.2 Chức năng và nhiệm vụ. 6
1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty: 7
1.4 Cơ cấu các phòng ban liên quan đến chu trình thanh toán lƣơng 8
Phần 2: CHU TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 13
2.1 Khái quát về chu trình tiền lƣơng 13
2.2 Các chính sách liên quan đến tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina 14
2.3 Thực trạng chu trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina 17
2.4 Hệ thống chứng từ áp dụng trong quy trình 22
Phần 3: ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY
TRÌNH TIỀN LƢƠNG 34
3.1 Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ về quy trình tính lƣơng: 34
3.2 Rủi ro quy trình chấm công: 35
3.3 Rủi ro quy trình tính lƣơng: 37
3.4 Rủi ro quy trình thanh toán lƣơng: 37
Kết luận 39 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 3

DANH MỤC BẢNG BIỀU, HÌNH VẼ
Bảng 1.1: Chính sách chuyên cần
Bảng 3.1: Rủi ro quy trình chấm công
Bảng 3.2: Rủi ro quy trình tính lƣơng
Bảng 3.1: Rủi ro quy trình thanh toán lƣơng

thu nhập của ngƣời lao động nhằm bồi đắp, tái sản xuất sức lao động để công nhân,
nhân viên tham gia sản xuất đạt đƣợc hiệu quả cao nhất.
Liệu có giải pháp nào giúp các nhà quản trị tự đánh giá tính hiểu quả hay mức độ
rủi ro của quy trình tính lƣơng của doanh nghiệp mình một cách dễ dàng? Điều gì sẽ
xảy ra nếu nhƣ công ty không có quy trình tính lƣơng một cách chặt chẽ? Giải pháp để
tìm ra hƣớng sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả? Để trả lời cho những câu hỏi
trên thì việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng trở
thành một yêu cầu cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nhờ đó doanh
nghiệp hoàn toàn có thể tự chủ động tìm giải pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro nhất là
đối với các doanh nghiệp có số lƣợng công nhân viên lớn.
Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, bài tiểu luận này nhằm mục đích tìm hiểu về
vấn đề “Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina”. Qua
đó, nhóm em đƣa ra những phân tích, nhận định tổng quát đề xuất một số kiến nghị
nhằm hoàn thiện hơn Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng tại đơn vị.
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 9

Chức năng nhiệm vụ của từng thành viên.
- Kế toán trƣởng:
Có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán
Có ý kiến bằng văn bản với ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán về
việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật ngƣời làm kế toán,
thủ kho, thủ quỹ;
Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời tài
liệu liên quan đến công việc kế toán. Báo cáo bằng văn bản cho ngƣời đại diện theo
pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán
trong đơn vị.
- Kế toán tổng hợp:
Tổng hợp, đối chiếu, kiểm tra các phần hạch toán của các phần hành kế toán
trƣớc khi số liệu đƣợc chính thức chấp nhận trong phần mềm kế toán

Lập báo cáo bán hàng, báo cáo phân tích bán hàng và báo cáo tình hình nợ phải
thu hàng tháng và lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng.
1.4.2. Tổ chức công tác phòng Nhân sự:
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân sự

Trƣởng phòng
Tiền lƣơng
Chính sách
Chế độ
Tuyển dụng
Đào tạo
(Nguồn: Phòng Nhân sự )
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 11

Chức năng, nhiệm vụ cùa từng thành viên
- Trƣởng phòng
Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến
lƣợc của công ty.Tƣơng tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêu cầu hay khó
khăn trong vấn đề nhân sự. Tham mƣu cho Ban giám đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ
chức, điều hành của công ty và xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức-Hành chánh-
Nhân sự.
- Nhân sự Tuyển dung – Đào tạo
Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút ngƣời tài cho công ty đồng thời

trƣớc 3 ngày trừ trƣờng hợp đột xuất phải nêu rõ lý do. Nếu công nhân tự ý nghỉ
phép, trong giới hạn 3 ngày tùy theo mức độ nghiêm trọng thì tổ trƣởng đánh
giá tính chuyên cần và nếu nghỉ quá 3 ngày thì mỗi ngày trừ 2% lƣơng.
 Quy định về chính sách chuyên cần đối với nhân viên trong công ty:
Bảng2.1: Chính sách chuyên cần

Thời gian công tác
Công tháng
Trên 4 năm
Dƣới 4 năm và thử việc
Đủ công
4 công chuyên cần
2 công chuyên cần
Nghỉ một ngày
2 công chuyên cần
1.5 công chuyên cần
(1 công chuyên cần = 1 ngày lƣơng)

 Trƣởng của mỗi bộ phận sẽ là ngƣời phê duyệt số giờ làm cho
nhân viên của họ trên bảng chấm công. Vào cuối mỗi tháng, công ty sẽ tổng
hợp bảng chấm công để hoàn thành bảng thanh toán tiền lƣơng trình cho Kế
toán trƣởng và Giám đốc ký duyệt.
 Nhân viên văn phòng và công nhân phân xƣởng đƣợc trả lƣơng 1 lần trong một
tháng (vào ngày 05 của mỗi tháng).
 Công ty trả tiền lƣơng, tiền thƣởng, những khoản phụ cấp và những thu nhập
khác theo lƣơng đƣợc quy định phù hợp với quy định của pháp luật và chính
sách nội bộ của công ty.
Cơ sở tính lương
 Công thức tính lƣơng:


 Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm lập Ủy nhiệm chi gửi lên ngân hàng yêu
cầu thanh toán lƣơng qua tài khoản ngân hàng cho từng nhân viên.

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 18

a. Quy trình chấm công
Sơ đồ 2.2: Lƣu dồ quy trình chấm công
CÁC BỘ PHẬN
BỘ PHẬN NHÂN SỰ TIỀN LƢƠNG
Hàng ngày, ngƣời lao động quét thẻ vào và ra công ty. Tổ trƣởng các bộ phận ghi
nhận giờ lao động, ăn trƣa, tăng ca của công nhân vào bảng chấm công, đồng thời theo

Lập bảng
chấm công
Bảng chấm
công
Ký xác
nhận
Nhập dữ liệu
vào Excel và
tổng hợp
Bảng chấm công
đã phê duyệt
Bảng chấm
công

Tập
tin
Bảng
TT
Xét
duyệt
Bảng TT
lƣơng
Xét
duyệt
Bảng TT
lƣơng
Các bộ phận
KT tổng
hợp
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 20

Sau khi nhận đƣợc bảng chấm công đã đƣợc xác nhận từ trƣởng các bộ phận, nhân
viên nhân sự tiền lƣơng căn cứ trên bảng chấm công, danh sách thay đổi bậc lƣơng công
nhân của các tổ, danh sách cán bộ công nhân viên nghỉ chế độ trong tháng, danh sách
công nhân nghỉ việc để tính lƣơng, tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá
nhân.
Việc tính lƣơng đƣợc thực hiện trên phần mềm excel. Sau đó in ra phiếu lƣơng
phát cho toàn thể nhân viên để ký xác nhận, khiếu nại nếu có sai sót trƣớc khi lập bảng
thanh toán lƣơng. Bảng thanh toán lƣơng đƣợc lập thành 2 liên gửi cho Kế toán trƣởng và
Giám đốc ký duyệt. Sau đó một liên đƣợc gửi cho kế toán tổng hợp, liên còn lại gửi cho
kế toán thanh toán.
c. Quy trình thanh toán và hạch toán lƣơng

UNC đã
xét duyệt
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 21

Sau khi nhận đƣợc bảng thanh toán lƣơng từ phòng nhân sự tiền lƣơng. Kế toán
thanh toán lập Ủy nhiệm chi (2 liên) để đề nghị thanh toán lƣơng kèm với Bảng thanh
toán lƣơng đã đƣợc ký duyệt trƣớc đó. Bộ chứng từ đƣợc đƣa cho Ban giám đốc ký duyệt.
Sau đó kế toán thanh toán gửi bộ chứng từ qua ngân hàng để tiến hành thanh toán. Sau
khi thanh toán, Ngân hàng gửi Giấy báo nợ tới kế toán thanh toán .
Sơ đồ 2.5: Lƣu đồ hạch toán lƣơng Kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng thanh toán tiền lƣơng đã đƣợc ký duyệt tiến hành
lập bút toán và định khoản chi phí lƣơng, các khoản trích theo lƣơng vào số cái trong
kỳ. Nhận đƣợc GBN kế toán thanh toán để tiến hành hạch toán số lƣơng thực tế chi trả
trong kỳ.

Quy ra công
1
2
3
…
31
Số
công
hƣởng
lƣơng
sản
phẩm
Số
công
hƣởng
lƣơng
thời
gian
Số
công
nghỉ
việc,
ngừng
việc
hƣơng
100%
lƣơng
Số
công
nghỉ

Cộng Ngày….tháng…năm
Ngƣời chấm công
(Ký, họ tên)

Phụ trách bộ phận
(Ký, họ tên)

Ngƣời duyệt
(Ký, họ tên)

- Lƣơng sản phẩm:
SP

theo quy định thì phải lập bảng chấm công làm thêm giờ.
Tên cột
Nội dung
Cột A, B
Ghi số thứ tự, họ và tên từng ngƣời trong bộ phận công tác.
Cột 1->31
Ghi số giờ làm thêm của các ngày (Từ giờ đến giờ ) từ ngày 01 đến ngày
cuối cùng của tháng.
Cột 32
Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày thƣờng trong tháng
Cột 33
Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày nghỉ thứ bảy, chủ nhật
Cột 34
Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày lễ, tết
Cột 35
Ghi tổng số giờ làm thêm vào buổi tối (tính theo quy định của pháp luật)
không thuộc ca làm việc của ngƣời lao động.

Gồm 3 chữ ký:
 Đại diện của bộ phận có ngƣời làm thêm: xác nhận việc làm thêm giờ của nhân
viên.
 Ngƣời chấm công: xác nhận việc chấm công làm thêm giờ.
 Ngƣời duyệt: phê duyệt việc chấm công làm thêm giờ.
Số liên: 2 liên
 Liên 1 chuyển cho đại diện các bộ phận để xác nhận, phê duyệt.
 Liên 2 chuyển cho bộ phận nhân sự tiền lƣơng để làm cơ sở lập Bảng thanh toán
tiền làm thêm giờ.

B
1
2
3
…
31
32
33
34
35 Cộng
Cột 3,4
Ghi số công và số tiền tính theo lƣơng thời gian.
Cột 5,6
Ghi số công và số tiền tính theo lƣơng thời gian hoặc ngừng, nghỉ việc
hƣởng các loại % lƣơng
Cột 7
Ghi các khoản phụ cấp thuộc quỹ lƣơng.
Cột 8
Ghi số phụ cấp khác đƣợc tính vào thu nhập của ngƣời lao động nhƣng
không nằm trong quỹ lƣơng, quỹ thƣởng
Cột 9
Ghi tổng số tiền lƣơng và các khoản phụ cấp mà ngƣời lao động đƣợc
hƣởng.

Cột 10
Ghi số tiền tạm ứng kỳ I của mỗi ngƣời
Cột 11,12,13,14
Ghi các khoản phải khấu trừ khỏi lƣơng của ngƣời lao động và tính ra
tổng số tiền phải khấu trừ trong tháng.
Cột 15
Ghi số tiền còn đƣợc nhận kỳ II. Bảng thanh toán tiền lƣơng đƣợc lập hàng tháng. Cơ sở để lập Bảng thanh toán tiền
lƣơng là các chứng từ liên quan nhƣ: Bảng chấm công.
Bảng thanh toán tiền lƣơng gồm 3 chữ ký:
 Ngƣời lập phiếu: xác nhận việc lập phiếu
 Kế toán trƣởng: kiểm tra lƣơng có tính đúng và đủ không
 Giám đốc: phê duyệt việc tính lƣơng.
Số liên: Lập thành 2 liên, gửi cho kế toán trƣởng, giám đốc xác nhận sau đó:


Gồm 3 chữ ký:
 Ngƣời lập bảng: xác nhận việc lập bảng
 Kế toán trƣởng: kiểm tra tiền thƣởng có tính đúng và đủ không
 Giám đốc: phê duyệt việc tính lƣơng thƣởng. GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 29

Hình 2.4: Mẫu bảng thanh toán tiền thƣởng

Đơn vị:…………
Bộ phận:………. BẢNG THANH TOÁN TIỀN THƢỞNG
Cộng

Tổng số tiền (viết băng chữ):……………………………

Ngày….tháng…năm
Ngƣời lập biểu
(Ký, họ tên)
Kế toán trƣởng
(Ký, họ tên)
Giám đốc
(Ký, họ tên)
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 30

e. Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Do bộ phận kế toán lập
Phƣơng pháp ghi nhận:
Góc trên bên trái của Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ phải ghi rõ tên đơn vị, bộ
phận làm việc.
Dòng tháng năm: Ghi rõ tháng và năm mà ngƣời lao động tiến hành làm thêm giờ.
Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên của ngƣời làm việc thêm giờ .

Gồm 3 chữ ký:
 Ngƣời lập bảng: xác nhận việc lập bảng
 Kế toán trƣởng: kiểm tra tiền làm thêm giờ có tính đúng và đủ không
 Giám đốc: phê duyệt việc tính lƣơng làm thêm giờ.
Hình 2.5: Mẫu bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LÀM THÊM GIỜ
Tháng năm
Số: Tổng số tiền viết bằng chứ……………………………………………………………
(Kèm theo .chứng từ gốc: Bảng chấm công làm thêm ngoài giờ tháng năm )
Ngày tháng năm

Ngƣời lập biểu
(Ký, họ tên)
Kế toán trƣởng
(Ký, họ tên)
Ngƣời duyệt
(Ký, họ tên)
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 32

f. Phiếu lƣơng từng ngƣời
Do nhân viên nhân sự tiền lƣơng lập.
Mục đích: Để ngƣời lao động xác nhận số lƣơng mình đƣợc hƣởng đã đƣợc tính

số giờ tăng ca, cố tính
không xóa tên những nhân
viên đã nghỉ việc, ký thay,
ký hộ, trốn việc

Dùng hệ thống quẹt thẻ vân
tay