ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA TIN HỌC KINH TẾ
---------------------
CHUYÊN ĐỀ
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề tài: X©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý v¨n b¶n
t¹i Trung
t©m C«ng nghÖ th«ng tin - Ng©n hµng C«ng th ¬ng
ViÖt Nam
Giáo viên hướng dẫn: KS. Hồ Bích Hà
Cán bộ hướng dẫn: KS. Nguyễn Anh Tuấn
KS. Trần Xuân Quang
Sinh viên thực hiện: Ngô Lan Phương
Lớp: Tin học kinh tế 44A
Nơi thực tập: Trung tâm CNTT – Ngân hàng
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
Công thương Việt Nam– 46A Tăng Bạt Hổ
Hà Nội - 2006
Mục lục........................................................................................................
Lời nói đầu ..................................................................................................
CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT
NAM VÀ TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN .............................
I. Tổng quan về Ngân hàng Công thương Việt Nam (Incombank) ...........
1. Giới thiệu chung …..................................................................................
2. Hệ thống tổ chức ….................................................................................
3. Các hoạt động chính ……........................................................................
4. Tình hình kinh doanh ..............................................................................
II. Tổng quan về Trung tâm Công nghệ thông tin – Ngân hàng Công
thương Việt
Nam .........................................................................................
1. Giới thiệu chung về Trung tâm Công nghệ thông tin ………………….

Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
CHƯƠNG II. PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ …........................................................................
1. Hệ thống thông tin ……..........................................................................
1.1. Khái niệm hệ thống thông tin ………………………………………...
1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin …………………………...
1.3.. Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin ………………………..
2. Đánh giá yêu cầu phát trỉen hệt hống thông tin ………………………..
3. Phân tích chi tiết .……………………………………………………….
3.1. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD) …………………………………..
3.2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) .………………………………………...
3.3. Sơ đồ luông dữ liệu (DFD) …………………………………………..
4. Thiết kế logic .……………………………………….............................
5. Đề xuất các phương án của giải pháp ……………….............................
6. Thiết kế vật lý ngoài …………………………………………………...
7. Triển khai kỹ thuật hệ thống …………………………………………...
8. Cài đặt và khai thác …………………………………………………….
CHƯƠNG III. KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN – NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM …………
I. Khảo sát quy trình quản lý văn bản tại Trung tâm Công nghệ thông tin .
1. Văn bản đến ……………………………………………………………
2. Văn bản đi ……………………………………………………………...
II. Phân tích hệ thống thông tin quản lý văn bản …………………………
1. Các tác nhân của hệ thống ……………………………………………..
1.1. Văn thư ……………………………………………………………….
1.2. Chuyên viên ………………………………………………………….
2
0
2

3. Sơ đồ luồng thông tin IFD ………………..………….………………...
3.1. Sơ đồ luồng thông tin của văn bản đến ………………………………
3.2. Sơ đồ luồng thông tin của văn bản đi ………………………………..
4. Sơ đồ luồng dữ liệu …………………..………………………………...
4.1. Sơ đồ DFD ngữ cảnh ………………..……………………………….
4.2. DFD mức 0 …………………………………………………………...
4.3. DFD mức 1 …...……………………………………………………....
III. Thiết kế cơ sở dữ liệu ………………………………………………....
1. Các bảng cơ sở dữ liệu ………………………………………………....
2. Mối quan hệ thực thể …………………………………………………..
IV. Các thuật toán …..…………………………………………………….
1. Thuật toán đăng nhập ………………………………………………......
2. Thuật toán cập nhật dữ liệu ……………………………………….........
3. Thuật toán tìm kiếm ………………………………………………........
4. Thuật toán lập báo cáo ……………………………………………........
V. Các màn hình giao diện ………,,……………………………………...
Kết luận …………………………………………………………………...
Tài liệu tham khảo ………………………………………………………..
Phụ lục ……………………………………………………………………
30
31
32
33
33
33
33
34
34
35
35

Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD
5
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
LỜI NÓI ĐẦU
Công nghệ thông tin và khoa học kỹ thuật phát triển, được ứng dụng
nhiều vào trong công việc và đời sống nhằm phục vụ cho nhu cầu ngày càng
cao của con người. Từ những công việc đơn giản đến phức tạp đều có sự góp
mặt của công nghệ thông tin và công nghệ thông tin đã chứng tỏ vai trò quan
trọng không thể thiếu của mình.
Quản lý hồ sơ, văn bản là một thủ tục hành chính rất quan trọng và
cần thiết của mọi cơ quan và tổ chức. Hiện nay, cùng với sự phát triển của
công nghệ thông tin, việc quản lý văn bản cũng dần được tin học hoá. Đưa
tin học vào trong việc quản lý văn bản, hồ sơ đã giúp cho khối lượng công
việc của văn thư được giảm nhẹ đáng kể.
Đáp ứng nhu cầu đó, em đã lựa chọn đề tài cho chuyên đề thực tập tốt
nghiệp là: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý văn bản tại Trung tâm
Công nghệ thông tin – Ngân hàng Công thương Việt Nam”. Hy vọng đề
tài này sẽ được ứng dụng và đáp ứng tốt các nhu cầu quản lý văn bản tại
Trung tâm Công nghệ thông tin hiện nay.
Chuyên đề thực tập bao gồm 3 chương:
• Chương I. Tổng quan về Ngân hàng Công thương Việt Nam và
Trung tâm Công nghệ thông tin.
• Chương II. Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin quản lý.
• Chương III. Khảo sát, phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
quản lý văn bản tại Trung tâm Công nghệ thông tin – Ngân hàng
Công thương Việt Nam.
Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD
6
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp

- 2 S giao dch ln (ti H Ni v ti Thnh ph H Chớ Minh).
- 130 chi nhỏnh, trờn 700 im giao dch v 420 qu tit kim.
- 03 Cụng ty hch toỏn c lp l Cụng ty Cho thuờ Ti chớnh Ngõn
hng Cụng thng, Cụng ty Trỏch nhim hu hn Chng khoỏn
Ngõn hng Cụng thng v Cụng ty Qun lý N v Khai thỏc Ti
sn Ngõn hng Cụng thng .
- 02 n v s nghip l Trung tõm Cụng ngh Thụng tin v Trung
tõm o to.
Ngô Lan Phơng - Tin học 44A - ĐHKTQD
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Ngõn hng Cụng thng Vit Nam l thnh viờn sỏng lp ca cỏc T
chc Ti chớnh Tớn dng:
- Si Gũn Cụng thng Ngõn hng
- Indovina Bank (Ngõn hng liờn doanh u tiờn ti Vit Nam)
- Cụng ty cho thuờ Ti chớnh quc t - VILC (Cụng ty cho thuờ ti
chớnh quc t u tiờn ti Vit Nam)
- Cụng ty Liờn doanh Bo him Chõu Ngõn hng Cụng thng
ng thi, l thnh viờn chớnh thc ca:
- Hip hi Ngõn hng Vit Nam (VNBA)
- Phũng Thng mi v Cụng nghip Vit Nam
- Hip hi Ngõn hng Chõu (AABA)
- Hip hi Thanh toỏn vin thụng Liờn ngõn hng ton cu (SWIFT)
- T chc Phỏt hnh v Thanh toỏn th VISA, MASTER quc t
- Hip hi Cỏc T chc Ti chớnh cho vay Doanh nghip va v nh
APEC
Ngõn hng Cụng thng Vit Nam ó ký 8 Hip nh Tớn dng khung
vi cỏc quc gia B, c, Hn quc, Thy S, cú quan h i lý vi 735 ngõn
hng trờn khp ton cu v cú th i bng in SWIFT (SWIFT Thanh
toỏn vin thụng liờn ngõn hng ton cu) cú gn mó khoỏ ti 11.915 ngõn

Phòng
giao dịch
Quỹ tiết
kiệm
Trụ sở chính
Sở giao
dịch
Chi nhánh
cấp 1
Đơn vị sự
nghiệp
Văn phòng
đại diện
Công ty
trực thuộc
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
4. Tình hình kinh doanh.
Cùng với những tín hiệu khởi sắc của nền kinh tế Việt Nam trong thời
kỳ đổi mới, hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Công thương Việt Nam đã
có những bước phát triển khả quan, đã thực hiện đạt và vượt các chỉ tiêu kế
hoạch về tín dụng, huy động vốn, lợi nhuận, trích lập dự phòng rủi ro.
Thực hiện chiến lược phát triển kinh tế xã hội, phát triển đất nước đến
năm 2010, chủ trương tiếp tục đổi mới hoàn thiện hệ thống tài chính - ngân
hàng và đề án cơ cấu lại Ngân hàng Công thương Việt Nam giai đoạn 2001-
2010. Mục tiêu phát triển của Ngân hàng Công thương Việt Nam đến năm
2010 là:
“Xây dựng Ngân hàng Công thương Việt Nam thành một Ngân hàng
thương mại chủ lực và hiện đại của Nhà nước, hoạt động kinh doanh có hiệu
quả, tài chính lành mạnh, có kỹ thuật công nghệ cao, kinh doanh đa năng,
chiếm thị phần lớn ở Việt Nam”.

thông tin điện toán, hiện đại hóa các mặt nghiệp vụ phục vụ cho hoạt
động kinh doanh của Ngân hàng Công thương Việt Nam. Năm 2000,
Trung tâm Công nghệ thông tin được chính thức thành lập theo quyết
định số 091/QĐ-HĐQT-NHCT1 ngày 17/07/2000 của chủ tịch Hội
đồng quản trị Ngân hàng Công thương Việt Nam. Trung tâm trở thành
một đơn vị sự nghiệp, một đơn vị thành viên của Ngân hàng Công
thương Việt Nam. Bên cạnh Trung tâm Công nghệ thông tin, Ngân
hàng Công thương Việt Nam còn có một mạng lưới chân rết đến từng
cơ sở. Đó chính là các phòng/ tổ Thông tin điện toán tại từng chi
nhánh trực, phụ thuộc.
1.2. Cơ cấu tổ chức.
Trung tâm Công nghệ thông tin có trụ sở chính tại tầng 5, 108 Trần
Hưng Đạo, trụ sở làm việc tại 46A Tăng Bạt Hổ, thành phố Hà Nội.
Số cán bộ biên chế: 142 người. Trong đó: 99 nam và 43 nữ.
Trình độ chuyên môn:
- Trên đại học: 3
- Đại học: 105
- Cao đẳng: 5
- Trung cấp: 7
Tổ chức Đảng, chi bộ có 18 Đảng viên với 13 nam và 5 nữ.
Tổ chức mạng lưới: có 7 phòng ban:
- Phòng Kế hoạch Nghiên cứu và Phát triển.
- Phòng Ứng dụng - Triển khai - Bảo trì.
- Phòng Tích hợp hệ thống.
- Phòng Kỹ thuật truyền thông trang thiết bị.
Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Phũng Lu tr - Vn hnh - Phc hi d liu.
- Phũng H tr k thut cỏc chi nhỏnh phớa nam.

kp thi cho Ban iu hnh phc v cụng tỏc qun lý ca tr s chớnh.
Lu tr an ton d liu cỏc h thng quan trng ti chi nhỏnh v tr s
chớnh.
- Nõng cp dựng th thay a bo mt trong chng trỡnh thanh toỏn in
t, thanh toỏn quc t v qun lý n tng tờn cỏn b kim soỏt s dng
th bo mt, nõng cp v b sung mt s phõn h trong chng trỡnh
MISAC, thc hin kt ni gia chng trỡnh thanh toỏn song biờn,
chng trỡnh MISAC v chng trỡnh thanh toỏn in t.
- Thc hin cụng vic qun tr d liu ti trung tõm v mỏy ch cỏc chi
nhỏnh.
- Cng bt u t nm 2000 n nay, Trung tõm Cụng ngh thụng tin ó
nghiờn cu v xõy dng d ỏn thụng tin WEB Site & Intranet ICBV
nhm khai thỏc v qun lý thụng tin hiu qu hn, phự hp vi yờu cu
phỏt trin cụng ngh thụng tin hin nay (bao gm gii phỏp v phng ỏn
k thut), hon thnh nghiờn cu phn th tớn in t (e-mail) v hin
ang tin hnh trin khai h thng e-mail ti cỏc chi nhỏnh trờn ton
quc, bc u phc v cho cụng tỏc truyn nhn bỏo cỏo, trao i thụng
tin gia chi nhỏnh, cỏc phũng, ban ti tr s chớnh ca Ngõn hng Cụng
thng Vit Nam v bc u a ch ký in t vo ỏp dng cho vic
trao i, mó húa cỏc thụng tin quan trng qua h thng e-mail.
Ngô Lan Phơng - Tin học 44A - ĐHKTQD
15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Ngoi h thng ng truyn X25 ó xõy dng t nm 1995, Ngõn hng
Cụng thng Vit Nam ó xõy dng c h tng truyn thụng trờn c s
ng thuờ bao Leased Line gia chi nhỏnh v trung ng. n nay,
Ngõn hng Cụng thng Vit Nam ó cú c mt h thng ng trc
H Ni Thnh ph H Chớ Minh, H Ni - Nng, H Ni Hi
Phũng tc cao (t 256Kbps n 512 Kbps) ng thi m bo mi h
thng ng trc luụn c d phũng an ton thụng qua vic ký kt thuờ

hiu qu thit thc.
Bờn cnh ú, Trung tõm Cụng ngh thụng tin s phi tip tc:
- Trin khai m rng thanh toỏn song biờn vi cỏc Ngõn hng Nụng nghip
Vit Nam, Ngõn hng u t phỏt trin Vit Nam, Ngõn hng Ngoi
thng Vit Nam v Kho bc Nh nc Vit Nam.
- Nghiờn cu phỏt trin cỏc sn phm mi phc v huy ng vn: chng
ch tin gi, trỏi phiu mnh giỏ ghi s, trỏi phiu ngoi t...
- Nghiờn cu v trin khai cỏc bin phỏp phũng chng virus hiu qu nht
n tt c cỏc chi nhỏnh cng nh cỏc phũng ban tr s chớnh.
- m bo truyn nhn d liu an ton trong ton h thng, x lý thụng tin
cung cp kp thi cho Ban iu hnh phc v cụng tỏc qun lý ca trung
ng. Lu tr an ton d liu cỏc h thng quan trng ti chi nhỏnh v
tr s chớnh.
- Tip tc trin khai kp thi cỏc ng truyn s liu Leased Line gia
cỏc chi nhỏnh v quy tit kim, phũng giao dch, to c s h tng v
truyn thụng trin khai m rng h thng INCAS, ATM v cỏc dch
v ngõn hng ti cỏc quy tit kim, phũng giao dch.
Ngô Lan Phơng - Tin học 44A - ĐHKTQD
17
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
4. Giới thiệu về Phòng Kế hoạch nghiên cứu và phát triển.
Phòng Kế hoạch nghiên cứu và phát triển là một bộ phận của Trung
tâm Công nghệ thông tin, được ra đời và phát triển cùng với quá trình hình
thành của Trung tâm Công nghệ thông tin – Ngân hàng Công thương Việt
Nam. Hiện nay, Phòng Kế hoạch nghiên cứu và phát triển có 15 nhân viên,
trưởng phòng là kỹ sư Nguyễn Anh Tuấn.
Chức năng của Phòng Kế hoạch nghiên cứu và phát triển:
- Tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng chiến lược và phát triển
công nghệ thông tin phục vụ cho chiến lược phát triển kinh doanh và sản
phẩm dịch vụ ngân hàng.

- T vn, chuyn giao k thut cho cỏc phũng ban khỏc ca Trung tõm
Cụng ngh thụng tin trong cụng tỏc thit k v xõy dng cỏc ng dng
cụng ngh mi.
- nh k hng thỏng lp bỏo cỏo v cỏc sn phm cụng ngh thụng tin
mi ti Vit nam cng nh trờn th gii, bỏo cỏo v xu hng phỏt trin
cụng ngh thụng tin, kh nng ỏp dng nhng thnh tu mi ca cụng
ngh thụng tin trong cỏc sn phm v cỏc dch v ti cỏc ngõn hng, t
chc ti chớnh trờn th gii.
- Thc hin mt s nhim v khỏc do Giỏm c giao.
III. Lí DO LA CHN TI V GII PHP PHN MM.
1. Lý do chn ti.
Trung tõm Cụng ngh thụng tin c hỡnh thnh ó gúp phn lm cho
h thng thụng tin giao dch ca Ngõn hng Cụng thng Vit Nam phỏt
trin v hot ng cú hiu qu. Nhiu chng trỡnh, gii phỏp ó c ỏp
Ngô Lan Phơng - Tin học 44A - ĐHKTQD
19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
dng khụng ch trong cỏc nghip v ngõn hng m trong c cụng tỏc qun lý
ca Ngõn hng Cụng thng l mt phn khụng th thiu giỳp cho Ngõn
hng Cụng thng ln mnh v phỏt trin nh ngy hụm nay.
Qun lý vn bn l mt cụng tỏc rt quan trng v cng rt phc tp
ca mi cụng ty v t chc. Vỡ vy vic tin hc hoỏ quy trỡnh qun lý vn
bn l rt cn thit giỳp cho vic lu tr v x lý vn bn c hiu qu.
Tuy vy, trong thi gian thc tp ti Trung tõm Cụng ngh thụng tin tụi nhn
thy quy trỡnh qun lý vn bn, giy t ti Trung tõm cũn khỏ th cụng.Ti
Trung tõm Cụng ngh thụng tin, vic lu tr vn bn ó mt phn c a
vo mỏy tớnh nhng cha cú mt phn mm qun lý riờng bit v hon thin.
Vỡ vy, cụng vic ca b phn vn th khỏ vt v v vic tra cu ti liu cũn
nhiu khú khn v mt nhiu thi gian.
Vỡ vy, vi ti Xõy dng h thng thụng tin qun lý vn bn

Mô hình hệ thống thông tin
Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD
21
Nguồn
Thu thập
Đích
Phân phátXử lý và lưu giữ
Kho dữ liệu
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1.3. Cỏc cụng on phỏt trin h thng thụng tin.
Phng phỏp phỏt trin h thng thụng tin cú 7 giai on. Mi giai
on bao gm mt dóy cỏc cụng on. Phỏt trin h thng l mt dóy quỏ
trỡnh lp. Tu theo kt qu ca mt giai on cú th, v ụi khi l cn thit,
phi quay v giai on trc tỡm cỏch khc phc nhng sai sút. Mt s
nhim v c thc hin trong sut quỏ trỡnh, ú l vic lp k hoch cho
giai on ti, kim soỏt nhng nhim v ó hon thnh, ỏnh giỏ d ỏn v
lp ti liu v h thng v v d ỏn.
Giai on 1: ỏnh giỏ yờu cu
Giai on 2: Phõn tớch chi tit
Giai on 3: Thit k kogic
Giai on 4: xut cỏc phng ỏn ca gii phỏp
Giai on 5: Thit k vt lý ngoi
Giai on 6: Trin khai k thut h thng
Giai on 7: Ci t v khai thỏc
2. ỏnh giỏ yờu cu phỏt trin h thng thụng tin.
ỏnh giỏ mt yờu cu gm vic nờu vn , c oỏn ln ca d
ỏn v nhng thay i cú th, ỏnh giỏ tỏc ng ca nhng thay i ú, ỏnh
giỏ tớnh kh thi ca d ỏn v a ra nhng gi ý cho nhng ngi chu trỏch
nhim ra quyt nh. ỏnh giỏ yờu cu cú mc ớch cung cp cho lónh o t
chc hoc hi ng giỏm c nhng d liu ớch thc ra quyt nh v

Cụng c mụ hỡnh húa h thng thụng tin.
3.1 S chc nng nghip v (BFD)/
S BFD c biu din di dng hỡnh cõy, ti mi nỳt l mt hỡnh
ch nht th hin chc nng hoc mt nhúm chc nng c th v khụng nờn
phõn ró biu quỏ sỏu mc.
Mc ớch ca s l nờu lờn chớnh xỏc v c th cỏc chc nng
chớnh ca h thng thụng tin. S chc nng ca h thng ch ra cho
chỳng ta bit h thng cn phi lm gỡ ch khụng phi ch ra l phi lm nh
th no. Vic phõn cp s chc nng cho phộp phõn tớch viờn h thng cú
th i t tng th n c th, t tng quỏt n chi tit theo cu trỳc hỡnh cõy.
3.2. S lung thụng tin (IFD).
S lung thụng tin c dựng mụ t h thng thụng tin theo
cỏch thc ng, tc l mụ t s di chuyn ca d liu, vic x lý, vic lu
tr trong th gii vt lý bng cỏc s .
Cỏc ký phỏp ca s lung thụng tin nh sau:
- X lý
- Kho lu tr d liu
Ngô Lan Phơng - Tin học 44A - ĐHKTQD
24
Th cụng Giao tỏc
ngi - mỏy
Tin hc hoỏ
hon ton
Th cụng Tin hc hoỏ
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
- Dòng thông tin - Điều khiển
3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông
tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng.
Trên sơ đồ chỉ bao gồm: các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu