TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG Á
KHOA KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Giảng viên: Nguyễn Thị Thanh Linh
SVTH: Hoàng Thị Lan
Lớp: 14VP4A
Ngành: Quản trị Văn phòng


Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phòng

Đoàn Kết tháng 10 năm 2015
MỤC LỤC
trang
Lời nói đầu.............................................................................................................. 2
Phần I: khảo sát tổ chức bộ máy và thực tiễn công tác quản trị văn phòng tại
UBND phường Đoàn Kết....................................................................................... 5
I. Quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị thực tập....................... 5
II. Quy chế làm việc của cơ quan và Văn phòng.................................................... 5
II. Thực trạng công tác Quản trị văn phòng........................................................... 8
Phần II: một số giải pháp nhằm nâng cao hoạt động công tác quản trị văn phòng tại
UBND phường Đoàn Kết.......................................................................................16
1. Nhận xét..............................................................................................................16
2. Giải pháp............................................................................................................16
Phần III: Kết luận...................................................................................................22

Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP

2


3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của chuyên đề là cơ sở lý luận về văn
phòng và công tác văn phòng, thực trạng về công tác văn phòng tại UBND phường
Đoàn Kết như:
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của UBND phường Đoàn Kết,
thị xã Ayun Pa, Gia Lai.
- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cũng như
những thuận lợi và khó khăn mà UBND gặp phải trong thời gian qua.
- Tìm hiểu thực trạng về công tác văn phòng tại UBND phường như công
tác tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần, phục vụ, công tác thông tin, công tác
văn thư, lưu trữ, công tác tổ chức cuộc họp hội nghị trên cơ sở đó phân tích đánh
giá kết quả đã đạt được, những điểm còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại
đó.
- Đưa ra một số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện và nâng cao hơn nữa
hiệu quả của công tác văn phòng tại UBND phường.
Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP

3


Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phòng

4. Phương pháp nghiên cứu đề tài Để hoàn thành chuyên đè tôi đã sử dụng
các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp phân tích tổng hợp từ thông tin
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh
- Phương pháp phỏng vấn, đối thoại
6. Kết cấu đề tài

chiếm 50%; sơ cấp 01, chiếm 05%.
II. Quy chế làm việc của cơ quan và Văn phòng
1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
1.1. Chức năng
Theo Điều 114 Hiến pháp năm 2013 quy định : Uỷ ban nhân dân ở cấp chính
quyền địa phương do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
Hội đồng nhân dân và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên. Uỷ ban nhân dân tổ
chức việc thi hành Hiến pháp và pháp luật ở địa phương; tổ chức thực hiện nghị
quyết của Hội đồng nhân dân và thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp
trên giao.
Do đó UBND phường có 2 chức năng chủ yếu sau:
- Là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân phường có
nhiệm vụ:
a) Triệu tập Hội đồng nhân dân phường đúng như luật định, chuẩn bị tốt báo
cáo, đề án công tác và các vấn đề cần đưa ra hội nghị, chuẩn bị tốt nội dung và các
điều kiện cần thiết phục vụ hội nghị.
b) Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường. Báo
cáo công tác trước Hội đồng nhân dân;
c) Tạo điều kiện thuận lợi để các đại biểu Hội đồng nhân dân phường hoạt
động.
Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP

5


Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phòng

- Là cơ quan quản lý Nhà nước ở phường: Uỷ ban nhân dân phường phải
chấp hành pháp luật, chủ trương, chính sách, chỉ thị, nghị quyết của Đảng và các

với UBND thị xã và cơ quan chuyên môn cấp thị xã theo quy định hiện hành về
chế độ thông tin báo cáo.
- UBND phường chịu sự phối hợp, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc về chuyên
môn, nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp thị xã trong thực hiện nhiệm vụ
chuyên môn trên địa bàn phường; có trách nhiệm phối hợp với cơ quan chuyên
môn cấp thị xã trong đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức cấp
phường, từng bước nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức cấp phường.
UBND phường bố trí cán bộ, công chức đủ năng lực đáp ứng yêu cầu theo
dõi các lĩnh vực công tác theo hướng dẫn nghiệp vụ của cấp trên, giữ mối liên hệ
chặt chẽ với cơ quan chuyên môn cấp thị xã.
Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP

6


Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phòng

2.2 Quan hệ phối hợp với Đảng ủy, HĐND, MTTQ và các đoàn thể
nhân dân phường:
- Quan hệ với Đảng ủy phường:
+ UBND phường chịu sự lãnh đạo của Đảng ủy phường trong việc thực hiện
Nghị quyết của Đảng, pháp luật của Nhà nước và các văn bản chỉ đạo của cơ quan
nhà nước cấp trên;
+ UBND phường chủ động đề xuất với Đảng ủy phương hướng, nhiệm vụ
cụ thể về phát triển kinh tế - xã hội, giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội, nâng
cao đời sống nhân dân và những vấn đề quan trọng khác ở địa phương, có kế hoạch
đào tạo, bồi dưỡng để giới thiệu với Đảng ủy những cán bộ, đảng viên có phẩm
chất, năng lực đảm nhiệm các chức vụ công tác chính quyền.
- Quan hệ với HĐND phường:
+ UBND phường chịu sự giám sát của HĐND phường, chịu trách nhiệm tổ

Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phòng

- Tổ trưởng tổ dân phố phải thường xuyên liên hệ với UBND phường để tổ
chức quán triệt các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, các văn bản chỉ
đạo điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên và của HĐND, UBND phường để
triển khai thực hiện, phát huy quyền làm chủ của nhân dân, thực hiện tốt quy chế
dân chủ ở cơ sở.
Tổ trưởng tổ dân phố kịp thời báo cáo UBND và Chủ tịch UBND phường
tình hình mọi mặt của tổ dân phố, đề xuất biện pháp giải quyết khi cần thiết, góp
phần giữ gìn an ninh trật tự trên địa bàn.
III. Thực trạng công tác Quản trị văn phòng
1.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức và biên chế của văn phòng.
1.1.Vị trí
Văn phòng UBND phường là bộ phận trực thuộc UBND phường có chức
năng giúp Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND phường điều hành, phối hợp các hoạt
động của UBND, đảm bảo sự chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch, phó Chủ tịch được
toàn diện, kịp thời nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị của UBND phường
đối với các bộ phận khác trong phạm vi cấp phường
1.2.Chức năng
Văn phòng UBND phường có chức năng tham mưu phục vụ sự quản lý tập
trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của lãnh đạo UB và đảm bảo cơ sở
vật chất cho UB hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại
công tác:
- Giúp UBND phường xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm
việc và theo dõi việc thực hiện chương trình, lịch làm việc; tổng hợp báo cáo tình
hình kinh tế – xã hội, tham mưu giúp UBND trong chỉ đạo thực hiện công tác hàng
năm. Đây là nhiệm vụ của quan trọng của Văn phòng UBND phường, văn phòng
cần phải xây dựng chương trình, kế hoạch thực hiện, cần phải sắp xếp các hoạt
động sao cho có khoa học, hợp lý, phù hợp với từng thời điểm nhất định. Thực
hiện tốt nhiệm vụ này sẽ giúp cho guồng máy hoạt động của UBND phường luôn

Nhìn chung văn phòng UBND phường phải thực hiện thống nhất công tác này.
Thực hiện nhiệm vụ quản lý thống nhất chính là đáp ứng các yêu cầu của UBND
phường trong quá trình tiếp nhân, phân loại và chuyển văn bản đến và quá trình
tiếp nhận chuyển phát văn bản đi, đảm bảo kịp thời, chính xác. Đối với công tác
lưu trữ, văn phòng UBND phường có trách nhiệm quản lý các tài liệu trong quá
trình hoạt động của UBND phường đã sản sinh ra và tiến hành thực hiện nộp lưu
tài liệu đã hết thời hạn bảo quản hiện hành. Đồng thời văn phòng UBND phường
cũng phải tổ chức phục vụ tốt việc khai thác tài liệu, sử dụng tài liệu cho cán bộ
làm việc trong UBND phường và những đối tượng có nhu cầu khai thác tài liệu
chính đáng.
- Tổ chức đối nội, đối ngoại: Đối với nhiệm vụ đối nội, đối ngoại thì có thể
nói rằng: Văn phòng UBND phường là trung tâm “tai mắt” đầu mối giao tiếp của
UBND phường “Thực hiện Chế độ một cửa”. Các chủ thể muốn liên hệ với UBND
phường, lãnh đạo UBND phường thì phải qua bộ phận văn phòng để đăng ký và
giải quyết sơ bộ những yêu cầu, sau đó cán bộ văn phòng sẽ trình lãnh đạo UBND
phường xin ý kiến để giải quyết. Văn phòng UBND phường đóng góp vai trò hết
sức quan trọng, giúp UBND phường thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với cá nhân, đơn
vị bên trong cũng như bên ngoài UBND phường.
- Bảo đảm nhu cầu kinh phí, chỉ tiêu kinh phí, quản lý tài sản, vật tư của
UBND phường. Văn phòng UBND phường phải đảm bảo nhu cầu kinh phí để
phục vụ cho hoạt động của UBND phường và các đoàn cán bộ của UBND phường
đi công tác. Thực hiện nhiệm vụ này, có nghĩa là văn phòng UBND phải quản lý
cơ sở vật chất và tài sản, các loại kinh phí hành chính sự nghiệp, ngoài ra còn phải
tổ chức cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức UBND
phường. Ngoài những nhiệm vụ trên văn phòng UBND phường còn phải thực hiện
một số các nhiệm vụ khác để đảm bảo công tác thông tin liên lạc, đánh máy, in ấn
tài liệu, thống kê kinh tế – xã hội, thủ quỹ….
1.3.Cơ cấu tổ chức
UBND cấp phường do HĐND bầu ra, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơ quan

02 Cán bộ Văn hóa – Chính sách
01 Cán bộ kế toán
Trong đó: - có 03 Cán bộ trình độ trung cấp (CB VP HĐND – UBND)
- có 02 cán bộ trình độ Cao đẳng (CB Văn thống kê)
- có 04 cán bộ trình độ Đại học
Ngoài ra để phục vụ công tác chuyên môn UBND phường đã tuyển dụng 03
Cán bộ bán chuyên trách làm việc ½ ngày, trong đó CB Dân tộc – Tôn giáo phụ
giúp công việc của Văn phòng HĐND – UBND phường.
Với số lượng cán bộ khá đồng đều và trẻ nên khả năng công tác tốt, năng
động, chịu khó tiếp thu những kiến thức mới. Tuy nhiên, do còn trẻ kinh nghiệm
còn thiếu nên trong công tác còn một số mặt chưa đạt như: Công việc còn sai sót,
chậm trễ, giao tiếp ứng xử với nhân dân chưa khéo.
2.Cơ sở vật chất, trang thiết bị của văn phòng
2.1 Vị trí của văn phòng trong sơ đồ của cơ quan (chụp hình cơ quan)

Văn phòng HĐND – UBND phường nằm ở góc trái, là phòng làm việc độc
lập, với diện tích nhỏ và có 04 cán bộ thường xuyên làm việc. Văn phòng là nơi
tiếp nhận công văn đến, đi, soạn thảo văn bản, chuẩn bị các kỳ họp, ghi biên bản...
Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP

10


Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phòng

2.2 Mô hình văn phòng
Văn phòng HĐND – UBND phường Đoàn Kết bố trí theo mô hình kiểu cũ:
Trong đó: phòng lãnh đạo riêng và văn phòng tách riêng biệt
2.3 Phương án bố trí thiết bị văn phòng
Trụ sở làm việc của phường Đoàn Kết là được thừa hưởng từ trụ sở của


11


Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phòng

chuyển tin đến từng đồng chí lãnh đạo, cụ thể như dau:
+ Chủ tịch Uỷ ban: Phụ trách chung. Ngoài ra còn phụ trách một hoặc một
số lĩnh vực công tác như nội chính, tài chính ngân sách, kế hoạch phát triển kinh
tế, xã hội của địa phương.
+ Một Phó Chủ tịch Uỷ ban: Giúp Chủ tịch phụ trách một hoặc một số lĩnh
vực công tác như kinh tế, xây dựng, khoa học - công nghệ, tài nguyên - môi
trường.
+ Một Phó Chủ tịch Uỷ ban: Giúp Chủ tịch phụ trách khối văn hoá - xã hội
và các lĩnh vực công tác khác.
+ Một uỷ viên Uỷ ban: Phụ trách công tác công an.
+ Một uỷ viên Uỷ ban : Phụ trách công tác quân sự.
3.1.2 Xây dựng chương trình công tác
- Các loại chương trình công tác do cơ quan xây dựng: Hiện nay, ở cấp
phường có các loại chương trình công tác thường kỳ sau: Chương trình công tác
nhiệm kỳ; Chương trình công tác một năm; Chương trình công tác 6 tháng;
Chương trình công tác một quý; Chương trình công tác một tháng; Lịch công tác
một tuần;
- Nội dung của các loại chương trình công tác: Các loại chương trình công
tác nhiệm kỳ, một năm, 6 tháng, quý, tháng thường gồm có hai phần: Phần thứ
nhất nội dung viết tổng quát về đặc điểm tình hình, các định hướng công tác, xác
định các tiêu, trọng tâm và đề ra những nhiệm vụ chính. Trong phần này cần nêu
các biện pháp lớn để thực hiện mục tiêu, trọng tâm và những nhiệm vụ chính. Phần
thứ hai trên cơ sở kết quả các nhiệm vụ đã thự hiện nêu ở phần một, xác định các
vấn đề, nội dung phương hướng nhiệm vụ phải thực hiện trong thời gian tiếp theo

công nghiệp, trật tự, trị an; Căn cứ vào điều kiện vật chất, kinh phí, phương tiện
làm việc, căn cứ vào nhân lực có trong khoảng thời gian thực hiện chương trình;
Căn cứ vào đề nghị của các trưởng bản thuộc quyền quản lý của Uỷ ban mà tiến
hành xây dựng chương trình công tác thường kỳ theo trình tự: Các bộ phận công
tác của Uỷ ban đăng ký những việc ở bộ phận công tác của mình nhưng thuộc
thẩm quyền giải quyết của UBND phường. Những việc này cần thiết phải đưa vào
chương trình công tác chung của Uỷ ban. Dựa vào các căn cứ lập chương trình,
trên cơ sở các thông tin thu nhận được hàng ngày, văn phòng trực tiếp dự thảo
chương trình công tác của Uỷ ban.
Sau khi dự thảo xong, văn phòng gửi bản dự thảo đến các bộ phận công tác
để lấy ý kiến đóng góp. Sau đó, văn phòng báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
Uỷ ban trước khi gửi dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp. Các đầu mối gửi văn
bản thường là Đảng uỷ, HĐND, các đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban, Ban
chấp hành của các tổ chức đoàn thể và trưởng các ngành của UBND phường.
Sau khi có ý kiến đóng góp của các bộ phận, các đầu mối công tác, văn phòng
hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình lãnh đạo UBND phê duyệt, ban hành.
- Công tác triển khai thực hiện và đánh giá việc thực hiện chương trình công
tác: Trong phạm vi phường, việc tổ chức, chỉ đạo thực hiện chương trình công tác
thường kỳ thuộc trách nhiệm của Chủ tịch Uỷ ban. Khi chương trình công tác đã
được Chủ tịch Uỷ ban ký, văn phòng có trách nhiệm làm thủ tục ban hành văn bản.
Chương trình được nhân thành nhiều bản và gửi cho mỗi đầu mối, mỗi bộ phận
công tác một bản. Với chức năng, nhiệm vụ của mình, văn phòng giúp lãnh đạo Uỷ
ban đôn đốc các bộ phận công tác triển khai thực hiện chương trình, theo dõi tiến
độ thực hiện chương trình, tổng hợp tình hình thực hiện chương trình và báo cáo
với lãnh đạo Uỷ ban v.v..
Tổng kết thực hiện chương trình: Hàng tháng, quý, 6 tháng, văn phòng tổng
hợp tình hình và đánh giá việc thực hiện chương trình. Cuối năm, các đơn vị báo
cáo tình hình thực hiện chương trình của ngành mình. Báo cáo phải nêu rõ những
việc đã làm, việc mới bổ sung. Báo cáo đảm bảo tính tổng hợp, đánh giá tình hình
chung, song phải có số liệu cụ thể ở những công tác trọng tâm, công tác chính.

Phương pháp tổ chức hội nghị
a) Chuẩn bị hội nghị
Các cuộc hội nghị nói chung, đặc biệt là hội nghị lớn, trước khi tiến hành
thường phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, văn
phòng đề xuất với lãnh đạo Uỷ ban giao cho một bộ phận chủ trì lập kế hoạch.
Trong kế hoạch cần nêu rõ mục đích, yêu cầu, thời gian, địa điểm, thành phần, nội
dung hội nghị. Căn cứ vào kế hoạch, văn phòng Uỷ ban có trách nhiệm theo dõi,
đôn đốc bộ phận chủ trì chuẩn bị tốt công việc được giao theo đúng tiến độ thời
gian.
Trong hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, đề án, dự thảo văn bản
quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo … Văn phòng đề xuất ý kiến với lãnh đạo
Uỷ ban giao cho bộ phận chủ trì và các bộ phận có liên quan chuẩn bị tài liệu. Khi
văn bản đã được các bộ phận dự thảo xong, văn phòng trình Chủ tịch Uỷ ban xét
duyệt. Sau khi được duyệt, văn phòng thực hiện việc đánh máy, nhân bản, ghép bộ
tài liệu. Văn bản dùng trong hội nghị phải đảm bảo đúng nội dung, đẹp về hình
thức và đủ số lượng so với nhu cầu.
Để đại biểu đến đủ, đúng thành phần và chủ động trong quá trình dự hội nghị,
văn phòng sớm chuyển đến các đại biểu những giấy tờ, tài liệu cần thiết như công
văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, các báo cáo tham luận,
các dự thảo văn bản khác (nếu có). Trong công văn triệu tập cần ghi rõ tên hội nghị,
thành phần dự, thời gian, địa điểm và những nội dung cần thiết khác để các đại biểu
chuẩn bị.
Ngoài các nội dung trên, văn phòng còn có trách nghiệm đề nghị với lãnh
đạo Uỷ ban về chương trình hội nghị. Chương trình phải nêu tên việc, thời gian,
người thực hiện. Thuộc trách nhiệm của mình, văn phòng chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất
cơ sở vật chất đảm bảo cho hội nghị. Đó là kinh phí, phương tiện đi lại, nơi ăn, nhà
nghỉ và cử cán bộ nhân viên trực tiếp phục vụ tại hội nghị.
b) Tổ chức hội nghị
Văn phòng chủ trì và phối hợp với bộ phận có nội dung hội nghị để đón tiếp
đại biểu. Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng

nghị. Nếu công việc thuộc bộ phận công tác khác thì văn phòng đôn đốc và hướng
dẫn nghiệp vụ để bộ phận đó hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị theo quy định.
Căn cứ vào kết luận của hội nghị, văn phòng nghiên cứu, đề xuất ý kiến với
lãnh đạo Uỷ ban những nội dung cần bổ sung vào chương trình công tác. Những
việc gấp phải giải quyết ngay thì đưa vào lịch công tác tuần. Những việc lớn,
không cấp bách và phải làm trong thời gian dài thì đưa vào chương trình công tác
tháng, quý.
Ở UBND phường, Chủ tịch thường là Chủ tài khoản. Với trách nhiệm là đơn
vị đảm bảo cơ sở vật chất cho hội nghị làm việc, văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ
các loại giấy tờ để Chủ tài khoản quyết toán hội nghị.
3.3 Tổ chức các chuyến đi công tác
- Số lượng và mục đích các chuyến đi công tác của lãnh đạo
Các chuyến đi công tác của lãnh đạo chủ yếu là xuống địa bàn tổ dân phố:
đây được xem là nhiệm vụ chủ yếu của lãnh đạo phường xuống khu dân cư để nắm
tình hình và tâm tư nguyện vọng của dân.
Các chuyến đi công tác xa hay đi học hỏi kinh nghiệm là rất ít, chủ yếu do
thị xã tổ chức và đưa đi nên phường không chuẩn bị tài liệu họp.
Đi dự các lớp tập huấn, hội nghị, hội thảo khao học: thông thường do đơn vị
tổ chức mời nên Văn phòng thông báo để lãnh đạo nắm lịch và tham gia.
- Quy trình tổ chức các chuyến đi công tác
Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP

15


Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phòng

Chuyến Công tác xuống điều tra thực trạng khu dân cư (như điều tra hộ
nghèo, hộ cận nghèo, gia đình chính sách, …): Văn bản do Cán bộ Văn hóa –
Chính sách chuẩn bị, lịch đi điều tra do Văn phòng sắp xếp. Do địa bàn gần nên

hẹp, công cụ phục vụ công tác như máy tính, máy in, máy photo chưa đảm bảo
như: còn thiếu, máy đã cũ thường xuyên hư hỏng. Từ đó, nhiều cán bộ sử dụng
chung 01 máy, không đảm bảo tính bí mật văn bản, khả năng xử lý công việc chậm
do phải chờ đợi máy tính.
2. Giải pháp
2.1.Về tổ chức và biên chế của văn phòng.
Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP

16


Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phòng

Về biên chế văn phòng UBND phường Đoàn Kết hiện nay là 02 người, tuy
nhiên có 01 CB Văn phòng – Thống kê phụ trách Văn phòng Đảng ủy phường. Do
đó, cần biên chế riêng 01 CB Văn phòng Đảng ủy để rút cán bộ Văn phòng thống
kê về UBND tránh tình trạng làm việc không chuyên tâm, làm một nơi nhận xét
một nơi.
2.2.Cơ sở vật chất, trang thiết bị của văn phòng
2.2.1.Giải pháp về mô hình văn phòng
Về mô hình văn phòng UBND phường nên áp dụng mô hình văn phòng hiện
đại và văn phòng kiểu cũ như
Toàn thể cán bộ công chức làm việc chung trong 01 văn phòng để dễ trao
đổi công việc, sắp xếp 01 lãnh đạo trực tiếp giám sát hoạt động của các cán bộ,
công chức. Tuy nhiên, vẫn áp dựng mô hình kiểu cũ đối với những chức danh yêu
cầu tính bảo mật cao trong công tác như Phòng làm việc của Chủ tịch bố trí riêng,
phòng làm việc của Phó chủ tịch bố trí riêng để tiếp công dân và tổ chức họp đảm
bảo yêu cầu.Phòng làm việc của kế toàn riêng vì hồ sơ lưu trữ nhiều và tính chất
công việc liên quan đến số liệu.
2.2.2. Giải pháp về phương án bố trí thiết bị văn phòng

xây dựng chương trình công tác thường kỳ theo trình tự: Các bộ phận công tác của
Uỷ ban đăng ký những việc ở bộ phận công tác của mình nhưng thuộc thẩm quyền
giải quyết của UBND phường. Những việc này cần thiết phải đưa vào chương trình
công tác chung của Uỷ ban. Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các
thông tin thu nhận được hàng ngày, văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình công
tác của Uỷ ban.
Sau khi dự thảo xong, văn phòng gửi bản dự thảo đến các bộ phận công tác
để lấy ý kiến đóng góp. Sau đó, văn phòng báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
Uỷ ban trước khi gửi dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp. Các đầu mối gửi văn
bản thường là Đảng uỷ, HĐND, các đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban, Ban
chấp hành của các tổ chức đoàn thể và trưởng các ngành của UBND phường.
Sau khi có ý kiến đóng góp của các bộ phận, các đầu mối công tác, văn phòng
hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình lãnh đạo UBND phê duyệt, ban hành.
- Công tác triển khai thực hiện và đánh giá việc thực hiện chương trình công
tác: Trong phạm vi phường, việc tổ chức, chỉ đạo thực hiện chương trình công tác
thường kỳ thuộc trách nhiệm của Chủ tịch Uỷ ban. Khi chương trình công tác đã
được Chủ tịch Uỷ ban ký, văn phòng có trách nhiệm làm thủ tục ban hành văn bản.
Chương trình được nhân thành nhiều bản và gửi cho mỗi đầu mối, mỗi bộ phận
công tác một bản. Với chức năng, nhiệm vụ của mình, văn phòng giúp lãnh đạo Uỷ
ban đôn đốc các bộ phận công tác triển khai thực hiện chương trình, theo dõi tiến
độ thực hiện chương trình, tổng hợp tình hình thực hiện chương trình và báo cáo
với lãnh đạo Uỷ ban v.v..
Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP

18


Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phòng

Tổng kết thực hiện chương trình: Hàng tháng, quý, 6 tháng, văn phòng tổng

phòng đề xuất với lãnh đạo Uỷ ban giao cho một bộ phận chủ trì lập kế hoạch.
Trong kế hoạch cần nêu rõ mục đích, yêu cầu, thời gian, địa điểm, thành phần, nội
dung hội nghị. Căn cứ vào kế hoạch, văn phòng Uỷ ban có trách nhiệm theo dõi,
đôn đốc bộ phận chủ trì chuẩn bị tốt công việc được giao theo đúng tiến độ thời
gian.
Trong hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, đề án, dự thảo văn bản
quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo … Văn phòng đề xuất ý kiến với lãnh đạo
Uỷ ban giao cho bộ phận chủ trì và các bộ phận có liên quan chuẩn bị tài liệu. Khi
văn bản đã được các bộ phận dự thảo xong, văn phòng trình Chủ tịch Uỷ ban xét
duyệt. Sau khi được duyệt, văn phòng thực hiện việc đánh máy, nhân bản, ghép bộ
tài liệu. Văn bản dùng trong hội nghị phải đảm bảo đúng nội dung, đẹp về hình
thức và đủ số lượng so với nhu cầu.
Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP

19


Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phòng

Để đại biểu đến đủ, đúng thành phần và chủ động trong quá trình dự hội nghị,
văn phòng sớm chuyển đến các đại biểu những giấy tờ, tài liệu cần thiết như công
văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, các báo cáo tham luận,
các dự thảo văn bản khác (nếu có). Trong công văn triệu tập cần ghi rõ tên hội nghị,
thành phần dự, thời gian, địa điểm và những nội dung cần thiết khác để các đại biểu
chuẩn bị.
Ngoài các nội dung trên, văn phòng còn có trách nghiệm đề nghị với lãnh
đạo Uỷ ban về chương trình hội nghị. Chương trình phải nêu tên việc, thời gian,
người thực hiện. Thuộc trách nhiệm của mình, văn phòng chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất
cơ sở vật chất đảm bảo cho hội nghị. Đó là kinh phí, phương tiện đi lại, nơi ăn, nhà
nghỉ và cử cán bộ nhân viên trực tiếp phục vụ tại hội nghị.

việc gấp phải giải quyết ngay thì đưa vào lịch công tác tuần. Những việc lớn,
không cấp bách và phải làm trong thời gian dài thì đưa vào chương trình công tác
Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP

20


Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phòng

tháng, quý.
Ở UBND phường, Chủ tịch thường là Chủ tài khoản. Với trách nhiệm là đơn
vị đảm bảo cơ sở vật chất cho hội nghị làm việc, văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ
các loại giấy tờ để Chủ tài khoản quyết toán hội nghị.
2.5. Tổ chức các chuyến đi công tác
Các loại chuyến đi công tác của UBND phường
Ở cấp phường, lãnh đạo Uỷ ban thường có các chuyến đi công tác dưới đây:
+ Đi kiểm tra, hướng dẫn cấp dưới;
+ Đi dự hội nghị, hội thảo khoa học;
+ Đi dự học các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ.
Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND phường
a) Chuẩn bị cho chuyến đi công tác
Để chủ động, các chuyến đi công tác cần được đề ra trong chương trình kế
hoạch cả năm và được cụ thể hoá trong chương trình công tác hàng quý, tháng.
Văn phòng theo dõi việc thực hiện kế hoạch các chuyến đi đó.
Trước mỗi chuyến đi, bộ phận chủ trì (bộ phận có nội dung chính của
chuyến đi) phải lập kế hoạch đi công tác. Trong kế hoạch, xác định rõ ràng mục
đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần đi, phương tiện và
kinh phí. Văn phòng có trách nhiệm tham gia ý kiến vào kế hoạch nói trên trước
khi lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt. Khi kế hoạch được duyệt, văn phòng đôn đốc các
bộ phận chuẩn bị, đảm bảo đúng tiến độ thời gian. Căn cứ mục đích và nội dung

trình các dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của Chủ tịch Uỷ ban, tổ chức cuộc
hội ý lãnh đạo Uỷ ban để Chủ tịch có ý kiến chỉ đạo công việc trong thời gian đi
công tác.
Trường hợp cần thiết, văn phòng thông báo bằng văn bản nội dung phân
công của Chủ tịch cho các Phó chủ tịch trong thời gian Chủ tịch Uỷ ban đi công
tác để cán bộ, công chức biết và thực hiện.
b) Trách nhiệm của văn phòng trong thời gian lãnh đạo UBND phường đi
công tác
Dù lãnh đạo Uỷ ban đi công tác hay ở cơ quan thì nhiệm vụ của văn phòng
nói chung cũng không thay đổi. Tuy nhiên trong trường hợp lãnh đạo đi công tác,
văn phòng chú ý các nội dung: Tổ chức thực hiện đúng tiến độ các nhiệm vụ đã đề
ra trong chương trình. Đặc biệt chú ý đến những việc Chủ tịch đã có ý kiến chỉ đạo
trước khi đi công tác, nắm chắc tình hình Uỷ ban, giữ vững thông tin liên lạc với
lãnh đạo.
c) Trách nhiệm của văn phòng Uỷ ban sau khi lãnh đạo đi công tác về
Sau khi Chủ tịch đi công tác về, văn phòng có trách nhiệm báo cáo tóm tắt
công tác của Uỷ ban trong thời gian Chủ tịch đi công tác vắng. Trong đó chú ý vào
các nội dung: Tình hình chung của cơ quan; Tình hình thực hiện chương trình công
tác đã đề ra. Trong đó nhấn mạnh vào các công tác trọng tâm và các việc do Chủ
tịch giao trước khi đi công tác; Bổ sung nội dung nhiệm vụ vào chương trình công
tác.
2.6. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác Quản trị văn phòng
Ứng dụng Văn phòng điện tử giúp chuẩn hóa quy trình hoạt động tác
nghiệp, quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan như văn bản đến, văn bản đi, văn
bản nội bộ …Trong phường sẽ không còn hình ảnh văn thư tất bật đến từng phòng
ban để truyền đạt thông tin…Đó chỉ là những chi tiết nhỏ nói lên hiệu quả của việc
ứng dụng mô hình Văn phòng điện tử vào hoạt động quản lý và điều hành công
việc.
Việc lưu trữ và tổ chức thông tin khoa học cũng mang lại khả năng khai thác kho
dữ liệu dùng chung và tạo lập tài sản cho tổ chức, chia sẻ tài nguyên tốt hơn và


Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phòng

PHỤ LỤC 1
SÔ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA PHƯỜNG ĐOÀN KẾT
ĐẢNG ỦY
PHƯỜNG ĐOÀN KẾT

HĐND
PHƯỜNG ĐOÀN KẾT

UBND
PHƯỜNG ĐOÀN KẾT

MẶT TRẬN VÀ CÁC
ĐOÀN THỂ PHƯỜNG
ĐOÀN KẾT

CÔNG AN
PHƯỜNG ĐOÀN KẾT

SÔ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG ĐOÀN KẾT
CHỦ TỊCH
UBND PHƯỜNG ĐOÀN KẾT
PHÓ CHỦ TỊCH
UBND PHƯỜNG ĐOÀN KẾT
PHỤ TRÁCH VĂN HÓA – GIÁO DỤC

BAN
VĂN

24

CÔNG AN
PHƯỜNG

BAN
ĐỊA
CHÍNH
– XÂY
DỰNG

10 TỔ
DÂN
PHỐ


Báo cáo chuyên đề môn Quản trị Văn phòng

Hoàng Thị Lan – Lớp 14VP4A, ngành QTVP

25