Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

1.3. Quan niệm về chức năng lưu trữ
Theo truyền thống, các nhà lưu trữ được xem là những người
được giao nhiệm vụ “giữ gìn” những tài liệu lưu trữ có giá trị trường
tồn, và người ta thường cho rằng chức năng được giao cho tổ chức lưu
trữ, đương nhiên, là một tổng thể của các chức năng thích hợp với
nhiệm vụ đó. Tuy nhiên, có thể dễ dàng nhận ra rằng các chức năng
được giao cho các tổ chức lưu trữ khác nhau thường có xu hướng, phụ
thuộc vào truyền thống văn hoá, thẩm quyền pháp lý và thậm chí là
các quyết định chính trị. Như vậy, chẳng hạn ở tầm quốc gia, một số
tổ chức lưu trữ có vai trò là nơi tiếp nhận tài liệu lưu trữ - ở giai đoạn
khá muộn trong vòng đời của những tài liệu đó - và các tổ chức đó chỉ
tập trung nỗ lực của mình vào việc sắp xếp, chỉnh lý, mô tả, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu. Trong những trường hợp khác, các lưu trữ
quốc gia được giao nhiệm vụ xác định giá trị và lựa chọn các tài liệu
để bổ sung hoặc thậm chí là đặt ra các tiêu chuẩn trong việc bảo quản
và quản lý tài liệu ở trong giai đoạn hiện hành của chúng.
Khi mà các nhà lưu trữ đã và đang bắt đầu xem xét việc chức
năng của các tổ chức lưu trữ có thể và cần phải được thực thi như thế
nào trong điều kiện tài liệu điện tử thì người ta đã ý thức được rằng
hiện tồn tại một quan niệm rộng hơn về chức năng lưu trữ (chức năng
lưu giữ tài liệu lưu trữ), mà chỉ một phần trong đó đã được thực hiện
theo truyền thống bởi các nhà lưu trữ hay các tổ chức lưu trữ.
Quan điểm về chức năng lưu trữ đó như sau: Chức năng lưu trữ
là tập hợp các hoạt động liên đới góp phần thực hiện thành công
những mục tiêu về xác định, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo
đảm cho tài liệu có thể tiếp cận khai thác sử dụng và hiểu được.
Những hoạt động đó bắt đầu từ ngay giai đoạn tạo lập tài liệu
trong vòng đời của tài liệu lưu trữ (và trong môi trường điện tử thì
thậm chí là còn phải trước thời điểm đó), và tiếp tục xuyên suốt các

Như đã được nêu ở trên, để tạo thành bằng chứng thì tài liệu phải
bao gồm nội dung, bối cảnh và cấu trúc. Trong môi trường truyền
thống thì nội dung, bối cảnh và cấu trúc là những phần thiết yếu gắn
liền với phương tiện mang tin (thường là giấy) mà trên đó tài liệu
được lưu trữ. Vì vậy, có thể giả thiết rằng khi người ta quyết định làm
ra một tài liệu thì mục tiêu tạo lập bằng chứng sẽ được thoả mãn. Hơn
nữa, do đôi khi tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu thường có nhu
cầu nào đó trong việc sử dụng lại tài liệu và do các công cụ sẵn có để
quản lý tài liệu hiện hành trong môi trường truyền thống đã được phát
triển đến một mức tương đối tinh xảo (các hệ thống đăng ký, khung
phân loại hồ sơ v.v...) nên có thể giả thiết rằng một phần nhất định của
việc kiểm soát trí tuệ đối với tài liệu lưu trữ đã được ấn định từ những
giai đoạn đầu tiên của vòng đời tài liệu.
Như vậy, cho tới một thời điểm nhất định trong vòng đời tài liệu,
chức năng lưu trữ đã được thực thi theo truyền thống bởi cơ quan, tổ
chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu và/hoặc bởi người quản lý văn
thư, và người làm lưu trữ nhìn chung thoả mãn với quá trình đó.
Một khi tài liệu lưu trữ trên nền giấy đã trải qua giai đoạn hiện
hành, thì đã phải đưa ra quyết định thu thập vào lưu trữ lịch sử. Khía
cạnh này của chức năng lưu trữ được giải quyết rất khác nhau tuỳ theo
những quy định hay thông lệ khác nhau. Nhưng dù sao thì tài liệu còn
được giữ lại bảo quản sau khi xử lý cuối cùng chắc chắn được chuyển
vào kho bảo quản của một cơ quan lưu trữ vào thời điểm thích hợp. Ở
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997

8


Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”


trong môi trường tài liệu giấy truyền thống).
Xác định giá trị tài liệu
Trong môi trường tài liệu giấy truyền thống, thành phần các bên
tham gia được giao thực hiện một phần của chức năng lưu trữ về xác
định giá trị và lựa chọn tài liệu cũng khác nhau tuỳ thuộc vào tập quán
hay truyền thống hành chính và truyền thống tổ chức khác nhau. Tuy
nhiên, thường thì những nhiệm vụ đó không được triển khai thực hiện
TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997

9


Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

cho tới những giai đoạn cuối của vòng đời tài liệu. Tuy vậy, trong môi
trường điện tử, cũng như việc tạo lập tài liệu, các công việc liên quan
tới việc xác định giá trị và lựa chọn phải được bắt đầu sớm trong vòng
đời tài liệu, thường là ở giai đoạn “chuẩn bị”. Sở dĩ như vậy là vì các
yêu cầu giữ lại bảo quản dựa trên những tính toán của lưu trữ cần phải
được đưa vào hệ thống điện tử ở ngay thời điểm thiết kế hệ thống.
Nếu không, tài liệu chỉ được giữ lại trong hệ thống đó trong một
khoảng thời gian mà chúng còn cần thiết để phục vụ cho yêu cầu công
việc của người sử dụng, còn sau đó thì bị xoá bỏ. Khả năng tiến hành
xác định giá trị và lựa chọn tài liệu sau giai đoạn sử dụng hiện hành
đối với lưu trữ tài liệu truyền thống lại không thể áp dụng đối với tài
liệu điện tử. Yêu cầu thực hiện những nhiệm vụ về xác định giá trị và
lựa chọn tài liệu ngay từ điểm xuất phát của vòng đời tài liệu liên quan
tới sự cần thiết phải sử dụng kỹ năng chuyên môn của lưu trữ sớm hơn
trong vòng đời tài liệu so với thực tiễn hiện nay đang làm. Hơn nữa,
yêu cầu phải tiến hành xác định giá trị và lựa chọn tài liệu ngay từ giai

nhân sản sinh ra chúng trong bối cảnh của chính môi trường máy tính
của họ. Tất nhiên, điều đó cần phải được tiến hành trên cơ sở các tiêu
chuẩn do các nhà lưu trữ đặt ra và dưới sự giám sát một cách hệ thống
của các cơ quan lưu trữ nhằm bảo đảm rằng những tiêu chuẩn đặt ra
phải được tuân thủ. Việc chấp nhận một vai trò không trực tiếp bảo
quản hay bảo quản phân tán như vậy sẽ cho phép các cơ quan lưu trữ
tránh được những vấn đề phức tạp và các chi phí cho việc đầu tư quá
lớn vào những công nghệ liên quan tới việc duy trì và bảo quản tài liệu
điện tử. Ngoài ra cách làm như vậy còn giải phóng đội ngũ nhân viên
của các cơ quan lưu trữ để họ có thể tập trung vào việc thực hiện chức
năng kiểm tra, giám sát và những trách nhiệm mới mà họ phải đảm
nhiệm trong một môi trường mới, môi trường của “một lưu trữ ảo”
phân tán.
Mặt khác, giải pháp loại này đòi hỏi phải có sự nhận thức đầy đủ
về chức năng lưu trữ trong phạm vi các bên tham gia. Việc thực hiện
thành công giải pháp đó phụ thuộc vào thiện chí của Chính phủ hay
các cơ quan của Chính phủ có dành sự ưu tiên cần thiết cho các yêu
cầu về bảo quản tài liệu, đầu tư kinh phí cho việc di trú/chuyển đổi
những tài liệu không còn cần thiết nữa đối với chính các cơ quan đó
sang những dạng thức (formats) thích hợp với các nền công nghệ mới
và điều chỉnh các hệ thống của mình cho phù hợp với các chuẩn mực
mà các nhà lưu trữ đặt ra liên quan tới các nguyên tắc bảo quản cũng
như vấn đề phục vụ người sử dụng. Hiện nay, có khá nhiều quan điểm
khác nhau về phương pháp tiếp cận nào là tốt nhất.
Tiếp cận khai thác sử dụng tài liệu
Môi trường điện tử đem lại cả những cơ hội cũng như thách thức
đối với việc thực hiện chức năng lưu trữ liên quan tới vấn đề tiếp cận
khai thác và sử dụng tài liệu.
Xét về cơ hội, hiện nay, có nhiều loại công cụ khác nhau để xác
định và tiếp cận khai thác tài liệu điện tử từ xa. Vì vậy, cả người làm