Khái niệm về tài liệu lưu
trữ điện tử

Một tài liệu là thông tin được ghi lại, được làm ra hay nhận
được trong quá trình triển khai, thực hiện hay hoàn tất một hoạt
động của cá nhân hay của cơ quan, tổ chức và bao gồm nội
dung, bối cảnh và cấu trúc đủ để cung cấp bằng chứng về hoạt
động đó.
Quan niệm về bối cảnh được gắn với môi trường của tài
liệu đó, chẳng hạn như giai đoạn tạo lập tài liệu, tức là, chức
năng đã tạo ra tài liệu. ở đây có ít nhất 3 khía cạnh của khái
niệm về bối cảnh của tài liệu. Thứ nhất là những thông tin bối
cảnh có chứa trong tài liệu (chữ ký của quan chức thừa hành).
Thứ hai là mối quan hệ giữa một tài liệu và các tài liệu khác
trong fond. Và, thứ ba là hoạt động mà trong đó tài liệu được tạo
ra. Quan niệm về cấu trúc được gắn với câu hỏi là tài liệu được
ghi lại như thế nào, nó bao gồm việc sử dụng các ký hiệu, cách
sắp xếp (layout), thể loại (format), phương tiện vật lý v.v Đối
với tài liệu điện tử thì việc phân định rõ ràng giữa cấu trúc vật lý
và cấu trúc lô gic là điều cần thiết.
Khái niệm về tài liệu như vậy được dùng không hề lệ thuộc
vào thể loại (format) hay phương tiện ghi tin.
Các hệ thống lưu trữ tài liệu hay hệ thống quản lý tài liệu
được thiết lập để bảo quản và tra tìm tài liệu theo một cách thích
hợp. Hệ thống lưu trữ tài liệu là một hệ thống thông tin được xây
dựng nhằm mục đích bảo quản và tra cứu tài liệu. Hệ thống
được tổ chức để kiểm soát những chức năng cụ thể trong việc
tạo lập, bảo quản và tiếp cận tra cứu sử dụng nhằm bảo vệ tính
xác thực và độ tin cậy của tài liệu. Như vậy, hệ thống là công cụ
chính để bảo quản tài liệu và làm cho chúng luôn sẵn sàng cho
việc khai thác sử dụng. Tuy nhiên, hệ thống lưu giữ tài liệu đồng

dạng thức (format) người đọc sang đọc bằng máy. Phiên bản đọc
bằng máy đó chính là phần thông tin được ghi lại cấu thành tài
liệu.
Để tra cứu sử dụng tài liệu, việc chuyển giao và chuyển đổi
sẽ đi theo chiều ngược lại. Do con người không thể đọc được tài
liệu điện tử như nó vốn có nên điều quyết định là sự chuyển đổi
trở lại dạng thức người đọc được phải theo đúng các chỉ tiêu kỹ
thuật như chúng đã được sử dụng để chuyển đổi ban đầu. Để đạt
được điều đó đòi hỏi người ta không chỉ phải bảo quản an toàn
tài liệu mà còn phải có các phương tiện cần thiết (phần cứng và
phần mềm) để đọc tài liệu và thực hiện việc chuyển đổi một
cách chính xác cùng với những hoạt động kiểm soát nhằm bảo
đảm rằng cái mà ta nhìn thấy chính là cái đã được ghi lại.