TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
---- ---VƯƠNG THỊ HẠNH DUYÊN

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP
KHẨU THỊNH PHÚ AN GIANG

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH KẾ TOÁN-KIỂM TOÁN
Mã số ngành: 52340302

THÁNG 8 NĂM 2011


TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
---- ---VƯƠNG THỊ HẠNH DUYÊN
MSSV: 4115386

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP
KHẨU THỊNH PHÚ AN GIANG

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH KẾ TOÁN-KIỂM TOÁN
Mã số ngành: 52340302

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
TRẦN KHÁNH DUNG


Tôi xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu
của tôi và các kết quả nghiên cứu này chưa được dùng cho bất cứ luận văn cùng
cấp nào khác.
Cần Thơ, ngày 14 tháng 12 năm 2014
Người thực hiện

Vương Thị Hạnh Duyên

ii


NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
…………………………………………………………………………….....
…………………………………………………………………………….....
…………………………………………………………………………….....
…………………………………………………………………………….....
…………………………………………………………………………….....
…………………………………………………………………………….....
…………………………………………………………………………….....
…………………………………………………………………………….....

iii


MỤC LỤC
Trang
CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ........................................................................................................ 1
1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.......................................................................................... 1
1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU .............................................................................................. 1
1.2.1. Mục tiêu chung ............................................................................................................... 1

3.2.2. Sản phẩm kinh doanh chính ........................................................................................... 16
3.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC ....................................................................................................... 17
3.3.1. Tổ chức quản lý của công ty .......................................................................................... 17
3.3.2. Tổ chức bộ máy kế toán ................................................................................................. 18
3.5. SƠ LƯỢC VỀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH........................... 21
CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
XUẤT NHẬP KHẨU THỊNH PHÚ AN GIANG .................................................................... 29
4.1. THỰC TRẠNG HTKSNB CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỊNH
PHÚ AN GIANG .................................................................................................................... 29
4.1.1. Thực trạng chung của HTKSNB ................................................................................... 29
4.1.2. Đánh giá thực trạng của HTKSB................................................................................... 35
4.1.3. Nhận xét về thực trạng HTKSNB của công ty ............................................................... 40
4.2. CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT ÁP DỤNG TRONG CHU TRÌNH NGHIỆP VỤ CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỊNH PHÚ AN GIANG ................................. 44
4.2.1. Chu trình mua hàng – thanh toán .................................................................................. 44
4.2.2. Chu trình sản xuất......................................................................................................... 51
4.2.3. Chu trình bán hàng – thu tiền ........................................................................................ 56
4.3. NGUYÊN NHÂN CỦA NHỮNG YẾU TỐ CHI PHỐI ĐẾN CHẤT LƯỢNG, HIỆU QUẢ
CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ............................................................................... 62
CHƯƠNG 5 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG. HIỆU QUẢ HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỊNH PHÚ AN GIANG65
5.1. NHẬN XÉT .................................................................................................................... 65
5.1.1. Nhận xét chung về HTKSNB ........................................................................................ 65
5.1.2. Nhận xét về HTKSNB trong từng chu trình nghiệp vụ .................................................. 65
5.2. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ CỦA HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ ....................................................................................................................... 67
5.2.1. Gỉai pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát ................................................................... 67
5.2.2. Giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát.................................................................... 68
5.2.3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin ........................................................................ 69
5.3.4. Giải pháp phụ trợ từ các đối tượng liên quan .................................................................. 70


vii


DANH MỤC HÌNH
Trang
Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty .................................................... 17
Hình 3.2 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty ............................................................. 18
Hình 3.3 Trình tự ghi chép theo hình thức kế toán: Nhật ký chung .............................. 20
Hình 4.1 Lưu đồ chu trình mua hàng – thanh toán của công ty .................................... 46
Hình 4.2 Lưu đô quá trình xử lý tại bộ phận kế toán chu trình mua hàng – thanh toán . 47
Hình 4.3 Lưu đồ chu trình sản xuất của công ty........................................................... 53
Hình 4.4 Lưu đồ chu trình bán hàng – thu tiền của công ty .......................................... 57
Hình 4.5 Lưu đồ quá trình xử lý tại bộ phận kế toán trong hoạt động bán hàng- thu tiền58

viii


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
HTKSNB
KSNB
BPKD
ĐĐH
NCC
PNK
NH
GĐ
KH
HĐ
SX

1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Ngày nay, đứng trước xu thế toàn cầu hoá đang phát triển mạnh mẽ, các nhà
quản lý doanh nghiệp rất cần phải chú tâm đến tính hiệu quả hoạt động của
doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ quản lý hữu hiệu giúp
cấp lãnh đạo có cái nhìn cụ thể hơn về những hạn chế, thiếu sót và có thể hiểu rõ
nguyên nhân của nó. Để thu hút vốn đầu tư trong tình hình kinh tế cạnh tranh,
các doanh nghiệp không chỉ dựa vào kết quả kinh doanh trên bảng báo cáo tài
chính đã được kiểm toán mà còn phải dựa vào sự kiểm soát hoạt động của bản
thân mỗi doanh nghiệp, có như vậy thì doanh nghiệp mới khẳng định được vị thế
trên thương trường. Việc quan tâm nhiều hơn đến hệ thống kiểm soát nội bộ giúp
tổ chức doanh nghiệp hạn chế những sự cố, mất mát, thiệt hại, và tăng hiệu quả
hoạt động của tổ chức.
Trong bất kỳ công việc nào, quy trình nào diễn ra tại doanh nghiệp, cũng đều
tồn tại những nguy cơ, rủi ro tác động làm ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành
mục tiêu của công việc đó. Ví dụ công việc nhập xuất kho có thể xảy ra các rủi ro
như cháy nổ, mất mát, thiệt hại, giá trị sổ sách khác với giá trị thực tế, việc nhập
xuất kho không đúng thẩm quyền,… dẫn đến những sự cố, tùy theo mức độ, gây
ảnh hưởng từ thiệt hại trong mức chấp nhận được đến nguy cơ phá sản doanh
nghiệp. Những việc khác lớn hơn như việc quyết định sai lầm từ Ban giám đốc,
hệ thống báo cáo tài chính không minh bạch, việc không tuân thủ các quy định
của pháp luật hoặc của tổ chức,… dẫn đến những sự cố to lớn gây ảnh hưởng đến
cổ đông, nhà đầu tư, khách hàng, và xã hội. Do đó, cần phải xây dựng một hệ
thống nhằm thiết lập các biện pháp, chính sách, thủ tục, tinh thần, giá trị, chức
năng, thẩm quyền của những người liên quan nhằm giúp giảm rủi ro và đạt được
mục tiêu mong muốn của doanh nghiệp.
Vì những lý do trên em đã chọn đề tài “Phân tích hệ thống kiểm soát nội
bộ của công ty cổ phần xuất nhập khẩu Thịnh Phú An Giang”.
1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1. Mục tiêu chung
Phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Thịnh

Việc xác lập và duy trì một hệ thống kế toán thích hợp với nhiều quy chế kiểm
soát nội bộ khác để mở rộng quy mô hoạt động, trong đó có kinh doanh và loại
hình kinh doanh là bổn phận quản lý của các nhà lãnh đạo đơn vị và doanh
nghiệp. Một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết để cung cấp cho các cổ đông,
Chính phủ và những người đầu tư tiềm tàng (ngân hàng, chủ đầu tư, người liên
doanh…) những thông tin tài chính trên cơ sở hợp thức.
Theo giáo trình Kiểm toán (2012), bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán-Kiểm
Toán, trường ĐH Kinh tế TP. Hồ Chí Minh : “Kiểm soát luôn là một khâu quan
trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến
việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của
tổ chức. Từ lâu, các kiểm toán viên đã nhận thức được ảnh hưởng của các hoạt
động này đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp và đã phát triển các kỹ năng
tìm hiểu và đánh giá chúng nhằm phục vụ cho công tác kiểm toán. Cùng với sự
phát triển của thực tiễn quản lý, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát
triển để trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức, không
chỉ phục vụ cho công việc của kiểm toán viên mà còn liên quan mật thiết đến vấn
đề quản trị doanh nghiệp”.
Theo đoạn 10 chuẩn mực kiểm toán số 400 có định nghĩa: “hệ thống kiểm soát
nội bộ (KSNB) là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán
xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định,
để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài
chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản
của đơn vị”.
KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong
đơn vị và được kết hợp với nhau thành một chuỗi thống nhất. Quá trình kiểm soát
là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. Hệ thống
KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, nó không chỉ đơn thuần là chính
sách, thủ tục, biểu mẫu… mà phải bao gồm cả nhân lực của đơn vị đó. Chính con
người sẽ lập ra mục tiêu, thiết lập cơ chế và vận hành nó. Một hệ thống KSNB tốt
không chỉ được thiết kế tốt mà còn được vận hành tốt.

- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập BCTC trung thực, khách quan.
2.1.2.3. Bảo vệ tài sản của công ty
HTKSNB sẽ bảo vệ các tài sản của đơn vị (bao gồm tài sản cố định hữu hình
và tài sản cố định vô hình) và cả các tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán, các
tài liệu quan trọng… khỏi bị đánh cắp, hư hại hoặc bị lạm dụng vào những mục
đích khác nhau.
2.1.2.4. Đảm bảo sử dụng tiết kiệm và hiệu quả tài nguyên của công ty
Đối với những mục tiêu hiện hữu và hợp lý giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng
hiệu quả nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực
hiện các chiến lược kinh doanh…
Bốn mục tiêu nói trên của HTKSNB đều nằm trong một thể thống nhất tuy
nhiên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động
với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sác hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Cụ
4


thể như nếu chúng ta muốn tăng cường việc bảo vệ tài sản thì sẽ làm tăng thêm
chi phí như vậy sẽ không đảm bảo được mục tiêu nâng cao tính hiệu quả của hoạt
động. Vậy nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một HTKSNB hữu hiệu và
kết hợp hài hoà 4 mục tiêu nói trên.
2.2. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KSNB
Hệ thống KSNB sẽ khác nhau giữa các doanh nghiệp do có sự khác biệt về
quy mô, đặc điểm kinh doanh, văn hoá… Theo COSO đã đưa ra năm 1992 thì
một hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là hữu hiệu cần bao gồm 5 yếu tố sau:
- Môi trường kiểm soát
- Đánh giá rủi ro
- Thủ tục kiểm soát
- Thông tin và truyền thông
- Giám sát
2.2.1. Môi trường kiểm soát

đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh
nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ được giao và phải giám sát, huấn luyện họ
đầy đủ và thường xuyên.
- Đặc thù về quản lý là các quan điểm khác nhau của người quản lý đơn vị
đối với tình trạng của báo cáo tài chính cũng như đối với rủi ro trong hoạt
động. Nếu một nhà quàn lý chú ý quá mức đến việc báo cáo tình hình tài
chính và nhấn mạnh đến việc hoàn thành kế hoạch lợi nhuận thì sẽ sẵn sàng
hành động mạo hiểm để đổi lấy một mức lợi nhuận cao. Triết lý và phong
cách quản lý có thể ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động
đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
- Cơ cấu về quyền lực trong một đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của
đặc thù quản lý. Ở đây, vấn đề quan trọng lại là kiểm tra, giám sát việc sử
dụng quyền lực đã được phân quyền, nhằm đề phòng các trường hợp sử
dụng không hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng các quyền hạn này
trong xử lý.
- Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc uỷ quyền
và phân công trách nhiệm. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có
hiệu quả, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn
vị, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các
bộ phận.
+ Thực hiện sự phân chia 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo
quản tài sản.
+ Bảo đảm sự độc lập tương đối về nghiệp vụ giữa các bộ phận để đảm bảo
sự giám sát chéo.
- Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và
các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt,
khen thưởng và kỷ luật các nhân viên. Một chính sách nhân sự đúng đắn là
chính sách nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng các cán bộ, nhân
viên có năng lực và đạo đức.

như thế nào. Để giới hạn được mức rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý
phải dựa trên mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi
ro, từ đó mới có thể quản trị được rủi ro. Đánh giá rủi ro là một trong những trách
nhiệm của nhà quản lý và cho phép họ hành động để giảm những sự việc bất ngờ,
không mong đợi. Sự thất bại trong quản lý những rủi ro này có thể dẫn đến việc
các mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính và sự tuân thủ không đạt được.
2.2.2.2. Các yếu tố đánh giá rủi ro
- Xác định mục tiêu của đơn vị: mục tiêu tuy không phải là một bộ phận của
kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi
ro. Bởi lẽ một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay
không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn
vị. Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu
chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung và dài
hạn. Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các văn
7


bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của người quản
lý.
- Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị
(sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi sự cải tiến sản phẩm, chính
sách nhà nước…) rồi liên quan đến mức độ rộng lớn hơn. Nhà quản lý có thể
sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu,
rà soát hoạt động thường xuyên. Với các doanh nghiệp nhỏ, nhà quản lý có thể
tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, các buổi họp nội bộ.
- Phân tích đánh giá rủi ro: đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro khó định
lượng và có nhiều phương pháp khác nhau. Một quy trình phân tích và đánh
giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: ước lượng tầm cỡ của các rủi
ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những
biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro.

thể, điều tốt nhất là nên ngăn ngừa những người có quyền phê chuẩn các
nghiệp vụ kinh tế với người có quyền kiểm soát tài sản liên quan. Thí dụ,
cùng một người không được đồng thời phê chuẩn một khoản thanh toán
hoá đơn của bên bán với ký phiếu chi thanh toán cho hoá đơn đó. Tương
tự, quyền phê chuẩn đối với việc nhận thêm nhân viên mới hoặc cắt giảm
nhân viên hết hạn hợp đồng ra khỏi bảng lương không được do người có
trách nhiệm phân phát chi phiếu lương thực hiệc. Quyền phê chuẩn nghiệp
vụ kinh tế và việc xử lý các tài sản liên quan bởi cùng một người sẽ làm
tăng khả năng gian lận trong phạm vi của tổ chức.
+ Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: nếu từng bộ phận
hoặc khu vực trong tổ chức có trách nhiệm với quá trình soạn thảo sổ sách
và báo cáo của chính mình thì sẽ có xu hướng thổi phồng các kết quả để
tăng mức thực hiện báo cáo. Nhằm mục đích đảm bảo thông tin không bị
thổi phồng, quá trình ghi sổ thường giao cho một bộ phận riêng biệt thuộc
quyền kế toán trưởng.
-Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ:
+ Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn: Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực
hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và
việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê
chuẩn đúng đắn nếu muốn thoả mãn các quá trình kiểm soát. Nếu bất kỳ ai
trong tổ chức đều có thể tuỳ tiện mua hoặc bán tài sản thì sự hỗn loạn,
phức tạp sẽ xảy ra. Cần phải phân biệt giữa sự phê chuẩn và sự tán thành.
Sự phê chuẩn là một quyếtđịnh có tính chính sách về một nghiệp vụ kinh
tế thông thường hoặc về một nghiệp vụ kinh tế đặc thù. Sự tán thành là sự
thực hiện những quyết định phê chuẩn chung của Ban quản trị. Thí dụ, giả
sử Ban quản trị đề ra chính sách phê chuẩn việc đặt hàng tồn kho khi có
trong tay một lượng hàng ít hơn mức cung ứng của ba tuần. Đó là một sự
phê chuẩn chung. Khi một phân xưởng đặt mua hàng tồn kho, nhân viên
chịu trách nhiệm theo dõi sổ sách thường xuyên tán thành đơn đặt hàng để
chỉ rõ là chính sách phê chuẩn đã thoả thuận.

cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất kỳ lí do
nào.
- Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện: hoạt động này chính là xem
xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu
kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan như những thông
tin không có tính chất tài chính; đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với
tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Soát xét lại quá trình thực hiện giúp
nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục
tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. Nhờ thường xuyên
nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà
quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch hay có hướng điều
chính thích hợp.

10


2.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy
trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các
báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả
cho nội bộ và bên ngoài.
2.2.4.1. Hệ thống thu nhận, xử lý và ghi chép thông tin
Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được các
mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống
thông tin. Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua
hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng
của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện.
Mục đích chính của hệ thống là tập hợp những thông tin đáng tin cậy về các hoạt
động của doanh nghiệp để sẵn sàng cung cấp cho những người cần thiết. Qua đó
cấp quản lý nhận diện được rủi ro. Trong đó, hệ thống thông tin kế toán (hệ thống

2.2.5. Giám sát
Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm
soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định kiểm soát nội bộ có vận
hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù
hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không. Để đạt được kết quả tốt
nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ.
2.2.5.1. Giám sát thường xuyên
Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý
của khách hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát
hiện các biến động bất thường.
2.2.5.2. Giám sát định kỳ
Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do
kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
2.3. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT
Tuỳ theo cách phân loại mà có các loại kiểm soát khác nhau:
2.3.1. Phân loại theo mục tiêu
2.3.1.1. Kiểm soát phòng ngừa
Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn các sai phạm hoặc các
điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát phòng ngừa thường được tiến hành trước
khi nghiệp vụ xảy ra. Kiểm soát phòng ngừa thường được thực hiện ngay trong
công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ: phân chia trách
nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ, chính xác…
2.3.1.2. Kiểm soát phát hiện:
Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm hoặc các
điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát phát hiện thường được thực hiện sau khi
nghiệp vụ xảy ra như các công việc đối chiếu cuối kỳ.
Kiểm soát phát hiện và kiểm soát phòng ngừa có quan hệ bộ sung cho nhau
trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát. Thế mạnh của kiểm soát phòng ngừa
là ngăn chặn các sai phạm trước khi xảy ra do đó giảm được thiệt hại. Nhưng
không có thủ tục nào có thể giảm được rủi ro xuống bằng không và đôi khi chi

hiệu. Hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm
mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau:
- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng
trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo
cấp dưới…
- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với
nhau hay các bộ phận bên ngoài đơn vị.
- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát
sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai
phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua.
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt
động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính sai sót hay gian lận gây
ra.
13


- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng
quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát
không còn phù hợp…
Chính những hạn chế nói trên kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiến cho kiểm
soát nội bộ không thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt
được các mục tiêu của mình.
2.4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.4.1. Phương pháp thu thập số liệu
Sử dụng số liệu từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh,các chứng từ thu
thập từ phòng kế toán, các tài liệu về kiểm soát nội bộ như sơ đồ tổ chức, các văn
bản nội bộ về quy chế kiểm soát, sử dụng thông tin từ việc quan sát và trao đổi
với nhân viên tại phòng kế toán, ban kiểm soát và ban lãnh đạo của công ty cổ
phần xuất nhập khẩu Thịnh Phú An Giang và thông tin từ báo, đài, tạp chí và các