QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ BẢO QUẢN VÀ LƯU
TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN
Sự cần thiết của việc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán.
Việc lưu trữ tài liệu kế toán có ý nghĩa rất lớn trong
việc tổ chức, lãnh đạo, quản lí cũng như đưa ra các quyết định
sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
•

Thực tế, một phần công việc này đã lưu trữ, cung
cấp các thông tin trong tài liệu phục vụ cho các nhận định
quyết định cho hoạt động quản lí, kinh doanh của doanh
nghiệp. Một phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc chấp hành
các hoạt động thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng.
Mặt khác, xét trên phương diện khoa học, qua tài liệu lưu trữ
các nhà quản trị sẽ phần nào đó học hỏi, rút được kinh nghiệm
trong quá trình điều hành và tiếp nhận các kỷ thuật, khoa học
công nghệ để phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.
•

Trách nhiệm bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán
1.1 Khái quát chung về tài liệu kế toán và hoạt động lưu trữ
tài liệu kế toán:
•

Tài liệu kế toán:
Tại Khoản 8, Điều 4, Luật kế toán Số 03/2003/QH11 năm
2003 quy định “ Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế
toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm
toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan
đến kế toán”.
•

Tại Điều 40, luật 2003 quy định:
•

Khoản 1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản
đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
Khoản 4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán
chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
Theo quyết định số 128/2000/QĐ- BTC của Bộ tài chính quy
định tại:
Điều 6: “ Tại mỗi đơn vị, kế toán trưởng hoặc người phụ
trách kế toán chịu trách nhiệm giúp Giám đốc (hoặc người
đứng đầu) đơn vị tổ chức, phân loại, sắp xếp tài liệu và làm
thủ tục đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ”.
Điều 9: “ Người được giao nhiệm vụ quản lý, bảo quản
tài liệu kế toán lưu trữ phải chịu trách nhiệm trước người
đứng đầu đơn vị, trước pháp luật về sự mất mát, hư hỏng hoặc
sự cố khác đối với tài liệu do chủ quan mình gây ra”.


Và theo số 01/2011/QH13 của Quốc hội quy định về Luật lưu
trữ tại Khoản 2- Điều 9:
“Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài
liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn
việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan”.
•

Yêu cầu của bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán.

Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Theo Điều 35-NĐ số 18/2004/NĐ-CP của chính phủ quy định

Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, nơi lưu trữ tài liệu kế toán
được quy định như sau:
Tài liệu kế toán của đơn vị kế toán được lưu tại kho lưu
trữ của đơn vị đó. Kho lưu trữ tài liệu kế toán phải bố trí gần
địa bàn nơi đơn vị đóng trụ sở, phải có đầy đủ thiết bị bảo
quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn trong quá trình
lưu trữ theo quy định của pháp luật.
•

Trường hợp đơn vị kế toán không tổ chức bộ phận hoặc
kho lưu trữ tại đơn vị thì phải thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ tài
liệu kế toán trên cơ sở ký kết hợp đồng lưu trữ theo quy định
của pháp luật.
•

Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong
thời hạn lưu trữ của đơn vị kế toán bị chia, tách, sáp nhập
được lưu trữ tại đơn vị mới thành lập. Trường hợp tài liệu kế
toán của đơn vị kế toán bị chia, tách không phân chia được
cho các đơn vị mới thì lưu trữ lại đơn vị bị chia, bị tách hoặc
lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền
quyết định chia, tách.
•

Tài liệu kế toán của đơn vị chấm dứt hoạt động gồm tài
liệu kế toán của kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu
trữ và tài liệu kế toán liên quan đến chấm dứt hoạt động lưu
trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết
định chấm dứt hoạt động.
•

theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị
kế toán.
•

Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản bao gồm tài
liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn
lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể, phá sản
được lưu trữ tại nơi theo quyết định của người đại diện theo
pháp luật của đơn vị kế toán.
•

Tài liệu kế toán của đơn vị cổ phần hóa, chuyển đổi hình
thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm
đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan
đến cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu được lưu trữ tại
đơn vị kế toán là chủ sở hữu mới hoặc lưu trữ tại nơi theo
quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định cổ phần
hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu.
•


Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong
thời hạn lưu trữ của các đơn vị được chia, tách thành hai hay
nhiều đơn vị mới: nếu tìa liệu kế toán phân chia được cho đơn
vị kế toán mới thì phân chia và lưu trữ tại đơn vị mới; nếu tài
liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị kế
toán bị chia hoặc bị tách hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định
của cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị. Tài
liệu kế toán liên quan đến chia, tách thì lưu trữ tại các đơn vị
kế toán mới chia, tách.

•

Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị.

Tài liệu khác có liên quan đến kế toán ngoài các tài liệu
quy định tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều này gồm: các
loại hợp đồng; các tài liệu liên quan đến nhận và sử dụng kinh
phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế đối với Nhà
nước; tài liệu liên quan đến kiểm kê, đánh giá tài sản; tài liệu
•


liên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm toán; tài liệu liên quan
đến chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động; biên bản tiêu
huỷ tài liệu kế toán và các tài liệu kế toán khác có liên quan
đến kế toán.
Thời hạn lưu trữ các loại tài liệu kế toán:
Căn cứ Khoản 5 Điều 40 Luật kế toán quy định tài liệu kế
toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
•

Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản
lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán
không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài
chính;
•

Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng
trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán
và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy

lưu trữ tối thiểu 10 năm, gồm:
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và
lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các
sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, các báo cáo tài chính
tháng, quý, năm, báo cáo quyết toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu
kế toán lưu trữ và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán
và lập báo cáo tài chính.
•

•
•

•

Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định.
Tài liệu kế toán và báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án
hoàn thành của Ban quản lý dự án.
Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, sáp
nhập, chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán.

Tài liệu kế toán khác của đơn vị kế toán sử dụng trong
một số trường hợp mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10
năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
•

Tài liệu, hồ sơ kiểm toán của cơ quan Kiểm toán Nhà
nước.”
•

Điều 39. Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn


Căn cứ Điều 40 của Luật kế toán, việc tiêu hủy tài liệu kế
toán được quy định như sau:
Tài liệu kế toán đã hết hạn lưu trữ theo quy định thì được
phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp
luật của đơn vị kế toán, trừ khi có quyết định của cơ quan nhà
nước có thẩm quyền.
•

Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị
kế toán đó thực hiện tiêu hủy.
•

Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để thực
hiên tiêu hủy tài liệu kế toán bằng hình thức tiêu hủy tự chọn .
Đối với tài liệu kế toán bí mật thì tiêu hủy bằng cách đốt cháy,
cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công, đảm bảo tài liệu kế
toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin,số liệu
trên đó.
•

Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán.
Theo Điều 43- NĐ số 128/ 2004/ NĐ- CP và Điều 36NĐ số 129/ 2004/ NĐ- CP quy định về thủ tục tiêu hủy tài
liệu kế toán như sau:
•

Căn cứ Điều 40 của Luật kế toán, thủ tục tiêu hủy tài liệu kế
toán được quy định như sau:



•

•

Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho
quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ
kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và
lập báo cáo tài chính;
Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng
trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ


kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác;
•

Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử
liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc
phòng".

Cụ thể được quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành tại Điều
37, 38, 39 trong Nghị định 128 của chính phủ số
128/2004/NĐ-CP và Điều 30, 31, 32 trong Nghị định 129 của
chính phủ số 129/2004/ NĐ- CP.
Trong trường hợp này Giám Đốc công ty SH đã cử nhân viên
đi tiêu hủy tất cả các tài liệu kế toán quá thời hạn sử dụng 5
năm. Nếu các tài liệu đó là chứng từ kế toán không sử dụng
trực tiếp cho việc ghi sổ và lập BCTC (như phiếu thu, phiếu
chi,..) thì công ty được phép tiêu hủy. Còn đối với chứng từ sử
dụng trực tiếp cho việc ghi sổ hay BCTC hay các tài liệu kế

trong các hành vi sau đây:
a) Ðưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm quá 12 tháng so với
thời hạn quy định;
b) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;
c) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất
mát tài liệu trong thời hạn
lưu trữ.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với
một trong các hành vi sau đây:
a) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng
quy định;
b) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi
tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị huỷ hoại.
3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với
một trong các hành vi sau đây :
a) Huỷ bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo
quy định;


b) Tiêu huỷ tài liệu kế toán không thành lập Hội đồng tiêu
huỷ, không thực hiện đúng phương pháp tiêu huỷ và không
lập biên bản tiêu huỷ theo quy định.
Căn cứ điểm b khoản 3 Điều 12 Nghị định số105/2013/NĐCP: "Tiêu huỷ tài liệu kế toán không thành lập Hội đồng tiêu
huỷ, không thực hiện đúng phương pháp tiêu huỷ và không
lập biên bản tiêu huỷ theo quy định." nên công ty may SH sẽ
bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng .
Vậy trong trường hợp này công ty may SH sẽ chịu mức phạt
từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng
TÌNH HUỐNG 2:
Trong năm 2010, công ty may Sông Hồng(NĐ) có rất nhiều

trữ tài liệu kế toán
1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một
trong các hành vi sau đây:
a) Ðưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm quá 12 tháng so với
thời hạn quy định;
b) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;
c) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất
mát tài liệu trong thời hạn
lưu trữ.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với
một trong các hành vi sau đây:
a) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng
quy định;
b) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi
tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị huỷ hoại.
3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với
một trong các hành vi sau đây :
a) Huỷ bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo
quy định;
b) Tiêu huỷ tài liệu kế toán không thành lập Hội đồng tiêu
huỷ, không thực hiện đúng phương pháp tiêu huỷ và không
lập biên bản tiêu huỷ theo quy định.


Nên trong trường hợp này theo Điểm a, Khoản 1, Điều
12- NĐ 105/2013/NĐ- CP thì công ty may SH sẽ chịu mức
phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng.
•

Thứ ba:

3. Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số
liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế
toán bị mất hoặc bị huỷ hoại;
4. Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng
không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2
và khoản 3 Điều này thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu
kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.
Trường hợp này ta thấy công ty không những không tìm biện
pháp khôi phục tài liệu bị mất theo khoản 2,3,4 điều này mà
lại quy chúng là TLKT đến thời hạn tiêu hủy và đem đi tiêu
hủy
Thứ 2: căn cứ khoản 5 điều 40 luật kế toán số 03/2003/QH11
như sau:
“Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho
quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế
toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo
tài chính;
b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng
trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán
và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác;
c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử
liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.’’
Trường hợp này công ty may SH đã sai vì khi kiểm tra các
TLKT và biết rằng những tài liệu bị mất là chưa tới thời hạn
tiêu huy mà đã xếp các TLKT này vào TLKT đến thời hạn
tiêu huy. Hành vi này là hành vi vi phạm pháp luật.
Xử phạt hành vi vi phạm.



tài liệu trong thời hạn lưu trữ.’’ nên công ty may SH sẽ bị cảnh
cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng
Căn cứ điểm b khoản 2 Điều 12- NĐ 105/2013/ NĐ- CP:
“Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi
tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.’’nên cty sẽ bị
phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
Thứ 2:
Căn cứ điểm a khoản 3 Điều 12- NĐ 105/2013/ NĐ- CP:
“Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy
định;” nên cty SH sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến
20.000.000 đồng.
Vậy trong trường hợp này công ty may SH sẽ chịu mức phạt
từ 15.500.000 đồng đến 21.000.000 đồng
Tình huống 3
Trong năm 2010, công ty may SH có rất nhiều hoạt động kinh
doanh nên khi hoàn thành xong công việc kế toán mới thấy có
một số hợp đồng của năm ngoái chưa được lưu. Khi kiểm tra
thì thấy tài liệu đó đã được 13 tháng kể từ ngày kết thúc công
việc kế toán. Kế toán lưu lại những hợp đồng bị sót lại đó và
được giám đốc giao cho nhiệm vụ tiêu hủy một số tài liệu đã
hết thời hạn lưu trữ. Hỏi việc làm của công ty có vi phạm
pháp luật không? nếu có thì tại sao?mà mức xử phạt như thế
nào?
Trả lời:
•

Thứ nhất:

Căn cứ theo khoản 3 Điều 40 Luật kế toán số

tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị huỷ hoại.
3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với
một trong các hành vi sau đây :
a) Huỷ bỏ tài liệu kế toán khi chưa hếtthời hạn lưu trữ theo
quy định;


b) Tiêu huỷ tài liệu kế toán không thành lập Hội đồng tiêu
huỷ, không thực hiện đúng phương pháp tiêu huỷ và không
lập biên bản tiêu huỷ theo quy định.
Nên trong trường hợp này theo Điểm a, Khoản 1, Điều
12- NĐ 105/2013/NĐ- CP thì công ty SH sẽ chịu mức phạt
tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng.
•

Thứ ba:
Căn cứ Điều 43 nghị định 128/2004/NĐ-CP quy định:

Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế
toán được quy định như sau:
1. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định
thành lập “Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu
trữ”. Thành phần Hội đồng gồm có: lãnh đạo đơn vị, kế toán
trưởng và đại diện của bộ phận lưu trữ.
2. Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê,
đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kế toán, lập “Danh
mục tài liệu kế toán tiêu huỷ” và “Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế
toán hết thời hạn lưu trữ”.
3. “Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" phải
lập ngay sau khi tiêu huỷ tài liệu kế toán và phải ghi rõ các