Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ
quan, tổ chức
I. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ
Theo quan điểm của nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam, tài liệu
lưu trữ được xem là tài sản của toàn dân, vì vậy cần được nhà nước
quản lý tập trung thống nhất. Nguyên tắc này được thể hiện cụ thể
như sau:
1. Quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa dân tộc, là tài sản quốc gia nên cần
có sự quản lý thống nhất của nhà nước.
Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001, tài liệu lưu trữ quốc gia là
những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh,
ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình
thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình
hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính
trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức
kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu
phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn.
Cũng theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, toàn bộ tài liệu lưu trữ quốc
gia được tập hợp lại thành Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam do cơ
quản của Đảng và Nhà nước thống nhất quản lý. Hiện nay, Phông
Lưu trữ Quốc gia Việt Nam gồm hai phông lớn: Phông Lưu trữ
Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Trong đó, Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do Cục Lưu trữ
Văn phòng Trung ương Đảng quản lý và Phông Lưu trữ Nhà nước
Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (trực thuộc Bộ Nội
vụ) quản lý. Tuy nhiên, hai phông này đều chịu sự điều chỉnh chung
của hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ
như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001; Nghị định 111/2004/NĐ-CP
của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 quy định thi hành chi tiết
một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Các thông tư hướng

nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan trong giai đoạn hiện hành trước khi
nộp lưu vào lưu trữ quốc gia. Hiện nay, ở tất cả các Bộ, ngành đều
có Phòng Lưu trữ.
+ Tại địa phương: Ở cấp tỉnh có Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc
Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh. Ở cấp huyện có Phòng lưu trữ
huyện trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện.
Sau khi ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, năm 2001
và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Việt Nam ngày


08 tháng 4 năm 2004, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số
21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của bộ phận phụ trách văn thư
lưu trữ tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và
Uỷ ban nhân dân.
Thông tư này quy định như sau:
Tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thành lập
Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng. Phòng Văn thư - Lưu trữ
Bộ có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng
quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ.
Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, là đơn vị trực thuộc
Bộ có Văn phòng thì có thể lập Phòng Văn thư – Lưu trữ hoặc bộ
phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ.
Tại cấp tỉnh: Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh kiện toàn, sáp
nhập các phòng, tổ và người làm công tác văn thư, lưu trữ để thành
lập Phòng Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có
chức năng của lưu trữ lịch sử; Trung tâm Lưu trữ tỉnh là đơn vị sự
nghiệp có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản theo quy định

ngoài, thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài
liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước và tài liệu đặc biệt quý
hiếm được thực hiện theo quy định của pháp luật; Nghiêm cấm việc
chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia
hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào mục đích trái với lợi ích
của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Song
đến nay, nhà nước vẫn chưa có những quy định cụ thể trong việc
quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp ngoài quốc doanh.
Vì vậy, để quản lý thống nhất tổ chức lưu trữ, tài liệu lưu trữ và việc
thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong doanh nghiệp thì trước mắt các
doanh nghiệp cần căn cứ vào những quy định của nhà nước để ban
hành các quy chế, quy định cụ thể về công tác lưu trữ trong doanh
nghiệp.
Trong các doanh nghiệp, nguyên tắc tập trung quản lý thống nhất tài
liệu lưu trữ được thể hiện ở việc tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ
hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và các đơn vị
trực thuộc tạo thành Phông Lưu trữ của doanh nghiệp đó. Việc quản
lý tài liệu lưu trữ trong phông và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu
trữ được thực hiện thống nhất theo những quy định, quy chế của
doanh nghiệp về quản lý tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, dựa trên
nguyên tắc tuân thủ pháp luật của nhà nước Việt Nam.
II. Các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các cơ
quan
1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ
Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu
trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý công tác lưu
trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ
quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những



là Phòng Văn thư - Lưu trữ tỉnh:
Phòng Văn thư - Lưu trữ tỉnh có chức năng giúp Chánh Văn phòng
tỉnh tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý và tổ
chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của tỉnh.


Phòng Văn thư - Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ:
- Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và
hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và hướng dẫn tổ chức
thực hiện khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Căn cứ vào những văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ
và hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng các
văn bản hướng dẫn thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư,
lưu trữ để Chánh văn phòng trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban
hành.
- Giúp Chánh văn phòng trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê
duyệt kế hoạch tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chế độ,
quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các cơ quan, tổ chức có tài liệu là
nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
- Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa học
công nghệ vào văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, tổ chức
khác thuộc Ủy ban thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho
cán bộ văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư và lưu trữ theo
quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của cơ quan Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
1.3. Ở cấp huyện
Tại Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện có bộ phận văn thư – lưu

quan.
Theo Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998
của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) hướng dẫn tổ
chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp thì số lượng và trình độ
cán bộ làm công tác lưu trữ được bố trí và quy định như sau:
- Phòng Lưu trữ Bộ có một trưởng phòng, tuỳ theo khối lượng và
yêu cầu công tác có thể có phó trưởng phòng. Biên chế của Phòng
Lưu trữ Bộ tối thiểu là hai người có trình độ trung học lưu trữ trở lên
do Bộ trưởng quyết định trong tổng số biên chế hành chính sự
nghiệp được giao cho Bộ.
- Trung tâm Lưu trữ tỉnh do Giám đốc phụ trách, giúp việc cho giám
đốc có một phó giám đốc.
Trung tâm lưu trữ tỉnh có bộ phận quản lý nghiệp vụ và bộ phận
quản lý kho lưu trữ.
Biên chế của trung tâm lưu trữ tỉnh có tối thiểu là năm người, có
trình độ trung học lưu trữ trở lên do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
quyết định trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp được giao
của tỉnh.
- Ở cấp huyện bố trí từ một đến hai người, có trình độ trung học lưu
trữ trở lên làm công tác lưu trữ chuyên trách thuộc văn phòng Ủy
ban nhân dân huyện (tính trong tổng số biên chế hành chính sự
nghiệp được giao của huyện).
- Ở cấp xã có cán bộ văn phòng Ủy ban nhân dân xã kiêm nhiệm


công tác lưu trữ.
Nhưng hiện nay, tại Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02
năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân thì việc bố trí nhân sự

- Tại các cơ quan chuyên môn và các tổ chức có tư cách pháp nhân,
có dấu và tài khoản thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có bộ phận chuyên
trách công tác văn thư, lưu trữ. Biên chế cụ thể làm văn thư lưu trữ
do Thủ trưởng cơ quan đó quy định theo hướng dẫn của Ủy ban
nhân dân tỉnh và các quy định của pháp luật.


- Ở cấp huyện: Biên chế của bộ phận Văn thư, lưu trữ do Chủ tịch
Ủy ban nhân dân huyện quyết định theo thẩm quyền trong tổng số
biên chế hành chính sự nghiệp của huyện.
- Tại các phòng, ban chuyên môn của huyện và cấp xã có cán bộ
kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.
Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của
huyện và xã phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức
văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Theo thông tư này, trình độ của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ
ở các cơ quan nhà nước phải đáp ứng được tiêu chuẩn nghiệp vụ của
các ngạch công chức quản lý văn thư lưu trữ ban hành kèm theo
Quyết định số 650-TCCP/CV ngày 20 tháng 8 năm 1993 của Ban Tổ
chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) và đáp ứng được những
yêu cầu về cán bộ, công chức, viên chức ở các văn bản hiện hành
khác như: Pháp lệnh Cán bộ công chức và các Nghị định hướng dẫn
thi hành.
Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ
Nội vụ được ban hành thay thế cho Thông tư số 40/1998/TT-TCCP
ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ.
Tuy nhiên, hiện nay thông tư số 21/2005/TT-BNV chưa được triển
khai thực hiện mà các cơ quan nhà nước vẫn đang thực hiện theo
Thông tư 40/1998/TT-TCCP.
Trong những năm qua, hầu hết các cơ quan từ trung ương đến địa

trữ và nghiệp vụ văn phòng đều có nhiều khả năng tìm được việc
làm hơn một số ngành khác. Số lượng và trình độ cán bộ lưu trữ làm
việc trong các cơ quan nhà nước tương đối ổn định. Đồng thời nhu
cầu về cán bộ làm công tác lưu trữ tại các doanh nghiệp, các tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp cũng
ngày càng lớn đòi hỏi việc đào tạo và cung cấp cán bộ có trình độ
chuyên môn cao về lĩnh vực lưu trữ cần được quan tâm, chú trọng và
đẩy mạnh.
3. Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc cần phải được bảo quản
an toàn, tránh hư hỏng, mất mát.
Để thực hiện chủ trươgn trên, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã
có những hướng dẫn cụ thể về công tác bảo quản tài liệu. Đó là
Công văn số 111/LTNN-NVĐP ngày 04 tháng 4 năm 1995 về việc
hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ; ban hành một số tiêu chuẩn về
bảo quản tài liệu như: tiêu chuẩn hộp đựng tài liệu; tiêu chuẩn bìa hồ
sơ; tiêu chuẩn giá đựng tài liệu….
Tại các lưu trữ lịch sử, nhà nước đã rất quản tâm đến công tác bảo
quản những tài liệu lưu trữ quý hiếm của dân tộc bằng việc phê
duyệt nhiều đề án lớn như: Đề án xây dựng Kho lưu trữ Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III; Đề án Cải tạo nâng cấp kho lưu trữ trung tâm
tưu trữ quốc gia I; Đề án cấp cứu tài liệu châu bản; Đề án nâng cấp
Phông Lưu trữ Quốc hội Việt Nam; Đề án Bảo hiểm Tài liệu lưu trữ
Quốc gia… Đồng thời Nhà nước cũng cấp kinh phí cho các trung
tâm mua sắm các trang thiết bị hiện đại để bảo quản tài liệu như: Tủ
đựng tài liệu bản đồ; giá di động để đựng tài liệu giấy; hệ thống điều


hòa nhiệt độ tại kho…
Tại các lưu trữ cơ quan, việc xây dựng kho tàng, mua sắm các trang

ngành lưu trữ trong giai đoạn cải cách nền hành chính nhà nước.
Tiếp đó Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh
Lưu trữ Quốc gia; Thông tư số 40/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 4
năm 2004 do Bộ Tài chính hướng dẫn việc thu và sử dụng phí khai
thác tài liệu lưu trữ quốc gia; Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01
tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,


quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân; Quyết định số
13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc
ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ;
Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ
Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác
văn thư, lưu trữ; và một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục
Văn thư Lưu trữ nhà nước như: Công văn số 283/VTLTNN-NVTW
ngày 19 tháng 3 năm 2004 về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài
liệu hành chính; Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5
năm 2005 về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và
lưu trữ cơ quan…
Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của
những văn bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể của cơ
quan ban hành. Những cơ quan được lãnh đạo quan tâm sát sao đến
công tác lưu trữ thường ban hành những quy chế quy định một số
điều cụ thể về quản lý công tác lưu trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ
lưu trữ và trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức cơ quan
đối với công tác lưu trữ. Cũng có nhiều cơ quan ban hành những
công văn hướng dẫn về việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trên cơ
sở những quy định, hướng dẫn của nhà nước như: Quyết định số

hiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù
hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, đơn vị cụ thể.
- Thanh tra, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả
đạt được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen
thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng.
Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành thường xuyên liên tục
theo định kỳ và trong những trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm
tra đột xuất. Tuy nhiên, hiện nay chúng ta vẫn chưa có những quy
định cụ thể về công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm
trong ngành lưu trữ. Điều đó cũng phần nào gây khó khăn cho công
tác thanh tra, kiểm tra của ngành.
Trong các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ, việc
khen thưởng và xử lý các vi phạm trong công tác lưu trữ cũng đã
được đề cập. Chương 4, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia quy định về
việc khen thưởng và xử lý vi phạm như sau:
Điều 28. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thu thập,
quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ; phát hiện, giao nộp, tặng cho tài liệu
lưu trữ có giá trị, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm cho cơ quan lưu
trữ thì được khen thëng theo quy định của pháp luật.
Điều 29. Người nào chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép làm hư hại tài liệu
lưu trữ quốc gia hoặc có hành vi khác vi phạm những quy định của
pháp lệnh này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử phạt
hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại
thì phải båi thường theo quy định của pháp luật.
Người nào lợi dụng chức vụ, quyền hạn vi phạm các quy định của
pháp lệnh này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ
luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải
bồi thường theo pháp luật.
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP cũng quy định các cơ quan, tổ chức,


TS. Nguyễn Lệ Nhung