Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trường THPT số 4 Lào Cai

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LÀO CAI

TÊN SKKN:

SỬ DỤNG PHẦN MỀM EXCEL TRONG
QUẢN LÍ THI NGHỀ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
QUẢN LÍ TRƯỜNG THPT SỐ 4 TP LÀO CAI”

- Họ và tên tác giả: Ngô Minh Trân
- Chức vụ: Phó Hiệu trưởng
- Tổ chuyên môn: Toán – Lý – Tin - Công nghệ
- Đơn vị công tác: Trường THPT số 4 thành phố Lào Cai

Thành phố Lào Cai, ngày 05 tháng 5 năm 2014.

1


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trường THPT số 4 Lào Cai

Phần I:
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
CNTT, với những ưu thế vượt trội của nó đã đi vào mọi lĩnh vực đời sống xã hội
trong thời đại hiện nay. Sự phát triển như vũ bão của công nghệ đem lại nhiều
thành tựu to lớn của con người. Đối với GD&ĐT, CNTT đóng một vai trò to lớn.
Quyết định 698/QĐ-TTg ngày 21 tháng 6 năm 2011 của Thủ thướng Chính phủ
phê duyệt kế hoạch tổng thể phát triển nguồn nhân lực CNTT đến 2015 và định
hướng đến năm 2020 nêu rõ: “Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong trường phổ thông


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trường THPT số 4 Lào Cai

3. Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn.
Nêu ra một số quan điểm chỉ đạo của Chính phủ, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Ban
chấp hành Đảng bộ tỉnh Lào Cai, Sở Giáo dục và Đào tạo Lào Cai về định hướng
chỉ đạo ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và dạy học.
Từ kết quả triển khai thực hiện tổng kết thành kinh nghiệm cho những năm tiếp
sau tại trường THPT số 4 thành phố Lào Cai và có thể áp dụng cho các trường
THPT khác.
Phần II:
NỘI DUNG
I. CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN.
1. Cơ sở lí luận:
Nhận thấy việc áp dụng CNTT vào lĩnh vực giáo dục có tác dụng thúc đẩy nâng
cao hiệu quả quản lí và chất lượng giáo dục, năm học 2008-2009, trong Chỉ thị
nhiệm vụ năm học, Bộ Giáo dục và Đào tạo chọn chủ đề “Năm học ứng dụng
CNTT và đổi mới quản lí tài chính”. Những năm học tiếp theo, Bộ Giáo dục và
Đào tạo vẫn chỉ đạo tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý giáo dục,
thống nhất quản lý Nhà nước về CNTT trong giáo dục và đào tạo.
Chương trình toàn khoá XIV của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh Lào Cai được cụ
thể hoá bằng đề án phát triền kinh tế - xã hội giai đoạn 2010-2015 chỉ ra một trong
các biện pháp nâng cao chất lượng giáo dục là ứng dụng CNTT trong các hoạt động
giáo dục.
Đổi mới công tác quản lí, khuyến khích và động viên cán bộ quản lí, giáo viên,
nhân viên tích cực ứng dụng CNTT vào quản lí, dạy học, công tác hành chính là
việc làm cần thiết. Việc làm này đảm bảo quá trình quản lí tài chính, học chính,
hành chính mang tính hệ thống, chính xác, tốn ít thời gian, tiết kiệm chi phí và một
điều không kém quan trọng đó là chủ động điều chỉnh kịp thời khi có sự thay đổi về
quy chế, quy định...

nhật quá trình nâng bậc lương; việc nhập số CMTND của một cá nhân, máy báo đã
tồn tại số CMND này rồi nhưng khi thực hiện tìm kiếm thì lại báo không có số
CMND như thế).
Thứ tư, khi có thay đổi về quy chế, người sử dụng phải chờ phiên bản mới từ
nhà cung cấp nên tính chủ động trong công việc hạn chế.
Thứ năm, việc sử dụng phân hệ quản lí học sinh vào kiểm tra định kỳ, thi khó
khăn vì quy trình phức tạp, tố thời gian, hay bị sai sót.
Từ lí luận và thực tiễn, lại được giao phụ trách công tác chuyên môn, tôi đề xuất
với Hiệu trưởng nhà trường quyết tâm ứng dụng phần mềm Excel vào quản lí, nhất
là chương trình quản lí thi nghề.
II. ỨNG DỤNG EXCEL VÀO QUẢN LÍ THI.
1. Ưu điểm của phần mềm excel.
Trong các phần mềm phần mềm ứng dụng cơ bản Microsoff Office Word,
Excel, Powepoint, cán bộ quản lí, giáo viên trong các nhà trường nói chung, trường
tôi nói riêng thường sử dụng hai phần mềm vào quản lí và giảng dạy là Word,
Powepoint mà ít sử dụng phần mềm Excel. Tuy nhiên, phần mềm Excel có những
ưu điểm riêng mà hai phần mềm kia không có đó là:
Phần mềm cho phép kẻ bảng biểu với số cột (column) mặc định là 256 và số
dòng (rows) là hơn 10.000 và việc chỉnh sửa kích thước cột, dòng dễ hơn.
Việc nhập dự liệu giống nhau trong Excel ở nhiều ô rất nhanh và đơn giản.
Cho phép thực hiện các phép toán, các thuật toán mà các phần mềm Word,
Powepoint không thực hiện được.
4


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trường THPT số 4 Lào Cai

2. Các phép tính và các hàm số thường dùng khi viết chương trình quản lí
thi:
a) Các phép tính: Nhân (*), chia (/), cộng (+), trừ (-).

+ Logical 1: Bắt buộc. Điều kiện thứ nhất mà bạn muốn kiểm nghiệm và có thể
định trị là TRUE hoặc FALSE.
+ Logical2, ... : Tùy chọn. Các điều kiện bổ sung mà bạn muốn kiểm nghiệm,
chúng có thể định trị là TRUE hoặc FALSE, với tối đa 255 điều kiện.

5


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trường THPT số 4 Lào Cai

- Hàm Round: Làm tròn một số với số chữ số thập phân cho trước.
Cú pháp = Round (Value 1, n), trong đó Value có thể là những giá trị số, có thể
là địa chỉ ô; n là số chữ số thập phân định làm tròn tới ( n = 0, 1,2,...).
3. Văn bản quy phạm.
Công văn số 10945/GDĐT-GDTrH ngày 27/11/2008 của Bộ Giáo dục và Đào
tạo về việc hướng dẫn thi và cấp chứng chỉ nghề phổ thông, trong đó:
2.1. Nội dung điểm b, điểm c khoản 3 mục II như sau:
b) Học sinh phải hoàn thành 2 bài thi:
- Bài thi lí thuyết theo đề tự luận hoặc trắc nghiệm hoặc có một phần tự luận và
một phần trắc nghiệm, thời gian làm bài 45 phút, điểm hệ số 1.
- Bài thi thực hành: thời gian làm bài do Sở GDĐT quy định cho từng nghề phổ
thông thời lượng 60; 90; 120; 150 hoặc 180 phút, điểm hệ số 3.
c) Điểm thi NPT là trung bình cộng của điểm bài thi lý thuyết và điểm bài thực
hành, sau khi đã tính hệ số tương ứng. Nếu các bài thi chấm điểm theo thang điểm
khác thì khi tính điểm NPT phải quy đổi ra thang điểm 10.
2.2. Nội dung khoản 5 mục II: Xếp kết quả thi và cấp Giấy chứng nhận Nghề
phổ thông.
a) Học sinh đạt điểm trung bình 2 bài thi từ 5,0 trở lên, không có bài thi điểm
dưới 3,0 thì được công nhận kết quả và xếp loại theo tiêu chuẩn sau đây:
- Loại Giỏi: Điểm trung bình 2 bài thi đạt từ 9,0 đến 10,


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trường THPT số 4 Lào Cai

5. Viết chương trình (Phần mềm) quản thi (Phần mềm tôi viết cho Ban coi,
chấm thi nghề THPT số 3 huyện Mường Khương, khóa thi ngày 13/3/2014).
5.1. Lập danh sách thí sinh và sử dụng các hàm.
5.1.1. Lập danh sách thí sinh: Theo mẫu Sheet nguồn dưới đây.

Hình 1

- Cột phòng thi (P. thi): Ghi phòng 1 là P01, phòng 2 là P02,... Sở dĩ ghi như
vậy là để không xảy ra hiện tượng trùng mã thí sinh. VD: 1 thí sinh ở phòng 1, số
thứ tự 12, mã thí sinh này là 112 sẽ trùng với thí sinh khác ở phòng 11, số thứ tự 2,
cũng có mã thí sinh 112.
- Cột Họ tên: Sau khi nhập xong dữ liệu hoặc lấy dữ liệu từ phần mềm quản lí
điểm, thực hiện sắp xếp họ và tên theo trật tự A→Z: Lựa chọn phạm vi sắp xếp
bằng cách bôi đen theo dòng (rà trỏ vào số thứ tự dòng ở rìa trái Sheet) rồi thực
hiện lệnh Data→Sort (Ở Sort by là Column H chọn Ascending; ở Then By là
Column G chọn Ascending)→ OK.
Lưu ý: Khi Sort xong, ta thấy học sinh có tên mà phụ âm là chữ Đ đứng trước
học sinh có tên mà phụ âm là chữ D (VD: Nguyễn Văn Đại trước Trần Hữu Danh),
ta phải thực hiện cắt, dán cho đúng trật tự (Trần Hữu Danh trước Nguyễn Văn
Đại) . Chỉ sắp xếp khi đã nhập đầy đủ dữ liệu cho tất cả thí sinh.

7


Hình 2
Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trường THPT số 4 Lào Cai


8


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trường THPT số 4 Lào Cai

- Cột LT: Tại Q4, nhập = VLOOKUP($F4,'Nhập điểm'!$D$2:$M$701,4,0).

=IF(R4"",IF(Q4<>"",IF(S4>
=9,"Giỏi",IF(AND(MIN(Q4:R4)>=5,S4>
=7),"Khá",IF(AND(MIN(Q4:R4)>=3,S4
>=5),"TB",""))),""),"").

=IF(AND(Q10"",R10""),IF(AN
D(MIN(Q10:R10)>=3,S10>=5),"Đ","
"),"")

=IF(Q10"",IF(T10="Đ","","H"),"")

Hình 3
Ý nghĩa của câu lệnh:
+ F4 là điều kiện tìm kiếm (theo SBD).
+ 'Nhập điểm'!$D$2:$M$701: Tìm ở Sheet 'Nhập điểm'; phạm vi tìm kiếm từ
D2 đến M701.
+ 4: Cột thứ tư.
+ 0: Giá trị logic.
Lưu ý: Nếu dùng câu lệnh trên, những thí sinh bỏ thi, không có điểm, thì kết
quả tìm được là điểm 0. Điều này không chấp nhận được. Để khắc phục, ta dùng
câu lệnh hỗn hợp:
=IF(VLOOKUP($F4,'Nhập điểm'!$D$2:$M$701,4,0)"",VLOOKUP($F4,
9

hợp thí sinh bỏ thi, máy báo lỗi, ta phải thực hiện thêm thao tác xóa. Khắc phục
bằng câu lệnh sau:
=IF(R4"",IF(Q4<>"",IF(S4>=9,"Giỏi",IF(AND(MIN(Q4:R4)>=5,S4>=7),
"Khá",IF(AND(MIN(Q4:R4)>=3,S4>=5),"TB",""))),""),"").
Xem câu lệnh ở hình 3.
5.2. Lập bảng danh sách dự thi: Theo mẫu Bảng danh sách ở Sheet Bảng dự
thi dưới đây.
10


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trường THPT số 4 Lào Cai
Đánh vào ô này p03 thì
được bảng danh sách dự
thi phòng 3

Hình 4
- Cột TT: Copy số thứ tự của một phòng thi ở Sheet nguon rồi Paste.
- Cột SBD: Tại ô D7, đánh câu lệnh:
=VLOOKUP($Q$1&$C7,Nguon!$D$4:$X$992,3,0).
Ý nghĩa:
+ $Q$1&$C1: Các điều kiện tìm kiếm. Điều kiện 1, dùng địa chỉ tuyệt đối
$Q$1); điều kiện 2, dùng địa chỉ tuyệt đối cột và tương đối dòng $C1.
+ Nguon!$D$4:$X$992: Tìm ở Sheet nguon, phạm vi từ D4 đến X992. Cả
hai ô này dùng địa chỉ tuyệt đối cột và tuyệt đối dòng.
+ Số 3 là cột thứ 3.
Sau khi thực hiện xong câu lệnh thì rà kéo sang các ô E7, F7 (Họ và tên), G7,
H7... đến N7 sau đó sửa cột thứ 3 (số 3) thành 4 ở E7, thành 5 ở F7.. Sau khi thực
hiện xong bôi đen từ D7 đến N7 và rà kéo cho đến thí sinh cuối cùng của phòng thi.
Để in bảng danh sách dự thi phòng thi nào, ta chỉ việc đánh số phòng thi đó
vào ô Q1. Ở Hình 4 là Bảng danh sách dự thi phòng 3. Nếu cần in cho phòng 1, ta

được phiếu thu bài phòng
3

Hình 6
5.5. Lập danh sách thí sinh: Theo mẫu danh sách thí sinh ở Sheet DSP.thi
dưới đây.

Hình 7
Cách làm: Như đối với phiếu thu bài.
13


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trường THPT số 4 Lào Cai

5.6. Lập danh sách đề nghị cấp chứng nhận nghề phổ thông.
Lập danh sách theo mẫu, copy thông tin liên quan ở Sheet nguon và Paste
vào các cột rồi cắt đi những thí sinh trượt là được.

Hình 8
5.7. Lập biểu tổng hợp thi nghề phổ thông: Lập theo mẫu; dùng hàm countif
để đếm số thí sinh xếp loại giỏi, khá,...

=COUNTIF(Nguon!
V4:V26,"Giỏi")

5.8. Lập khóa phách: Copy toàn bộ thông tin ở các cột C, D, E, F ở Sheet
nguon rồi Paste vào Sheet nhập điểm.
14
Hình 9



Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trường THPT số 4 Lào Cai

Để có phiếu chấm thực
hành phòng nào chỉ cần
đánh số phòng của phòng
đó vào ô L2 rồi in

Hình 13
5.9. Nhập điểm thi.
Điểm bài thi lý thuyết nhập vào cột G, bài thi thực hành vào cột H ở Sheet
Nhập điểm. Nên nhập điểm bài thi thực hành nhập vào cột R của Sheet nguon vì
chấm thực hành theo SBD.
6. Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm.
- Tiết kiệm thời gian.
- Tiết kiệm kinh phí.
- Sử dụng dễ dàng và cập nhất kịp thời khi những quy định của các cấp quả lí có
sự thay đổi... Dưới đây là bảng so sánh giữa phần mềm quản lí thi viết từ Excel và
phần mềm quản lí thi mua từ nhà cung cấp.
Phần mềm viết từ Excel

Phần mềm mua

Chi phí

Không

5.000.000 đ

Thời gian viết

Đổi mới công tác quản lý, nâng cao chất lượng giáo dục là nhiệm vụ của toàn
ngành giáo dục và đào tạo nên việc ứng dụng CNTT vào công tác quản là việc làm
thiết thực.
Xuất phát từ nhiệm vụ được giao, qua nghiên cứu lý luận, và từ thực tiễn nhà
trường, sau khi đề xuất và được sự ủng hộ của Hiệu trưởng, tôi tìm tòi, nghiên cứu
vận dụng tính năng của phần mềm Excel để viết chương trình quản lí thi nghề. Trên
cơ sở của chương trình này, tôi đã viết chương trình quản lí thi thử theo chủ trương
mới (Học sinh được lựa chọn môn thi tốt nghiệp) và đã sử dụng rất hiệu quả tại nhà
trường. Việc tự viết chương trình quả lí thi cũng như các chương trình quản lí khác
(quản lí tài chính, quản lí học sinh...) góp phần tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí
cho công tác quản lí của trường THPT số 4 thành phố Lào Cai không chỉ ở năm
học 2013-2014 mà còn cả cho những năm tiếp theo.
2. Bài học kinh nghiệm.
Để có thể sử dụng phần mềm Excel vào quản lí thi nghề thành công, bài học mà
tôi rút ra sau một năm thực hiện là:
Thứ nhất, lãnh đạo nhà trường có nhận thức đúng về tầm quan trọng áp dụng
CNTT vào quản lý và dạy học, từ đó có kế hoạch cụ thể để triển khai tổ chức thực
hiện.
Thứ hai, cần nắm chắc các văn bản chỉ đạo của các cấp quản lí giáo dục để vận
dụng thực hiện cho đúng, nhất là các quy định, quy chế thi.
Thứ ba, nêu cao tinh thần tự học, tự nghiên cứu CNTT của cán bộ, giáo viên,
nhân viên. Xuất phát từ yêu cầu công việc, mỗi người trong điều kiện của mình cần
nỗ lực ứng dụng CNTT sao cho hiệu quả.
3. Ý kiến đề xuất: Không.
Trên đây là sáng kiến kinh nghiệm của tôi. Tôi nhận thức rằng nó còn nhiều
thiếu sót, rất mong ý kiến góp ý của các bạn đồng nghiệp, Hội đồng Sáng kiến nhà
trường, Hội đồng sáng kiến ngành Giáo dục và Đào tạo tỉnh Lào Cai./.
NGƯỜI VIẾT

Ngô Minh Trân

6.

Chương trình công tác trọng tâm toàn khóa 2010-2015, tập IV- Chương trình
phát triển văn hóa-xã hội-BCH Đảng bộ tỉnh Lào Cai.

7.

Tài liệu dùng cho cán bộ quản lí trường phổ thông (Dự án Srem) của nhóm
biên sọan: Nguyễn Trường Thắng, Bùi Xuân Xuân Bốn, Võ Anh Tuấn,
Nguyễn Ngọc Ân, Lê Văn Ca, Phạm Đình Chinh.

19


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trường THPT số 4 Lào Cai

MỤC LỤC
Phần I: ĐẶT VẤN ĐỀ…………………………………………………… …..

1

1.

Lý do chọn đề tài…………………………………………………………..

1

2.

Mục đích nghiên cứu……………………………………………………....


II.

ỨNG DỤNG EXCEL VÀO QUẢN LÍ THI…………….........................

3

1

Ưu điểm của phần mềm excel.………………………………………

9

2.

Các phép tính và các hàm số thường dùng khi viết chương trình quản lí
thi..................................................................................................................

4

3.

Văn bản quy phạm……………………………………………....................

5

4.

Thiết kế chương trình quản lí thi………………………………………......


Kiến nghị......................................................................................................

17

Tài liệu tham khảo…………………………………………………………

18

Mục lục…………………………………………………………………….

19

20


Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trường THPT số 4 Lào Cai

21