ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
--------******--------

VÕ THỊ HẢI CHÂU

TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN LƯU TRỮ ĐỊA CHẤT,
TỔNG CỤC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

HÀ NỘI - 2014


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
--------******--------

VÕ THỊ HẢI CHÂU

TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN LƯU TRỮ ĐỊA CHẤT,
TỔNG CỤC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN VIỆT NAM
Chuyên ngành: Khoa học Thông tin - Thư viện
Mã số: 60 32 02 03

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

Người hướng dẫn Khoa học: TS. Lê Văn Viết


.
ơ

Tôi xin trân trọng cả
N

ầy cô trong Ban Giám hi

K

i học, các thầy

ũ

ờ

n tình chỉ bảo và d y d

ò

o

i học Khoa học Xã

trong suố

ơ

ọc t p


ở bên c nh khuy

khóa học và hoàn thành tốt lu

i
í

ộ

ờ
tôi hoàn thành

ốt nghi p.

Xin chân thành cảm ơn!
ả

u


M
PHẦN MỞ ĐẦU......................................................................................................... 1
CHƢƠNG 1. VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI
TRUNG TÂM THÔNG TIN LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT ............................................... 9
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức tài liệu ....................................................................... 9
1.1.1. Khái ni m tài li u và tổ ch c tài li u ......................................................... 9
1.1.2. Vai trò c a tổ ch c tài li u ....................................................................... 12
3 C

ơ

n ho

1.3. Trung tâm Thông tin - Lƣu trữ Địa chất với công tác tổ chức và bảo quản
tài liệu .................................................................................................................... 26
1.3.1. Gi i thi u chung v Trung tâm Thông tin1.3.2. Quy trình tổ ch c và bảo quản tài li

a ch t ................. 26

a ch t t i Trung tâm Thông tin -

a ch t ................................................................................................. 29
33

ặ

m nhu cầ

ời dùng tin .................................................. 31

3

ặ

m và giá tr vốn tài li

a ch t................................................ 34

1.4. Kinh nghiệm tổ chức và bảo quản tài liệu ở một số thƣ viện lớn trên thế giới
và Việt Nam hiện nay ............................................................................................ 37
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN


ối v i Tài li

ơ

n .............................. 78

y n d ng tài li u .......................................................... 79

2.5. Đánh giá về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu .................................. 81
y

2.5.1. Nguyên nhân ch

i tài li u ...................... 82

2.5.2. Hi u quả c a công tác tổ ch c và bảo quản vốn tài li u ......................... 86
CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA TỔ CHỨC VÀ
BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - LƢU TRỮ
ĐỊA CHẤT................................................................................................................ 90
3.1. Cải tiến và sắp xếp lại các kho tài liệu ........................................................... 91
3.1.1 Cải ti n và sắp x p l i các kho tài li
3.1.2. Tổ ch c l i các
3

3

ổi m i công ngh tổ ch

n ....................................... 91


ộ

ộ h p lý cho cán bộ bảo quản........................... 100

o và nâng cao ý th c sử dụng tài li

ời dùng tin. ......... 101

3.4. Tăng cƣờng cơ sở vật chất cho tổ chức và bảo quản tài liệu........................ 104
3.4.1. Cải t o nâng c p kho tài li u. ................................................................ 105
3.4.2. Nâng c

ờ

ầ

t b cho công tác bảo quản ..... 106

KẾT LUẬN ............................................................................................................. 108
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 110

iv


DANH M C CÁC TỪ VIẾT TẮT

Các chữ viết tắt tiếng Việt
TTTTLTĐC



KHTH

Khoa học tổng hợp

NCT

Nhu cầu tin

NDT

Ngƣời dùng tin

PGS.TS

Phó Giáo sƣ, Tiến sĩ

TT-TV

Thông tin - Thƣ viện

TV

Thƣ viện

Các chữ viết tắt tiếng Anh
CD - ROM

Compact Disc - Read Only Memory



BẢN

U

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức

27

Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức lƣu trữ và bảo quản Báo cáo địa chất

30

Hình 1.3: Sơ đồ quy trình tổ chức và bảo quản tài liệu chuyên ngành
Địa chất củ thƣ viện

30

Hình 2.1: Sơ đồ hệ thống kho lƣu trữ

48

Hình 2.2: Kết cấu tài liệu thƣ viện

49

Hình 2.3: Sơ đồ hệ thống kho thƣ viện

50


Tổng cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam- Bộ Tài nguyên & M i trƣờng là đơn
vị đầu ngành trong cả nƣớc về công tác thông tin, thƣ viện Lƣu trữ trong lĩnh vực
Địa chất khoáng sản và kho học trái đất. Trung tâm có nhiệm vụ lƣu trữ, bảo
quản và cung cấp thông tin/tài liệu nhƣ các loại báo cáo khoa học địa chất, các báo
cáo khoa học địa vật lý, bản đồ địa chất, mẫu vật cũng nhƣ các loại sách báo, tạp
chí chuyên ngành Địa chất cho các cơ qu n, tổ chức, cá nh n trong và ngoài nƣớc
nhằm phục vụ công tác nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực Địa chất khoáng sản.
Các loại tài liệu, mẫu vật đã đƣợc ph n chi và lƣu trữ theo các tiêu chí khác nhau
nhằm đảm bảo cho việc bảo quản và phục vụ thông tin tới ngƣời dùng tin một
cách hiệu quả nhất.
Tính cấp thiết của đề tài
TTTTLTĐC hiện đ ng lƣu giữ toàn bộ các báo cáo Địa chất do các tổ chức,
cá nhân tiến hành điều tra Địa chất và Khoáng sản trên lãnh thổ Việt Nam thành lập,
các tài liệu ở đ y có hệ thống từ nghiên cứu cấu trúc địa chất, lập bản đồ Địa chất
theo các tỷ lệ, đặc biệt là các tài liệu về tìm kiếm, thăm dò khoáng sản, Địa chất
thuỷ văn, Địa chất công trình, Địa chất m i trƣờng .... Chúng đã trở thành tài sản vô
giá của Quốc gia, có vai trò đặc biệt trong việc cung cấp các tài liệu cơ bản cho việc
nghiên cứu và phát triển các ngành khoa học - kỹ thuật, kinh tế của quốc dân có liên
quan đến lòng đất, đặc biệt là khai thác khoáng sản.
Từ khi thành lập cho đến nay, số lƣợng tài liệu lƣu trữ tại TTTTLTĐC đã lên
tới con số hàng vạn. Bên cạnh những tài liệu đƣợc kế thừa từ thời Pháp thuộc bao
gồm các bản báo cáo Địa chất viết t y đến các báo cáo, tài liệu Địa chất in ở dạng
sách, còn có các loại tài liệu Địa chất đƣợc bổ sung và thu nhận từ khi thành lập
TTTTLTĐC đến nay ở khắp mọi miền đất nƣớc. Các loại hình tài liệu cũng đ dạng
hơn, ngoài tài liệu dạng giấy, TTTTLTĐC còn lƣu trữ cả tài liệu đ phƣơng tiện,
các bộ sƣu tập số phục vụ cho công tác nghiên cứu địa chất. Các tài liệu đƣợc tổ
chức lƣu trữ theo loại hình tài liệu nhƣ Kho báo cáo địa chất, Kho Báo tạp chí, Kho
1



2


Trƣớc thực trạng tài liệu xuống cấp cùng với nhu cầu dùng tin tăng nh nh
củ độc giả tại TTTTLTĐC đ ng đặt ra những vấn đề sống còn đối với việc bảo tồn
vốn tài liệu mà trong đó bảo quản tài liệu là yếu tố quan trọng nhất. Tổ chức và bảo
quản tài liệu có hiệu quả cùng với những chính sách hƣớng đến việc bảo tồn vốn tài
liệu sẽ đảm bảo đƣợc sự hữu dụng của tài liệu, giá trị của tài liệu nhất là đối với
những tài liệu quý, hiếm, có giá trị khoa học c o nhƣ ở TTTTLTĐC. Trƣớc những
yêu cầu của thực tế, việc nghiên cứu, đánh giá toàn diện công tác tổ chức và bảo
quản tài liệu tại TTTTLTĐC hiện n y để từ đó đƣ r các giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là điều hết sức cần thiết và cấp bách.
Vì vậy, tôi lựa chọn đề tài “ ổ chức và Bảo quản tài liệu tại Trung tâm
ông t n Lưu trữ Đ a chất, Tổng cục Đ a chất và Khoáng sản Việt Nam” làm
luận văn thạc sĩ chuyên ngành Kho học - Thƣ viện của mình.
1. Tình hình nghiên cứu
Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là một vấn đề rất quan trọng trong
hoạt động thông tin - thƣ viện. Chính vì thế, các nội dung về công tác tổ chức và
bảo quản vốn tài liệu đã đƣợc nhiều cơ qu n, tổ chức, cá nh n trong nƣớc nghiên
cứu ở nhiều góc độ và khía cạnh khác nhau, thể hiện qua các luận văn, khó luận,
báo cáo, bài nghiên cứu sau:
 Luận văn:
Luận văn đã đƣợc bảo vệ thành công tại Khoa Thông tin - Thƣ viện, Đại
học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
Năm 2009, Luận văn “N
li u số t i TVQG Vi

N

u vi c t o l p, khai thác và bảo quản tài

” của tác giả Vũ Minh


Luận văn đã đƣợc bảo vệ thành công tại trƣờng Đại học Văn hóa
Năm 2006, Luận văn “Bảo quản tài li u t

à Nội

ồng bằng

n tỉ

” của tác giả Đỗ Nguyệt Ánh.

song Hồ

 Khóa luận:
Khóa luận đã đƣợc bảo vệ thành công tại Khoa Thông tin - Thƣ viện,
Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
Năm 2000, Khó luận “Tìm hi u vốn tài li u và công tác tổ ch c, bảo quản,
phục vụ t

HK QD” của Hoàng Thanh Trang.

u TT-

Năm 2000, Khó luận “ ổ

bả



ả

” củ Nguyễn Thị Hạnh.
ả

ố

ở

Q ố

” củ Ng Thị Hằng Ng .
Năm 2006, Khó luận “ ổ

ọ C

bả

ả

ố

ở

ờ

H Nộ ” củ Nguyễn Thúy Hằng.

Năm 2008, Khó luận “C

C í

ổ
Q ố

Năm 2011, Khó luận “C
N

bả

ả

bả

ả

ố

” củ Phạm Thị Tuyết M i.

Năm 2009, Khó luận “C
K

ờ

-

” củ Bùi Thị Th nh Thảo.

Năm 2009, Khó luận “C

Năm 2013, Khó luận “ ổ

bả

ộ ” củ Nguyễn Đức T m.
4

ả

ố

Q


Năm 2013, Khó luận “C

ổ

bả

ả

í

P HN” củ Trần Hoài N m.
Năm 2013, Khó luận “ ổ
ọ

y


ả

ố

” củ tác giả Lê Thị M i Liên, do Ths. Nguyễn Thị Ngà hƣớng

dẫn.


ác bà v ết và các công trìn ng ên cứu k oa ọc k ác:

Cho đến n y, có một số bài viết về vấn đề bảo quản tài liệu đăng trên Tạp chí
Thông tin- Tƣ liệu và Tạp chí Thƣ viện Việt N m:
Phạm Kiều Gi ng (2012), “C
N

bả

Q ố

” Tạp chí Thƣ viện Việt N m, số 6 (38), tr.28-31.

Trần Thị Mỹ Dung, (2010), “C
ồ B

ả

í

-

ố

y” Tạp chí Thƣ viện Việt N m,

số 1 (39); tr. 69-76.
Đặng văn Ức (2010), “C
N

Q ố

bả
N

ả

ố

H

”, Tạp chí Thƣ viện Việt N m, số 2(22),

41-43.
Qu lịch sử nghiên cứu vấn đề cho thấy hiện n y đã có rất nhiều c ng trình
nghiên cứu kho học, các luận văn, khó luận, các bải trích báo, tạp chí nghiên cứu
về c ng tác bảo quản vốn tài liệu. Tuy nhiên, những c ng trình đó hầu nhƣ đều đề
cập đến vấn đề bảo quản tài liệu nói chung hoặc gắn liền với từng cơ qu n, đơn vị
cụ thể nơi tác giả c ng tác.
5



tài liệu ở TTTTLTĐC.
3. Giả thuyết nghiên cứu
Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại TTTTLTĐC mặc dù đã rất
đƣợc chú trọng nhƣng vẫn còn nhiều hạn chế, các tài liệu truyền thống đã có dấu
hiệu bị hƣ hại do nhiều nguyên nhân, các loại hình tài liệu mới chƣ thực sự đƣợc tổ
chức và bảo quản đúng cách và phù hợp. Nếu thực hiện tốt việc nghiên cứu theo
hƣớng đề tài này thì sẽ có cơ sở khoa học để đƣ r các giải pháp phù hợp với thực
tiễn nhằm tổ chức và bảo quản vốn tài liệu củ đơn vị một cách tốt nhất, hiệu quả và
phù hợp nhất.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- ố

ng nghiên c u: Tổ chức, bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông

tin Lƣu trữ Địa chất
-P

:

Phạm vi kh ng gi n: C ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại
TTTTLTĐC.
Phạm vi thời gi n: C ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại TTTTLTĐC
hiện n y.
6


5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Tác giả sử dụng phƣơng pháp luận trong quá trình nghiên cứu khoa học cho
luận văn của mình. Bên cạnh đó, tác giả cũng sử dụng các phƣơng pháp cụ thể khác
để giúp cho công tác nghiên cứu đƣợc tốt hơn b o gồm:

TTTTLTĐC để từ đó đƣ r những đánh giá m ng tính kho học chuẩn xác về những
mặt hiệu quả và chƣ hiệu quả củ tổ chức và bảo quản tài liệu đ ng tiến hành.
+ Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng củ c ng tác tổ chức và bảo quản tài liệu
ở TTTTLTĐC, tác giả tìm r những nguyên nh n g y hƣ hại tài liệu m ng tính
khách qu n và chủ qu n, giải quyết những m u thuẫn giữ sử dụng tài liệu và bảo
quản tài liệu.
-

Ứ

dụ

:

+ Đề xuất những cải tiến trong c ng tác tổ chức tài liệu truyền thống và tài
liệu đ phƣơng tiện phù hợp với thực tế và thuận tiện trong việc bảo quản.
+ Đề xuất những giải pháp phù hợp với thực tế đ ng diễn r ở TTTTLTĐC
để từ đó n ng c o hiệu quả hơn nữ cho c ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu.
7. Kết quả nghiên cứu:
Luận văn sẽ:
- Làm rõ cách thức tổ chức tài liệu ở TTTTLTĐC
- Làm rõ nguyên nh n g y hƣ hại sách, nguyên nh n khách qu n và chủ
quan.
- Làm rõ quy trình kỹ thuật, các biện pháp kỹ thuật bảo quản vốn tài liệu, các
cách thức làm giảm sự hƣ hại tài liệu ở TTTTLTĐC.
7


- Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng, có những giải pháp rõ ràng và cụ thể phù
hợp với thực tế ở TTTTLTĐC nhằm n ng c o hiệu quả hơn nữ cho c ng tác tổ

TÂM T ÔN

T N ƢU TRỮ ĐỊA CHẤT

1.1. ơ sở lý luận về tổ chức tài liệu
1.1.1. Khái niệm tài liệu và tổ chức tài liệu
Tài liệu xuất hiện từ rất sớm trong lịch sử phát triển loài ngƣời. Chúng bắt
đầu xuất hiện khi xã hội phát triển, xuất hiện chữ viết, có nhu cầu lƣu giữ, truyền bá
và tr o đổi kinh nghiệm cũng nhƣ lƣu lại các điều mà họ biết trong quá trình sống.
Thủ sơ kh i, các dạng văn bản đƣợc thể hiện trên những bản đất nung. Ở
thời Ai Cập cổ đại, ngƣời ta còn tìm thấy những tài liệu bằng giấy papyrut (một loại
vỏ cây thời đó ở Ai Cập). S u đó, trên những gì đƣợc tìm thấy, tài liệu còn đƣợc thể
hiện trên da thú thuộc, trên vải, trên thẻ tre ở Trung Quốc cổ đại. Khi giấy đƣợc
Thái Lu n, ngƣời Trung Quốc thời Hán, tạo ra, tài liệu đã bƣớc sang một gi i đoạn
phát triển mới. Đó là gi i đoạn phát triển của các loại văn bản giấy và chúng vẫn
còn phát triển cho đến ngày nay. Hiện nay, kỹ thuật làm giấy hiện đại đã tạo ra
những phiến giấy, tờ giấy rất đẹp để đóng tài liệu. Tuy nhiên, thông qua nghiên cứu
khoa học trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của loài ngƣời, con ngƣời th y đổi
nhận thức về tài liệu. Nó không chỉ ở dạng ghi chép thể hiện bằng văn bản mà còn
có thể ở dạng vật chất hữu hình khác nhƣ đất, vàng, bạc, nhựa, ngà voi, mẫu địa
chất… miễn là chúng có chứ đựng th ng tin và đƣợc đƣ vào lƣu trữ và sử dụng
cho việc tìm hiểu và khai thác thông tin mà chúng phản ánh.
Hiện nay, ta có thể thấy, tài liệu có mặt trong mọi hoạt động củ các cơ qu n,
tổ chức đoàn thể, cá nhân từ c ng tác hành chính đến giáo dục, đào tạo. Hầu nhƣ ở
bất kỳ cơ qu n nào cũng có bộ phận lƣu trữ tài liệu hoặc thƣ viện để lƣu trữ hoặc
phổ biến tài liệu mà cơ qu n đó có đƣợc. Vậy tài liệu là gì?
Có nhiều cách hiểu về tài liệu. Theo Điều 2 Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13,
Tài liệu là v

c hình thành trong quá trình ho

mang tin khác1.
Tại khoản 2, Điều 2, Pháp lệnh Thƣ viện, Tài liệu là một d ng v t ch
ghi nh n nh ng thông tin ở d

ảnh nhằm mụ

í

bảo

quản và sử dụng2.
Theo Đại Từ điển Tiếng Việt của Nguyễn Nhƣ Ý, Tài li u là sách, báo là
bả

ời ta tìm hi u v

gì3.

Trong cách giải thích tài liệu ở Luật lƣu trữ, tài liệu đƣợc chỉ rõ bao gồm
những dạng nào. Tuy nhiên, cách giải thích này chƣ nêu rõ đƣợc mục đích của tài
liệu.
Ở Pháp lệnh thƣ viện tài liệu đƣợc làm rõ ở dạng vật chất hữu hình có thể
cảm nhận đƣợc bằng giác quan củ con ngƣời, các loại hình thể hiện của tài liệu.
Cách giải thích này cũng cho thấy rõ mục đích của tài liệu.
Theo cách giải thích trong Đại Từ điển Tiếng Việt, tài liệu chỉ ở dạng văn
bản, thể hiện bằng ngôn ngữ. Các loại hình thông tin bằng hình ảnh, âm thanh
kh ng đƣợc xem là tài liệu. Và trong cách giải thích này, mục đích của tài liệu
kh ng đƣợc đề cập tới.
Nhƣ vậy trong ba cách giải thích trên, cách giải thích về tài li u trong Pháp
lệnh Thƣ viện đã khẳng định đƣợc sự hiện hữu của thông tin trong các dạng vật chất

thế hệ này, sang thế hệ khác. Những tri thức ấy đƣợc ghi chép lại, đƣợc lƣu giữ lại
thông qua ngôn ngữ lƣu giữ trên các vật mang tin. Qua thời gian, số lƣợng tài liệu
tăng lên. Và vấn đề đặt ra là cần phải lƣu giữ lại chúng và lƣu giữ chúng nhƣ thế
nào để có thể vẫn sử dụng đƣợc tài liệu. Tổ chức tài liệu là chìa khóa giải quyết vấn
đề đó.
Theo Giáo trình về Tổ chức và bảo quản tài liệu của tác giả Nguyễn Tiến
Hiển và Kiều Văn Hốt, các tác giả nêu rằng “Tổ ch c vốn tài li u là hình th c sắp
x p tài li u sao cho khoa học, hi u quả N

n tổ ch c vốn tài li

n vi c

xử lý sắp x p, ki m kê và bảo quản vốn tài li u.”
Tài liệu ở số lƣợng ít sẽ dễ dàng tìm kiếm bằng mắt thƣờng và không nhất
thiết phải có sự sắp xếp phức tạp. Tuy nhiên, khi số lƣợng tài liệu tăng lên tới mức
không thể nhớ đƣợc, không thể tìm kiếm nh nh chóng thì lúc đó cần có sự sắp xếp
và tổ chức tài liệu hợp lý để dễ dàng quản lý, tìm kiếm và bảo quản. Do đó, việc tổ
chức tài liệu xuất hiện khi số tài liệu đó trở thành một tập hợp tài liệu khi mà ngƣời
có số tài liệu đó cảm thấy không thể tìm kiếm đƣợc tài liệu và bảo quản chúng tốt.
Tổ chức tài liệu nhằm mục đích tạo ra một trật tự nhất định cho tập hợp tài liệu, dễ
dàng bảo quản đƣợc tài liệu, đảm bảo việc tìm kiếm tài liệu một cách nhanh nhất.
Việc tổ chức tài liệu một cách khoa học và có hệ thống trực tiếp nâng cao hiệu suất
sử dụng tập hợp tài liệu.

11


1.1.2. Vai trò của tổ chức tài liệu
Trong các cơ qu n th ng tin - thƣ viện, tập hợp các tài liệu chính là vốn tài

tổ chức kho mở.
Việc tổ chức tài liệu đƣợc xem là nhiệm vụ trung tâm củ các thƣ viện. Thời
kỳ đầu, việc tổ chức tài liệu chỉ đơn thuần là việc phân kho tài liệu theo loại hình và
phân loại tài liệu theo nội dung nhằm kiểm soát đƣợc tài liệu. Cho đến nay, nhờ vào
sự phát triển của công nghệ th ng tin cũng nhƣ sự phát triển s u hơn nữa của nghiệp
vụ thƣ viện mà ngƣời ta còn áp dụng công nghệ mã vạch, mã số trong việc tìm kiếm
và tổ chức, quản lý tài liệu. Bên cạnh đó, tài liệu không chỉ đơn thuần là ở dạng vật
chất mà còn ở dạng ảo. Do đó việc tổ chức tài liệu không chỉ đơn thuần phân chia
kho mà còn tổ chức lƣu trữ trên các ổ đĩ cứng của máy tính. Chuyển từ dạng tổ
chức tài liệu hữu hình sang tổ chức tài liệu dạng điện tử.
Cho dù có sự th y đổi nhƣ thế nào đi chăng nữa về loại hình tài liệu, vai trò
của tổ chức tài liệu vẫn kh ng th y đổi, vẫn giữ vị trí trung tâm trong việc kiểm
soát, quản lý thƣ tịch, là tiền đề vật chất quan trọng cho việc lƣu hành, phục vụ và
bảo quản tài liệu trong các cơ qu n thƣ viện. Đồng thời, hiện nay, việc tổ chức tài
liệu khoa học và hệ thống còn gián tiếp làm tăng mức độ sử dụng hiệu quả diện tích
vật lý củ các cơ qu n th ng tin thƣ viện trong khi số lƣợng tài liệu tăng quá nh nh
so với mức độ mở rộng quy mô hạ tầng cơ sở của những cơ qu n này.
12


1.1.3. ác p ương p áp tổ chức kho tài liệu và tổ chức tài liệu trong kho
Trong thƣ viện, có thể tổ chức nhiều loại kho:
-

Tổ chức kho theo quy mô: gồm có kho chính, kho phụ.

-

Tổ chức kho theo nội dung: Kho tài liệu Hƣơng ƣớc, Kho Luận văn, Luận
án,...

Có nhiều căn cứ để từ đó ngƣời ta quyết định tổ chức kho tài liệu nhƣ thế nào
cho phù hợp. Có thể căn cứ theo quy mô củ thƣ viện, hình thức phục vụ, loại hình
tài liệu, ngôn ngữ của tài liệu, nội dung tài liệu, chức năng tài liệu cũng nhƣ mục
đích sử dụng để tổ chức kho tài liệu sao cho phù hợp với điều kiện thực tế của công
tác phục vụ và bảo quản tài liệu trong thƣ viện.
Trong kho, tài liệu đƣợc sắp xếp theo số đăng ký cá biệt đã đƣợc gán theo
từng kho. Tài liệu xếp trên giá. Có hai loại sắp xếp trong kho tài liệu. Đó là sắp xếp
giá của tài liệu và sắp xếp tài liệu trên giá. Đối với các giá sách, cần có sự sắp xếp
hợp lý s o cho kh ng gi n kho đƣợc sử dụng tối ƣu mà vẫn thông thoáng, dễ đi lại,
tuân thủ đƣợc nghiêm ngặt các quy định về phòng chống cháy nổ. Đối với tài liệu,
chúng đƣợc sắp xếp theo số nƣớc chảy củ đăng ký cá biệt hoặc theo chỉ số cutter
sorbone hoặc một chỉ số nào đó mà thƣ viện áp dụng.
Có sự sắp xếp khác biệt nhau trong hai loại kho là kho đóng và kho mở. Đối
với kho đóng, giá đƣợc sắp xếp theo đúng quy định của pháp luật về xếp đặt giá kho
đối với lƣu trữ tài liệu nhằm đảm bảo phòng chống cháy nổ. Ở Việt Nam hiện nay,
13


tùy vào diện tích kho mà việc sắp xếp giá có thể theo quy định củ Hƣớng dẫn bảo
quản tài liệu lƣu trữ của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc b n hành năm 1995 hoặc tuân thủ
theo các biện pháp phòng chống cháy nổ do cơ qu n đó đề ra. Bên cạnh đó, các giá
cũng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo quản tài liệu do thƣ viện
đặt r nhƣ kh ng đƣợc đặt quá gần cửa sổ để tránh bị ảnh hƣởng của ánh sáng và
mƣ nắng. Đối với kho mở, tùy theo cách bố trí và diện tích củ kho mà thƣ viện
sắp xếp giá sao cho vừ đảm bảo đƣợc các tiêu chí về phòng cháy chữa cháy và vừa
đảm bảo tiêu chí về thuận tiện cho việc lựa chọn tài liệu củ độc giả. Thêm vào đó,
thƣ viện cũng phải tính đến sự cân bằng và tính thẩm mỹ giữ kh ng gi n đọc và
không gian của kho mở trong cùng một diện tích.
Đối với việc sắp xếp tài liệu trong kho, tùy theo việc tổ chức kho mà tài liệu
đƣợc sắp xếp sao cho phù hợp. Tùy theo cách tổ chức kho đóng mà tài liệu đƣợc

khổ cỡ của tài liệu cũng ảnh hƣởng tới việc lựa chọn giá kệ. Đối với kho Tra cứu,
tài liệu là các loại từ điển, niên giám, các mục lục, danh mục nên chúng thƣờng dày,
nặng, do đó, các giá kệ ở đ y thƣờng đƣợc gia cố khá chắc chắn.
Yếu tố tiếp theo ảnh hƣởng tới việc tổ chức tài liệu là mặt bằng lƣu giữ tài
liệu. Mặt bằng diện tích cũng nhƣ các yếu tố nhƣ độ cao của tòa nhà hoặc độ ẩm,
ánh sáng của tòa nhà ảnh hƣởng trực tiếp tới việc tổ chức kho mở h y đóng, quy m
lớn hay nhỏ, kho nén h y kho th ng thƣờng, tài liệu in hay tài liệu viết tay... Yếu tố
mặt bằng cũng ảnh hƣởng tới việc lựa chọn và sắp xếp giá kệ xếp tài liệu. Đối với
những khu vực kho có diện tích nhỏ, th ng thƣờng các thƣ viện đặt ít giá kệ, hoặc
đối với những kho không có quá nhiều cửa sổ, các giá kệ thƣờng đƣợc thiết kế đặt
áp sát tƣờng.
Trình độ chuyên môn của cán bộ thƣ viện cũng ảnh hƣởng không nhỏ tới
công tác tổ chức tài liệu. Việc đăng ký số cá biệt theo kho đóng cần có sự tỉ mỉ và
cẩn thận để tránh nhầm lẫn. Đối với kho mở, cán bộ thƣ viện cần đọc kỹ tài liệu để
phân loại cũng nhƣ đánh chỉ số chính xác, tránh sự nhầm lẫn trong quá trình xếp
giá, từ đó tránh đƣợc tình trạng độc giả kh ng tìm đƣợc tài liệu trên giá. Bên cạnh
đó, trong quá trình xếp giá ở kho đóng, việc không nhớ rõ quy tắc xếp giá sẽ dễ
dàng dẫn đến việc xếp giá bị sai và từ đó khó tránh khỏi việc không tìm ra tài liệu
phục vụ độc giả.
Ngoài ra còn có những yếu tố khác nhƣ điều kiện tự nhiên, m i trƣờng tác
động tới việc tổ chức tài liệu, các yêu cầu về bảo quản đối với từng loại hình tài
liệu, các yêu cầu về phòng chống cháy nổ đối với kho tài liệu cũng ảnh hƣởng tới
việc tổ chức tài liệu trong thƣ viện.
15


1.2. ơ sở lý luận về bảo quản tài liệu
1.2.1. Khái niệm về bảo quản tài liệu
Thƣ viện là thiết chế văn hó , là nơi lƣu giữ và phổ biến các di sản thƣ tịch
củ văn hó nh n loại. Do đó, bảo quản tài liệu có ý nghĩ qu n trọng trong công tác

hiện đại. Công nghệ mã số mã vạch, phần mềm kết nối với các máy móc kiểm soát
độ ẩm, công nghệ số… đã giúp việc bảo quản tài liệu đ phƣơng tiện cũng nhƣ tài
liệu giấy trở nên hiệu quả. Chính vì vậy, hiện nay, nhiều cơ qu n th ng tin thƣ viện
trên thế giới cũng nhƣ ở Việt N m đ ng đƣ dần những ứng dụng công nghệ thông
tin vào khâu bảo quản tài liệu thƣ tịch của họ.
1.2.2. Vai trò của bảo quản tài liệu
Cho đến nay, tất cả cộng đồng thƣ viện thế giới đều nhận thấy tầm quan
trọng thực sự của công tác bảo quản tài liệu. Bảo quản tài liệu có vai trò quan trọng,
quyết định tới công tác bảo tồn di sản thành văn và đƣợc xem là vấn đề sống còn
củ các thƣ viện hiện nay. Hiện n y, các thƣ viện thế giới đầu tƣ mạnh mẽ về cả
nhân lực, vật lực, tài lực vào bảo quản tài liệu và họ vẫn đ ng tiếp tục đầu tƣ mạnh
hơn nữa cho công tác này.
Mục đích cơ bản của bảo quản tài liệu là giữ vững tính hữu dụng của tài liệu
(còn gọi là tính khai thác). Chúng bao gồm sự vững chắc của tài liệu trƣớc các tác
động cơ học trong quá trình sử dụng, kh i thác và tính đàn hồi của tài liệu trƣớc
những biến dạng do tác động cơ học từ quá trình sử dụng. Bên cạnh đó, bảo quản tài
liệu giúp tài liệu chống chịu sự ăn mòn của các yếu tố tự nhiên nhƣ ánh sáng, nƣớc,
thoái hóa tự nhiên của tài liệu, chống chịu đƣợc côn trùng gây hại. Mục đích cơ bản
của bảo quản tài liệu nhằm đạt tới mục tiêu bảo tồn tƣ liệu, di sản thành văn của con
ngƣời. Khi nói tới bảo quản tức là nói tới các biện pháp kỹ thuật nhằm duy chì tình
trạng vật lý ổn định và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu. Nói tới bảo tồn là nói tới việc
duy trì và lƣu giữ các giá trị nội dung và những giá trị phi vật chất khác liên quan
tới tài liệu.
Chƣ b o giờ trong lịch sử ngành thông tin - thƣ viện, bảo quản tài liệu lại
giữ vai trò quan trọng nhƣ vậy. Bảo quản vốn tài liệu chính là bảo quản kho tàng
văn hó và kho học của mỗi cộng đồng dân tộc nói riêng và của thế giới nói
chung. Nó đƣợc xem nhƣ sự bảo vệ tài sản của quốc gia, bảo vệ tinh hoa của dân
tộc từ đó nó làm tăng giá trị của vốn tài liệu do lƣu giữ đƣợc lâu dài, qua nhiều
17