Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

LỜI NÓI ĐẦU

Cuộc cách mạng CNTT đang diễn ra và tác động sâu sắc,trực tiếp tới mọi
hoạt động kinh tế xã hội của các Quốc Gia, trong bối cảnh ấy thì loài người
đang phải đối mặt với một thách thức to lớn đó là lượng thông tin không
ngừng tăng nhanh và khả năng thu thập, lưu trữ và xử lý của con người thì có
hạn . CNTT mà hạt nhân là tin học viễn thông đã giúp con người tháo gỡ
những khó khăn này.
Từ thực tế đó trung tâm thông tin Đại Học Y Hà Nội mà bản thân là một
trường Đại học lớn, là một trường 3 cấp gồm có: Trường,Viện, Trung Tâm
thư viện chuyên ngành phục vụ thông tin về vấn đề Y-Dược đã nắm bắt quá
trình phát triển đó một cách kịp thời bằng cách ứng dụng CNTT vào hoạt
động lưu trũ và quản lý. Đồng thời thư viện còn có nhiệm vụ làm cầu nối giữa
vốn tài liệu với bạn đọc, giữa vốn tài liệu trong lĩnh vực Y-Dược học. Để hỗ
trợ và phục vụ các nhiệm vụ của ngành y tế và các ngành khác có liên
quan.Vì lẽ đó việc nghiên cứu để thường xuyên hoàn thiện tổ chức và hoạt
động của hệ thống trung tâm thư viện Y học là nhiệm vụ có ý nghĩa cả về mặt
khoa học lẫn thực tiễn.
Trong thời gian kiến tập, được khảo sát và tiếp cận với các nghiệp vụ kỹ
thuật về công tác Thông tin – Tư liệu và Quản trị thông tin tại Trung tâm
Thông tin- Thư viện trường Đại Học Y Hà Nội khó có thể nắm bắt được một
cách chi tiết đầy đủ công việc của trung tâm. Nhưng với sự giúp đỡ và chỉ bảo
nhiệt tình của ban cán bộ thư viện đặc biệt là cô NGUYỄN THU THỦY đã
giúp đỡ em trong suốt quá trình kiến tập. Em biết trong quá trình kiến tập
không thể tránh khỏi những sai sót , khiếm khuyết về mặt chuyên môn cũng
như nghiệp vụ công việc . Vậy em rất mong thầy, cô góp ý cho em hoàn thành
tốt đợt kiến tập này.

qua các cán bộ thông tin , cùng với quá trình hội nhập và phát triển trường
Đại học Y cũng như trường Đại Học khác ngày càng có nhiều mối quan hệ
với cơ quan trong và ngoài nước vì thế số lượng tài liệu nâng lên rất nhanh
đặc biệt từ ngay sau khi thống nhất đất nước và chủ trương đổi mới của nhà

Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 2


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

nước .Năm 1986 số lượng tài liệu và thông tin thu thập lưu trữ tại thư viện
tăng lên rất nhiều không chỉ nhờ mối quan hệ với nước ngoài mà tài liệu trong
nước đã phong phú .Ngoài hình thức phục vụ độc giả theo phương thức
truyền thống thư viện Đại Học Y hiện nay đã nối mạng và quản lý dữ liệu
bằng máy tính.
Qua đó đã tạo điều kiện cho thư viện Đại Học Y Hà Nội có mối quan hệ
với các thư viện trong và ngoài nước, các tập thể cá nhân như Anh, Pháp,
Unessco…đó chính là nguồn cung cấp tư liệu chính cho thư viện.
Với xu thế hội nhập, ngày nay thư viện Đại Học Y Hà Nội đã nhanh
chóng tiếp cận và thực hiện chức năng phục vụ của mình
II. Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
1. Chức năng nhiệm vụ.
1.1. Chức năng:
Với vai trò là một đơn vị của Bộ Y tế về công tác thông tin thư viện, vì
thế chức năng đầu tiên là đáp ứng nguồn thông tin tư liệu cho độc giả là
những người làm y - dược.
Chức năng bổ sung, lưu trữ, xủ lý tài liệu có liên quan trực tiếp hoặc gián
tiếp tới lĩnh vực Y - Dược, các đề tài nghiên cứu, quy trình biên tập và xuất

thực hiện tin học hoá, hiện đại hoá trong hoạt động thông tin.
- Tổ chức các phòng đọc, phòng mượn phục vụ sinh viên, cán bộ giảng
dạy. Hướng dẫn cho người dùng tin cách tra tìm tài liệu trên máy tính hoặc
trong tủ thư mục.
- Thực hiện các tổ chức trao đổi thông tin, nâng cao trình độ, nghiệp vụ,
ngoại ngữ tin học cho cán bộ thư viện.
- Khai thác và tìm kiếm Thông Tin.
- Phổ biến các ấn phẩm Thông Tin về chuyên nghành Y dược.
- Đáp ứng nhu cầu của người dùng tin.
- Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản được giao.

Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 4


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

- Tổ chức các buổi gặp gỡ sinh viên để giải đáp thắc mắc về tài liệu,
giờ giấc phục vụ để Thư viện làm tốt chức năng của mình.

2. Cơ cấu tổ chức:
Ban giám đốc

Phòng
biên
mục

Phòng
máy


Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 5


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

- Phòng biên mục: bổ sung tài liệu, làm cơ sở dữ liệu (xây dựng các
mục lục, thư mục và các cơ sở dữ liệu điện tử), phân loại tài liệu làm
từ khoá, tóm tắt.
- Sách báo tạp chí, luận văn, băng hình…phục vụ sinh viên tra cứu, tìm
tài liệu trong thư viện.
- Phòng ngoại văn: lưu trữ toàn bộ sách, báo ngoại văn theo từng
chuyên khoa,tài liệu tra cứu phục vụ tra cứu, học tập của cán bộ, học
viên và sinh viên năm cuối.
- Phòng mượn cán bộ: lưu trữ toàn bộ sách, báo, tạp chí tiếng Việt và
tiếng Nước ngoài cho cán bộ trong trường mượn nghiên cứu.
- Phòng giáo trình: lưu trữ toàn bộ sách giáo khoa cho sinh viên từ Y1 –
Y6 mượn.
2. Nguồn nhân lực: 2 cán bộ có trình độ thạc sĩ chuyên nghành thư viện.
- 8 cán bộ có trình độ Đại học.
- 2 cán bộ có trinh độ Trung cấp.
- 1 nhân viên phục vụ.

Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 6


Báo cáo thực tập giữa kỳ


Ngay sau khi tài liệu đã được nhập và được xử lý phân ra theo khung
phân loại các loại sách, tạp chí chuyên ngành Y – Dược.
Xử lý sách, tạp chí được định từ khóa bởi các cán bộ chuyên môn. Khi
tài liệu được xử lý xong thì được lưu trữ bảo quản trong kho theo một trật tự
sắp xếp nhất định để thuận tiện cho việc tìm kiếm và phổ biến thông tin cho
người dùng.
Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 7


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

3.1. Kho lưu trữ :
Kho lưu trữ của thư viện thuộc dạng mở (phòng đọc cán bộ) và kho
đóng (kho giáo trình, kho phòng đọc sinh viên, kho phòng mượn cán bộ)
gồm 2 thành phần chủ yếu là sách và tạp chí, trong đó sách Y học chiếm
khoảng 90%.
3.2. Kho sách:
Bao gồm toàn bộ sách Y – Dược học và ngành có liên quan như: sinh
hóa, hóa học, sinh vật được in bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp và một
số sách bằng tiếng Nga, tiếng Đức, cùng một số tài liệu của tổ chức Y Tế thế
giới (WHO), thư viện hiện có 10874 sách.
3.3. Kho tạp chí:
Thư viện gồm có các tạp chí tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga và tiếng
Việt, trong đó tạp chí nước ngoài chiếm phần lớn. Báo, tạp chí có tổng số
khoảng trên 674 đầu tạp chí.Ngoài sách và tạp chí, thư viện còn lưu trữ
khoảng trên 8056 báo cáo (luận án) sau đại học của cán bộ ngành Y – Dược
học Việt Nam.
II. Công tác phục vụ :

PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN
THỐNG

Theo
tác
giả

Theo
chủ
đề

PHƯƠNG PHÁP HIỆN
ĐẠI HÓA

Theo
tác
giả

Theo
từ
khóa

3. Ứng dụng tin học trong phục vụ thông tin:
Phương thức phục vụ hiện đại..
- Để phục vụ độc giả thuộc nhiều đối tượng khác nhau.
- Hiện đại hoá Thư viện.
- Xây dựng trang Web của Thư viện.
Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 9

Theo

nhanh chóng và dễ dàng.
+ Quản lý độc giả: Thư viện quản lý độc giả thông qua việc đăng ký
làm thẻ Thư viện. Sinh viên, học viên sau đại học, bác sĩ các bệnh viện hay
cán bộ giảng đều có một thẻ độc giả được mã hoá dưới dạng mã vạch. Để độc
giả ý thức hơn quyền lợi và trách nhiệm của mình
4. Xây dựng trang Web Thư viện:
Trang Web Thư viện nằm trong trang Web của Đại học Y Nội dung
trang web gồm các phần : giới thiệu lịch sử và hoạt động Thư viện, các cơ sở
dữ liệu của Thư viện, các Tin tức y học, Thông tin Thư viện, Tra cứu … tiến
đến phục vụ trực tuyến cho độc giả. Độc giả có thể ngồi tại nhà, vào trang chủ
của Đại học Y.ngoải ra trường còn sử dụng một số phần mềm giúp ích cho

Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 10


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

công việc tìm tài liệu phục vụ bạn đọc một cách tốt nhât.Nhà cung cấp phầm
mêm ( CMC )đã xây dựng cho trường một số phần mềm đảm bảo ứng dụng
một cách tốt nhất đến quá trình làm việc,giúp bạn đọc thực hiện việc tìm kiếm
dễ dàng hiểu quả nhất.
- Hơn nưa, nhà trường còn đầu tư với các dàn máy tính , Internet với
tốc độ cao nhất , giúp ích tối đá công việc thư viện . ( học sinh , giao viên ,
cán bộ nhà trường )..
- Thư viện nhà trường với một đỗi ngũ cán bộ trình độ kỹ thuật cao.
- Các phòng ban đều được liên kết trực tiếp ,kết nối( Mang Lan ,
Internet ) điều này rất quan trọng trao đổi dữ liệu giữa các phòng , trao đổi
thông tin một cách nhanh nhất . Giúp độc giả ,người đọc dễ dàng hơn việc của

- Hỏi đáp thường xuyên.
- Cấu trúc của mạng Y – Dược được chia làm 2 giai cấp:
+ Giai đoạn 1: Tổ chức mạng cục bộ của trung tâm ( mạng LAN).
+ Giai đoạn 2: Hòa nhập với mạng của bộ Y tế trở thành một bộ phận
của mạng Internet, của mạng Y tế và kết nối với các mạng khác trong toàn
ngành thông qua giao thức Internet hoặc kết nối mạng viễn thông khác.
Để đảm bảo và đáp ứng một cách nhanh chóng, chính xác yêu cầu của
người dùng tin thư viện đã chú trọng đến việc tin học hóa các hoạt động tra
cứu và tìm tin thông qua hệ thống máy tính có cài đặt phần mềm thống nhất.
Phần mềm quốc gia Medlib được trung tâm thông tin tư liệu khoa học
và công nghệ chuyển giao cho Thư viện từ năm 2001. Phần mềm này dùng để
tìm tin hiện đại ưu việt hơn hẳn phương pháp tra cứu truyền thống. Đây là
phần mềm dùng trong công tác thư viện, tuy nhiên do sách của mỗi thư viện
là khác nhau do đó việc phải làm đàu tiên là xây dựng một CSDL riêng của
mình trên phần mềm này. Hiện tại thư viện đang làm công tác này. Trong thời
gian thực tập tại cơ quan, em cũng được tiếp xúc với công việc này, quan sát
và nhìn nhận em thấy. CSDL trên máy bao gồm:
- Sách (tài liệu khoa học công nghệ y học) gồm 10874 tài liệu.

Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 12


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

- Bài trích báo: 33583
- Báo tạp chí ( bài báo tiếng Anh và tiếng Pháp): 674 tài liệu.
- Luận văn (các luận văn, luận án): 8056 tài liệu.
- Giáo trình (sách y dược học): 198 tài liệu.

Internet.
Mục lục của các số tạp chí mới nhất được cập nhật hành tuần.
Các bài báo toàn văn được lấy từ một số tạp chí y học chính theo yêu
cầu của người dùng tin.
Tóm tắt các bài tạp chí y dược bằng tiếng Anh. Các dịch vụ này được
truy cập miễn phí, người dùng tin phải trả tiền khi muốn sao chụp.
CD Medline: thư mục về các báo cáo đang đăng tải bao gồm 3400 tap
chí y dược và sinh học.
Các dịch vụ về thông tin thư viện bao gồm những cơ sở dữ liệu y dược
trên máy tính, tổ chức kho thư viện y dược, xây dựng các hệ thống phân loại
tư liệu, tra cứu tư liệu theo từng chủ đề y học, khai thác và tìm kiếm thông tin
trên mạng Internet, tìm tin trên đĩa CD.

Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 14


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

PHẦN III
HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y
HÀ NỘI
I. Ưu và nhược điểm
1. Ưu điểm:
Trung tâm Thư viện trường Đại học Y Hà Nội là một trng những trung
tâm thông tin về y dược hàng đầu của nước ta. Trung tâm có hệ thống cơ sở
hạ tầng tốt, thuận tiện cho việc nghiên cứu và học tập. Với mạng máy tính
được nối mạng LAN và hầu hết tất cả các máy tính ở trung tâm được nối
mạng Internet, một loạt cơ sở dữ liệu về y dược, CD – Mediline. Và phần

liệu Medline, và tương lai sẽ có Popline.
- Xu thế hội nhập, quốc tế hóa thông tin của trung tâm còn là một thách
thức lớn.
- Từ những mặt mạnh cũng như những vấn đề bất cập còn tồn tại trung
tâm cần phát huy mức tối đa có thể, đồng thời có những biện pháp khắc phục
để trung tâm ngày càng hoàn thiện và phát triển.
II. Kiến nghị :
Hiện nay chúng ta đang sống trong một xã hội mà thông tin đóng vai
trò quan trọng trong mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội. Đặc biệt là vấn đề
thông tin trong công tác bảo vệ sức khỏe con người thì thông tin y tế luôn
phải chính xác. Do đó để đáp ứng kịp thời chính xác những thông tin cho
ngành y tế thì trung tâm thông tin

Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 16


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

KẾT LUẬN

Hiện nay chúng ta đang sống trong xã hội của sự phát triển khoa học
và công nghệ thông tin thì thông tin là một vấn đề được đặt lên hàng đầu kéo
theo sự phát triển của các ngành khác .Cùng với việc nghiên cứu tài liệu
trong thư viện truyền thống thì ngày nay bạn đọc có thể tìm đọc mọi thông
tin cần thiết bằng cách truy nhập vào thư viện điện tử một cách nhanh chóng
và tiện lợi.
Mỗi quốc gia trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng thì vấn đề Y
tế là một ngành quan trọng ,đối với ngành Y tế việc cung cấp thông tin tài liệu

P.hành chính
tổng hợp

P. Dự án

Ban giám
hiệu

P. Tổ chức

Công đoàn
trường

P. Nghiên cứu
khoa học

P.Quản
trị

Các khoa

Thư viện

P. Đào tạo

P. Vật tư


Báo cáo thực tập giữa kỳ


2 cán bộ có trình độ thạc sĩ chuyên nghành thư viện.
- 8 cán bộ có trình độ Đại học.
- 2 cán bộ có trinh độ Trung cấp.
- 1 nhân viên phục vụ.

Phòng
mượn
cán bộ


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................................1
PHẦN I
2
TỔNG QUAN VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI.......................................2
I. Lịch sử hình thành và phát triển :..................................................................................2
II. Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức.............................................................................3
1. Chức năng nhiệm vụ...................................................................................................3
1.1. Chức năng:..........................................................................................................3
1.2. Nhiệm vụ:............................................................................................................4
2. Cơ cấu tổ chức:...........................................................................................................5
3. Thành tựu nổi bật:......................................................................................................5
III. Các trang thiết bị phục vụ công tác thông tin tư liệu:..................................................5
1. Cơ sở vật chất:............................................................................................................5
PHẦN II
7