ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------

Lã Thị Hồng

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH
HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC
TỔNG CÔNG TY 100% VỐN NHÀ NƢỚC

Chuyên ngành: Lƣu trữ học và tƣ liệu học.
Mã số: 51002

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS, TSKH: Nguyễn Văn Thâm

HÀ NỘI- NĂM 2004


MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU

Trang 01

1. Ý nghĩa, mục tiêu của đề tài

01

2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

25

1.3. Ý nghĩa giá trị của tài liệu hành chính hình thành trong
hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước.

42

CHƢƠNG 2: CƠ SỞ KHOA HỌC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
HÀNH CHÍNH HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA CÁC TỔNG CÔNG TY 100% VỐN NHÀ NƢỚC
Cơ sở lý luận xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành
trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước

53

Cơ sở pháp lý xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành
trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước

66

2.3. Cơ sở thực tiễn xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành
trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước

78

2.1.

2.2.

2

100


LỜI NÓI ĐẦU
1. Ý nghĩa, mục tiêu của đề tài
Thực hiện đường lối chủ trương của Đảng về phát triển nền kinh tế hàng
hóa nhiều thành phần, theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, trong
các loại hình doanh nghiệp nhà nước đang hoạt động ở nước ta hiện nay, vai trò
của các tổng công ty 100% vốn nhà nước chiếm vị trí đặc biệt quan trọng. Đó là
các tổng công ty do Nhà nước quyết định đầu tư và thành lập, “hoạt động trong
các ngành, lĩnh vực then chốt, làm nòng cốt thúc đẩy tăng trưởng kinh tế và đóng
góp lớn cho ngân sách nhà nước” [16, 30].
Trong quá trình hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước, một
khối lượng khá lớn văn bản và tài liệu đã được hình thành để phục vụ cho hoạt
động quản lý và sản xuất kinh doanh. Những tài liệu đó là tài sản, là phương tiện,
là kho kinh nghiệm quý giá đối với các doanh nghiệp trong việc đưa ra các quyết
định kịp thời, chính xác, có sức thuyết phục cao cho hoạt động kinh doanh. Đó
cũng là nguồn tư liệu phong phú để phục dựng lại lịch sử truyền thống của doanh
nghiệp. Hơn thế nữa, tài liệu lưu trữ của các tổng công ty 100% vốn nhà nước còn
có ý nghĩa trong việc phản ánh khách quan đường lối đổi mới kinh tế của Đảng
và những chính sách kinh tế của Nhà nước, sự phát triển của nền kinh tế Việt
Nam trong những năm qua và trong thời gian tới. Nói cách khác, những tài liệu
đó mang ý nghĩa quốc gia và là tài sản của dân tộc.
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 đã ghi rõ tại Điều 1: Tài liệu lưu trữ
quốc gia là tài liệu có giá trị về các mặt, được hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, trong đó có các tổ chức kinh tế.
Tuy nhiên, do mới được thành lập và đi vào hoạt động khoảng trên dưới 10 năm
trở lại đây, nên việc tổ chức công tác lưu trữ ở các tổng công ty nhà nước còn
mang tính tự phát, chưa có mô hình riêng. Việc quản lý, tổ chức cũng như các
khâu nghiệp vụ lưu trữ ở các doanh nghiệp này vẫn chưa được chỉ đạo và thực

trước hết là của các tổng công ty 100% vốn nhà nước, là vấn đề còn mới, mang
tính cấp bách, và là cơ sở để đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm quản lý, chỉ
đạo công tác lưu trữ các doanh nghiệp nhà nước đạt hiệu quả cao hơn trong thời
gian tới. Vì vậy, chúng tôi chọn đề tài “Xác định giá trị tài liệu hành chính hình
thành trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước” làm luận văn
thạc sĩ khoa học của mình.
5


Với đề tài này, chúng tôi mong muốn giải quyết được ba mục tiêu cơ bản sau đây:
Một là, đưa ra được bức tranh khái quát công tác lưu trữ của các tổng công
ty 100% vốn nhà nước: thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu; vấn đề xác định
giá trị tài liệu; tình hình tổ chức, bảo quản, thống kê, khai thác sử dụng tài liệu tại
doanh nghiệp; ý nghĩa giá trị của tài liệu lưu trữ các doanh nghiệp …
Hai là, trên cơ sở thực trạng công tác lưu trữ và thành phần, nội dung, ý
nghĩa giá trị của tài liệu tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước, nghiên cứu
những cơ sở khoa học để xác định giá trị tài liệu hành chính của loại hình doanh
nghiệp nhà nước này.
Ba là, đề xuất lựa chọn những nhóm tài liệu hành chính tiêu biểu có giá trị của các
tổng công ty 100% vốn nhà nước để đưa vào bảo quản tại các lưu trữ lịch sử.
Đề tài nghiên cứu thành công sẽ có những đóng góp chính sau đây:
1. Góp phần làm phong phú thêm lý luận của lưu trữ học nước ta về lĩnh
vực xác định giá trị tài liệu doanh nghiệp nhà nước, một mô hình tổ chức kinh tế
còn mới và đang thay đổi nhanh chóng về mô hình quản lý với những thành phần
tài liệu đa dạng và rất có giá trị.
2. Góp phần cung cấp các luận cứ khoa học cho các cơ quan quản lý lưu
trữ để hoạch định chủ trương chính sách, ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo
về công tác lưu trữ nói chung và công tác bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ
nói riêng ở các doanh nghiệp nhà nước .
3. Kết quả nghiên cứu góp phần cung cấp các cơ sở khoa học và thực tiễn

pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp so sánh, phương
pháp tổng hợp, phương pháp thông tin trong việc nghiên cứu xây dựng danh mục
thành phần tài liệu hành chính cần bảo quản nhà nước. Đặc biệt, trong quá trình
nghiên cứu thực hiện đề tài, phương pháp điều tra, khảo sát rất được chú ý coi
trọng nhằm đưa ra những nhận xét, kết luận trên cơ sở thực tiễn.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề và tƣ liệu tham khảo

Do tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu nên tới
nay đã có nhiều tư liệu ở trong và ngoài nước đề cập về lĩnh vực này. Những kết

7


quả đạt được không chỉ ở góc độ nghiên cứu, mà cả bằng những văn bản quy
định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Nghiên cứu các tư liệu của nước ngoài cho thấy Liên Xô (nay là nước
Nga) đã đi được khá xa trong vấn đề xác định giá trị tài liệu. Các nhà lưu trữ xô
viết đã xây dựng được một hệ thống các bảng kê tài liệu liên quan chặt chẽ với
nhau để làm công cụ cho việc xác định giá trị và lựa chọn tài liệu vào bảo quản
nhà nước. Các loại bảng kê tài liệu được xây dựng và áp dụng trong thực tiễn
công tác lưu trữ ở Liên Xô có thể được chia thành 2 nhóm: nhóm các bảng kê tài
liệu cần phải nộp vào lưu trữ nhà nước và nhóm các bảng kê tài liệu có kèm theo
thời hạn bảo quản. Việc nghiên cứu các bảng kê này giúp chúng ta có cái nhìn
tổng thể về hệ thống các loại công cụ xác định giá trị tài liệu, đặc biệt giúp chúng
ta phương pháp xây dựng từng loại bảng kê. Ví dụ: “Bảng kê tài liệu văn kiện
chủ yếu cần thu nộp vào các Viện Lưu trữ nhà nước Liên Xô” năm 1973 có cấu
tạo gồm 5 phần sau: Quyền lực nhà nước; 2. Quản lý nhà nước; 3. Tư pháp; 4.
Kinh tế quốc dân; 5. Văn hoá xã hội. Cách phân chia như vậy cho phép áp dụng
được vào từng cơ quan cụ thể. Liên quan đến vấn đề xác định giá trị tài liệu các
doanh nghiệp có thể tham khảo được ở các nhóm tài liệu về quản lý nhà nước và

Ví dụ Bang New South Wales (Australia) đã ban hành năm 1984 “Bảng thời hạn
bảo quản tài liệu chung”, trong đó bao gồm những nhóm tài liệu quản lý hành
chính phổ biến ở các cơ quan như nhân sự, tài chính kế toán, hành chính nội bộ.
Còn các nhóm tài liệu phản ánh chức năng nhiệm vụ chuyên môn của các cơ
quan phải do các cơ quan quy định cụ thể.
Về vấn đề lưu trữ doanh nghiệp ở nước ngoài, chúng tôi chỉ tham khảo
được một bài tổng thuật của Phạm Bích Hải dịch đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt
Nam số 1 năm 2000: “Lưu trữ trong quá trình tư nhân hoá các doanh nghiệp nhà
nước”. Bài dịch không đề cập đến việc xác định giá trị tài liệu của các doanh
nghiệp nhà nước, mà chỉ nói đến khái niệm tài liệu công bao gồm cả tài liệu kinh
doanh của các doanh nghiệp nhà nước và cách quản lý tài liệu của các nước khi
doanh nghiệp được tư nhân hoá. Theo bài báo này thì các nước đã có các cách
giải quyết khác nhau đối với tài liệu khi doanh nghiệp được tư nhân hoá. Cụ thể
như: thu nhận tất cả tài liệu hiện hành và tài liệu không hiện hành về lưu trữ công
(Hungary, Bồ Đào Nha); giữ lại tài liệu hiện hành ở doanh nghiệp trong khoảng
10- 20 năm (Áo, Canada, Thụy Điển…); giữ lại hiện hành ở doanh nghiệp, khi
9


hết hiện hành chuyển giao cho lưu trữ công (Italia). Đối với tài liệu của doanh
nghiệp tư nhân, có nước quy định Nhà nước “chỉ giám sát tài liệu khi chúng có giá trị
lịch sử” (Italia); hoặc “nếu doanh nghiệp thực thi các chức năng mang tính chất toàn liên
bang thì Lưu trữ nhà nước chịu mọi phí tổn bảo đảm việc bảo quản, xác định giá trị, chỉnh
lý và sử dụng tài liệu”; hoặc “chuyển quyền quản lý tài liệu cho tư nhân, nhưng bảo hộ luật
pháp đối với tài liệu có giá trị” (Hungary, Bồ Đào Nha). Những quy định như vậy chứng tỏ
ở nước ngoài cũng rất quan tâm đến tài liệu có giá trị lịch sử của các doanh nghiệp nói
chung; với tài liệu doanh nghiệp nhà nước thì được coi là tài sản nhà nước cần được quản
lý.
Ở Việt Nam, việc nghiên cứu xây dựng bảng kê những tài liệu cần thu vào
kho lưu trữ Bộ đã được các nhà lưu trữ Việt Nam đề cập đến từ những năm 70,

học- công nghệ, thanh tra; thứ hai là các tài liệu chuyên môn của ngành (hoặc cơ quan)
trên cơ sở các chức năng, nhiệm vụ chuyên môn cụ thể.
Những điểm thống nhất trên là cơ sở quan trọng, là kinh nghiệm quý báu
cho việc nghiên cứu xây dựng các bảng kê cụ thể hơn cho các nhóm cơ quan như
đối với các doanh nghiệp nhà nước nói chung, trong đó có các tổng công ty 100%
vốn nhà nước.
Tuy nhiên, việc đi sâu nghiên cứu vấn đề xác định giá trị tài liệu của các doanh nghiệp
nhà nước thì tư liệu hầu như chưa có. Về tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp nói chung mới
chỉ được đề cập đến trong một số bài viết như: “Suy nghĩ về công tác lưu trữ doanh nghiệp
trong thời kỳ đổi mới” của tác giả Nguyễn Trọng Biên trên tạp chí Văn thư- Lưu trữ số 3/2000;
“Tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp ở Việt Nam và những vấn đề khoa học cần nghiên cứu”
của Tiến sĩ Vũ Thị Phụng đăng trong Kỷ yếu hội thảo khoa học “Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng” lần thứ 2 năm 2001, sau đó có chỉnh sửa để đăng ở tạp chí “Lưu trữ Việt Nam” số 3,
tháng 6 năm 2003. Ngoài ra, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã tổ chức nghiên cứu
và đưa vào chương trình giảng dạy môn học “Công tác văn thư- lưu trữ trong các doanh
nghiệp” Hiện nay một số cán bộ trong Khoa đang thực hiện đề tài “Hệ thống văn bản quản lý
hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp”. Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính
của Học viện Hành chính quốc gia cũng có một đề tài khoa học cấp bộ do Phó Giáo sư- Tiến
sĩ hoa học Nguyễn Văn Thâm làm chủ nhiệm là “Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống văn
bản và thủ tục điều hành của các doanh nghiệp nhà nước”.

11


Tuy nhiên, những bài viết cũng như các công trình nghiên cứu nói trên về doanh
nghiệp nhà nước mới chỉ đi sâu về các thể loại, kỹ thuật và hình thức trình bày các loại
văn bản của doanh nghiệp nhà nước mà chưa đi sâu về nội dung, về giá trị thực tiễn
cũng như giá trị lịch sử của tài liệu. Các đề xuất đưa ra cũng mới chỉ mang tính định
hướng, chưa có các giải pháp cụ thể. Đó cũng chính là mục tiêu và nội dung nghiên cứu
chính của luận văn này.

Chƣơng 2. Cơ sở khoa học xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành
tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước.
1. Cơ sở lý luận xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành tại các tổng
công ty 100% vốn nhà nước.
2. Cơ sở pháp lý xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành tại các tổng
công ty 100% vốn nhà nước.
3. Cơ sở thực tiễn xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành tại các
tổng công ty 100% vốn nhà nước.
Chƣơng 3. Tổ chức xác định giá trị tài liệu và xây dựng Danh mục thành
phần tài liệu hành chính hình thành tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước cần
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
1. Tổ chức xác định giá trị tài liệu hình thành tại các tổng công ty 100%
vốn nhà nước.
2. Xây dựng Danh mục thành phần tài liệu hành chính của các tổng công
ty 100% vốn nhà nước cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

****
Luận văn này được hòan thành ngòai sự cố gắng, nỗ lực của bản thân còn
có sự giúp đỡ thiết thực và nhiệt tình của các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ
học và Quản trị Văn phòng- Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn thuộc
Đại học Quốc gia Hà Nội, lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tòan thể
các bạn bè đồng nghiệp trong cơ quan, đặc biệt là sự giúp đỡ nhiệt tình và trách
nhiệm của nguời hướng dẫn PGS- TSKH Nguyễn Văn Thâm đã giúp đỡ tôi hòan
thành luận văn này. Nhân dịp này, cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc
tới mọi sự giúp đỡ quý báu đó.
13


Mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng do vấn đề nghiên cứu còn mới mẻ mà
khả năng trình độ và điều kiện thời gian có hạn nên luận văn không tránh khỏi

đơn vị thành viên và toàn tổng công ty ".[16, 29]
Theo Điều 47 của Luật Doanh nghiệp nhà nước, tổng công ty có các loại
hình sau:
“1. Tổng công ty do Nhà nước quyết định đầu tư và thành lập là hình thức
liên kết và tập hợp các công ty thành viên hạch toán độc lập có tư cách pháp
nhân, hoạt động trong một hoặc một số ngành kinh tế- kỹ thuật chính, nhằm tăng
cường tích tụ, tập trung vốn và chuyên môn hoá kinh doanh của các đơn vị thành
viên và toàn tổng công ty.
2. Tổng công ty do các công ty tự đầu tư và thành lập là hình thức liên kết
thông qua đầu tư, góp vốn của công ty nhà nước quy mô lớn do Nhà nước sở hữu
toàn bộ vốn điều lệ với các doanh nghiệp khác, trong đó công ty nhà nước giữ
quyền chi phối doanh nghiệp khác.
3. Tổng công ty đầu tư và kinh doanh vốn nhà nước là tổng công ty được thành lập để
thực hiện quyền, nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với các công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước
một thành viên chuyển đổi từ các công ty nhà nước độc lập và các công ty trách nhiệm hữu
hạn nhà nước một thành viên do mình thành lập; thực hiện chức năng đầu tư và kinh doanh
vốn nhà nước và quyền, nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với cổ phần, vốn góp của Nhà nước tại
các doanh nghiệp đã chuyển đổi sở hữu hoặc hình thức pháp lý từ các công ty độc lập.” [16,
29-30]
Trong ba loại hình tổng công ty nói trên, điều kiện tổ chức loại hình tổng
công ty do Nhà nước quyết định đầu tư và thành lập được quy định tại Điều 48
của Luật Doanh nghiệp nhà nước năm 2003, trong đó phải bảo đảm:
“1. Hoạt động trong các ngành, lĩnh vực then chốt, làm nòng cốt thúc đẩy
tăng trưởng kinh tế và đóng góp lớn cho ngân sách nhà nước;
2. Các công ty thành viên hoạt động trong một hoặc một số chuyên ngành kinh tế- kỹ
thuật chính, liên kết chặt chẽ với nhau về công nghệ, thị trường và vốn;
3. Có ít nhất hai tổng công ty trong một ngành, lĩnh vực, trừ ngành, lĩnh vực mà công
nghệ sản xuất không cho phép thành lập hai hay nhiều tổng công ty.”[16, 30 ]
15



16


Điểm chung là ở chỗ, cùng có xuất phát điểm là tổ chức của Nhà nước với
mục tiêu chung là phục vụ Nhà nước, và cao nhất là phục vụ nhân dân. Cho nên
các tổng công ty nhà nước cũng được tổ chức và hoạt động theo những nguyên
tắc và mô hình chung của các cơ quan nhà nước như: mô hình tổ chức quản lý, cơ
chế quản lý (quản lý hành chính, quản lý kinh tế, quản lý nhân sự); lề lối, tác
phong làm việc, quan hệ cấp trên với cấp dưới vv.
Nhưng, là tổ chức kinh tế nên các tổng công ty nhà nước hoạt động có mục
tiêu kinh tế, vì lợi ích kinh tế, có hạch toán kinh tế… khác với các cơ quan quản
lý nhà nước mang tính công quyền, không vụ lợi.
2. Bên cạnh đó, là một trong những thành phần của nền kinh tế quốc dân, so
với các tổ chức kinh tế không phải của nhà nước, các tổng công ty nhà nước cũng
có những điểm chung và riêng. Điểm chung ở chỗ cùng là tổ chức kinh tế vì lợi
nhuận. Để thực hiện mục tiêu này, các tổng công ty nhà nước có quyền tự chủ
trong sản xuất kinh doanh và phải bảo đảm sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
Nhưng các tổng công ty 100% vốn nhà nước được Nhà nước quyết định đầu tư
vốn và thành lập, không phải như các doanh nghiệp khác tự xin phép thành lập và
tự đầu tư vốn. Chính vì vậy , các tổng công ty 100% vốn nhà nước chịu sự điều
tiết của Nhà nước, chịu sự ràng buộc rất chặt chẽ với Chính phủ và các cơ quan
quản lý nhà nước.
3. Từ những khái niệm, vai trò và mối quan hệ nói trên của các tổng công
ty cho chúng ta hình dung trước hết về vị trí, ý nghĩa của các cơ quan đơn vị hình
thành phông là các tổng công ty 100% vốn nhà nước ; qua đó thấy được giá trị
của hệ thống tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của chúng. Với những
ngành, lĩnh vực quan trọng thiết yếu cho xã hội, tạo động lực phát triển nhanh
cho nền kinh tế, hoặc có lợi thế cạnh tranh cao, hay được thành lập ở địa bàn đặc
biệt khó khăn mà các thành phần kinh tế khác không đầu tư, các tổng công ty

những vấn đề cấp bách của tổng công ty. Nội dung các vấn đề thảo luận, các ý
kiến phát biểu, kết quả biểu quyết, các quyết định được Hội đồng quản trị thông
qua và kết luận của các cuộc họp của Hội đồng quản trị phải được ghi thành biên
bản. Chủ toạ và thư ký cuộc họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính
trung thực của biên bản họp Hội đồng quản trị. Nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị
có tính bắt buộc thi hành đối với toàn bộ công ty.

18


Hội đồng quản trị thành lập Ban kiểm soát để giúp Hội đồng quản trị kiểm
tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt
động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán, báo cáo tài chính và việc chấp hành
Điều lệ công ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, quyết định của
Chủ tịch Hội đồng quản trị. Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ do Hội đồng quản
trị giao, báo cáo và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị.Ban kiểm soát gồm
Trưởng ban là thành viên Hội đồng quản trị và một số thành viên khác do Hội
đồng quản trị quyết định. Tổ chức công đoàn trong công ty cử một đại diện đủ
tiêu chuẩn tham gia thành viên Ban kiểm soát.
Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động hàng
ngày của công ty theo mục tiêu, kế hoạch phù hợp với Điều lệ công ty và các
nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị; chịu trách nhiệm trước Hội đồng
quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Văn phòng và các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham
mưu, giúp việc Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành công
việc của tổng công ty.
Việc thành lập các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ không được quy định
cụ thể trong Luật Doanh nghiệp nhà nước, cũng không được quy định trong
Quyết định thành lập hay Điều lệ của Tổng công ty. Điều đó thuộc quyền của
doanh nghiệp theo Luật định: “Được tổ chức bộ máy quản lý theo yêu cầu kinh

Phòng Kinh doanh- Xuất nhập khẩu; Phòng Kế toán- Tài chính; Phòng Kiểm toán
[46].
Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam là một doanh nghiệp nhà nước có đóng góp lớn vào
ngân sách nhà nước hàng năm, được thành lập theo Quyết định số 254/TTg ngày 29/4/1995
của Thủ tướng Chính phủ. Quyết định số 01 TLVN/QĐ-TC ngày 02/01/1997 của Tổng
công ty quy định bộ máy giúp việc gồm: 1. Phòng Kinh tế Kế hoạch; 2. Phòng Tổ
chức- Lao động tiền lương; 3. Phòng Tài chính- Kế toán; 4. Phòng Kỹ thuật; 5.
Văn phòng [20].
Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam được thành lập theo Quyết định số
224/TTg ngày 17/4/1996 của Thủ tướng Chính phủ. Hiện nay Tổng công ty
Xăng dầu Việt Nam có 12 phòng chức năng sau: Văn phòng; Phòng Tổ chức-Cán
bộ; Phòng Lao động- Tiền lương; Phòng Tài chính- Kế toán; Phòng Đầu tư -Xây
20


dựng cơ bản; Phòng Thanh tra; Phòng Hợp tác quốc tế; Phòng Xuất nhập khẩu;
Phòng Kinh doanh; Phòng Kinh doanh ga; Phòng Kỹ thuật xăng dầu; Phòng
Công nghệ phát triển [21].
Qua cơ cấu tổ chức các đơn vị chức năng của một số tổng công ty nói trên
thấy rằng, mô hình tổ chức quản lý của cơ quan tổng công ty cũng tương tự như
mô hình tổ chức quản lý của các cơ quan quản lý nhà nước. Tức là cũng có những
phòng ban chức năng phổ biến như Văn phòng, Tổ chức- Cán bộ, Lao động- Tiền
lương, Kế hoạch, Tài chính - Kế toán, Xây dựng cơ bản, Khoa học- Công nghệ,
Hợp tác quốc tế, Thanh tra. Các đơn vị chức năng này cũng có chức năng nhiệm
vụ tương tự như ở các cơ quan quản lý nhà nước. Bởi trong thực tế, các tổng công
ty nhà nước cũng có chức năng nhiệm vụ và vai trò như là bộ máy quản lý hành
chính đối với cơ quan tổng công ty và với các doanh nghiệp thành viên .
Đồng thời với chức năng kinh doanh, tự hạch toán dưới sự quản lý của Nhà
nước, một số tổng công ty lớn thường có các phòng ban chức năng chuyên sâu
hơn về quản lý tài chính như Kiểm toán nội bộ (Tổng công ty Điện lực Việt Nam,

- Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên;
- Các doanh nghiệp do tổng công ty đầu tư toàn bộ vốn điều lệ được thành
lập ở nước ngoài;
- Tuỳ theo quy mô và nhu cầu trong kinh doanh, tổng công ty có thể có
công ty tài chính.
2. Các đơn vị thành viên do tổng công ty nắm giữ cổ phần, vốn góp chi phối bao gồm:
- Công ty cổ phần có cổ phần chi phối của tổng công ty;
- Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có vốn góp chi phối của
tổng công ty;
- Công ty liên doanh, trong đó tổng công ty là đối tác giữ quyền chi phối;
- Các doanh nghiệp do tổng công ty giữ cổ phần, vốn góp chi phối được thành lập
ở nước ngoài. [28, 7-8 ]
Tổng công ty theo mô hình Công ty mẹ- Công ty con, theo Điều 19 Nghị định
153/2004 có các doanh nghiệp thành viên như sau:
1. Các công ty con:
a) Các công ty có vốn góp chi phối của công ty mẹ gồm: công ty trách nhiệm hữu
hạn hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty liên doanh với nước ngoài, công ty ở
nước ngoài.
22


b) Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên do công ty mẹ nắm giữ
toàn bộ vốn điều lệ. [28, 19]
Các đơn vị thành viên của tổng công ty đều có con dấu, tài khoản phù hợp
với phương thức hạch toán của tổng công ty. Mối quan hệ của tổng công ty với
các doanh nghiệp thành viên được quy định trong Luật Doanh nghiệp nhà nước
và các văn bản liên quan bởi các quyền và nghĩa vụ của từng loại doanh nghiệp.
Số lượng và tên các đơn vị thành viên thường được ghi trong Điều lệ của tổng
công ty. Song theo từng thời kỳ, với yêu cầu tổ chức quản lý và tổ chức kinh
doanh khác nhau, số lượng và tên các đơn vị thành viên cũng có sự thay đổi . Một

phủ số 14/2003/QĐ-TTg ngày 20/01/2003 phê duyệt Phương án tổng thể sắp xếp,
đổi mới doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam giai
đoạn 2003- 2005: những doanh nghiệp mà Nhà nước tiếp tục nắm giữ 100% vốn
gồm 01 đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có 08 nhà máy
thuốc lá, 02 công ty thương mại và xuất nhập khẩu; có 03 doanh nghiệp thực hiện
cổ phần hoá mà Nhà nước giữ trên 50% vốn điều lệ; có 02 doanh nghiệp sáp nhập
thành 01 vào năm 2005.[41]
Các đơn vị thành viên cũng chính là các nguồn văn bản đến chiếm số lượng
khá lớn trong thành phần tài liệu của các tổng công ty.
Qua phần giới thiệu trên đây về chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức một
số tổng công ty, có thể đi đến một số nhận xét sau:
- Các tổng công ty 100% vốn nhà nước là loại doanh nghiệp nhà nước
được tổ chức quản lý theo mô hình có Hội đồng quản trị. Mô hình này được luật
định theo một cơ cấu quản lý thống nhất gồm Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát,
Tổng giám đốc, các Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng và bộ máy giúp việc.
Những quy định của Luật Doanh nghiệp nhà nước về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của các thành phần cơ cấu nói trên; về chế độ làm việc của Hội đồng
quản trị; về quan hệ giữa Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc đã giúp chúng ta
hình dung ra các nhóm tài liệu hình thành nên từ các thành phần cơ cấu đó và
mức độ quan trọng cũng như giá trị của chúng.
- Thực hiện quyền của công ty nhà nước trong việc tổ chức bộ máy quản lý
theo yêu cầu kinh doanh và bảo đảm kinh doanh có hiệu quả, các tổng công ty
100% vốn nhà nước đã tự tổ chức bộ máy giúp việc gồm các phòng ban chức
năng. Các phòng ban này giống như ở các cơ quan quản lý nhà nước, thường gồm
24


các phòng ban chức năng chủ yếu và một số phòng ban chức năng chuyên môn.
Sự giống nhau về cơ cấu tổ chức một số phòng ban của các tổng công ty 100%
vốn nhà nước và các cơ quan quản lý hành chính nhà nước giúp chúng ta xác