MỤC LỤC

1


LỜI CẢM ƠN
Đợt thực tập cuối khóa của em đã kết thúc tốt đẹp, bản báo cáo thực tập cũng
đã hoàn chỉnh. Để có được kết quả như thế, em đã nhận được sự giúp đỡ, tạo
điều kiện, hướng dẫn nhiệt tình, cởi mở, thân thiện của các cô chú, anh chị nơi
em thực tập và các Thầy, Cô hướng dẫn trong Khoa Quản lý nhà nước về xã
hội.
Cho phép em được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới chú Nguyễn Hữu
Tuyên – Chánh văn phòng UBND huyện Từ Liêm; các cô, chú Nguyễn Thị
Kim Dung, Nguyễn Quang Diên, Nguyễn Thị Kim Oanh – Phó Chánh văn
phòng; cô Nguyễn Thị Hường – Cán bộ Văn thư – Lưu trữ; cùng các cô chú,
anh chị cán bộ nhân viên trong các phòng ban của UBND huyện Từ Liêm.
Đồng kính gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Thầy Trịnh Đức Hưng - Trưởng
đoàn thực tập, Thầy Phó đoàn thực tập và Cô Phan Thị Mỹ Bình – Giảng viên
hướng dẫn trực tiếp, các Thầy, cô trong khoa Quản lý nhà nước về xã hội đã
tạo điều kiện, quan tâm, hướng dẫn và chỉ bảo tận tình giúp em hoàn thành tốt
đợt thực tập và viết xong bản báo cáo thực tập này. Do thời gian và sự tìm
hiểu có hạn, tài liệu nghiên cứu chưa nhiều nên bản báo cáo không tránh khỏi
những sai sót. Vì vậy em rất mong nhận được những góp ý, sự hướng dẫn,
chỉnh sửa của các Thầy, Cô trong Khoa Quản lý nhà nước về xã hội, đặc biệt
là Cô Phan Thị Mỹ Bình – Giảng viên hướng dẫn trực tiếp để bài báo cáo của
em được hoàn thiện hơn nữa.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 30 tháng 5 năm 2012
Sinh viên

2

- Tham quan tổng thể cơ sở - Nắm được những thông tin
thực tập, các phòng ban, cơ bản về UBND huyện Từ
được phân công về bộ phận Liêm, về Văn phòng Ủy ban
Văn thư, thuộc Văn phòng - Bước đầu hình thành đề tài
Tuần 2

UBND huyện Từ Liêm

(02/4 – 8/4)

- Được cán bộ chỉ dẫn tài

báo cáo thực tập

liệu của UBND huyện Từ
Liêm
- Tìm hiểu tài liệu, lựa chọn
đề tài
- Bước đầu tập làm công - Khả năng thực hành công
Tuần 3
(9/4 – 15/4)

Tuần 4
(16/4 – 22/4)

việc thực tế tại Ủy ban

việc, gắn lý luận với thực

- Phát hiện đề tài, viết tiễn

duyệt lần 1

lần 1
- Hoàn thiện nội dung báo

Tuần 7

- Chỉnh sửa lần cuối báo cáo

(7/5 – 13/5)

thực tập tốt nghiệp

Tuần 8

- Nộp bài báo cáo thực tập - Hoàn thành bài báo cáo

(14/5 – 25/5)

tốt nghiệp

cáo thực tập tốt nghiệp

thực tập tốt nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên và quan trọng của mọi cơ
quan trong hệ thống bộ máy Nhà nước. Năm 1963, Nghị định 142/CP của
5

Chương 3. Một số nhận xét và những kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác quản lý văn bản hành chính của UBND huyện Từ
Liêm.
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN TỪ LIÊM
1.1. Tổng quan về UBND huyện Từ Liêm

6


1.1.1. Lịch sử hình thành UBND huyện Từ Liêm
Từ Liêm là một trong bốn huyện ngoại thành được thành lập ngày 31 tháng 5
năm 1961 theo Quyết định số 78/QĐ-CP của Chính phủ. Sau nhiều lần thay
đổi địa giới hành chính, nay huyện gồm 15 xã và 1 thị trấn với dân số trên
550.000 người (theo số liệu 2010).
Là một huyện nằm ở phía Tây cửa ngõ thủ đô Hà Nội, Từ Liêm tiếp giáp với
các quận, huyện: Phía Đông giáp với các quận Tây Hồ, Cầu Giấy, Thanh
Xuân; phía Bắc giáp huyện Đông Anh; phía Tây giáp huyện Đan Phượng,
Hoài Đức; phía Nam giáp huyện Thanh Trì, thị xã Hà Đông (nay là thành phố
Hà Đông – Hà Nội)
Điều kiện văn hóa - xã hội của huyện luôn phát triển ở mức cao. Nhân dân Từ
Liêm có truyền thống sinh hoạt văn hóa dân gian từ lâu đời với những lễ hội
truyền thống như bơi chải, thổi cơm, thi hát cửa đình… Những năm gần đây,
tốc độ đô thị hóa của huyện diễn ra một cách nhanh chóng. Bộ mặt đô thị Từ
Liêm đang từng bước “thay da đổi thịt”.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Từ Liêm
Theo Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003 quy định về chức năng,
nhiệm vụ của HĐND, UBND cấp huyện, UBND huyện Từ Liêm có những
chức năng và nhiệm vụ cơ bản sau:
- Là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, quản lý nhà nước ở địa

Từ Liêm

Chủ tịch
(Đ/c: Lê Văn Thư)

Phó chủ tịch

Phó chủ tịch

Phó chủ tịch

Phòng
Tư
pháp

Phòng
LĐ TBXH

Văn
phòng

Phòng
Y tế

Phòng
VHTT

Phòng
QLĐT




1.2.1. Chức năng
Văn phòng HĐND – UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt động
của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của
Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND
và UBND.
Văn phòng HĐND và UBND tham mưu, giúp UBND thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về công tác dân tộc;
Văn phòng HĐND và UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND
huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp
vụ của Văn phòng UBND thành phố.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND – UBND huyện Từ
Liêm
Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,
hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra các
phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã, thị trấn việc thực hiện chương trình,
kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện.
Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành của UBND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật.
Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy
định của pháp luật;
Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện;
Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch
UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã
soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
10


1.2.3.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Từ Liêm
Văn phòng HĐND – UBND huyện Từ Liêm là một phòng chuyên môn đặc
biệt, là một tổ chức thống nhất làm việc theo chế độ thủ trưởng.
Văn phòng HĐND – UBND gồm có 16 người, trong đó có 01 Chánh văn
phòng, 03 Phó Chánh văn phòng, 7 chuyên viên và 5 nhân viên
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND
HUYỆN TỪ LIÊM
Văn phòng HĐND – UBND
huyện Từ Liêm

Chánh Văn phòng

Phó Chánh
Văn Phòng

Phó Chánh
Văn Phòng

Phó Chánh
Văn Phòng

Bộ phận
Văn Thư

Bộ phận
Vi tính

Bộ phận
Tiếp dân

loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước. Nó cụ thể hóa việc thi
hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý,
nghĩa là thường được dùng để quản lý những công việc cụ thể có tính nghiệp
vụ, sự vụ trong quản lý hành chính như thông tin, liên hệ, trao đổi, hướng dẫn,
đôn đốc, nhắc nhở báo cáo, ghi nhớ, chứng thực.
2.1.2. Phân loại văn bản hành chính
Văn bản hành chính nhà nước là một hệ thống đa dạng và phức tạp bao gồm
các loại văn bản sau:
-Công văn

- Tờ trình

- Diễn văn

- Thông báo

- Biên bản

- Công điện

- Báo cáo

- Đề án

- Các loại giấy

- Thông cáo

- Kế hoạch, chương trình


chứng.
14


Đề án: Là loại văn bản dùng để dự kiến về một kế hoạch, giải pháp thực hiện
kế hoạch đó.
Kế hoạch: Là loại văn bản dùng trình bày phương hướng, nhiệm vụ, biện
pháp để thực hiện một nhiệm vụ hoặc một công tác nào đó trong một thời
gian nhất định.
Chương trình: Là hình thức văn bản dùng để trình bày những việc cần làm
theo một trình tự và thời gian nhất định.
2.1.3. Chức năng của văn bản hành chính
2.1.3.1. Văn bản hành chính có chức năng thông tin
Hoạt động quản lý Nhà nước phần lớn được đảm bảo thông tin bởi hệ thống
văn bản quản lý. Đó là các thông tin về:
- Chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và
phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan đơn vị;
- Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động của từng cơ quan đơn vị;
- Phương hướng hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan đơn vị với
nhau;
- Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý.
2.1.3.2. Văn bản hành chính có chức năng quản lý
- Văn bản được dùng để truyền đạt các quyết định quản lý: đề ra chủ trương,
chính sách, biện pháp công tác, chương trình, kế hoạch…
- Văn bản cũng là phương tiện được sử dụng để điều hành, hướng dẫn, đôn
đốc, kiểm tra, theo dõi, đánh giá hoạt động của cơ quan; là căn cứ để xử lý
những vi phạm.
2.1.3.3. Văn bản hành chính có chức năng pháp lý
- Văn bản là phương tiện để ghi chép và truyền đạt các quy phạm pháp luật;



- Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quy trình giải quyết
và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến
• Phân phối và chuyển giao văn bản đến
- Trình xin ý kiến phân phối
- Chuyển giao văn bản đến: Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải đăng ký
đầy đủ vào sổ chuyển văn bản đến và có ký nhận rõ ràng.
• Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
2.2.2. Quy trình quản lý văn bản hành chính đi:
• Đánh máy và nhân sao văn bản:
- Bản gốc văn bản được duyệt để nhân bản, phát hành phải đảm bảo đầy đủ
các thành phần về thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người ký
văn bản
- Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của người phụ trách đơn vị có
bản thảo
- Khi giao nhận văn bản đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ ràng theo từng năm
• Trình ký, đóng dấu văn bản:
- Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký chính thức đều phải chuyển
Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính kiểm tra lại về nội dung và
thể thức
- Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền phải được đóng dấu
của cơ quan, tổ chức và làm thủ tục phát hành ngay.
• Đăng ký văn bản đi
- Số văn bản đi của cơ quan, tổ chức được đánh bằng chữ Ả Rập theo từng thể
loại văn bản và theo năm
• Làm thủ tục gửi văn bản đi:
17


- Văn bản đi phải gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. Để tránh gửi sót

bản không đúng thể thức.
• Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:
Sau khi tiếp nhận văn bản, cán bộ văn thư sẽ tiến hành phân loại văn bản đến.
Văn bản được phân làm hai loại: loại được mở bì và loại không được mở bì.
Loại được mở bì là những văn bản gửi UBND, TTUBND, Văn phòng UBND.
Loại không được mở bì là những văn bản gửi các phòng ban và tổ tham mưu,
thư riêng, sách báo tư liệu. Loại này sẽ được gửi thẳng cho cán bộ, cá nhân
hoặc đơn vị có liên quan.
Phân loại xong, cán bộ văn thư sẽ bóc bì và đóng dấu đến lên văn bản. Việc
bóc bì phải được tuân thủ theo đúng những quy định hiện hành của nhà nước
về việc mở văn bản như: không được làm rách, làm mất chữ của văn bản; ưu
tiên mở trước những văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc”; giữ
lại bì đính kèm văn bản là đơn thư khiếu nại, tố cáo để làm bằng chứng.
Kế đến, cán bộ văn thư sẽ đóng dấu lên văn bản và ghi số thứ tự (số đến cho
văn bản). Mẫu dấu văn bản đến được quy định như sau.

UBND HUYỆN TỪ LIÊM

CÔNG VĂN ĐẾN
Số:…………
Ngày…..tháng…..năm ……..

Số đến của văn bản được lấy theo số thứ tự của văn bản gửi đến Ủy ban, bắt
đầu từ số 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Việc lấy số đến của văn bản theo cách này sẽ giúp cho những người có trách
nhiệm quản lý công tác văn thư của UBND huyện nắm bắt được nhanh nhất
số lượng văn bản đã nhận được hàng ngày và trong một năm.

19


diện của Huyện ủy trong việc thực hiện Nghị Quyết chủ trương lãnh đạo của
Đảng bộ huyện. Chủ tịch UBND huyện Từ Liêm theo định kỳ phải báo cáo
với Huyện ủy kết quả thực hiện các nhiệm vụ kinh tế xã hội, an ninh, quốc
phòng của địa phương, dự kiến nội dung chương trình công tác trong thời
gian tới của UBND, báo cáo xin ý kiến ban Thường vụ huyện về kế hoạch
công tác và công tác tổ chức cán bộ.
Đối với HĐND huyện: Là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, UBND
huyện chịu trách nhiệm chấp hành và triển khai thực hiện các Nghị Quyết của
HĐND huyện, tạo điều kiện cho các Đại biểu HĐND hoạt động; thực hiện
chế độ đầy đủ báo cáo tại các kỳ họp. Phối hợp với TT HĐND và các ban của
HĐND huyện chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xây dựng các đề án trình
HĐND xét, quyết định.
Với UBND các xã, thị trấn: UBND huyện Từ Liêm có trách nhiệm chỉ đạo
UBND các xã, thị trấn thực hiện nhiệm vụ, quan tâm và có kế hoạch chăm lo
tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng các phong trào ở cơ sở, hoạt động ở
các đơn vị làng xã và đào tạo cán bộ.
Với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND huyện Từ Liêm thực
hiện các hướng dẫn về nghiệp vụ chuyên môn của các Sở, Ban, Ngành tỉnh,
thường xuyên trao đổi với thủ trưởng các ngành về những việc liên quan.
Với MTTQ và các Đoàn thể huyện, UBND huyện Từ Liêm phối hợp và tạo
điều kiện thuận lợi cho UBMTTQ, các đoàn thể quần chúng tổ chức, động
viên các thành viên, hội viên và toàn thể nhân dân thực hiện pháp luật, chủ
trương, chính sách của nhà nước ở địa phương.
Với Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân, UBND huyện Từ Liêm tạo
mọi điều kiện để Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân thực hiện chức
năng của mình tại địa phương; thường xuyên giữ mối liên hệ hỗ trợ nhau
22


trong caaoong việc nhằm phát huy vai trò giám sát điều hành và thực thi pháp

chính quyền, công an, quân sự.
- Chuyên viên khối văn xã soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực giáo dục đào tạo,
văn hóa thông tin, thể dục thể thao, lao động thương binh và xã hội, tôn giáo,
y tế.
- Chuyên viên khối kinh tế soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực kế hoạch đầu tư,
tài chính, ngân hàng, thuế.
Chuyên viên TN&MT, NN&PTNT soạn thảo về lĩnh vực đất đai và môi
trường, kế hoạch sản xuất các vụ trong năm, sâu bệnh cây trồng.
Bản thảo được thành viên của TT UBND phụ trách khối công tác mà nội
dung văn bản đề cập tới kiểm tra duyệt nội dung và thể thức văn bản rồi ký
nháy lên văn bản.
Với văn bản thuộc phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện Từ Liêm thì
do các cán bộ chuyên môn của các phòng tự soạn thảo rồi trình trưởng đơn vị
kiểm tra duyệt về nội dung thể thức văn bản.
• Việc nhân bản
Bộ phận đánh máy của UBND huyện Từ Liêm thực hiện sau khi đã có chữ ký
của người duyệt có thẩm quyền. Hiện nay do tất cả các phòng ban của các
chuyên viên, cán bộ UBND đều được trang bị máy vi tính nên việc hình thành
bản thảo được thực hiện ngay trên máy tính của từng người. Sau khi bản thảo
được người trực tiếp soạn thảo trình cho người có trách nhiệm duyệt, người
soạn thảo văn bản tự sửa theo ý kiến của người duyệt ngay trên máy tính của
mình rồi in số bản cần thiết hoặc chuyển xuống bộ phận photocopy để photo
đủ số lượng văn bản yêu cầu.
• Trình ký văn bản

24


Chủ tịch UBND huyện Từ Liêm ký các văn bản có tính pháp quy như: quyết
định, chỉ thị, các văn bản báo cáo, xin ý kiến cơ quan cấp trên. Trong trường