Cỏc phng phỏp phõn tớch h thng qun lý (HTQL)
1 Mc tiờu ca nhim v Phõn tớch HTQL
Mục tiêu của việc "phân tích" ở đây là để xác định thành phần HTTT
(hệ thống thông tin) trong 3 thành phần hợp thành của cái gọi là "hệ
thống quản lý" : Thành phần Điều khiển- Thành phần Chấp hành-và
HTTT từ đó để xác định mục tiêu-nội dung-phơng pháp tin học hóa,
Có đợc "hiểu biết đủ" về hệ thống quản lý đó, đủ căn cứ để xây dựng 1
hệ tin học (phần cứng, phần mềm, CSDL) để tin học hóa toàn bộ hoặc
từng phần HTQL đó.
Các hiểu biết đợc xem là đủ, theo nghĩa nói trên (đủ căn cứ để...), phụ
thuộc vào loại hình hệ thống và phơng pháp phân tích (PPPT).
PPPT đợc xác lập bằng Thế giới quan (Góc nhìn) & Phuơng pháp
mô hình hóa.
Sản phẩm của nhiệm vụ Phân tích, do đó, bao gồm:
1.
2 Lý thuyt H thng
2.1 H thng l gỡ
Hệ thống là một tập hợp các đối tợng tồn tại và tơng tác vì một mục đich
chung (trong hệ thống mẹ).
1 tập hợp đợc gọi là đối tợng (Object) chỉ khi:
Tập hợp đó có chức năng chung trong hệ thống mẹ (tức là mục
đích của sự tồn tại của đối tợng trong hệ thống mẹ)
Có 1 đờng biên với môi trờng (gọi là phạm vi của đối tợng).
Đối tợng đôi khi còn đợc gọi là "phần tử", "thành phần" hay là "bộ phận"....
2.2 Cỏc loi h thng
Có các loại hệ thống sau:
-Hệ thống thực: Là 1 tập hợp cùng sinh ra vì một mục đích và cùng chết
đi (Nh là các đối tợng trong thế giới thực).
-Hệ thống ảo: là tập hợp tồn tại vì một chức năng. Chức năng chính là góc
nhìn để phân biệt hệ nọ với hệ kia, nó ít đem đến thông tin về sinh ra
và chế đi.

Hệ thống đa chức năng kiểu nh ERP (Enterprise Resource
Planing).
-Hệ thống phân chia theo bản chất thông tin bao gồm:
Hệ xử lý dữ liệu (DPS-Data Processing System) : tiếp nhận dữ
liệu, xử lí cập nhật dữ liệu lu trữ, đa dữ liệu ra ( đây là đặc
trng của hệ tác nghiệp). Đầu vào có thể là đơn giản, nội dung xử
lí mang tính cục bộ, xử lí phức tạp tốn thời gian và công sức dễ có
lỗi tính toán. Ví dụ : Hệ tính toán kết cấu, thủy triều, phân rã hạt
nhân, kế toán, thống kê...
Nội dung tác nghiệp: (1) Tiếp nhận yêu cầu; (2) Ghi nhận; (3) Xử lí
và cập nhật dữ liệu (4); Đa ra các tài liệu báo cáo.
Hệ thông tin quản lý (MIS-Management Information System) : Là
một cấu trúc hợp nhất các CSDL và dòng thông tin để tối u hóa thu
thập, lu trữ và truyền đạt thông tin qua các tổ chức nhiều cấp để
hoàn thành mục tiêu thống nhất.
Đối tợng phục vụ của MIS rất rộng từ nhà quản lý cấp chiến lợc đến
cấp sách lợc (trung gian) cho đến cấp tác nghiệp, hỗ trợ ở đây có
nghĩa rộng từ cung cấp thông tin cho đến xử lí và lu trữ.
Hệ thống quản lý thờng bao gồm 3 hệ con :Hệ quyết định (chỉ huy);
Hệ chấp hành; MIS
Hệ trợ giúp quyết định (DSS- Decision Support System)
Để có quyết định ở mức chiến lợc và sách lợc thông tin cần thu thập
và tổng hợp rất phức tạp mà các hệ MIS không đáp ứng đầy đủ.
Hệ chuyên gia : liên quan đến lĩnh vực trí tuệ nhân tạo, làm cho
máy tính có khả năng lập luận, tự học, tự hoàn thiện nh con ngời.
2.3 Kho sỏt h thng & Phõn tớch h thng
1. Định nghĩa
Hiểu biết về 1 hệ thống bao hàm hiểu biết từ 2 góc nhìn:
-Cái nhìn Bên ngoài hệ thống (Outside the system):
Từ góc nhìn bên ngoài, 1 hệ thống đợc xác định (biết đợc) khi ta

và thông tin của từng bộ phận trong tổ chức.
Phơng pháp có thể áp dụng: quan sát chính thức, quan sát không chính
thức, phỏng vấn, phiếu điều tra, bản ghi mẫu.
-Tổng kết các xử lý, các dữ liệu
-Xác định những gì cần thực hiện để giải quyết vấn đề (phù hợp
với: tổ chức đó, các ngời sử dụng và MIS đó).
-Xác định phạm vi bài toán: tiếp cận vào từng vấn đề cụ thể dễ hơn
là ngồi vào bàn trang cãi và thảo luận.
c/ Phân tích khả thi
-Phân tích u nhợc điểm của hệ thống hiện hành, sắp xếp các điểm
cần giải quyết theo mức độ quan trọng.
-Xác định mục tiêu của các bộ phận
-Xác định đặc điểm của từng giải pháp (chi phí triển khai, chi phí
hoạt động, u khuyết điểm..), chỉ ra những ngời chịu trách nhiệm
(tiếp nhận, khai thác, bảo quản..).
Kết quả của KSHT bao gồm:
Phát biểu vấn đề
Xem xét dới góc độ tổ chức và quản lý
Xem xét kỹ thuật: máy tính, cách lu trữ dữ liệu, nhân lực
Xem xét về thao tác: nghiệp vụ và bộ phận liên quan, các chức
năng và thủ tục chính, các báo cáo, trao đổi thông tin giữa các bộ
phận.
Kết quả là các tài liệu kiểu nh:
Đánh giá thực trạng tin học hóa, các tồn tại và bất cập (trong thực
hiện chức năng quản lý)
Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ phân rã chức năng (BFD,CFS)
Sơ đồ Trình tự xử lý (quy trình thủ công)
Phạm vi, yêu cầu của MIS (User Requirement - từ góc nhìn ngời sử
dụng), bao gồm: