Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ

Trường Cao đẳng nghề Yên Bái

Câu hỏi kết thúc chương I
1. Khái niệm, chức năng và vai trò cuả văn bản là gì?
2. Phân loại, hình thức và nội dung của văn bản được quy định như thế nào?
3. Quy trình soạn thảo văn bản?

Chương II
VĂN BẢN PHÁP QUY
1. Khái niệm và đặc trưng của văn bản pháp quy.
1.1. Khái niệm.
Văn bản pháp quy (VB quy phạm pháp luật) là văn bản do cơ quan nhà nước
có thẩm quyền ban hành theo thủ tục và trình tự luật định, trong đó có các quy tắc
xử sự chung, được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã
hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
Đây là sự thể chế hoá thiết chế xã hội, nói cách khác là văn bản cụ thể hoá
đường lối, chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước cầm quyền
trong lãnh đạo và quản lý. Vì vậy, thông qua hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
có thể biết được thế lực cầm quyền phục vụ lợi ích cho tầng lớp nào.
1.2. Đặc trưng.
Văn bản quy phạm pháp luật có hai đặc trưng để phân biệt với các loại văn
bản áp dụng pháp luật và văn bản hành chính thông thường, trong đó là:
- Văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực thường xuyên và lâu dài cho đến
khi bị bãi bỏ.
- Nó không chỉ đích danh đối tượng phải thi hành. Văn bản áp dụng pháp
luật có tính chất gần với văn bản quy phạm pháp luật nhưng nó chỉ chứa đựng
những quy tắc xử sự riêng, gọi là văn bản cá biệt. Chẳng hạn các quyết định điều
động viên chức, quyết định cho nghỉ hưu, chứng chỉ, chứng tử…Các văn bản này
thường có các dấu hiệu sau:

chủ của nhân dân. Văn bản quy phạm pháp luật còn là nguồn thông tin quy phạm.
Nhà nước không thể quản lý xã hội tốt nếu thiếu nguồn thông tin này.
Làm tốt công tác soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật sẽ tạo điều kiện để
thực hiện các mục tiêu cua công tác quản lý Nhà nước, tiết kiệm được thời gian,
góp phần nâng cao chất lượng cơ chế quản lý, bởi vì văn bản quy phạm pháp luật là
công cụ quản lý chủ yếu, vừa là căn cứ để các chủ thể thực hiện ý chí của nhà nước,
vừa là bằng chứng để Nhà nước kiểm tra truy cứu trách nhiệm của đối tượng thực
hiện văn bản.
3. Yêu cầu về nội dung và hình thức của văn bản pháp quy.
3.1. Những yêu cầu về nội dung.
Khi soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật. trong phần nội dung phải xây
dựng cho văn bản đảm bảo đầy đủ các yêu cầu cơ bản sau:
a. Văn bản quy phạm pháp luật phải có tính mục đích.
Yêu cầu về tính mục đích của các loại văn bản quy phạm pháp luật là nó phải
thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó. Tức là trước khi soạn thảo phải trả lời
được các vấn đề: Văn bản này ban hành ra để làm gì? Giải quyết công việc gì? Mức
độ giải quyết đến đâu? Tính mục đích còn thể hiện ở khả năng phản ánh đúng các
mục tiêu trong đường lối, chính sách của các cấp uỷ Đảng. Nghị quyết của các cơ
59


Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ

Trường Cao đẳng nghề Yên Bái

quan quyền lực cùng cấp và các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan quản lý
nhà nước cấp trên áp dụng vào giải quyết các công việc cụ thể ở một ngành, một
cấp nhất định.
Với chức năng là phương tiện thể chế hoá các chủ trương chính sách của
Đảng, cụ thể hoá các văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên, các văn bản quy

d. Văn bản quy phạm pháp luật phải có tính đại chúng.
60


Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ

Trường Cao đẳng nghề Yên Bái

- Văn bản phải viết dễ hiểu, dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, bảo đảm đến
mức tối đa tính phổ cập, nhưng cũng phải quán triệt yêu cầu cao về sự nghiêm túc,
chặt chẽ và khoa học.
- Hạn chế đến mức thấp nhất việc vay mượn từ ngữ nước ngoài.
- Tính đại chúng thường gắn với sự ngắn gọn, đủ ý.
3.2. Những yêu cầu về hình thức.
Những yêu cầu về hình thức của văn bản quy phạm pháp luật gồm có:
a. Văn bản quy phạm pháp luật phải có kết cấu theo từng chủ đề, từng thể loại
hợp lý.
Bố cục của Luật, Pháp lệnh được thực hiện theo quy định tại Điều 4, Điều 5
Nghị định số 110-2004-NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư
lưu trữ và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.
Phải căn cứ xem văn bản đó là Quyết định, Chỉ thị, Nghị Quyết hay Thông
tư để xây dựng bố cục cho hợp lý.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật viết theo thể loại văn xuôi phải đảm bảo
có bố cục theo trình tự lôgíc từ đặt vấn đề đến giải quyết vấn đề và cuối cùng phải
có kết thúc vấn đề.
b. Câu văn trong các văn bản quy phạm pháp luật phải đảm bảo ngắn gọn đủ ý,
không trùng lặp, không thừa từ, không thừa ý, không lạc đề.
c. Trong văn bản quy phạm pháp luật việc dùng ngôn ngữ diễn đạt các ý phải

thể, các chế độ bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công chức, phê chuẩn các kế hoạch,
các phương án kinh tế kỹ thuật, phê chuẩn hoặc bãi bỏ các quyết định của cấp dưới.
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ dùng để truyền đạt những chủ trương chính
sách, biện pháp quản lý, chỉ đạo về tổ chức và hoạt động đối với các ngành các cấp.
4.3. Các văn bản pháp qui của thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ.
a. Quyết định: Dùng để ban hành các chế độ, thể lệ thuộc lĩnh vực công tác của
ngành, quy định thành lập, giải thể, hoặc quy định nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức bộ
máy của các cơ quan, đơn vị thuộc quyền, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công
chức trong ngành, phê duyệt các kế hoạch, các phương án kinh tế kỹ thuật, nhiệm
vụ công tác, giải quyết việc cấp phát vật tư, tiền vốn, lao động, phương tiện và các
công việc quản lý nhà nước khác.
b. Chỉ thị: Dùng để ra chủ trương, biện pháp quản lý và chỉ đạo việc kiện toàn tổ
chức, cải tiến công tác, nâng cao khả năng và hiệu quả quản lý của ngành, giao
nhiệm vụ cho các cơ quan, đơn vị thuộc quyền.
c. Thông tư: Dùng để hướng dẫn, giải thích các chủ trương chính sách, hoặc đề ra
các biện pháp thi hành các chủ trương, chính sách, chế độ, kế hoạch công tác của
Chính phủ hoặc của ngành, giải quyết các mối quan hệ công tác nhằm bảo đảm
thực hiện các quyết định của Nhà nước.
4.4. Các văn bản pháp quy liên ngành.
a. Thông tư liên bộ: Dùng để ban hành hoặc hướng dẫn việc thực hiện một chính
sách, chế độ của Nhà nước, do nhiều bộ cùng thống nhất quy định và chỉ đạo thực
hiện.
b. Nghị định liên tịch: Dùng để ban hành các chủ trương, công tác do hội nghị liên
tịch giữa một cấp chính quyền Nhà nước với các tổ chức xã hội hoặc các đoàn thể
quần chúng ở cấp tương đương.
4.5. Các văn bản pháp quy của Chính quyền các cấp địa phương.
62


Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ

Nghị quyết là loại văn bản dùng để ghi lại chính xác kết luận và Quyết định
của hội nghị tập thể.
* Nghị quyết của Quốc hội:
Nghị quyết của Quốc hội là hình thức văn bản pháp quy.
Quốc hội ban hành Nghị quyết để đề ra kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội
của đất nước, chính sách tài chính tiền tệ, dự toán ngân sách…
* Nghị quyết của UBTVQH:

63


Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ

Trường Cao đẳng nghề Yên Bái

UBTVQH thông qua Nghị quyết để giải trình và giám sát việc thi hành Hiến
pháp, Luật, Pháp lệnh; giám sát hướng dẫn các hoạt động của cơ quan Nhà nước
theo nhiệm vụ và quyền hạn.
* Nghị quyết của Chính phủ:
Nghị quyết của Chính phủ để đảm bảo thi hành Hiến pháp, Luật, Nghị quyết
của Quốc hội; Pháp lệnh, Nghị quyết của UBTVQH; lệnh, Quyết định của Chủ tịch
nước; quy định chủ trương, biện pháp, chính sách lớn về mặt chính trị, kinh tế, văn
hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, đối ngoại thuộc thẩm quyền của Chính phủ.
* Nghị quyết của Hội đồng nhân dân:
Hội đồng nhân dân ban hành Nghị quyết về kế hoạch phát triển kinh tế xã
hội và ngân sách, quốc phòng an ninh ở địa phương.
b. Bố cục
Nghị quyết trình bày theo thể văn “điều khoản” hay “chương mục”
Kết cấu của Nghị quyết gồm 3 phần
* Phần: Căn cứ ra Nghị quyết

.................................................................................................................................
Điều 2. .............................................................................................................
.................................................................................................................................
Điều ... .............................................................................................................
............................................................................................................................ ./.
TM. CHÍNH PHỦ
Nơi nhận:

Thủ tướng

- .......................;

(Ký tên –đóng dấu)

- Lưu: VT, ....
5.2. Quyết định
a. Khái niệm
Quyết định là một loại văn bản được dùng để tổ chức và điều chỉnh các hoạt
động xã hội, hành vi của con người nhằm thực hiện chức năng quản lý của cơ quan
thẩm quyền hoặc tổ chức.
Quyết định là phương tiện để người quản lý thực hiện các mệnh lệnh và nội
dung quản lý của mình tới các đối tượng quản lý.
Quyết định được chia thành hai loại:
* Quyết định chung (Quyết định lập quy)
* Quyết định riêng (quyết định cá biệt)
Quyết định lập quy đặt ra hay sửa đổi các quy phạm, cụ thể hóa các quy
phạm pháp luật, điều chỉnh chung đến nhiều đối tượng.
+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ:
- Để ban hành các chủ trương, các biện pháp lãnh đạo và kiểm tra hoạt động
của Chính phủ và hệ thống hành chính Nhà nước từ trung ương đến địa phương.

chức.
* Căn cứ pháp lý
Việc dẫn văn bản của cơ quan có thẩm quyền quy định những vấn đề liên
quan đến nội dung Quyết định.
* Đề xuất
Để ban hành Quyết định phải do một cơ quan (bộ phận) đề nghị, ban hành
Quyết định.
+ Phần nội dung:
Phần này gồm các điều, khoản.
Điều 1 thường là nội dung chính của Quyết định.
Các điều, khoản tiếp theo, mỗi điều là một nội dung hoặc tác động đến một
đối tượng khác nhau.
Điều cuối cùng là điều thi hành, quy định rõ đối tượng thi hành và thời gian
thi hành.
66


Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ

Trường Cao đẳng nghề Yên Bái

5.3. Chỉ thị
a. Khái niệm
Chỉ thị là văn bản của lãnh đạo dùng để truyền đạt chủ trưởng, chính sách,
biện pháp quản lý đến cấp dưới theo hệ thống và giao nhiệm vụ, đôn đốc để mọi
hoạt động quản lý đi vào nề nếp.
Cần lưu ý: Những cơ quan không có cấp dưới theo hệ thống thứ bậc hành
chính không ban hành chỉ thị. Chỉ thị khác Quyết định là không đề ra chính sách
mới.
Trong một Chỉ thị có quy phạm pháp luật.

nhiệm vụ và phạm vi của từng chủ thể quản lý (có thẩm quyền ban hành Chỉ thị) sẽ
có những đặc điểm riêng.
+ Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ
Thủ tướng Chính phủ, với tư cách là người đứng đầu Chính phủ - cơ quan
hành chính cao nhất, ban hành Chỉ thị để chỉ đạo đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn,
phối hợp hành động của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, ủy
ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong việc thực hiện chương
trình, chính sách, luật pháp Nhà nước và các Quyết định của Chính phủ.
+ Chỉ thị của Bộ trưởng
Bộ trưởng ban hành Chỉ thị để đè ra chủ trương, biện pháp và chỉ đạo các cơ
quan đơn vị thuộc quyền thực hiện Quyết định, chủ trương, luật pháp thuộc lĩnh
vực công tác của ngành. Giao nhiệm vụ cho các đơn vị thuộc trách nhiệm quản lý
của Bộ, cơ quan ngang Bộ. Ban hành Chỉ thị nhằm giải quyết các vấn đề khác
thuộc thẩm quyền của Bộ, cơ quan ngang Bộ đã được luật pháp quy định.
+ UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ban hành Chỉ thị để truyền
đạt và chỉ đạo thực hiện các chủ trương, chính sách của Trung ương, các Nghị
quyết của Hội đồng nhân dân và Quyết định của ủy ban nhân dân tỉnh trong trường
hợp không cần thiết phải ban hành Quyết định. Cơ quan cấp trên ban hành Chỉ thịi
để giao trách nhiệm cho cơ quan hành chính cấp dưới thực hiện chủ trương công
tác.
Ví dụ:
Mẫu Chỉ thị của Ủy ban nhân dân thành phố

ỦY BAN NHÂN DÂN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH(1)

Số: (2)/20.../CT-UBND

Phó Chủ tịch)

- Các sở-ban-ngành;
- UBND các quận-huyện;
- ………..;
- .……….;
- Lưu: VT, (9).

(Ký tên – đóng dấu) (6)

Ghi chú:
(1) Cơ quan ban hành: cỡ 13, in hoa, đậm;
(2) Lấy số thứ tự theo Chỉ thị;
(3) Tên văn bản: cỡ 15, in hoa, đứng, đậm;
(4) Trích yếu: cỡ 14, chữ thường, đứng, đậm;
(5) Thẩm quyền: cỡ 14, in hoa, đậm;
(6) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm;
(7) Nơi nhận: cỡ 12, in thường, nghiêng đậm;
(8) Đơn vị nhận văn bản: cỡ 11, in thường, đứng;
(9) Chữ viết tắt tên người, đơn vị soạn thảo và ký hiệu c
5.4. Thông tư
a. Khái niệm
Thông tư dùng để hướng dẫn, giải thích các Nghị quyết, Nghị định của
Chính phủ và Quyết định. Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. Thông tư dùng để
hướng dẫn thực hiện các quy định về quản lý thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ phụ
trách. Ngoài ra Thông tư dùng để hướng dẫn thi hành pháp luật. Thông tư là văn
bản có quy phạm pháp luật.
Thông tư có thể chia thành 2 loại:
- Thông tư của Bộ trưởng
- Thông tư liên bộ

Thông tư của Bộ trưởng

BỘ TRƯỞNG
(Ký tên – đóng dấu)

Hoặc

KT. BỘ TRƯỞNG
Thứ trưởng
(Ký tên – đóng dấu)

Thông tư liên bộ
BỘ TRƯỞNG BỘ…

BỘ TRƯỞNG BỘ …

(Ký tên – đóng dấu)

(Ký tên – đóng dấu)

Mẫu- THÔNG TƯ
70

BỘ TRƯỞNG BỘ …
(Ký tên – đóng dấu)


Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ

BỘ…


- ……;

Thứ trưởng

- ……;

(Ký tên-đóng dấu)

- Lưu: …

6. Thực hành.

71


Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ

Trường Cao đẳng nghề Yên Bái

- Giới thiệu, tham khảo mẫu một số văn bản của các cấp: Nghị quyết, quyết
định, chỉ thị, thông tư.
- Giáo viên hướng dẫn chi tiết về thể thức, bố cục, nội dung từng loại văn
bản gắn với phần lý thuyết đã được học
- Sinh viên thực hành soạn thảo 3 văn bản pháp qui thông dụng: nghị quyết
của Hội đồng nhân dân, quyết định, chỉ thị của chủ tịch uỷ ban nhân dân cấp địa
phương.
Câu hỏi kết thúc chương II
1. Khái niệm và đặc trưng của văn bản pháp quy ?
2. Ý nghĩa, tầm quan trọng và yêu cầu về nội dung và hình thức của văn bản pháp

+ Công văn cấp dưới gửi lên cấp trên
- Công văn đề nghị
- Công văn xin ý kiến
- Công văn hỏi
+ Công văn ngang cấp (các cơ quan trao đổi công văn với nhau)
- Công văn đề nghị phối hợp
- Công văn trao đổi, giao dịch
+ Công văn Nhà nước gửi cho công dân
- Công văn hướng dẫn, giải thích
- Công văn trả lời
c. Bố cục của một Công văn:
- Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết công văn
- Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của cơ quan
gửi công văn
- Phần kết thúc: Thể hiện nghi thức (thường bằng lời chào)
d. Ngôn ngữ sử dụng trong công văn:
Công văn là thể hiện văn hành chính, nên có một số đặc điểm chung như sau
đối với tất cả các loại công văn:
Cách hành văn: Một công văn soạn ra là nhằm giải quyết một số vấn đề.
Người viết công văn phải diễn đạt mạch lạc, khúc triết, chính xác. Nội dung chỉ
xoay quanh vấn đề đã nêu.
Câu văn: Đòi hỏi câu văn phải ngắn gọn. Thông thường diễn đạt bằng các
câu đơn có đủ ba thành phần (chủ ngữ, vị ngữ, bổ ngữ).
Từ ngữ: Cố gắng dùng từ mang sắc thái hành chính công vụ. Không dùng từ
quá “văn hoa”, không dùng từ biểu cảm, ẩn ý hay đa nghĩa. Không dùng từ qua
nôm na, quá “bình dân”. Đặc biệt trong công văn không dùng từ địa phương hay
tiếng lóng.
73




TP. Hồ Chí Minh, ngày .... tháng .... năm 20....

Về việc..............................
Kính gửi:
- ..................................................;
- ..................................................
…….....…........................................................................................................
………………………………………………………………………………......
............................................................................................……./.

74


Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ

Trường Cao đẳng nghề Yên Bái

Nơi nhận:

CHỦ TỊCH

- Như trên;

(hoặc KT. CHỦ TỊCH

- ..............;

PHÓ CHỦ TỊCH)


Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ

Trường Cao đẳng nghề Yên Bái

2.4. Báo cáo
a. Khái niệm Báo cáo:
Báo cáo là loại văn bản để trình bày kết quả đã đạt được trong họat động của
cơ quan, để đánh giá kết quả của một công tác lớn, hoặc phản ánh một sự việc bất
thường xảy ra lên cấp trên hay ở hội nghị, ở đơn vị, ngành…
b. Loại báo cáo:
- Báo cáo sơ kết
- Báo cáo tổng kết
- Báo cáo định kỳ
- Báo cáo đột xuất
- Báo cáo hội nghị
c. Yêu cầu đối với Báo cáo:
- Trung thực, chính xác
- Có trọng tâm, trọng điểm
- Kịp thời (để cấp trên kịp thời chỉ đạo)
d. Bố cục một báo cáo:
- Phần mở đầu: Nêu nét tiêu biểu ở cơ quan. Nêu bật khó khăn, thuận lợi
- Phần nội dung:
+ Nêu các kết quả đã làm được. Nêu những việc còn tồn tại chưa làm được.
+ Đánh giá : Nêu ưu, khuyết điểm nguyên nhân khách quan, chủ quan.
+ Rút ra bài học, định ra phương hướng
- Phần kết thúc: Nêu đề nghị, kiến nghị, kết luận.
2.5. Thông báo.
a. Khái niệm:
Thông báo là hình thức văn bản để thông tin về nội dung và kết quả hoạt
động của cơ quan quản lý Nhà nước. Thông báo dùng để truyền đạt kịp thời các

Địa danh, ngày…tháng…năm…

THÔNG BÁO
V/v……………………………………
Phần mở đầu
Phần nội dung
Phần kết thúc
Giao nhiệm vụ cho các đối tượng
Nơi nhận
- …..;

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN

- …..;

(Ký tên-đóng dấu)

- Lưu:……
2.6. Thông cáo.
77


Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ

Trường Cao đẳng nghề Yên Bái

Dùng để công bố với nhân dân một văn bản quy phạm pháp luật (thường là
Quyết định, Chỉ thị có tính mệnh lệnh) hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội, đối
ngoại của Quốc hội hoặc của Chính phủ.
2.7. Biên bản.



Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ

Trường Cao đẳng nghề Yên Bái

Xuất phát từ thực tiễn, một nhà quản lý phải nắm được “thuật diễn thuyết”.
Quản lý về bản chất mà nói là làm việc với con người và thông qua con người mà
đạt được mục tiêu quản lý của mình. Nói một cách ngắn gọn là: Quản lý, thực ra là
bảo người khác làm theo ý mình. Đọc diễn văn và thông qua diễn văn, nhà quản lý
truyền đạt ý tưởng, thu hút lôi cuốn đối tượng nhận thức được ý tưởng và hành
động để đạt mục tiêu quản lý.
Nhà lãnh đạo, với vị trí của mình, trước hết là người đứng đầu hệ thống,
người đại diện cao nhất cho mọi lợi ích của hệ thống, và như vậy trong hoạt động
quản lý, người lãnh đạo phải thể hiện mình không chỉ là một nhà chính trị, nhà
chuyên môn mà còn phải là một nhà giáo dục, nhà tâm lý, luôn là trung tâm thu hút
mọi người. Một trong những điều kiện để đánh giá thể hiện sự thu hút là thông qua
các bài phát biểu, thông qua những cuộc diễn thuyết trong tình huống cụ thể.
Để làm được công tác tư tưởng, nhà quản lý phải am hiểu tâm lý con người,
trong công việc không cứng nhắc, khô khan bởi nhà quản lý muốn dẫn dụ con
người đến với cái hay, cái đẹp, cái đúng, cái chân, cái thiện, phải cảm hóa, làm cho
họ tâm đắc mà hướng theo.
Khi phát biểu (diễn thuyết), điều trước tiên phải thu hút được người nghe.
Thu hút bằng cách nào?
- Hãy qua giọng nói mà thu hút người nghe.
Giọng nói là “tiếng vọng” của tâm hồn. Hãy nói say sưa, tự tâm. Lúc cần,
giọng sẽ phải lên bổng, xuống trầm, lúc gay gắt, lúc đầy vẻ thông cảm lắng đọng
thiết tha.
- Hãy đừng ngần ngại sử dụng các động tác, các cử chỉ như: ánh mắt, vung
tay, lắc mình. Nét mặt biến thái theo tình tiết lời nói… sẽ giúp người “diễn thuyết”

ở chỗ người quản lý phải:
- Có trình độ ngôn ngữ, văn học nhất định
- Nắm tâm lý đối tượng cụ thể
- Có năng khiếu về “ăn nói” ở mức độ nào đó
Và như vậy, để “diễn thuyểt” thành công, nhà quản lý cần phải tập trung vào
những khía cạnh sau:
- Xác định được đối tượng (đối tượng thuộc lứa tuổi, nghề nghiệp, trình độ,
chuyên môn, giới, địa vị xã hội…)
- Đánh giá được mức độ trang trọng của hội nghị (nhiều quan chức tới dự,
hội nghị đông người, phòng họp được bài trí trang trọng…)
- Xác định thời lượng đọc diễn văn (nắm được điều này để chọn lượng thông
tin, cách trình bày phù hợp)
- Xác định trọng tâm của vấn đề mà hội nghị đề cập.
d. Bố cục của bài diễn văn
- Phần mở đầu: Nêu ý nghĩa, vai trò của vấn đề sẽ đề cập: tỏ lời chào mừng.
- Phần nội dung: Nêu quá trình thực hiện, quá trình phát triển, kết quả, thành
tích nổi bật của đơn vị. Biểu tượng khen ngợi những vấn đề, nhân tố mới. Nêu khó
khăn, tồn tại cần khắc phục.
- Phần kết thúc: Biểu hiện sự động viên, bày tỏ sự cảm ơn và kêu gọi sự hợp
tác.
Ví dụ: BÁO CÁO TỔNG KẾT CÔNG TÁC CƠ QUAN
80


Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ

TÊN CƠ QUAN
Số:…/BC

Trường Cao đẳng nghề Yên Bái


(Ký tên-đóng dấu)

- Lưu:……
2.9. Đơn thư.

81


Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ

Trường Cao đẳng nghề Yên Bái

Là một loại thư riêng, người viết trình bày ý kiến của mình gửi đến cơ quan,
Nhà nước, tổ chức Nhà nước, tổ chức xã hội đề nghị giải quyết một công việc nào
đó mà họ quan tâm.
Các loại đơn thư: Tuỳ theo vấn đề được nêu và mục đích yêu cầu của người
viết, đơn từ có thể được phân thành một số loại:
- Đơn đề đạt nguyện vọng.
- Đơn nêu ý kiến đóng góp vào công việc quản lý Nhà nước, quản lý xã hội.
- Đơn khiếu nại những việc gây thiệt hại cho quyền lợi của bản thân, gia
đình, tập thể, đơn vị mình.
- Đơn tố giác (tố cáo) những việc làm sai trái của các cơ quan, tổ chức Nhà
nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, cán bộ, nhân viên và công dân Nhà nước.
2.10. Giấy uỷ quyền.
Là loại văn bản ghi nhận việc người ủy quyền cho phép người được ủy
quyền thay mặt mình làm một số công việc nào đó, bao gồm cả việc đại diện trước
pháp luật.
Về nguyên tắc, người được ủy quyền chỉ được phép thực hiện đúng những gì
mà mình được ủy quyền.