TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN HỌC TẬP SOẠN THẢO VĂN BẢN PHÁP LUẬT 




Biên soạn: Ths. Diệp Thành Nguyên
Cần Thơ, tháng 5 năm 2012
1

PHẦN MỞ ðẦU

Phần 2: Công tác lưu trữ
• Chương 4: Tổng quan về công tác lưu trữ
• Chương 5: Thu thập, sử dụng và tiêu hủy tài liệu lưu trữ
Phần 3: Xây dựng văn bản pháp luật
• Chương 6: Khái quát chung về văn bản quy phạm pháp luật
• Chương 7: Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ
quan nhà nước cấp trung ương
• Chương 8: Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội
ñồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp.
Ph
ần 4: Phụ lục 5 văn bản Mẫu (Thông báo, Công văn, Quyết ñịnh cá biệt, Quyết ñịnh
quy phạm pháp luật, Nghị ñịnh) 2

PHẦN 1: CÔNG TÁC VĂN THƯ
____________________
CHƯƠNG 1
T
T
Ổ
Ổ
N
N
G
GQ

CV
V
Ă
Ă
N
NT
T
H
H
Ư
Ư
I- QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư
Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm:
- Xây dựng, ban hành và chỉ ñạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật về công tác văn thư;
- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;
- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác
văn thư;
- Quản lý ñào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công
tác thi ñua, khen thưởng trong công tác văn thư;

5. Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ theo quy ñịnh
của pháp luật.
6. Thực hiện việc sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh lý xác ñịnh giá
trị tài liệu, bảo vệ, thống kê, bảo quản, tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tổ
chức giải mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ chức phục vụ khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ ñược bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
7. Lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước.
8. Thống nhất quản lý thống kê nhà nước về văn thư, lưu trữ.
9. Tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, phát triển, ứng dụng và
chuyển giao công nghệ trong văn thư, lưu trữ; hiện ñại hoá cơ sở vật chất, kỹ thuật trong
hoạt ñộng văn thư, lưu trữ.
10. ðào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.
11. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính theo mục
tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước ñã ñược cấp có thẩm quyền
phê duyệt.
12. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy ñịnh pháp luật về văn thư, lưu trữ
và giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ.
13. Tổ chức quản lý bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức và sử dụng biên chế
ñược duyệt theo quy ñịnh; thực hiện chế ñộ tiền lương và các chế ñộ, chính sách, khen
thưởng, kỷ luật ñối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Cục
theo quy ñịnh của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
14. Quản lý tài chính, tài sản ñược giao và tổ chức thực hiện ngân sách ñược
phân bổ theo quy ñịnh của pháp luật.
15. Hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
16. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao. 4

Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ

giới thiệu, giấy ñi ñường cho cán bộ, công chức, viên chức;
9) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.

II- M
ỘT SỐ KHÁI NIỆM THƯỜNG GẶP TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 5

Công tác văn thư là công tác bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt ñộng của các cơ
quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Bản thảo văn bản là bản ñược viết hoặc ñánh máy, hình thành trong quá trình
soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.
Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản ñược cơ quan
tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
1

Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và ñược cơ
quan, tổ chức ban hành.
Bản sao y bản chính là bản sao ñầy ñủ, chính xác nội dung của văn bản và ñược
trình bày theo thể thức quy ñịnh. Bản sao y bản chính phải ñược thực hiện từ bản chính.
Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và ñược trình bày theo thể
thức quy ñịnh. Bản trích sao phải ñược thực hiện từ bản chính.
Bản sao lục là bản sao ñầy ñủ, chính xác nội dung của văn bản, ñược thực hiện
từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy ñịnh.
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn ñề, một sự
việc, một ñối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) ñặc ñiểm chung như tên loại văn
bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những ñặc ñiểm khác, hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ


Văn bản nhà nước là văn bản do các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức nhà
nước có thẩm quyền ban hành theo ñúng trình tự, tên loại do pháp luật quy ñịnh nhằm
ñiều chỉnh các quan hệ xã hội hoặc ñể giải quyết những sự việc cụ thể thuộc phạm vi
nhiệm vụ của mình.
Theo Nghị ñịnh số 110/2004/Nð-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư thì văn bản nhà nước ñược chia thành hai loại:
- Văn bản quy phạm pháp luật; và
- Văn bản hành chính.
2.1. Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối
hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục ñược quy ñịnh trong Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật
của Hội ñồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, trong ñó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực
bắt buộc chung, ñược Nhà nước bảo ñảm thực hiện ñể ñiều chỉnh các quan hệ xã hội.
Văn bản quy phạm pháp luật ñược sử dụng nhiều lần, ñối với nhiều ñối tượng khi
rơi vào trường hợp ñã nêu trong phần giả ñịnh của các quy phạm pháp luật. Các ñối
tượng tác ñộng của chúng luôn luôn chung, trừu tượng, không có ñịa chỉ cụ thể. Ví dụ:
Bộ luật hình sự năm 1999, Bộ luật lao ñộng năm 1994, Pháp lệnh xử lý vi phạm hành
chính năm 2002, v.v. . . .
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật ở nước ta hiện nay (xem chương 6 cùng
sách này).
2.2. Văn bản hành chính
Các văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm
thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng ñể thực hiện các tác nghiệp hành
chính trong hoạt ñộng của các cơ quan, tổ chức. ðây là loại văn bản ñược sử dụng phổ
biến nhất trong các cơ quan, tổ chức.
Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ thông cáo quy ñịnh rõ chủ thể ban
hành, các văn bản hành chính khác không xác ñịnh thẩm quyền ban hành theo tên loại
của văn bản. Các cơ quan, tổ chức tùy theo thẩm quyền giải quyết công việc có thể lựa

nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết ñể thực hiện nhiệm vụ ñó.
- Phương án: là loại văn bản dùng ñể nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến
hành công việc trong hoàn cảnh, ñiều kiện nhất ñịnh.
- ðề án: là loại văn bản dùng ñể trình bày dự ñịnh, mục tiêu, kế hoạch thực hiện
công tác trong khoảng thời gian nhất ñịnh dựa trên cơ sở những ñặc ñiểm, tình hình thực
tiễn của cơ quan, tổ chức.
- Biên bản: là loại văn bản dùng ñể ghi lại sự việc, vụ việc ñã hoặc ñang xảy ra
ñể làm chứng cứ pháp lý. Biên bản ñược sử dụng trong hoạt ñộng của cơ quan, tổ chức
hoặc trong hoạt ñộng giữa cơ quan, tổ chức với công dân.
- Hợp ñồng: là loại văn bản dùng ñể ghi lại sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên
bằng văn bản, trong ñó các bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý về quyền và nghĩa
vụ.
- Công ñiện: là loại văn bản dùng ñể truyền ñạt nhanh một mệnh lệnh, một nội
dung công việc ñến cơ quan, tổ chức ñể thực hiện trong trường hợp khẩn cấp.
- Giấy chứng nhận: là loại văn bản dùng ñể xác nhận một sự việc, một ñối tượng
có liên quan ñến hoạt ñộng của cơ quan, tổ chức.
- Giấy ủy nhiệm: là loại văn bản dùng ñể ghi nhận sự thỏa thuận giữa người có
quyền (hoặc người ñại diện theo pháp luật) và người ñược ủy nhiệm. Theo ñó người
ñược ủy nhiệm thực hiện quyền và nghĩa vụ thay cho người có quyền (hoặc người ñại
diện theo pháp luật).
- Giấy mời: là loại văn bản dùng ñể triệu tập công dân ñến trụ sở cơ quan, tổ
chức ñể giải quyết các vấn ñề liên quan ñến yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân.
- Giấy giới thiệu: là loại văn bản dùng ñể cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao
dịch, giải quyết các nhiệm vụ ñược giao khi ñi công tác.
- Giấy nghỉ phép: là loại văn bản dùng ñể cấp cho cán bộ, nhân viên ñược nghỉ
phép theo quy ñịnh của pháp luật lao ñộng ñể giải quyết các công việc của cá nhân. 8


- Phong cách khẩu ngữ;
- Phong cách văn chương;
- Phong cách chính luận;
- Phong cách khoa học; và
- Phong cách hành chính.
Ở góc ñộ môn học này chúng ta chỉ nghiên cứu phong cách hành chính, tức là
phong cách ngôn ngữ trong văn bản nhà nước.

2. Phong cách hành chính
Phong cách hành chính là phong cách của tiếng Việt dùng trong lĩnh vực pháp
luật và quản lý nhà nước. 9

a) Ðặc ñiểm của phong cách hành chính
(1) Tính chính xác
- Tính chính xác có vai trò ñặc biệt quan trọng vì nó liên quan ñến hiệu quả ñiều
chỉnh các quan hệ xã hội của văn bản nhà nước.
- Tính chính xác ñòi hỏi văn bản chỉ có một cách hiểu duy nhất, không cho phép có
những cách hiểu, cách giải thích khác nhau. Từ ngữ trong văn bản phải tạo ra
cách hiểu giống nhau.
- Muốn có những quy ñịnh chính xác trước hết phải làm rõ những khái niệm có nội
dung dễ gây nhiều cách hiểu khác nhau.
Ví dụ: khi quy ñịnh về phí và lệ phí thì cần làm rõ khái niệm phí là gì, lệ phí là gì.
Theo quy ñịnh tại Ðiều 2 và Ðiều 3 Pháp lệnh về phí và lệ phí năm 2001 thì phí là
khoản tiền mà tổ chức, cá nhân phải trả khi ñược một tổ chức, cá nhân khác cung
cấp dịch vụ ñược quy ñịnh trong Danh mục phí ban hành kèm theo Pháp lệnh này
(Ðiều 2). Lệ phí là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân phải nộp khi ñược cơ quan nhà
nước hoặc tổ chức ñược uỷ quyền phục vụ công việc quản lý nhà nước ñược quy

pháp có sẵn. Tính khuôn mẫu giúp cho người làm văn bản ñỡ tốn công sức, nội dung
văn bản ñược chính xác, giúp người ñọc dễ tiếp thu.
b) Ðặc ñiểm từ vựng và ngữ pháp trong phong cách hành chính
(1) Từ ngữ trong văn bản nhà nước
Xét theo góc ñộ ngữ nghĩa và phong cách, từ ngữ trong văn bản nhà nước ñược
chia làm 4 nhóm:
- Nhóm 1: nhóm từ thông dụng là nhóm từ ñược mọi người viết và dùng trong mọi
phong cách của tiếng Việt. Tuy nhiên không phải tất cả những từ thông dụng ñều
ñược sử dụng trong văn bản nhà nước, mà chỉ có những từ ñơn nghĩa mới ñược
dùng.
- Nhóm 2: từ ngữ hành chính. Ðây là những nhóm từ ñược sử dụng phần lớn trong
phong cách hành chính. Chúng tạo nên vẻ riêng của phong cách hành chính. Ví
dụ: tổ chức, thẩm quyền, cơ quan, các phòng ban, nghị ñịnh, chỉ thị v.v. . .
- Nhóm 3: thuật ngữ luật. Chính nhờ những từ ngữ này giải thích ñược một cách
chính xác các khái niệm, các phạm trù luật học. Ví dụ: tội phạm, bị cáo, bị can,
quan hệ pháp luật, vi phạm pháp luật, trách nhiệm pháp lý v.v. . .
- Nhóm 4: những từ ngữ của các ngành khoa học khác. Trong văn bản nhà nước
cũng sử dụng những từ ngữ của các ngành khoa học khác.
Lưu ý: Trong văn bản nhà nước sử dụng từ ngữ theo ñúng nghĩa ñen, mà không
dùng những biện pháp tu từ, không dùng tiếng lóng, tiếng tục hoặc từ ngữ ñịa phương.
Bởi vì văn bản nhà nước có ñặc ñiểm là chính xác, dễ hiểu, khách quan.
(2) Ngữ pháp trong phong cách hành chính
* Câu: theo mục ñích phát ngôn, câu trong tiếng Việt ñược chia làm 4 loại: câu
tường thuật, câu cầu khiến, câu nghi vấn, câu biểu cảm.
- Câu tường thuật: ñược dùng ñể kể lại một sự việc nào ñó, ñược dùng phổ biến
trong phong cách hành chính.
- Câu cầu khiến: dùng ñể nêu lên một yêu cầu mà người khác phải làm. Câu này
thường dùng trong khẩu ngữ, trong phong cách hành chính rất ít dùng.
- Câu nghi vấn: dùng ñể hỏi. Phong cách hành chính không dùng loại câu này.
- Câu biểu cảm: là câu biểu thị cảm xúc. Phong cách hành chính không dùng câu

5) Quyết ñịnh 89/2009/Qð-TTg ngày 24/6/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy
ñịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ;
6) Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp;
7) Website: http://www.archives.gov.vn
12

CHƯƠNG 2
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN VÀ
BẢN SAO VĂN BẢN

I – THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành

bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 ñến 13, kiểu chữ ñứng, ñậm;
Dòng thứ hai: “ðộc lập - Tự do - Hạnh phúc” ñược trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 ñến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13;
nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ ñứng, ñậm; ñược ñặt
canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái ñầu của các cụm từ ñược viết hoa, giữa các cụm 13

từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có ñường kẻ ngang, nét liền, có ñộ dài bằng ñộ
dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ðộc lập - Tự do - Hạnh phúc
________________________

Hai dòng chữ trên ñược trình bày cách nhau dòng ñơn.

2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
2.1. Thể thức
ðối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc
hội; Hội ñồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội ñồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân các cấp; ðoàn ðại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập
ñoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ
quản trực tiếp (nếu có) (ñối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản.
a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải ñược ghi ñầy ñủ hoặc ñược viết tắt
theo quy ñịnh tại văn bản thành lập, quy ñịnh chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt ñộng hoặc công nhận tư cách pháp nhân
của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:


Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ
như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ ñứng, ñậm, ñược ñặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ
chức chủ quản; phía dưới có ñường kẻ ngang, nét liền, có ñộ dài bằng từ 1/3 ñến 1/2 ñộ
dài của dòng chữ và ñặt cân ñối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ
LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
_________
Các dòng chữ trên ñược trình bày cách nhau dòng ñơn.
3. Số, ký hiệu của văn bản
3.1. Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật
Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật phải thể hiện rõ số thứ tự, năm ban
hành, loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản.
Việc ñánh số thứ tự của văn bản quy phạm pháp luật phải theo từng loại văn bản
và năm ban hành. ðối với luật, pháp lệnh, nghị quyết của Quốc hội, Ủy ban thường vụ
Quốc hội thì ñánh số thứ tự theo từng loại văn bản và nhiệm kỳ của Quốc hội.
Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật ñược sắp xếp như sau:
a) Số, ký hiệu của luật, nghị quyết của Quốc hội ñược sắp xếp theo thứ tự như
sau: "loại văn bản: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của cơ quan ban
hành văn bản và số khóa Quốc hội";
Ví dụ: Luật số: 17/2008/QH12
b) Số, ký hiệu của pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội ñược
sắp xếp theo thứ tự như sau: "loại văn bản: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết
tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội";
c) Số, ký hiệu của các văn bản quy phạm pháp luật không thuộc trường hợp nêu
tại mục a và b trên thì ñược sắp xếp theo thứ tự như sau: "số thứ tự của văn bản/năm ban
hành/tên viết tắt của loại văn bản-tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản"
Ví dụ: 91/2006/Nð-CP

Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP
Trường hợp các Hội ñồng, các Ban tư vấn của cơ quan ñược sử dụng con dấu của
cơ quan ñể ban hành văn bản và Hội ñồng, Ban ñược ghi là “cơ quan” ban hành văn bản
thì phải lấy số của Hội ñồng, Ban, ví dụ Quyết ñịnh số 01 của Hội ñồng thi tuyển công
chức Bộ Nội vụ ñược trình bày như sau:
BỘ NỘI VỤ
HỘI ðỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC
__________________
Số: 01/Qð-HðTTCC
Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ
viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực ñược giải
quyết trong công văn.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các ñơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc
lĩnh vực (ñối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy ñịnh cụ thể, bảo
ñảm ngắn gọn, dễ hiểu.
3.3.2. Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản ñược trình bày tại ô số 3, ñược ñặt canh giữa dưới tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” ñược trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13,
kiểu chữ ñứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 16

0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt
ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:
Số: 15/Qð-HðND (Quyết ñịnh của Thường trực Hội ñồng nhân dân);
Số: 19/HðND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội ñồng nhân dân do Ban Kinh tế
ngân sách soạn thảo);
Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);

t
t
ắ
ắ
t
tt
t
ê
ê
n
nl
l
o
o
ạ
ạ
i
iv
v
ă
ă

o
oStt Tên loại văn bản Chữ viết tắt
1)

Bản cam kết CK
2)

Bản ghi nhớ GN
3)

Bản thỏa thuận TTh
4)

Báo cáo BC
5)

Biên bản BB
6)

Chỉ thị CT
7)

Chương trình CTr
8)

Công ñiện Cð
9)

Stt Tên loại văn bản Chữ viết tắt
18)

Giấy uỷ quyền UQ
19)

Hợp ñồng Hð
20)

Hướng dẫn HD
21)

Kế hoạch KH
22)

Nghị ñịnh Nð
23)

Nghị quyết NQ
24)

Nghị quyết liên tịch NQLT
25)

Phiếu chuyển PC
26)

Phiếu gửi PG
27)


Bản sao văn bản
1.
Bản sao y bản chính SY
2.
Bản trích sao TS 18

Stt Tên loại văn bản Chữ viết tắt
3.
Bản sao lục SL
4. ðịa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
4.1. Thể thức
4.1.1. ðịa danh
ðịa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của ñơn vị hành chính (tên riêng
của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức ñóng trụ sở; ñối với những ñơn vị hành chính
ñược ñặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi ñầy ñủ
của ñơn vị hành chính ñó, cụ thể như sau:
- ðịa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức ñóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty ðiện lực 1 thuộc Tập ñoàn ðiện lực Việt
Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,
Văn bản của Trường Cao ñẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại thị
trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,
Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (có trụ
sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã Thủ
Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,


- ðịa danh ghi trên văn bản của Hội ñồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các
tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn ñó, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam ðàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên,
Văn bản của Ủy ban nhân dân phường ðiện Biên Phủ (quận Ba ðình, TP. Hà Nội):
Phường ðiện Biên Phủ,

- ðịa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và ñơn vị vũ trang nhân dân
thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng ñược thực hiện theo quy ñịnh
của pháp luật và quy ñịnh cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.

4.1.2. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản ñược ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải ñược viết ñầy ñủ; các số chỉ ngày,
tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; ñối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải
ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009
Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010
4.2. Kỹ thuật trình bày
ðịa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản ñược trình bày trên cùng một
dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 ñến 14, kiểu
chữ nghiêng; các chữ cái ñầu của ñịa danh phải viết hoa; sau ñịa danh có dấu phẩy; ñịa
danh và ngày, tháng, năm ñược ñặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
5.1. Thể thức
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi
ban hành văn bản ñều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh
khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
5.2. Kỹ thuật trình bày

nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). ðối với thuật ngữ chuyên môn cần xác ñịnh rõ
nội dung thì phải ñược giải thích trong văn bản;
- Chỉ ñược viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ
hiểu. ðối với những từ, cụm từ ñược sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt,
nhưng các chữ viết tắt lần ñầu của từ, cụm từ phải ñược ñặt trong dấu ngoặc ñơn ngay
sau từ, cụm từ ñó;
- Khi viện dẫn lần ñầu văn bản có liên quan, phải ghi ñầy ñủ tên loại, số, ký hiệu văn
bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích
yếu nội dung văn bản (ñối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp
lệnh), ví dụ: “… ñược quy ñịnh tại Nghị ñịnh số 110/2004/Nð-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên
loại và số, ký hiệu của văn bản ñó;
- Viết hoa trong văn bản hành chính ñược thực hiện theo Quy ñịnh viết hoa trong văn
bản hành chính.
6.1.2. Bố cục của văn bản 21

Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý ñể ban
hành, phần mở ñầu và có thể ñược bố cục theo phần, chương, mục, ñiều, khoản, ñiểm
hoặc ñược phân chia thành các phần, mục từ lớn ñến nhỏ theo một trình tự nhất ñịnh, cụ
thể:
- Nghị quyết (cá biệt): theo ñiều, khoản, ñiểm hoặc theo khoản, ñiểm;
- Quyết ñịnh (cá biệt): theo ñiều, khoản, ñiểm; các quy chế (quy ñịnh) ban hành kèm
theo quyết ñịnh: theo chương, mục, ñiều, khoản, ñiểm;
- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, ñiểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, ñiểm hoặc theo khoản,
ñiểm.
ðối với các hình thức văn bản ñược bố cục theo phần, chương, mục, ñiều thì

thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ ñứng; 22

- ðiểm: Thứ tự các ñiểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc,
sau có dấu ñóng ngoặc ñơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn
(13-14), kiểu chữ ñứng.
Trường hợp nội dung văn bản ñược phân chia thành các phần, mục, khoản, ñiểm thì
trình bày như sau:
- Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần ñược trình bày trên một dòng riêng,
canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 ñến 14, kiểu chữ ñứng, ñậm; số thứ tự của
phần dùng chữ số La Mã. Tiêu ñề của phần ñược trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng
chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 ñến 14, kiểu chữ ñứng, ñậm;
- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và ñược trình bày cách
lề trái 1 default tab; tiêu ñề của mục ñược trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng
chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 ñến 14, kiểu chữ ñứng, ñậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu
chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ ñứng; nếu khoản có
tiêu ñề, số thứ tự và tiêu ñề của khoản ñược trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in
thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ ñứng, ñậm;
- ðiểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản ñược bố cục theo phần, chương,
mục, ñiều, khoản, ñiểm.
7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
7.1. Thẩm quyền ký tên trên văn bản
* Ký thay (KT.)
Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế ñộ thủ trưởng, người ñứng ñầu cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký
thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực ñược phân công phụ trách.

Lưu ý chung : Khi ký văn bản không ñược dùng bút chì; không dùng mực ñỏ hoặc các
thứ mực dễ phai.

7.2. Thể thức
a) Việc ghi quyền hạn của người ký ñược thực hiện như sau:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước
tên tập thể lãnh ñạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TM. HỘI ðỒNG NHÂN DÂN TM. ðOÀN ðẠI BIỂU QUỐC HỘI
- Trường hợp ký thay người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.”
(ký thay) vào trước chức vụ của người ñứng ñầu, ví dụ:
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Trường hợp cấp phó ñược giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng;
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ
của người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TL. BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC
CÁN BỘ
TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG
- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào
trước chức vụ của người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ. GIÁM ðỐC
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
24

các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội ñồng hoặc Phó Trưởng ban ñược
ghi như sau, ví dụ:
TM. HỘI ðỒNG
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
THỨ TRƯỞNG
Trần Văn B
KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC
CÁN BỘ
Lê Văn C
c) Họ tên bao gồm họ, tên ñệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
ðối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học
vị và các danh hiệu danh dự khác.
ðối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa
học hoặc lực lượng vũ trang ñược ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.
7.3. Kỹ thuật trình bày
Quyền hạn, chức vụ của người ký ñược trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của
người ký ñược trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”,
“TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký ñược trình bày chữ in hoa, cỡ
chữ từ 13 ñến 14, kiểu chữ ñứng, ñậm.