Đề tài: Nghiên cứu lý thuyết tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp
thương mại. Liên hệ thực tiễn tại Công ty CPTM – DV Bến Thành.

Chương 1: Lý thuyết tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa trong doanh
nghiệp thương mại
1.1

Khái niệm và chức năng của dự trữ

Dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại được hình thành do chính yêu
cầu của lưu thông hàng hóa, trao đổi hàng hóa để đáp ứng yêu cầu của sản xuất và
tiêu dùng xã hội.
Dự trữ trong thương mại thực hiện 3 vai trò cơ bản:
- Cân đối cung – cầu: Đảm bảo cho sự phù hợp giữa nhu cầu và nguồn cung
ứng về số lượng, không gian và thời gian.
- Điều hòa những biến động: Dự trữ để đề phòng những biến động ngắn hạn do
sự biến động của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng.
- Giảm chi phí: Dự trữ nhằm giảm những chi phí trong quá trình sản xuất và
phân phối.
1.2 Tổ chức dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp thương mại
1.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ
1.2.1.1 Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ
Kho bãi được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng
hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức hệ thống kho
bãi bao gồm tổ chức hệ thống nhà kho, sân bãi, các trang thiết bị để chứa đựng và
bảo quản sản phẩm.
Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm các công việc chính sau như xác định nhu
cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư cơ sở hạ tầng và mua sắm trang
thiết bị kho bãi.
Với doanh nghiệp thương mại, hệ thông kho bãi có thể bao gồm các loại
chính sau:

bình quân.
1.2.1.2 Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ
- Quyết định địa điểm đặt kho bãi: Một địa điểm tốt đáp ứng các yêu cầu
sau:
+ Đáp ứng được nhu cầu về kho bãi của doanh nghiệp.
+ Chi phí về kho bãi thấp nhất.
+ Thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ
bán ra.
+ Đảm bảo an ninh, trật tự, vệ sinh môi trường.
-Quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi: Thực tế doanh nghiệp không nhất
thiết phải đầu tư kho bãi vì có những doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hậu
cần kinh doanh kho bãi. Do đó nếu đi thuê có thể làm chi phí cố định giảm đi và
bài toán chi phí tổng thể sẽ thấp hơn tự đầu tư. Doanh nghiệp sẽ cân nhắc phương
án có lợi để triển khai đáp ứng nhu cầu kho bãi của mình.
- Lên danh mục và triển khai đầu tư trang thiết bị kho bãi: Hệ thống trang
thiết bị tài sản dự trữ bao gồm các tài sản thuộc về các nhóm chủ yếu sau:
+ Các bục, kệ, giá, tủ… dùng để chứa, đựng hàng hóa dự trữ.
+ Trang thiết bị bảo quản chuyên dụng.
+ Hệ thống chiếu sáng.
+ Hệ thống điều hòa, hút ẩm.
+ Trang thiết bị nâng hạ, bao gói.
+…
1.2.2 Theo dõi và quản lý hàng hóa dự trữ về mặt hiện vật
1.2.2.1 Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho


Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho phải đảm bảo các yêu cầu sau:
-Nhận đúng số lượng, chất lượng hàng hóa theo hợp đồng, phiếu giao hàng,
hóa đơn hoặc vận đơn.
- Chuyển nhanh hàng hóa từ nơi nhận về nơi bảo quản hoặc chế biến.

giao hàng cần thực hiện tốt các quy định sau đây:
- Tất cả hàng hóa khi xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ được
xuất theo đúng số lượng, phẩm chất và quy cách ghi trong phiếu xuất kho. Người
nhận hàng phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm quyền khi giao nhận hàng
hóa.
- Trước khi giao hàng, cán bộ giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn
bị.
- Chuẩn bị hàng hóa theo đúng với số lượng, chất lượng, chủng loại ghi
trong phiếu xuất kho.
- Căn cứ vào phiếu xuất kho cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận
hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa giao nhận và giải quyết các trường
hợp phát sinh phù hợp với các quy định chung.
- Hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau.
- Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ ký của thủ trưởng trong phiếu lệnh
xuất kho.
- Khi giao nhận hàng hóa với khách hàng có thể xảy ra những trường hợp
không bình thường, không đúng với kế hoạch, tiến độ… thì cần có sự bàn bạc giữa
hai bên để cùng nhau giải quyết thỏa đáng trên cơ sở của các nguyên tắc, chế độ đã
quy định.
- Tất cả các hình thức giao hàng đều quy định trong một thời gian nhất định.
- Tất cả những trường hợp hư hỏng, thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất, không
đồng bộ… thuộc lô hàng giao, nếu vẫn tiến hành giao hàng cho khách, hai bên phải


lập biên bản kiểm nghiệm tại chỗ, quy định rõ trách nhiệm, làm cơ sở pháp lý cho
việc xử lý sau này.
- Trường hợp giao hàng thiếu hàng hoặc hàng không đúng yêu cầu của
người mua hàng nếu khách hàng phát hiện, kiểm tra lại thấy đúng thì thủ kho phải
giao đủ, giao đúng cho họ, không được dây dưa kéo dài hoặc từ chối.
1.2.2.4 Tổ chức kiểm kê hàng hóa

-Ghi tên mô tả từng loại hàng hóa và nguyên liệu;
- Đơn giá mua hàng;
- Đơn giá bán từng loại mặt hàng;
- Điểm đặt hàng bổ sung;
- Lượng hàng dự trữ ban đầu;
- Thời điểm cần đặt mua thêm;
- Toàn bộ số lượng hàng bị hỏng;
- Ghi lại toàn bộ số hàng mua thêm;
- Toàn bộ số hàng đã bán được.
1.2.4.2 Mã số và mã vạch
Mã số và mã vạch là sự thể hiện thông tin trong các dạng nhìn thấy trên các
bề mặt mà máy móc có thể đọc được. Mã số và mã vạch có thể được đọc bởi các
thiết bị quét quang học gọi là máy đọc mã vạch hay được quét từ hình ảnh bằng
các phần mềm chuyên biệt.
Mã số mã vạch của hàng hóa bao gồm hai phần: mã số của hàng hóa và mã
vạch là phần thể hiện mã số bằng vạch để cho máy đọc.


Mã số của hàng hóa là một dãy các con số dùng để phân định hàng hóa, áp
dụng trong quá trình luân chuyển hàng hóa từ người sản xuất, quan bán buôn, lưu
kho, phân phối, bán lẻ tới người tiêu dùng.
Mã số của hàng hóa có các tính chất sau:
- Nó là con số duy nhất đặc trưng cho hàng hóa.
- Bản thân mã số chỉ là một dãy số đại diện cho hàng hóa, không liên quan
đến đặc điểm của hàng hóa.
Hiện nay, trong thương mại trên toàn thế giới chủ yếu áp dụng hai hệ thống
mã số hàng hóa sau:
- Hệ thống UPC (Universal Product Code).
- Hệ thống EAN (European Article Number).
1.2.4.3 Phần mềm quản trị dự trữ hàng hóa

+ Nguyên vật liệu, kim loại thành phẩm và bán thành phẩm sử dụng trong
xây dựng và sản xuất, sắt, thép, nhôm, bột giấy, giấy.
+ Hàng điện lạnh – điện gia dụng, dụng cụ điện cầm tay, khóa các loại, thiết
bị phụ tùng máy phục vụ công – nông – ngư nghiệp, thiết bị phòng cháy chữa cháy
– viễn thông – cơ khí phục vụ sản xuất các loại.
- Kinh doanh dịch vụ:
+ Kinh doanh nhà hàng, khách sạn.
+ Thuê và cho thuê văn phòng, căn hộ, Trung tâm kinh doanh vàng bạc đá
quý.
+ Kinh doanh bất động sản, dịch vụ xuất nhập khẩu, dịch vụ môi giới.
- Đầu tư tài chính:
+ Đầu tư tài chính vào các ngành có liên quan đến hoạt động của công ty.
+ Hợp tác đầu tư trong các lĩnh vực du lịch, nhà hàng, khách sạn, trung tâm
thương mại, cao ốc văn phòng cho thuê, giáo dục, y tế, sản xuất…


2.1.3 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Công ty CPTM – DV Bến Thành được thành lập ngày 21/04/2004 theo Giấy
chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4103002274, tiền thân là Công ty TM tổng hợp
Bến Thành, một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Bến Thành.
- Ngày 29/09/1992, Công ty TM tổng hợp Bến Thành được thành lập theo
quyết định số 22/QĐ-UB trên cơ sở sáp nhập 3 đơn vị thương nghiệp quốc doanh:
Công ty Thương nghiệp tổng hợp Quận 1, Công ty Thương nghiệp tổng hợp chợ
Bến Thành, Công ty Thương nghiệp tổng hợp chợ Dân Sinh.
- Ngày 26/12/1997, Công ty TM tổng hợp Bến Thành chở thành đơn vị
thành viên của Tổng Công ty Bến Thành theo quyết định số 7448/QĐ-UB-KT của
Ủy Ban Nhân Dân Thành phố Hồ Chí Minh.
- Ngày 16/12/2003, Ủy ban nhân dân TP.HCM ban hành quyết đinh số
5435/QĐ-UB chuyển Công ty Thương mại tổng hợp Bến Thành thành Công ty Cổ
phần Thương mại – Dịch vụ Bến Thành hạch toán kinh tế độc lập.

bảo an ninh. Do phần lớn hàng hóa của công ty rất dễ cháy nên công tác phòng
cháy chữa cháy được công ty rất chú trọng. Các trang thiết bị phòng cháy chữa
cháy được công ty trang bị đầy đủ đồng thời các nhân viên trong công ty đều được
đào tạo qua một lớp phòng cháy chữa cháy.
Ngoài ra, công ty cũng bố trí nhiều kệ, giá, tủ… để chứa, đựng hàng hóa
đảm bảo hàng hóa không bị ẩm mốc gây thiệt hại cho công ty. Các kệ, giá, tủ,…
này được kê cách tường khoảng 5 phân và hầu như đều được cố định xuống nền
nhà bằng các loại đinh, vít giúp sản phẩm khô thoáng, không bị ảnh hưởng bởi thời
tiết đồng thời tránh được đổ vỡ, làm hỏng sản phẩm.
2.2.2 Thực trạng công tác quản lí hàng hóa dự trữ về mặt hiện vật trong công
ty
2.2.2.1 Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho
Khi công ty đặt hàng hóa từ nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ cho người trở
hàng đến kho. Tại đây, người quản lý kho sẽ nhận hàng và cho nhân viên kiểm kê
hàng hóa theo đơn đặt hàng.
Trước khi chuyển vào kho, hàng hóa được kiểm tra chặt chẽ về số lượng và
chất lượng trước sự chứng kiến của cả bên nhập và bên xuất, nếu lô hàng nào


không đúng với yêu cầu trong đơn đặt hàng hay bị hỏng sẽ trả lại ngay cho nhà
cung cấp để đổi lại hàng, nếu thiếu thì báo lại cho nhà cung cấp để họ xác nhận và
trả lại hàng thiếu cho công ty.
Sau khi kiểm tra xong, người quản lý sẽ cho nhân viên bốc xếp hàng vào
kho, hàng hóa được sắp xếp theo đúng vị trí. Hàng hóa được công ty sử dụng máy
móc, xe hàng để vận chuyển vào trong kho.
Thủ kho sẽ là người lập chứng từ kế toán liên quan đến hàng hóa nhập và
xuất kho. Phiếu nhập kho được lập thành hai bản, một bản thủ kho sẽ giữ lại để vào
sổ theo dõi nhập, xuất hàng hóa còn một bản sẽ giao cho bộ phận tài chính kế toán
quản lý và đối chiếu.
2.2.2.2 Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa

Ngoài ra, việc sắp xếp hàng hóa hợp lý, đúng quy cách cũng giúp tránh được
tình trạng rơi, đổ gây hư hỏng hàng hóa hoặc sắp xếp chồng chéo làm lãng phí diện
tích.
Do không đủ nhân sự bốc xếp, công ty thường thuê người bốc vác ở ngoài
khi có đơn nhập hàng lớn về kho do.
-

Đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm trong kho:

Công ty đã lắp đặt hệ thống quạt thông gió, các cửa thoát hiểm cũng được
đặt đối diện nhau, đảm bảo cho luồng không khí lưu thông điều hòa. Mùa mưa bão
các cửa kho được đóng kín tránh mưa hắt vào và hiên kho được che chắn bởi hệ
thống hiên bạt cuốn, giúp tránh việc nước hắt vào trong kho khi mưa to.
Công ty cũng lắp đặt máy đo độ ẩm trong kho để luôn theo dõi được độ ẩm
trong kho là bao nhiêu. Nếu độ ẩm quá cao, công ty sẽ sử dụng các chất hóa học
hút ẩm rắc xung quanh sàn kho.
Hệ thống thoát nước cũng được lắp đặt, nền kho cao hơn so với mặt đường
1m giúp việc thoát nước được dễ dàng hơn khi trời mưa to, tránh tình trạng ngập
úng.
Các thiết bị được tiến hành kiểm tra, bảo dưỡng thường xuyên giúp phát huy
tối đa tác dụng.
-

Vệ sinh kho bãi:

Kho bãi được nhân viên quét dọn sạch sẽ hàng ngày. Ngoài ra, mỗi tuần
công ty tổ chức thực hiện công tác tổng vệ sinh kho 3 lần, nhân viên sẽ lau chùi,
quét dọn các khu vực trong kho, lau chùi các máy móc. Nhờ đó, kho luôn sạch sẽ,
hàng hóa cũng được bảo quản tốt hơn. Hàng hóa của công ty thường có bao bì bảo




2.3 Đánh giá chung về thực trạng tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa tại công ty
CPTM – DV Bến Thành
2.3.1 Ưu điểm:
- Nhà kho được xây dựng hợp lý, phù hợp với nhu cầu dự trữ của công ty.
- Công ty đã lắp đặt, trang bị được nhiều trang thiết bị hiện đại, giúp nâng
cao hiệu quả dự trữ và bảo quản hàng hóa.
- Đội ngũ nhân viên của công ty có thái tinh thần, thái độ làm việc và có
trách nhiệm tốt trong công việc.
- Hàng hóa trong kho được sắp xếp hợp lý, khoa học, giúp dễ tìm kiếm và
bảo quản.
- Tình trạng thất thoát hàng hóa trong kho ít khi xảy ra.
2.3.2 Nhược điểm:
- Việc tổ chức kiểm kê hàng hóa chưa tốt, công ty chỉ tố chức kiểm kê hàng
hóa 3 lần một năm, như vậy khi có sự cố xảy ra, công ty không kịp thời đưa ra
phương án xử lý.
- Việc nhập, xuất hàng hóa còn nhiều bất cập và chậm trễ, do chỉ có một
nhân viên làm thủ tục xuất và nhập hàng.
- Việc phòng côn trùng phá hoại chưa tốt, nhiều sản phẩm của công ty bị côn
trùng phá hoại gây ảnh hường đến chất lượng hàng hóa cũng như lợi nhuận của
công ty.
2.4 Đề xuất biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức quản trị dự trữ hàng
hóa tại công ty CPTM – DV Bến Thành
Quản trị hàng hóa có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp thương
mại, đây là khâu dự trữ nhằm đảm bảo doanh nghiệp luôn có lượng hàng đáp ứng
nhu cầu của khách hàng. Việc còn một số nhược điểm trên khiến Công ty CPTM –
DV Bến Thành chưa thể thực hiện tốt công tác quản trị dữ trữ.
Vì vậy, một số biện pháp có thể giúp công ty thực hiện tốt công tác quản trị
dự trữ hàng hóa như: