ĐỀ TÀI THẢO LUẬN
Mã đề 1. Môn Hệ thống thông tin quản lý.
Lý thuyết: Tìm hiểu ứng dụng phần mềm và tổ chức dữ liệu của hệ thông thông tin
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP.
Bài tập:
Cho mô tả hoạt động kinh doanh (bán hàng) của công ty thương mại Hoàng Kim.
Với mục tiêu tin hóa hóa đồng bộ các tiến trình xử lý thông tin, hỗ trợ hoạt động
kinh doanh và công tác quản lý trong doanh nghiệp, áp dụng các công nghệ của
CNTT và viễn thông thích hợp và phổ biến tại một số doanh nghiệp vừa và nhỏ tai
Việt Nam, hạn chế nhưng biến động lớn về nhân sự trong doanh nghiệp mang lại
hiệu quả kinh tế thiết thực, nhóm của bạn hãy:
-

Đưa ra một phương án xây dựng HTTT quản lý cho doanh nghiệp Hoàng
Kim phù hợp với mục tiêu. Phân tích tính khả thi của phương án
Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồn dữ liệu cho hệ thống
mới theo phương án nhóm bạn đã lựa chọn.

1


MỤC LỤC

Kế hoạch họp nhóm…………………………………………………. Trang 3
Biên bản họp nhóm…………………………………………………... Trang 4
Bảng đánh giá mức độ đóng góp của thành viên…………………….. Trang 10
Khái niệm ERP ………………………………………………... Trang 11
Ứng dụng của ERP…………………………………………….. Trang 12
Đặc điểm của ERP……………………………………………... Trang 12
Các module chính của ERP……………………………………. Trang 13
Quy trình triển khai ứng dụng hệ thống ERP…………………. Trang 19

46K1

3

46K3

4

46K3

5

46K3

6

46K2

7

46K2

8

46K3

9

46K1


lần 2
4


Lớp học phần: 1217ECIT0411
Khoa : Quản trị doanh nghiệp
Nhóm: 09
Họ tên nhóm trưởng:
Họ tên thư ký :
Địa điểm : sân thư viện
Thời gian : 9 h 30
Số thành viên : 9

Có mặt : 9

Vắng mặt : 0

Nội dung :
Phân công công việc sau khi đã có đề cương
PHẦN 1: Lý thuyết ERP
I.Khái quát ERP
1. ERP
a. Khái niệm
b. Đặc điểm
c. Lợi ích
2. Triển khai
3. Ứng dụng phần mềm và tổ chức dữ liệu của ERP
PHẦN 2: Bài tập
1.


Có mặt : 9

Vắng mặt : 0

Nội dung :
Tổng hợp và lấy ý kiến của các thành viên
Chú trọng các bạn làm bài tập sẽ họp nhóm riêng để cùng vẽ biểu đồ gồm:

•

Các bạn họp nhóm riêng vào 12/ 4/ 2012 lúc 9h00 làm bài tập và đã tổng hợp
được.
•

Phân công làm slide:
Hà Nội, ngày 16 tháng 4 năm 2012

Thư ký

Nhóm trưởng

Biên bản họp nhóm
lần 4
Lớp học phần: 1217ECIT0411
7


Khoa: Quản trị kinh doanh
Nhóm:09
Họ tên nhóm trưởng

Thời gian : 14h
Số thành viên : 9

Có mặt : 9

Vắng mặt : 0

Nội dung : làm lại bài thảo luận
Các thành viên thống nhất làm lại với nội dung bố cục bài thảo luận như sau:
Khái niệm ERP
Ứng dụng của ERP
Đặc điểm của ERP
Các module chính của ERP
Quy trình triển khai ứng dụng hệ thống ERP
Tổ chức dữ liệu của ERP
Bài tập
1. Xây dựng phương án HTTT cho công ty Hoàng Kim
2. Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng
I.
II.
1.
2.
3.
III.
IV.

Hà Nội, ngày 7 tháng 5 năm 2012

Thư ký


(hoạch định);ERP tượng trưng cho một tiếp cận phần mềm để hỗ trợ cho những
quyết định đi đôi với việc hoạch định và điều khiển business.Còn đối với dân IT thì
ERP là một từ để mô tả một hệ thống phần mềm cho phép tích hợp các chương
trình ứng dụng trong các lĩnh vực tài chính ,sản xuất ,hậu cần,tiều thụ và tiếp
thị,nhân sự và các chức năng khác trong công ty.
ERP là phần mềm trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên
của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý
toàn diện của doanh nghiệp. Đậy chỉ là cách nhìn dễ hiểu về khái niệm ERP. Trên
thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoach định
nguồn lực, bao gồn nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị…), và tài lực (tài
chính). Hiện nay, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp
ERP ngoại và nội. Ví dụ module CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) cũng
được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm
khác so với ERP.

 Tóm lại bạn chỉ nên hiểu khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là PM

quản lý tổng thể DN, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản.
Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của DN đều được ERP quản lý, và
với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi DN thì kiến trúc module hay chức năng
của hệ thống ERP có thể rất khác nhau.
11


Trên thực tế có rất nhiều phần mềm chuyên dụng của ERP như phần mềm
FESSOFT ERP của công ty phần mềm hoàn hảo (perfect erp) thiết kế, phần mềm
XMan (Xtra Mângement) của công ty FBS hay phần mềm OpenERP... Dường
như các phần mềm thường có chức năng cho việc quản lý của doanh nghiệp, phần
mềm của ERP còn có nhiều phân hệ, các phân hệ thường độc lập với nhau tuy
nhiên lại có sự liên kết giữa các phân hệ giúp cho nhà quản lý dễ dàng thực hiện,

trước.
ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined
Responsibilities). Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ
trước.
ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication
among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ
không phải mỗi phòng ban là một cát cứ.
2.

Các module chính của ERP

Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh.
Việc tích hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ

12


thống được trung tâm hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lý
bởi toàn bộ doanh nghiệp.

13


14


•

Quản lý kế toán


kỳ theo đúng yêu cầu của cơ quan thuế
•

Quản lý tài chính

Tài nguyên chính của doanh nghiệp: Tiền. Phân hệ này giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể
về các họat động của doanh nghiệp thông qua các chỉ số tài chính, lập ngân sách. Trên cơ
sở các thông tin về tình hình thực hiện ngân sách, thông tin về nguồn tài chính (số dư,
công nợ,..), có các quyết định chính xác, kịp thời. Đây là phân hệ cốt lõi của hệ thống
quản lý Rinpoche.
•
•
•
•
•

Xây dựng ngân sách
Quản lý dự án
Theo dõi việc thực hiện ngân sách
Quản lý hoạt động thu chi
Quản lý các tài nguyên
15


Theo dõi công nợ khách hàng
Lập báo cáo tài chính

•
•
•

•
•
•
•

ERP cung cấp quy trình quản lí thông tin Từ mua hàng đến thanh toán bao gồm các chức
năng như: Quản lí yêu cầu mua hàng, Quản lí đơn đặt hàng, hóa đơn, thanh toán và hạch
toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.
Quy trình này cho phép doanh nghiệp quản lí nghiệp vụ mua hàng một cách xuyên suốt
từ khi xuất phát yêu cầu mua hàng cho đến khi nhận được hàng và thanh toán. Quy trình
này được thực hiện thông qua các phân hệ Mua hàng, Kho hàng, Kế toán phải trả và sổ
cái tổng hợp. Quy trình này cho phép quản lí các thông tin như:
•

Các yêu cầu mua hàng

•

Quản lí các đơn đặt hàng và hợp đồng mua hàng

•

Quản lí việc theo dõi nhận hàng

•

Quản lí hóa đơn
16



•
•
•

Quản lý kho hàng

Một phân hệ hoàn chỉnh, cung cấp đầy đủ các thông tin về hàng hóa, nguyên vật liệu, sản
phẩm trên toàn bộ hệ thống kho của công ty. Doanh nghiệp có bao nhiêu kho tùy ý,
nhưng sẽ không có gì bị bỏ quên. Phân hệ này là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhiệm vụ
nhập, xuất, di chuyển nội bộ, kiểm kê và thực hiện các chức năng nghiệp vụ theo yêu cầu
của doanh nghiệp.
•
-

Chức năng:

•

Quản lý sản xuất

Kế hoạch kho
Quản lý hàng hóa, vật tư, phụ tùng
Quản lý nhập/xuất/điều chuyển kho
Quản lý kho

Các phân xưởng sản xuất là trái tim của nhà máy, xí nghiệp – nơi đang được đầu tư nhiều
nhất, tập trung năng lực sản xuất lớn nhất. Phân hệ sản xuất của Rinpoche sẽ hỗ trợ từ
17



• Quản lý thông tin quan hệ nhà cung cấp
•
•

18


•

Lập kế hoạch mua hàng

•

Quản lý cơ sở vật chất

Phân hệ Quản lý Cơ sở vật chất để giúp các Doanh nghiệp luôn nắm bắt được các thông
tin về tài sản Công ty như đang có những gì, ở trong tình trạng nào, do ai quản lý. Hãy
trang bị cho mình phân hệ Quản lý Cơ sở vật chất của chúng tôi và bạn sẽ là người chủ
thực sự của tất cả những máy móc thiết bị, nhà xưởng, phương tiện giao thông trong
phạm vi mà bạn đang quản lý.
Các chức năng cơ bản dành cho nhân viên
•

Ghi nhận thông tin về người quản lý, thời điểm bàn giao, lý do bàn giao, vị trí lắp
đặt, di dời.

•

Ghi nhận các thông tin về hư hỏng, các sự cố xảy ra cho cơ sở vật chất. Người gây
ra sự cố, thời gian vị trí của sự cố. Thông tin về tình hình tu dưỡng bảo trì và sửa


Quy trình triển khai ứng dụng hệ thống ERP

Các bước triển khai ứng dụng ERP
Theo tác giả Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo “Manufacturing
Resource Planning” năm 2003 và tác giả Phil Heenan trong tài liệu hội thảo
“Fundamentals of Manufacturing Resource Planning” năm 2001 thì quy trình triển
19


khai ứng dụng hệ thống ERP phải thông qua 16 bước. Dưới đây là sơ lược các nét
chính của một số bước quan trọng trong quá trình triển khai ERP.
Đánh giá các qui trình quản lý sản xuất kinh doanh (lần 1)
Trong bước này phải thực hiện đánh giá hiện trạng về tình hình quản trị SXKD của
doanh nghiệp, nêu lên được các vấn đề vướng mắc, cản trở… cũng như các cơ hội,
các yêu cầu, thách thức về việc phải hoàn thiện hệ thống hiện có.
Việc đánh giá được thực hiện ban giám đốc và phải đưa ra một kế hoạch hành
động.
Đào tạo cho các cán bộ chủ chốt
Những người tham gia đào tạo bao gồm: giám đốc công ty, các phó giám đốc, các
trưởng, phó các phòng ban.
Nội dung đào tạo gồm:
•
•
•
•
•
•

ERP là gì?

gian làm cho dự án.
Đội dự án phải họp thường xuyên hàng tuần hoặc 2 lần trong 1 tuần để kiểm điểm
tình hình thực hiện dự án.
Công việc của đội dự án là:
Đội dự án có trách nhiệm báo cáo cho ban chỉ đạo dự án.
Các tổ chuyên trách
Công việc của các tổ chuyên trách gồm:
Việc tổ chức các tổ chuyên trách tùy theo tình hình tổ chức cụ thể của công ty.
Công ty tư vấn về ERP
Công ty tư vấn là những người có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai ứng
dụng ERP sẽ trợ giúp trong các công việc sau:
Mục tiêu của việc sử dụng công ty tư vấn là độc lập, khách quan.Tiêu chí lựa chọn
công ty tư vấn là:
Đào tạo cho các cán bộ quản lý và các cán bộ nghiệp vụ
Mục tiêu chính của đào tạo là:
Làm cho mọi người thay đổi cách thức:
Các mục tiêu cụ thể của đào tạo là:
• Phương châm của đào tạo là:Chuyển giao kiến thức – thay đổi hành vi.
• Kiểm tra trước khi triển khai chạy thử
21


Trước khi triển khai chạy thử phải kiểm tra lại các vấn đề sau:
• Tất cả các quy trình đã xây dựng xong chưa?
• Tất cả các số liệu ban đầu đã có chưa?
• Ban lãnh đạo đã được đào tạo chưa?
• Ít nhất là 80% nhân viên đã được đào tạo chưa?
• Từng nhân viên chức năng, nghiệp vụ đã rõ về công việc và trách nhiệm của
mình chưa?
• Phương án chạy thử đã sẵn sàng chưa?

∗

Quy trình trên đảm bảo

- Nắm rõ và đưa ra giải pháp khắc phục những vấn đề quan trọng nhất ảnh hưởng
đến quá trình kinh doanh và phát triển doanh nghiệp
- Cân bằng giữa đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp hiện tại và cải thiện quy
trình quản lý doanh nghiệp theo các chuẩn mực quốc tế.
- Giúp doanh nghiệp làm quen và thích nghi với quy trình ứng dụng ERP nhằm
tránh xáo trộn trong hoạt động DN.
- Ứng dụng thử nghiệm trước khi nghiệm thu và áp dụng thực tế giúp tránh phát
sinh những vấn đề lớn khi triển khai hoạt động (Điều này rất quan trọng trong việc
bảo đảm trách nhiệm của đơn vị triển khai với DN ứng dụng)
III.

Tổ chức dữ liệu của ERP

Tổ chức dữ liệu của hệ thống hoạch định nguồn lực rất phù hợp vì ta có thể đặt
theo thiết kế của công ty.
Phần mềm quản lý khách sạn:
Phần mềm quản lý khách sạn là một trong những Phần mềm thuộc hệ thống
phân hệ bán hàng tuy nhiên hình thức bán hàng ở đây là mô hình khách sạn.
Phần mềm quản lý khách sạn giúp quản lý và theo dõi đầy đủ các thông tin từ
khi khách đặt thuê phòng đến khi khách đến thuê phòng, theo dõi quá trình phát
sinh các dịch vụ và nghiệp vụ trong khi khách thuê. Bên cạnh đó phân hệ quản
lý khách sạn còn giúp hỗ trợ các bộ phận như lễ tân, trực buồng quản lý các
nghiệp vụ của mình một cách đơn giản và hiệu quả.
Phần mềm quản lí khách sạn có các phân hệ con như sau:

24