Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

LỜI CẢM ƠN............................................................................................................2
BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP KẾ HOẠCH THỰC TẬP...........................3
...................................................................................................................................3
Thời gian thực tập từ ngày 25/1/2016 đến ngày 25/02/2016....................................3
PHẦN THỨ I:...........................................................................................................4
TỔNG QUAN VỀ UBND XÃ PÚNG BÁNH..........................................................4
HUYỆN SỐP CỘP, TỈNH SƠN LA.........................................................................4
...................................................................................................................................5
PHẦN THỨ II:..........................................................................................................5
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND............5
VÀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN................5
NHÂN DÂN XÃ PÚNG BÁNH...............................................................................5
I. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy UBND xã Púng Bánh, huyện
Sốp Cộp, tỉnh Sơn La..............................................................................................5
1. Chức năng của UBND xã...............................................................................5
2. Nhiệm vụ quyền hạn.......................................................................................5
II. Công tác tổ chức quản lý hoạt động văn phòng của UBND xã........................8
1. Tổ chức hoạt động của văn phòng..................................................................9
2. Nội dung công tác văn thư............................................................................11
3. Về tình hình thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ của UBND xã.........................18
.................................................................................................................................20
PHẦN THỨ III........................................................................................................20
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ..............................................................20
..............................................................................................................................20
I. Nhận xét đánh giá chung về công tác Văn phòng của UBND xã Púng Bánh...20
1. Công tác Văn phòng:....................................................................................20
2. Công tác văn thư:..........................................................................................20

Púng Bánh. Trước hết tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu, phòng
đào tạo, khoa đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức,viên chức học viện Hành
chính tạo điều kiện cho em đi thực tập thực tế thuận lợi nhất.
Em cũng bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới quý cơ quan UBND xã Púng
Bánh, cảm ơn các đồng chí lãnh đạo, cán bộ, công chức UBND xã, đặc biệt là các
anh chị bộ phận văn phòng UBND xã đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho em
học hỏi, tìm hiểu thực tế công việc, giúp em hoàn thành tốt nghiệm vụ được giao
trong xuất quá trình thực tập.
Xuất phát từ những lý do trên, em chọn đề tà: “ Tổ chức và hoạt động của
Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Púng Bánh ”. Mục đích của đề tài nhằm khái quát
toàn bộ tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND xã Púng Bánh, từ đó thấy
được vai trò to lớn của một trong những bộ phận tham mưu quan trọng cho UBND
xã, phục vụ cho quá trình đổi mới phương thức chỉ đạo, điều hành, tổ chức hoạt
động của UBND xã trong thời kỳ đổi mới, hội nhập hiện nay, đáp ứng yêu cầu của
sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn
phòng UBND xã Púng Bánh, tìm ra những điểm tồn tại, em xin mạnh dạn đề ra
một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban
nhân dân góp phần thúc đẩy sự phát triển của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Púng
Bánh ngày càng hoạt động tốt hơn.
Qua lý thuyết và thực tế phải gắn chặt với nhau, lý thuyết đi đối với thực
tiễn. Nhưng do thời gian tìm hiểu nghiên cứu có hạn và vốn kiến thức thực tiễn của
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

2


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

lược về kế hoạch thực tập.
thập tài liệu nhận biết các
Tham gia các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của
của văn phòng HĐND – văn phòng.
UBND xã.
Tuần 3

Sắp xếp hồ sơ tài liệu tại
Kỹ năng sắp xểp hồ sơ
tài liệu.
(8/2 - 12/2) văn phòng.
Tuần 4

Hoàn thiện báo cáo thực
(15/2 - 20/2) tập.
Tuần cuối

Xin ý kiến nhận xét của cơ Ý kiển của đom vị thực
quan thực tập.
tập về quá trình thực tập,
Nộp báo cáo thực tập cho hoàn thiện bản báo cáo.
giáo viên hướng dẫn.

Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

Kết thúc đợt thực tập.
3


Báo cáo thực tập

trật tự an toàn xã hội luôn được giữ vững, tạo được lòng tin của cán bộ nhân dân
đối với vai trò sự lãnh đạo của Đảng Cộng Sản Việt Nam trên con đường đổi mới
và hội nhập.

Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

4


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

PHẦN THỨ II:
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND
VÀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ PÚNG BÁNH
I. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy UBND xã Púng Bánh, huyện
Sốp Cộp, tỉnh Sơn La.
1. Chức năng của UBND xã.
UBND xã có chức năng tổ chức và chỉ đạo,điều hành việc thi hành các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình do pháp luật quy định, UBND xã ra
Quyết định, Chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.
Nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, cũng như củng cố
cố nền quốc phòng và thực hiện các chính sách khác của địa phương.
UBND xã thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp phần
đảm bảo sự lãnh đạo, chỉ đạo quản lý hành chính Nhà nước ở địa phương theo
phân cấp quản lý.
2. Nhiệm vụ quyền hạn

đình, thực hiện các chế độ chính sách với thương binh, bệnh binh, gia đình chính
sách,người có công với cách mạng, làm tốt công tác từ thiện.
Tổ chức huấn luyện quân sự phổ thông xây dựng quốc phòng toàn dân, thực
hiện công tác nghĩa vụ quân sự, tổ chức huấn luyện và sử dụng lực lượng dân quân
tự vệ ở địa phương, thực hiện công tác hậu cần tại chỗ và chính sách hậu phương
quân đội.
Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự xã hội, xây dựng lực lượng
công an xã và các phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc. Thực hiện phòng
ngừa và chống tội phạm, quản lý về hộ khẩu, đăng ký tạm trú, tạm vắng, phối hợp
với cơ quan chức năng trong việc thi hành án xử lý các vi phạm pháp luật ở địa
phương.
Tổ chức thực hiện các biện pháp thi hành hiến pháp, văn bản của các cơ
quan nhà nước cấp trên và các Nghị quyết của HĐND cùng cấp. Tuyên truyền giáo
dục ở địa phương, đề ra những hướng giải quyết những tranh chấp nhỏ trong nhân
dân, thực hiện các việc đăng ký hội tịch theo quy định của pháp luật, thực hiện
biện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, cơ quan tổ chức cá nhân ở địa phương bảo vệ
tính mạng, tự do nhân phẩm của công dân.
Thực hiện các chính sách dân tộc tôn giáo ở địa phương.
Kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong toàn xã, tổ chức tiếp dân và giải quyết
khiếu nại, tố cáo theo quy định.
Thực hiện việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính ở cấp
xã.
Thường xuyên tuyên truyền giáo dục pháp luật, hương ước thôn đối với
nhân dân nhằm nâng cao nhận thức của nhân dân.
Về giáo dục và đào tạo năm học 2014 – 2015 xã Púng Bánh đã có nhiều
chuyển biến tích cực ý thức học tập và trách nhiệm nghề nghiệp của giáo viên và
học sinh được nâng lên.
UBND là cơ quan chấp hành của HĐND thực hiện nguyên tắc tập trung dân
chủ, các ủy viên của UBND xã do HĐND bầu ra.
+ 01 Chủ tịch; 2 Phó Chủ tịch UBND xã;

trong sự phát triển kinh tế - xã hội.
Ủy ban nhân dân có bộ máy cơ bản và ổn định, có những bước chuyển biến
tích cực trong điều hành quản lý, tổ chức thực hiện có hiệu quả về mục tiêu, Nghị
quyết của Đảng bộ đề ra về phát triển kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng.

(Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý hành chính của UBND xã kèm theo).
Chủ tịch
UBND
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

7


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

Văn phòng
HĐND - UBND

Phó chủ tịch
UBND

Công an
Tài chính - Kế
toán
BCH Q.Sự
Tư pháp – Hộ
tịch
Thanh tra

Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

quan, tổ chức. Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công
tác chỉ đạo, quản lý và điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Chức năng của văn phòng thể hiện ở các mặt:
+ Tham mưu tổng hợp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị
+ Công tác đảm bảo cơ sở vật chất cho bộ máy làm việc của cơ quan đơn vị
hoạt động được gọi là công tác hậu cần.
Nội dung công tác văn phòng :
+ Hoạt động hành chính văn phòng
+ Hoạt động văn thư
+ Hoạt động lưu trữ
1. Tổ chức hoạt động của văn phòng
1.1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng
a. Chức năng :
Văn phòng UBND là một bộ phận giúp việc cho UBND trong quá trình chỉ
đạo,điều hành với 02 chức năng là tham mưu và chức năng hậu cần. Tham mưu
giúp cho UBND xã về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và quản
lý, tổ chức lịch làm việc, là bộ phận phục vụ trực tiếp, hội họp các chuyến đi công
tác, chuẩn bị tài liệu cho HĐND - UBND đảm bảo mọi điều kiện làm việc cho
HĐND - UBND như :
Thu nhập, phân tích đánh giá và chọn lọc thông tin cung cấp cho lãnh đạo để
phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của UBND. Văn phòng cung cấp thông
tin cho lãnh đạo nhằm nhanh chóng giải quyết. Văn phòng có trách nhiệm đảm bảo
cơ sở vật chất trang thiết bị kỹ thuật cho bộ máy làm việc của UBND hoạt động
một cách tốt nhất. Phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công chức, nhân viên, công
tác văn thư - lưu trữ.
Quản lý chi tiết tài chính để mua sắm trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng

tiếp dân, tiếp khách các đơn từ, khiếu nại của nhân dân và chuyển đến HĐND,
UBND đồng thời chuyển các loại đơn thư không thuộc thẩm quyền UBND xã
Púng Bánh giải quyết đến các cơ quan có thẩm quyền khác.
Cán bộ, công chức của văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan
và trước pháp luật về việc thi hành nhiệm vụ, công việc được giao.
c. Về tổ chức :
Trong thời gian thực tập 1 tháng tại Văn phòng HĐND - UBND xã Púng
Bánh, em thấy công tác của văn phòng được thực hiện một cách chặt chẽ, nghiêm
túc, cán bộ công chức thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Đi đúng giờ theo quy định của luật cán bộ, công chức và Luật lao động. Đây
là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương nên khối lượng công việc không
nhiều, mặt khác văn phòng còn thực hiện chức năng tham mưu.
Tổng hợp thông tin xử lý và tham mưu, cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng
yêu cầu của lãnh đạo, quản lý và điều hành của cơ quan.
Là đơn vị chính trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp với các đơn vị khác
chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, đại hội của cơ quan, tổ chức ghi biên bản các cuộc
họp đó. Đồng thời là bộ phận thực hiện nhiệm vụ hàng ngày giúp lãnh đạo cơ quan
quản lý biên chế, nhân sự và nguồn kinh phí thuộc tài khoản của văn phòng.
Nghiên cứu phân loại, kiểm tra, đề xuất giúp giải quyết các công việc hàng ngày
cho lãnh đạo bằng văn bản.
1.2. Quy trình xây dựng công tác thường kỳ của UBND xã Púng Bánh.
Xây dựng lịch công tác tuần, xây dựng chương công tác cho cho tuần sau
phải chuẩn bị từ cuối tuần trước, chuyên viên tổng hợp xin lịch công tác của
thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND trong tuần, sau đó tổng
hợp và gửi lại cho lãnh đạo.
Kế hoạch công tác tháng, xây dựng chương trình công tác tháng sau phải
chuẩn bị từ ngày 25 tháng trước.
Công tác quý sau được chuẩn bị từ ngày 15 tháng cuối của quý trước và
những việc cần làm bổ sung, điều chỉnh cần phải giải quyết trong quý, chậm nhất
là ngày 20 hàng tháng, văn phòng tổng hợp xây dựng chậm nhất là ngày 15 tháng

1.5. Quy trình cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo.
Trong thời đại công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước trong thời đại kinh tế
thị tường và sự bùng nổ thông tin trong thời đại hiện nay, nếu không chọn lọc
thông tin thì sẽ không thu được thông tin chính xác. Khi thu thập thông tin cần phải
căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, pham vi hoạt động của cơ quan. Thông tin được
truyền đến các cơ quan có rất nhiều nguồn thông tin như của cấp trên chuyển
xuống, hoặc của cấp dưới chuyển lên, của cơ quan khác chuyển đến, của dư luận,
xã hội, báo chí,… Vì vậy khi thu nhập thông tin văn phòng cần sử lý sơ bộ phục vụ
cho nhu cầu cần sử dụng và giải quyết thông tin của lãnh đạo nhanh chóng hợp lý
và chính xác.
2. Nội dung công tác văn thư.
Công tác văn thư của UBND xã là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng
văn bản, quản lý công văn đi, đến, quản lý con dấu của UBND xã phục vụ cho lãnh
đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành các cơ quan Đảng, chính quyền, các cơ quan nhà
nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội và các đơn vị lực lựng vũ trang nhân
dân.
2.1. Về tổ chức văn thư của UBND xã.
UBND là đơn vị chính cấp cơ sở khác với cấp Huyện, Thị có các phòng làm
việc. Ở UBND xã chỉ có ban giúp việc, không có phòng hoặc bộ phận văn thư
riêng. Công tác văn thư của UBND xã Púng Bánh được đặt trong bộ phận văn
phòng có bố trí một công chức chuyện trách làm công tác văn thư - lưu trữ.
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

11


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia


+ quyết định;
+ Tờ trình;
+ Công văn;
+ Báo cáo;
+ Kế hoạch:
+ Chỉ thị;
+ Biên bản;
+ Hợp đồng;
+ Giấy giới thiệu;
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

12


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

+ Giấy mời.
Tất cả các văn bản do UBND xã soạn thảo và ban hành đều được Chủ tịch
hoặc Phó Chủ tịch giao bộ phận văn phòng đảm nhiệm soạn thảo.
Những văn bản đặc biệt quan trọng như những văn bản có nội dung quan
trọng gửi lên các cơ quan cấp trên, các văn bản có nội dung mang tính chỉ đạo
trong toàn cơ quan sẽ do cán bộ lãnh đạo soạn thảo.
Người soạn thảo phải hiểu rõ đường lối, chính sách, hiểu được tình hình phát
triển của sự việc. Người soạn thảo văn bản phải hiểu được mức độ dự kiến của văn
bản. Mức độ khẩn, mật, tuyệt mật, và tối mật. Đồng thời cán bộ soạn thảo văn bản
phải dự tính số lượng nơi nhận sau đó trình lên lãnh đạo cơ quan xem xét nội dung,
quyết định độ khẩn, mật và phạm vi phổ biến của văn bản.
Khi văn bản đã soạn thảo đúng theo nội dung thì tiến hành đánh máy văn

13


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

Số lượng ban hành văn bản hành chính trong một năm của UBND xã Púng
Bánh không nhiều. Theo số liệu thống kê năm 2015 UBND xã đã ban hành 499
văn bản bao gồm các loại như: Quyết định: 114 bản; Tờ trình: 127 bản; Công văn:
125 bản; Thông báo: 80 bản; Giấy tờ khác: 53 bản.
2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã.
Soạn thảo và ban hành văn bản là công việc rất quan trọng diễn ra hàng ngày
trong tất cả các cơ quan chính quyền, đơn vị hành chính sự nghiệp và các tổ chức
kinh tế. Công việc này ảnh hưởng rất lớn đến năng suất và chất lượng hoạt động
quản lý của cơ quan, đơn vị. Vì vậy UBND xã Púng Bánh có những quy định về
soạn thảo và ban hành soạn thảo như sau:
Về thể thức văn bản là hình thức bắt buộc đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn
bản, phù hợp với thẩm quyền ban hành của văn bản theo quy định của phá luật tại
Thông tư liên tịch số 01/2011/TT – BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ nội
vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Về nội dung văn bản: đây là thành phần quan trọng nhất, phản ánh chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản, nội dung văn bản phải
đạt yêu cầu.
Về chính trị: Nội dung văn bản phải đúng đường lối chủ trương của Đảng,
chính sách pháp luật của Nhà nước. Đáp ứng được yếu cầu và nguyện vọng của
nhân dân, phù hợp với quy luật phát triển kinh tế - xã hội.
Về pháp lý: Nội dung văn phải đúng với pháp luật và phù hợp với thực tiễn
cuộc sống. Các văn bản của cấp dưới không đặt ra các quy định trái với văn bản
cấp trên ( UBND Huyện, Tỉnh) văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền.

chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, sát với thực tế, đúng với
thẩm quyền ban hành văn bản. Vì thế, mỗi loại văn bản cuả UBND xã Púng Bánh
khi được ban hành đều tính hiệu lực pháp lý cao.
* Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm thì công tác soạn thảo ở UBND còn một số nhược
điểm như sau:
Thẩm quyền ban hành văn bản: Theo luật tổ chức chính quyền địa phương
năm 2015 ký trực tiếp một số loại văn bản, những văn bản của UBND xã Púng
Bánh thì tất cả đều ban hành dưới danh nghĩa là UBND, thẩm quyền ký cũng là
thay mặt UBND. Do vậy khi có sự cố không biết quy trách nhiệm cho ai.
Thể thức và kỹ thuật trình bày: Do thói quen từ trước nên văn bản được soạn
thảo có một số thể thức không đúng theo quy định của pháp luật.
Quy trình soạn thảo văn bản còn chậm việc thực hiện các bước trong quy
trình soạn thảo không liên tục, việc thu nhập và xử lý thông tin không nhanh
chóng.
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan.
Trong hoạt động hàng ngày, để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình
các cơ quan phải ban hành văn bản do các cơ quan đơn vị và cá nhân có liên quan,
đồng thời cũng nhận được văn bản do các cơ quan đơn vị hoặc cá nhân bên ngoài
gửi tới gọi là văn bản đến. Tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức ( cả văn bản đi và
văn bản đến) đều được đăng ký tại cơ quan và tổ chức
Văn bản đến và văn bản đi do cơ quan hình thành ra tạo nên một loại
phương tiện, một loại công cụ đặc biệt trong hoạt động điều hành, quản lý của cơ
quan. Việc quản lý và giải quyết các văn bản đi cũng như văn bản đến đều phải
đảm bảo các yêu cầu sau: thống nhất chính xác, nhanh chóng kịp thời và an toàn.
2.3.1. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã.
Trong quá trình hoạt động, căn cứ vào nhu cầu công việc để chủ động về tư
liệu, tài liệu và tiến hành soạn thảo văn bản. Với quy trình soạn thảo như trên văn
bản sau khi được thủ trưởng cơ quan ký ban hành được chuyển về văn phòng để
công chức văn thư – Lưu trữ làm công việc chuyển văn bản gồm: nhân bản, đóng

Hàng năm công chức văn phòng – Thống kê được cử đi tập huấn lớp nghiệp
vụ và được thông qua các văn bản của cục văn thư và lưu trữ nhà nước về công tác
văn thư lưu trữ, việc giải quyết các văn bản của UBND được công chức văn phòng
– Thống kê thực hiện rất nghiêm túc, đầy đủ các bước theo quy định.
* Nhược điểm:
Việc đăng ký còn một số cột mục chưa đăng ký như: cột đơn vị hoặc người
nhận và cột ký nhận thường là không ký, văn bản khi đến cơ quan không được
đóng dấu mà khi đăng ký, công chức văn phòng – Thống kê đăng ký vào ngày
tháng văn bản để đăng ký tiến lên 1- 2 ngày hoặc chưa kịp thời.
2.3.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến UBND xã.
Tất cả các văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản hành
chính, văn bản chuyên ngành và các đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi là
văn bản đến. Quản lý văn bản đến là khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn
thư, văn thư đến đòi hỏi phải được giải quyết kịp thời, nhanh chóng chính xác và
được thống nhất.
Đối với UBND xã Púng Bánh tất cả các văn bản, công văn, điện báo… của
các cơ quan Đảng, nhà nước ban ngành tổ chức quần chúng được gửi chung cho cơ
quan đều được tập trung thống nhất tại bộ phận văn phòng HĐND - UBND xã.
Nhiệm vụ của văn thư - Lưu trữ là tiếp nhận tất cả các văn bản được gửi đến
sau đó tiến hành các khâu nghiệp vụ: Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến vào khoảng
trống dưới số và kỹ hiệu hoặc dưới trích yếu nội dung đối với công dân.
2.3.3. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu và lưu trữ.
Tất cả các văn bản đi, đến đều được giữ tạm lưu ở văn phòng UBND xã đến
cuối năm tất cả các văn bản sẽ được phân loại lập hồ sơ để đưa vào lưu trữ. Công
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

16


Báo cáo thực tập

tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định sơ
58/2001/NĐ – CP gày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng
con dấu.
Thông tư số 08/2003/TT – BCA ngày 12/5/2003 của Bộ Coog an hướng dẫn
mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ
quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 ( được sửa đổi
ngày 01/6/2009) Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 04 năn 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.
Sau khi trình ký xong công chức văn thư – lưu trữ tiến hành đóng dấu cơ
quan.
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

17


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

Dấu đóng phải rõ ràng,đúng mực dấu, dấu chỉ đóng lên văn bản khi chỉ có
chữ ký hợp lệ. Người giữ dấu tự tay mình đóng lên văn bản, không cho người khác
mượn dấu tự đóng, việc đóng dấu vào các loại văn bản, giấy tờ phải đúng theo quy
định của pháp luật; Khi đóng dấu xong phải bảo vệ dấu, tránh tình trạng để mất
dấu hoặc người khác lợi dụng con dấu của cơ quan để làm những điều trái pháp
luật.
Con dấu cơ quan được giao cho công chức văn thư – Lưu trữ có trách
nhiệm,có trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt, giữ, bảo quản và phải chịu
trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu không tự tiện mang dấu theo người.
Tại UBND xã Púng Bánh hiện nay có giữ và sử dụng con dấu chung của
UBND xã, ngoài ra tại văn phòng còn giữ con dấu của Hội đồng nhân dân xã.

18


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

* Ưu điểm:
UBND xã Púng Bánh là đơn vị hành chính cấp cơ sở là cấp thấp nhất trong
hệ thống cấp cơ quan hành chính nhà nước. Là cơ quan chủ yếu chịu sự chỉ đạo
của cơ quan cấp trên, trong quá trình hoạt động sản xuất ra tài liệu nhưng số lượng
không nhiều vì vậy hàng năm nguồn tài liệu nộp vào lưu trữ không đáng kể.
Nhìn chung công tác văn thư - lưu trữ của UBND xã Púng Bánh được thực
hiện đi vào nề nếp rất khoa học, đáp ứng nhu cầu công việc. Phương pháp giải
quyết công việc logic và khoa học, cán bộ văn thư luôn hoàn thành nhiệm vụ được
giao, đặc biệt được sự quan tâm của lãnh đạo đối với công tác văn thư đã được
trang bị đầy đủ các trang thiết bị văn phòng làm việc như: Máy Photocopy, máy vi
tính….tạo điều kiện giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm
thời gian và dễ dàng hơn.
Thời gian làm việc của nhân viên văn thư – lưu trữ khá chặt chẽ và đúng
giờ.
Hàng năm cán bộ văn thư – lưu trữ được cử đi học các lớp tập huấn nhằm
nâng cao kiến thức và giải quyết công việc hiệu quả hơn.
Đăng ký văn bản đi đến được quản lý tương đối chặt chẽ đảm bảo tra tìm
nhanh chóng và chính xác.
Quản lý các văn bản giấy tờ, đóng dấu luôn được giải quyết nhanh chóng,
chính xác, công việc được giải quyết và hoàn thành đúng thời hạn quy định, không
bị tồn đọng.
* Nhược điểm:
Tại đây do sự eo hẹp về biên chế, mặt khác do đặc điểm về cơ cấu tổ chức vì

hợp, các nhiệm vụ được giao.
Văn phòng xây dựng các kế hoạch, chương trình vá trực tiếp đảm nhận công
tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình kế hoạch của
UBND xã .
Văn phòng đã thực hiện tốt công tác tiếp nhận, sử lý thông tin và cung cấp
thông tin nhanh chóng, kịp thời tạo điều kiện tốt nhất cho công tác quản lý, điều
hành và phuc vụ lãnh đạo đưa ra quyết định quản lý chính xác,kịp thời.
Đã đảm bảo tốt công tác phục vụ hậu cần, cơ sở vật chất cho HĐND, UBND
hoạt động.
Công chức văn phòng được phân công nhiệm vụ phù hợp với chuyên ngành
đào tạo của mình.
Công tác bố trí bộ phận văn phòng làm việc giữa các phòng ban, bộ phận
khá hợp lý và thuận tiện. Văn phòng được trang bị tương đối đầy đủ các thiết bị,
các phương tiện làm việc khác.
2. Công tác văn thư:
Công tác văn thư của UBND xã Púng Bánh được văn phòng HĐND, UBND
xã thực hiện đảm bảo đúng quy định và quy trình của Nhà nước quy định. Công tác
quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến được thực hiện một cách nhanh
chóng, chính xác, đảm bảo các thông tin bí mật. Công tác quản lý và bảo quản con
dấu rất tốt, chỉ đóng lên các văn bản đúng thể thức vá dùng chữ ký của người có
thẩm quyền.
3. Công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ được công chức văn thư - lưu trữ làm tốt công tác này. Thời
gian thực hiện về nghiệp vụ công tác hành chính văn phòng tại UBND xã Púng
Bánh được thực hiện đúng quy định của Nhà nước, tuy nhiên vẫn còn một số hạn
chế như: chưa đề ra các quy chế cụ thể quy định về công tác văn thư - lưu trữ. Qua
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

20


vực chưa nhận được sự quan tâm với vai trò và tầm quan trọng của nó, chẳng hạn
như lĩnh vực lưu trữ. Văn phòng UBND xã đã nhỏ hẹp nhưng không có trang thiết
bị phục vụ cho công tác bảo vệ tài liệu lưu trữ như: không có máy hút bụi, quạt
thông gió, máy hút ẩm. Các công chức văn phòng thường xuyên phải kiêm nhiệm.
Chính vì vậy thời gian giành cho công tác lưu trữ chưa được nhiều. Ngoài ra còn
công chức văn thư – lưu trữ do đặc thù công việc nhiều, văn phòng chỉ có 2 công
chức dẫn đến quá tải trong công việc, nhiều khi công chức văn phòng còn quên
không vào sổ đăng ký văn bản điều này là một điểm rất hạn chế cần được khắc
phục. Kinh phí vụ cho công tác văn phòng còn hạn hẹp, phương tiện máy móc còn
thiếu, nhiều máy bị hỏng, không có người sửa máy điều này gây khó khăn trong
quá trình giải quyết công việc.
II. Đề xuất một số giải pháp:
Văn phòng là lĩnh vực của cơ quan nói chung và của HĐND - UBND xã
Púng Bánh nói riêng. Nhà nước ta có rất nhiều văn bản pháp luật quy định về công
tác văn thư - lưu trữ và văn phòng. Thông qua thời gian thực tập tại UBND xã
Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

21


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

Púng Bánh tôi có một số đề xuất nhỏ muốn góp phần phát huy ưu điểm, khắc phục
những nhược điểm hạn chế như sau:
1. Các cấp có thẩm quyền cần quan tâm hơn nữa đến công tác văn phòng
quy định một cách rõ ràng chức năng, nhiệm của từng cấp lãnh đạo, bên cạnh đó
lãnh đạo cơ quan cần thường xuyên nhắc nhở chỉ đạo, triển khai hiệu quả các văn
bản Nhà nước.


22


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

đạo của lãnh đạo, không ngừng góp phần nâng cao hiệu lực hiệu quả quản lý của
UBND xã Púng Bánh. Bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác tổ chức, hoạt
động của văn phòng UBND xã vẫn còn một số tồn tại yếu kém, cần có những biện
pháp khắc phục để đổi mới và hoàn thiện công tác này.
Là một sinh viên cuối khóa của Học viện hành chính, với 01 tháng thực tập
ở Văn phòng UBND xã Púng Bánh, có điều kiện tìm hiểu về thực trạng của văn
phòngHĐND - UBND xã, em mạnh dạn đưa ra một số giải pháp, kiến nghị như
trên để góp phần vào việc hoàn thiện tổ chức và hoạt động của văn phòng.
Do trình độ, kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên báo cáo: “Tổ chức
và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã PúngBánh” sẽ không thể tránh
khỏi những sai sót, hạn chế. Kính mong các thầy cô giáo đóng góp ý kiến và giúp
đỡ tạo điều kiện để em nhận ra những hạn chế, để em nâng cao kiến thức chuyên
môn, lý luận để báo cáo của em được đầy đủ và hoàn chỉnh hơn.
Một lần nữa em xin bày tỏ lòng biết ơn tới các thầy cô giáo Học viện chính
trị Hành chính Quốc gia cùng các cô chú, anh chị trong bộ phận Văn phòng UBND
xã Púng Bánh và đặc biệt là ban lãnh đạo xã Púng Bánh đã tận tình hướng dẫn,
giúp đỡ em để em hoàn thành tốt đợt thực tập và hoàn thiện bản báo cáo này.
Púng Bánh, ngày

tháng

năm 2016


NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN
VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN

Lò Văn Quan – Lớp KH11 – TC 88

24


Báo cáo thực tập

Học viện Hành chính Quốc gia

Cơ quan thực tập: UBND xã Púng Bánh – Sốp Cộp – Sơn La.
Sinh viên: Lò Văn Quan
Đã được tiến hành thực tập từ ngày…….tháng …..năm 2016 đến ngày
…..tháng …..năm 2016. Sau quá trình thực tập của sinh viên, cơ quan có nhận xét
như sau:
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….